Grodzka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Nowym Sączu

Transkrypt

1 Grodzka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Nowym Sączu grodzka@grodzkasm.pl R E G U L A M I N p r z e p r o w a d z a n i a p r z e t a r g ó w w Grodzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Nowym Sączu ( przyjęty uchwałą Rady Nadzorczej nr. z dnia ) Nowy Sącz, sierpień 2015 r.

2 Część I. Postanowienia ogólne. l. Niniejszy regulamin określa zasady przeprowadzenia przetargów związanych z zamówieniami na 1 rzecz Grodzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej realizowanych z własnych środków, a w szczególności: 1.1. na roboty inwestycyjne, 1.2. na roboty remontowe, l.3. na usługi w zakresie: prac projektowych, nadzoru inwestorskiego, wywozu nieczystości, konserwacji zieleni, inne usługi związane z administrowaniem budynkami i terenami osiedlowymi, 1.4. na dostawy towarów, 1.5. na najem lokali użytkowych lub dzierżawę terenu, l.6. na zbycie środka trwałego 2. W przypadku realizowania zamówień ze środków publicznych stosuje się przepisy Ustawy z dnia r. - Prawo zamówień publicznych. 2 Decyzję o przeprowadzeniu przetargu i jego formie (ograniczony bądź nieograniczony) - każdorazowo podejmuje Zarząd Spółdzielni. 1. W postępowaniu przetargowym należy kierować się zasadą powszechności, wolnej konkurencji, jawności i przejrzystości postępowania. 2. Podstawowym trybem udzielania zamówienia jest przetarg nieograniczony. 3. Przetarg ma na celu umożliwienie Spółdzielni dokonania wyboru najkorzystniejszej spośród co najmniej dwóch ważnych pisemnych ofert, spełniających warunki zgodnie ze specyfikacją i pkt. 4 niniejszego paragrafu. 4. Za kryteria oceny oferty przyjmuje się : 4. l cenę która nie może stanowić mniej niż 70 %, wiarygodność finansową i techniczną (dokumenty finansowe dostawcy, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zarząd, referencje, koncesje i uprawnienia, zaplecze techniczne itp.) 4.3 termin wykonania, 4.4 terminy i formy płatności, 4.5 rodzaj i formę udzielanej gwarancji,

3 4.6 inne uznane za ważne, a zawarte w specyfikacji. 5. Dopuszcza się warunkowe uznanie przetargu za ważny, gdy uczestniczy w nim tylko jeden oferent ale tylko w przypadku przetargu na dzierżawę terenu lub najem lokalu użytkowego. 6. W przypadku 2-krotnego nierozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego, Zarząd Spółdzielni może podjąć decyzje o ogłoszeniu przetargu ograniczonego. 7. W przypadku 2-krotnego nierozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego albo 2-krotnego nierozstrzygnięcia przetargu ograniczonego na to samo zamówienie, Zarząd Spółdzielni może podjąć decyzje o zawarciu umowy z oferentem, który w trakcie w/w etapów przetargowych złożył ważną ofertę przetargową lub zawrzeć umowę z nowym oferentem. 4 Spółdzielnia, reprezentowana przez Zarząd - ogłaszając przetarg - zastrzega sobie prawo unieważnienia, bądź odwołania przetargu bez podania przyczyny na każdym jego etapie. l. Przetargi mogą być przeprowadzane w trybie : Przetargu nieograniczonego, Przetargu ograniczonego, 1. Do każdego przetargu sporządzana jest dokumentacja przetargowa. 2. Dokumentacja przetargowa jest przygotowywana i przechowywana przez dział Eksploatacyjno - 5 Techniczny Spółdzielni. Przeprowadzone przetargi podlegają obowiązkowej rejestracji w rejestrze prowadzonym i nadzorowanym przez Dział Organizacyjno - Samorządowy Spółdzielni. 3. Spółdzielnia może pobierać opłaty za wydanie dokumentacji przetargowej. Wysokość i tryb pobierania opłat określa Zarząd Spółdzielni. Udostępnienie dokumentacji przetargowej do wglądu jest nieodpłatne. 1. Przetarg nieograniczony polega na zaproszeniu nieograniczonej liczby oferentów do składania pisemnych ofert. Zaproszenia dokonuje się poprzez zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Spółdzielni, na stronie internetowej spółdzielni oraz w mediach, (np. portale ogłoszeniowe prasa). Dopuszczalne są dodatkowo inne pisemne sposoby dokonywania powiadomień o przetargach. 2. Przetarg ograniczony organizuje się w przypadku, gdy: 6 ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia istnieje ograniczona liczba wykonawców mogących wykonać zamówienie, koszty przeprowadzenia przetargu nieograniczonego byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do wartości zamówienia. 3. Przy przetargu ograniczonym zaprasza się do udziału co najmniej trzy firmy wybrane przez Zarząd. Zaproszenie powinno być wysłane jednocześnie do wszystkich wybranych oferentów.

