Uchwała nr ks/2010 Rady Nadzorczej Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej z dnia 14 grudnia 2010 r.

Transkrypt

1 Uchwała nr ks/2010 Rady Nadzorczej Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej z dnia 14 grudnia 2010 r. w sprawie regulaminu organizacji i sposobu przeprowadzania przetargów na prace remontowe realizowane ze środków własnych Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej oraz zakup materiałów. Na podstawie 91 ust. 1 pkt 30 Statutu Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej Rada Nadzorcza uchwala, co następuje: 1. Uchwala się regulamin organizacji i sposobu przeprowadzania przetargów na prace remontowe realizowane ze środków własnych Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej oraz zakup materiałów, stanowiący załącznik do niniejszej uchwały. 2. Zobowiązuje się Zarząd do ścisłego przestrzegania postanowień regulaminu, o którym mowa w 1, w ramach podejmowanych działań w zakresie procedury przetargowej. 3. Traci moc Uchwała nr 40/2003 Rady Nadzorczej z dnia 19 września 2003 r. wprowadzająca regulamin organizacji i sposobu przeprowadzania przetargów na zakup materiałów oraz prace remontowe realizowane ze środków własnych Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej, ze zmianami. 4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. / /

2 REGULAMIN organizacji i sposobu przeprowadzania przetargów na prace remontowe realizowane ze środków własnych Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej oraz zakup materiałów I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1-1. Regulamin określa procedury dotyczące wyboru wykonawców na roboty remontowe w osiedlach i Zakładzie Energetyki Cieplnej w ramach planów gospodarczo-finansowych Spółdzielni oraz wybór dostawców materiałów pod potrzeby remontowo-konserwacyjne. 2. Do niniejszego regulaminu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiającym jest Kielecka Spółdzielnia Mieszkaniowa, którą reprezentuje Zarząd Ofertą najkorzystniejszą jest ta, która za najniższą cenę gwarantuje taką samą jakość przedmiotu zamówienia, przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny kosztów eksploatacji, czasu realizacji i innych kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia Przeprowadzenie przetargu powierza się Komisji Przetargowej, którą powołuje Zarząd na czas trwania kadencji organów samorządowych. 2. Komisja Przetargowa składa się z 7 osób. W skład Komisji wchodzą: - 4 przedstawicieli z Rad Osiedli (po jednym z każdego Osiedla) - nie będących członkami Rady Nadzorczej, - 3 przedstawicieli Zarządu, w tym kierownik Administracji Osiedla, na terenie którego będą realizowane roboty, lub kierownik ZEC, - w pracach Komisji mogą uczestniczyć członkowie Rady Nadzorczej w charakterze obserwatorów. 3. Komisja może podejmować czynności w składzie minimum 5 osób. 4. Komisja Przetargowa przedstawia Zarządowi propozycje wyboru oferenta, które mają charakter opiniodawczy. 5. Wybór wykonawcy należy do wyłącznych uprawnień Zarządu. 6. Członkowie Komisji są związani tajemnicą służbową w zakresie wiadomości, które uzyskali w toku prac Komisji. 7. Obsługę Komisji zapewnia Zarząd. 5. Zarząd i Komisja Przetargowa obowiązani są do równego traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o zlecenie i do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący uczciwą konkurencję. 6. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia w Kieleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej wyklucza się: ch"'

3 -2-1) wykonawców, którzy choćby jednego z zamówień wykonywanych wciągu ostatnich trzech lat na rzecz Spółdzielni nie wykonali z należytą starannością. 2) wykonawców w odniesieniu do których wszczęto postępowanie upadłościowe lub których upadłość ogłoszono, 3) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4) podstawę wykluczenia może stanowić wszczęcie postępowania o przestępstwa o których mowa w pkt. 3. 5) osoby będące członkami najbliższej rodziny członków Komisji Przetargowej, bądź pełniące funkcje w organach samorządu Spółdzielni. 6) wykonawców zarejestrowanych w Krajowym rejestrze długów, 7) dostawców i wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli wymaganych dokumentów lub nie spełnili innych wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia II. TRYB PRZETARGU 7. Zamówienia na realizację robót remontowych udziela się w trybie: 1) przetargu nieograniczonego, w którym oferty mogą złożyć wszyscy wykonawcy, którzy chcą wziąć udział w przetargu, 2) przetargu ograniczonego, w którym oferty mogą złożyć jedynie wykonawcy zaproszeni przez zamawiającego do składania ofert, 3) zamówienia z wolnej ręki, w którym Zarząd podejmuje decyzje o udzieleniu zamówienia po rokowaniach tylko z jednym oferentem. Zamówienia w tym trybie można udzielić w przypadku: a) zamówień dodatkowych nieprzekraczających 30 % wartości uprzedniego zamówienia na uzasadniony wniosek Administracji Osiedla zaopiniowany przez Radę Osiedla lub na wniosek kierownika Zakładu Energetyki Cieplnej, b) w przypadku niezwłocznego usuwania skutków awarii, klęski żywiołowej, c) konieczności wykonanie prac nietypowych wykonywanych tylko przez specjalistyczne firmy. 4) wyboru ofert z zachowaniem konkurencji - w tym trybie Zarząd podejmuje decyzję: a) w przypadkach uzasadniających pilność wykonania robót, b) przy niewielkim zakresie robót nie przekraczającym PLN Zamówienia w tym trybie można ponadto udzielić w przypadku: a) gdy nie można z góry określić szczegółowych cech technicznych i jakościowych robót budowlanych, b) zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia w sytuacji, której wcześniej nie można było przewidzieć, a nie wynikła ona z winy Spółdzielni, c) wszczęto postępowanie przetargowe i nie wpłynęła wymagana liczba ważnych ofert lub wszystkie oferty odrzucono, a można w sposób uzasadniony przypuszczać, że powtórny przetarg nie doprowadzi do zawarcia umowy. ^ /-\y ftum l Regulamin organizacji przetargów na roboty realizowane za środki wfasne KSM

