Załącznik nr 1 do Uchwały nr 2252/2012 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 24 lipca 2012 r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Uchwały nr 2252/2012 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 24 lipca 2012 r. WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ WIELKOPOLSKIM REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM NA LATA W ZAKRESIE DZIAŁALNOŚCI PUNKTÓW INFORMACYJNYCH FUNDUSZY EUROPEJSKICH Poznań, 2012

2 SPIS TREŚCI Skróty:...3 I. Podstawy prawne...3 II. Cel wytycznych...5 III. Zadania realizowane przez Punkt Informacyjny FE Zasady udzielania informacji Konsultacje bezpośrednie Konsultacje telefoniczne Korespondencja elektroniczna Korespondencja pisemna Organizacja działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym Przygotowanie i dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych IV. Sprawozdania z działalności...11 V. Wizualizacja PI FE...11 VI. Certyfikacja Konsultantów PI FE...11 VII. Szkolenia...12 VIII. Refundacja kosztów działalności PI FE Zasady finansowania działalności PI FE oraz kwalifikowalność wydatków Rozliczanie działalności PI FE IX. Archiwizacja dokumentów...15 X. Kontrola...15 XI. Ewaluacja...16 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW...17

3 Skróty: UMWW Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu DPR Departament Polityki Regionalnej UMWW OIPS Oddział Informacji, Promocji i Szkoleń DPR UMWW MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego IZ WRPO Instytucja Zarządzająca Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata PI FE Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich GPI FE Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich I. Podstawy prawne Niniejsze wytyczne przygotowane zostały na podstawie następujących aktów prawa: 1) artykułu 69 Rozporządzenia ogólnego Rady (WE) nr 1083/2006 (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 210, 31/07/2006 P ze zm.), zgodnie z którym Państwo członkowskie i instytucja zarządzająca programem operacyjnym dostarczają informacji na temat operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich promocję. Informacje takie kieruje się do obywateli Unii Europejskiej i beneficjentów, w celu podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości pomocy funduszy ; 2) artykułu 5 ustęp 1 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (WE) nr 1828/2006 (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 371, 8/12/2006 ze zm.), zgodnie z którym Instytucja zarządzająca zapewnia, zgodnie ze strategią komunikacji, szerokie rozpowszechnianie informacji o programie operacyjnym łącznie ze wskazaniem wkładu finansowego właściwych funduszy oraz zapewnia dostęp do informacji wszystkim zainteresowanym stronom ( ) ; 3) artykułu 5 ustęp 2 lit. d Rozporządzenia wykonawczego Komisji (WE) nr 1828/2006, zgodnie z którym Instytucja zarządzająca dostarcza potencjalnym beneficjentom jasnych i szczegółowych informacji dotyczących przynajmniej: ( ) punktów kontaktowych na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym, w których moŝna uzyskać informacje na temat programów operacyjnych ; 4) artykułu 27 ustęp 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 ze zm.), zgodnie z którego treścią instytucja zarządzająca ( ) moŝe powierzyć realizację czynności technicznych związanych z obsługą swoich zadań innym podmiotom na podstawie odpowiednio porozumienia lub umowy ; 5) artykułu 127 ustęp 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U Nr 157, poz.1240 ze zm.), zgodnie z którego treścią dotacjami celowymi są takŝe środki przeznaczone na (...) realizację projektów pomocy technicznej z udziałem środków europejskich ( ) ; 3

