Marty Parker, dyrektor w UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, dyrektor w UniComm Consulting, LLC

Transkrypt

1 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Zalety ujednoliconej komunikacji w trudnych warunkach ekonomicznych oraz rozwiązania firmy Microsoft umożliwiające przedsiębiorstwom skorzystanie z tych zalet Marty Parker, dyrektor w UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, dyrektor w UniComm Consulting, LLC Aktualizacja sierpień 2009

2 ii Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Streszczenie Przedsiębiorstwa nieustannie szukają sposobów na zmniejszenie kosztów i zoptymalizowanie wykorzystania zasobów. Tego typu działania są niezbędne szczególnie dzisiaj, gdy sytuacja ekonomiczna jest tak skomplikowana i niepewna. W tym artykule omówiono możliwość zaoszczędzenia ponad 5 mln USD rocznie na 1000 pracowników dzięki wdrożeniu systemów ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft zarówno na potrzeby bieżącej działalności, jak i do obsługi działu informatycznego. Ujednolicona komunikacja to nowe podejście do rozwiązań i metod komunikacji. Stwarza ono bardzo obiecujące możliwości zmniejszenia kosztów oszczędności można uzyskać zarówno jednorazowo, jak i w długim okresie funkcjonowania firmy. W przeszłości większość działań biznesowych opierających się na komunikacji musiała być wykonywana ręcznie. Często było to przyczyną opóźnień i zmuszało do stosowania doraźnych rozwiązań. Teraz, dzięki ujednoliconej komunikacji, działania te można usprawnić przy użyciu oprogramowania, co pozwala równocześnie obniżać koszty i osiągać lepsze efekty. W tym artykule wskazano możliwe oszczędności i posunięcia pozwalające uzyskać korzyści w trzech sferach działalności: Obniżanie wydatków bezpośrednich na usługi telekomunikacyjne, takich jak rachunki za telefony stacjonarne i komórkowe oraz hosting konferencji audio i wideokonferencji, a także wydatków pokrewnych m.in. na wyjazdy służbowe i powierzchnię biurową. Potencjalne oszczędności wynoszą od 2,6 mln USD do ponad 8 mln USD na każdy 1000 pracowników rocznie. Konsolidowanie infrastruktury komunikacyjnej w celu obniżenia kosztów operacyjnych przez zastąpienie wielu zróżnicowanych i rozproszonych produktów starego typu zintegrowanymi funkcjami oferowanymi przez nowe rozwiązania ujednoliconej komunikacji. Potencjalne oszczędności wynoszą około 0,9 mln USD na każdy 1000 pracowników rocznie. Wykorzystanie kapitału ludzkiego przez wspomaganie produktywności poszczególnych osób, grupy robocze i współpracę, a także zarządzanie nieprzewidzianymi czynnikami ryzyka na podstawie ładu korporacyjnego i bezpiecznej łączności. Potencjalne oszczędności wynoszą łącznie co najmniej 2 mln USD na każdy 1000 pracowników rocznie.

3 iii Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Koszty działań oszczędnościowych proponowanych w tym artykule mogą się zwrócić w ciągu 6 9 miesięcy. Wiele z nich może się zwrócić nawet w krótszym czasie, jeśli odpowiednie czynności zostaną podjęte w przypadkach stwarzających okazję do szczególnie wysokich oszczędności. W każdym wariancie oznacza to zwrot w trakcie jednego rocznego cyklu budżetowego. W dokumencie zamieszczono również wskazówki pozwalające obliczyć potencjalne oszczędności, poparte odniesieniami do analiz przypadku. Do każdego opisanego przypadku zmniejszenia kosztów dzięki zastosowaniu ujednoliconej komunikacji dołączono konkretne zalecenia dotyczące użycia zestawu rozwiązań ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft, a w niektórych przypadkach również bezpłatnych rozwiązań do zarządzania zabezpieczeniami. Opisano następujące produkty: Microsoft Exchange Server 2007 lub Exchange Server 2010 do obsługi poczty e mail, poczty głosowej, kalendarzy i kontaktów; Microsoft Office Communications Server 2007 R2 do obsługi połączeń Voice over IP, konferencji (w tym konferencji audio, wideokonferencji i konferencji w sieci Web), wiadomości błyskawicznych oraz rozpoznawania obecności; Microsoft Forefront do zintegrowanej ochrony dostępu i bezpieczeństwa; Microsoft System Center do zarządzania systemami.

4 Spis treści Streszczenie... ii Prognoza sytuacji gospodarczej na rok 2009 i lata następne... 1 Co to jest ujednolicona komunikacja i dlaczego jest to interesujące rozwiązanie... 2 Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft... 3 Potencjalne oszczędności dzięki systemom ujednoliconej komunikacji... 3 Zmniejszanie wydatków bezpośrednich... 4 Sposób: zmniejszenie wydatków na wyjazdy służbowe... 4 Sposób: zmniejszenie opłat za usługi konferencyjne... 6 Sposób: zmniejszenie rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych... 7 Sposób: zmniejszenie kosztów powierzchni biurowej... 9 Optymalizacja infrastruktury komunikacyjnej...10 Sposób: konsolidacja systemów komunikacyjnych...10 Sposób: konsolidacja systemów obsługi wiadomości i optymalizacja zarządzania infrastrukturą Sposób: konsolidacja pakietów oprogramowania ujednoliconej komunikacji Sposób: optymalizacja sposobów licencjonowania programów Wykorzystanie kapitału ludzkiego i zarządzanie ryzykiem...18 Sposób: zwiększenie efektywności personelu...18 Sposób: usprawnienie przebiegu procesów w grupach roboczych i projektach opartych na współpracy Sposób: uproszczenie zabezpieczeń i zwiększenie skuteczności ochrony Sposób: uproszczenie metod zapewniania zgodności z regułami ładu korporacyjnego i wymogami dotyczącymi przestrzegania przepisów Podsumowanie Dodatek A: konsolidacje aplikacji autonomicznych Dodatek B: informacja o autorach... 30