4 4. 1. Podstawowym trybem udzielenia zamówienia na dostawę materiałów i roboty remontowe realizowane zgodnie z planem gospodarczo - finansowym na dany rok - jest przetarg nieograniczony. 2. O trybie organizacji przetargu decyduje Zarząd. 3. W przypadku organizacji przetargu ograniczonego, do udziału należy zaprosić co najmniej czterech wykonawców. 4. W przypadku wyboru ofert z zachowaniem konkurencji, do złożenia oferty należy zaprosić co najmniej czterech wykonawców, a przy zamówieniu na roboty specjalistyczne co najmniej dwóch wykonawców. III. OGŁOSZENIA O PRZETARGU 9. Ogłoszenia o przetargu nieograniczonym, bądź innej formie wyboru wykonawcy ogłasza Zarząd zamieszczając ogłoszenie w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Spółdzielni, w miejscowej prasie i na swojej stronie internetowej. 10. Zarząd wyznacza termin składania ofert z tym, że termin ten nie może być krótszy niż 14 dni od daty ogłoszenia o przetargu. 11. Wykonawca przystępując do udziału w postępowaniu przetargowym składa Komisji oświadczenia i poświadczone za zgodność kserokopie dokumentów każdorazowo określanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 12. Zarząd musi posiadać dokumentację określającą przedmiot przetargu oraz kosztorys inwestorski oraz specyfikację istotnych warunków zamówienia, która winna zawierać w szczególności: a) określenie przedmiotu zamówienia, łącznie z wszelkimi dodatkowymi usługami, które mają być wykonane w ramach umowy, b) opis sposobu przygotowania oferty, c) wykaz dokumentów jakie mają dostarczyć oferenci w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków, d) pożądany lub wymagany termin realizacji zamówienia, e) wszelkie wymagania, w tym dotyczące wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, f) wskazanie miejsca i terminu składania ofert, g) wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert, h) sposób porozumiewania się zainteresowanych oferentów z upoważnionymi pracownikami do składania wyjaśnień, i) pouczenie o środkach odwoławczych, j) kryteria wyboru oferty. Regulamin organizacji przetargów na roboty realizowane za środki własne KSM

5 -4- V. OFERTY I WADIUM Składający ofertę, oświadczenia i dokumenty określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia składają w oddzielnej kopercie i mogą być one wykorzystane przy innych przetargach do daty ich ważności, co należy zaznaczyć w specyfikacji. 2. Składający ofertę jest nią związany przez czas określony w specyfikacji jednak nie dłużej niż 90 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3. Zmiany lub wycofanie oferty dokonane przez składającego przed upływem terminu do składania ofert są skuteczne Oferent przystępujący do przetargu na realizację zamówienia w KSM jest obowiązany wnieść wadium w granicach 0,5% do 3% wartości przedmiotu zamówienia na zasadach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Obowiązek wniesienia wadium określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia. 3. Wysokość wadium /kwotę/ określa Zarząd. 4. Wadium może być wnoszone w środkach pieniężnych, obligacjach państwowych, poręczeniach instytucji kredytowych oraz gwarancjach ubezpieczeniowych. 5. Zarząd może podjąć decyzję o obowiązku wnoszenia wadium wyłącznie w środkach pieniężnych, co należy zaznaczyć w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 15. Zarząd dokonuje zwrotu wadium w kwocie nominalnej z chwilą: 1) upływu terminu związania ofertą, 2) zawarcia umowy i wniesienia wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 3) zakończenia postępowania przetargowego bez wyboru oferty, 4) wycofania oferty przed upływem terminu do składania ofert. 16. Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium na rzecz Zamawiającego wyłącznie, jeżeli: 1) odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, 2) odmówi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. V. ORGANIZACJA I PRZEBIEG PRZETARGU Posiedzenie Komisji Przetargowej zwołuje Przewodniczący. 2. Przewodniczący Komisji Przetargowej prowadzi przetarg i czuwa nad przebiegiem prac Komisji. 3. Komisja Przetargowa podejmuje decyzje bezwzględną większością głosów Komisja Przetargowa otwiera oferty w miejscu i czasie określonym w ogłoszeniu o przetargu. Regulamin organizacji przetargów na roboty realizowane za środki wfasne KSM