4 6) artykułu 8 ustęp 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U r. Nr 91, poz. 576 ze zm.), zgodnie z którym w celu wykonywania zadań województwo (..) moŝe zawierać umowy z innymi podmiotami ; 7) Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. Rozdział 7: Podstawowe narzędzia działań informacyjnych i promocyjnych Podrozdział 1: Punkty informacyjne, zgodnie z którymi (..) Instytucje zarządzające Regionalnym Programem Operacyjnym zapewniają funkcjonowanie sieci informacyjnej w regionie, która zajmuje się dystrybucją informacji dotyczących danego RPO. Sieć informacyjna powinna mieć zasięg co najmniej taki, aby zapewnić równomierny dostęp do informacji wszystkim zainteresowanym, przy czym zaleca się, aby jeden punkt informacyjny przypadał minimalnie na obszar jednego podregionu zgodnie z listą podregionów zawartą w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2007 r. w sprawie wprowadzenia Nomenklatury Jednostek Terytorialnych do Celów Statystycznych. 8) Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie korzystania z pomocy technicznej z dnia 12 marca 2012 roku. 9) Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 20 kwietnia 2010 r. 10) Porozumienia w sprawie funkcjonowania na terenie województwa wielkopolskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich zawartego w dniu 14 maja 2010 roku pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego a Województwem Wielkopolskim. 11) Zasad rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie przez Urzędy Marszałkowskie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich wydanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, z kwietnia 2012 r. 12) Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w sprawie realizacji usługi wsparcia w procesie rozliczania dotacji współfinansowanych z Funduszy Europejskich na lata przez sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich z dnia 28 października 2010 r. 13) Zasad stosowania znaku Punkt Informacyjny wydanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w dniu 20 października 2010 r. 14) Umów dotacji na organizację i prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w powiatach: gnieźnieńskim, jarocińskim, kaliskim, kolskim, konińskim, leszczyńskim, międzychodzkim, nowotomyskim, ostrzeszowskim i wągrowieckim. 4

5 II. Cel wytycznych Przedmiotowy dokument stanowi instrukcję dotyczącą zasad działalności, rozliczania oraz kontroli Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w Wielkopolsce, działających w ramach krajowego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Niniejsze wytyczne obowiązują: Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich: Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich - z wyłączeniem punktu VIII i X; Lokalne Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich funkcjonujące w starostwach powiatowych na podstawie Umów dotacji, na organizację i prowadzenie PI FE. III. Zadania realizowane przez Punkt Informacyjny FE PI FE, w porozumieniu z IZ WRPO, realizuje zadania z zakresu prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Funduszy Europejskich oraz do społeczności lokalnej. Zadania w imieniu IZ WRPO realizuje w przedmiotowym zakresie DPR. Do zadań realizowanych przez PI FE naleŝy: a) udzielanie informacji o moŝliwościach uzyskania pomocy z odpowiedniego programu Narodowej Strategii Spójności poprzez: kontakt bezpośredni z beneficjentem, rozmowę telefoniczną, pocztę tradycyjną i elektroniczną; b) pomoc beneficjentom w procesie rozliczania środków otrzymanych w ramach Funduszy Europejskich obejmująca m.in.: - informowanie o przebiegu rozliczania (etapy, procedury, wymagane dokumenty, terminy związane z procesem rozliczania projektu współfinansowanego z Funduszy Europejskich); - informowanie o wymogach przy opisywaniu dokumentów finansowoksięgowych, w szczególności zasad opisywania faktur, rachunków i innych dokumentów równowaŝnych w odniesieniu do wymogów konkretnego programu operacyjnego, prezentowanie przykładów prawidłowo opisanych dokumentów; - informowanie o wymogach formalnych wniosków o płatność z uwzględnieniem etapów ich przygotowania, zasad sporządzania części finansowej i rzeczowej, podpisywania upowaŝnień; - wstępne doradztwo dla beneficjentów przy wypełnianiu wniosków o płatność pod względem formalnym poprzez objaśnienie instrukcji wypełniania i przygotowania dokumentu; - informowanie na temat zasad kontroli projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, w tym o rodzajach kontroli, instytucjach 5

