KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ dla Dyrektorów Wydziałów. Komórka organizacyjna:... A. Środowisko wewnętrzne

Transkrypt

1 KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ dla Dyrektorów Wydziałów Komórka organizacyjna:... A. Środowisko wewnętrzne Środowisko wewnętrzne to: zarówno struktury wspierające zarządzanie (odpowiednia struktura organizacyjna, właściwe delegowanie uprawnień, świadomość zadań wrażliwych), kwalifikacje pracowników (kompetencje, doświadczenie, szkolenia), jak i postawy kierownictwa i pracowników (uczciwość, akceptacja dla systemu kontroli, przykład kierownictwa). Wszystkie te czynniki składają się na klimat panujący w jednostce i jej kulturę organizacyjną. Lp. TAK NIE UWAGI 1.1 Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 1. Przestrzeganie wartości etycznych Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź 1.2 Czy pracownicy rozumieją, jakie zachowanie jest właściwe, a jakie niewłaściwe, jakie konsekwencje może spowodować niewłaściwe zachowanie, a także, jakie działania powinni podjąć, jeżeli staną się świadomi niewłaściwego zachowania? 1.3 Czy najwyższe kierownictwo, poprzez różne środki komunikacji wewnętrznej, a w szczególności poprzez przykład w codziennym wypełnianiu obowiązków, wspiera i promuje uczciwe i etyczne postępowanie? 1.4 Czy kwestie uczciwego i etycznego postępowania poruszane są na naradach najwyższego kierownictwa z kierownikami komórek oraz na spotkaniach kierownictwa z pracownikami? 1.5 Czy znaczenie uczciwości i wartości etycznych ma swoje odzwierciedlenie w kryteriach ocen okresowych pracowników? 1.6 Czy skargi, uwagi i propozycje pracowników oraz podmiotów zewnętrznych rozpatrywane są w jasny i zrozumiały sposób oraz bez zbędnej zwłoki?

2 1.7 Czy w razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa, kodeksu etyki, regulaminów, procedur lub zasad postępowania przyjętych w jednostce, kierownik jednostki podejmuje odpowiednie kroki? 2. Kompetencje zawodowe 2.1 Czy w Pana/Pani wydziale zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 2.2 Czy dokonuje Pan/Pani okresowej oceny pracy pracowników z Pana/Pani komórki organizacyjnej? 2.3 Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą, których dokonuje Pan/Pani oceny wykonywania przez nich zadań? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 2.2. brzmi TAK 2.4 Czy pracownicy w Pana/Pani wydziale mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? 2.5 Czy pracownicy w Pana/Pani wydziale posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 2.6 Czy został sporządzony odpowiedni plan szkoleń stosownie do uzasadnionych potrzeb wszystkich pracowników? 2.7 Czy plan szkoleń jest spójny z celami i zadaniami jednostki? 2.8 Czy kierownicy każdego szczebla posiadają niezbędne umiejętności zarządzania oraz potrafią doradzać pracownikom i pomagać im efektywnie wykonywać zadania? 2.9 Czy Pan/Pani informuje pracowników o jakości wykonywania przez nich zadań oraz udziela konstruktywnych rad i wskazówek służących poprawie? 2.10 Czy istniejące w Urzędzie procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?

3 2.11 Czy proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla wszystkich? 2.12 Czy ustalanie wynagrodzenia nowych pracowników odbywa się według przejrzystych zasad? 2.13 Czy w trakcie procesu rekrutacji dokonuje się sprawdzenia i potwierdzenia podstawowych informacji o kandydatach? 2.14 Czy osoby wykonujące podobną pracę otrzymują wynagrodzenie o zbliżonej wysokości? 2.15 Czy przyznawanie nagród, podwyżek i awansów na wyższe stanowiska jest powiązane z wynikami pracy i osiągnięciami oraz odbywa się według przejrzystych zasad i kryteriów? 2.16 Czy przyjęte zasady awansowania i nagradzania zostały pracownikom jasno zakomunikowane? 3. Struktura organizacyjna 3.1. Czy struktura organizacyjna Pana/Pani wydziału jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 3.2 Czy struktura organizacyjna Pana/Pani wydziału jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 3.3 Czy w Pana/Pani wydziale zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 3.4 Czy struktura organizacyjna wg Pana /Pani ułatwia przepływ informacji w całej jednostce zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym? 3.5 Czy został określony w formie pisemnej zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych w Pana /Pani wydziale, a także zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności ich kierowników? 3.6 Czy każdy pracownik w nadzorowanym przez Pana/Panią wydziale, ma dostęp do aktualnego regulaminu organizacyjnego jednostki zawierającego zakres obowiązków i odpowiedzialności kierownictwa i poszczególnych wydziałów?

