I. Stosowanetryby zamówień(udzielaniazleceń)

Transkrypt

1 1 REGULAMIN PRZETARGOWY Na podstawie 111 pkt 22) Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej lokatorsko-własnościowej im. B. Prusa we Wrocławiu, zwanej dalej "Spółdzielnią", uchwala się niniejszy regulamin, zwany dalej" regulaminem", o następującej treści: Niniejszy regulamin określa zasady postępowania przy przygotowywaniu, ogłaszaniu i przeprowadzaniu przetargów na wyłonienie dostawców materiałów, usług i innych dóbr niezbędnych do statutowej działalności Spółdzielni. W szczególności określa zasady przeprowadzania przetargów na roboty remontowe i budowlane. I. Stosowanetryby zamówień(udzielaniazleceń) Przy nabywaniu materiałów i usług oraz innych dóbr stosuje się następujące tryby postępowania: 1) zamówienie (udzielenie zlecenia) z wolnej ręki, 2) zapytanie o cenę, 3) postępowanie przetargowe. 1. Zamówienie (udzielenie zlecenia) z wolnej reki może być stosowane, gdy: 1) złożenie zamówienia (udzielenie zlecenia) zostało poprzedzone dokładnym rozeznaniem cenowym rynku, a w przypadku robót remontowo-budowlanych został sporządzony przedmiar i kosztorys inwestorski, przy czym wartość zam6wienia (udzielonego zlecenia) nie może przekroczyć wartości kosztorysu inwestorskiego. Ponadto oszacowany tym kosztorysem koszt przedmiotu zamówienia (udzielenia zlecenia) nie przekracza ,00 zł (dwadzieścia tysięcy złotych 00/100), a wytypowany dostawca (usługodawca) spełnia przynajmniej jeden z poniższych warunków: a) ma zawartą ze Spółdzielnią umowę ramową na świadczenie usług, b) jest umieszczony na okresowo weryfikowanej liście dostawców, c) jest znany Spółdzielni z innych dostaw i nie ma wobec niego żadnych zastrzeżeń, d) posiada sprawdzone i potwierdzone rekomendacje od innych zleceniodawc6w, 2) zamówienie (udzielone zlecenie) jest spowodowane wystąpieniem nagłej, niespodziewanej awarii, w wyniku kt6rej zaistniało zagrożenie dla bezpieczeństwa ludzi lub mienia Spółdzielni i wystąpiła konieczność podjęcia natychmiastowych działań w celu wykonania prac zabezpieczających przed skutkami awarii i przeciwdziałających ich powiększaniu się oraz przywrócenia normalnego funkcjonowania uszkodzonych zasobów Spółdzielni. RObotyzwiązane z usuwaniem awarii mogą być zlecone dowolnemu podmiotowi posiadającemu kompetencje wymagane do ich wykonania. W przypadku, gdy wartość rob6t koniecznych do usunięcia awarii przekroczy kwotę ,00 zł (dwadzieścia tysięcy złotych 00/100), roboty zlecone w tym trybie mogą objąć wyłącznie zakres niezbędny do usunięcia powstałych zagrożeń, zabezpieczenia miejsca awarii wraz z nieruchomością przed dalszymi szkodami oraz przywróceniem funkcjonalności uszkodzonych elementów. Wartość wykonanego zamówienia (udzielonego zlecenia) w takim przypadku ustala się kosztorysem powykonawczym, kt6ry musi być zweryfikowany pod względem ilości jednostek obmiarowych