6 uprawnionych do kontroli, obowiązujących procedurach i terminach kontroli, sposobach kompletowania i archiwizacji dokumentów; - organizowanie i współorganizowanie spotkań informacyjnych, wykładów, szkoleń dla beneficjentów w zakresie przygotowania wniosków o płatność; c) udzielanie informacji o moŝliwości realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej z wykorzystaniem formuły partnerstwa publiczno-prywatnego (PPP); d) diagnostyka potencjalnego beneficjenta i kierowanie go do odpowiednich instytucji w celu uzyskania szczegółowych informacji, w tym aktywne nawiązanie współpracy z lokalnymi władzami samorządowymi w celu rozpoznania potrzeb inwestycyjnych wymagających zastosowania formuły partnerstwa publiczno-prywatnego (PPP) przy wykorzystaniu Funduszy Europejskich; e) organizacja spotkań informacyjnych, szkoleń, lekcji europejskich z zakresu Funduszy Europejskich, w tym spotkań z zakresu PPP w kontekście Funduszy Europejskich; f) organizacja i udział pracowników PI FE w Mobilnych Punktach Informacyjnych FE; g) organizacja działań o charakterze promocyjnym, dotyczących Funduszy Europejskich, w tym np. organizacja stoisk PI FE podczas imprez plenerowych, udział w targach, publikacja reklam i ogłoszeń w środkach masowego przekazu itp.; h) współpraca przy opracowywaniu materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących Funduszy Europejskich; i) dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych poświęconych Funduszom Europejskim, w tym publikacji o tematyce PPP w powiązaniu z Funduszami Europejskimi; j) gromadzenie i upowszechnianie informacji o dostępnych projektach realizowanych na terenie województwa, w tym pozyskiwanie i przekazywanie do DPR informacji o planowanych i realizowanych projektach PPP w powiązaniu z Funduszami Europejskimi; k) informowanie opinii publicznej o wpływie i efektach wdraŝania Funduszy Europejskich oraz poszczególnych programów europejskich na rozwój województwa; l) współpraca z samorządem terytorialnym i instytucjami publicznymi w dziedzinie rozpowszechniania informacji o Funduszach Europejskich. Ponadto, do zadań Głównego Punktu Informacyjnego FE naleŝy koordynacja merytorycznej działalności PI FE w zakresie: - konsultacji odpowiedzi na pytania beneficjentów/potencjalnych beneficjentów FE oraz treści materiałów informacyjnych z zakresu WRPO, przygotowywanych przez konsultantów Lokalnych Punktów Informacyjnych FE; 6

7 Informacje podane przez Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata i nie mogą stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek roszczeń, a takŝe nie stanowią oferty w rozumieniu prawa polskiego. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie. Usługi informacyjne świadczone przez pracowników PI FE nie mają wpływu na ocenę wniosku i przyznanie dotacji. Zadania PI FE realizowane są w jego siedzibie, przy czym na określonych w niniejszych wytycznych warunkach, dopuszcza się ich realizację poza siedzibą PI FE, z tym zastrzeŝeniem, Ŝe w godzinach pracy, co najmniej jeden Konsultant musi być stale obecny w Lokalu. 1. Zasady udzielania informacji PI FE udziela informacji w formie: konsultacji bezpośrednich, rozmów telefonicznych, korespondencji elektronicznej, korespondencji pisemnej. Wszystkie odpowiedzi na pytania powinny być udzielane w formie w jakiej zostały zadane chyba, Ŝe interesant wyrazi zgodę na inną formę odpowiedzi. Wszystkie przeprowadzone konsultacje są rejestrowane w formularzu sprawozdawczym stanowiącym załącznik nr I do niniejszych wytycznych. Ponadto Punkt Informacyjny FE powinien prowadzić miesięczną ewidencję przeprowadzonych konsultacji, w której naleŝy uwzględnić: datę, godzinę, rodzaj konsultacji (bezpośrednia, telefoniczna, ) oraz krótką notatkę (temat, zakres udzielonej odpowiedzi itp.). Korespondencja PI FE podlega dodatkowo archiwizacji w formie: - elektronicznej (na płytach CD/DVD) lub papierowej korespondencja ; - papierowej korespondencja pisemna Konsultacje bezpośrednie Konsultacje bezpośrednie odbywają się w siedzibie PI FE lub, w uzasadnionych przypadkach, w innym dogodnym miejscu poza Punktem np. w ramach mobilnego Punktu Informacyjnego FE. W przypadku skomplikowanego zapytania konsultant, po uprzednim wyjaśnieniu i przygotowaniu odpowiedzi, zobowiązany jest do jej przekazania najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji 7

