Pani Grażyna Kołek Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ceranowie Ceranów 25, Ceranów

Transkrypt

1 Warszawa, 05 grudnia 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VIII BT Pani Grażyna Kołek Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ceranowie Ceranów 25, Ceranów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197 b w związku z art. 186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 998, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2018, zespół w składzie: Beata Trzcińska - starszy inspektor wojewódzki i Ewa Łubianka - starszy inspektor wojewódzki, Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadził w terminie października 2018 r. kontrolę kompleksową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Ceranowie, zwanym dalej Ośrodkiem. Zakres kontroli obejmował zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wsparcia oraz pomocy asystenta rodziny, w okresie od 1 stycznia 2017 roku do dnia kontroli. Na podstawie art. 197 d ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo uchybień ocenił sposób organizacji i realizacji przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: 1. zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny, 2. rzetelność sporządzanej sprawozdawczości, 3. prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Uchwałą Nr XXVII/174/2017 Rady Gminy Ceranów z dnia 22 czerwca 2017 r. nadano statut Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Ceranowie. 1 pkt 12 Statutu stanowił, że Ośrodek działa na podstawie i w granicach obowiązujących aktów prawnych, między innymi ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Zgodnie z 8 ust. 6 Statutu, szczegółowy zakres działania i zasady funkcjonowania z uwzględnieniem struktury Ośrodka określa regulamin organizacyjny, który wprowadzony został zarządzeniem nr 2/2016 z dnia 2 kwietnia

2 2016 r. Zarządzenie to wydano na podstawie 11 Statutu Ośrodka przyjętego Uchwałą Nr XIX/110/2012 Rady Gminy w Ceranowie z dnia 8 listopada 2012 r., która utraciła moc. W 2 pkt. 8 Regulaminu wskazano, że Ośrodek działa na podstawie ustawy o wspieraniu rodziny i pieczy zastępczej, natomiast 24 określa zakres czynności asystenta rodziny. Uchwałą Nr XXIII/154/2013 Rady Gminy Ceranów z dnia 29 maja 2013 r. zlecono Ośrodkowi realizację zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej określonych w ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemu pieczy zastępczej. Stanowisko kierownika Ośrodka w Ceranowie objęła pani 1 czerwca 1990 r. Posiada pani upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania w tych sprawach decyzji, a także upoważnienie do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu wsparcia kobiet w ciąży i rodzin Za życiem. W razie nieobecności zastępuje panią osoba wskazana przez panią w zakresie ustalonym w upoważnieniu. W okresie kontroli była pani nieobecna. Upoważniła pani specjalistę pracy socjalnej panią XXX XXXX do udzielania informacji i składania wyjaśnień podczas kontroli oraz reprezentowania pani podczas nieobecności. Zgodnie z art. 28 a ustawy, wójt sprawuje kontrolę nad podmiotami organizującymi pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego. W Ośrodku nie przeprowadzano kontroli w tym zakresie. Gmina Ceranów wypełniła obowiązek wynikający z art. 176 pkt 1 ustawy, opracowała program wspierania rodziny w Gminie Ceranów na lata , który został przyjęty uchwałą Rady Gminy Ceranów nr IX/88/2015 z dnia 14 grudnia 2015 r. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy Ceranów. Zadania gminy określone w ww. Programie ukierunkowane są na wsparcie rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, poprawę, jakości opieki sprawowanej przez biologicznych rodziców, zapewnienie szczególnej ochrony dzieciom w rodzinach zagrożonych oraz umożliwienie powrotu dzieciom z pieczy zastępczej do rodzin biologicznych. Oznacza to, że działania gminy powinny zmierzać w kierunku stworzenia takich warunków funkcjonowania rodzin, aby dzieci nie trafiały do pieczy zastępczej, a jeśli tam się znajdą, aby mogły powrócić do rodziny biologicznej. Program zawiera harmonogram działań oraz realizatorów i partnerów programu, nie wskazano jednak jego koordynatora. Ponadto, po zakończeniu, powinien zostać oceniony w ramach ustalonych kryteriów ewaluacyjnych, a wynikiem podsumowania są rekomendacje, które zostaną uwzględnione w programie następnym. Art. 179 ustawy nakłada na wójta obowiązek złożenia radzie gminy do 31 marca każdego roku sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb związanych z realizacją zadań. Całość materiału przedkładanego radzie gminy przygotowywana jest przez podmiot, który faktycznie odpowiada za realizację tego zadania w gminie, a zatem przez Ośrodek. Sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej za rok 2017 r. zostało przedstawione na sesji Rady Gminy w Ceranowie 21 marca 2018 r. Sprawozdanie to odnosi się do asystenta rodziny i jego zadań oraz finansowania pobytu dzieci w rodzinie zastępczej, nie uwzględnia innych form wsparcia. W sprawozdaniu wskazano potrzeby z zakresu wspierania rodziny w roku Wśród nich wymieniono kontynuację zatrudnienia 2