5 1 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Prognoza sytuacji gospodarczej na rok 2009 i lata następne Pogarszająca się od ubiegłego roku globalna koniunktura gospodarcza to bezprecedensowe wyzwanie, które jednak oznacza nowe okazje dla menedżerów działów informatycznych i biznesowych. Zawirowania wywołane przez krach światowego systemu finansowego spowodowały niestabilność gospodarczą i mają negatywny wpływ na działalność biznesową. Oznacza to, że wiele spraw uznawanych wcześniej za priorytetowe trzeba odłożyć na bok, aby sprostać nowym, pilnym potrzebom. Sytuacja gospodarcza jest trudniejsza także dlatego, że w ciągu ostatniej dekady przedsiębiorstwa stały się o wiele bardziej globalne. Czasami firmy rozrastają się na skalę globalną, aby móc korzystać z tańszej siły roboczej lub bardziej ekonomicznych zakładów produkcyjnych. W innych przypadkach firmy dokonują ekspansji globalnej poprzez kanały internetowe i rozwijające się możliwości współpracy międzynarodowej. Wiele firm znalazło dostawców i partnerów w innych krajach świata. W tej sytuacji konieczne jest zapewnienie właściwej równowagi między zdolnością do utrzymania globalnego ekosystemu a coraz większymi potrzebami dotyczącymi ochrony przedsiębiorstwa przed zagrożeniami i zabezpieczania informacji mających krytyczne znaczenie dla jego działania. Niepewność i nowe wyzwania mogą paraliżować, ale nie jest to dobry sposób na przetrwanie trudnych czasów. Rozważni menedżerowie dokładnie przemyślą wszystkie opcje i sporządzą plan działań uwzględniający silne strony przedsiębiorstwa, jego potrzeby i sytuację finansową oraz typ oferowanych produktów i usług. Wezmą także pod uwagę sposób, w jaki kryzys może wpłynąć zarówno na klientów, jak i na konkurencję. W takich warunkach menedżerowie działów biznesowych muszą zazwyczaj skorygować procedury stosownie do tego, w jakim stopniu sytuacja gospodarcza oddziałuje na dane przedsiębiorstwo. Konieczne jest oczywiście intensywne wdrażanie działań oszczędnościowych zarówno po to, aby zmniejszyć koszty, jak i po to, aby umożliwić wprowadzenie głębszych zmian w procesach. Kierownicy działów informatycznych skupią się najpierw na szybkim obniżeniu wydatków bezpośrednich na towary i usługi, których wysokość zależy od liczby produktów lub pracowników. W tym samym czasie będą rozważali wprowadzenie zmian strukturalnych w infrastrukturze, kosztach obsługi działań operacyjnych i w zakresie obsługiwanych usług. Wszytko po to, aby uzyskać długofalowe, narastające oszczędności. W każdej instytucji i przedsiębiorstwie koniecznością stanie się zmniejszanie kosztów i wydatków w celu uzyskania oszczędności. Presja ekonomiczna spowoduje ograniczenie zatrudniania nowych pracowników lub redukcję personelu. W wielu przypadkach wydatki na projekty lub zobowiązania kapitałowe bez krótkiego terminu zwrotu lub wyraźnej wartości strategicznej będą odkładane lub anulowane. W tym artykule przedstawiono możliwości obniżenia kosztów przy użyciu rozwiązań ujednoliconej komunikacji, które umożliwiają zwrot inwestycji w ciągu jednego rocznego cyklu budżetowego.

6 2 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Co to jest ujednolicona komunikacja i dlaczego jest to interesujące rozwiązanie W dzisiejszej sytuacji gospodarczej ujednolicona komunikacja stwarza możliwość uzyskania olbrzymich korzyści pozwala nie tylko natychmiast zredukować koszty, ale i długofalowo zwiększyć efektywność wykorzystania zasobów. Najprościej mówiąc, ujednolicona komunikacja to rozwiązanie skupiające w sobie wiele technologii komunikacyjnych. Umożliwia ono obniżanie kosztów poprzez konsolidację dotychczas odizolowanych systemów i usług w ramach jednego efektywnego pakietu funkcji komunikacji tekstowej, głosowej i wideo, dostępnego praktycznie z każdego miejsca za pośrednictwem komputerów, smartphonów i podobnych urządzeń. Ujednolicona komunikacja pozwala korzystać z poczty e mail, wiadomości tekstowych i błyskawicznych, rozmów grupowych, połączeń i konferencji głosowych i wideo, katalogów, kalendarzy i zadań. Funkcje te mogą być łączone w różny sposób w programach przeznaczonych do konkretnych zadań, takich jak aplikacje do zastosowań mobilnych lub wspólne obszary robocze. Możliwe są także bardziej zaawansowane zastosowania funkcje oprogramowania ujednoliconej komunikacji można zintegrować z procesami biznesowymi użytkowników i grup w celu ograniczenia dublowania, marnotrawienia i powtarzania pracy podczas wykonywania czynności w wysokim stopniu zależnych od komunikacji. Pozwoli to na skuteczniejsze zarządzanie niezbędnym wstrzymywaniem rekrutacji lub redukcjami personelu przez podniesienie efektywności procesów i zmniejszenie nakładu pracy. Wprowadzenie ujednoliconej komunikacji może doprowadzić do obniżenia kosztów bezpośrednich komunikacja prawie zawsze jest istotną zmienną składową kosztów, która nabiera tym większego znaczenia, im bardziej globalna jest działalność przedsiębiorstwa. Rachunki telefoniczne, opłaty za korzystanie z telefonów komórkowych, opłaty za usługi konferencyjne, koszty wyjazdów służbowych i wydatki na spotkania to różne rodzaje kosztów komunikacyjnych, które można szybko zredukować poprzez efektywne zastosowanie rozwiązań ujednoliconej komunikacji. Znaczące oszczędności można także uzyskać dzięki skonsolidowaniu wielu starszych systemów komunikacyjnych w jednej, zintegrowanej platformie ujednoliconej komunikacji. Oba typy oszczędności zostały szczegółowo omówione w tym artykule. Rozwiązania ujednoliconej komunikacji umożliwiają redukcję kosztów związanych z wykorzystaniem zasobów. Mogą spowodować wzrost efektywności procesów biznesowych, a w efekcie skrócić czas potrzebny na czynności związane z komunikacją oraz zmniejszyć ilość poświęcanej na nie pracy. Eliminują także opóźnienia wynikające z niedostatecznej komunikacji oraz pozwalają uniknąć dublowania i powtarzania czynności w procesach biznesowych. Korzyści wynikające ze zmian procesów mogą pojawić się dopiero po kilku miesiącach lub kwartałach, ale zwykle są to duże oszczędności, ponieważ wprowadzone zmiany wpływają na sposób działania przedsiębiorstwa, a nie tylko na koszty infrastrukturalne. Szczegółowe informacje dotyczące potencjalnych oszczędności w zakresie kosztów i zasobów znajdują się w następnych rozdziałach.

