ZARZADZENIE NR OPS 0152/ 81 /11 DYREKTORA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU z dnia

Transkrypt

1 ZARZADZENIE NR OPS 0152/ 81 /11 DYREKTORA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU z dnia w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157, poz z poźn. zm.) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. nr 15, poz. 84), zarządzam co następuje: 1 Zatwierdzam procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu stanowiące załącznik do zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie Nr OPS.0152/15/10 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia roku w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 roku.

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 0152/ /2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia. Procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu realizuje swoje cele i zadania w sposób zgodny z prawem, a przede wszystkim zgodny z przepisami: 1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157, poz z póżn. zm.); 2) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 roku nr 152, poz z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 roku nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2 Procedury kontroli zarządczej zostały opracowane na podstawie art. 69, ust. 1 pkt 3 w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r Nr 157, poz. 1240z późn. zm.) oraz na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. nr 15, poz. 84) ROZDZIAŁ II Cel i zakres kontroli 3 1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

3 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 3. W celu przestrzegania działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1 do procedury. 4. Kryterium skuteczności i efektywności działania wymaga wypełniania przez pracowników Ośrodka swoich obowiązków z należytą starannością, sumiennością i terminowo, należytego wypełniania zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych terminach z uwzględnieniem faktów i okoliczności. 5. Zapewnienie wiarygodności sprawozdań wymaga sporządzania ich zgodnie ze stanem faktycznym, rzetelnie i sumiennie ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących, w tym zakresie przepisów prawa. 6. Kryterium ochrony zasobów wymaga od wszystkich pracowników należytego przestrzegania określonych w jednostce standardów bezpieczeństwa. 7. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania wymaga wpajania świadomości wartości etycznych przyjętych w Ośrodku oraz ich przestrzegania przy wykonywaniu powierzonych zadań. 8. Zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji wymaga od pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a zwłaszcza od Kierowników Sekcji odpowiedzialności za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania pod względem przydatności ich do realizacji celów jednostki. 9. Kryterium zarządzania ryzykiem polega na systematycznym, nie rzadziej niż raz do roku, dokonywaniu identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem wyznaczonych dla Ośrodka celów i zadań.

4 4 Kontrola zarządcza swoim działaniem obejmuje pięć elementów. Są to: 1) środowisko wewnętrzne; 2) cele i zarządzanie ryzykiem; 3) mechanizmy kontroli; 4) informacja i komunikacja; 5) monitorowanie i ocena Zgodnie z art. 3 pkt. 1 i 2. w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r Nr 157, poz z późn. zm.) zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki finansowej: 1) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych, 2) wydatkowanie środków publicznych, Zakres kontroli zarządczej obejmuje przede wszystkim system wyznaczania celów i zadań dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także system monitorowania wyznaczonych celów i zadań. 1. Kontrola zarządcza powinna być: a) adekwatna to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz regulacjach wewnętrznych przyjętych do stosowania w Ośrodku; b) skuteczna to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych; c) efektywna to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów. 3. Podstawową funkcją kontroli zarządczej jest: 1) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami; 3) ocenianie prawidłowości pracy; 4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.

5 ROZDZIAŁ III Zasady sprawowania kontroli zarządczej Kontrola procesów finansowych sprawowana jest poprzez: kontrolę wstępną, kontrolę bieżącą, kontrolę następczą. 2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe. Ma na celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych i powinna zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć. 3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu w celu wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu tych zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m.in. na: 1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym; 2) sprawdzeniu, czy wydatek mieści się w planie finansowym; 3) opisaniu dokumentu księgowego. Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym. 4. Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na: 1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi, 2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności

6 i prawidłowości dokumentów, 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka ma środki finansowe na ich pokrycie. W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu dysponentowi środków publicznych, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. 5. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych została wprowadzona odrębnym zarządzeniem. 6. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu, celem wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu danego procesu, tych zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrolę bieżącą sprawują Kierownicy Sekcji. Polega ona na: bieżącej kontroli przebiegu procesów oraz realizacji postawionych celów i zadań; sprawdzaniu zgodności postępowania z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi; kontroli merytorycznej wychodzących dokumentów, poprzez złożenie podpisu i wpisaniu daty dokonania sprawdzenia. 7. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć założone cele. 8. Przeprowadzenie kontroli zarządczej ma na celu uzyskanie zapewnienia, że Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu: osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny; działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa;

