PN-EN ISO 9001:2009 PN-EN ISO 14001:2005 <wersja: 03/2011> Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 1 z 19 KSIĘGA JAKOŚCI URZĘDU MIASTA I GMINY W ŁASINIE

Transkrypt

1 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 1 z 19 KSIĘGA JAKOŚCI URZĘDU MIASTA I GMINY W ŁASINIE Zgodnie z normami Data Imię i nazwisko - stanowisko podpis Opracował/a Paweł Żuchowski Sprawdził/a Franciszek Kawski Zatwierdził/a Franciszek Kawski 31stycznia 2011 r.

2 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 2 z 19 Spis treści: 1. Zintegrowany System Zarządzania Jakością i Środowiskiem w Urzędzie 1.1 Prezentacja Urzędu.s Zakres stosowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.s Uzasadnione wyłączenia. s Odpowiedzialność kierownictwa. 2.1 Deklaracja kierownictwa.. s Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania.....s Cele ogólne s Odpowiedzialności i uprawnienia... s Przegląd zarządzania... s Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna s Zarządzanie dokumentacją 3.1 Nadzór nad dokumentacją.. s Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania.. s Zarządzanie procesowe 4.1 Zasady zarządzania procesami..s Mapa procesów...s Procesy.....s Karty usług..s Monitorowanie i pomiary......s Zarządzanie zasobami 5.1 Zapewnienie zasobów..s Zasoby ludzkie...s Orientacja na klienta 6.1 Charakterystyka klienta....s Własność klienta s Wytyczne badania satysfakcji i wymagań klienta.s Zakupy 7.1 Proces zakupów. s Wytyczne oceny dostawców dla Urzędu... s Nadzór nad wyrobem niezgodnym. s Aspekty środowiskowe

3 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 3 z Zidentyfikowane aspekty środowiskowe. s Znaczące aspekty środowiskowe....s Procesy doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania s Wykaz załączników s Rejestr zmian.. s Zintegrowany System Zarządzania Jakością i Środowiskiem w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin 1.1 Prezentacja Urzędu Urząd Miasta i Gminy w Łasinie jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz Miasta i Gminy Łasina jako organ wykonawczy, wykonuje swoje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z ustaw (zadania własne i zlecone) i porozumień (zadania powierzone). Siedzibą Urzędu jest budynek Ratusza zlokalizowany przy ul. Radzyńskiej 2 w Łasinie. Urząd funkcjonuje na podstawie przepisów prawa, w szczególności ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o pracownikach samorządowych, rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, statutu miasta i gminy Łasin uchwalonego przed Radę Miejską oraz Regulaminu Organizacyjnego Urzędu i innych uregulowań prawnych nadanych przez Burmistrza w drodze zarządzenia. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym, Burmistrz jako organ wykonawczy w gminie jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza poprzez wydawanie zarządzeń, pism okólnych i innych decyzji kierowniczych oraz poleceń służbowych. Kieruje bieżącymi sprawami Urzędu, wydaje decyzje administracyjne, upoważnia innych pracowników Urzędu do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej, udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji, składa oświadczenia woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności, wykonuje uchwały Rady Miejskiej, przedkłada na sesjach Rady sprawozdania z wykonania uchwał oraz sprawozdania ze swojej działalności, reprezentuje gminę i jej organy w postępowaniu sądowym i administracyjnym, gospodaruje mieniem komunalnym, zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składa w tych sprawach wnioski i propozycje Radzie, koordynuje działalność służb użyteczności publicznej i zakładów komunalnych. Zgodnie z ustalonym podziałem zadań, Burmistrzowi podlegają bezpośrednio: 1. Sekretarz, 2. Skarbnik, 3. Radca Prawny, 4. Kierownik Oświaty, Kultury i Sportu, 5. Kierownik Referatu Inwestycji, Budownictwa i Gospodarki Gruntami, 6. Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych, 7. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. 8.Samodzielne stanowisko do spraw rolnictwa i ochrony środowiska 9.Pełnomocnik do spraw przeciwdziałania patologiom społecznym 10.Samodzielne stanowisko do spraw ewidencji działalności gospodarczej 11.Samodzilene stanowisko do spraw obywatelskich 12.Pelnomocnik Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością 13. Koordynator czynności kancelaryjnych 14.Kancelaria Tajna Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i w tym zakresie nadzoruje działalność pracowników. Wykonuje w imieniu Burmistrza funkcje kierownika administracyjnego Urzędu i w tym zakresie: opracowuje projekt regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz uaktualnia go w miarę potrzeby, opracowuje zakresy czynności dla kierowników referatów oraz dla samodzielnych

