Agnieszka Antonowicz- audytor wewnętrzny Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku

Transkrypt

1 jakości audytu wewnętrznego w ramach przeglądu partnerskiego na przykładzie wybranych zarządów dróg wojewódzkich Agnieszka Antonowicz- audytor wewnętrzny Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku

2 Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku samorządowa jednostka budżetowa utworzona uchwałą Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 25 lutego 1999 roku, do jego zadań należą sprawy dotyczące planowania, budowy, przebudowy, remontu, utrzymania i ochrony dróg wojewódzkich z wyłączeniem dróg wojewódzkich w granicach miast na prawach powiatu.

3 Standard 1312 Oceny zewnętrzne Oceny zewnętrzne muszą być przeprowadzone co najmniej raz na pięć lat przez wykwalifikowaną, niezależną osobę lub zespół spoza organizacji. (...)

4 Termin przeprowadzenia oceny zewnętrznej Zgodnie z interpretacją Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów: W polskim systemie audytu wewnętrznego w sektorze publicznym za datę graniczną należy (...) przyjąć 30 czerwiec 2006 r., kiedy to zaczął obowiązywać komunikat Ministra Finansów dotyczący przyjęcia Standardów IIA jako standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Zatem termin 5 lat upływa, w przypadku komórek audytu wewnętrznego funkcjonujących w momencie ogłoszenia stosownego komunikatu Ministra Finansów, w czerwcu 2011 r. Komórki audytu, które zostały utworzone po 30 czerwca 2006 r. termin 5 lat liczą od daty utworzenia komórki audytu..

5 Termin przeprowadzenia oceny zewnętrznej W przypadku Podlaskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich Stanowisko ds. audytu wewnętrznego istniało w strukturze organizacyjnej w chwili przyjęcia Standardów jednak audytor wewnętrzny został zatrudniony 01 lipca 2006 r. W związku z tym ocenę zewnętrzną należało przeprowadzić do 01 lipca 2011 r.

6 Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną Standard Oceny zewnętrzne Zarządzający audytem wewnętrznym musi omówić z radą: (...) kwalifikacje i niezależność osoby lub zespołu oceniającego, w tym wszelkie potencjalne konflikty interesów

7 Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną Standard Oceny zewnętrzne Interpretacja: Wykwalifikowana osoba lub zespół oceniający posiadają kompetencje w dwóch obszarach: praktyce audytu wewnętrznego i procesie. Kompetencje mogą wynikać z połączenia doświadczenia i wiedzy teoretycznej.

8 Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną Poradnik do standardu Oceny zewnętrzne: Osoba dokonująca powinna: Być kompetentnym, dyplomowanym profesjonalistą w zakresie audytu wewnętrznego i posiadać aktualną, dogłębną znajomość Standardów, Dobrze znać najlepsze praktyki zawodu, Posiadać co najmniej trzyletnie doświadczenie zdobyte w ostatnim czasie na stanowisku kierowniczym w audycie wewnętrznym lub pokrewnym doradztwie.

9 Kwalifikacje osoby przeprowadzającej ocenę zewnętrzną Osoby kierujące niezależnym zespołem oceniającym i zewnętrzne osoby dokonujące niezależnej walidacji wyników samooceny powinny posiadać większe kompetencje i doświadczenie, zdobyte na stanowisku członka zespołu dokonującego zewnętrznej oceny jakości, zarządzającego audytem wewnętrznym lub na innym kierowniczym stanowisku wyższego szczebla w audycie. Kompetencje i doświadczenie mogą też wynikać z ukończenia szkolenia IIA na temat oceny jakości lub innego podobnego szkolenia.

10 1. Szkolenie IIA na temat oceny jakości audytu wewnętrznego 1. Organizowanie jednostek, które przystąpią do wzajemnej 2. Warsztaty szkoleniowo-organizacyjne 2. Zawarcie Porozumienia 3. Samoocena i walidacja 4. Podsumowanie realizacji Porozumienia

11 Celem zwiększenia kompetencji i doświadczenia audytor wewnętrzny wziął udział w szkoleniu Ocena jakości audytu wewnętrznego organizowanego przez IIA Polska.

12 Dyrektor Podlaskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Białymstoku wystosował pismo do Dyrektorów pozostałych 15 zarządów dróg wojewódzkich z całej Polski celem nawiązania współpracy polegającej na przeprowadzeniu wzajemnej oceny jakości audytu wewnętrznego.

13 Wybór jednostek do przeprowadzenia oceny jakości audytu wewnętrznego był uzasadniony interpretacją do standardu 1312 Oceny zewnętrzne : Doświadczenie zdobyte w organizacjach podobnych pod względem wielkości, złożoności, specyfiki i sektora lub branży jest cenniejsze niż doświadczenie zdobyte w innych organizacjach.

14 Do pisma skierowanego do Dyrektorów zarządów dróg wojewódzkich dołączono ankietę celem uzyskania informacji niezbędnych do sformułowania zasad dalszej współpracy.

15 Pierwsze trzy pytania w ankiecie miały za zadanie wyeliminować te jednostki, które nie przystąpią do przeglądu partnerskiego tj. 1) Czy w Pana jednostce został zatrudniony audytor wewnętrzny, o którym mowa w art. 286 ustawy o finansach publicznych?, 2) Czy komórka audytu wewnętrznego podlegała ocenie zewnętrznej?, 3) Czy są Państwo zainteresowani przeprowadzeniem wzajemnej (między zarządami dróg wojewódzkich) jakości audytu wewnętrznego?.