7 zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione; zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości; informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo. ROZDZIAŁ IV Środowisko wewnętrzne. 7 Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej. Standardy kontroli zarządczej w tym zakresie obejmują: a) przestrzeganie wartości etycznych; b) kompetencje zawodowe; c) strukturę organizacyjną; d) delegowanie uprawnień Kryterium przestrzegania wartości etycznych wyraża się tym, że pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu działają w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości, która zapewnia osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudniani pracownicy zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość składanym podpisem. 2. Pracownicy winni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownikowi jednostki organizacyjnej. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora oraz Kierowników Sekcji. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na okresową ocenę pracownika. Szczegółowe zasady postępowania etycznego zostały określone w Załączniku nr 2 do procedury. 3. Kryterium kompetencji zawodowych charakteryzuje się tym, że osoby zarządzające i pracownicy Ośrodka posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki, a także rozumieć znaczenie rozwoju kontroli zarządczej. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w

8 sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Ponadto pracownikom zatrudnionym zapewniony jest równy dostęp do szkoleń podnoszących kwalifikacje. 4. Kryterium struktury organizacyjnej polega na tym, że struktura organizacyjna Ośrodka jest dopasowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych (sekcji) Ośrodka oraz zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Dla każdego pracownika jest określany na piśmie aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Każde stanowisko pracy ma sporządzony na piśmie zakres niezbędnych wymagań kwalifikacyjnych dotyczący wykształcenia i liczby lat pracy do zajmowania danego stanowiska pracy. Struktura organizacyjna Ośrodku w Sandomierzu jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się warunków działania. 5. Kryterium delegowania uprawnień wyraża się tym, że precyzyjnie został określony zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i pracownikom. Zakres tych uprawnień jest odpowiednio dobrany do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzane podpisem. 6. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1. ROZDZIAŁ V Cele i zarządzanie ryzykiem Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu określa misję, która sprzyja ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Misja stanowi załącznik nr 3 do procedury. 2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany. 3. Cele i zadania są wyznaczone jasno, w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie jest monitorowane za pomocą wyznaczonych mierników. Kryterium monitorowania realizacji zadań polega na przygotowaniu rocznego planu pracy Ośrodka, zawierającego poszczególne cele i zadania oraz komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby (np. osobowe, finansowe, rzeczowe) przeznaczone do ich realizacji. Osoby

9 odpowiedzialne za realizację celów szczegółowych, zobowiązane są w trakcie roku do dokonywania okresowych przeglądów celów i zadań, uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności, w celu ich weryfikacji i dostosowania do aktualnych warunków. Dyrektor prowadzi bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą mierzalnych wskaźników lub precyzyjnie zdefiniowanych kryteriów. 4. Identyfikacja ryzyka polega na tym, że nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem celów oraz szacunek kosztów z nim związanych, dotyczącego zarówno działania całego Ośrodka, jak i prowadzonych przez niego konkretnych programów, projektów czy zadań. W przypadku zmiany warunków, w których funkcjonuje Ośrodek, identyfikacja ryzyka powinna być ponawiana. Za identyfikację odpowiedzialny jest podmiot podejmujący decyzję o zmianie celu, jak i realizator celu. 5. Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych polega na tym, że zapewnia się systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka związanego z realizacją celu. Należy określić akceptowany poziom ryzyka. W procesie tym rozważane są czynniki wynikające w szczególności z: a) czynników zewnętrznych, w tym: zmiany w przepisach prawnych, zagrożenia przestępczością, presję społeczną, zmiany polityczne, zmiany i zakłócenia działania infrastruktury, zmiany demograficzne, zapotrzebowanie społeczne; b) czynników o charakterze finansowym, w tym: możliwe zmiany wysokości dochodów, zakłócenia w działalności inwestycyjnej, czynniki mogące spowodować utratę płynności finansowej; c) czynników wynikających z charakteru prowadzonej działalności, w tym: utrzymanie minimów kadrowych w poszczególnych sekcji; d) czynników związanych z zarządzaniem w tym: możliwe zmiany na stanowiskach kierowniczych wynikające np. z kadencyjności, konieczności reorganizacji wydziałów; e) innych czynników w szczególności związanych z występującymi w przeszłości nieprawidłowościami oraz niepowodzeniem w osiąganiu zamierzonych celów. 6. Dla każdego określonego ryzyka określa się rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Za wdrożenie tych mechanizmów odpowiedzialne są osoby, które realizują działania związane z danym ryzykiem. Określa się działania, które są podejmowane w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

