Warszawa, dnia 22 lipca 2019 r. PODSEKRTETARZ STANU Leszek Skiba PW

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 22 lipca 2019 r. PODSEKRTETARZ STANU Leszek Skiba PW Szanowni Państwo, Marszałkowie Województw Starostowie Powiatów Prezydenci Miast Wójtowie i Burmistrzowie Gmin Minister Finansów realizując zadania w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych gromadzi dane o prowadzeniu audytu wewnętrznego na podstawie art. 295 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 1, dalej jako ustawa. Z obowiązku informacyjnego wynikającego z ww. przepisu wyłączone są jednostki samorządu terytorialnego. Niemniej jednak, zakres zadań koordynacyjnych Ministra Finansów obejmuje wszystkie jednostki sektora finansów publicznych. Dlatego też ważne jest, aby komórka organizacyjna Ministerstwa Finansów, która jest odpowiedzialna za realizację zadań koordynacyjnych w zakresie audytu wewnętrznego posiadała podstawowe informacje na temat organizacji funkcji audytu wewnętrznego we wszystkich jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego. Pozwoli to na kreowanie polityki w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego, która będzie lepiej dopasowana do potrzeb wszystkich interesariuszy. Zgromadzone w tym zakresie dane umożliwią dokonanie analizy kluczowych aspektów prowadzenia audytu w sektorze finansów publicznych, uzupełnią istniejącą lukę informacyjną. Efektem prac będzie m.in. przygotowanie wytycznych Ministra Finansów w zakresie zapewnienia warunków niezbędnych do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, których wydanie umożliwia art. 292 ust. 1 pkt 4 ustawy. Z przyjętych przez Ministerstwo Finansów założeń wynika, że ww. wytyczne kierowane będą głównie do kierowników jednostek sektora finansów publicznych 2, w których prowadzony jest audyt wewnętrzny. Celem działań będzie podniesienie świadomości kierowników tych jednostek o wszystkich zagrożeniach i ryzykach związanych m.in. z nieprawidłowym usytuowaniem w strukturze jednostki komórki audytu wewnętrznego, brakiem właściwej podległości kierownika komórki audytu wewnętrznego, czy też nierealizowaniem bezpośrednio przez niego 1 Dz. U. z 2019 r. poz Oraz organów jednostek samorządu terytorialnego wykonujących na podstawie art. 276 ustawy zadania przypisane kierownikowi jednostki związane z audytem wewnętrznym. ul. Świętokrzyska 12, Warszawa tel.: fax: sekretariat.pw@mf.gov.pl

2 zadań w zakresie audytu wewnętrznego, a które zostały mu przypisane w obowiązujących przepisach prawa. Należy podkreślić, że kontrolerzy Najwyższej Izby Kontroli, jak i Regionalnych Izb Obrachunkowych podczas przeprowadzania czynności kontrolnych wielokrotnie zgłaszali wątpliwości w zakresie prawidłowości organizacji funkcji audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz wskazywali na potrzebę wydania w tym zakresie jednolitych wytycznych Ministra Finansów. Mamy nadzieję, że opracowane wytyczne przysłużą się kierownikom jednostek i przyczynią się do wyeliminowania wątpliwości podnoszonych przez ww. organy kontrolne. Celem wytycznych będzie także przedstawienie szczegółowych wskazówek do kryteriów oceny prawidłowości organizacji funkcji audytu wewnętrznego, które można m.in. wykorzystać podczas przeprowadzania samooceny funkcji audytu wewnętrznego, jak i podczas oceny zewnętrznej, które realizowane są w jednostkach sektora finansów publicznie na podstawie wytycznych zawartych w standardach audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych 3. Działania podejmowane w tym zakresie przez Ministerstwo Finansów wynikają z przekonania, że funkcja audytu wewnętrznego jest istotnym elementem systemu zarządzania w sektorze finansów publicznych oraz świadomości, że użyteczność tej funkcji będzie największa, gdy będzie ona miała zapewnione właściwe i zgodne z przepisami prawa warunki do funkcjonowania. Dlatego też, zwracam się do Państwa z uprzejmą prośbą o wypełnienie ankiety w formie interaktywnej, zamieszczonej pod adresem: oraz przesłanie jej do Ministerstwa Finansów poprzez kliknięcie przycisku wyślij w terminie do 22 sierpnia 2019 r. (do tego dnia ankieta będzie aktywna). Osobą odpowiedzialną ze strony Departamentu Polityki Wydatkowej za przedmiotowe działanie jest Pan Wojciech Ogiela, naczelnik Wydziału Standardów Zarzadzania w Sektorze Publicznym, tel. (22) , wojciech.ogiela@mf.gov.pl. Jednocześnie informuję, że ankieta została skierowana do wszystkich jednostek samorządu terytorialnego, a zbiorcze i zanonimizowane wyniki zostaną opublikowane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w postaci podsumowania. Z góry dziękuję za współpracę w podnoszeniu jakości zarządzania w sektorze publicznym. Z poważaniem, Leszek Skiba /podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym/ Załącznik: Ankieta dotycząca funkcjonowania audytu w jednostkach samorządu terytorialnego. Uwaga: liczba pytań do wypełnienia przez jednostki będzie uzależniona od odpowiedzi udzielonych na poszczególne pytania. 3 Określonych i ogłoszonych przez Ministra Finansów na podstawie art. 273 ust. 1 ustawy. 2

