Pan Roman Szymański Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drobinie

Transkrypt

1 Warszawa, 05 grudnia 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VIII MZ Pan Roman Szymański Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drobinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b w związku z art. 186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 998 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2018 zespół w składzie: Angelika Sosińska starszy inspektor wojewódzki i Monika Zambrzycka - inspektor wojewódzki; Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadził w terminie lipca 2018 r. kontrolę kompleksową w trybie zwykłym w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Drobinie, zwanym dalej Ośrodkiem. Zakres kontroli obejmował: zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wsparcia oraz pomocy asystenta rodziny, w okresie od 1 stycznia 2017 r. do dnia kontroli. Na podstawie art. 197d ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzenia kontroli (Dz. U. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo uchybień ocenił sposób organizacji i realizacji przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: 1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny, 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości, 3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Statut Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drobinie został przyjęty uchwałą nr 150/XXIII/2005 Rady Miejskiej Drobin z 17 lutego 2005 r. 1 1 Akta kontroli s

2 Organizacja Ośrodka została określona w regulaminie organizacyjnym 2 wprowadzonym zarządzeniem nr 18/07 burmistrza Miasta i Gminy Drobin z 1 czerwca 2007 r. Uchwałą nr 125/XVI/2012 Rady Miejskiej w Drobinie 24 maja 2012 r. wyznaczono Ośrodek, jako właściwy do realizacji zadania administracji publicznej w zakresie wspierania rodziny, o którym mowa w ustawie z 9 czerwca 2011 r. w o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej 3. Praca z rodziną jest wyłącznie zadaniem gminy i może być wykonywana przy wykorzystaniu własnych organów i podmiotów, względnie przekazana do realizacji innemu podmiotowi. Wskazać jednak należy, że gmina może przekazać jedynie realizację zadania, a to oznacza, że jest ona w dalszym ciągu odpowiedzialna za prawidłowe jego wykonywanie. Z punktu widzenia legalności działań, opowiedzieć się należy za stanowiskiem, że organ stanowiący danej gminy powinien zmienić statut Ośrodka, ponieważ jest to akt normujący zakres zadań tej gminnej jednostki organizacyjnej. Statut powinien w sposób konkretny określać przedmiot działalności, jaki jednostka będzie realizować. Dopuszczenie, zatem możliwości powierzenia takiej jednostce do realizacji innych zadań niewymienionych w statucie, stanowi naruszenie powyższego przepisu. Gdy podmiotem organizującym pracę z rodziną jest ośrodek pomocy społecznej, to powierzenie tego zadania winno nastąpić w drodze dokonania stosownych zmian w statucie 4. Biorąc pod uwagę powyższy stan, należałoby dostosować statut i regulamin organizacyjny Ośrodka do obowiązujących unormowań prawnych, w szczególności uwzględnić rozwiązania wzmacniające organizację pracy z rodziną, które przewidział ustawodawca dopuszczając w art. 10 ust. 2 ustawy, utworzenie zespołu do spraw asysty rodzinnej. Stanowisko kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drobinie pełni pan od 1 stycznia r. W 9 ust. 5 statutu Ośrodka wskazano, że w razie nieobecności kierownika zadania związane z bieżącym zarządzaniem Ośrodkiem wykonuje pisemnie upoważniony przez kierownika pracownik. Zgodnie z art. 28a ustawy wójt sprawuje kontrolę nad podmiotami organizującymi pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego. W kontrolowanym okresie nie przeprowadzano kontroli w tym zakresie. Gmina Drobin spełniła obowiązek określony w art. 176 pkt 1 ustawy. Opracowany został Gminny Program Wspierania Rodziny na lata , przyjęty uchwałą Nr XXIV/198/2016 Rady Miejskiej w Drobinie z dnia 28 lipca 2016 r. 6 Wykonanie uchwały powierzono kierownikowi Ośrodka. W diagnozie środowiska lokalnego wskazane zostały dane dotyczące: liczby rodzin, którym przyznana została pomoc społeczna z powodu niezaradności w sprawach wychowawczych, potrzeby ochrony macierzyństwa oraz liczba dzieci umieszczonych w pieczy zastępczej. W programie w sposób ogólny odniesiono się do potrzeb wynikających z obowiązku zapewnienia rodzinie wsparcia, działań profilaktycznych oraz roli i zadań asystenta rodziny, które powinny wynikać z dokonanego rozpoznania problemów gminy. Nie opracowano harmonogramu realizacji 2 Akta kontroli s Akta kontroli s Ustawa o finansach publicznych z dnia 13 października 2017 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm) - art. 11 ust. 2 jednostka budżetowa działa na podstawie statutu określającego w szczególności jej nazwę, siedzibę i przedmiot działalności. 5 Akta kontroli s Akta kontroli s

