I. POSTANOWIENIA OGÓLNE.

Transkrypt

1 R E G U L A M I N przetargów na dostawę towarów i wykonywanie usług oraz odbiorów wykonanych robót w Spółdzielni Mieszkaniowej Metalowiec" w Kraśniku. Niniejszy regulamin ma na celu określenie zasad przetargów na dostawę towarów i wykonywanie usług oraz odbiorów wykonanych robót w Spółdzielni Mieszkaniowej Metalowiec z siedzibą w Kraśniku, ul. Klonowa 5. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE. 1. Ustala się cztery tryby udzielania zamówień : a) przetarg nieograniczony; b) przetarg ograniczony; c) negocjacje z zachowaniem konkurencji; d) zamówienie z wolnej ręki e) weryfikacja ceny. 2. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia toczy się w formie pisemnej. 3. Zamawiający jest zobowiązany jednakowo traktować wszystkich oferentów ubiegających się o zamówienie. Postępowanie winno być prowadzone w sposób gwarantujący uczciwą konkurencję. 4. Przedmiot zamówienia winien być określony przy pomocy standartowych cech jakościowych i technicznych. 5. Przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia dokonuje Zarząd Spółdzielni w oparciu o plan remontów lub inwestycji uchwalony przez Radę Nadzorczą. 6. Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadza Komisja Przetargowa. 7. Wyniki przetargu zatwierdza Zarząd. 8. W procedurze przetargowej nie ma obowiązku stosowania trybu przewidzianego w ustawie Prawo zamówień publicznych z wyjątkiem zadań współfinansowanych ze środków publicznych. II. OPIS TRYBÓW UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ. 1. PRZETARG NIEOGRANICZONY. Przetarg nieograniczony jest podstawową formą udzielania zamówień, służącą do wyboru najbardziej korzystnej oferty. W przetargu nieograniczonym biorą udział wszyscy zainteresowani dostawcy towarów lub usług Ogłoszenie przetargu nieograniczonego. a) ogłoszenie przetargu nieograniczonego musi zostać opublikowane na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni i w Internecie co najmniej na 14 dni przed datą otwarcia ofert, a dla zamówień powyżej zł, również w prasie; b) ogłoszenie o przetargu nieograniczonym winno zawierać przynajmniej: kontakt do zamawiającego (telefon, pod którym można uzyskać bliższe informacje), przedmiot zamówienia, termin składania ofert Specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Specyfikacja winna zawierać m.in.: a) opis przedmiotu zamówienia /w razie potrzeby plany, rysunki, projekty, obmiary/ z wyszczególnieniem robót, które mają być wykonane w ramach umowy oraz termin realizacji zamówienia; - 1 -

2 b) termin i wymagania dotyczące sposobu sporządzania, składania, otwarcia i oceny ofert: opis sposobu obliczania ceny oferty, miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert, okres związania ofertą, informacje o sposobie oceny oferty, kryteria oceny i wyboru ofert; c) wymagania wobec dostawców i wykonawców oraz sposób weryfikacji ich wiarygodności: informacje o dokumentach, jakie mają dostarczyć oferenci, potwierdzające spełnienie wymaganych warunków oraz opis kryteriów dokonywania oceny wiarygodności; d) warunki przeprowadzania przetargu: wysokość wadium, informacja o sposobie udzielania dodatkowych informacji oferentom, wskazanie osoby, z którą oferenci mogą kontaktować się w trakcie postępowania, informacja o wszelkich formalnościach, wymaganych w celu zawarcia umowy; e) wzór umowy na dostawę towaru lub usługi (wykonanie zadania) Składanie ofert. a) termin składania ofert winien być określony na co najmniej 14 dni od daty ogłoszenia przetargu; b) oferty w zabezpieczonych kopertach winny być składane w miejscu i czasie wskazanym przez zamawiającego; c) oferent może wycofać złożoną ofertę dopóki nie minął termin składania ofert; d) oferta nie może być wycofana po upływie terminu składania ofert przez czas, jaki zamawiający określił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia /w przypadku wycofania oferty - oferent traci wadium/; e) do momentu otwarcia ofert zamawiający przechowuje je zabezpieczone w swojej siedzibie Otwarcie ofert. a) otwarcie ofert następuje komisyjnie w miejscu i terminie określonym przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; b) otwarcie ofert, ogłoszenie nazw i adresów oferentów oraz proponowanych przez nich cen odbywa się jawnie, niezwłocznie po upływie terminu składania ofert. Wszyscy oferenci mogą być przy tym obecni; c) Komisja może wezwać oferentów do uzupełnienia lub uściślenia złożonych ofert; d) po otwarciu ofert dopuszczalne jest dalsze pisemne lub ustne prowadzenie negocjacji ze wszystkimi oferentami, których oferty uznano za kompletne i spełniające postanowienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia Wadium. a) zamawiający określa wysokość oraz termin złożenia wadium; b) wysokość wadium winna być określona od l do 5 % wartości zamówienia i może być ono wniesione w gotówce lub jako gwarancje ubezpieczeniowe; c) wadium po rozstrzygnięciu przetargu, stanowi zabezpieczenie należytego wykonania umowy, d) zamawiający zwraca wadium oferentowi, gdy: zakończył się okres związania ofertą, zawarł umowę, a kontrahent wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy, postępowanie przetargowe zakończyło się bez wyboru oferty, firma wycofała ofertę przed upływem terminu składania ofert; e) wygrywający przetarg traci wadium, gdy: - 2 -

