REGULAMIN ZLECANIA DOSTAW I USŁUG OBCYM WYKONAWCOM SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ USTRONIE W RADOMIU

Transkrypt

1 REGULAMIN ZLECANIA DOSTAW I USŁUG OBCYM WYKONAWCOM SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ USTRONIE W RADOMIU

2 I. Postanowienia ogólne. 1. Spółdzielnia Mieszkaniowa Ustronie, zwana w dalszej części niniejszego regulaminu Spółdzielnią, może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych w zakresie: a) robót budowlanych (obejmujących wszelkie prace polegające na wykonywaniu montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego albo jego części), b) dostawy (dostarczania surowców, produktów, zakupu sprzętu oraz innych rzeczy i dóbr), c) usług (wszelkich prac, nie będących robotami budowlanymi ani dostawą). 2. Decyzję o wyborze oferenta i podpisaniu umowy między Spółdzielnią a wykonawcą podejmuje Zarząd Spółdzielni. 3. W przypadku, gdy wartość zlecanych obcym wykonawcom robót budowlanych, dostaw bądź usług przekracza szacunkową równowartość zł netto w ciągu roku kalendarzowego, Zarząd Spółdzielni zobowiązany jest poinformować Radę Nadzorczą przed podpisaniem umowy z kontrahentem. 4. W zależności od charakteru zlecenia, kosztów przeprowadzania przetargów, pilności wykonywania, itp., udzielanie zlecenia obcym wykonawcom może być dokonane w trybie: a) przetargu nieograniczonego, b) przetargu ograniczonego, c) przetargu w formie konkursu ofert, d) zakupu towarów i usług z wolnej ręki. II. Procedura wyboru dostawców i wykonawców. 1. Podstawowym wymogiem warunkującym podpisanie umowy jest posiadanie przez oferenta niezbędnych ze względu na charakter zamówienia dokumentów. Sposób i termin przedstawienia dokumentów określa Komisja Przetargowa uwzględniając przedstawione niżej rodzaje dokumentów: a) uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi (rejestr sądowy, rejestr działalności gospodarczej), b) uprawnienia techniczne wynikające z przepisów prawa budowlanego (certyfikaty, stosowne pozwolenia na prowadzenie specjalistycznych prac i robót, świadectwa itp.) w przypadku usług budowlanych, c) oferta: parametry do kosztorysowania, koszty zakupu, koszty pośrednie, poziom zysku lub cena zamówienia, zakres oferty, d) protokoły zdawczo odbiorcze, protokoły odbioru lub referencje, e) oświadczenia o posiadaniu zdolności technicznych i finansowych do wykonania przedmiotu oferty (z możliwością żądania przez Spółdzielnię ich udokumentowania), f) zaświadczenie o zabezpieczeniu kapitałowym gdy jest takie wymagane. 2. W przetargach mogą wziąć udział firmy, które złożyły w sekretariacie Spółdzielni w przewidzianym terminie pisemną ofertę. Oferty składane są w określonej dla danego 1

3 przetargu - formie. Informacja o wysokości wadium jest podawana w specyfikacji warunków zamówienia oraz w publikacji o przetargu. 3. Otwarcie ofert następuje komisyjnie przez Komisję Przetargową powołaną uchwałą Zarządu Spółdzielni. Powołana Komisja działa w oparciu o przygotowaną specyfikację warunków zamówienia (SWZ) dla przetargu lub grupy przetargów. 4. Przed rozpoczęciem przetargu przygotowywana jest przez Spółdzielnię specyfikacja warunków zamówienia (SWZ), która powinna zawierać co najmniej: a) nazwę oraz adres Spółdzielni, b) planowany lub wymagany termin realizacji robót, c) informację o sposobie porozumiewania się Spółdzielni z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, d) wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, e) wymagania dotyczące wadium, f) termin związania z ofertą, g) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, h) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert, i) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy albo wzór umowy. 5. Z postępowania przetargowego wyklucza się: a) dostawców lub wykonawców, wobec których wszczęto postępowanie upadłościowe lub których upadłość ogłoszono, b) dostawców lub wykonawców, z którymi Spółdzielnia znajduje się w sporze sądowym 6. Odrzuca się ofertę, jeżeli: a) jest niezgodna z warunkami przetargu, b) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji warunków zamówienia, c) zawiera cenę rażąco niższą, niż koszty realizacji przedmiotu zamówienia. 7. Z oferentami zakwalifikowanymi do dalszej procedury przetargowej prowadzone są negocjacje przez Zarząd Spółdzielni z możliwością udziału osób upoważnionych. Celem negocjacji jest uzyskanie najkorzystniejszych warunków wykonania prac lub obniżenie ceny. Spółdzielnia może przeprowadzić dodatkową licytację ceny. 8. Ogłoszenia, specyfikacje i umowy związane z przeprowadzaniem przetargów, protokół zawierający zestawienie złożonych ofert oraz czynności z weryfikacji wymagań odnośnie wyboru najkorzystniejszej oferty wymagają formy pisemnej. 9. Zarząd Spółdzielni może unieważnić każdą procedurę jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu (pkt II, ust.6), albo nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu (pkt II, ust.5), z zastrzeżeniem pkt b, 2

