Regulamin Spółdzielni Mieszkaniowej PIAST w Brzegu w sprawie realizacji zamówień

Transkrypt

1 Regulamin Spółdzielni Mieszkaniowej PIAST w Brzegu w sprawie realizacji zamówień 1 1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie będzie mowa o: a) Grupie zamówienia należy przez to rozumieć określony zbiór dostaw, usług lub robót budowlanych, w ramach którego należy sumować w ujęciu rocznym wartości zamówień jednorodnych rodzajowo b) Zamawiającym należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową PIAST. c) Kierowniku Zamawiającego należy przez to rozumieć Prezesa Spółdzielni Mieszkaniowej PIAST lub osobę działającą na podstawie upoważnienia Rady Nadzorczej. d) Monopoliście należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, któremu udzielono zamówienia na podstawie jednej z poniższych przesłanek: 1) zamówienie świadczone jest tylko przez jednego wykonawcę: z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, praw autorskich, 2) możliwe jest udzielenie zamówienia na szczególnie korzystnych warunkach ( np. w związku z wyprzedażą, likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym). e) Robocie budowlanej należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 r., Nr 243, poz. 1623, z późn. zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623, z późn. zm.), za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego. f) Dostawie należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, g) Usłudze należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy h) Wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której przedmiotem działalności są dostawy, usługi lub roboty budowlane. i) Głównym Księgowym- należy przez to rozumieć księgowego Spółdzielni Mieszkaniowej PIAST j) Zamówieniu należy przez to rozumieć odpłatne świadczenie realizowane na rzecz spółdzielni mieszkaniowej PIAST, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. k) Planie zamówień należy przez to rozumieć roczny plan zamówień stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. l) Regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy Regulaminu m) Zamówieniu typowym: zamówienie na dostawy bądź dostawy i usługi występujące powszechnie w handlu detalicznym.

2 2 PLANOWANIE WYDATKÓW I SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA 1. Środki finansowe przeznaczone na sfinansowanie wydatków z tytułu zamówień winny być wydatkowane zgodnie z zatwierdzonym planem zamówień. 2. Plan zamówień na kolejny rok kalendarzowy opracowuje Zarząd Spółdzielni i przedkłada go do zatwierdzenia Radzie Nadzorczej Spółdzielni w terminie do 30 listopada roku poprzedzającego rok, za który sporządzany jest plan zamówień. 3. Zamówienia muszą być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem należytej staranności dla zasady uzyskania najniższych efektów z zadanych nakładów. Plan zamówień może ulegać korekcie w drodze uchwały Rady Nadzorczej na wniosek Prezesa Spółdzielni. 4. Kierownik Zamawiającego zamieszcza na tablicach ogłoszeń klatek schodowych ogłoszenie z treścią zatwierdzonego przez Radę Nadzorczą planu zamówień wraz z informacją o możliwości złożenia w biurze spółdzielni informacji o zamiarze złożenia oferty. Publikacja realizowana jest bez informacji o kwotach jakie zamawiający oszacował na realizację poszczególnych zamówień. 5. Przy ustalaniu planowanej wartości zamówienia w grupie zamówień należy przy uwzględnieniu wszelkiej staranności brać pod uwagę poziom wydatków w poprzednich 12 miesiącach udzielania zamówienia wraz z planowanymi zmianami w roku, za który sporządzany jest plan zamówień. 6. Obowiązkiem Kierownika Zamawiającego jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie zapisami regulaminu, zasadami gospodarności, oszczędności i innymi przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. 7.. W przypadku konieczności wydatkowania środków ponad maksymalną wartość ustaloną w planie zamówień Kierownik Zamawiającego odnotowuje to w planie zamówień i przedkłada stosowną informację w tej sprawie Radzie Nadzorczej Spółdzielni na najbliższym posiedzeniu po terminie określonym w 4 ust 3. 3 SZCZEGÓŁOWA PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Kierownik Zamawiającego odpowiedzialny za realizacje danego zamówienia przeprowadza pisemne rozeznanie cenowe (przykładowy formularz oferty zawiera Załącznik nr 2a do Regulaminu), zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem Zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, co najmniej do 2 wykonawców. 2. Dopuszcza się prowadzenie korespondencji i przesyłanie wszelkich dokumentów pomiędzy zamawiającym i wykonawcami droga pisemną, mailową, telefoniczną lub faksem. 3. Kierownik Zamawiającego uwzględnia w zaproszeniu do składania ofert wszystkie osoby fizyczne bądź podmioty gospodarcze, które złożyły informację o zamiarze złożenia oferty. 4. Rada Nadzorcza może przedstawiać własne dodatkowe propozycje wykonawców, którzy również zostaną uwzględnieni w zaproszeniu do złożenia oferty. 5. Dla zamówień nietypowych oferenci składają oferty na podstawie przygotowanego przez Kierownika Zamawiającego zapytania ofertowego zawierającego wszystkie istotne cenowe i nie cenowe kryteria oceny i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, a w szczególności :