4 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 4 z 19 stanowisk pracy, sprawuje nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz pełni stały nadzór nad funkcjonowaniem Urzędu, nadzoruje sprawy kadrowe Urzędu, dba o podnoszenie kwalifikacji pracowników, przeprowadza kontrolę wewnętrzną Urzędu, planuje koszty utrzymania Urzędu i nadzoruje celowość wydatkowania środków przewidzianych na ten cel w budżecie gminy, wykonuje obowiązki w granicach udzielonego mu przez Burmistrza pełnomocnictwa, nadzoruje działalność referatów i stanowisk pracy, prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz książkę kontroli, organizuje i prowadzi prace związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem wyborów i referendów, prowadzi sprawy gminy powierzone przez Burmistrza oraz jego politykę informacyjną, koordynuje przepływ informacji w Urzędzie, reguluje system obrotu druków i pism wewnętrznych, sprawuje bezpośredni nadzór nad przeprowadzaniem przetargów w trybie ustawy Prawo zamówień Publicznych, sprawuje nadzór nad prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej, zapewnia skuteczny sposób publikacji prawa miejscowego oraz wszelkich informacji urzędowych o charakterze publicznym na terenie gminy, zastępuje Burmistrza w czasie jego nieobecności. Skarbnik wykonuje zadania i obowiązki wynikające z ustawy o finansach publicznych, opracowuje projekt budżetu i nadzoruje jego realizację, przekazuje pracownikom samorządowym wskazówki do opracowania projektu budżetu w zakresie ich działalności, dokonuje analiz budżetu i na bieżąco informuje Burmistrza o jego realizacji, opracowuje i organizuje prawidłowy obieg informacji i dokumentacji finansowej, współpracuje z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz urzędami skarbowymi, nadzoruje realizację obowiązujących ustaw, sprawuje nadzór nad pracą podległego referatu, dokonuje wstępnej i bieżącej kontroli finansowej w ramach realizacji budżetu przez referaty i jednostki organizacyjne i inne podmioty powiązane z budżetem, opracowuje przepisy wewnętrzne dotyczące gospodarki finansowej, informuje Radę o odmowie złożenia kontrasygnaty względnie sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować. Za realizację poszczególnych zadań odpowiadają kierownicy referatów: a także samodzielne stanowiska pracy. Referaty i samodzielne stanowiska współdziałają z organami administracji publicznej, jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami, zobowiązane są do wnikliwego i terminowego załatwiania spraw, rozpatrywania wniosków, skarg i innych sygnałów od mieszkańców, analizowania źródeł ich powstania oraz podejmowania operatywnych działań zmierzających do należytego ich załatwienia. 1.2 Zakres stosowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością Wdrożony w Urzędzie system zarządzania jakością obejmuje swym zakresem wszystkie referaty i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie wyszczególnione w regulaminie organizacyjnym urzędu. W urzędzie zidentyfikowano i opisano w procedurach procesy konieczne do sprawnego funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Ustalono również sekwencje tych procesów oraz ich wzajemne oddziaływania, a także opracowano i wdrożono karty usług jako element zintegrowanego systemu zarządzania, które regulują realizację zadań na poszczególnych stanowiskach pracy co jest przedstawione w rozdziale 4. W kartach usług zawarte są informacje i szczegółowe regulacje zapewniające realizację zadań. 1.3 Uzasadnione wyłączenia Ze względu na charakter działalności Urzędu, jego wielkość i zakres działania nie ma zastosowania wymaganie określone w punkcie 7.3 normy, a dotyczące projektowania i prowadzenia prac rozwojowych. Urząd nie prowadzi prac związanych z projektowaniem nowych wyrobów lub prac rozwojowych związanych z wyrobami, pracuje w oparciu o przepisy prawa, które określają rodzaje świadczonych usług i wymagania ich dotyczące. Nie ma również zastosowania wymóg określony w punkcie normy PN-EN ISO 9001:2009, który dot. walidacji procesów. Procesy regulowane są przepisami prawa, zarządzeniami Burmistrza lub uchwałami Rady Miejskiej. W każdym momencie realizacji procesu możliwa jest weryfikacja poprawności jego przebiegu i osiąganych wyników.

5 2. Odpowiedzialność kierownictwa 2.1 Deklaracja kierownictwa Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 5 z 19 Dając wyraz swojego zaangażowania w zapewnienie sprawnego wdrożenia, funkcjonowania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością, Najwyższe Kierownictwo Urzędu bierze całkowitą odpowiedzialność za realizację postanowień Polityki Jakości. Zaangażowanie Najwyższego Kierownictwa przejawia się w: zakomunikowaniu w Urzędzie znaczenia spełnienia wymagań klienta, uwzględniając wymogi przepisów prawa, ustanowieniu polityki jakości, wyznaczeniu pełnomocnika Burmistrza ds. systemu zarządzania jakością, zapewnieniu o ustanowieniu celów dotyczących jakości, zapewnianiu dostępności zasobów niezbędnych dla realizacji zadań Urzędu i funkcjonowania systemu zarządzania jakością, systematycznym przeprowadzaniu przeglądów zarządzania. Władze Miasta i Gminy Łasin podejmują działania proekologiczne traktując ochronę środowiska, jako ważny czynnik kształtujący rozwój społeczno-gospodarczy. Najważniejszym celem polityki środowiskowej jest poprawa jakości życia mieszkańców w trosce o dobro obecnych i przyszłych pokoleń. Nasze główne cele środowiskowe to: - ochrona wód poprzez rozwój sieci wodno-kanalizacyjnej - rekultywacja terenów zdegradowanych - doskonalenie systemu racjonalnej gospodarki odpadami - kreowanie świadomości społecznej Powyższe cele będą realizowane w oparciu o obowiązujące przepisy prawne oraz gminy Program Ochrony Środowiska, Program Gospodarki Odpadami oraz Strategię Rozwoju Miasta i Gminy Łasin. Dążąc do realizacji wyznaczonych celów, zobowiązujemy się przestrzegać uregulowań prawnych związanych z ochroną środowiska i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania środowiskiem. 2.2 Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania W dniu 31 marca 2009 roku weszło w życie Zarządzenie nr 225/2009 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin w sprawie wprowadzenia systemu jakości ISO 9001 i w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. Zgodnie z polityka jakości misją Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie jest skuteczna realizacja zadań statutowych we współpracy z partnerami publicznymi i prywatnymi na podstawie i w zakresie obowiązującego prawa. Polityka jakości Urzędu Miasta i Gminy Łasin polega na terminowym realizowaniu zadań, profesjonalnej i życzliwej obsłudze, dążeniu do uzyskania akceptacji i zadowolenia mieszkańców. Polityka środowiskowa przewiduje poprawę jakości życia mieszkańców w trosce o dobro obecnych i przyszłych pokoleń. 2.3 Cele ogólne Nadrzędnym celem jest zapewnienie i utrzymanie jak najlepszych warunków realizacji zbiorowych potrzeb mieszkańców i klientów, które osiągamy przez świadczenie usług na najwyższym poziomie jakości, dbałość o środowisko naturalne i realizowanie zasad samorządności lokalnej. Dla zapewnienia skutecznej realizacji polityki jakości wyznaczono następujące cele: sprawna i kompetentna obsługa interesantów, terminowe załatwianie spraw w trybie określonym przez przepisy prawa i uregulowania wewnętrzne, zapewnienie skutecznego przepływu informacji, podnoszenie kwalifikacji i umiejętności pracowników, prowadzenie pełnej i otwartej polityki informacyjnej Urzędu. W zakresie polityki środowiskowej najważniejszymi celami są: ochrona wód poprzez rozwój sieci wodno kanalizacyjnej, rekultywacja terenów zdegradowanych, doskonalenie systemu racjonalnej gospodarki odpadami, kreowania świadomości społecznej. Wspólnym celem jest utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością i środowiskiem zbudowanego na zasadach i.