4 b) w postępowaniu prowadzonym w trybie konkursu ofert nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu, c) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Spółdzielnia może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, d) w przypadkach, w których jedynym kryterium jest cena po ponownym wezwaniu przez Spółdzielnię oferentów do złożenia ofert dodatkowych, zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie. e) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. 10. Wyniki prac Komisji Przetargowej, rozmów negocjacyjnych i decyzja Zarządu o wyborze oferenta przekazywane są Radzie Nadzorczej do wiadomości przed podpisaniem umowy. 11. Zarząd informuje o wybranych usługodawcach, wykonawcach i dostawcach wraz z podaniem cen i zakresu wykonywanych prac w formie ogłoszenia na tablicy informacyjnej w siedzibie Spółdzielni, na własnej stronie internetowej lub w innej formie. Pełna informacja o zrealizowanych zadaniach wraz z wartościami umów jest podawana w sprawozdaniu rocznym. 12. Z wykonawcami usług lub dostawcami podpisywane są umowy zgodnie z ustaleniami niniejszego regulaminu. Treść wzorów umów pod względem prawnym wymaga akceptacji Radcy Prawnego. III. Przetarg nieograniczony. 1. Przetarg nieograniczony zakłada, iż w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. 2. Przetarg nieograniczony stosuje się do zakupów towarów, usług, prac i robót o wartości szacunkowej ponad 50 tys. zł (netto). 3. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym umieszcza się na stronie internetowej spółdzielni i na tablicy ogłoszeń. Jeśli szacowana wartość zamówienia przekracza ,00 zł (netto), to ogłoszenie publikuje się również w lokalnej prasie. 4. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym powinno zawierać następujące dane: a) nazwę i adres Spółdzielni, b) opis przedmiotu zamówienia lub założenia przetargowe i pożądany lub wymagany termin jego wykonania, c) informację, gdzie można odbierać dokumentację przetargową oraz cenę jej udostępnienia, którą określa Rada Nadzorcza odrębną uchwałą, d) termin i miejsce składania ofert, e) informacje o wielkości wadium, jeżeli takowe jest wymagane, f) osobę upoważnioną do kontaktów z oferentami. IV. Przetarg ograniczony. 3