4 7 1. Spółdzielnia - ogłaszając przetarg - ustala termin składania ofert, który nie może być krótszy niż dwa tygodnie od dnia ogłoszenia. 2. Regulamin dopuszcza dokonywanie zakupów, robót, towarów i usług o wartości do kwoty zł w danej jednostce organizacyjnej Grodzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej bez zachowania procedury przetargowej za zgodą Zarządu. Ogłoszenie o przetargu winno określać : 1) nazwę i siedzibę Spółdzielni, 2) przedmiot przetargu, 3) miejsce i termin składania ofert, 4) miejsce i termin otwarcia ofert, 8 5) miejsce i termin gdzie można zapoznać się lub odebrać dokumentację przetargową ( ew. projekt techniczny, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, projekt umowy i inne) 6) wysokość wadium, 7) zastrzeżenie o możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyn, 8) ew. zastrzeżenie, że w przetargu nie mogą uczestniczyć firmy, które w przeszłości nie wykonały należycie zobowiązań wobec Spółdzielni lub są z nią w sporze. 9 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) jest sporządzona przez Spółdzielnię i powinna zawierać: 1. szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia stanowiące załączniki do SIWZ, 2. opis sposobu przygotowania oferty, 3. opis kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, 4. informację o dokumentach jakie mają dostarczyć wykonawcy (np. wyciągi z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS-u, opinia bankowa, przedstawienie referencji, oświadczenie, że oferent przyjmuje warunki ofertowe oraz umowne i zobowiązuje się do zawarcia umowy w wymaganym terminie), 5. wymagany termin realizacji umowy, 6. wysokość wadium i formę jego wniesienia, 7. miejsce i termin składania ofert, 8. miejsce i termin otwarcia ofert, 9. istotne dla Spółdzielni postanowienia, które zostaną wprowadzone do zapisów umowy - ew. projekt umowy,

5 10. W przypadkach szczególnych (rzadkość lub powszechność danej usługi) Zarząd GSM może odpowiednio ograniczyć lub rozszerzyć zakres SIWZ Oferent przystępujący do przetargu składa ofertę w zamkniętej, nieprzeźroczystej i zapieczętowanej kopercie w miejscu i terminie określonym w specyfikacji. Po tym terminie oferty nie mogą być przyjmowane. 2. Zabezpieczone oferty przechowuje się w siedzibie Spółdzielni. 3. Otwarcie ofert, ogłoszenie nazw i adresów oferentów oraz cen i warunków odbywa się w części jawnej przetargu. 4. Oferent przystępujący do przetargu winien wpłacić wadium. Zasady i konieczność wpłacania wadium każdorazowo określi Zarząd Spółdzielni. 5. Wadium ulega przepadkowi na rzecz Spółdzielni w przypadku wycofania oferty po terminie składania ofert lub w razie uchylenia się oferenta, którego oferta została wybrana od podpisania umowy. 6. Oferent może wycofać ofertę przed terminem zakończenia składania ofert. Nie powoduje to utraty wadium. 7. Wadium zwracane jest w terminie 7 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu, 8. Oferentom, których oferty zostały wybrane do realizacji zamówienia wadium pozostaje w Spółdzielni na czas realizacji robót i stanowi zabezpieczenie należytego wykonania umowy. II. Komisja przetargowa. 1. Przetarg przeprowadza Komisja przetargowa powołana przez Zarząd Spółdzielni w następującym składzie: 11 - przewodniczący komisji przetargowej - członek Zarządu - członkowie komisji - pracownicy GSM odpowiedzialni merytorycznie za ten odcinek pracy, którego dotyczy przedmiot postępowania 2. Ponadto w pracach komisji mają prawo uczestniczyć przedstawiciele Rady Nadzorczej i Rad Członkowskich, wyznaczeni przez Przewodniczących tych organów, w charakterze obserwatorów z głosem doradczym. 3. Obserwatorowi, uczestniczącemu z głosem doradczym przysługuje prawo wniesienia uwag do protokołu. 4. Nieprzybycie przedstawiciela Rady Nadzorczej lub Rady Członkowskiej - mimo skutecznego powiadomienia - nie wstrzymuje procedury przetargowej. 5. Członek Komisji zobowiązany jest rzetelnie i obiektywnie wykonywać powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa.