3 Słownik: Ankieta dotycząca funkcjonowania audytu w jednostkach samorządu terytorialnego Ustawa - ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869) Rozporządzenie - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. Urz. Min. Fin i Roz. z 2018, poz. 506) Audyt wewnętrzny audyt, o którym mowa w art. 272 ustawy Standardy standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych wydane Komunikatem Ministra Finansów i Rozwoju z dnia 12 grudnia 2016 r.(dz. Urz. Min. Roz. i Fin. z 2016 r. poz. 28) JST jednostka samorządu terytorialnego KAW komórka audytu wewnętrznego Organ wykonawczy JST - wójt, burmistrz, prezydent miasta, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego starosta, marszałek województwa Kierownik KAW audytor wewnętrzny wyznaczony na podstawie art. 277 ust. 3 ustawy do kierowania działalnością KAW oraz audytor wewnętrzny w jednoosobowej KAW, zgodnie z art ust. 4 ustawy, do audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednoosobowej komórce audytu wewnętrznego przepisy ustawy dotyczące kierownika komórki audytu wewnętrznego stosuje się odpowiednio WIDOMOŚĆ POWITALNA: Prosimy o wypełnienie ankiety zgodnie ze stanem na dzień 30 czerwca 2019 r. INFORMACJE O JEDNOSTCE SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO 1. Nazwa jednostki samorządu terytorialnego Wpisać nazwę JST 2. JST to: Wybrać z listy rozwijalnej: a) Województwo b) Powiat c) Gmina miejska d) Miasto na prawach powiatu e) Gmina miejsko-wiejska f) Gmina wiejska 3. Kod terytorialny Wpisać wszystkie 7 cyfr identyfikatora TERYT. 4. Liczba jednostek organizacyjnych samorządu z wyłączeniem urzędu JST INFORMACJE O AUDYCIE WEWNĘTRZNYM (WEDŁUG STANU NA DZIEŃ 30 CZERWCA 2019 R.) 5. JST jest zobowiązana do prowadzenia audytu wewnętrznego. Wpisać według stanu na dzień 30 czerwca 2019r. 3

4 Zgodnie z art. 274 ust. 3 ustawy audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorządu terytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość tys. zł. 6. W jednostce prowadzony jest audyt wewnętrzny. Prowadzenie audytu wewnętrznego oznacza zatrudnienie audytora wewnętrznego w urzędzie JST lub podpisanie umowy z usługodawcą, zgodnie z art. 275 ustawy. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 5 a) i 6 b) 7. Powód nie prowadzenia audytu wewnętrznego. Wybrać z listy rozwijalnej: a) Brak osób z uprawnieniami audytora wewnętrznego, o których mowa w art. 286 ustawy b) Brak ofert na ogłoszenie c) Inne (opisać jakie) Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6 a) 8. Audyt wewnętrzny w urzędzie JST prowadzi. Wybrać z listy rozwijalnej: a) Zatrudniony audytor wewnętrzny (art. 275 pkt 1 ustawy) b) Usługodawca (art. 275 pkt 2 ustawy) 9. Liczba zatrudnionych audytorów wewnętrznych w KAW. Wpisać liczbę zatrudnionych osób 10. Wymiar etatów audytorów wewnętrznych w KAW. Wpisać łączny wymiar etatów w KAW 11. Liczba osób zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych w Wpisać liczbę zatrudnionych KAW. osób 12. Wymiar etatów osób zatrudnionych na stanowiskach Wpisać łączny wymiar pomocniczych w KAW. etatów w KAW 13. Organ wykonawczy JST zgodnie z art. 282 ustawy, zapewnił warunki niezbędne do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego w JST. Standard 1100 Niezależność i obiektywizm Audyt wewnętrzny musi być niezależny, a audytorzy wewnętrzni obiektywni. Interpretacja: Niezależność to brak okoliczności, które zagrażają bezstronnemu wykonywaniu obowiązków przez audyt wewnętrzny. W celu osiągnięcia poziomu niezależności niezbędnego do skutecznego wykonywania obowiązków audytu wewnętrznego, zarządzający audytem wewnętrznym ma bezpośredni i nieograniczony dostęp do kierownika jednostki. Problemy dotyczące niezależności muszą być rozpatrywane i rozwiązywane na szczeblu audytora, zadania, działalności audytu wewnętrznego i jego pozycji w strukturze organizacji. 4