3 zadań, jak też nie podjęto próby uzgodnienia oczekiwanych rezultatów działań zaplanowanych w tym programie. Mając na względzie określone w ustawie zasady i formy wspierania rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, przy opracowywaniu programu należałoby skupić się na mechanizmach służących skuteczności prowadzonych oddziaływań w tym zakresie. 1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny W okresie objętym kontrolą Ośrodek zatrudniał 1 asystenta rodziny (w pełnym wymiarze godzin) na umowę o pracę w systemie zadaniowego czasu pracy. Osoba zatrudniona na stanowisku asystenta rodziny posiadała kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 pkt 1 oraz spełniała wymogi zawarte w art. 12 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 oraz art. 17 ust 3 i 4 ustawy. Asystent posiadał zakres obowiązków opracowany zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 15 ust. 1 ustawy. W celu ewidencjonowania czasu pracy asystent rodziny prowadził dokumentację pn.: harmonogram pracy asystenta rodziny, karta pracy asystenta rodziny, sprawozdanie miesięczne z pracy z rodziną. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Zgodnie z 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. gmina ma obowiązek przekazania sprawozdania rzeczowo-finansowego z wykonywanych zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. Zgodność sprawozdań potwierdzono, dokonując porównania sprawozdań przekazanych za okres: od 1 stycznia do 30 czerwca 2017 r., od 1 lipca do 31 grudnia 2017 r. oraz od 1 stycznia do 30 czerwca 2018 roku, z prowadzoną w Ośrodku dokumentacją. Z art. 179 ustawy 7 wynika obowiązek składania przez wójta do 31 marca każdego roku radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb w tym zakresie. Całość materiału przedkładanego radzie gminy przygotowywana jest przez podmiot, który faktycznie odpowiada za realizację tego zadania w gminie, a zatem przez Ośrodek. Ośrodek nie złożył rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz nie przedstawił potrzeb w tym zakresie. Podczas kontroli przedłożono sprawozdanie z działalności Ośrodka Pomocy Społecznej za rok 2017, które nie zawierało żadnych treści poświęconych realizacji powyższego zadania. Ponadto nie przedstawiono innych dokumentów potwierdzających wykonanie tego obowiązku. 3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowanych działań, mających na celu przywrócenie rodzinom zdolności do wypełniania tych funkcji, dlatego w pierwszej kolejności konieczne jest rzetelne zdiagnozowanie problemu. Na gminie skupia się nie tylko udzielanie pomocy rodzinie przeżywającej trudności, ale też 7 Art. 179 ust. 1. W terminie do dnia 31 marca każdego roku wójt składa radzie gminy roczne sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawia potrzeby związane z realizacją zadań. 2. Rada gminy, biorąc pod uwagę potrzeby, o których mowa w ust. 1, uchwala gminne programy wspierania rodziny. 3