3 a) określenie parametrów technicznych materiałów i sprzętu, które mają być użyte w realizacji zamówienia,lub z podaniem przykładowym ich nazw dla określenia standardu technicznego i jakościowego, b) określenie jednostek obmiarowych, sposobu przedstawienia ceny (np. cena ryczałtowa lub za jednostkę obmiarową, komplet itp.) c) określenie sposobu i terminu złożenia oferty d) projekt umowy lub zamówienia 6. Umowy lub zamówienia winny zawierać co najmniej: a) opis przedmiotu zamówienia wraz ze wszystkimi parametrami nie cenowymi i cenowymi, określonymi w zapytaniu ofertowym i ofertach lub powołanie się na treść oferty jako integralnej części umowy,, b) wartość umowy, termin realizacji, termin płatności, oraz katalog kar za nieterminowe lub nienależyte wykonanie dostawy, usługi lub roboty budowlanej, 7..Dla zamówień o łącznej wartości w grupie zamówień przekraczającej zł dodatkowo po przeprowadzeniu procedury określonej w 3 do udzielenia zamówienia konieczne jest uzyskanie akceptacji Rady Nadzorczej w formie Uchwały. 8. Kierownik Zamawiającego udziela Zamówienia, na podstawie Dokumentacji Podstawowych Czynności stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu oraz dla zamówień nietypowych wraz z zapytaniem ofertowym, pisemnymi ofertami wykonawców poprzez umowę lub zamówienie pisemne. 4 KONTROLA REALIZOWANA PRZEZ GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO 1. Główny księgowy dokonuje kontroli: a) zgodności zrealizowanych zamówień z planem zamówień, b) zgodności umów i zamówień z kwotą wydatków z tytułu faktur, rachunków i innych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapłaty. 2. Na dowód przeprowadzenia czynności kontrolnych główny księgowy składa swój podpis na dowodach księgowych pod adnotacją sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym. 3. Główny Księgowy sporządza na koniec każdego kwartału sprawozdanie z wykonania planu zamówień na podstawie zrealizowanych płatności stanowiący załącznik nr 3 do Regulaminu, w terminie do 15-go dnia miesiąca następującego po kwartale, za który sporządzane jest sprawozdanie. Sprawozdanie podpisuje Główny Księgowy i Prezes Spółdzielni. 5 KONTROLA REALIZOWANA PRZEZ KIEROWNIKA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Kierownik Zamawiającego dokonuje kontroli: a) zgodności zrealizowanych zamówień z planem zamówień b) sprawdzenie zgodności wykonanych robót budowlanych, dostaw i usług z umową lub zamówieniem, 2. Na dowód przeprowadzenie czynności kontrolnych Kierownik Zamawiającego składa swój podpis na dowodach księgowych pod adnotacją sprawdzono pod względem merytorycznym

4 6 PRZEPISY KOŃCOWE 1. Rada Nadzorcza może w uzasadnionych sytuacjach wyrazić zgodę na odstąpienie od realizacji niektórych czynności określonych w Regulaminie niniejszego zarządzenia nie stosuje się do zamówień udzielanych monopoliście lub na skutek, awarii w budynkach zarządzanych przez spółdzielnię bądź na jej terenie, a także w zakresie zakupów wykonywanych bezpośrednio w sklepach detalicznych niniejszego zarządzenia nie stosuje się dla dostaw i usług o łącznej wartości w danej grupie zamówień do zł, a w zakresie robót budowlanych do zł. 4. Traci moc dotychczasowy regulamin Rady Nadzorczej w sprawie zamówień Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczący Rady Nadzorczej ZAŁĄCZNIKI Integralną część regulaminu stanowią załączniki: Numer 1 Numer 2 Roczny plan zamówień Dokumentacja podstawowych czynności Numer 2a Przykładowy Formularz oferty Brzeg, dnia 23 listopada 2016 roku.

5 Załącznik nr 1 do Regulaminu EXCEL

6 Załącznik nr 2 do Regulaminu... Brzeg, dnia... (pieczątka Zamawiającego) DOKUMENTACJA PODSTAWOWYCH CZYNNOŚCI DLA ZAMÓWIENIA które jest dostawą / usługą / robotą budowlaną (*), określoną pod pozycją. w planie zamówień przeprowadzono rozeznanie cenowe Zamówienie w trybie awaryjnym TAK/NIE Zamówienie udzielone monopoliście TAK/NIE 1. Wartość szacunkowa zamówienia zgodnie z planem zamówień w zł wynosi:.. ZESTAWIENIE CEN ZEBRANYCH OFERT Lp. 1 Nazwa i adres Wykonawcy Cena brutto Forma kontaktu Nr tel.* Godzina kontaktu Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej nr. Stwierdzam rzetelność przedstawionych informacji i przeprowadzonych czynnościach... data i podpis Kierownika Zamawiającego *- wypełnić jeśli dotyczy

7 Załącznik nr 2a do Regulaminu..., dnia... Znak sprawy... FORMULARZ OFERTY na wykonanie.... (nazwa rodzaju zamówienia) I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO Spółdzielnia Mieszkaniowa PIAST Ul. 1-go Maja Brzeg II. Opis przedmiotu zamówienia.... a) termin wykonania zamówienia:... b) okres gwarancji:... c) warunki płatności :... d)... e)... III. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę na Formularzu Oferty należy złożyć w terminie do dnia.. w formie: o pisemnej (osobiście, listownie) na adres:.... o faxem na numer:.... o w wersji elektronicznej) na IV. Nazwa i adres WYKONAWCY NAZWA:..... ADRES:..... NIP:...

8 NR RACHUNKU BANKOWEGO: Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: cenę netto:...zł. podatek VAT:...zł. cenę brutto:...zł. słownie brutto:...zł. zgodnie z wypełnionym formularzem cenowym Wykonawcy**. 2. Oświadczam, że: zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 3. Ofertę niniejszą składam na kolejno ponumerowanych stronach. 4. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są: , dnia podpis osoby uprawnionej (pieczęć wykonawcy) *) niepotrzebne skreślić **) jeżeli jest konieczność załączenia formularza cenowego