5 Obiektywizm to bezstronna postawa intelektualna, pozwalająca audytorom wewnętrznym na przeprowadzanie zadań z wiarą w efekty ich pracy oraz unikaniem jakichkolwiek ustępstw co do jakości. Obiektywizm wymaga, by audytorzy wewnętrzni nie podporządkowywali swoich osądów w sprawach audytu opiniom innych osób. Problemy dotyczące obiektywizmu muszą być rozpatrywane i rozwiązywane na szczeblu audytora, zadania, działalności audytu wewnętrznego i jego pozycji w strukturze organizacji. Kolejne pytanie przy wyborze odpowiedzi 6 a) i 8 a) 14. Organ wykonawczy JST zgodnie z art. 282 ustawy, zapewnił organizacyjną odrębność komórki audytu wewnętrznego w urzędzie JST. Organizacyjna odrębność KAW oznacza, że na podstawie regulaminu organizacyjnego w urzędzie JST wyodrębniono komórkę do prowadzenia audytu wewnętrznego. W przypadku wyboru odpowiedzi "nie" proszę wskazać przyczyny/powody, dla których nie zapewniono odrębności KAW. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6a) 15. Organ wykonawczy JST zgodnie z art. 282, w związku z art. 274 ust. 3 ustawy, zapewnił ciągłość prowadzenia audytu wewnętrznego w JST. Ciągłość prowadzenia audytu wewnętrznego oznacza, że audyt prowadzony był w okresie, w którym JST była zobowiązana do jego prowadzenia (przyp. prowadzenie audytu oznacza zatrudnienie audytora wewnętrznego lub podpisanie umowy z usługodawcą). W przypadku wyboru odpowiedzi "nie" proszę wskazać przyczyny/powody braku ciągłości prowadzenia audytu wewnętrznego. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6 a) i 8 a) 16. Nazwa komórki audytu wewnętrznego oraz dokument określający strukturę urzędu JST (zarządzenie, publikator, link do BIP). 17. Kierownik KAW zgodnie z art. 280 ustawy, podlega bezpośrednio organowi wykonawczemu JST. Podległość służbowa wyraża się zależnością pomiędzy przełożonym i podwładnym, najczęściej przejawia się to w kompetencji przełożonego do kierowania pracą podwładnego pracownika i w obowiązku podporządkowania się tymże kompetencjom swego przełożonego. O bezpośredniej podległości można powiedzieć, gdy w ramach zwierzchnictwa i podległości nie ma ogniw pośrednich. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6 a) i 8 a) i 17 b) 18. Kierownik KAW bezpośrednio podlega: Wpisać zgodnie z podziałem kompetencji kierownictwa urzędu JST - ogniwo pośrednie pomiędzy kierownikiem KAW a organem Wpisać w pola: Nazwę KAW Nazwę dokumentu (publikator, link do BIP) Wpisać w pole: 5