4 4. Delegowanie uprawnień 4.1 Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pana/Pani wydziale następuje zawsze w drodze pisemnej? 4.2 Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pana/Pani wydziału? 4.3 Czy powierzenie uprawnień lub obowiązków dokonywane jest w drodze pisemnej, np. w formie upoważnienia czy pełnomocnictwa? 4.4 Czy posiada Pan/Pani wiedzę, czy w jednostce prowadzony jest rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw? 4.5 Czy przyjęcie uprawnień lub obowiązków przez pracownika jest potwierdzone jego podpisem? 4.6 Czy przyjęciu uprawnień lub obowiązków towarzyszy przyjęcie odpowiedzialności za podejmowane decyzje lub dokonywane czynności? 4.7 Czy powierzający uprawnienia lub obowiązki oraz pracownik, który je przyjmuje, są świadomi, jaką odpowiedzialność ponosi przyjmujący i jakie konsekwencje może mieć dla niego niewłaściwe wykonywanie powierzonych obowiązków? B. Cele i zarządzanie ryzykiem Niezbędnym warunkiem zarządzania ryzykiem jest określenie jasnych i spójnych celów całej jednostki. Dopiero po określeniu celów możliwa jest identyfikacja ryzyka, które może zagrozić ich osiągnięciu. Każde zidentyfikowane ryzyko powinno zostać poddane analizie pod kątem jego możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia. Następnie określany jest stosunek do ryzyka, czyli poziom ryzyka akceptowalny w danej sytuacji jednostki, oraz sposób reakcji na każde zidentyfikowane ryzyko. Ostatnim elementem w cyklu zarządzania ryzykiem jest wdrożenie zaplanowanych działań oraz ich monitorowanie. Lp. TAK NIE UWAGI Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź 5. Misja 5.1 Czy został określony ogólny cel istnienia Urzędu np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)?

5 6. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 6.1 Czy w Urzędzie zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 6.2 Czy cele i zadania Urzędu na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą, których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 6.1 brzmi TAK 6.3 Czy wyznacza Pan/Pani cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pana/Pani wydziału w bieżącym roku? 6.4 Czy na bieżąco monitoruje Pan/Pani stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 6.5 Czy przygotowuje Pan/Pani okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? 7. Identyfikacja ryzyka 7.1 Czy w Pana/Pani wydziale w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? 7.2 Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 7.3 Czy identyfikacja ryzyka prowadzona jest w sposób planowy i systematyczny, nie rzadziej niż raz w roku? 7.4 Czy w procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen, kontroli itp.? 7.5 Czy w procesie identyfikacji uwzględnia się ryzyko wynikające ze zmian zachodzących zarówno w samej jednostce, jak i w otoczeniu, w którym ona funkcjonuje? 7.6 Czy w jednostce prowadzi się identyfikację ryzyka dotyczącego systemów informatycznych?

6 8. Analiza ryzyka 8.1 Czy wyniki analizy ryzyka są dokumentowane? 8.2 Czy w analizę ryzyka zaangażowani są kierownicy odpowiedniego szczebla oraz właściwi pracownicy? 9. Reakcja na ryzyko 9.1 Czy określił Pan/Pani rodzaj reakcji w stosunku do danego ryzyka (np. przeniesienie, tolerowanie, działanie, wycofanie się)? 9.2 Czy zostały zaplanowane i wdrożone odpowiednie działania w stosunku do każdego ryzyka zgodnie z ustalonym rodzajem reakcji? C. Mechanizmy kontroli Na mechanizmy kontroli zarządczej składają się m.in. regulaminy, procedury, instrukcje, czynności czy zasady, za pomocą których zarządzający chcą zapewnić, że funkcjonowanie jednostki będzie przebiegać zgodnie z ich wytycznymi. Mechanizmy kontroli powinny występować w jednostce na wszystkich szczeblach zarządzania, a także stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Celem mechanizmów kontrolnych powinno być ograniczanie zidentyfikowanego ryzyka, którego jednostka nie może zaakceptować. Lp. TAK NIE UWAGI 10. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 10.1 Czy pracownicy w Pana/Pani wydziale mają łatwy, bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie (np. poprzez intranet), które są niezbędne do wykonywania przez nich obowiązków? 10.2 Czy dokumentacja jest prowadzona w Pana/Pani wydziale w formie pisemnej i obejmuje wszystkie procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków i inne dokumenty? 10.3 Czy dokumentacja systemu kontroli jest kompletna, rzetelna i aktualna? 11. Nadzór 11.1 Czy Pan/Pani w jasny sposób komunikuje podległym pracownikom zakres ich obowiązków Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź

7 i odpowiedzialności (na piśmie)? 11.2 Czy Pan/Pani zapewnia, że praca podległych pracowników przebiega zgodnie z założeniami? 11.3 Czy w drodze nadzoru prowadzonego przez Pana/Panią w wydziale, wykrywane są i eliminowane błędy, nieporozumienia oraz czy wprowadzone zostały mechanizmy zapobiegające ich powtarzaniu? 12. Ciągłość działalności 12.1 Czy w Pana/Pani wydziale są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? 12.2 Czy w Pana/Pani wydziale urlopy pracownicze są odpowiednio planowane - urlopy są corocznie wykorzystywane przez pracowników, nie dopuszcza się do zaległości w wykorzystywaniu urlopów? 12.3 Czy wszelkie zmiany organizacyjne i logistyczne w Pana/Pani wydziale, są odpowiednio zaplanowane, a ich realizacja jest monitorowana? 12.4 Czy w Urzędzie zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? 12.5 Czy pracownicy Pana/Pani wydziału zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 13. Ochrona zasobów 13.1 Czy dostęp pracowników do siedziby, obiektów i pomieszczeń poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany? 13.2 Czy pomieszczenia o istotnym znaczeniu (np. kasa, magazyn, serwerownia, kancelaria tajna, archiwum) są odpowiednio chronione za pomocą zabezpieczeń technicznych, a dostęp do nich kontrolowany i ograniczony tylko do uprawnionych pracowników? 13.3 Czy został opracowany plan ochrony budynków, obiektów i zasobów w przypadku wystąpienia pożaru, klęsk żywiołowych, zagrożenia dla środowiska lub innych wyjątkowych

8 okoliczności; plan został zakomunikowany wszystkim pracownikom? 13.4 Czy zostały wprowadzone i zakomunikowane wszystkim pracownikom Pana/Pani wydziału, zasady i procedury dotyczące gospodarki zasobami jednostki, ich właściwego wykorzystania i ochrony? 13.5 Czy pracownicy Pana/Pani wydziału, mają świadomość swojej odpowiedzialności za mienie im powierzone oraz odpowiedzialności za inne zasoby powierzone ich ochronie, np.: dokumenty, druki, pieczęcie, oraz swoich obowiązków w zakresie ich ochrony i właściwego wykorzystania? 13.6 Czy składniki majątku trwałego w pana/pani wydziale, są odpowiednio oznakowane? 14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Czy w urzędzie prowadzony jest rejestr umów, zleceń, zamówień itp. i czy dostęp do rejestru mają wyłącznie upoważnione osoby? 14.2 Czy w urzędzie przechowuje się oryginały umów, zleceń, zamówień itp. i czy dokumenty te są odpowiednio chronione i dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby? 14.3 Czy w urzędzie przechowuje się pełną dokumentację dotyczącą naboru pracowników i postępowań o udzielenie zamówień publicznych? 14.4 Czy dokumentacja operacji jest pełna oraz umożliwia prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu? 14.5 Czy funkcjonują odpowiednie mechanizmy kontroli, które zapewniają, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje zatwierdzone przez kierownika jednostki lub upoważnionych pracowników działających w zakresie posiadanego upoważnienia? 14.6 Czy w Pana/Pani wydziale, zatwierdzaniu podlegają wszelkie wydatki przed ich dokonaniem oraz wszelkie zobowiązania przed ich zaciągnięciem? 14.7 Czy w Pana/Pani wydziale, zostały wdrożone zasady i procedury służące zapewnieniu odpowiedniego podziału obowiązków? 14.8 Czy w Pana/Pani wydziale, dokonuje się okresowych przeglądów zakresów czynności

