REGULAMIN. przeprowadzania przetargów i zlecania robót budowlanych, dostaw i usług wykonywanych na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej Wrocław-Południe.

Transkrypt

1 REGULAMIN TEKST JEDNOLITY przeprowadzania przetargów i zlecania robót budowlanych, dostaw i usług wykonywanych na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej Wrocław-Południe Roboty, usługi i dostawy budowlane mogą być zlecane w trybie: a/ przetargu nieograniczonego, b/ przetargu ograniczonego, c/ przetargu dwustopniowego, d/ negocjacji z zachowaniem konkurencji, e/ zapytania o cenę f/ z wolnej ręki g/ w trybie bez przetargowym 2. Przetargi organizuje i przeprowadza: a/ Zarząd na roboty, dostawy i usługi, których wartość przekracza PLN ( netto). b/ Administracja Osiedla na roboty budowlane dostawy i usługi, których wartość nie przekracza PLN (netto), przy współpracy z Działem Technicznym 3. O organizowanym przetargu Zarząd Spółdzielni powiadamia Radę Nadzorczą, a Administracja Osiedla Radę Osiedla. 4. Za zgodą Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora można zlecić w trybie bez przetargowym roboty budowlane dostawy i usługi o wartości do PLN (netto). Nie można dzielić zamówienia jeśli dotyczy tego samego rodzaju robót wykonywanych na tym samym obiekcie. 5. Do zamówień na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych opłacanych w całości lub w części ze środków publicznych stosuje się przepisy dotyczące zamówień publicznych. 6. Przetargi na roboty inwestycyjne organizuje Zarząd Spółdzielni lub Inwestor zastępczy, działający w imieniu Spółdzielni. Wynik przetargu organizowanego przez inwestora zastępczego zatwierdza Zarząd Spółdzielni. Rozpoczęcie inwestycji zatwierdza Rada Nadzorcza Spółdzielni. 7. Wyniki przetargów podlegają zatwierdzaniu przez Zarząd Spółdzielni. 8. Wynik przetargu, o wartości zamówienia powyżej EURO ( netto) podlega akceptacji Rady Nadzorczej. 9. Wyniki przetargu po zatwierdzeniu przez Zarząd Spółdzielni, a w przypadku zamówień powyżej EURO (netto) po akceptacji Rady Nadzorczej, podaje się do publicznej wiadomości w formie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zarządu lub Administracji Osiedla 1

2 2 1. Podstawowym trybem udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony, przez który rozumie się taki przetarg, w którym może wziąć udział każdy podmiot spełniający warunki przetargowe. 2. Przetarg ograniczony obejmuje firmy wybrane przez ogłaszającego i tylko te firmy zapraszane są do wzięcia udziału w przetargu. 3. Postanowienie o przetargu ograniczonym podejmuje Zarząd Spółdzielni. Procedurę przetargu dwustopniowego stosuje się w przypadkach gdy: a/ nie ma możliwości określenia z góry wszystkich szczegółowych parametrów ( cech technicznych i jakościowych) zamówienia w tym głównie ceny zamówienia, b/ ze względu na specyficzny charakter zamówienia konieczne są negocjacje z oferentami c/ zamówienie dotyczy przeprowadzenia badania, eksperymentu sporządzenia opinii naukowej lub świadczenia innych specjalistycznych usług Negocjacje z zachowaniem konkurencji przeprowadza się wówczas gdy: a/ zamówienia trzeba udzielić pilnie, jeśli nie dało się tego przewidzieć wcześniej, ani nie wynika to z winy ZAMAWIAJĄCEGO b/ ogłoszony wcześniej przetarg nieograniczony lub ograniczony -unieważniono (z powodu braku wymaganej ilości ważnych ofert lub wszystkie oferty odrzucono) i można przypuszczać, że powtórny przetarg nie doprowadzi do wyłonienia wykonawcy lub dostawcy. 2. O wynikach negocjacji powiadamiana jest na piśmie Rada Nadzorcza. 5 Zapytanie o cenę wystarcza gdy: Przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne przy ustalonych standardach jakościowych. Dla dokonania zamówienia wystarczy zapytanie o cenę do takiej liczby dostawców lub wykonawców, która zapewnia wybór najkorzystniejszej oferty. 6 Zamówienie z wolnej ręki można stosować wówczas gdy: 1. zachodzi potrzeba przeprowadzenia badań, eksperymentu lub sporządzania opinii naukowej, 2. ze względu na szczególny rodzaj zamówienia może je realizować tylko jeden wykonawca lub dostawca 3. zamówienie dotyczy twórczych prac projektowych lub prac twórczych z dziedziny kultury i sztuki 2