2 2 i składników cenotwórczych. Zweryfikowany przez pracownika Działu Technicznego kosztorys powykonawczy zatwierdza Zarząd. 2. Zapytanie o cenę może być stosowane, gdy przedmiot zamówienia (udzielonego zlecenia) jest powszechnie dostępny, o ustalonych standardach jakościowych i daje gwarancję należytego wykonania zmówienia (udzielonego zlecenia), oraz gdy jego wartość wg kosztorysu inwestorskiego nie przekracza kwoty ,00 zł (dwadzieścia tysięcy złotych). przy zastosowaniu zapytania o cenę muszą być spełnione następujące warunki: 1) zapytanie jest kierowane do dostawców wiarygodnych, znanych Spółdzielni, 2) zapytanie jest kierowane do dostawców znanych na rynku, posiadających ugruntowaną pozycję i renomę oraz dających gwarancję należytego wykonania zamówienia (udzieloneqo zlecenia), 3) zapytanie jest skierowane do co najmniej trzech dostawców, przy czym kaldy dostawca może zaoferować tylko jedną, niezmienną cenę do danego zapytania, 4) nie prowadzi się żadnych negocjacji w sprawie ceny, 5) wybiera się dostawcę, który zaproponował najniższą cenę, 6) jeżeli zaproponowano co najmniej dwie identyczne ceny najniższe lub gdy zaproponowana cena najniższa jest wyższa o 25 % od wartości określonej w kosztorysie inwestorskim - postępowanie w tym trybie jest unieważniane i wszczyna się postępowanie przetargowe. 3. Postępowanie przetargowe obowiązuje przy wartości zamówienia (udzielonego Zlecenia) przekraczającej ,00 zł (dwadzieścia tysięcy złotych). II. Postępowanie wspólne przy trybie zapytania o cenę przetargowym postępowaniu 1. Decyzję o zastosowaniu określonego trybu postępowania w danym przypadku podejmuje Zarząd. 2. Przygotowanie do zastosowania wybranego trybu postępowania wymaga: 1) rozeznania rynku w zakresie przedmiotu, którego dotyczy udzielenie zamówienia (zlecenia). W przypadku robót remontowo-budowlanych konieczne jest sporządzenie przedmiaru robót i kosztorysu inwestorskiego. Przedmiar i kosztorys sporządza pracownik Działu Technicznego posiadający kompetencje stosowne do wyceny danego rodzaju robót. Przedmiar i kosztorys wymagają zweryfikowania przez innego pracownika Działu Technicznego, 2) podjęcia przez Zarząd decyzji o: a) ewentualnej konieczności opracowania "Specyfikacji istotnych warunków zamówienia", którą sporządza się w tym samym trybie, co kosztorys inwestorski (sprawdzenie i weryfikacja), b) zakresie zapytania lub przetargu (ograniczony, nieograniczony), terminie i sposobie zawiadomienia potencjalnych dostawców lub zamieszczenia ogłoszenia w trybie określonym w ust. 4. c) określeniu składu stałej komisji przetargowej, w skład której wchodzą: Prezes Zarządu. Główna Księgowa oraz 3-ch pracowników Działu technicznego. Przewodniczącym Komisji jest Prezes Zarządu.

3 3 3. Warunkiem ogłoszenia przetargu jest opracowanie przez pracownika Działu Technicznego i uchwalenie przez Zarząd "Specyfikacji istotnych warunków zamówienia". 4. Ogłoszenia o przetargu nieograniczonym dokonuje się na stronie internetowej Spółdzielni, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni oraz w co najmniej jednym ogólnopolskim internetowym serwisie przetargowym, na co najmniej 2 (dwa) tygodnie przed terminem składania ofert. 5. Zarząd informuje o terminach prac komisji przetargowej Radę Nadzorczą, a w przypadku robót budowlanych także członków Spółdzielni - użytkowników lokali, których dotyczy prowadzone postępowanie przetargowe. Przedstawiciele Rady Nadzorczej, a w przypadku robót budowlanych także członkowie Spółdzielni - użytkownicy lokali, których dotyczy prowadzone postępowanie przetargowe mogą uczestniczyć w pracach komisji przetargowej, z zastrzeżeniem zasad określonych w rozdziale III ust W przypadku przetargu ograniczonego, na co najmniej dwa tygodnie przed terminem składania ofert zawiadamia się tylko wybranych dostawców, którzy jako jedyni mogą złożyć oferty. 7. Zapytanie o cenę, ogłoszenie o przetargu nieograniczonym lub zawiadomienie o przetargu ograniczonym powinno zawierać co najmniej: 1) nazwę i siedzibę Spółdzielni, 2) rodzaj, zakres, przedmiot zapytania lub przetargu, a w przypadku robót budowlanych - także lokalizację obiektu, którego dotyczy przedmiot przetargu, 3) informację o konieczności wypełnienia na piśmie "Formularza ofeńowego' Wzór formularza stanowi załacznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Stosownie do potrzeb poszczególnych przetargów treść formularza przetargowego może być modyfikowana przez Zarząd na etapie sporządzania "Specyfikacji istotnych warunków zamówienia". W szczególności należy uwzględnić możliwość podzielenia całego zakresu przedmiotu oferty na elementy stanowiące jego niezależne części w celu dokonania analitycznego porównania poszczególnych ofert. Np.: - element I. wykonawstwo robót, - element H - dostawa materiałów, 4) miejsce i termin składania ofert, 5) miejsce i termin otwarcia ofert, 6) termin ważności ofert, 7) inne informacje, w tym o ewentualnej konieczności wpłacenia wadium, o możliwości uzyskania specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 8. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać co najmniej: 1) opis sposobu przygotowania oferty, 2) informacje o wymaganych dokumentach, jakie muszą dostarczyć oferenci, 3) ścisłe określenie przedmiotu zamówienia (zlecenia), które w przypadku robót budowlanych określa się w postaci przedmiaru robót, 4) opis innych niż cena kryteriów, które będą istotne przy wyborze oferty, 5) opis sposobu udzielania wyjaśnień przez Spółdzielnię,