5 1. Przetarg ograniczony zakłada, iż w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, zainteresowani wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać tylko wykonawcy zaproszeni do ich składania. 2. Przetarg ograniczony stosuje się do zakupu towarów, usług, prac i robót o wartości szacunkowej ponad 50 tys. zł (netto). 3. Przy wyborze oferentów, wysyłane jest zaproszenie do firm, które: a) uprzednio sprzedawały towary i realizowały usługi dla Spółdzielni oraz jakość dostarczonych przez nią towarów i realizowane usługi nie budziły zastrzeżeń, b) firmy, które dotychczas nie dostarczały towarów i nie realizowały usług dla spółdzielni, ale wykazały się referencjami w zakresie podobnych spraw realizowanych dla innych podmiotów, c) firmy znane na rynku mogące dostarczyć wybrane towary i usługi (kryterium to stosowane jest w szczególności dla towarów i usług specjalistycznych). 4. Zaproszone firmy uzyskują w sposób określony w zaproszeniu specyfikację warunków zamówienia (SWZ). V. Przetarg w trybie konkursu ofert. 1. Konkurs ofert zakłada, iż jego przeprowadzenie następuje w oparciu o zaproszenia lub zgromadzone w Spółdzielni oferty dostawców i wykonawców. 2. Konkurs ofert stosuje się do zakupu towarów, usług o wartości szacunkowej ponad 50 tys. zł (netto). 3. W przetargu w formie konkursu ofert uczestniczą tylko oferty zgromadzone w Spółdzielni lub oferty uzyskane w drodze zaproszenia do tego przetargu. 4. Konkurs ofert przeprowadza się dwuetapowo: a) w pierwszym etapie wybiera się firmy o ustabilizowanej pozycji zabezpieczone w odpowiedni sprzęt, kadrę, posiadające dobre referencje i żądane przez zamawiającego parametry do kosztorysowania np.: stawka godzinowa, koszty zakupu, koszty pośrednie, poziom zysku lub uwzględnia się cenę ryczałtową przedmiotu zamówienia; b) do drugiego etapu kwalifikują się przynajmniej dwie firmy z pierwszego etapu rokujące maksymalną pewność realizacyjną i najkorzystniejsze parametry do kosztorysowania lub najkorzystniejszą cenę ryczałtową przedmiotu zamówienia; c) w drugim etapie należy przeprowadzić negocjacje z firmami w celu uzyskania maksymalnego, technicznie uzasadnionego, obniżenia parametrów do kosztorysowania lub uzyskania najkorzystniejszej ceny ryczałtowej oraz skrócenia czasu wykonania robót. VI. Zakup towarów i usług z wolnej ręki. 1. Zamówienia z wolnej ręki udziela się tylko jednemu dostawcy lub wykonawcy. Spółdzielnia może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeśli zachodzi przynajmniej jedna z następujących okoliczności: 4

6 a) wymagane jest udzielenie zamówienia w trybie awaryjnym tj. w przypadku niemożności realizacji zamówienia określonego procedurą przetargową b) wymagane jest udzielenie zamówienia na roboty dodatkowe nie przekraczające 50% wartości uprzedniego zamówienia c) wartość zamówienia nie przekracza 50 tys. zł (netto) 2. W zleceniu należy określić niezbędne wymagania zabezpieczające interes Spółdzielni. VII. Komisja Przetargowa. 1. Oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje stała bądź doraźna Komisja Przetargowa, która dokonany wybór przedstawia wraz z umotywowanym wnioskiem do akceptacji Zarządowi Spółdzielni. 2. Działalność i zakres zadań Komisji Przetargowej określa uchwała Zarządu powołująca tę komisję. 3. Wyboru procedury przetargowej lub zakupu towarów i usług z wolnej ręki dokonuje Zarząd Spółdzielni na wniosek Komisji Przetargowej. 4. Członkami Komisji Przetargowej nie mogą być osoby: a) związane osobiście lub zawodowo z którymkolwiek z oferentów, b) utrzymujące z którymkolwiek z oferentów kontakty, które mogłyby wywoływać uzasadnioną wątpliwość co do ich bezstronności w danym postępowaniu przetargowym bądź zakupu towarów i usług z wolnej ręki. 5. Komisja Przetargowa składa się z co najmniej trzech osób. 6. W przetargu może uczestniczyć członek Rady Nadzorczej bez prawa głosu. VIII. Postanowienia końcowe. 1. Członkowie Zarządu i Komisji Przetargowej są zobowiązani do zachowania należytej staranności przy wykonywaniu czynności określonych w niniejszym regulaminie oraz zachowania poufności uzyskanych informacji. 2. Spółdzielnia zobowiązana jest do zgodnego z obowiązującymi przepisami archiwizowania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań. 3. Spółdzielnia prowadzi rejestr oferentów, w którym rejestrowane są następujące dane: a) nazwa zamówienia b) nazwa oferenta c) numer umowy d) data zawarcia umowy e) termin realizacji umowy f) wartość umowy g) okres gwarancji h) telefon kontaktowy do oferenta i) lokalizacja dokumentacji przetargowej 5

7 4. Przez środki publiczne rozumie się środki publiczne w ujęciu ustawy o finansach publicznych. 5. Na pisemny wniosek Zarządu - Rada Nadzorcza może w formie uchwały wyrazić zgodę na odstępstwo od postanowień niniejszego regulaminu. 6. Wraz z wejściem w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin zlecania dostaw i usług obcym wykonawcom z dnia r. 7. Regulamin niniejszy zatwierdzony został uchwałą Rady Nadzorczej Nr 70/09 z dnia 29 kwietnia 2009 r. i wchodzi w życie z dniem uchwalenia. 6