3 4. zamówienie musi być wykonane natychmiast ze względu na szczególne okoliczności gospodarcze lub społeczne, których zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć. 7 Powołanie Komisji Przetargowej: 1. Komisję przetargową powołuje Zarząd Spółdzielni. 2. W skład Komisji wchodzą: a/ przewodniczący - członek Zarządu SM Wrocław-Południe, b/ członek - pełnomocnik Zarządu Kierownik Osiedla lub pracownik Osiedla c/ członek - pracownik Działu Technicznego d/ sekretarz - pracownik Działu Technicznego 3 Na posiedzenia Komisji Przetargowej organizowanej przez Administrację Osiedla zapraszani są przedstawiciele Rady Osiedla, a w skład Komisji Przetargowej wchodzą: a/ przewodniczący - Pełnomocnik Zarządu w Osiedlu, b/ członek - pracownik pionu technicznego Osiedla, c/ sekretarz - pracownik Osiedla. 4. Na posiedzenia Komisji Przetargowej, organizowanej przez Zarząd zapraszani są: a/ przedstawiciele Rady Nadzorczej, b/ Przedstawiciele Rady Osiedla, dla którego zamówienie objęte jest przetargiem, c/ Radca Prawny, d/ Inni zaproszeni goście Celem przetargu jest wyłonienie najkorzystniejszej dla Spółdzielni oferty na wykonanie zamówienia. 2. Przez najkorzystniejszą ofertę rozumie się nie tylko najtańszą, ale i dającą największe prawdopodobieństwo najsolidniejszego i terminowego wykonania zamówienia Spółdzielnia zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym zamieszczając ogłoszenie w miejscu publicznym, dostępnym w swojej siedzibie, administracjach osiedli oraz za pośrednictwem prasy. 2. W przetargu ograniczonym, Spółdzielnia wysyła zaproszenie do konkretnych wykonawców znanych w obrocie gospodarczym z fachowości wykonywania konkretnych rodzajów robót. 10 Ogłoszenie, lub zaproszenie do przetargu nieograniczonego i ograniczonego zawiera co najmniej: 1. rodzaj przetargu, nazwę i adres ZAMAWIAJĄCEGO 2. ilość, liczbę i rodzaj zamawianych dostaw lub usług, a w odniesieniu do robót budowlanych rodzaj i lokalizację budowy, 3

4 3. termin realizacji zamówienia, 4. informacje o sposobie uzyskania formularza specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. informacje o miejscu i terminie składania ofert, 6. określenie wysokości wadium wraz z numerem rachunku bankowego, na który należy wpłacić, 7. zastrzeżenie, że zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferenta, unieważnienie przetargu w całości lub części bez podania przyczyn, prowadzenia negocjacji uzupełniających itp Dokumentacja związana z przetargiem, za wyjątkiem negocjacji z zachowaniem konkurencji, zapytania o cenę i zamówienia z wolnej ręki, winna się składać z : a/ formularza oferty b/ specyfikacji istotnych warunków zamówienia c/ projektu umowy 2. Formularz oferty winien zawierać: a/ podstawę ogłoszenia przetargu b/ temat zamówienia c/ proponowana data wykonania zadania d/ potwierdzenie uwarunkowań udziału w przetargu wynikających z Regulaminów wewnętrznych Spółdzielni e/ cena oferty f/ spis załączników g/ inne zapisy ogólne związane z przetargiem 3. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia winna zawierać: a/ określenie przedmiotu zamówienia b/ opis sposobu przygotowania oferty, c/ informacje o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy, d/ wymagany termin wykonania zamówienia, e/ istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, f/ opis wszystkich innych, niż cena, kryteria którymi ZAMAWIAJĄCY będzie się kierował przy wyborze oferty, g/ wszelkie wymagania, w szczególności kwotę dotyczącą wadium oraz wysokość należytego zabezpieczenia wykonania umowy, h/ wskazanie miejsca i terminu składania oferty, i/ wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert oraz informacje o trybie otwarcia i oceny ofert, k/ ogólne warunki umowy, m/ termin, do którego dostawca lub wykonawca będzie związany złożoną ofertą Wadium wymagane jest w przetargach o wartości przedmiotu zamówienia powyżej ,00 PLN ( netto). Wadium wynosi od 1% do 5% spodziewanej wartości zamówienia (netto). Wadium wnoszone jest w formie: - pieniądza 4