4 prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. W celu realizacji tego zadania istotne jest dokonywanie analizy i oceny zjawisk mających wpływ na sytuację osób wymagających wsparcia w środowisku lokalnym, wskazanie aktywności przy identyfikowaniu i monitorowaniu osób i rodzin wymagających pomocy, w szczególności: ustalenie zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczącej rodzin z problemami, stosowanie procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań, wykorzystanie innych możliwości, odnośnie dotarcia do wszystkich osób potrzebujących pomocy i wsparcia. W gminie Drobin nie opracowano zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dot. rodzin z problemami opiekuńczo-wychowawczymi oraz procedury weryfikowania tych informacji 8. Ośrodek powinien posiadać pełną wiedzę o rodzinach potrzebujących pomocy oraz wykorzystać wszelkie metody, aby do nich dotrzeć. W tym celu powinny zostać przyjęte zasady współpracy między poszczególnymi podmiotami umożliwiające sprawną wymianę informacji. W Ośrodku nie przyjęto procedur określających standardy pracy asystenta rodziny, które pozwoliłyby na ocenę jego efektów i podsumowanie wyników podjętych działań. W okresie objętym kontrolą pomocą asystenta rodziny objętych było 8 rodzin. W jednym przypadku dokumentacja rodziny nie zawierała potwierdzenia na okoliczność przyznania asystenta rodziny przez kierownika Ośrodka. W stosunku do pozostałych 7 rodzin poprzedzone przyznanie asystenta rodziny, odbyło się zgodnie z zachowaniem art. 11 ustawy 9. W przypadku jednej rodziny pracownik socjalny 31 lipca 2017 r. odnotował potrzebę przyznania asystenta rodziny w kwestionariuszu wywiadu środowiskowego, po czym dopiero 12 stycznia 2018 r. wystąpił z wnioskiem o jego przyznanie do kierownika Ośrodka 10. W dokumentacji znajdowały się notatki z wizyt asystenta rodziny w środowisku. Zgodnie z art. 9 ustawy: rodzina może otrzymać wsparcie poprzez działania: 1) instytucji i podmiotów działających na rzecz dziecka i rodziny; 2) placówek wsparcia dziennego; 3) rodzin wspierających. Poinformował pan, że Gmina Drobin prowadziła niedopłatą pomoc prawną, jednak z przedstawionej dokumentacji nie było możliwe ustalenie skorzystania z tego rodzaju wsparcia przez rodziny przezywające trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczej 11. Na terenie gminy nie funkcjonowała placówka wsparcia dziennego 12. Gmina nie obejmowała rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych pomocą rodzin wspierających. W okresie objętym kontrolą pomoc asystenta rodziny skierowana była do 8 rodzin wychowujących 19 dzieci, w tym 5 dzieci w wieku do 5 r. ż., w tym 13 : 2 rodziny zobowiązane były postanowieniem sądu do współpracy z asystentem rodziny, 8 Akta kontroli s Akta kontroli s Akta kontroli s Akta kontroli s Art W celu wsparcia rodziny dziecko może zostać objęte opieką i wychowaniem w placówce wsparcia dziennego. 2. Placówkę wsparcia dziennego prowadzi gmina, podmiot, któremu gmina zleciła realizację tego zadania na podstawie art. 190, lub podmiot, który uzyskał zezwolenie wójta. 13 Akta kontroli s

5 4 rodziny, których 11 dzieci przebywało w pieczy zastępczej. Podczas kontroli przedstawił pan wykaz 15 dzieci (z 7 rodzin), z terenu gminy Drobin, umieszczonych w pieczy zastępczej 14. Ustalono, że: 2 rodziny, których 2 dzieci przebywały w pieczy zastępczej nie wyraziły zgody na objęcie pomocą asystenta rodziny, natomiast 1 rodzic zamieszkiwał poza terenem gminy Drobin. W powyższych 3 przypadkach Ośrodek nie podjął żadnych działań w celu nawiązania pracy z rodziną. W przypadku samotnie wychowującej matki, do której powróciło z pieczy zastępczej dziecko w marcu br. do dnia kontroli nie monitorowano sytuacji opiekuńczo-wychowawczej 15. Analizie poddano dokumentację 8 rodzin objętych wsparciem asystenta rodziny. Dokumentacja gromadzona była w osobnych teczkach dla każdej rodziny. Zawierała: wniosek pracownika socjalnego o przydzielenie asystenta rodziny wraz z przydzieleniem asystenta rodziny przez kierownika ośrodka (oprócz jednej rodziny), zgodę rodziny na współpracę z asystentem rodziny, ocenę sytuacji rodziny, analizę sytuacji wychowawczej dziecka, plan pracy z rodziną, sprawozdanie półroczne, karty pracy asystenta rodziny, notatki służbowe. W przypadku jednej z rodzin, która została zobowiązana przez sąd do współpracy z asystentem rodziny Ośrodek otrzymał postanowienie sądu z 15 listopada 2017 r., a faktyczną współpracę z rodziną asystent podjął 23 kwietnia 2018 r. 16 Ustalono, że asystent rodziny realizował zadania, o których mowa w art. 15. ust. 1 ustawy, w tym: opracowywał i realizował plan pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny; udzielał pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w rozwiązywaniu problemów socjalnych, psychologicznych i wychowawczych z dziećmi; dokonywał okresowej oceny sytuacji; prowadził dokumentację dotyczącą pracy z rodziną; sporządzał, na wniosek sądu, opinie o rodzinie i jej członkach; współpracował z podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny. Wszystkie rodziny, które były objęte pomocą asystenta rodziny wyraziły zgodę na współpracę zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 8 ust. 3. Zgodnie z art. 15 ust. 3 ustawy plan pracy z rodziną obejmował działania mające na celu przezwyciężenie problemów panujących w rodzinie, a także zawierał terminy ich realizacji oraz przewidywane efekty. Kierownik Ośrodka, w ramach sprawowanego nadzoru nad pracą asystentów rodziny, kontrolował czas pracy na podstawie kart pracy asystenta, sprawozdań miesięcznych z pracy z rodziną oraz zapoznawał się z prowadzoną dokumentacją rodziny. W trakcie kontroli przedstawił pan wykaz rodzin, w których występował problem bezradności opiekuńczo-wychowawczej wraz z prowadzoną w tej sprawie dokumentacją. Ustalono, że: 14 Akta kontroli s Akta kontroli s Akta kontroli s