7 3 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft łączą pocztę e mail, kalendarze, wiadomości błyskawiczne, pocztę głosową, konferencje audio, wideokonferencje i konferencje w sieci Web oraz połączenia VoIP (Voice over Internet Protocol), a także oferują interfejsy do innych aplikacji biznesowych. Dzięki unifikacji każdy użytkownik ma tylko jedną tożsamość, a w efekcie może sprawniej komunikować się ze współpracownikami na wiele różnych sposobów. Unifikacja pozwala także fachowcom z działu informatycznego na efektywne i ekonomiczne zarządzanie usługami obsługi wiadomości i telefonii w ramach jednej infrastruktury. Z możliwości tych można skorzystać, stosując produkty firmy Microsoft: Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) i Exchange Server 2007 lub Exchange Server 2010, oferowane zarówno w postaci systemów dostępnych na miejscu, jak i usług zewnętrznego usługodawcy. Użytkownicy mogą korzystać z systemów ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft za pośrednictwem dobrze znanego interfejsu użytkownika klientów pakietu Microsoft Office programów Office Outlook i Office Communicator. Jest on dostępny w wersjach dla komputerów, przeglądarek sieci Web i smartphonów. Systemy ujednoliconej komunikacji są obsługiwane przez najliczniejszą w branży społeczność partnerów technologicznych, integratorów systemów i deweloperów, co zapewnia wiele różnorodnych sprawdzonych rozwiązań. Więcej informacji o systemach ujednoliconej komunikacji oferowanych przez firmę Microsoft można znaleźć na stronie W następnych rozdziałach przedstawiono potencjalne oszczędności, jakie można uzyskać, wprowadzając system ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft, oraz sposoby wdrażania tych rozwiązań w przedsiębiorstwach w celu zredukowania kosztów. Potencjalne oszczędności dzięki systemom ujednoliconej komunikacji W artykule omówiono trzy główne sfery, w których możliwe są oszczędności, odpowiadające opisanym wcześniej wyzwaniom: Zmniejszanie wydatków bezpośrednich: skupienie się na natychmiastowym ograniczeniu kosztów wyjazdów służbowych, opłat za usługi konferencyjne, rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych oraz wydatków na powierzchnię biurową. Optymalizacja infrastruktury komunikacyjnej: zalecenia dotyczące szybkich i narastających redukcji kosztów oraz oszczędności związanych z personelem działu informatycznego, możliwych do uzyskania dzięki konsolidacji oprogramowania i pozbyciu się przestarzałych lub nadmiarowych urządzeń i aplikacji komunikacyjnych. Wykorzystanie kapitału ludzkiego i zarządzanie ryzykiem: skupienie się na sposobach zmniejszenia ilości pracy potrzebnej na wykonanie czynności związanych z komunikacją. Chodzi zarówno o reakcję na doraźne skutki redukcji zatrudnienia, jak i o zmniejszenie liczby nadgodzin oraz dostosowanie się do limitów rekrutacji i erozji siły roboczej. W każdej sferze możliwe są różne oszczędności, opisane w poniższych rozdziałach.

8 4 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Zmniejszanie wydatków bezpośrednich Głównym celem jest uzyskanie natychmiastowych lub szybko zauważalnych oszczędności w czterech dziedzinach, w których zmienne wydatki bezpośrednie odgrywają zazwyczaj znaczną rolę. Są to wyjazdy służbowe, usługi konferencyjne, rachunki telefoniczne i opłaty za powierzchnię biurową. Oszczędności mogą się pojawić natychmiast lub narastać w czasie. Wdrożenia systemu ujednoliconej komunikacji służące uzyskaniu tych oszczędności mogą także przyczynić się do lepszego wykorzystania kapitału ludzkiego, co opisano w rozdziale trzecim. Poniżej przedstawiono cztery najważniejsze sposoby uzyskania oszczędności. Sposób: zmniejszenie wydatków na wyjazdy służbowe Potencjalne oszczędności Wydatki na wyjazdy służbowe, zarówno lokalne, jak i do innych miast, są bardzo widoczne. Jest to sfera działalności, w której zastosowanie ujednoliconej komunikacji może dać duże oszczędności. Efektem ograniczenia wyjazdów pracowników może być natychmiastowe zmniejszenie wydatków bieżących. Ujednolicona komunikacja pozwala wprowadzić zakaz wyjazdów bez zakłócania działalności firmy. Jest to możliwe dzięki takim sprawdzonym rozwiązaniom, jak konferencje audio, wideokonferencje i konferencje w sieci Web. Opcje nagrywania i możliwość publikowania treści spotkania w udostępnionej przestrzeni roboczej zapewniają dodatkowe korzyści członkowie zespołu, którzy nie mogą uczestniczyć w spotkaniach, mają możliwość uzyskania wszystkich potrzebnych informacji. Rozszerzenie funkcji konferencyjnych na dostawców i klientów, o ile jest możliwe, może przynieść jeszcze większe oszczędności. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Rozwiązania konferencyjne firmy Microsoft, takie jak narzędzie konferencyjne usługi Live Meeting, oferowane przez program OCS 2007 R2 lub używane jako rozwiązanie usługodawcy zewnętrznego, to znakomity sposób na uzyskanie tych oszczędności. Usługa Live Meeting to jedno z najlepszych ujednoliconych rozwiązań konferencyjnych. Zapewnia pełny zestaw funkcji konferencji głosowych, wideokonferencji i konferencji w sieci Web oraz dostęp z dowolnego miejsca z klientów uruchamianych na komputerze, przeglądarek sieci Web, urządzeń przenośnych (z programem OCS 2007 R2) i sal konferencyjnych. W konferencjach głosowych programu Live Meeting można uczestniczyć, korzystając z funkcji połączeń VoIP komputera lub za pośrednictwem sieci telefonicznej z dowolnego telefonu stacjonarnego lub komórkowego.