6 wykonawczym JST. Proszę opisać przyjęte w urzędzie JST rozwiązanie organizacyjno-funkcjonalne. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6 a) 19. Organ wykonawczy JST zgodnie z art. 276 ustawy, wykonuje następujące zadania związane z audytem wewnętrznym: Proszę zaznaczyć te zadnia, które są wykonywane: a) Współdziała z kierownikiem komórki audytu wewnętrznego w przygotowaniu rocznego planu audytu wewnętrznego i jego zmian (art. 283 ust. 3 ustawy oraz 9 ust 4 i 10 b) Wyznacza priorytety do planu audytu ( 8 pkt 2 c) Zatwierdza (podpisuje) plan audytu ( 9 ust. 2 d) Udziela upoważnień do przeprowadzania audytu (art. 287 ust. 1 ustawy i 4 e) Otrzymuje sprawozdania z prowadzenia audytu wewnętrznego ( 12 ust. 1 f) Otrzymuje sprawozdania z zadań ( 19 ust. 1, g) Otrzymuje informacje od audytowanego o sposobie i terminie zaleceń oraz o osobach odpowiedzialnych za realizację zaleceń ( 19 ust. 2 h) Otrzymuje informacje od audytowanego o odmowie realizacji zaleceń ( 19 ust. 2 i) Podejmuje decyzje o realizacji zaleceń audytu w przypadku, gdy audytowany odmówił ich realizacji ( 19 ust. 4 j) Otrzymuje wyniki czynności sprawdzających ( 21 ust. 2 k) Wnioskuje o przeprowadzenie czynności doradczych i uzgadniania ich cel i zakres z 6

7 20. W przypadku, gdy w pytaniu nr 19 nie zaznaczono wszystkich zadań, należy wskazać to zadanie i osobę je realizującą, zgodnie z decyzją organu wykonawczego JST. 21. W JST opracowano kartę audytu, o której mowa w standardzie 1000 lub dokument o innej nazwie lub tytule, statuujący audyt wewnętrzny w JST. 22. Kierownik KAW lub usługodawca opracował procedury prowadzenia audytu wewnętrznego. 23. Kierownik KAW lub usługodawca opracował program zapewnienia i poprawy jakości na podstawie standardu Za 2018 r. została przeprowadzona samoocena audytu wewnętrznego. Standard 1311 Oceny wewnętrzne Oceny wewnętrzne muszą obejmować: bieżące monitorowanie działalności audytu wewnętrznego; samooceny lub oceny okresowe przeprowadzane przez inne osoby w ramach organizacji posiadające wystarczającą znajomość praktyki audytu wewnętrznego. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6a) i16 a) 25. Samoocena za 2018 r. została przeprowadzona przy wykorzystaniu formularza Quality@w (link do formularza, który należy otworzyć w nowym oknie przeglądarki: Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6 a) 26. W ostatnich 5 latach została przeprowadzona ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego w rozumieniu standardu Standard 1312 Oceny zewnętrzne Oceny zewnętrzne muszą być przeprowadzane co najmniej raz na pięć lat przez wykwalifikowaną, niezależną osobę lub zespół spoza audytorem/kierownikiem komórki audytu ( 22 Dla każdego zadania nie zaznaczonego w pytaniu powyższym należy zaznaczyć zadnie i wypełnić pola przy wybranym zadaniu. Przy wyborze odpowiedzi "tak" proszę wpisać w komentarzu nazwę dokumentu i jego datę. Przy wyborze odpowiedzi "tak" proszę wpisać w komentarzu nazwę dokumentu i jego datę. Przy wyborze odpowiedzi "tak" proszę wpisać w komentarzu nazwę dokumentu i jego datę. 7

8 organizacji. Zarządzający audytem wewnętrznym musi omówić z kierownikiem jednostki: formę i częstotliwość oceny zewnętrznej; kwalifikacje i niezależność osoby lub zespołu oceniającego, w tym wszelkie potencjalne konflikty interesów. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6 a) i 26 a) 27. Wpisać datę, kiedy została przeprowadzona ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego. Kolejne pytania przy wyborze odpowiedzi 6 a) i 8 a) lub 8b) 28. Uprawnienia posiadane przez audytorów wewnętrznych, o których mowa w art. 286 ustawy. Należy wpisać wszystkie posiadane uprawnienia dla każdego audytora wewnętrznego zatrudnionego w KAW lub usługodawcy, na podstawie art. 286 ust. 1 pkt 5 ustawy, tj. CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, egzamin Ministra Finansów z lat , uprawnienia biegłego rewidenta, praktyka w audycie wewnętrznym i studia oraz uprawnienia inspektora kontroli skarbowej. Data raportu/sprawozdania z przeprowadzonej oceny (dd.mm.rr). Należy wypełnić dla każdego audytora wewnętrznego zatrudnionego w KAW lub usługodawcy. WIADOMOŚĆ KOŃCOWA; Dziękujemy za wypełnienie ankiety. Departament Polityki Wydatkowej Ministerstwo Finansów 8