E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 1. E-Seminar. Seminarium: E-zaopatrzenie. Internetowe rozwiàzania dla firm

Transkrypt

1 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 1 E-Seminar Seminarium: E-zaopatrzenie Internetowe rozwiàzania dla firm

2 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 2 Seminarium: E-zaopatrzenie Internetowe rozwiàzania dla firm 3 Powitanie 4 Cele 5 Zaopatrzenie 6 Definicja e-zaopatrzenia 7 Elementy e-zaopatrzenia 8 Etapy e-zaopatrzenia 9 KorzyÊci z e-zaopatrzenia 10 Warunki osiàgni cia sukcesu 11 Rozwiàzania techniczne 12 Wnioski

3 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 3 Powitanie Witamy na seminarium "Internetowe rozwiàzania dla firm" poêwi conym e-zaopatrzeniu. W ostatnich latach Internet udost pni firmom niemal nieograniczone mo liwoêci usprawniania procesów gospodarczych. E-zaopatrzenie polega na wykorzystaniu technologii internetowych do obs ugi zakupów, realizowanych w ramach aƒcucha dostaw firmy. Dzi ki automatyzacji procesów zaopatrzenia firmy mogà wspó u ytkowaç dane ze swoimi dostawcami oraz lepiej zrozumieç zjawiska zwiàzane z popytem i poda à. 3 of 13

4 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 4 Cele Celem tego seminarium jest dyskusja nad koncepcjà e-zaopatrzenia oraz wyjaênienie, w jaki sposób mo e ono usprawniç pocesy zakupów w firmie. Podczas seminarium przedyskutujemy aspekty gospodarcze zwiàzane z wprowadzeniem e-zaopatrzenia w firmie. Najpierw zajmiemy si ogólnà koncepcjà zaopatrzenia i jego internetowej odmiany - e-zaopatrzenia. Przedstawimy równie korzyêci, jakie niesie firmom e-zaopatrzenie. Na koniec zajmiemy si implementacjà e-zaopatrzenia oraz tym, co jest potrzebne do jego wdro enia w firmie. 4 of 13

5 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 5 Zaopatrzenie Chwileczk. W mojej firmie, zatrudniajàcej tylko 40 osób, nie mamy czasu i w zasadzie nie potrzebujemy organizowaç zaopatrzenia w taki sposób, w jaki musi ono funkcjonowaç w wielkich korporacjach. Dlatego wydaje mi si, e dopóki nasza firma nie b dzie troch wi ksza, e-zaopatrzenie nie ma dla nas znaczenia, mam racj? No có, pi kno wspó czesnych aplikacji internetowych polega na tym, e sà one znacznie bardziej skalowalne i dzi ki temu odpowiednie dla firm ró nej wielkoêci. Tradycyjnie, wi kszoêç aplikacji automatyzujàcych procesy gospodarcze by a przeznaczona dla du ych przedsi biorstw. Jednak dzisiaj takie aplikacje sà dost pne dla firm dowolnej wielkoêci i cz sto sà to aplikacje internetowe. Ka da firma musi dokonywaç bie àcych zakupów towarów i us ug, aby móc prowadziç swojà dzia alnoêç. Mogà to byç albo materia y bezpoêrednie, wymagane do produkcji sprzedawanych towarów i Êwiadczenia us ug, albo towary i us ugi poêrednie, zwiàzane z utrzymaniem firmy, naprawami i obs ugà administracyjnà. Zakupy te sà ogólnie nazywane zaopatrzeniem. Kiedy firma chce okreêliç potencjalne obszary redukcji kosztów, zaopatrzenie cz sto plasuje si na poczàtku listy. Dost pne metody obni ania kosztów zaopatrzenia obejmujà negocjacj korzystniejszych warunków zakupu, szukanie najlepszych dostawców, centralizacj zakupów w firmie i tym podobne. Jednak niezale nie od tych staraƒ, zaopatrzenie mo e w dalszym ciàgu byç z o onym i kosztownym procesem. Jak zobaczymy w dalszej cz Êci seminarium, e-zaopatrzenie pozwala na jeszcze wi ksze usprawnienie procesów zakupów i obni enie zwiàzanych z nimi kosztów. 5 of 13