4 4 6) informację o wszelkich formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po zakończeniu przetargu w celu zawarcia umowy, 7) terminy składania i otwarcia ofert, 8) termin ważności ofert, 9) sposób powiadomienia o wynikach przetargu, 10) nazwisko i stanowisko przedstawiciela Spółdzielni upowaznionego do kontaktowania się z oferentami i sposób kontaktowania się z nim. 9. Oferty mogą być składane osobiście w siedzibie Spółdzielni lub dostarczane za pośrednictwem poczty. W obu przypadkach obowiązuje zachowanie oznaczonego w zawiadomieniu lub I głoszeniu terminu składnia ofert. III. Postępowanie przetargowe 1. Postępowanie przetargowe składa się z następujących części: 1) jawnej, w której mogą uczestniczyć oferenci, obejmującej: a) otwarcie ofert z podaniem nazwy oferenta, b) sprawdzenie formalnej poprawności ich sporządzenia wymaganej kompletności, zgodnie z warunkami określonymi dla danego przetargu, 2) niejawnej, bez udziału oferentów, obejmującej: a) szczegółowe badanie szacowanie otrzymanych ofert oraz wybór oferty najkorzystniejszej, b) zatwierdzenie rozstrzygnięcia przetargu przez Zarząd, c) podpisanie umowy z wybranym oferentem. 2. Przy dokonywaniu wyboru oferty stosuje się wyłącznie zasady i kryteria określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Komisja przetargowa może żądać od oferentów dodatkowych wyjaśnień w celu wyeliminowania istotnych wątpliwości, może również weryfikować dołączone do ofert referencje. 4. O wynikach przetargu zawiadamia się oferentów niezwłocznie po zatwierdzeniu protokołu komisji przetargowej przez Zarząd. Zarząd powinien dokonać oceny postępowania przetargowego i zatwierdzenia lub odrzucenia protokołu komisji przetargowej niezwłocznie po przedłożeniu przez komisję przetargową protokołu z jej prac. 5. Oferenta, którego oferta została wybrana w postępowaniu przetargowym, zaprasza się do podpisania umowy, wyznaczając termin na jej zawarcie, równocześnie informując go o tym, że w przypadku niedotrzymania wyznaczonego terminu umowa zostanie zawarta z kolejnym oferentem, którego oferta uzyskała następny, najlepszy wynik w postępowaniu przetargowym. 6. Obserwatorem prac komisji przetargowej z prawem czynnego udziału może być przedstawiciel Rady Nadzorczej, którego zadaniem jest ocena rzetelności prowadzonego postępowania przetargowego i jego zgodności z niniejszym regulaminem. W przypadku robót budowlanych prace komisji przetargowej mogą obserwować (bez prawa czynnego udziału) członkowie Spółdzielni - użytkownicy nieruchomości i lokali, których dotyczy postępowanie przetargowe. W związku z poufnym charakterem niektórych informacji i dokumentów dołączonych do rozpatrywanych ofert