3 asystenta rodziny i podnoszenie jego kwalifikacji, zapewnienie środków na finansowanie pobytu dzieci w rodzinach zastępczych oraz realizację ustawy o wspieraniu kobiet i rodzin Za życiem Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny. Wdrażanie instytucji asystenta rodziny od 1 stycznia 2015 r. stało się obowiązkowe. Przed wejściem w życie regulacji prawnych ustanawiających stanowisko asystenta rodziny, pracę socjalną świadczyli pracownicy socjalni, których zakres obowiązków został sprecyzowany w art. 119 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. W strukturze organizacyjnej Ośrodka wyodrębniono między innymi stanowisko asystenta rodziny, którego zakres czynności określono w 24 Regulaminu organizacyjnego. W okresie objętym kontrolą asystent rodziny zatrudniony był od 2 sierpnia do 31 grudnia 2017 r. oraz ponownie od 3 września 2018 r. na podstawie umowy o pracę w systemie zadaniowego czasu pracy w wymiarze 0,5 etatu. Asystent rodziny posiadał kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 pkt 1 a ustawy, spełniał wymogi zawarte w art. 12 ust. 1. pkt 2-4 oraz art. 17 ustawy, jak również posiadał zakres obowiązków wykonywanych na tym stanowisku. Jednak zakres ten nie wyczerpywał wszystkich zadań określonych w art. 15 ustawy. Zarządzeniem Nr 5/2016 z dnia 30 czerwca 2016 r. kierownik Ośrodka wprowadził procedury działań podejmowanych przez asystenta rodziny i pracownika socjalnego na rzecz rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. Procedury te określają zasady podejmowania działań na rzecz rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez pracownika socjalnego i asystenta rodziny oraz wzory dokumentacji prowadzonej przez asystenta rodziny: zgoda na podjęcie współpracy rodziny z asystentem, karta rodziny, ocena sytuacji rodziny, plan pracy z rodziną, aktualizacja planu pomocy, karta czynności, sprawozdanie miesięczne ze współpracy z rodziną, karta pracy, karta wizyt w środowisku poza rodzinnym, karta wizyt w środowisku rodzinnym. Karta pracy prowadzona była w cyklu miesięcznym i stanowiła jednocześnie odzwierciedlenie ewidencji czasu pracy asystenta rodziny, zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy. Asystent rodziny odnotowywał wszystkie czynności wykonane z rodzinami lub na rzecz rodzin. Ponadto asystent rodziny prowadził karty czynności dla każdej rodziny, gdzie opisywał uzyskane informacje, ustalenia oraz uwagi własne wraz z przebiegiem wizyty Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Ośrodek terminowo wypełnił obowiązek wynikający z 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej (Dz. U. poz. 213) 1 Akta kontroli s Akta kontroli s

4 i przekazał sprawozdania za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2017 r., od 1 lipca do 31 grudnia 2017 r. oraz od 1 stycznia do 30 czerwca 2018 r. Biorąc pod uwagę przedstawioną w trakcie kontroli dokumentację prowadzonych spraw oraz sporządzane sprawozdania z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej stwierdzono brak zgodności danych dotyczących liczby rodzin korzystających z usług asystenta rodziny oraz liczby rodzin, z którymi asystent zakończył pracę. W sprawozdaniu za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2017 r. wykazano, że z usług asystenta rodziny korzystało 5 rodzin, a przeciętny czas pracy z rodziną wynosił 6 miesięcy, natomiast analiza dokumentacji wskazuje na 6 rodzin i czas pracy 5 miesięcy (od sierpnia do grudnia 2017 r.). Jako powód zakończenia pracy wykazano osiągnięcie celów, podczas, gdy faktyczną przyczyną zakończenia współpracy było wygaśnięcie umowy o pracę z asystentem rodziny i brak kontynuacji wsparcia rodziny. 3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy, wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowych działań mających na celu przywrócenie rodzinie zdolności do wypełniania tych funkcji. Definicja wskazuje, że nie chodzi o jedno działanie, ale o ich zespół, i do tego zaplanowany. Dlatego też konieczne jest zdiagnozowanie problemu występującego w danej rodzinie, stanowiącego przyczynę trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. Na gminie spoczywa nie tylko obowiązek wspierania rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, ale też prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności. W celu realizacji tego zadania istotne jest dokonywanie analizy i oceny zjawisk mających wpływ na sytuację osób wymagających wsparcia w środowisku lokalnym, wykazanie aktywności przy identyfikowaniu i monitorowaniu osób i rodzin wymagających pomocy, w szczególności: ustalenie zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczących rodzin z problemami; stosowanie procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań; wykorzystanie innych możliwości dotarcia do wszystkich osób potrzebujących pomocy i wsparcia. W trakcie kontroli wyjaśniono, że informacje o rodzinach przeżywających trudności pochodzą ze środowiska lokalnego: od sołtysów, mieszkańców, pracowników socjalnych, szkoły czy też wójta. W Ośrodku nie ustalono zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczących rodzin z problemami, ani procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań. Gmina nie wspierała rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczowychowawczych pomocą rodzin wspierających. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy, w celu wsparcia rodziny, dziecko może zostać objęte opieką i wychowaniem w placówce wsparcia dziennego. W gminie Ceranów nie funkcjonują placówki wsparcia dziennego. 4

