Regulamin organizowania przetargów w Spółdzielni Mieszkaniowej Hutnik w Krakowie

Transkrypt

1 Regulamin organizowania przetargów w Spółdzielni Mieszkaniowej Hutnik w Krakowie Wykonawców na roboty budowlane, budowlano-montażowe, remontowe Spółdzielnia Mieszkaniowa Hutnik wybiera w drodze przetargu pisemnego, nieograniczonego, ograniczonego lub z wolnej ręki. 2. Przetarg jest organizowany w celu wyboru najkorzystniejszej pisemnej oferty na wykonanie zadań określonych w ust Przetarg przeprowadza się w zależności od potrzeb i terminów prac w trybie: a) przetargu nieograniczonego, gdy wartość zamówienia przekracza zł brutto b) przetargu ograniczonego, gdy wartość zamówienia wynosi od zł do zł brutto. Zamówienia z wolnej ręki przeprowadza się gdy wartość zamówienia nie przekracza zł brutto W przetargu nieograniczonym oferty mogą złożyć wszyscy wykonawcy, którzy chcą wziąć udział w przetargu. 2. Oferty w przetargu ograniczonym mogą złożyć jedynie wykonawcy zaproszeni przez Spółdzielnię do składania ofert. 3. O trybie wyboru wykonawcy decyduje Zarząd Spółdzielni. Zarząd Spółdzielni zobowiązany jest do przedstawienia Radzie Nadzorczej Spółdzielni szacunkowej wyceny prac, będących przedmiotem przetargu, sporządzonej przez dział techniczny Spółdzielni lub przez podmiot zewnętrzny. 4. Przetarg na roboty remontowe organizuje Zarząd Spółdzielni w oparciu o zatwierdzony przez Radę Nadzorczą plan remontów na dany rok W celu przeprowadzenia przetargu Zarząd powołuje Komisję Przetargową. 2. W skład Komisji Przetargowej wchodzi : Członek (owie) Zarządu, wymiennie pracownicy SM Hutnik.Członkowie Komisji wybierają spośród siebie Przewodniczącego. 3. Członkowie Rady Nadzorczej mogą uczestniczyć w pracach Komisji Przetargowej jako obserwatorzy, bez prawa głosu. 4. W skład Komisji Przetargowej nie mogą wchodzić osoby, które są członkami rodziny oferenta bądź pozostające z nim w takim stosunku faktycznym lub prawnym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności. 5. Członek Komisji, który stwierdzi w toku jej prac, że mają miejsce okoliczności wskazane

2 w ust.3 powinien niezwłocznie wyłączyć się z jej prac. 6. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym Zarząd Spółdzielni umieszcza, w co najmniej jednej gazecie lokalnej, w siedzibie Spółdzielni, na stronie 7. Wyznaczony przez Zarząd termin przetargu nie może być krótszy niż 7 dni od daty ukazania się ogłoszenia lub zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu ograniczonym Przetarg może się odbyć, jeżeli bierze w nim udział co najmniej dwóch oferentów, którzy złożyli ważne oferty. 2. W przypadku jednokrotnego nie dojścia do skutku przetargu dopuszcza się przetarg z udziałem jednego oferenta. 9. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać: 1) nazwę i siedzibę Spółdzielni, 2) rodzaj przetargu, rodzaj, zakres i lokalizację robót lub usług oraz informację o posiadaniu dokumentacji i możliwości zapoznania się z jej treścią, 3) przewidywany termin wykonywania robót lub usług, 4) termin i miejsce składania ofert, 5) termin i miejsce otwarcia ofert, 6) informację o konieczności zapoznania się oferenta z regulaminem przetargu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz przyjęcia tych warunków Spółdzielnia przekazuje oferentowi specyfikację istotnych warunków zamówienia, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia. 2. W razie organizacji przetargu ograniczonego, specyfikację istotnych warunków zamówienia przesyła się łącznie z zaproszeniem do udziału w przetargu. 3. Cena specyfikacji istotnych warunków zamówienia zostanie określona przez Zarząd Spółdzielni Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera : 1) opis sposobu przygotowania ofert, 2) opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny, spełniania warunków wymaganych od oferentów, 3) informacje o dokumentach, jakie mają dostarczyć oferenci w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków, 4) określenie przedmiotu przetargu (w razie potrzeby za pomocą planów, rysunków lub