5 5 do uczestniczenia w charakterze obserwatorów postępowania przetargowego mogą być dopuszczeni tylko ci członkowie Spółdzielni, którzy złożą pisemne oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy informacji uzyskanych podczas prac komisji przetargowej. Oświadczenie, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu, należy złożyć Przewodniczącemu komisji przetargowej, przed rozpoczęciem prac komisji. Złożone oświadczenia dołącza się do protokołów z posiedzeń komisji przetargowej. W protokole z prac komisji przetargowej należy zamieścić imienny wykaz osób dopuszczonych do prac komisji w charakterze obserwatorów. 7. Komisja przetargowa sporządzą protokół z przebiegu postępowania przetargowego, zawierający w szczególności: 1) liczbę złożonych ofert, 2) liczbę dopuszczonych do przetargu ofert, 3) informację o kompletności poszczególnych ofert, 4) określenie kryteriów wyceny punktowej, 5) wycenę punktową ofert, 6) listę oferentów w kolejności odpowiadającej punktowej wycenie złożonych przez nich ofert z wskazaniem wybranego oferenta. 8. Protokół z prac komisji przetargowej jest przedstawiany do akceptacji Zarządu. 9. Zarząd zatwierdza protokół z prac komisji przetargowej wraz z propozycją wyboru oferenta lub unieważnia przetarg bez podania przyczyny, jeżeli taka możliwość została zastrzeżona w ogłoszeniu o przetargu. 10. Przetarg unieważnia się, jeżeli zgłosił się do niego tylko jeden oferent lub gdy cena zawarta w ofertach złożonych przez każdego z oferentów przekracza cenę, którą Spółdzielnia określiła na zakup danego towaru lub usługi (kosztorysu inwestorskiego), w tym na wykonanie robót budowlanych. 11. Umowa, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do regulaminu, z wybranym oferentem powinna być zawarta w ciągu 7 dni od rozstrzygnięcia przetargu. Umowy zawierane na inny zakres usług niż budowlano-remontowe powinny być każdorazowo opiniowane przez prawnika. 12. W przypadku unieważnienia przetargu z przyczyn wskazanych w pkt. 10 Zarząd może wystąpić do wszystkich oferentów, którzy wzięli udział w przetargu, z zapytaniem czy są zainteresowani podjęciem negocjacji w sprawie sprzedaży! dostawy towarów lub wykonania usług będących przedmiotem przetargu na bazie oferty złożonej przez nich w tym postępowaniu. W zapytaniu takim Zarząd zobowiązany jest wskazać termin, do którego oczekuje odpowiedzi od oferentów, przy czym termin ten powinien być taki sam dla wszystkich oferentów. Niezwłocznie po upływie terminu wyznaczonego na złożenie odpowiedzi komisja przetargowa przystępuje do negocjacji oddzielnie z każdym z oferentów, który udzielił odpowiedzi twierdzącej. IV. Postępowanie przy wycenie ofert przetargowych 1. Przed ogłoszeniem przetargu, na etapie opracowania "Specyfikacji istotnych warunków zamówienia", ustala się i zamieszcza w niej kryteria oceny ofert wraz z procentowo określonymi

6 6 "wagami", proporcjonalnie do znaczenia danego kryterium. Suma "wag" wszystkich kryteriów musi wynosić 100 %. 2. Kryteria i ich wagi - powinny być stosowane kryteria spośród niżej określonych (w nawiasie symbol "wagi" kryterium): 1) cena ryczałtowa brutto za całość zamówienia - ( Wc), 2) wiarygodność techniczno-finansowa oferenta - (Ww), 3) czas trwania okresu gwarancyjnego - (WG), 4) termin wykonania zamówienia - (WT), 5) warunki, termin płatności - (Wp). 3. Zakres cenowy rozpatrywania ofert - przed otwarciem ofert członkowie komisji przetargowej na wspólnym posiedzeniu z członkami Zarządu ustalają procentowy przedział cenowy, w którym muszą zmieścić się rozpatrywane oferty. Graniczne wartości tego przedziału wylicza się na podstawie wartości określonej w kosztorysie inwestorskim. Określone procentowo wartości określają, o ile procent oferowana cena może przewyższać cenę kosztorysu inwestorskiego, jak też o ile procent może być od niego mniejsza (np. od 120 % do 80 % ceny inwestorskiej). Zakres ten ustala się jako średnią arytmetyczną propozycji podanej przez poszczególnych członków komisji przetargowej i Zarządu, oddzielnie dla ceny minimalnej i maksymalnej. W tym celu członkowie komisji przetargowej i Zarządu podają na piśmie swoje propozycje ceny minimalnej i maksymalnej, po czym wylicza się wartości średnie dla każdej z granic zakresu. Wartości podane przez członków komisji przetargowej i członków Zarządu, jak rownlez wyliczone wartości średnie, muszą być podane w protokole z prac komisji przetargowej. 4. Wyliczenie punktów wstepnych dla poszczególnych kryteriów - zakładając, że oferent może otrzymać za każde kryterium od Odo 20 pkt., ustala się następująco: 1) Pc-dla ceny ryczałtowej brutto: a) odrzuca się oferty niemieszczące się w określonym wg ust. 3 zakresie cenowym rozpatrywanych ofert, b) wartość jednego punktu wstępnego - WPc wylicza się jako iloraz różnicy dopuszczalnej ceny najwyższej i ceny najnizszej, wyrażonej kwotowo, podzielonej przez 20, przykład 1: - cena inwestorska = z- - dopuszczalny przedział cenowy wg ust 3 to % x zł = z %x zł = 8.000z- - różnica przedziału cenowego wynosi ( ) zł = zł - wartość l-go punktu wstępnego WPc to zł: 20 = 200 zł c) obliczenie punktów wstępnych Pe dla danej oferty dokonuje się odejmując jej cenę od górnej granicy cenowego przedziału rozpatrywania ofert i otrzymaną różnicę dzieli się przez wyliczoną wartość l-go punktu (wpc) z dokładnością do jednego miejsca po przecinku,