3 odmawia podpisania umowy na warunkach, jakie wcześniej określił w ofercie, odmawia wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy Badanie i wybór ofert. a) badanie ofert - to sprawdzenie czy są poprawne formalnie, czy są kompletne, ważne oraz czy nie zawierają oczywistych pomyłek; b) wyboru ofert dokonuje się na podstawie kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a w szczególności: ceny oferty, czasu wykonania lub dostawy, wiarygodności technicznej i ekonomicznej oferenta, długości udzielonej gwarancji, rękojmi, c) postępowanie określone w pkt. a i b przeprowadza komisja przetargowa; d) informacje o wyborze oferty (zawierającą nazwę i adres zwycięzcy przetargu) zamawiający przekazuje w formie pisemnej lub telefonicznie wszystkim uczestnikom przetargu, z jednoczesnym poinformowaniem o trybie odwoławczym do Rady Nadzorczej Spółdzielni; e) umowa ze zwycięzcą przetargu winna być zawarta nie później niż w terminie określonym w specyfikacji; f) jeżeli oferent, który przetarg wygrał uchyla się od zawarcia umowy, zamawiający może nie powtarzać przetargu lecz wybrać najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert pod warunkiem, że: pozostałe oferty nie zostały odrzucone, nie upłynął okres związania ofertą. Za zgodą oferenta umowa może być zawarta po upływie tego okresu Odrzucenie oferty. Unieważnienie przetargu. a) ofertę należy odrzucić w przypadku, gdy nie spełnia wymogów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; b) ofert złożonych po terminie nie rozpatruje się; c) komisja może unieważnić przetarg w przypadku, gdy nie wpłynęły przynajmniej dwie ważne oferty z tym, że jeżeli na przetarg wpłynie jedna oferta, a w ocenie komisji jest ona korzystna, komisja może przyjąć ją do realizacji, d) o unieważnieniu przetargu należy powiadomić wszystkich oferentów Odwołania: a) uczestnicy przetargu mogą składać odwołania do Rady Nadzorczej Spółdzielni w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty ogłoszenia wyboru oferty; b) odwołania winny być wnoszone na piśmie wraz z uzasadnieniem; c) odwołania rozpatruje Rada Nadzorcza najpóźniej w ciągu 30 dni od daty ich wniesienia podejmując uchwałę o uwzględnieniu lub odrzuceniu odwołania ; d) rozstrzygnięcie Rady Nadzorczej jest ostateczne i wiążące dla stron; e) w przypadku wniesienia odwołania zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu jego rozstrzygnięcia Komisja Przetargowa: a) przetarg w zakresie otwarcia, badania i wyboru ofert przeprowadza komisja przetargowa, b) komisja przetargowa każdorazowo składa się przynajmniej z 4 osób, w tym: od 1 do 2 przedstawicieli Zarządu; minimum dwóch przedstawicieli Rady Nadzorczej wyznaczonych przez Radę Nadzorczą lub prezydium Rady Nadzorczej - kiedy Rada nie obraduje; - 3 -