9 i upoważnień, aby upewnić się, że pracownicy wykonują swoje obowiązki zgodnie z przyjętymi w urzędzie zasadami? 15. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 15.1 Czy w urzędzie opracowano plan bezpieczeństwa informatycznego (czy jest on okresowo oceniany i w razie konieczności poprawiany)? 15.2 Czy w urzędzie opracowano plan awaryjny na wypadek poważnych zaburzeń i przerw w poprawnym działaniu sprzętu, systemów, sieci, baz danych i aplikacji (czy plan ten jest okresowo testowany i w razie konieczności poprawiany)? 15.3 Czy pracownicy Pana/Pani wydziału, zostali odpowiednio przeszkoleni i są świadomi swoich obowiązków w zakresie ochrony danych przechowywanych na nośnikach informatycznych? 15.4 Czy w urzędzie zapewnione są odpowiednie mechanizmy w celu utrzymania ciągłości działania systemów informatycznych, baz danych i aplikacji? D. Informacja i komunikacja Kierownictwo oraz pracownicy powinni otrzymywać w odpowiedniej formie i odpowiednim czasie właściwe i rzetelne informacje niezbędne do wykonywania przez nich obowiązków. Konieczny jest efektywny przepływ informacji wewnątrz jednostki, który powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji do odpowiednich osób, ale również prawidłowe zrozumienie tych informacji przez odbiorców. Lp. TAK NIE UWAGI 16. Bieżąca informacja 16.1 Czy najwyższemu kierownictwu przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów jednostki? 16.2 Czy informacje otrzymywane przez kierownictwo i pracowników są odpowiednie, tzn. zakres otrzymywanych informacji jest adekwatny do zadań tych osób i podejmowanych przez nich decyzji, a także rzetelny i kompletny? 16.3 Czy w Pana/Pani wydziale na bieżąco monitorowana jest jakość przetwarzanych informacji? Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź

10 17. Komunikacja wewnętrzna 17.1 Czy funkcjonują mechanizmy łatwego przepływu informacji wewnątrz urzędu zarówno w kierunku pionowym w dół i w górę struktury organizacyjnej jak i poziomym? 17.2 Czy funkcjonuje dobra komunikacja pomiędzy komórkami i osobami, których działalność jest ze sobą powiązana? 18. Komunikacja zewnętrzna 18.1 Czy w urzędzie funkcjonują formalne zasady kontaktów pracowników urzędu z przedstawicielami zewnętrznych podmiotów, czy każdy pracownik zna i rozumie te zasady oraz wie, czy i w jakim zakresie może takie kontakty utrzymywać? 18.2 Czy wszelkie skargi, sugestie, wnioski i zapytania są zbierane i przekazywane odpowiednim wydziałom? 18.3 Czy informacje przekazywane przez podmioty zewnętrzne są kierowane na odpowiedni szczebel zarządzania? E. Monitorowanie i ocena System kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącej ocenie wraz z poszczególnymi jej elementami. Czynności monitorujące i oceniające w ramach swoich obowiązków, powinien prowadzić kierownik jednostki i pracownicy na innych stanowiskach kierowniczych. System monitorowania kontroli zarządczej powinien zapewniać, że zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane, a rekomendacje audytu wewnętrznego i wyniki samooceny są brane pod uwagę przez kierownictwo. Lp. TAK NIE UWAGI 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 19.1 Czy spotkania z pracownikami są dla Pana/Pani źródłem informacji zwrotnej oraz czy sprawowana przez nich kontrola jest skuteczna? 20. Samoocena 20.1 Czy Pan/Pani, co najmniej raz w roku dokonuje samooceny systemu kontroli zarządczej, w oparciu o własna wiedzę jak i informacje pozyskane z wypełnionych przez Pana/Pani pracowników w Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów uzasadniających odpowiedź

11 tym zakresie? 20.2 Czy zakres i częstotliwość oceny funkcjonowania jednostki są odpowiednie dla realizacji jej celów? Data wypełnienia, podpis i pieczątka Dyrektora Wydziału/Biura/równorzędnej komórki organizacyjnej Urzędu W polu Uwagi można wpisać wszelkie komentarze odnoszące się do postawionego pytania. Pole Uwagi można również wykorzystać do udzielenia odpowiedzi na pytanie takiej jak nie wiem lub nie mam wiedzy w tym zakresie.