3 projektów), łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy, 5) pożądany lub wymagany termin wykonania umowy, 6) opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi Spółdzielnia będzie się kierowała przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów, 7) istotne dla Spółdzielni postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, 8) wszelkie wymagania, w szczególności kwotę dotyczącą wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 9) wskazanie miejsca i terminu składania ofert, 10) opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków oferty oraz oświadczenie czy zamierza się zwołać zebranie oferentów, 11) termin do którego oferent będzie związany złożoną ofertą, 12) wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert, 13) nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami Spółdzielni, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z oferentami, 14) informację o wszelkich formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po zakończeniu przetargu w celu zawarcia umowy, 15) ogólne warunki, wzór umowy na warunkach, której zostanie zawarta z oferentem umowa. 2. W odniesieniu do robót budowlanych Spółdzielnia przedstawi dokumentację określającą przedmiot przetargu oraz kosztorys inwestorski. 3. Składający ofertę pozostaje nią związany przez czas określony w specyfikacji istotnych warunków oferty, jednak nie dłużej niż 90 dni. 4. Zmiany albo wycofanie oferty dokonane przez oferenta przed upływem terminu do składania ofert są skuteczne Oferenci stający do przetargu zobowiązani są do wpłacenia wadium określonego w SIWZ w terminie do dnia poprzedzającego otwarcie ofert. 2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: i) pieniądzu, ii ) gwarancjach bankowych, iii) gwarancjach ubezpieczeniowych. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Spółdzielnię w SIWZ. 3. Spółdzielnia dokonuje zwrotu wadium, gdy nastąpi: a) upływ terminu ważności oferty, b) zawarcie umowy i wniesienie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, c) zakończenie postępowania przetargowego bez wyboru oferty, d) wycofanie oferty przed upływem terminu do składania ofert. 4. Oferent, którego oferta została wybrana, traci wadium na rzecz Spółdzielni, jeżeli : a) odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, b) odmówi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy Oferty w przetargu nieograniczonym należy składać w zamkniętych kopertach z napisem: Przetarg ( wskazać nazwę przetargu) w sekretariacie Spółdzielni. 2. Po wpisaniu do dziennika podawczego, oferty przechowywane są do dnia przetargu

4 w sejfie Spółdzielni. 3. Oferty przekazywane są Komisji Przetargowej na ręce jej Przewodniczącego wraz z dowodami wpłaconych wadiów w dniu i godzinie przetargu Przetarg nieograniczony składa się z dwóch etapów: a/ I etap - cześć jawna b/ II etap - część niejawna. 2. W I etapie Komisja Przetargowa w obecności oferentów: a) stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu, b) bada nienaruszalność kopert zawierających oferty, c) otwiera oferty, d) stwierdza ważność ofert, e) stwierdza, które oferty spełniają wymagania przetargu i zostały do niego dopuszczone, f) podaje przyczyny nieważności ofert, g) podaje termin ogłoszenia wyników przetargu. 3. W II etapie przetargu Komisja Przetargowa : a) dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich co uzasadnia w protokole, b) w przypadku większej ilości zbliżonych ofert Komisja może prowadzić negocjacje z wybranymi oferentami, c) ogłasza wyniki przetargu. 4. Przetarg ograniczony składa się z jednego etapu. Komisja Przetargowa : a/ weryfikuje złożone oferty z wysłanymi zaproszeniami do złożenia oferty, b/ stwierdza, które oferty spełniają kryteria określone w zaproszeniu, c/ stwierdza, które oferty zostają odrzucone, d/ dokonuje analizy złożonych i ważnych ofert oraz wskazuje oferenta do ewentualnego podpisania umowy (dopuszcza się dodatkowe negocjacje z firmami, które złożyły porównywalne oferty). 5. Zamówienie z wolnej ręki realizuje Zarząd Spółdzielni na podstawie analizy porównywalnych ofert Komisja Przetargowa wyłania oferenta w wyniku przeprowadzonego jawnego imiennego głosowania zwykłą większością głosów. 2. Członek Komisji obowiązany jest głosować tylko za lub przeciw. 16. Komisja Przetargowa ma prawo unieważnić przetarg bez podania przyczyn sporządzając na tę okoliczność protokół. 17. Komisja Przetargowa sporządza protokół z przebiegu przetargu, który winien zawierać : a) skład komisji Przetargowej, b) termin przetargu,

5 c) przedmiot przetargu, d) wykaz ofert, w tym wykaz ofert odrzuconych wraz z uzasadnieniem i ofert dopuszczonych do przetargu, e) nazwę oferenta, który wygrał przetarg wraz z uzasadnieniem, f) podpisy Członków Komisji Przetargowej O wyniku przetargu Zarząd zawiadamia niezwłocznie oferentów wskazując firmę i siedzibę tego oferenta, którego ofertę wybrano oraz cenę. Po upływie 7 dni od dnia zawiadomienia o wyniku przetargu, Spółdzielnia powiadamia wybranego oferenta określając termin zawarcia z nim umowy. 2. Nie podpisanie umowy przez oferenta w wyznaczonym terminie powoduje utratę wadium. 19. Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, wybór ofert przeprowadza się ponownie spośród już złożonych chyba, że zostały one przez komisje odrzucone. 20. Z tytułu odrzucenia ofert oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Spółdzielni Mieszkaniowej Hutnik Regulamin przetargowy winien być wyłożony do wglądu w siedzibie Spółdzielni poczynając od dnia ogłoszenia przetargu. 2. Osoby stające do przetargu zobowiązane są do zapoznania się i przestrzegania zasad zawartych w niniejszym Regulaminie Regulamin niniejszy nie obowiązuje w razie konieczności usunięcia skutków awarii oraz innych nieprzewidzianych zdarzeń (np. pożar, powódź, itd). 2. Zarząd niezwłocznie informuje o zdarzeniu i kosztach usunięcia awarii Prezydium Rady Nadzorczej. Regulamin został zatwierdzony w dniu r. Uchwałą Nr Rady Nadzorczej Nr 25/2016 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Hutnik.