10 7. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1. ROZDZIAŁ VI Mechanizmy kontroli zarządczej Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację system kontroli zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w zakresie realizacji celów i zadań. Dokumentacja ta jest spójna, prowadzona w sposób rzetelny, jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. 2. Wszelkie znaczące zdarzenia związane z realizacją celów i zadań Ośrodka są rzetelnie dokumentowane. Prowadzona dokumentacja jest rzetelna, kompletna, wiarygodna i łatwo dostępna dla upoważnionych osób oraz umożliwia prześledzenie każdego zdarzenia od samego początku, w trakcie trwania oraz po zakończeniu. Wszystkie operacje powinny być bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, w szczególności: wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczególnymi unormowaniami dotyczącymi poszczególnych zadań; przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami; zestawienia wydatków są dokładne, a wyniki są uzyskiwane z systemów księgowania, które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji z operacją; poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych fakturami lub dowodami księgowymi o równoważnej wartości; wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień publicznych, ochrony środowiska; monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy; płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy dokonywane są w sposób prawidłowy i terminowy;

11 3. Prowadzony jest ciągły nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Wprowadzenie odpowiednich procedur gwarantuje, iż wszystkie przypadki odstępstw od procedur, instrukcji czy wytycznych będą dokumentowane i eliminowane. 4. Na bieżąco podejmowane są działania mające na celu utrzymanie ciągłości działalności Ośrodka, w szczególności jeśli chodzi o operacje finansowe i gospodarcze związane z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych. 5. Ochrona zasobów polega na tym, że: o w Ośrodku zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki; o prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w odpowiednich rejestrach; o wdrożono system zabezpieczeń fizycznego i technicznego (w przypadku systemów informatycznych) dostępu do zasobów objętych ochroną W Ośrodku zostały opracowane i wdrożone do stosowania szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, polegające na: a) rzetelnym i pełnym dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych; b) zatwierdzaniu (autoryzacji) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione; c) podziale kluczowych obowiązków; d) weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Określone zostały mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. 12 Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1.

12 ROZDZIAŁ VII Informacja i komunikacja Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania, pod względem przydatności ich do realizacji celów jednostki i celów kontroli zarządczej. 2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby informacje te były: a) aktualne umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim czasie; b) rzetelne; c) kompletne zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań odbiorcy danych; d) odpowiednio przetworzone i pogrupowane; e) zrozumiałe dla odbiorców informacji. 3. Każdy z odbiorców informacji odpowiedzialny jest za identyfikację nowych potrzeb informacyjnych oraz odpowiednią modyfikację wymagań odnośnie dostarczanych mu danych, a także przekazania nowych wytycznych osobom odpowiedzialnym za dostarczanie informacji. 4. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za takie zorganizowanie systemu komunikacji wewnętrznej w podległych jednostkach, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele systemu kontroli zarządczej, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie. 5. Bezpośredni przełożony zobowiązany jest przedstawić podległym pracownikom ich obowiązki, a także wyjaśnić, w jaki sposób te obowiązki oraz obowiązki innych pracowników oddziaływają na siebie. 6. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną z osób przekazujących informację o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur kontroli zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie. 7. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za prawidłowe funkcjonowanie systemu przekazywania niezbędnych informacji wewnątrz ich sekcji.

13 ROZDZIAŁ VIII Monitorowanie i ocena System kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz jego poszczególne elementy podlegają monitorowaniu i ocenie, co umożliwia na bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. 2. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Kierownicy poszczególnych komórek przekazują podległym pracownikom ankiety do samooceny kontroli zarządczejpracowników jednostki- stanowiącej Załącznik Nr 5 do zarządzenia oraz dokonują samooceny kontroli zarządczej poprzez wypełnienie ankiety do samooceny kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych stanowiącej Załącznik Nr 4 do zarządzenia. Przewodniczący grupy ds. ryzyka analizuje ankiety od pracowników i kierowników, sporządza zestawienie zbiorcze. Sprawozdanie z samooceny przedstawiane jest Dyrektorowi Ośrodka w celu zatwierdzenia. 3. Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania na bieżąco Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu wszelkich informacji, które mogą wpływać na ocenę działania kontroli w Ośrodku, w szczególności: a) różnic inwentaryzacyjnych; b) wykrytych oszustw i manipulacji; c) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli; d) skarg pracowników, radnych miasta, oferentów i dostawców. 3. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji. 4. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, są w szczególności wyniki: monitorowania; samooceny, kontroli zewnętrznych. \