8 międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu. W przypadku udzielania konsultacji poza siedzibą PI FE, konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie drogą elektroniczną z DPR, za pośrednictwem OIPS, zasadności udzielenia konsultacji Konsultacje telefoniczne Konsultacje telefoniczne odbywają się podczas prowadzenia rozmowy telefonicznej. W przypadku skomplikowanego zapytania konsultant zapisuje pytanie i po wyjaśnieniu oraz przygotowaniu odpowiedzi wykonuje telefon zwrotny najpóźniej następnego dnia roboczego. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu Korespondencja elektroniczna Korespondencja w formie elektronicznej prowadzona jest z zatwierdzonych przez DPR adresów , właściwych dla danych PI FE. W przypadku pytań w formie elektronicznej odpowiedź powinna być udzielona w ciągu trzech dni roboczych. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu. W przypadku skierowania klienta PI FE do innej instytucji odpowiedź powinna zostać przesłana równieŝ do wiadomości tej instytucji (działanie wymaga uzyskania zgody klienta PI FE). Wzór podpisu i stopki informacyjnej: Z powaŝaniem, Imię i Nazwisko osoby odpowiadającej na pytanie Pełna nazwa Punktu Informacyjnego Ulica, numer budynku Kod pocztowy, miasto Telefon do Punktu Informacyjnego wraz z numerem kierunkowym Faks do Punktu Informacyjnego wraz z numerem kierunkowym Adres poczty elektronicznej Punktu Informacyjnego 8

9 Adres strony internetowej oraz Pod kaŝdą odpowiedzią powinna zostać zamieszczona uwaga o poniŝszej treści oraz pasek z logotypami. Informacje podane przez Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzających poszczególnymi Programami Operacyjnymi i nie mogą stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek roszczeń, a takŝe nie stanowią oferty w rozumieniu prawa polskiego. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie Korespondencja pisemna Odpowiedź na pytanie zadane w formie pisemnej powinna być udzielona w ciągu trzech dni roboczych. Wyjątek stanowią pytania wymagające konsultacji międzyinstytucjonalnych lub eksperckich. W takim przypadku istnieje obowiązek powiadomienia pytającego o skierowaniu zapytania do właściwej instytucji i/lub eksperta. Odpowiedź uzyskana od właściwej instytucji i/lub eksperta jest niezwłocznie przekazywana pytającemu, a wysyłka powinna być potwierdzona w ksiąŝce adresowej jednostki udzielającej odpowiedzi lub na potwierdzeniu wysłania faksu. Korespondencja pisemna prowadzona jest z wykorzystaniem listownika odpowiedniego dla danego PI FE. Wzór listownika stanowi załącznik nr IX do niniejszych wytycznych. W przypadku udzielania odpowiedzi drogą pisemną, pod odpowiedzią naleŝy zamieścić formułę: Informacje podane przez Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzających poszczególnymi Programami Operacyjnymi i nie mogą stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek roszczeń, a takŝe nie stanowią oferty w rozumieniu prawa polskiego. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie. 9

10 2. Organizacja działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym PI FE, we współpracy z DPR, ma moŝliwość organizacji działań o charakterze informacyjnym i promocyjnym. Działania te muszą być wcześniej uzgodnione z DPR za pośrednictwem OIPS. W związku z powyŝszym, pracownicy PI FE zobowiązani są kaŝdego roku, do przygotowania Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych PI FE na rok przyszły. PowyŜszy dokument, przygotowywany według wzoru stanowiącego załącznik nr IV, przesyłany jest do DPR w terminie do 31 sierpnia kaŝdego roku. W przypadku organizacji lub współorganizacji przez PI FE przedsięwzięć o charakterze informacyjnym, promocyjnym lub szkoleniowym, dotyczących Funduszy Europejskich organizatorzy zobowiązani są do: - właściwego oznakowania działań informacyjno-promocyjnych zgodnie z Zasadami stosowania znaku Punkt Informacyjny ; - sporządzenia dokumentacji fotograficznej; - przygotowania listy obecności zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr X do niniejszych Wytycznych (dotyczy spotkań informacyjnych oraz szkoleń). 3. Przygotowanie i dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych PI FE moŝe przygotowywać materiały informacyjne i promocyjne, a takŝe uczestniczyć w tworzeniu publikacji informacyjno-promocyjnych przygotowywanych przez DPR. Wszelkie materiały informacyjne i promocyjne przygotowywane przez pracowników PI FE podlegają akceptacji przez DPR. Ponadto, pracownicy PI FE zobowiązani są do archiwizacji opublikowanych materiałów. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie materiałów informacyjnych oraz próbki lub zdjęcia materiałów promocyjnych naleŝy równieŝ przesłać do DPR w formie załącznika do sprawozdania miesięcznego. Materiały informacyjne i promocyjne PI FE dystrybuowane są w siedzibie Punktu oraz w ramach działań informacyjno-promocyjnych realizowanych przez PI FE. Materiały dystrybuowane przez PI FE są bezpłatne. 10