5 Praca z rodziną określona w art. 8 ust. 2 ustawy jest jedną z form wspierania rodziny. Artykuł 10 ust. 3 ustawy przewiduje dodatkowe formy pracy z rodziną, wymienione w pkt 1-5. Pracownicy socjalni informowali rodziny o możliwości korzystania z konsultacji i poradnictwa specjalistycznego (psychologicznego lub prawnego) świadczonego przez: Publiczną Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną w Sokołowie Podlaskim, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Sokołowie Podlaskim, punkt nieodpłatnej pomocy prawnej w Starostwie Powiatowym w Sokołowie Podlaskim. Ośrodek nie prowadził pracy z rodziną w formie: terapii i mediacji, usług dla rodzin z dziećmi, spotkań dla rodzin mających na celu wymianę ich doświadczeń oraz zapobieganie izolacji, zwanych grupami wsparcia. W kontrolowanym okresie nie wystąpiły okoliczności przydzielenia asystenta rodziny w przypadkach, o których mowa w art. 11 ust. 1 a i ust. 3 ustawy. W okresie od 1 sierpnia 2017 r. do 24 października 2018 r. (z 8 miesięczna przerwą) wsparciem asystenta rodziny objęto 7 rodzin, w których wychowywało się 16 dzieci, w tym: 3 w wieku do 5 r. ż. i 13 w wieku od 6 do 18 r. ż. Wsparciem asystenta rodziny obejmowano 1 rodzinę, z której 3 dzieci umieszczonych było w rodzinnej pieczy zastępczej. Sprawdzono dokumentację 7 rodzin korzystających ze wsparcia asystenta rodziny. Przydzielanie asystenta rodziny następowało po przeprowadzeniu wywiadu środowiskowego, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy, na wniosek pracownika socjalnego zawarty w wywiadzie środowiskowym. Rodziny wyraziły zgodę na wspieranie przez asystenta rodziny, na druku: zgoda na podjęcie współpracy rodziny z asystentem. Asystent rodziny sporządzał ocenę sytuacji rodziny w zakresie: aktualnej sytuacji z perspektywy członków rodziny; oczekiwań i potrzeb rodziny; informacji o rodzinie zebranych od innych pracowników służb społecznych, sąsiadów, dalszej rodziny; oceny asystenta rodziny. Ustalono, że asystent rodziny realizował zadania, o których mowa w art. 15. ust. 1 ustawy, w tym: opracowywał i realizował plan pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny i pracownikiem socjalnym; udzielał pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w rozwiązywaniu problemów socjalnych, psychologicznych i wychowawczych z dziećmi; wspierał aktywność społeczną rodzin; udzielał pomocy w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej; dokonywał okresowej oceny sytuacji rodziny; współpracował z jednostkami, podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny; prowadził dokumentację dotyczącą pracy z rodziną. Zgodnie z art. 15 ust. 3 ustawy plan pracy z rodziną obejmował działania mające na celu przezwyciężenie problemów panujących w rodzinie, a także zawierał terminy realizacji poszczególnych działań oraz przewidywane efekty. W planach pracy nie określono przewidywanego terminu usamodzielnienia rodziny, zakończenia z nią pracy. Praca prowadzona była w okresach zatrudnienia asystenta rodziny i tylko na ten czas planowano działania. Nie zachowywano ciągłości pracy z rodziną. W okresie kontrolnym nie pracowano z rodzinami w okresach: od stycznia do lipca 2017 r. oraz od stycznia do sierpnia 2018 r. W okresie kontrolnym wsparcie asystenta zapewniano łącznie przez 7 miesięcy, tj. 5 miesięcy w 2017 r. i 2 miesiące w 2018 r. (od września). Plan pracy z rodziną (nr teczki GOPS ) nie był skoordynowany 5