6 -5-2. Wymagania, czy Oferenci muszą być obecni przy otwieraniu ofert winny zostać określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Komisja Przetargowa ogłasza i odnotowuje niezwłocznie w protokóle postępowania przetargowego nazwę i adres oferenta, którego oferta jest otwierana oraz cenę oferty, 4. Komisja przeprowadza negocjacje cenowe pojedynczo z każdym oferentem Komisja Przetargowa może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Oferent poprawia oczywiste omyłki w tekście oferty w obecności Komisji Komisja Przetargowa odrzuca ofertę, jeżeli: a) nie spełnia wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, b) oferent nie zgadza się na poprawienie oczywistej omyłki w tekście oferty, 2. Z tytułu odrzucenia oferty, oferentom nie służy żadne roszczenie przeciwko Spółdzielni Kryteria oceny wykonawców nie podlegają zmianie w toku postępowania. 2. Komisja wyklucza z postępowania oferenta jeżeli stwierdzi, że dostarczone przez niego informacje istotne do prowadzonego postępowania są nieprawdziwe Komisja Przetargowa przy dokonywaniu wyboru oferty stosuje zasadę najkorzystniejszej ceny i kryteria określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Podstawowymi kryteriami są m.in.: cena, udzielona gwarancja oraz wiarygodność oferenta. 3. W przypadku gdy oferowana cena jest rażąco niska, Komisja Przetargowa może odrzucić ofertę. 23. Komisja Przetargowa sporządza protokół z każdego posiedzenia, którego wzór ustala Zarząd Przewodniczący Komisji Przetargowej niezwłocznie po zakończeniu przetargu przekazuje Zarządowi protokół z przeprowadzonego postępowania przetargowego o ustaleniach komisji. 2. Zarząd w terminie do pięciu dni roboczych ogłasza wyniki przetargu poprzez umieszczenie informacji w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Spółdzielni. VI. PROTESTY I UNIEWAŻNIENIE PRZETARGU 25. Od decyzji Zarządu, o której mowa w 24 ust. 3 przysługuje oferentom prawo do złożenia protestu do Zarządu Spółdzielni w ciągu 3 dni roboczych od daty ogłoszenia wyników wyboru ofert. Regulamin organizacji przetargów na roboty realizowane za środki wfasne KSM

7 Pisemny protest rozpatruje Zarząd w terminie 7 dni od jego wniesienia i jego decyzja jest ostateczna. 2. Protest wniesiony po terminie zostaje odrzucony. 3. W przypadku uwzględnienia protestu unieważnia się przetarg. Zarząd unieważnia przetarg w przypadkach, gdy: 1. złożono mniej niż dwie ważne oferty, 2. odrzucono wszystkie oferty, 3. cena najkorzystniejsza oferty przewyższa kwotę, którą przeznaczono na finansowanie zamówienia, 4. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia nie leży w interesie Spółdzielni, czego nie można było wcześniej przewidzieć. 1. W zawiadomieniu o unieważnieniu przetargu Zarząd nie podaje przyczyny unieważnienia. 2. Zawiadomienie o unieważnieniu przetargu Zarząd przesyła niezwłocznie do wszystkich oferentów. VII. UMOWY Zarząd zawiera umowę z wybranym oferentem w terminie nie krótszym niż 7 dni i nie później niż 10 dni od dnia ogłoszenia o wyborze oferty, bądź niezwłocznie po decyzji kończącej postępowanie odwoławcze. 2. Przed podpisaniem umowy oferent wnosi zabezpieczenie należytego wykonania zamówienia w wysokości określonej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 30. Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy albo nie wnosi wymaganego zabezpieczenia, Zarząd dokonuje wyboru oferty spośród ofert już złożonych, bądź przeprowadza ponownie postępowanie wyboru wykonawcy. ZASTĘPCA PRZEWODNICZĄCEGO Rady/NW^orczej^KSM mgr,iuł Marek Banasik Regulamin organizacji przetargów na roboty realizowane za środki własne KSM