9 5 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów W przypadku spotkania odbywającego się w sali konferencyjnej można skorzystać z unikalnego i niezwykle funkcjonalnego urządzenia Polycom CX5000 1, które pozwala wyświetlić wszystkich uczestników i wskazać tego, który w danym momencie zabiera głos. Wersja programu Live Meeting dla programu OCS 2007 R2 oferuje ponadto integrację z istniejącymi urządzeniami audio i wideo sali konferencyjnej i systemami teleobecności, jeśli są one wymagane. Program Live Meeting zawiera zintegrowaną, łatwą w użyciu funkcję nagrywania spotkań. Pozwala ona na publikowanie przebiegu spotkania w sesji rozmowy grupowej programu OCS 2007 R2 lub w programie SharePoint. Na każde spotkanie głosowe, w sieci Web lub wideo można zaprosić zarówno dostawców, jak i klientów, umożliwiając im bezpieczny dostęp z klienta programu Live Meeting lub przeglądarki sieci Web. Wszystkie te funkcje pozwalają pracownikom wykonywać ich obowiązki bez straty czasu i pieniędzy na wyjazdy służbowe. Oszacowanie potencjalnych oszczędności Oszczędności będą efektem obniżenia dotychczasowych wydatków na wyjazdy służbowe oraz ewentualnej redukcji personelu spowodowanej wykorzystaniem czasu zaoszczędzonego na wyjazdach. Zwrot może nastąpić w ciągu 6 miesięcy w przypadku wdrożenia uwzględniającego często wyjeżdżające osoby. Jeśli dział finansowy lub zarząd dysponuje analizą kosztów wyjazdów służbowych w poszczególnych działach, będzie ona najlepszą podstawą do wyliczenia potencjalnych oszczędności. Modele zwrotu z inwestycji pokazują, że zwykle oszczędności wynoszą 913 USD na pracownika. Można to obliczyć, korzystając z następującej formuły: (30% wszystkich pracowników wyjeżdża służbowo x 5 wyjazdów rocznie na wyjeżdżającego pracownika x 1522 USD na jeden wyjazd 2 ) x redukcja o 40% (lub 2 wyjazdy rocznie) Przykłady oszczędności Crédit Agricole S.A., jedna z największych w Europie grup bankowych, korzysta z funkcji konferencji programu OCS 2007 R2 do organizowania zdalnych spotkań zespołów specjalistów, prowadzenia szkoleń i coachingu pracowników oddziałów poprzez nagrane wideokonferencje oraz odbywania rozmów trójstronnych między klientem, przedstawicielem banku a ekspertem w danej dziedzinie bankowości. Wydatki na wyjazdy służbowe zostały zmniejszone o 10 20% w pierwszym roku, zgodnie z podanymi wyżej danymi dotyczącymi potencjalnych oszczędności Przy założeniu czterech podróży krajowych po 1110 USD i jednej podróży zagranicznej za 3171 USD, zgodnie z dokumentem American Express Travel Forecast na rok 2008:

10 6 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Sposób: zmniejszenie opłat za usługi konferencyjne Potencjalne oszczędności Każde przedsiębiorstwo, które korzysta z przynajmniej jednej, rozliczanej na podstawie intensywności użytkowania usługi zewnętrznej do obsługi konferencji audio, wideokonferencji lub konferencji w sieci Web, może szybko zmniejszyć te koszty, przechodząc na własny system konferencyjny lub wybierając usługę zewnętrzną rozliczaną według stawki ryczałtowej. Największe oszczędności prawdopodobnie będą widoczne w zakresie konferencji w sieci Web (przez udostępnianie pulpitów, prezentacji i aplikacji) oraz wideokonferencji, ponieważ w przypadku tych usług koszt za minutę połączenia jest najwyższy. Oszczędności można także uzyskać, wprowadzając własne systemy do konferencji audio. Ponieważ koszt za minutę konferencji audio jest o wiele niższy niż w przypadku wideokonferencji, są one często wykorzystywane znacznie intensywniej, co stwarza okazję do większych oszczędności. Będą one zwiększały się z czasem i mogą być nawet większe niż zakładano. Zależy to od intensywności wykorzystania nowych metod biznesowych i konferencji jako alternatywy dla wyjazdów służbowych. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Program Microsoft Live Meeting, wykorzystywany w ramach programu OCS 2007 R2 lub oferowany przez zewnętrznego usługodawcę, pozwala skutecznie zmniejszyć opłaty za usługi zewnętrzne lub całkowicie je wyeliminować. Jak już wspomniano w rozdziale Zmniejszenie wydatków na wyjazdy służbowe, program Live Meeting to jedno z najlepszych ujednoliconych rozwiązań konferencyjnych. Zapewnia on pełny zestaw rozwiązań do konferencji głosowych, wideokonferencji i konferencji w sieci Web oraz zawiera tak unikalne funkcje, jak moduł obsługi głosu i wideo w sali konferencyjnej Polycom CX5000. Umożliwiają one przejęcie i zastąpienie wszystkich usług zewnętrznych. Całkowity koszt użytkowania jest niski, ponieważ funkcje te są integralną częścią programu OCS 2007 R2 lub są stosowane jako usługa zewnętrzna rozliczana według ekonomicznej, zryczałtowanej stawki wynoszącej około 5 USD za jednego użytkownika miesięcznie. Szersze omówienie tego tematu i powiązanych z nim oszczędności oraz wartości biznesowej zawiera artykuł z 2009 r. zatytułowany Niepodważalne zalety wirtualnych konferencji. Oszacowanie potencjalnych oszczędności Okres zwrotu własnego systemu konferencyjnego jest zazwyczaj bardzo krótki wynosi mniej niż 6 miesięcy a jego koszt jest z pewnością niski po uwzględnieniu opcji ujednoliconych funkcji konferencyjnych programu Microsoft Live Meeting. Ponieważ usługi konferencji audio kosztują zazwyczaj około 0,10 USD za minutę, a usługi wideokonferencji około 0,35 USD za minutę, opłaty zależne od intensywności użytkowania w przypadku 100 użytkowników mogą z łatwością przekroczyć USD miesięcznie. Koszty posiadania własnego narzędzia konferencyjnego Live Meeting z programu OCS 2007 R2 wynoszą znacznie mniej niż 10 USD za użytkownika miesięcznie oraz mniej więcej tyle samo, jeśli program Live Meeting jest używany jako usługa zewnętrznego usługodawcy. Oznacza to, że czas zwrotu wynosi zwykle mniej niż kwartał i od tego momentu uzyskuje się już stałe oszczędności. Szacunkowe wyliczenie oszczędności w przypadku 1000 użytkowników: (koszty rozliczane według intensywności użytkowania: 100 USD za użytkownika miesięcznie 10 USD kosztów programu Live Meeting OCS 2007 R2 za użytkownika miesięcznie) x 1000 x 12 miesięcy = 1,08 mln potencjalnych oszczędności rocznie

11 7 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Przykłady oszczędności Bank Crédit Agricole S.A. nie tylko zmniejszył koszty, ograniczając liczbę wyjazdów, tak jak opisano powyżej. Zyskał także dalsze oszczędności wprowadzenie własnego systemu OCS 2007 R2 pozwoliło uniknąć opłat za usługi konferencyjne w wysokości USD rocznie. Firma Intel Corporation, największy na świecie producent układów półprzewodnikowych, wdrożyła niedawno system OCS 2007 R2, aby skorzystać z funkcji ujednoliconej obsługi konferencji. Firma spodziewa się obniżenia kosztów konferencji audio o co najmniej 20%. W innym przykładzie firma Syngenta, światowy gigant z branży rolniczej, zastąpiła wirtualne (używane jako usługa przez sieć Web) rozwiązanie konferencyjne funkcją konferencji w sieci Web firmy Microsoft i obniżyła koszty prowadzenia konferencji o 50%. Sposób: zmniejszenie rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych Potencjalne oszczędności Firmy mogą sporo zaoszczędzić na rachunkach telefonicznych lub opłatach za karty telefoniczne pobieranych przez operatorów obsługujących połączenia zamiejscowe i sieci komórkowe. Chociaż taryfy za połączenia zamiejscowe w Stanach Zjednoczonych znacznie spadły, koszty połączeń międzynarodowych nadal są dość wysokie i wynoszą zazwyczaj od 0,19 USD za minutę rozmowy z Wielką Brytanią do 0,34 USD za minutę rozmowy z Chinami i większością krajów azjatyckich 3. Rachunki za telefony komórkowe wynoszą około 100 USD za użytkownika, a mogą być znacznie wyższe, jeśli połączenia są wykonywane przez osoby wyjeżdżające za granicę, które dzwonią do pracowników, klientów lub partnerów w innych krajach. Dzięki rozwiązaniom VoIP (takim jak OCS 2007 R2) rachunki telefoniczne mogą być znacznie niższe, jeśli wszystkie połączenia będą przekierowywane do firmowej sieci danych lub internetu. W ten sposób można ominąć wszystkie płatne sieci. Kolejną sprawdzoną metodą zmniejszania rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych jest stosowanie sygnalizacji obecności. Pozwala to wyeliminować chybione połączenia, zwłaszcza z urządzeń przenośnych, i zastąpić wiele krótkich rozmów telefonicznych wymianą wiadomości błyskawicznych. Jeśli użytkownik mobilny przebywa w kraju, gdzie koszt połączenia komórkowego ponosi strona wywołująca, użytkownik może zostać połączony z systemem ujednoliconej komunikacji, za pomocą którego uzyska następnie połączenie z żądanym numerem w celu uniknięcia opłat za korzystanie z sieci komórkowej. 3 Opłaty za karty telefoniczne firmy AT&T, pierwszy kwartał 2009 r.:

12 8 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Program OCS 2007 R2 oferuje bezpieczny zestaw komunikacji VoIP, który pozwala radykalnie zmniejszyć bezpośrednie wydatki na rachunki telefoniczne i opłaty za korzystanie z telefonów komórkowych. Trzy najważniejsze metody służące do uzyskania tych oszczędności: 1) Program 2007 OCS R2 zapewnia bardzo prosty sposób komunikowania się użytkowników przy użyciu ich komputerów, przeglądarki sieci Web lub urządzenia VoIP partnera firmy Microsoft. Wyróżnia się pod względem liczby obsługiwanych urządzeń oraz zapewnia możliwość objęcia bezpiecznymi połączeniami dowolnego klienta lub partnera biznesowego. Dzięki temu oszczędności mogą być jeszcze większe. 2) Użytkownicy sieci komórkowych korzystający ze smartphonów Windows Mobile, BlackBerry lub Nokia, na których jest zainstalowany klient programu Communicator Mobile, mogą sprawdzić, czy dana osoba jest obecna, a następnie w niektórych przypadkach użyć wiadomości błyskawicznych, zamiast zadzwonić. 3) Użytkownicy mogą zażądać, aby na ich telefon komórkowy zostało wykonane połączenie z ich własnego serwera OCS 2007 R2, aby uniknąć opłat za korzystanie z telefonu komórkowego w krajach, gdzie koszt połączenia ponosi strona wywołująca. Pozwala to uniknąć opłat na przykład wtedy, gdy osoba przebywająca za granicą loguje się do serwera OCS 2007 R2 z innego kraju, korzysta z internetowych połączeń VoIP ze swoim biurem macierzystym, a następnie bezpłatnie rozmawia z kolegami z biura i wykonuje połączenia lokalne z serwera OCS 2007 R2. Opłat za korzystanie z telefonów komórkowych nie ponoszą użytkownicy mobilni, którzy klikają, aby połączyć się z rozmówcą. Program OCS 2007 R2 najpierw wykonuje połączenie z ich telefonem komórkowym, a następnie łączy z żądanym numerem po stawkach telefonii korporacyjnej. Ponadto przejście na połączenia VoIP umożliwia zmniejszenie liczby operatorów telekomunikacyjnych obsługujących przedsiębiorstwa i/lub renegocjację planów taryfowych sieci komórkowych, a nawet ogłoszenie przetargu na umowy. W efekcie może to przynieść znaczne oszczędności na rachunkach za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych. Oszacowanie potencjalnych oszczędności W zależności od obowiązujących zasad należy oszacować, jakie rachunki i opłaty za korzystanie z telefonów komórkowych płaci przedsiębiorstwo, lub dokonać wyrywkowej analizy zwrotu wydatków i rachunków za karty telefoniczne, jeśli pracownicy bezpośrednio płacą te rachunki. Szybka analiza w arkuszu kalkulacyjnym często pozwala zidentyfikować przypadki intensywnego korzystania i zaplanować ich szybką konwersję na połączenia z użyciem ujednoliconej komunikacji. Ogólny wzór umożliwiający oszacowanie oszczędności: (średnie rachunki (50 USD miesięcznie) x redukcja o 70%) + (średnie opłaty za korzystanie z telefonu komórkowego (90 USD miesięcznie) x redukcja o 30% w Stanach Zjednoczonych) x 12 miesięcy x 1000 użytkowników = USD potencjalnych oszczędności rocznie Wielkość oszczędności zależy od ról użytkowników i ilości wykonywanych połączeń międzynarodowych. Zwrot w okresie krótszym niż 6 miesięcy jest możliwy, jeśli wdrożenie zostanie ukierunkowane na użytkowników mających wysokie rachunki i opłaty.

13 9 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Przykłady oszczędności Firma Global Crossing przeniosła komunikację swojego personelu biurowego i mobilnego na platformę OCS 2007 R2 i obecnie łącznie oszczędza ponad 1 mln rocznie na kosztach telefonii i wyjazdach służbowych pracowników, wliczając w to redukcję rachunków za telefony komórkowe dzięki użyciu serwera OCS 2007 R2 w sposób opisany poniżej. Okres zwrotu wyniósł 7 miesięcy. Oprogramowanie OCS 2007 R2 działa na istniejących komputerach i urządzeniach przenośnych, więc użytkownicy bez problemów zaakceptowali tę zmianę. Sposób: zmniejszenie kosztów powierzchni biurowej Potencjalne oszczędności W trakcie wdrażania działań oszczędnościowych zawsze należy uwzględnić koszty powierzchni biurowych, które obejmują zarówno opłatę za wynajem, jak i koszty bieżące, takie jak rachunki za oświetlenie, ogrzewanie, energię i ochronę. Wiele firm stosuje rozwiązania ujednoliconej komunikacji, aby pracownicy mogli pracować zdalnie, przynajmniej przez część czasu pracy, i korzystać z tych samych miejsc pracy po przyjściu do firmy. Badania wykazują, że im większe przedsiębiorstwo i dłuższy czas dojazdu do pracy, tym większe korzyści dla produktywności i satysfakcji pracowników przynosi wdrożenie funkcji pracy zdalnej. Po wprowadzeniu programu pracy zdalnej można rozpocząć oszczędzanie, przegrupowując personel i odłączając oświetlenie, elektryczność i ogrzewanie w całych sekcjach, na całych piętrach lub w całych budynkach. Jeśli mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię utrzyma się przez dłuższy czas, można część powierzchni podnająć, rozwiązać umowy wynajmu lub sprzedać lokale będące własnością firmy. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft są znakomitym narzędziem do elastycznego organizowania pracy. Programy Exchange Server i OCS 2007 R2 oferują najlepszą w swojej klasie obsługę wszystkich metod komunikacji i wielu typów narzędzi. Dzięki nim pracownicy mogą efektywnie pracować z dowolnego miejsca. Funkcje sygnalizacji dostępności w programie OCS 2007 R2 sprawiają, że każdy pracownik jest widoczny dla innych członków zespołu lub grupy tak jakby wszyscy przebywali w jednym budynku. Ponadto zdalni użytkownicy pracują z tymi samymi programami pakietu Microsoft Office i korzystają z tej samej struktury katalogów, co pracownicy w firmie, więc zdalna praca może przebiegać bez zakłóceń, a poziom produktywności i bezpieczeństwa nie odbiega od tego, jaki mają członkowie personelu pracujący w budynku firmy. Oszacowanie potencjalnych oszczędności Oszczędności zależą od branży i lokalizacji firmy, zarówno pod względem kosztów bieżących (oświetlenie, ogrzewanie, klimatyzacja), jak i kosztu netto za metr kwadratowy. Jeden pracownik zajmuje stóp kwadratowych, przy czym średnia wielkość wynosi 220 stóp kwadratowych. W dużym mieście 5, gdzie koszt stopy kwadratowej wynosi około 27 USD, roczne oszczędności mogą sięgać od kilkuset dolarów na jednego pracownika w przypadku wyłączenia oświetlenia i elektryczności na danej powierzchni do nawet 6000 USD na pracownika, jeśli zostaną rozwiązane umowy najmu albo firma unika wynajmowania lub budowy na obszarze miejskim. W przypadku rozwiązania lub uniknięcia umowy najmu zwrot następuje zazwyczaj w ciągu 3 6 miesięcy. 4 Na podstawie kalkulatora na stronie: 5 Na podstawie prognoz dotyczących Chicago: Office