7 7 przyklad2: - wartość l..go punktu wstępnego WPc = 200 z- - wartość cenowa oferty zł - g6rna wartość przedziału cenowego to %x zł = z- - różnica przedziału cenowego wynosi ( ) zł =2.500 zł - wartość l-go punktu wstępnego WPc to zł: 20 = 200 zł - wertosc punktów wstępnych zł: 200 zł = 12,5punktów wstępnych 2) Pw- punkty wstępne za wiarygodność techniczno-finansową ustala się w sposób uznaniowy,na podstawie dołączonych do oferty oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów i innych świadectw, jako średnią arytmetyczną propozycji członków komisji przetargowej i członków Zarządu, nie więcej jednak niż 20 punktów, 3) PG-punkty wstępne za długość okresu gwarancyjnego, za każdy rok udzielonej gwarancji 4 punkty, nie więcej jednak niż 20 punktów, 4) PT- punkty wstępne za termin wykonania (maks. 20 pkt.) są sumą punktów za: a) rozciągnięcie prac w czasie (rnaks. 10 pkt.), im krótszy czas realizacji tym większa ilość punktów, b) zbieżność terminu zakończenia prac z terminem zaplanowanym przez Spółdzielnię, stosując zasadę, że im większa zbieżność tych terminów tym więcej przyznaje się punktów. Każdy z członków komisji przetargowej i członków Zarządu proponuje liczbę punktów dla każdego z wvżej określonych kryteriów, po czym oblicza się wartość średnią z dokładnością do jednego miejsca po przecinku, 5) Pp- punkty wstępne za termin płatności, stosuje się następująca punktację: a) do 10 dni - O pkt., b) dni -10 pkt., c) dni - 15 pkt., d) dni - 20 pkt., 5. Wycena punktowa oferty (W) - jest obliczana na podstawie przyznanych punktów wstępnych z uwzględnieniem przyjętych "wag" dla poszczególnych kryteriów, wg następującego wzoru: w = (Pc x Wc x 100) + (pw x Wwx 100) + (PO x WOx 100) + (PT X WTX 100) + (PP x Wp x 100) 6. Wycenę punktową zamieszcza się w protokole z prac komisji przetargowej w formie zestawienia tabelarycznego. Komisja przetargowa wybiera ofertę, która uzyskała największą liczbę punktów. V. Postanowienia końcowe 1. Wzór umowy jest załącznikiem nr 3 do regulaminu. 2. Wprowadzenie niniejszego Regulaminu nie wpływa na ważność ani wykonywanie umów, których Spółdzielnia jest stroną na dzień wejścia w życie Regulaminu. 3. Regulamin został uchwalony w dniu 19 czerwca 2007 r. uchwałą Rady Nadzorczej Nr 61/06/2007,

8 8 4. Poprawki do Rozdziału III ust. 10 (uzupełnienie), ust. 11 (uzupełnienie) ust.12 (dodanie całego ustępu) uchwalono w dniu 12 lipca 2007 r. uchwałą Rady Nadzorczej Nr 66/07/ Poprawki do Rozdziału II ust. 4 (zmiana całego ustępu) uchwalono w dniu 27 sierpnia 2015r. uchwałą Rady Nadzorczej. (r=:ij/jj~i<1ni.lr!9,')(\ L Nr.. jcj. ;"J. t '~r.j.jid.1j.,~..;:ou..!. I..r... Rada Nadzorcza