6 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 6 Definicja e-zaopatrzenia Czy jednak e-zaopatrzenie nie polega wy àcznie na wykorzystaniu komputerów do przygotowywania i dokumentowania zakupów? My ju u ywamy do tego celu arkuszy kalkulacyjnych, rejestrujemy zakupy w bazie danych i tak dalej... To dobrze, e e-zaopatrzenie idzie znacznie dalej. OkreÊlenie to jest ogólnà nazwà dla technologii i procesów, które pozwalajà organizowaç i realizowaç zaopatrzenie za poêrednictwem Internetu bez u ycia papieru. E-zaopatrzenie, czyli zaopatrzenie elektroniczne, to zautomatyzowana, wykorzystujàca Internet metoda nabywania przez firmy towarów i us ug niezb dnych do prowadzenia dzia alnoêci gospodarczej. Nabywane towary i us ugi mogà obejmowaç komponenty produktów, standardowe surowce, materia y na indywidualne zamówienia lub materia y eksploatacyjne, u ywane w firmie do celów konserwacji, napraw lub obs ugi administracyjnej. 6 of 13

7 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 7 Elementy e-zaopatrzenia No dobrze, wykorzystuj ju Internet do wysy ania poczty elektronicznej, przeglàdania stron WWW i tym podobnym. Czy chodzi o to, e gdybym niektóre z telefonów lub faksów w sprawach zwiàzanych z zakupami zastàpi a wiadomoêciami , mog abym wtedy nazywaç to e-zaopatrzeniem? Hmm, e-zaopatrzenie z pewnoêcià wykorzystuje narz dzia komunikacji internetowej, ale obejmuje znacznie wi cej czynnoêci, ni tylko komunikowanie si drogà elektronicznà z dostawcami. System e-zaopatrzenia mo e objàç wszystkie elementy procesu zakupów. Proces ten rozpoczyna si zwykle od wyboru dostawcy dla okreêlonych produktów. W ramach e- zaopatrzenia mo na korzystaç z dost pnych online, skonsolidowanych katalogów prezentujàcych produkty od ró nych preferowanych dostawców. Mo na tak e szukaç najlepszego dostawcy globalnie, mieç dost p do tego samego katalogu z dowolnego oddzia u firmy lub drogà elektronicznà konsultowaç skomplikowanà dokumentacj kontraktu. Wewn trzne czynnoêci zatwierdzajàce, na przyk ad dla zapotrzebowaƒ zakupu, mo na zautomatyzowaç i po àczyç z wybranymi produktami. Z kolei transakcje zakupowe, na przyk ad przetwarzanie zleceƒ zakupu i ich sk adanie u dostawcy, mo na wykonywaç poprzez Internet. Dalsze czynnoêci oraz Êledzenie zleceƒ, obejmujàce ich realizacj, dostaw, odbiór i p atnoêç, mogà byç obs ugiwane przez aplikacje internetowe, które pozwalajà w czasie rzeczywistym kontrolowaç bie àcy stan zlecenia. 7 of 13

8 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 8 Etapy e-zaopatrzenia Jednak automatyzacja tych procesów wewn trznych to tylko pierwszy etap wykorzystania mo liwoêci e-zaopatrzenia. Nast pny etap mo e obejmowaç zbli enie sieci firmowej z siecià dostawcy i skonfigurowanie systemu zakupów bezpoêrednich. Mo na na przyk ad zawrzeç z niektórymi g ównymi dostawcami kontrakty zakupowe, z wynegocjowanymi cenami, upustami, iloêciami itd. Wymiana szczegó owych informacji z dostawcami poprzez Internet mo e wyeliminowaç strat czasu i koszty zwiàzane z potwierdzeniem zlecenia zakupu, sprawdzanie limitu kredytowego i potwierdzanie adresu wysy ki. Innà metodà e-zaopatrzenia mo e byç uczestnictwo w elektronicznych gie dach handlowych. W takim przypadku firma mo e do àczyç do e-gie dy lub sama powo aç takà gie d do istnienia. To internetowe forum handlowe gromadzi nabywców, sprzedawców i poêredników oraz oferuje wiele interesujàcych mo liwoêci zwiàzanych z zaopatrzeniem, takich jak dynamiczne ceny, agregacja zleceƒ, zlecenia dla wielu dostawców, jawnoêç cen poszczególnych dostawców oraz mo liwoêci wspó pracy z innymi firmami. 8 of 13