6 Z przedstawionego raportu pn. Analiza osób objętych pomocą z 10 lipca 2018 r. w programie POMOST wynikało, że na 15 rodzin z występującym problemem bezradności w sprawach opiekuńczo wychowawczych, tylko 1 rodzina z tej grupy była objęta wsparciem asystenta rodziny 17. W stosunku do pozostałych rodzin Ośrodek nie podejmował działań zmierzających do objęcia rodziny wsparciem przewidzianym w ustawie. Asystent rodziny aktywnie wspiera rodziny wychowujące dzieci, w których występują problemy trudne do pokonania samodzielnie, pomaga również rodzicom ubiegającym się o odzyskanie władzy rodzicielskiej. Dodatkowo ustawa o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin Za życiem wprowadziła nowe zadania dla asystenta. Asystent rodziny ma odgrywać rolę koordynatora i przewodnika rodzin po systemie oferowanego wsparcia. Rolą asystenta rodziny jest koordynacja poradnictwa w zakresie: przezwyciężania trudności w pielęgnacji i wychowywaniu dziecka, wsparcia psychologicznego, pomocy prawnej, w szczególności w zakresie praw rodzicielskich i uprawnień pracowniczych, dostępu do rehabilitacji społecznej i zawodowej oraz świadczeń opieki zdrowotnej. Wskazane jest opracowanie standardów postępowania asystenta rodziny, ułatwiających podejmowanie adekwatnych działań w zależności od zaistniałej sytuacji, w celu udzielania wsparcia i pomocy wszystkim rodzinom przeżywającym trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. Na podstawie art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli i wobec stwierdzonych uchybień kieruję do pana kierownika następujące zalecenie pokontrolne: wypracować standardy postępowania asystenta rodziny, które staną się podstawą stosowanych metod pracy z rodzinami trudnymi i nastawionymi niechętnie do współpracy oraz przyczynią się do podejmowania adekwatnych i zaplanowanych działań w tym zakresie, 17 Akta kontroli s

7 wypracowania mechanizmów identyfikowania wszystkich rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych w celu objęcia ich wsparciem w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka, Uwagi i wnioski pokontrolne Ponadto zwracam uwagę na potrzebę: dostosowania statutu i regulaminu organizacyjnego Ośrodka do obowiązujących unormowań prawnych, w szczególności uwzględniających rozwiązania wzmacniające organizację pracy z rodziną, wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 179 ustawy, składania sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb w tym zakresie, przyjęcia zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy Ośrodkiem a poszczególnymi podmiotami i instytucjami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom, podjęcia działań w celu nawiązania współpracy z rodzinami, które mogłyby stanowić rodzinę wspierającą dla rodzin przeżywających trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczowychowawczych, rozważenia potrzeb gminy w zakresie objęcia rodzin opieką i wychowaniem poprzez prowadzenie przez gminę placówki wsparcia dziennego, zgodnie z art. 9 pkt 2 ustawy, Pouczenie Zgodnie z art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 998 z późn. zm.) oraz 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. poz. 1477) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do Wojewody Mazowieckiego zastrzeżenia do wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, plac Bankowy 3/5, Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego powiadomić wojewodę o sposobie realizacji uwag, wniosków i zaleceń. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń odpowiadając na zalecenia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. Jednocześnie przypominam, że w przypadku osób, które nie realizują zaleceń pokontrolnych mają zastosowanie przepisy art. 198 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Monika Zambrzycka STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Angelika Sosińska z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Anna Olszewska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej 7