6 z planem pomocy dziecku umieszczonemu w pieczy zastępczej, stosownie z obowiązkiem wynikającym z art. 15 ust. 1 pkt 2 ustawy. Asystent rodziny dokonywał okresowej oceny sytuacji rodziny zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 15 ustawy. Ocena okresowa zawarta była w dokumencie: sprawozdanie półroczne ze współpracy asystenta rodziny z rodziną. Sprawozdanie zawierało: ocenę sytuacji rodziny przed objęciem asystenturą, plan pracy z rodziną, ocenę sytuacji rodziny w momencie kończenia współpracy, zadania zrealizowane w okresie objętym sprawozdaniem oraz osiągnięte efekty, rokowania. Sprawozdania podpisane były przez asystenta rodziny oraz akceptowane przez panią. Rokowania zawarte w sprawozdaniach za 2017 rok wskazywały na konieczność dalszej pracy asystenta rodziny z rodziną. Ponadto asystent rodziny sporządzał sprawozdania miesięczne ze współpracy z rodziną, gdzie opisywał działania podjęte przez rodzinę i na jej rzecz. Ani asystent rodziny, ani pracownik socjalny nie uczestniczyli w posiedzeniach zespołu do spraw oceny sytuacji dziecka, pomimo zaproszeń kierowanych przez organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, do czego zobowiązuje art. 130 ustawy. Ośrodek przekazywał pisemne opinie o rodzicach dziecka umieszczonego w pieczy zastępczej 3. Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponosi wójt gminy Ceranów oraz pani, jako kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ceranowie, a ich przyczyną był brak ciągłości zatrudnienia asystenta rodziny, a tym samym realizowania pracy z rodzinami przeżywającymi trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. Na podstawie art. 197 d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli i wobec stwierdzonych uchybień kieruję do pani kierownik następujące zalecenia pokontrolne: zapewnić stałe wsparcie asystenta rodziny, a tym samym wypełniać obowiązek gminy wynikający z art. 4 pkt 1-2, art. 8 ust. 1-2 i art. 15 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, wypełniać zadanie wynikające z art. 15 ust. 1 pkt 2 ustawy, sporządzać plan pracy z rodziną skoordynowany z planem pomocy dziecku umieszczonemu w pieczy zastępczej, wywiązywać się z obowiązku określonego w art. 130 ust. 1 pkt 4 i art. 137 ust. 1 pkt 6 ustawy, uczestniczyć w posiedzeniach zespołu do spraw oceny sytuacji dziecka. Uwagi i wnioski Ponadto zwracam uwagę na potrzebę: przyjęcia zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy Ośrodkiem, a poszczególnymi instytucjami i podmiotami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom, 3 Akta kontroli s

7 wypracowania mechanizmów identyfikowania wszystkich rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych w celu objęcia ich wsparciem w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka, podjęcia działań w celu nawiązania współpracy z rodzinami, które mogłyby stanowić rodzinę wspierającą dla rodzin z problemami opiekuńczo-wychowawczymi, rozważenia potrzeb gminy w zakresie wspierania rodzin w formie pomocy w opiece i wychowaniu, poprzez prowadzenie przez gminę placówki wsparcia dziennego, zgodnie z art. 9 pkt 2 ustawy, rzetelnego sporządzania sprawozdawczości, dostosowania zakresu czynności asystenta rodziny do art. 15 ustawy. Pouczenie Zgodnie z art. 197 d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 998, z późn. zm.) oraz 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. poz. 1477) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do Wojewody Mazowieckiego zastrzeżenia do wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, plac Bankowy 3/5, Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego powiadomić wojewodę o sposobie realizacji uwag, wniosków i zaleceń. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń odpowiadając na zalecenia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. Jednocześnie przypominam, że w przypadku osób, które nie realizują zaleceń pokontrolnych mają zastosowanie przepisy art. 198 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Beata Trzcińska STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Ewa Łubianka z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Anna Olszewska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej 7