6 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 6 z Odpowiedzialności i uprawnienia Urząd Miasta i Gminy w Łasinie posiada układ organizacyjny wynikający z ustalonych prawem zadań i obowiązków. Podział odpowiedzialności, hierarchię spełnianych funkcji oraz wzajemne powiązania organizacyjne i funkcjonalne zaprezentowano w schemacie organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Łasin zał. nr 1. Baza informacji na temat struktury organizacyjnej Urzędu znajduje się na stronie internetowej Zakres odpowiedzialności i kompetencji określają następujące dokumenty: 1. Statut miasta i gminy Łasin przyjęty Uchwałą Rady Miejskiej Łasin nr IV/24/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku (Dziennik Urzędowy Województwa Kujawsko Pomorskiego z 2007 r. nr 5, poz. 89) 2. Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Łasin wprowadzony zarządzeniem nr 23/2011 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 23 stycznia 2011 r. 3. Regulamin pracy wprowadzony zarządzeniem nr 64/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 15 kwietnia 2004 roku w sprawie regulaminu pracy w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. 4. Pełnomocnictwa udzielane w formie Pełnomocnictw i Upoważnień, przechowywanych w Dziale Kadr 5. Zakresy czynności stanowiskowe nadawane przez kierowników referatów i potwierdzane własnoręcznym podpisem pracowników. 2.5 Przegląd zarządzania Przegląd systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin odbywa się przynajmniej raz w roku. W przeglądzie uczestniczy najwyższe kierownictwo urzędu i kadra, której dotyczy przegląd. Wyniki dokonywanych przeglądów są zapisywane, sprawozdania z przeglądów przedstawiane są Burmistrzowi. Sprawozdania są przechowywane u pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. W szczególności przegląd ma odpowiedzieć na pytania: Czy w związku ze zmieniającymi się warunkami zewnętrznymi i wewnętrznymi kierunki określone w polityce jakości są ciągle aktualne? Czy kierunki te są realizowane w systemie zarządzania jakością? Czy i jakie działania należy podejmować dla doskonalenia systemu zarządzania jakością. Zadaniem przeglądu ma być ocena systemu zarządzania jakością pod kątem jego stałej zgodności z przyjętym standardem, skuteczności w osiąganiu celów wdrożenia polityki jakości w Urzędzie oraz zgodności z wymaganiami normy ISO 9001:2009. Przegląd przeprowadzany jest w oparciu o informacje dotyczące: Wyników wewnętrznych auditów jakości, Sygnału zwrotnego od klientów w postaci zażaleń, odwołań, wniosków i skarg, Danych dot. funkcjonowania procesów w tym analizy mierników procesów, Działań korygujących lub zapobiegawczych podjętych w następstwie wyników z poprzednich przeglądów i auditów, Badania zadowolenia klientów, Zmian wprowadzonych w systemie (nowe procedury, usługi), Zadaniem przeglądu jest ustalenie czy należy podjąć niezbędne działania korygujące lub zapobiegawcze oraz inne mające na celu doskonalenie systemu. Może się również wiązać z przeznaczeniem niezbędnych zasobów na realizację działań związanych z utrzymaniem systemu. Po przeprowadzonym przeglądzie Sekretarz opracowuje sprawozdanie końcowe, które jest zatwierdzane przez Burmistrza, przekazywane zainteresowanym osobom i przechowywane u pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością.

7 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 7 z Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna W Urzędzie Miasta i Gminy Łasin zostały ustanowione niezbędne zasady komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Zasady komunikacji umożliwiają przekazywanie informacji i danych niezbędnych do skutecznego wykonywania obowiązków przez personel. Obieg dokumentów w Urzędzie odbywa się na zasadach opisanych w regulaminie organizacyjnym. Obieg korespondencji wchodzącej i wychodzącej z Urzędu określa regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Szczegółowe zasady komunikowania w zakresie bhp przedstawione zostały również w instrukcji organizacji i trybu szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Archiwizacja dokumentów odbywa się zgodnie z instrukcją kancelaryjną. System komunikacji wewnętrznej wspomagają: sieć komputerowa w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie umożliwiająca przesyłanie komunikatów, informacji i danych do wszystkich pracowników, spotkania kierownictwa d) Karty Usług opracowane przez referaty i samodzielne stanowiska 3. Zarządzanie dokumentacją 3.1 Nadzór nad dokumentacją Dokumentacja systemu zarządzania jakością w Urzędzie obejmuje: a) Politykę jakości i politykę środowiskową, b) Księgę jakości, c) Karty procesów i procedury opracowane na podstawie: - dokumentów wewnętrznych (Zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy Łasin i uchwały Rady Miejskiej), - dokumenty zewnętrzne akty prawne powszechnie obowiązujące. d) inne dokumenty zawierające informacje niezbędne do planowania, realizacji i nadzorowania procesów w Urzędzie (karty Informacyjne, formularze, druki); w tym: - dokumenty wewnętrzne regulujące organizację i zasady działania organów gminy i Urzędu, - dokumenty zewnętrzne dotyczące samorządu gminnego i prawa materialnego. e) zapisy dotyczące jakości (np. raporty z auditów). Wszelkie dokumenty stanowiące elementy Systemu Zarządzania Jakością dostępne są w tych komórkach organizacyjnych Urzędu, którym potrzebne są dla realizacji ich zadań. Sposób