11 IV. Sprawozdania z działalności Pracownicy PI FE przygotowują sprawozdania miesięczne oraz roczne z działalności PIFE według wzoru stanowiącego załącznik nr I do niniejszych Wytycznych. Sprawozdania z działalności PI FE podpisane przez Starostę Powiatu lub osobę upowaŝnioną przekazywane są do DPR w następujących terminach: - sprawozdania miesięczne w terminie 5 dni roboczych od zakończonego miesiąca (decyduje data stempla pocztowego), - sprawozdania roczne - na koniec roku kalendarzowego, w terminie do 7 stycznia roku następnego (decyduje data stempla pocztowego). Elektroniczne wersje sprawozdań, PI FE przesyła na adres podany przez przedstawiciela OIPS DPR. V. Wizualizacja PI FE Wizualizacja PI FE w Wielkopolsce umoŝliwia ich identyfikację w ramach ogólnopolskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Wizualizacja PI FE powinna uwzględniać: odpowiednie oznakowanie budynku, w którym znajduje się PI FE; zamieszczenie odpowiedniej tabliczki na drzwiach wejściowych do PI FE; wygląd pomieszczenia, w którym świadczone są usługi w ramach działalności PI FE. W celu ujednolicenia oznakowania PI FE, wzór tabliczki na drzwi oraz tabliczki informacyjnej ustala DPR. Ponadto DPR, za pośrednictwem OIPS, zobowiązuje się do dostarczenia tabliczek informacyjnych wraz z innymi materiałami umoŝliwiającymi identyfikację wizualną PI FE. Wnętrze pomieszczenia powinno być zagospodarowane w sposób nie budzący wątpliwości interesantów, iŝ znajdują się w Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich. Materiały informacyjne i promocyjne powinny być umieszczone w miejscu widocznym i dostępnym dla klientów PI FE. Konsultanci w swojej pracy powinni wykorzystywać materiały biurowe dostarczane Punktom przez DPR w tym: notesy, teczki, podkłady na biurko itp. Certyfikaty Konsultantów PI FE powinny być umieszczone w widocznym miejscu w pomieszczeniu PI FE. VI. Certyfikacja Konsultantów PI FE Pracownikami PI FE mogą być osoby posiadające wykształcenie wyŝsze lub będące w trakcie jego zdobywania, które uzyskały Certyfikat Konsultanta Funduszy Europejskich. PowyŜszy dokument, stanowiący potwierdzenie umiejętności danej osoby z zakresu wiedzy niezbędnej do prowadzenia PI FE, wydaje IZ WRPO. Warunkiem wydania Certyfikatu jest pozytywne zdanie egzaminu z zakresu wiedzy o Funduszach Europejskich wdraŝanych w latach Certyfikat wydawany jest na okres: 11