5 - weksli własnych z poręczeniem wekslowym - gwarancji instytucji kredytujących lub ubezpieczeniowych Wysokość wadium i forma jego wniesienia podawana jest w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 1a Wadium może być wymagane w przetargach o wartości przedmiotu zamówienia poniżej ,00 PLN ( netto). Wadium wynosi od 1% do 5% spodziewanej wartości zamówienia (netto). Wadium wnoszone jest w formie: - pieniądza - weksli własnych z poręczeniem wekslowym - gwarancji instytucji kredytujących lub ubezpieczeniowych Wysokość wadium i forma jego wniesienia podawana jest w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. ZAMAWIAJĄCY dokonuje zwrotu wadium z chwilą: - zawarcia umowy i wniesienia wymaganego zabezpieczenia należnego wykonania umowy z jednym wyłonionym oferentem - zakończenia postępowania przetargowego bez wyboru oferenta - wycofanie oferty przed upływem terminu składania ofert 3. Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium na rzecz ZAMAWIAJĄCEGO wyłącznie jeżeli: a/ odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, b/ odmówi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 13 Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania. 14 Przetarg nieograniczony i ograniczony przeprowadza się następująco: 1. W części jawnej przetargu w obecności oferentów i przedstawicieli ZAMAWIAJĄCEGO, Komisja Przetargowa: odczytuje nazwę firmy składającej ofertę wraz z podaniem ceny może żądać wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert i poprawia oczywiste pomyłki w tekście oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym oferenta. 2. W części niejawnej Komisja Przetargowa, pod nieobecność oferentów, dokonuje szczegółowej analizy złożonych ofert pod względem wymagań i warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W przypadku stwierdzonych niezgodności Komisja Przetargowa odrzuca ofertę wraz z pisemnym uzasadnieniem w protokole z postępowania przetargowego. 3. Ofertę odrzuca się jeżeli: nie odpowiada zasadom określonym w regulaminie i nie spełnia wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oferent nie zgadza się na poprawienie oczywistej pomyłki w tekście oferty. 4. Komisja Przetargowa ma prawo zaprosić do dalszych negocjacji oferentów, którzy złożyli prawidłowo oferty i zaproponowali korzystne ceny 5

6 5. W wyznaczonym, przez Komisję Przetargową terminie przeprowadza się negocjacje uzupełniające z każdym z oferentów osobno, przy udziale zaproszonych do przetargu przedstawicieli ZAMAWIAJĄCEGO. 6. Oferenci mają prawo do dokonania, w wyniku przeprowadzonych negocjacji uzupełniających, zmian w stosunku do ofert złożonych i odczytanych w części jawnej przetargu. Zmiany dotyczyć mogą ceny oraz innych cech złożonej oferty pod warunkiem, iż nie pogarszają złożonej wcześniej oferty i nie wybiegają poza specyfikację istotnych warunków zamówienia. 7. W wyniku przeprowadzonych negocjacji uzupełniających, zakończonych złożeniem pisemnych ofert uściślających, Komisja Przetargowa-w oparciu o kryteria oceny ofert zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówieniadokonuje wyboru najkorzystniejszej dla ZAMAWIAJĄCEGO oferty. 15 Przetarg dwustopniowy prowadzony jest podobnie jak przetarg nieograniczony i ograniczony, różni go dwuetapowość: 1. Pierwszy etap jest konkursem ofert wstępnych składanych bez podania ceny, z których ogłaszający przetarg wybiera najkorzystniejsze oferty do drugiego etapu. ZAMAWIAJĄCY może prowadzić negocjacje z oferentami i wolno mu zmienić przed rozpoczęciem II etapu istotne warunki zamówienia. 2. W drugim etapie oferenci składają ofertę zawierającą cenę a ZAMAWIAJĄCY wybiera najkorzystniejszą z pośród ofert. 16 Negocjacje z zachowaniem konkurencji jest formą stosowaną wyjątkowo przy udzielaniu zamówień określonych w 4 1. ZAMAWIAJĄCY negocjuje warunki umowy z taką liczbą oferentów, która zapewnia konkurencję, nie mniej jednak niż z dwoma. 2. Negocjacje nie muszą być ogłaszane w prasie lecz poprzedzone wysłaniem zaproszeń do negocjacji. 3. Zaproszenie powinno zawierać co najmniej - nazwę i adres ZAMAWIAJĄCEGO - opis przedmiotu zamówienia w tym wymaganych parametrów technicznych i innych - przy robotach budowlanych- ich rodzaj i lokalizację - opis kryteriów wyboru oferty - termin i miejsce złożenia oferty 4. W czasie negocjacji ZAMAWIAJĄCY musi jednakowo traktować wszystkich oferentów- stawiać im takie same wymagania, przekazywać takie same pytania wyjaśnienia, informacje i dokumenty. 5. Po przeprowadzeniu negocjacji ZAMAWIAJĄCY zwraca się do wszystkich dostawców i wykonawców o złożenie ofert ostatecznych zawierających cenę i wybiera ofertę najkorzystniejszą. 6