14 ZAŁACZNIK NR 1 SZCZEGÓŁOWY WYKAZ UREGULOWAŃ WEWNETRZNYCH OBOWIAZUJĄCYCH W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU W RAMACH KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XIX/ 167/2008 Rady Miasta Sandomierza z dnia 19 marca 2008 ze zmianą uchwałą RM XXIV/214/08 Rady Miasta Sandomierza z dnia Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia , NR XXXIX/384/2006 z dnia , uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia Zarządzenie Nr 0152/77/11 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia w sprawie wprowadzenia zmiany Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu i wprowadzenia tekstu jednolitego 4. Zarządzenie Nr 0152/2/09 z dnia w sprawie wprowadzenia Regulaminu przeprowadzania okresowych ocen pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 5. Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia r. Nr OPS 0152/ 1/ 2009 w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmiana zarządzeniem Nr 0152/65/2011 z dnia Zarządzenie Nr 0152/80/2011 z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy społecznej z późn. zm. 7. Zarządzenie Nr 0152/5/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu z późn. zm. 8. Zarządzenie Nr 0152/34/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych z późn. zm. 9. Zarządzenie NR 27/2007 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu z późn. zm. 10. Zarządzenie Nr 0152/35/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pr4acowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu 11. Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz wprowadzona uchwałą Nr XV/138/2007 Rady Miasta Sandomierza z dnia Zarządzenie Nr OPS 0152/28/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 13. Zarządzenie Nr OPS 0152/29/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 14.Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych 15. Zarządzenie Nr OPS 0152/23/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia we sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Żydowskiej 6c z późn. zm. 16. Zarządzenie Nr OPS 0152/51/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla ŚDS z późn. zmianami

15 17. Zarządzenie Nr OPS 0152/40/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Słowackiego 17a z późn. zm. 18. Zarządzenie Nr OPS 0152/37/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń świetlicy socjoterapeutycznej Przystań Sandomierz ul. Słowackiego Zarządzenie Nr OPS 0152/38//2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń świetlicy socjoterapeutycznej Bajka Sandomierz ul. Portowa 24 Zarządzenie Nr 0152/16/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 20. Zarządzenie Nr 0152/17/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w OPS. 21. Zarządzenie Nr OPS 0152/17/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych 22. Zarządzenie Nr OPS nr 0152/76/10 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka Pomocy społecznej w Sandomierzu 23. Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków 24. zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie zasad kierowania na szkolenia i ich oceny z późn. zm. 25. Zarządzenie Nr OPS 0152/18/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości dla projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 26. Zarządzenie Nr OPS 0152/13/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizacji dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm. 27. Zarządzenie Nr 0152/22/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z póxn. zm. 28. Zarządzenie Nr 0152/43/2011 z dnia w sprawie ustalenia zasad udostępniania informacji publicznej 29. Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 30. Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w Ośrodku pomocy Społecznej w Sandomierzu 31. Plan roczny pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ustalany corocznie 32. Roczny plan finansowy ustalany corocznie 33. Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona zarządzeniem Nr 79/2011 z dnia

16 Załącznik nr 2 Kodeks Etyki pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu Mając na względzie podstawowe kryteria wykonywania zadań powierzonych pracownikom Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz dostrzegając konieczność pełnej ich realizacji Pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu. w praktyce, ustanawia się Kodeks Etyki Celem niniejszego Kodeksu jest sprecyzowanie wartości i standardów zachowania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej, związanych z pełnieniem przez nich obowiązków oraz poinformowanie obywateli o standardach zachowania jakich mają prawo oczekiwać od pracowników tutejszego Ośrodka. Kodeks Etyki pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu oparty został na fundamentalnych wartościach: uczciwości, sprawiedliwości, szacunku, prawdzie, godności i lojalności. POSTANOWIENIA WSTĘPNE Ilekroć w niniejszym kodeksie jest mowa o: 1. Ośrodku należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu; 2. Kodeksie należy przez to rozumieć kodeks Etyki pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu; 3. Pracowniku należy przez to rozumieć pracownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu posiadającego status pracownika samorządowego, o którym mowa w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j. t. Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz z późn zm.).