14 10 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Przykłady oszczędności Rabobank zmniejszył wymaganą powierzchnię biurową o 40% z 26 m² (280 stóp kwadratowych) na pracownika do zaledwie 15 m² (161 stóp kwadratowych) i zmniejszył koszty operacyjne o 10% w budynku centrali. W firmie Renault program OCS umożliwił stosowanie elastycznych metod pracy. Pracownicy przychodzący do biura współdzielą miejsca pracy, co pozwoliło zmniejszyć liczbę biurek o 8,3% (2000 biurek). Firma Renault spodziewa się zaoszczędzić nawet 20 mln EUR (27,7 mln USD) rocznie dzięki wprowadzeniu elastycznych rozwiązań organizacji pracy. Optymalizacja infrastruktury komunikacyjnej W tym obszarze nacisk jest położony na uzyskanie natychmiastowych lub szybkich oszczędności. Konsolidacja oznaczająca zmniejszenie ilości pracy poświęcanej na zarządzanie i sprawy administracyjne oraz opłat za umowy serwisowe jest możliwa w przypadku wszystkich metod komunikacji przesyłania wiadomości, systemów głosowych, serwerów i witryn oraz pakietów aplikacji. Czasami można zmniejszyć koszty licencjonowania, przechodząc na poszerzony lub łączony pakiet licencji. Sposób: konsolidacja systemów komunikacyjnych Potencjalne oszczędności Konsolidacja systemów komunikacyjnych, w tym między innymi telefonii, poczty głosowej, wiadomości błyskawicznych oraz konferencji audio, wideokonferencji i konferencji w sieci Web może przynieść olbrzymie oszczędności. W przeszłości w każdej lokalizacji istniała co najmniej jedna centralka PBX lub system przełączania, którym często towarzyszył zestaw systemów dodatkowych, takich jak poczta głosowa, automatyczne systemy informacji głosowej (IVR), biura obsługi telefonicznej, rozliczanie połączeń i konsole administracyjne. Obecnie, dzięki ujednoliconej komunikacji, można wygodnie dokonać konsolidacji systemów w jednej lub kilku lokalizacjach lub systemach tak, aby inne ośrodki były obsługiwane poprzez bezpieczne połączenia IP w sieci WAN przedsiębiorstwa lub przez internet. Ta inicjatywa oszczędnościowa jest często po prostu koniecznością, ponieważ wiele centralek PBX i systemów poczty głosowej zainstalowanych pod koniec lat 90. XX wieku przestaje być serwisowanych przez producentów. Wymusza to na firmach podjęcie decyzji dotyczącej korzystania z tych urządzeń w przyszłości. Zastosowanie w tych przypadkach modelu konsolidacji przynosi zazwyczaj spore oszczędności. Polega to na ustanowieniu lub rozbudowie centralnej platformy, a następnie stopniowym konsolidowaniu z nią ośrodków, które spełniają wymagania. Nawet jeśli pewne wyspecjalizowane elementy, jak systemy IVR lub skomplikowane biura obsługi, nie są jeszcze gotowe do konsolidacji, wszystkie inne systemy można połączyć i uzyskać oszczędności.

15 11 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności OCS 2007 R2 to funkcjonalna platforma do konsolidacji systemów komunikacji głosowej. Jeśli łączone są także systemy poczty głosowej, w większości przedsiębiorstw można tego dokonać za pomocą funkcji Unified Messaging w programach Exchange 2007 i Szersze omówienie technologii Unified Messaging i powiązanych z nią oszczędności oraz wartości biznesowej zawiera artykuł z 2009 r. zatytułowany Niepodważalne zalety wirtualnych konferencji. Te dwie platformy komunikacyjne mogą obsłużyć wszystkie wymagania komunikacyjne większości ośrodków i grup roboczych. Programy OCS 2007 R2 i Exchange Server to środowiska oprogramowania, które się wzajemnie uzupełniają. Każde z nich jest obsługiwane przez jeden interfejs administracyjny, co może oznaczać znaczące oszczędności na administracji. Programy OCS 2007 R2 i Exchange Server wyróżniają się elastycznością obsługi grup, ośrodków oraz zdalnych pracowników i mogą być sposobem na szybszą i znacznie mniej kosztowną konsolidację. Oszacowanie potencjalnych oszczędności W przypadku wymiany lub konsolidacji infrastruktury komunikacyjnej największe potencjalne oszczędności polegają na uniknięciu kosztów, ponieważ koszt wymiany centralek PBX i systemów poczty głosowej może wynieść od 600 USD do ponad 2000 USD na użytkownika, w zależności od dostawcy i cen usług dodatkowych. Ponieważ koszty wdrożenia porównywalnej platformy OCS 2007 R2 są mniej więcej o połowę mniejsze 6, migracja 1000 użytkowników do systemu ujednoliconej komunikacji OCS 2007 R2 może pozwolić uniknąć z czasem poniesienia wydatków kapitałowych w kwocie od do USD. Oprócz uniknięcia wydatków kapitałowych, co samo w sobie zapewnia natychmiastowy zwrot, oszczędności można uzyskać dzięki wyeliminowaniu kosztów bieżących umów serwisowych dotyczących starych centralek PBX i systemów poczty głosowej. Wynoszą one około 100 USD na każdego użytkownika poczty głosowej/centralki PBX rocznie plus koszty zarządzania operacyjnego systemami w granicach za każdy system rocznie. Najłatwiej uzyskają te oszczędności przedsiębiorstwa posiadające wiele centralek PBX i/lub systemów przełączania, ponieważ mogą się stopniowo ich pozbywać, zaczynając od tych grup roboczych lub lokalizacji, gdzie wdrożenie programów OCS 2007 R2 i Exchange Server przyniesie najwięcej korzyści. Przykłady oszczędności Firma Lifetime Products zaoszczędziła 16 USD na pracownika rocznie, osiągając zwrot w ciągu 9 miesięcy, ponieważ skonsolidowała systemy poczty głosowej za pomocą funkcji Exchange Unified Messaging. Dodatkowo oszczędziła USD rocznie, pozbywając się urządzeń faksowych i do zarządzania faksami wykorzystując funkcje UM programu Exchange. Firma Lionbridge specjalizująca się w outsourcingu usług językowych, technologicznych i dotyczących tworzenia treści, która zatrudnia 4600 pracowników w 26 krajach, spodziewa się oszczędności wynoszących niemal 1,4 mln na wydatkach inwestycyjnych i 7 miesięcznego okresu zwrotu dzięki wymianie 40 centralek PBX. Firma Royal Dutch Shell przewiduje wycofanie z eksploatacji ponad 200 urządzeń typu PBX oraz licznych usług konferencji audio i wideokonferencji dzięki wdrożeniu oprogramowania OCS 2007 R2. 6