8 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 8 z 19 nadzorowania dokumentów urzędowych zależny jest od rodzaju dokumentu i opisany w poszczególnych aktach prawnych powszechnie obowiązujących oraz wewnętrznych - zał. nr 3. Urząd Miasta i Gminy w Łasinie jest w trakcie wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Obowiązujące w Urzędzie: instrukcja kancelaryjna, ustawa o ochronie informacji niejawnych oraz odnośne zarządzenia określają nadzór niezbędny do identyfikacji, przechowywania, zabezpieczenia, wyszukiwania i określenia okresu zachowywania dokumentów wewnętrznych (w tym zapisów) oraz dysponowania nimi. Dokumenty wewnętrzne nadzorowane są w sposób odpowiedni do rodzaju oraz sprawdzane przed ich wydaniem pod względem przygotowania merytorycznego. Przygotowanie i zatwierdzanie (podpisanie) dokumentów odbywa się przez osoby uprawnione w zależności od ważności dokumentu. W Urzędzie nadzorowane są też dokumenty zewnętrzne akty prawne, które regulują procesy służące prawidłowej realizacji podstawowych zadań Urzędu. Należą do nich: ustawy, rozporządzenia, normy oraz pozostałe akty prawne. Ze względu na szczególne znaczenie stosowania przez Urząd przepisów prawa powszechnie obowiązującego, kierownicy referatów są odpowiedzialni za bieżące śledzenie zmian zachodzących w aktach i za informowanie o nich swoich pracowników. W Urzędzie każdy pracownik ma zapewniony dostęp do zawsze aktualnych przepisów prawnych. Dla zapobieżenia stosowaniu nieaktualnych przepisów: - wszystkie referaty i samodzielne stanowiska pracy posiadają program informacji prawnej LEX oraz dostęp do internetowego serwisu prawnego na stronie sejmowej, - wszystkie referaty i samodzielne stanowiska pracy otrzymują kserokopie pierwszych stron Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich, jako informacje o nowych aktach prawnych. W wydzielonym pomieszczeniu gromadzone są zbiory Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich, dostępne wszystkim pracownikom. Biuro radcy prawnego (na wniosek referatu) przekazuje szczegółową informację na temat opublikowanych przepisów prawa zawierającą: nazwę ogłoszonego aktu, rodzaj i numer publikatora, datę ogłoszenia danego aktu prawnego, datę wejścia w życie całego aktu oraz daty stopniowego wprowadzania poszczególnych przepisów aktu, jeśli przepisy wchodzą w życie etapami a także określenie tytułów prawnych zmienianych, bądź uchylanych przez nowy akt. Referaty i samodzielne stanowiska pracy mogą prowadzić (niezbędne w pracy) zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników, na zasadzie kserokopii aktów oraz wydruków. Zobowiązani są jednak w takim przypadku do nadzorowania ich aktualności poprzez dokonywanie zapisów świadczących o zidentyfikowaniu zmian. Zgodnie z instrukcją kancelaryjną dokumentacja podlega archiwizacji na zasadach określonych w tej instrukcji. Po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym część dokumentacji jest przekazywana do Archiwum Państwowego a pozostała część niszczona. Nieaktualne dokumenty w wersji papierowej są niszczone fizycznie, przez komisję, która sporządza z tej czynności protokół, a dokumenty w wersji elektronicznej przechowuje się w folderach na stanowisku pracy dokumenty nieaktualne.

9 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 9 z Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania zwana księgą jakości jest podstawowym dokumentem Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie dotyczącym systemu zarządzania jakością, dostarcza ona spójnych informacji o działaniach podejmowanych przez Urząd dla zapewnienia zgodności z wymaganiami systemu zarządzania jakością ISO 9001:2009 oraz ISO 14001:2004. Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania stanowi kompendium wiedzy na temat systemu zarządzania jakością. Zawiera elementy wymaganych przez formę procedur oraz powołanie się na procedury uregulowane w innych aktach. Załącznikami do księgi jakości są: Karty procesów zał. nr 2 Planowanie strategiczne i budżet Postępowanie administracyjne i podatkowe Nadzór i kontrola nad jednostkami organizacyjnymi Realizacja inwestycji Zintegrowany System Zarządzania Zarządzanie zasobami ludzkimi Obsługa techniczna i organizacyjna Urzędu Procedury ZSZ zał. nr 3 Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze Nadzór nad dokumentami i zapisami Audity wewnętrzne Zarządzanie aspektami środowiskowymi Zasady określające nadzorowanie przyrządów pomiarowych zał. nr 4 Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania adresowana jest do wszystkich pracowników Urzędu, auditorów, klientów oraz innych zainteresowanych stron. Oryginalny egzemplarz pisemny księgi jakości przechowywany jest w zbiorze zarządzeń Burmistrza. Udostępnienie referatom i samodzielnym stanowiskom pracy księgi jakości wraz z załącznikami następuje poprzez publikację w BIP. Za opracowanie księgi jakości, oznaczanie, udostępnianie, ewidencję oraz proponowanie zmian odpowiedzialny jest Sekretarz, będący pełnomocnikiem ds. systemu zarządzania jakością. Księga jakości oraz wprowadzane do niej zmiany wchodzą w życie mocą stosownego zarządzenia Burmistrza, nadzorowanego tak, jak pozostałe zarządzenia. Każda zmiana księgi jakości stanowi kolejne jej wydanie.