17 ROZDZIAŁ I ZASADY OGÓLNE Artykuł 1 1. Kodeks wyznacza zasady postępowania pracowników samorządowych zatrudnionych w związku z wykonywaniem przez nich zadań publicznych tj. pełnieniem służby publicznej. 2. Zasady określone w niniejszym Kodeksie mają być stosowane przez wszystkich pracowników posiadających status pracownika samorządowego, o którym mowa w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. 3. Pracownik samorządowy traktuje pracę jako służbę publiczną, na zajmowanym stanowisku służy państwu i społeczności lokalnej, przestrzega porządku prawnego i wykonuje powierzone zadania. 4. Pracownik samorządowy obowiązany jest przestrzegać norm prawnych, etycznych i moralnych, w tym zawartych w niniejszym Kodeksie. 5. Normy niniejszego Kodeksu naruszają pracownicy samorządowi, którzy wskutek postępowania, zarówno w miejscu pracy jak i poza nim ryzykują utratę zaufania niezbędnego przy wykonywaniu zadań publicznych. ROZDZIAŁ II ZASADY POSTĘPOWANIA Artykuł 2 1. Pracownik samorządowy pełniący służbę publiczną zobowiązany jest dbać o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne z uwzględnieniem interesu państwa, interesu gminy oraz indywidualnego interesu obywateli. 2. Pracownik samorządowy powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków w szczególności przestrzegać i stosować następujące zasady: 1) praworządności,

18 2) sumienności, 3) bezstronności i bezinteresowności, 4) uczciwości i rzetelności, 5) odpowiedzialności, 6) obiektywności i równego traktowania, 7) jawności postępowania, 8) dbałości o dobre imię Ośrodka i jego pracowników, 9) godnego zachowania w miejscu pracy i poza nim, 10) uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, radnymi, podwładnymi i współpracownikami. ROZDZIAŁ III WYKONYWANIE ZADAŃ Artykuł 3 1. Służba publiczna opiera się na zaufaniu publicznym i wymaga od pracowników poszanowania Konstytucji i prawa oraz stawiania interesu publicznego ponad interes osobisty. Obywatele oczekują od pracowników wysokich standardów etycznych zachowań. 2. Pracownik samorządowy wykonuje swoje zadania i kompetencje w ramach prawa i działa zgodnie z prawem, kierując się obiektywnymi przesłankami merytorycznymi, przy zaangażowaniu całej swojej wiedzy i woli oraz z należytą starannością. Artykuł 4 1. Pracownik samorządowy działa bezstronnie i bezinteresownie. 2. Pracownik samorządowy nie uczestniczy w podejmowaniu decyzji, naradach, opiniowaniu i głosowaniu w sprawach, w których ma bezpośredni lub pośredni interes osobisty. 3. Pracownik nie wykorzystuje i nie pozwala na wykorzystanie powierzonych mu zasobów, kadr i mienia publicznego w celach prywatnych. 4. Pracownik samorządowy nie podejmuje prac ani zajęć kolidujących z pełnionymi obowiązkami służbowymi. 5. Pracownik samorządowy nie podejmuje decyzji, które mogą mieć

19 negatywny wpływ na sytuację obywateli oraz powstrzymuje się od wszelkich form faworyzowania. 6. Pracownik nie ulega wpływom i naciskom politycznym, które mogą prowadzić do działań stronniczych lub sprzecznych z interesem publicznym. 7. Pracownik samorządowy pełniąc obowiązki kieruje się interesem wspólnoty samorządowej i nie czerpie korzyści materialnych ani osobistych z tego tytułu, nie działa też w prywatnym interesie osób lub grup osób. Artykuł 5 1. Pracownik samorządowy nie dopuszcza do powstania konfliktu interesów między interesem publicznym a prywatnym. W sytuacji powstania konfliktu interesów dba, aby został on rozstrzygnięty na korzyść interesu publicznego. 2. Pracownik korzysta z uprawnień wyłącznie dla osiągnięcia celów, dla których uprawnienia te zostały mu powierzone mocą odnośnych przepisów. 3. Pracownik nie angażuje się w działania, które zagrażają prawidłowemu wypełnianiu obowiązków służbowych lub wpływają negatywnie na obiektywizm podejmowanych decyzji. Artykuł 6 1. Pracownik samorządowy wykonuje obowiązki rzetelnie, sumiennie, z szacunkiem dla innych i poczuciem godności własnej. 2. W prowadzonych sprawach równo traktuje wszystkich mieszkańców społeczności lokalnej, nie ulega żadnym naciskom, nie przyjmuje żadnych zobowiązań wynikających z pokrewieństwa lub znajomości, nie przyjmuje żadnych korzyści materialnych ani osobistych. Artykuł 7 1. Pracownik samorządowy ponosi odpowiedzialność za decyzje i działania nie unikając trudnych rozstrzygnięć. Zarządzając