12 - obowiązywania umowy dotacji w przypadku Konsultantów Lokalnych PI FE; - jednego roku kalendarzowego w przypadku Konsultantów Głównego PI FE. Termin egzaminu certyfikującego wyznacza DPR. W przypadku braku moŝliwości uczestnictwa wszystkich Konsultantów PI FE w wyznaczonym terminie egzaminu, DPR wyznacza dodatkowe terminy. W szczególnych sytuacjach np. w momencie zatrudniania nowego pracownika, terminy egzaminów ustalane są indywidualnie. W przypadku nieuzyskania przez Konsultanta wymaganej liczby punktów na egzaminie certyfikującym, DPR wyznacza termin egzaminu poprawkowego. Egzamin poprawkowy organizowany jest w terminie siedmiu dni roboczych od daty przeprowadzenia egzaminu certyfikującego. Nieprzystąpienie Konsultanta PI FE do egzaminu certyfikującego bez uzasadnienia lub nieuzyskanie wymaganej liczby punktów na egzaminie poprawkowym, skutkuje zawieszeniem Konsultanta w czynnościach związanych z zadaniami realizowanymi przez PI FE. VII. Szkolenia DPR za pośrednictwem OIPS systematycznie prowadzi szkolenia uzupełniające wiedzę pracowników PI FE. Konsultanci PI FE zobowiązani są równieŝ do uczestnictwa w szkoleniach organizowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Ponadto, pracownicy PI FE mogą brać udział w szkoleniach organizowanych przez IZ WRPO dla beneficjentów oraz w indywidualnych szkoleniach zewnętrznych. W przypadku korzystania przez Konsultantów Lokalnych PI FE ze szkoleń zewnętrznych, wyjazdów na konferencje lub inne spotkania, które nie są organizowane przez DPR, a odbywają się w godzinach pracy PI FE oraz gdy koszt szkolenia i/lub związana z wyjazdem delegacja będzie rozliczana w ramach kosztów działalności Punktu, dany pracownik zobowiązany jest drogą pisemną lub elektroniczną uzyskać akceptację DPR. Ponadto pracownicy GPI FE korzystają ze szkoleń przewidzianych w Rocznym Planie kształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników UMWW. VIII. Refundacja kosztów działalności PI FE 1. Zasady finansowania działalności PI FE oraz kwalifikowalność wydatków Działalność PI FE finansowana jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna , Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz przez budŝet państwa. Wszystkie wydatki ponoszone przez PI FE powinny być zgodne z zapisami Krajowych wytycznych MRR dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , Wytycznych MRR w zakresie korzystania z pomocy technicznej, Wytycznych 12

13 IZ WRPO w zakresie korzystania z Pomocy Technicznej oraz Zasadami rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W przypadku wystąpienia wątpliwości zostanie wydane oficjalne stanowisko DPR w sprawie kwalifikowalności wydatków PI FE. Środki na działalność PI FE przyznawane są w formie dotacji celowej, na zasadach refundacji za rzeczywiste poniesione wydatki związane z funkcjonowaniem PI FE. Maksymalna kwota dotacji celowej przypadająca na jeden PI FE w skali roku ustalana jest indywidualnie zgodnie z zapisami umowy dotacji. W ramach kwoty przeznaczonej na działalność PI FE refundacji podlegają: 1) Koszty bieŝące funkcjonowania, w tym: a. wynagrodzenia, b. delegacje słuŝbowe, c. szkolenia dla pracowników, d. materiały biurowe, e. inne (koszty eksploatacyjne, najmu pomieszczeń, usług telekomunikacyjnych itp.). 2) Działania informacyjno-promocyjne PI FE, w tym: a. działania promocyjne, b. spotkania informacyjne, szkolenia organizowane przez PI FE. Refundacja kosztów działalności PI FE nie obejmuje wydatków inwestycyjnych. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych, w związku z udzieleniem dotacji celowej, starostwo powiatowe zobowiązane jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. 2. Rozliczanie działalności PI FE Zgodnie z treścią zawartej Umowy dotacji, w terminie najpóźniej do 5 dni roboczych od zakończenia miesiąca Powiat sporządza i niezwłocznie przesyła na adres IZ WRPO miesięczne Zestawienie wydatków za prowadzenie PI FE zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr II do niniejszych Wytycznych. Zestawienie wydatków powinno być zgodne z Kartą weryfikacji stanowiącą załącznik nr III. Do zestawienia wydatków, załączyć naleŝy kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną, zawierające zapisy dotyczące stosowania bądź wyłączenia ustawy prawo zamówień publicznych, w tym: faktury, rachunki oraz inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej, listy płac, deklaracje ZUS DRA, 13