9 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 9 KorzyÊci e-zaopatrzenia Chyba zaczynam rozumieç. Ale czy na pewno inwestycje w system e-zaopatrzenia mogà si zwróciç? Kilka przeprowadzonych ostatnio badaƒ wykaza o, e niemal ka da firma lub instytucja, która wdro y a internetowy system zaopatrzenia, osiàgn a znaczàce korzyêci. Poniewa zaopatrzenie ma bezpoêredni zwiàzek z wydawaniem pieni dzy, êród a korzyêci le à przede wszystkim w mo liwych oszcz dnoêciach. Po pierwsze, dzi ki systemowi e-zaopatrzenia mo na lepiej zarzàdzaç swoimi dostawcami. Mo na wyszukiwaç dostawców oferujàcych najkorzystniejsze ceny i najwy szà jakoêç oraz usprawniç proces negocjacji i zawierania umów. Internetowe zaopatrzenie umo liwia ponadto zwi kszenie produktywnoêci personelu dzia u zaopatrzenia oraz obni enie kosztów zwiàzanych z tym personelem. Zmniejsza si zale noêç od dokumentów papierowych, takich jak zapytania ofertowe, odpowiedzi lub zlecenia zakupu. Wspó pracujàc z preferowanymi dostawcami, mo na obni yç koszty materia ów i us ug oraz wykorzystaç swój potencja nabywczy przy negocjowaniu kontraktów, upustów lub ofert specjalnych. Co wi cej, poprzez elektroniczne Êledzenie i rejestrowanie transakcji zakupowych, e-zaopatrzenie u atwia sprawozdawczoêç i dokumentowanie dzia alnoêci. Sprzyja to zwi kszeniu dok adnoêci przy realizacji zleceƒ i eliminuje niekontrolowane zakupy. Tym samym obni one zostajà koszty administracyjne, a cykl zakupów od przygotowania zlecenia do jego realizacji, znacznie si skraca. 9 of 13

10 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 10 Warunki osiàgni cia sukcesu W porzàdku, tylko skàd pewnoêç, e b d mog a skorzystaç z tych wszystkich zalet? Poniewa zaopatrzenie jest g ównym elementem w naszym aƒcuchu dostaw, chcielibyêmy mieç pewnoêç, e podchodzimy do tego we w aêciwy sposób. Otó to. Chocia e-zaopatrzenie zosta o pomyêlnie wdro one przez wiele firm, wa ne jest, aby wyciàgnàç wnioski p ynàce z poprzednich implementacji i zrozumieç podstawowe warunki osiàgni cia sukcesu. Wprowadzenie e-zaopatrzenia b dzie mia o znaczàcy wp yw na firm i na sposób wykonywania zadaƒ przez niektórych pracowników. Tak jak w przypadku wielu projektów informatycznych, sukces w znacznie wi kszym stopniu zale y od zmiany zwyczajów i zachowaƒ, ni od inteligentnej technologii. Zatem niezb dnym warunkiem pomyêlnej implementacji tego nowego podejêcia do zaopatrzenia jest uzyskanie wewn trznego poparcia w firmie. Kolejnà istotnà sprawà jest uwa ne przyjrzenie si swoim wewn trznym procesom zakupów, a tak e procesom swoich dostawców, i odpowiednie ich zestrojenie. Trzeba zanalizowaç bie àce operacje zwiàzane z zaopatrzeniem i zastanowiç si, jaki wp yw b dzie mia o na nie wprowadzenie narz dzi i procesów e-zaopatrzenia. Ca e przedsi wzi cie musi byç precyzyjnie zaplanowane i przygotowane oraz odpowiednio zarzàdzane. Poza tym, nie wolno niedoceniaç szkolenia. Dzia zaopatrzenia w firmie musi si nauczyç nowych aplikacji i procesów, a pozosta e dzia y firmy muszà poznaç metody sporzàdzania zapotrzebowaƒ, ich zatwierdzania, sk adania zleceƒ i dalszego post powania. 10 of 13