6 6. W pracach Komisji nie mogą uczestniczyć osoby które są członkami rodziny oferenta lub pozostające w stosunku prawnym lub faktycznym z oferentem, który budzi uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności na podstawie złożonego oświadczenia. 7. W stosunku do członka Komisji któremu udowodni się naruszenie prawa w tym niniejszego Regulaminu stosuje się postępowanie wynikające ze stosunku pracy. l. Przetarg składa się z części jawnej i niejawnej. w części jawnej Komisja przetargowa dokonuje w obecności oferentów następujących czynności: 12 1) stwierdza prawidłowości ogłoszenia przetargu, 2) bada nienaruszalności kopert zawierających oferty i ich zewnętrzny wygląd oraz sprawdza kolejność numeru nadanego przy składaniu oferty, 3) otwiera wniesione oferty, 4) stwierdza ważności ofert, ewentualne odrzuca oferty i ustala powód ich odrzucenia 5) odczytuje ważne oferty z podaniem cen, 6) sporządza protokół z komisyjnego otwarcia ofert, 8) zabezpiecza oferty, których treść nie powinna być ujawniona. w części niejawnej Komisja przetargowa : 1) dokonuje szczegółowej analizy ofert i ich punktacji, 2) wybiera najkorzystniejszą z ofert, 3) może przeprowadzić protokołowane rozmowy uzupełniające z oferentami, 4) sporządza protokół z wyników przetargu z uzasadnieniem zawartych w nim ustaleń i wpisuje datę rozstrzygnięcia, która jest data zakończenia przetargu. 5) W przypadku gdy postępowanie przetargowe wymaga kilku posiedzeń komisji -protokół sporządza się z każdego posiedzenia oddzielnie Komisja podejmuje decyzje o wyborze ofert w oparciu o przeprowadzoną ocenę w sposób jawny w oparciu o indywidualne arkusze ocen członków komisji. 2. W przypadku jednakowej oceny ofert, decyduje głos przewodniczącego. 3. Członkowie komisji mogą wnosić do protokołu uwagi i zastrzeżenia. 4. Protokół z postępowania przetargowego przewodniczący komisji przetargowej przedkłada Zarządowi do zatwierdzenia. 5. W oparciu o zatwierdzony protokół przetargowy Zarząd Spółdzielni zawiera umowę z wybranym oferentem. 6. Wynik przetargu podawany jest do wiadomości na terenie Spółdzielni i każdemu z oferentów na piśmie pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną przez stronę lub pocztę . 14

7 Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty stosuje się kryteria określone w regulaminie oraz Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. III. Nadzorowanie realizacji umów. 1. Za prawidłową realizację umowy odpowiada pod względem merytorycznym - pracownik działu technicznego oraz kierownik administracji odpowiedzialny za realizację zadania, oraz Inspektor Nadzoru w ramach posiadanych kompetencji. 2. Nad prawidłowym przebiegiem prac czuwa Zastępca Prezesa Zarządu ds. Eksploatacyjno- Inwestycyjnych Każda zmiana zakresu robót ustalonego przetargiem wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (aneksu do umowy) oraz poinformowania o tym fakcie Komisji Eksploatacyjno-Inwestycyjnej Rady Nadzorczej GSM. Przed zapłatą należności wynikającej z umowy, każda faktura musi być sprawdzona pod względem merytorycznym i formalnym, opieczętowana i opisana przez pracownika odpowiedzialnego za realizację umowy. 17 VI. Postanowienia końcowe. 1. Od obowiązku przeprowadzenia przetargu odstępuje się w przypadku, gdy zachodzi potrzeba natychmiastowego działania w sytuacjach niezwłocznego usunięcia awarii Zlecenie wykonania robót określonych w ust. l następuje na podstawie przeprowadzonych negocjacji przez osoby upoważnione przez Zarząd Spółdzielni. 3. Z przeprowadzonych negocjacji sporządza się protokół, w którym należy uwzględnić : 1) nazwę i adres zamawiającego, 2) datę i miejsca prowadzenia negocjacji, 3) dokładne określenie przedmiotu negocjacji, 4) wszelkie istotne elementy, których dotyczą negocjacje zwłaszcza określenie terminu, wysokość i zasady wynagrodzenia. 19 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się wewnętrzne regulacje Spółdzielni, w tym w szczególności Procedurę GSM Nr ET 1.0 Procedurę przeprowadzania robót remontowych i inwestycyjnych w Grodzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Nowym Sączu oraz inne obowiązujące przepisy prawa tj. przepisy Ustawy o spółdzielniach Mieszkaniowych, Kodeksu Cywilnego, przepisy

8 Ustawy prawo zamówień publicznych w zakresie określonym w l ust. 2 niniejszego Regulaminu. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia. 20 Traci moc Regulamin przeprowadzania przetargów w Grodzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Nowym Sączu z dnia roku uchwalony uchwałą Rady Nadzorczej Nr 24/11. Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczmy Rady Nadzorczej..... Nowy Sącz, dnia r. Sporządził: Mariusz Kochanek Sprawdził: Stanisław Bochenek Zatwierdził: Zarząd GSM