10 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 10 z Zarządzanie procesowe 4.1 Zasady zarządzania procesami Kierowanie i nadzorowanie działań Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie jest realizowane w procesowym ujęciu wykonywanych zadań. Koncepcja podejścia procesowego w Zintegrowanym Systemie Zarządzania bazuje na zarządzaniu zbiorami zadań dla których można wskazać wspólny cel i jednego właściciela. Podejście procesowe do nadzoru nad wykonywaniem zadań Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie doprowadziło do zwiększenia efektywności działania oraz ich ujednolicenia. Graficznym obrazem powiązań procesów jest mapa procesów p.4.2. Udokumentowane w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie procesy opisane są w procedurach. Zbiór dokumentacji związanej z procesami (procedury, karty informacyjne, instrukcje oraz załączniki) oraz Polityka jakości i cele Zintegrowanego Systemu Zarządzania stanowią kompletny opis Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Realizacja procedur i instrukcji prowadzi do realizacji celów wynikających z Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania. W Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie są realizowane następujące rodzaje procesów: 1. Zarządcze 2. Główne 3. Pomocnicze Do zarządzania procesami wykorzystuje się zapisy wynikające z realizacji procedur i instrukcji. Realizacja celów i wyniki są monitorowane na podstawie sprawozdawczości Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Przegląd funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest dokonywany przez kierownictwo co najmniej raz w roku. 4.2 Mapa procesów Polityka jakości Wymagania prawne Wymagania klienta Procesy zarządcze Procesy główne Procesy pomocnicze Planowanie strategiczne i budżet Postępowanie administracyjne i podatkowe Zintegrowany System Zarządzania

11 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 11 z 19 Nadzór i kontrola nad jednostkami organizacyjnymi Realizacja inwestycji Zarządzanie zasobami ludzkimi Obsługa techniczna i organizacyjna Urzędu K l i e n t (spełnienie oczekiwań klienta) 4.3 Procesy 1. Zarządcze 2. Główne Zakres: 1.1 Planowanie strategiczne i budżet Zakres: 2.1 Postępowanie administracyjne i podatkowe 2.2 Nadzór i kontrola nad jednostkami organizacyjnymi 2.3 Realizacja inwestycji 3. Pomocnicze Zakres: 3.1 Zintegrowany System Zarządzania 3.2 Zarządzanie zasobami ludzkimi 3.3 Obsługa techniczna i organizacyjna Urzędu

12 4.4 Monitorowanie i pomiary Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 12 z 19 Jako jeden z mierników funkcjonowania systemu zarządzania jakością, Urząd Miasta i Gminy w Łasinie monitoruje i mierzy właściwości wyrobu w celu weryfikacji, czy zostały spełnione wymagania dot. wyrobu. Przeprowadza się to na odpowiednich etapach procesu realizacji wyrobu zgodnie z zaplanowanymi ustaleniami. W celu monitorowania i pomiaru prowadzone są: Kontrole wewnętrzne, przeprowadzane przez zespół auditorów, powołany zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Łasin, Kontrole zewnętrzne, prowadzone przez instytucje nadzorujące pracę Urzędu, Audity wewnętrzne i zewnętrzne, Przez poszczególne referaty sporządzana jest informacja międzysesyjna, prowadzone są statystyki dot. wydanych decyzji i odwołań od decyzji, prowadzony jest rejestr skarg i wniosków oraz rejestr zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy Łasin. Co pół roku opracowywane są sprawozdania z realizacji budżetu miasta i gminy Łasin. Pomiary dokonywane są w pomieszczeniach archiwum i USC. Kontrola prawidłowości działania urządzeń pomiarowych odbywa się poprzez porównanie wskazań urządzeń pomiarowych w jednakowych warunkach w tym samym czasie. 5. Zarządzanie zasobami 5.1 Zapewnienie zasobów W celu realizacji zobowiązań jakościowych i środowiskowych zdefiniowanych w polityce jakości Kierownictwo Urzędu Miasta i Gminy Łasin określiło posiadane i potrzebne zasoby i środki niezbędne do utrzymania i doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Świadczą o tym takie dokumenty, jak: Budżet miasta i gminy Łasin. Polityka zintegrowanego systemu zarządzania. Zarządzenie Burmistrza nr 225/2009 z dnia 31 marca 2009 r. w sprawie wprowadzenia systemu jakości ISO 9001 i w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. Burmistrz zgodnie z obowiązującym prawem oraz wymaganiami Zintegrowanego Systemu Zarządzania zapewnia środki finansowe, infrastrukturę i odpowiednio wyszkolony personel do zarządzania, prowadzenia prac oraz weryfikacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Najwyższe kierownictwo zabezpiecza środki poprzez racjonalne i planowe zarządzanie powierzonymi zasobami oraz odpowiada za ich rozliczanie i doskonalenie. W Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie istnieje regulacja dotycząca postępowania przez komórki organizacyjne w zakresie zamówień publicznych. Podstawą dla wprowadzenia obowiązującej regulacji jest ustawa prawo zamówień publicznych. Na mocy tej ustawy udzielanie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin odbywa się na właściwych formularzach oraz poprzez jednolitą procedurę postępowania w tym zakresie. Odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie i ocenę realizowanych postępowań spoczywa na samodzielnym stanowisku pracy ds. zamówień publicznych. 5.2 Zasoby ludzkie Zarządzanie personelem ma na celu zapewnienie, że kompetencje pracowników zaangażowanych w działania mające związek z jakością usług i dokumentów (wyrobów) są odpowiednie. Naboru dokonuje się na podstawie Zarządzenia Burmistrza ustalającego procedurę naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze. Pracownicy są systematycznie szkoleni i świadomi ważności swoich działań w zakresie realizacji celów Zintegrowanego Systemu Zarządzania i wymagań przepisów prawnych. Szkolenia odbywają się zgodnie z występującymi potrzebami na stanowiskach. Oceny skuteczności szkoleń dokonuje się podczas oceny okresowej