14 deklaracje imienne (RCA, RCX), oświadczenie, o łącznej kwocie przekazanej zaliczki podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników do US, z wyszczególnieniem podatku od kaŝdego pracownika, kopie wyciągów z rachunku bankowego z potwierdzeniami operacji związanych z Umową, delegacje wraz z kserokopią dowodu potwierdzającego przejazd (bilet kolejowy, autobusowy) programem spotkania oraz akceptacją DPR, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie oraz uzasadnienie wyjazdu słuŝbowego, upowaŝnienia do podpisywania i potwierdzania dokumentów księgowych, inne dokumenty, na podstawie których moŝna zweryfikować podane informacje poświadczające rzeczywiste koszty poniesione w wyniku działalności PI FE. Oprócz rozliczeń miesięcznych, Starostwo Powiatowe zobowiązane jest do przesyłania kwartalnych sprawozdań finansowych z wykorzystania dotacji celowej. Ww. rozliczenia dotacji przesyłane są na formularzu zgodnym z załącznikiem nr VIII do niniejszych Wytycznych, w terminie 5 dni roboczych od zakończenia kwartału (decyduje data stempla pocztowego). Środki na działalność PI FE w grudniu, Instytucja Zarządzająca WRPO przekazuje w formie zaliczki. W tym celu, w terminie do 8 listopada, starostwo powiatowe występuje z wnioskiem o wypłatę zaliczki wg wzoru stanowiącego załącznik nr VI do niniejszych Wytycznych. IZ WRPO informuje o przyznaniu zaliczki po zatwierdzeniu poprawnego wniosku. W szczególnie uzasadnionych przypadkach moŝliwa jest korekta zapotrzebowania na zaliczkę. Starostwo powiatowe przekazuje informację w tej sprawie do DPR oraz przygotowuje nowy wniosek o wypłatę zaliczki, który przekazuje do DPR w terminie do 10 grudnia. Wydatki na działalność PI FE w grudniu są kwalifikowalne do wysokości otrzymanej zaliczki. Środki przekazane w formie zaliczki naleŝy wydatkować tylko i wyłącznie do 31 grudnia. W terminie najpóźniej do 7 stycznia następnego roku (decyduje data stempla pocztowego), starostwo powiatowe przesyła do weryfikacji zestawienie wydatków (zgodnie z załącznikiem nr II) oraz rozliczenie zaliczki za grudzień (zgodnie z załącznikiem nr VII). Zwrot niewykorzystanych środków następuje w terminie zgodnym z Umową dotacji na działalność Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich, po zaakceptowaniu sprawozdania finansowego oraz otrzymaniu z DPR informacji dot. rozliczonych kwot i sposobie zwrotu środków. Od kwot dotacji zwróconych po terminie określonym w art. 168 ustawy o finansach publicznych nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości 14

15 podatkowych począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu dotacji. W przypadku gdy przedstawione rozliczenie wymaga udzielenia dodatkowych informacji zostanie wysłane pismo lub z wezwaniem PI FE do udzielenia stosownych wyjaśnień i/lub usunięcia nieprawidłowości. Na dokumentacji PI FE, DPR moŝe nanosić poprawki we własnym zakresie. IX. Archiwizacja dokumentów Podmiotem zobowiązanym do zachowania wymogów dotyczących archiwizacji dokumentów, zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 jest Zarząd Województwa Wielkopolskiego odpowiedzialny za realizację projektu System Informacji o Funduszach Europejskich w Wielkopolsce. Obowiązki Starostw Powiatowych w zakresie archiwizacji dokumentów dot. działalności PI FE wynikają z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U nr 14 poz. 67), oraz obowiązujących w tej materii wewnętrznych uregulowań. Z uwagi na fakt, iŝ koszty refundowane są na podstawie dokumentacji starostw powiatowych, w ramach których działalność prowadzą PI FE, kaŝde starostwo zobowiązane jest przesyłać na bieŝąco, do UMWW, wszystkie potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów związanych z działalnością PI FE, na oryginałach których dokonano korekt lub uzupełnień. X. Kontrola Kontrola działalności Lokalnych PI FE odbywa się na podstawie zapisów zawartej Umowy dotacji w sprawie działalności PI FE. 1. IZ WRPO ma prawo do przeprowadzania kontroli planowych oraz kontroli doraźnych na miejscu prowadzenia działalności informacyjnej. Zakres kontroli na miejscu obejmuje m.in.: - weryfikację oryginalnej dokumentacji dotyczącej działalności PI FE, w tym raportów merytorycznych, zestawień wydatków za prowadzenie PI FE, dokumentów księgowych, umów, zakresów czynności itp.; - przestrzeganie zasad wizualizacji, w tym weryfikację oznakowania PI FE na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz kontrolę oznakowania dokumentacji, sprzętu, materiałów informacyjno-promocyjnych itp.; - kontrolę obsługi i udzielania konsultacji w tym weryfikację korespondencji , pism itp.; - weryfikację przeprowadzonych spotkań informacyjnych, w tym: agend, list obecności, prezentacji itp.; - kontrolę ewidencji czasu pracy Konsultantów PI FE; 15