16 Kolejne pytania w ankiecie pozwoliły uzyskać informacje dotyczące: 1) komórki audytu wewnętrznego, 2) kwalifikacji i doświadczenia audytorów wewnętrznych, 3) rzeczywistego lub domniemanego konfliktu interesów, 4) praktycznej części realizacji takich jak: wyrażenie zgody na udostępnienie dokumentów i na podróż służbową audytora wewnętrznego do innego zarządu, preferowanej formy przeprowadzenia oceny zewnętrznej (pełna ocena zewnętrzna lub samoocena z niezależną walidacją) itp.

17 Efektem podjętych działań było podpisanie Porozumienia w sprawie jakości audytu wewnętrznego w ramach przeglądu partnerskiego. Do Porozumienia przystąpiło 7 zarządów dróg wojewódzkich. Niestety w trakcie realizacji Porozumienia w związku ze zmianami personalnymi i wakatem na stanowisku audytora wewnętrznego jeden z zarządów wycofał się z Porozumienia.

18 Z informacji uzyskanych w ankietach wynikało, że tylko dwóch audytorów wewnętrznych odbyło szkolenie z zakresu ocen zewnętrznych. W związku z tym Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku zorganizował dwudniowe warsztaty szkoleniowe z udziałem audytorów wewnętrznych zatrudnionych w zarządach dróg wojewódzkich, które zadeklarowały podpisanie Porozumienia.

19 Celem warsztatów było, w szczególności: 1) omówienie kwestii organizacyjno-prawnych tj. wybór Komisji Przeglądu Partnerskiego, której zadaniem jest koordynowanie działań w terenie, rozstrzyganie sporów i udzielanie wyjaśnień, ustalenie harmonogramu działań, wybór walidatorów dla poszczególnych zarządów dróg wojewódzkich,

20 Celem warsztatów było, w szczególności: 2) ustalenie sposobu realizacji samooceny i walidacji takich jak: uzgodnienie narzędzi na podstawie, których zostanie przeprowadzona samoocena i walidacja, omówienie sposobu (kryteriów) oceny działalności audytu wewnętrznego. Uzgadnianie ostatecznej wersji narzędzi do przeprowadzona samooceny i walidacji trwało do 2013 r.

21 W I połowie 2013 r. przeprowadzono samoocenę, a w II połowie 2013 r. walidację (z wyjątkiem jednego zarządu dróg wojewódzkich). Zakładano, że ocena zewnętrzna jakości audytu wewnętrznego zostanie zakończona do dnia 31 grudnia 2013 r. Niestety w związku z długotrwałą absencją w pracy jednego z audytorów wewnętrznych termin realizacji Porozumienia został wydłużony do końca marca 2014 r.

22 Każdy z audytorów wewnętrznych przed rozpoczęciem walidacji złożył na ręce własnego Dyrektora i Dyrektora zarządu dróg wojewódzkich, w którym działalność audytu wewnętrznego podlegała ocenie deklarację, w której m.in.: 1) potwierdził swoją niezależność w stosunku do jednostki ocenianej, 2) zobowiązał się do wykonywania swoich obowiązków obiektywnie i z należytą starannością, 3) zobowiązał się do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie walidacji i zwrotu dokumentów uzyskanych od ocenianego zarządu, 4) zobowiązał się, że nie będzie podejmował żadnych działań godzących w dobre imię zarządu dróg wojewódzkich, który reprezentuje i w którym przeprowadza walidację.

23 Działalność audytu wewnętrznego w każdym z zarządów dróg wojewódzkich, podlegała ocenie w skali trzystopniowej sugerowanej w Podręczniku Oceny Jakości IIA tj.: 1) generalnie zgodne jest to najwyższa ocena i oznacza, że struktura audytu wewnętrznego, opracowane i stosowane polityki, procedury i procesy są zgodne z wymogami indywidualnych standardów i Kodeksem etyki pod wszystkimi istotnymi względami;

24 2) częściowo zgodne w praktyce oznacza, że zauważono przy ocenie, że istnieją odstępstwa od Standardów ale braki te nie stoją na przeszkodzie wykonywania przez audyt wewnętrzny zadań w sposób zadawalający, 3) nie jest zgodne w praktyce oznacza, że audyt wewnętrzny nie posiada wiedzy, nie podejmuje wysiłku w celu osiągnięcia zgodności ze Standardami i Kodeksem etyki lub nie jest w stanie osiągnąć zgodności z większością indywidualnych Standardów lub Kodeksem etyki co może poważnie zaszkodzić działalności audytu wewnętrznego w wykonywaniu odpowiednio w całości lub w istotnych obszarach jego obowiązków.

25 Ostatnim krokiem w ramach realizowanego Porozumienia będzie podsumowanie przeprowadzonej jakości audytu wewnętrznego przeprowadzonej w wybranych zarządach dróg wojewódzkich. Planuje się, że takie podsumowanie zostanie zaprezentowane Dyrektorom zarządów dróg wojewódzkich, które przystąpiły do Porozumienia w I połowie 2014 roku.

26 Pozytywne doświadczenie z przebiegu Porozumienia w sprawie jakości audytu wewnętrznego w ramach przeglądu partnerskiego oraz korzyści z jej przeprowadzenia zachęcają do dalszej współpracy z audytorami wewnętrznymi zatrudnionymi w zarządach dróg wojewódzkich. Miejmy nadzieję, że do kolejnego Porozumienia w sprawie jakości audytu wewnętrznego przystąpią wszystkie zarządy dróg wojewódzkich z całej Polski.