13 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 13 z 19 pracowników, zgodnie z opracowanym regulaminem oceny. Za określenie wymagań dot. kwalifikacji i kompetencji pracowników danej komórki organizacyjnej odpowiadają przełożeni. Wszyscy pracownicy Urzędu Miasta i Gminy Łasin zatrudnieni są zgodnie z wymogami obowiązującymi na danym stanowisku pracy. Posiadają oni kompetencje odpowiednie do wykształcenia, umiejętności i posiadanego doświadczenia zawodowego. Zapisy odnośnie powyższego umieszczone są w stosownych dokumentach, które są przechowywane w Dziale Kadr. Regulamin oparty jest na poziomach nagradzania za osiągnięcia (regulamin wynagradzania). Stosowany w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie powoduje, że pracownicy motywowani są do osiągania celów oraz ciągłego doskonalenia. System ten powoduje podniesienie poziomu świadomości dot. celów Zintegrowanego Systemu Zarządzania, promując innowacyjność. 6. Orientacja na klienta 6.1 Charakterystyka klienta Zewnętrzni klienci Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie zidentyfikowani zostali jako mieszkańcy Łasina i okolic (rolnicy, przedsiębiorcy, osoby fizyczne) oraz instytucje, zakłady pracy i jednostki administracji rządowej i samorządowej (osoby prawne) prowadzące działalność na terenie miasta i gminy lub poza, a ich wymagania zostały określone na podstawie przepisów prawnych obowiązujących w Polsce. Wewnętrzni klienci Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie to inne referaty i samodzielne stanowiska pracy. Wyspecyfikowane procesy główne zawierają w swoich częściach opisowych dokładne określenie klientów i ich wymagań. Orientację na klienta Urzędu przyjęto jako jedną z głównych zasad obowiązujących w Systemie Zarządzania Jakością. Mieszkańcy oraz wszyscy zainteresowani mają możliwość bezpośredniego przekazywania swoich uwag, skarg i wniosków w dniach i godzinach przeznaczonych na przyjmowanie ich przez Burmistrza oraz Sekretarza. Sekretarz prowadzi rejestr skarg i wniosków, które wpłynęły do Urzędu a także przeprowadza ich analizę. Ponadto potrzeby i problemy lokalnej społeczności są przedstawiane przez radnych, w formie interpelacji i zapytań. Dążeniem Najwyższego Kierownictwa jest zapewnienie takich warunków organizacyjnych (w tym formalnych), technicznych i kadrowych, aby zadania realizowane przez Urząd były nie tylko spełnieniem wymagań formalnych określonych w przepisach prawa, ale również spełniały oczekiwania Klientów, wynikające z ich indywidualnych wniosków. 6.2 Własność klienta Jako własność klienta w pracy organizacji uznano dokumentację wpływającą z zewnątrz, dane osobowe oraz własność intelektualną. W Urzędzie Miasta i Gminy Łasin funkcjonuje system przyjmowania i postępowania z dokumentacją która wpłynęła od klientów. Podlegają one rejestracji, identyfikacji, rozdziałowi, dekretacji, załatwieniu i archiwizacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt. Dane osobowe interesantów przetwarzane w trakcie realizacji usługi podlegają nadzorowi i zabezpieczeniu na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych. Sprawy objęte tajemnicą służbową są chronione zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych. W przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentu zawierającego dane będące własnością klienta, powiadamiany jest on o tym pisemnie z podaniem przyczyny zdarzenia oraz propozycją dalszego załatwienia sprawy. Wdraża się wówczas działania korygujące. Zapisy przechowywane są w aktach sprawy. 6.3 Wytyczne badania satysfakcji i wymagań klienta Badanie satysfakcji klientów Urzędu Miasta i Gminy Łasin jest jednym ze sposobów monitorowania skuteczności funkcjonowania wdrożonego zintegrowanego systemu Zarządzania Jakością. Realizowane działania mają na celu ocenę percepcji klienta co do stopnia spełnienia przez organizację jego wymagań. Stosuje się następujące narzędzia badania satysfakcji klienta:

14 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 14 z 19 Badania ankietowe wykonywane co najmniej raz w roku, Analiza wpływających skarg i wniosków do Urzędu Miasta i Gminy Łasin dokonywana na bieżąco oraz zbiorczo raz w roku, Analiza informacji zwrotnej od klientów wpływającej do Urzędu Miasta i Gminy Łasin w formie pisemnej lub uzyskanej w trakcie bezpośrednich rozmów z klientem oraz z mediów dokonywana na bieżąco. Wyniki analizy uzyskanych w ten sposób danych są wykorzystywane podczas przeglądu dokonywanego przez Najwyższe Kierownictwo. Zidentyfikowane w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie procesy mają przyporządkowane mierniki, a ich wykonanie jest na bieżąco monitorowane przez właścicieli. Ze względu na charakter organizacji, szczególnym miernikiem jest czas oczekiwania na możliwość wizyty w biurze Urzędu Miasta i Gminy Łasin w celu załatwienia określonej sprawy oraz okres realizacji procesu mierzony od momentu zarejestrowania sprawy do momentu przekazania klientowi wyniku działań procesowych. Informacje o czasie trwania procesu, np. przygotowanie decyzji administracyjnej, są zbierane na podstawie spisów spraw. Oceniany jest średni czas trwania procesu. Analizowane i oceniane są także możliwości skrócenia czasu załatwienia sprawy. Wydawane decyzje, postanowienia i zaświadczenia spełniają kryterium zgodności z prawem, które jest jednocześnie kryterium przyjęcia w rozumieniu. Dowodami spełnienia tych kryteriów są pisemne uzasadnienia zgodności z prawem i ze stanem faktycznym zawarte w dokumentach na wyjściu z procesów. Sekretarz prowadzi monitoring decyzji, od których się odwoływano oraz tych decyzji, które uchylono, zmieniono lub stwierdzono ich nieważność oraz postanowień na które wniesiono zażalenia. Do przeprowadzenia pomiarów procesów i usług wykorzystuje się również protokoły z kontroli wewnętrznej i zewnętrznej Urzędu Miasta i Gminy Łasin. Jeżeli uzyskane dane w wyniku auditu lub monitorowania procesu lub z własnej inicjatywy wskazują na istnienie niezgodności lub możliwości jej wystąpienia, podejmowane są działania korygujące lub zapobiegawcze, zgodnie z udokumentowaną Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze. 7. Zakupy 7.1 Proces zakupów Zakupy dla celów bieżącego funkcjonowania działalności Urzędu Miasta i Gminy Łasin oraz zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych i kodeksu cywilnego. Dokonywane zakupy i składane zamówienia publiczne nie mają bezpośredniego wpływu na jakość produktów świadczonych na rzecz klienta. 7.2 Wytyczne oceny dostawców dla Urzędu Zakupów i zamówień dokonuje się zapewniając wymogi celowości zamówienia, oszczędności oraz gospodarności a także kierując się doświadczeniem zawodowym. Dla zapewnienia sprawnego przebiegu postępowań o udzielenie zamówienia oraz dla potrzeb nadzorowania procesu udzielania zamówień w Urzędzie obowiązuje Regulamin udzielania zamówień publicznych, który ustanowiony został Zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Łasin. W przypadku udzielania przez organizację zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, pracownik merytoryczny ds. zamówień publicznych prowadzi listę dostawców towarów, usług, robót budowlanych oraz dokonuje raz w roku w miesiącu grudniu ich oceny pod kątem rzetelności oraz jakości świadczonych usług.

15 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 15 z Nadzór nad wyrobem niezgodnym W Urzędzie zostały ustalone zasady działania dotyczące nadzorowania usług niezgodnych lub niespełniających odpowiednich wymagań. Dotyczy to zarówno usług wykonywanych dla klientów, jak i dokumentów dostarczonych przez klientów. Nadzorowanie spraw i dokumentacji odbywa się w formie oceny, sprawdzania, wezwania do uzupełnienia lub zaniechania postępowania przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych. Odpowiednie zapisy gromadzone są w aktach sprawy. Postępowanie z produktem niezgodnym zostało określone w Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze. Zasady przyjmowania, rozpatrywania i analizowania skarg i wniosków Klientów reguluje Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. 9. Aspekty środowiskowe 9.1 Zidentyfikowane aspekty środowiskowe Na podstawie analizy środowiskowej przeprowadzono identyfikację aspektów środowiskowych związanych z bieżącymi i przeszłymi działaniami, usługami oraz wyrobami dla obiektów objętych certyfikacją. Analiza ta wykonana została zarówno dla obiektu funkcjonującego normalnie, w sytuacji specjalnej oraz w sytuacji awaryjnej i uwzględnia zagadnienia gospodarki odpadami, wodno-ściekowej, emisji zanieczyszczeń do środowiska, wykorzystania energii, oddziaływania na świat roślin i zwierząt, zagadnienia związane z zanieczyszczaniem gruntu oraz wykorzystaniem zasobów naturalnych. 9.2 Znaczące aspekty środowiskowe Zidentyfikowane aspekty środowiskowe są bazą dla określenia obecnej pozycji ujęć wody i oczyszczalni względem środowiska, ustalenia ich wpływów na środowisko oraz wyznaczenia znaczących aspektów środowiskowych. Proces identyfikacji znaczących aspektów środowiskowych opisuje procedura Zarządzanie aspektami środowiskowymi. Wskazanie znaczących aspektów środowiskowych służy planowaniu działań organizacji nastawionych na poprawę jej interakcji ze środowiskiem, określaniu celów i zadań środowiskowych, co pozwala na stopniowe zmniejszanie negatywnego oddziaływania organizacji na środowisko. 10. Procesy doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania System zarządzania jakością gwarantuje, iż wdrożone w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie procesy są monitorowane, a prowadzone pomiary i analiza umożliwiają uzyskanie informacji o stopniu spełniania wymagań klienta i zgodności z normą. Uzyskane dane stanowią podstawę do ciągłego doskonalenia systemu. W tym celu zostały opracowane cele jakościowe, prowadzone są audity wewnętrzne, monitorowanie procesów i analiza danych. System zarządzania jakością zakłada właściwe spełnianie wymagań formalno-prawnych wszystkich klientów poprzez realizację przez osoby uprawnione zadań określonych w procesach. Dowody zgodności z przyjętymi kryteriami zapisane są w diagramach procedur oraz kartach zadań, uprawnień i odpowiedzialności, przypisanych każdemu pracownikowi. Określone zostały osoby, wykonujące funkcje kontroli, zatwierdzania i nadzoru. Poziom satysfakcji klientów z usług dostarczanych przez Urząd określany jest na podstawie: składanych skarg i wniosków, uwag zgłaszanych do poszczególnych referatów, notatek i listów publikowanych w prasie, interpelacji i zapytań radnych oraz badań ankietowych. Na podstawie analizy powyższych danych prowadzone jest doskonalenie systemu zarządzania jakością. Ważnym elementem oceny i doskonalenia są również sugestie przekazywane przez mieszkańców na spotkaniach z Burmistrzem i radnymi. Wymiernym dowodem spełnienia wymagań i oczekiwań klientów są przesyłane do Burmistrza podziękowania i gratulacje. Metodą pozyskiwania informacji o stopniu spełniania wymagań dotyczących zadań realizowanych przez organizację jest monitorowanie wskaźników przypisanych każdemu procesowi. Czynność ta należy do zadań kierowników referatów, którzy w określonych odstępach czasu