11 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 11 Rozwiàzania techniczne RzeczywiÊcie, nie wyglàda to na czynnoêç, którà mo na zrobiç z dnia na dzieƒ. A co z kwestiami technologicznymi, mam na myêli wymagania sprz towe i programowe? E-zaopatrzenie opiera si w g ównej mierze na zastosowaniu nowych narz dzi i aplikacji, które wykorzystujà mo liwoêci sieci komputerowych. Jest wiele takich aplikacji, przeznaczonych dla firm o dowolnej wielkoêci; oferujà je ró ni producenci oprogramowania. Aplikacje te zwykle wymagajà przynajmniej jednego serwera - albo w sieci firmowej, albo na zewnàtrz firmy, na przyk ad do celów obs ugi dostawców. Nale y przy tym pami taç, e zaopatrzenie to jeden z podstawowych procesów w firmie, dlatego u ywane narz dzia i aplikacje, a tak e ca a sieç komputerowa, muszà byç niezawodne, skalowalne, bezpiecznie i dost pne dla u ytkowników; konieczna jest równie mo liwoêç zarzàdzania nimi. Oprócz tego potrzebne b dzie sta e, szybkie àcze internetowe. àcze internetowe powinno byç zabezpieczone przed niepo àdanymi goêçmi, choçby poprzez router z funkcjami zapory firewall. Mo na ponadto zastanowiç si nad zastosowaniem technologii wirtualnych sieci, które umo liwià skonfigurowanie kontrolowanych i bezpiecznych Êrodowisk sieciowych tzw. ekstranetów na potrzeby wymiany informacji z dostawcami. Dzi ki Internetowi firmy mogà uczestniczyç w elektronicznych gie dach handlowych odpowiednich do swojej bran y. Wi cej o wszystkich tych technologiach mo na dowiedzieç si na e-seminariach poêwi conych rozwiàzaniom technicznym. 11 of 13

12 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 12 Wnioski A zatem to pewne, e e-zaopatrzenie jest odpowiednià drogà, nawet dla mojej ma ej firmy? OczywiÊcie. Rzecz jasna wymaga to specjalnego zaplanowania i pewnych inwestycji, ale nie nale y zapominaç, e ostateczny wp yw na koszty firmy b dzie znaczàcy. Spróbujmy podsumowaç najwa niejsze aspekty e-zaopatrzenia. System e-zaopatrzenia pomaga lepiej zarzàdzaç dostawcami i znacznie redukuje koszty zaopatrzenia. Pozwala to poprawiç obieg informacji w firmie i usprawniç procesy zakupów. Aby pomyêlnie zaimplementowaç system e-zaopatrzenia, trzeba zainicjowaç zmiany w kulturze korporacyjnej firmy, w jej organizacji i procesach. Kluczem do skutecznego wdro enia sà planowanie i szkolenia. E-zaopatrzenie korzystnie wp ynie na ogólnà wydajnoêç firmy i da pozytywne wyniki w jej najwa niejszych obszarach: obni y koszty i zwi kszy zyski. E-zaopatrzenie niesie korzyêci dla firm dowolnej wielkoêci. 12 of 13

13 E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 13 Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA World Wide Web URL: Tel.: NETS (6387) Fax: Cisco Systems 9-11 New Square Bedfont Lakes Feltham Middlesex, TW14 8HA Tel.: +44 (0) Fax: +44 (0) Cisco Systems Poland Sp z o.o. Al. Jerozolimskie 146 C Warszawa Polska Tel.: (022) Fax: (022) Cisco Systems ma ponad 200 biur w wymienionych poni ej krajach. Ich adresy oraz numery telefonów i faksów zosta y zebrane w systemie informacyjnym Cisco Connection Online pod adresem Argentyna Australia Austria Belgia Brazylia Chile ChRL Czechy Dania Filipiny Finlandia Francja Hiszpania Holandia Indie Indonezja Irlandia Izrael Japonia Kanada Kolumbia Korea Kostaryka Malezja Meksyk Niemcy Norwegia Nowa Zelandia Polska Portugalia Rosja RPA Singapur Szwajcaria Szwecja Tajlandia Tajwan Wenezuela W gry Wielka Brytania W ochy Zjednoczone Emiraty Arabskie Copyright (C) 1998 Cisco Systems Inc. Wszystkie prawa zastrze one. Wydrukowano w Polsce. Cisco IOS jest znakiem towarowym, natomiast Cisco, Cisco Systems, logo Cisco Systems, sà znakami handlowymi nale àcymi do Cisco Systems, Inc lub jego filii, zastrze onymi w USA i niektórych innych paƒstwach. Pozosta e nazwy marek i produktów wymienione powy ej mogà byç znakami handlowymi lub zarejestrowanymi znakami handlowymi innych firm.