7 17 Zapytanie o cenę, określonych w 5, to tryb udzielania zamówienia, w którym zamawiający pyta o cenę robót dostaw rzeczy lub usług taką liczbę oferentów, która zapewnia wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej jednak niż trzech. 18 Zamówienie z wolnej ręki, zgodnie z 6 jest trybem realizacji zamówienia przewidującym odstąpienia od zasady konkurencyjności. ZAMAWIAJĄCY zawiera umowę po rokowaniach tylko z jednym dostawcąwykonawcą. Jest to tryb wyjątkowo stosowany w sytuacjach specjalnych gdy oferent jest monopolistą i gdy organizowanie przetargu byłoby niemożliwe ze względu na szczególne okoliczności gospodarcze lub społeczne. 19 Z postępowania przetargowego sporządza się protokół zawierający: 1.opis przedmiotu przetargu, 2.nazwiska, lub nazwy i adresy firm, występujących w przetargu, 3.informacje o spełnieniu warunków wymaganych od dostawców i wykonawców, 4.cenę oraz inne istotne elementy oferty, 5.uzasadnienie odrzucenia ofert, jeżeli takie nastąpiło, 6.wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, 7.protokół podpisują członkowie Komisji Przetargowej, Postanowienia Komisji Przetargowej w zakresie wyboru oferenta podlegają zatwierdzeniu przez Zarząd Spółdzielni. 20 Decyzję o unieważnienie przetargu podejmuje Zarząd Spółdzielni na wniosek Komisji Przetargowej 1. Przetarg unieważnia się, gdy: - nie wpłynęła ani jedna oferta - wpłynęła jedna ważna oferta - zamawiający odrzucił wszystkie oferty 2.Oferta jest nie ważna w szczególności gdy: - wpłynęła od dostawcy/ wykonawcy, który nie może brać udziału w przetargu - nie spełnia wymogów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - zawiera pomyłkę której oferent nie zgadza się poprawić 3. Oferty złożone po terminie nie biorą udziału w przetargu 4. W przypadku gdy przetarg z powodów jak w p-cie 1-3 został dwukrotnie unieważniony zamówienie może być realizowane w trybie bez przetargowym. O trybie bez przetargowym powiadamiana jest Rada Nadzorcza 7

8 21 ZAMAWIAJĄCY nie może ujawnić: 1. informacji, których ujawnienie narusza ważne interesy handlowe stron, oraz zasady uczciwej konkurencji, 2. informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert z wyjątkiem informacji zawartych w protokóle O wyborze oferty ZAMAWIAJĄCY zawiadamia w terminie do 14 dni oferenta, który wygrał przetarg. 2. Informację o wyborze oferenta wraz z zaoferowaną ceną, nazwa firmy i adresem, zamawiający umieszcza na tablicy ogłoszeń w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO. 23 Z dniem zatwierdzenia niniejszego regulaminu tracą moc postanowienia uregulowane Regulaminem przeprowadzania przetargów na roboty, dostawy i usługi budowlane wykonywane na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej Wrocław-Południe z dnia Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia Zatwierdzony na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu r., protokół nr 12/2003, Niniejszy tekst jednolity regulaminu zawiera zmiany wprowadzone: 1) Uchwałą Rady Nadzorczej Nr 1048 z dnia r. ( zmiana 7 weszła w życie dnia r.) 2) Uchwałą Rady Nadzorczej Nr 1228 z dnia r. ( zmiana 1 pkt 2a, 1 pkt 2b, 7 pkt 1, 7 pkt 3, 12 pkt 1 i 12 pkt 1a weszła w życie dnia r.). Sporządzono, dnia r. 8