16 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 16 z 19 dokonują pomiarów wskaźników oceniając tym samym zdolność procesów do osiągania zamierzonych celów. Opracowanie procedur gwarantujących wdrożenie, monitorowanie oraz ciągłe zwiększanie skuteczności systemu wynika z polityki jakości i celów jakości. Przeglądu opracowanych procedur dokonał Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością, będący jednocześnie odpowiedzialny za powyższy proces, a zatwierdził Burmistrz. Procedury systemowe zostały przekazane do referatów i na samodzielne stanowiska, celem zaznajomienia się z ich treścią i stosowania przez pracowników. Odpowiedzialność i wymagania dotyczące sposobu redagowania, nadzorowania i ewidencji dokumentów systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin są określone w p.3.1 księgi jakości. Sprawdzanie prawidłowości realizowanych procesów w referatach i na samodzielnych stanowiskach oraz określenie efektywności systemu, skuteczności jego wdrożenia i utrzymywania w organizacji jest realizowane poprzez procedurę "Audity wewnętrzne". Podstawą do realizacji auditów są plany auditów wewnętrznych opracowywane przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością i przekazywane do akceptacji Burmistrzowi. Audity są wykonywane przez wytypowanych i przeszkolonych w tym zakresie pracowników Urzędu auditorów wewnętrznych. Uzyskanie uprawnień przez auditorów wewnętrznych potwierdzone jest stosownymi zaświadczeniami. Audity odbywają się zgodnie z procedurą określającą sposób ich wykonywania. Wyniki ujęte w raportach z auditów są przeglądane przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością, który dokonuje również okresowej oceny pracy i potrzeb grupy auditorów, a zatwierdzane przez Najwyższe Kierownictwo i przekazywane auditorom wewnętrznym. Końcowym zadaniem w procedurze auditów wewnętrznych jest odbiór przez Burmistrza sprawozdania z realizacji planu auditów wykonanego przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. W Urzędzie funkcjonuje procedura umożliwiająca nadzorowanie niezgodności występujących w pracy referatów i samodzielnych stanowisk Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze. Kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach są odpowiedzialni za identyfikowanie problemów i niezgodności pojawiających się w pracy objętej ich zakresem działania, ustalenie trybu ich rejestrowania i określenie sposobu usunięcia. W zależności od charakteru niezgodności mogą być one usuwane m.in. poprzez procedurę Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze. Uruchomienie procedury następuje w oparciu o informacje z przeglądu systemu zarządzania jakością przez kierownictwo, raport z auditu wewnętrznego, skargi lub wniosku stron oraz informacji z referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach. Efekt końcowy stanowi opracowanie planu działań korygujących dotyczących systemu, procesu, działalności lub zadania. Na podstawie dostępnych źródeł informacji kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach analizują i eliminują przyczyny potencjalnych niezgodności mogących pojawić się w systemie stosując procedurę " Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze ". Ważnym elementem dostarczającym informacji będących podstawą doskonalenia systemu jest analiza danych wynikających z realizacji procesów. Na poziomie referatów i samodzielnych stanowisk właściciele procesów i osoby je nadzorujące monitorują trendy w oparciu o podane wskaźniki, zbierają dane dotyczące stopnia spełnienia wymagań klienta, zgodności z wymaganiami prawnymi oraz określają kierunki ich rozwoju. Ponadto na bieżąco dokonywana jest analiza raportów z auditów wewnętrznych. Powyższe informacje przekazywane są na przegląd systemu przez kierownictwo. Przegląd systemu zarządzania jakością dokonywany jest przez Burmistrza. Jego celem jest określenie, czy system jest skutecznie wdrażany i utrzymywany oraz przydatny dla realizowanych przez Urząd zadań. Przeglądy planowane są przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością, który opracowuje raport biorąc pod uwagę: wyniki auditów, reklamacje od klientów, informacje dotyczące funkcjonowania procesów,

17 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 17 z 19 status działań zapobiegawczych i korygujących, konkretne działania podjęte w następstwie poprzednich przeglądów, informacje dotyczące zmian, które mogą wpłynąć na system zarządzania jakością. Efektem końcowym przeglądu systemu zarządzania jakością jest opracowanie przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością programu zadań, na podstawie wytycznych sformułowanych przez Burmistrza. Zadania te realizują kierownicy w swoich referatach oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach. 11. Wykaz załączników zał. nr 1 - schemat organizacyjny Urzędu, zał. nr 2 karty procesów, zał. nr 3 - procedury ZSZ zał. nr 4 - zasady określające nadzorowanie przyrządów pomiarowych, zał. nr 5 polityka bezpieczeństwa, zał. nr 6 strategia rozwoju miasta i gminy Łasin na lata , zał. nr 7 regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Łasin, zał. nr 8 regulamin wynagradzania pracowników w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin, zał. nr 9 polityka rachunkowości, zał. nr 10- karty usług

18 12. Rejestr zmian KSIĘGA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 18 z 19 Zmiana nr Przed zmianą 1 Karty usług nie włączone do dokumentacji systemowej Opis zmiany Po zmianie Wprowadzenie karty usług do dokumentacji zintegrowanego systemu zarządzania jakością Zatwierdził 2 Brak w Księdze ZSZ zagadnień dotyczących odpowiedzialności kierownictwa związanych z ochroną środowiska w zakresie zapobiegania zanieczyszczeniom 3 Brak stanowiska Koordynatora czynności kancelaryjnych i Kancelaria tajnej Wprowadzono zapisy dotyczące odpowiedzialności kierownictwa za zapobieganie zanieczyszczeniom zwłaszcza atmosfery, a także ochrony wód i gospodarki odpadami. Wprowadzono stanowisko koordynatora czynności kancelaryjnych i kancelarię Tajną

19 Urząd Miasta i Gminy Łasin Strona 19 z 19 24