4 od 1 do 2 wyznaczonych przez Zarząd pracowników spółdzielni. W przypadku nieobecności wyznaczonych przez Radę Nadzorczą przedstawicieli, przetarg odbywa się bez ich udziału z zachowaniem warunku, iż komisja musi liczyć co najmniej 4 osoby. c) przy zamówieniach dużych i skomplikowanych do udziału w komisji przetargowej można zaprosić biegłych /ekspertów/. 2. PRZETARG OGRANICZONY. Do przetargu ograniczonego odnoszą się postanowienia niniejszego regulaminu dotyczące przetargu nieograniczonego z zastrzeżeniem poniższych postanowień: a) w przetargu ograniczonym biorą udział dostawcy/wykonawcy zaproszeni do składania ofert; b) do udziału w przetargu ograniczonym zamawiający zaprasza minimum 3 dostawców/wykonawców; c) przetarg ograniczony może być ogłoszony w przypadku robót mających specjalistyczny charakter lub gdy wartość zamówienia nie przekracza zł (brutto). 3. NEGOCJACJE Z ZACHOWANIEM KONKURENCJI Wybór dostawców/wykonawców w drodze negocjacji, z zachowaniem konkurencji dopuszczalny jest po dwukrotnym niedojściu do skutku lub unieważnienia przetargu nieograniczonego lub gdy wartość zamówienia nie przekracza zł (brutto) Negocjacje z zachowaniem konkurencji przeprowadza się z minimum dwoma oferentami Wyboru dostawcy/wykonawcy dla zamówień o wartości do zł brutto może dokonywać Komisja Przetargowa w składzie co najmniej dwóch członków Zarządu i dwóch pracowników pionu technicznego, z zachowaniem konkurencji, bez zastosowania zasad przetargu nieograniczonego lub ograniczonego W przypadku gdy do wykonania danej usługi lub dostawy zgłosi się tylko jeden oferent Komisja przetargowa określona w pkt. 3.3, może po dokonaniu negocjacji z tym oferentem przyjąć jego ofertę. 4. ROBOTY DODATKOWE Roboty dodatkowe lub rozszerzające zamówienie można zlecić wykonawcy, na warunkach zgodnych z przyjętą ofertą, o ile ich wartość nie przekracza 40% zamówienia podstawowego. 5. ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI. Zamówienia dostaw lub usług z wolnej ręki może być dokonane: w przypadkach klęsk żywiołowych, zdarzeń nadzwyczajnych lub ze względu na bardzo ważny interes członków Spółdzielni - bez ograniczeń wartości zamówienia, w innych okolicznościach dla zamówień o wartości do zł brutto. 6. WERYFIKACJA CEN Dopuszcza się w celu kontynuacji umowy na dostawę towarów lub usług, zawarcie aneksu do umowy lub zawarcie umowy z oferentem, który już wykonywał taką samą umowę dla Spółdzielni. Dla sprawdzenia czy ceny rynkowe na świadczone usługi lub dostarczane towary nie uległy zmianie, należy dokonać weryfikacji cen rynkowych. W tym celu należy wysłać zapytania ofertowe do wszystkich firm biorących udział w przetargu. Oceny złożonych ofert dokonuje komisja w składzie co najmniej dwóch członków Zarządu i dwóch pracowników pionu technicznego, z zachowaniem konkurencji, bez zastosowania zasad przetargu nieograniczonego. Warunki umowy z dotychczasowym wykonawcą muszą być najkorzystniejsze cenowo. III. ODBIORY ROBÓT. 1. Odbioru robót dokonuje Komisja Odbioru Robót. 2. Termin odbioru wyznacza Zarząd, po uprzednim zgłoszeniu zakończenia robót przez wykonawcę. 3. W skład Komisji ze strony Spółdzielni wchodzą każdorazowo co najmniej 4 osoby: - 4 -

5 od 1 do 2 przedstawicieli Zarządu, minimum dwóch przedstawicieli Rady Nadzorczej wyznaczonych przez Radę Nadzorczą lub prezydium Rady Nadzorczej - kiedy Rada nie obraduje, od 1 do 2 wyznaczonych przez Zarząd pracowników Spółdzielni, od 1 do 2 przedstawicieli Komitetów Blokowych lub innych przedstawicieli mieszkańców bloku. Odbiór odbywa się przy udziale inspektora nadzoru. W przypadku nieobecności wyznaczonych przez Radę Nadzorczą przedstawicieli, odbioru bez udziału tych przedstawicieli dokonuje komisja w składzie co najmniej 4 osób. W przypadku nieobecności przedstawicieli Komitetu Blokowego lub przedstawicieli mieszkańców bloku, komisja dokonuje odbioru robót. Zarząd powiadamia przedstawicieli Komitetu Blokowego i przedstawicieli mieszkańców bloku o terminie odbioru robót poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń na klatkach schodowych i w siedzibie Spółdzielni. Udział przedstawicieli Komitetów Blokowych i przedstawicieli mieszkańców bloku w odbiorze robót dotyczy tylko tych robót, które zrealizowano na działkach wydzielonych pod budynkami mieszkalnymi. IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE. 1. Rada Nadzorcza Spółdzielni, może dokonać wyboru wykonawcy robót lub usług w sposób inny niż przewidziany niniejszym regulaminem. 2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia oraz wyniki przetargu muszą zostać zatwierdzone przez Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej Metalowiec. W sytuacji ich niezatwierdzenia przetarg uznaje się za nieważny. 3. Dokumentację z postępowań o zamówieniach przechowuje Zarząd Spółdzielni. 4. Traci moc Regulamin przetargów na dostawy i usługi na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej Metalowiec w Kraśniku z dnia r. 5. Regulamin niniejszy został zatwierdzony przez Radę Nadzorczą w dniu SEKRETARZ PRZEWODNICZĄCY RADY NADZORCZEJ RADY NADZORCZEJ - 5 -