20 powierzonym majątkiem i środkami publicznymi winien wykazywać należytą staranność i gospodarność. 2. Pracownik ujawnia próby marnotrawstwa, defraudacji środków publicznych, nadużywania władzy lub korupcji bezpośrednim przełożonym. 3. Pracownik samorządowy zgłasza wątpliwości dotyczące celowości lub legalności podejmowanych w Ośrodku decyzji swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Artykuł 8 Pracownik nie ujawniają informacji poufnych ani nie wykorzystuje ich dla korzyści finansowych lub osobistych, zarówno w trakcie jak i po zakończeniu zatrudnienia. Zobowiązany jest do zachowania tajemnicy państwowej i służbowej w zakresie przez prawo przewidzianym. Artykuł 9 1. W kontaktach z obywatelami pracownik zachowuje się uprzejmie, jest pomocny i udziela odpowiedzi na skierowane do niego pytania wyczerpująco i dokładnie. 2. Pracownik samorządowy dba o dobre stosunki międzyludzkie, przestrzega zasad poprawnego zachowania właściwych człowiekowi o wysokiej kulturze osobistej w miejscu pracy i poza nim. 3. W czasie wykonywania obowiązków służbowych pracownika obowiązuje skromny i schludny wygląd, noszenie identyfikatora oraz zakaz palenia tytoniu na stanowisku pracy. ROZDZIAŁ IV ODPOWIEDZIALNOŚĆ DYSCYPLINARNA I PORZADKOWA Artykuł 10 Pracownicy za nieprzestrzeganie niniejszego Kodeksu ponoszą odpowiedzialność porządkową lub dyscyplinarną określona w Kodeksie

21 Pracy. ROZDZIAŁ V POSTANOWIENIA KOŃCOWE Artykuł Postanowienia niniejszego Kodeksu obowiązują wszystkich pracowników, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy oraz zajmowane stanowisko. 2. Pracodawca zapoznaje z treścią Kodeksu każdego przyjmowanego do pracy pracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy, a pracownik potwierdza znajomość Kodeksu swoim podpisem pod odpowiednim oświadczeniem, które zostaje załączone do jego akt osobowych.

22 .. Sandomierz, dn.... (imię i nazwisko pracownika).. (stanowisko) Oświadczenie Oświadczam, że zapoznałam się z: - Kodeksem Postępowania Etycznego - Procedurą kontroli zarządczej Wprowadzonych zarządzeniem Dyrektora OPS z dnia Nr... oraz Polityką zarządzania ryzykiem wprowadzonym zarządzeniem Dyrektora OPS z dnia. Nr..... Podpis pracownika

23 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- pracownicy jednostki L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Ośrodku za nieetyczne? Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku? Załącznik Nr 5 a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI Czy Pani/Pan zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? Czy bierze Pani/Pana udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku? Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań?

24 10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Ośrodka? Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej? Czy posiada Pani/Pana bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)? Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/ Pana? Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? 17. Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii? Czy dokumenty/ materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań?

25 Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku? Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Ośrodka z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie? Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 26. Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Ośrodku zasad, procedur, instrukcji, itp.?

26 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- kierownicy komórek organizacyjnych L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postepowania? Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku? Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? 6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań?- należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK 7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? 8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań Załącznik Nr 4 a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

27 Czy istniejące w Ośrodku procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 13. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? 14. Czy został określony ogólny cel istnienia Ośrodka np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? 15. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK- proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 19) 17. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 18. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 19. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)?

28 20. Czy w Ośrodku zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 23) 21. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku? 24. Czy w Ośrodku funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Ośrodku w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?