16 - kontrolę przechowywania dokumentów. Techniki kontrolne: przegląd zgodności kopii z oryginałami dokumentacji (sprawdzenie czy oryginalne dowody księgowe są zgodne z kopiami załączonymi do rozliczeń), wypełnienie list sprawdzających, wywiady z pracownikami i innymi osobami zaangaŝowanymi w realizację porozumień, zdjęcia i nagrania multimedialne, mystery shopping jako forma weryfikacji poziomu obsługi klientów PI FE oraz jakości udzielanych informacji, ankietyzowanie klientów PI FE, wizyta w trakcie organizowanych projektów (np. konferencji, seminariów, wydarzeń promocyjnych). 2. IZ WRPO powiadamia PI FE w formie pisemnej (faksem lub pocztą elektroniczną) o zakresie oraz dacie planowanej kontroli, w terminie minimum 5 dni roboczych przed planowaną kontrolą. 3. W przypadku kontroli doraźnej IZ WRPO powiadamia o niej PI FE na 2 dni robocze przed planowaną kontrolą. 4. W przypadku stwierdzonych nieprawidłowości, IZ WRPO zobowiązuje PI FE do ich usunięcia oraz moŝe przeprowadzić kontrolę doraźną. 5. Brak realizacji zaleceń pokontrolnych w wyznaczonym terminie moŝe skutkować rozwiązaniem Umowy dotacji. XI. Ewaluacja W celu dostosowania usług PI FE do potrzeb odbiorców, prowadzone są badania ewaluacyjne działalności Punktu. Weryfikacja poziomu usług PI FE następuje np. poprzez ankietyzację/badanie poziomu zadowolenia klientów PI FE. W tym celu kaŝdej osobie korzystającej z porad konsultantów, w miejscu działalności PI FE, powinna zostać wręczona ankieta ewaluacyjna. Klient powinien zostać poinformowany o ankiecie na początku konsultacji. Wypełniona ankieta wrzucana jest do urny umieszczonej w pobliŝu wejścia do siedziby PI FE. Ankieta ewaluacyjna jest anonimowa. Druki ankiet oraz urnę do ich przechowywania zapewnia DPR. W przypadku braku oryginalnych formularzy, ankiety mogą być drukowane w wersji czarno-białej. Wypełnione ankiety PI FE przesyłane są razem ze sprawozdaniem miesięcznym do DPR. IZ WRPO zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Wytycznych w zakresie działalności PI FE, w kaŝdym czasie obowiązywania Umów dotacji dotyczących działalności Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. 16

17 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW I. Formularz sprawozdania z działalności PI FE. II. Zestawienie wydatków za prowadzenie PI FE. III. Karta weryfikacji zestawienia wydatków za prowadzenie PI FE w starostwach powiatowych. IV. Wzór rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych PI FE. V. Wzór zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności. VI. Zapotrzebowanie na zaliczkę na grudzień VII. Rozliczenie zaliczki na grudzień VIII. Sprawozdanie finansowe z wykonania zadania (dotacji celowej). IX. Wzór listownika PI FE. X. Wzór listy obecności. 17