16 12 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Sposób: konsolidacja systemów obsługi wiadomości i optymalizacja zarządzania infrastrukturą Potencjalne oszczędności Połączenie zintegrowanego oprogramowania do obsługi przesyłania wiadomości w przedsiębiorstwie z wysoką mocą obliczeniową (procesory 64 bitowe) i zaawansowanymi opcjami magazynowania danych może zapewnić duże oszczędności większości firm. Oszczędności można uzyskać na dwa sposoby: 1) poprzez konsolidację dotychczasowej infrastruktury służącej do przesyłania wiadomości oraz 2) poprzez usprawnienie zarządzania infrastrukturą. 1) Konsolidacja systemów przesyłania wiadomości. Najważniejsze elementy istniejącej infrastruktury przesyłania wiadomości, które można skonsolidować w celu uzyskania oszczędności, są następujące: Użycie w stosownych przypadkach serwerów 64 bitowych i wirtualnych do konsolidacji serwerów lokalnych lub wydziałowych przy równoczesnym zachowaniu osobnych domen lub tożsamości, jeśli jest to potrzebne. Umożliwia to scentralizowaną konsolidację i wyeliminowanie kosztów sprzętu i jego obsługi w zdalnych ośrodkach. Wyeliminowanie lub uniknięcie zakupu konfiguracji sieci magazynowania (Storage Area Network SAN) lub urządzeń magazynujących dołączonych do sieci (Network Attached Storage NAS) wszędzie tam, gdzie rozrastają się kosztowne lokalne lub nadmiarowe systemy archiwizacji lub magazynowania wiadomości. Konsolidacja aplikacji korzystających z przesyłania wiadomości. Często do obsługi funkcji wymaganych do zachowania zgodności, archiwizacji, filtrów antywirusowych i antyspamowych, aplikacji przepływu pracy opartych na przesyłaniu wiadomości, folderów udostępnionych, a nawet przesyłania wiadomości głosowych używana jest duża liczba autonomicznych systemów lokalnych. W wielu przypadkach te rozproszone lokalnie aplikacje można skonsolidować, znacząco obniżając koszty operacyjne i koszty utrzymania. Podobnie jak w przypadku infrastruktury komunikacyjnej działanie oszczędnościowe polega na ustanowieniu lub rozbudowie scentralizowanej platformy przesyłania wiadomości przy równoczesnym pozbyciu się istniejących zdalnych lub osobnych systemów przesyłania wiadomości i powiązanej z nimi infrastruktury. 2) Optymalizacja zarządzania infrastrukturą przesyłania wiadomości. Poczta e mail ma krytyczne znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa, a zarządzanie nią bywa procesem złożonym i pracochłonnym. Dlatego optymalizacja infrastruktury służącej do przesyłania poczty e mail oraz związanych z nią systemów zarządzania może przyczynić się do obniżenia kosztów pracy informatyków.

17 13 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Rozwiązania firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Program Exchange Server to wydajne, najlepsze na rynku rozwiązanie do konsolidowania systemów przesyłania wiadomości, magazynowania i dostępu. Uzyskane dzięki niemu oszczędności wynikają ze zmniejszenia, często o połowę, liczby serwerów wiadomości, zazwyczaj przez konsolidację w systemach 64 bitowych. Ponadto ponieważ program Exchange Server obsługuje magazyn podłączany bezpośrednio (Direct Attached Storage DAS), można uniknąć kosztów zakupu dodatkowych sieci magazynowania (Storage Area Network SAN) lub urządzeń magazynujących dołączonych do sieci (Network Attached Storage NAS). Program Exchange Server zawiera również zautomatyzowane funkcje archiwizacji i tworzenia kopii zapasowej, filtry antyspamowe oraz zabezpieczenia antywirusowe, dzięki czemu nie trzeba korzystać z autonomicznych systemów używanych do tych celów. Firma Microsoft w zakresie zarządzania systemami oferuje zestaw rozwiązań z serii System Center, które pozwalają klientom na uproszczenie obsługi zaplecza informatycznego oraz obniżenie kosztów eksploatacji środowisk przesyłania wiadomości. Rozwiązania te obejmują wirtualizację serwerów, zarządzanie kondycją i wydajnością usług, automatyczne wdrażanie i zarządzanie, zarządzanie zgodnością i zmianami oraz zapewnienie ciągłości biznesowej. Wprowadzając najlepsze rozwiązania do zarządzania systemami i dopracowując posiadane infrastruktury informatyczne, przedsiębiorstwa obniżają koszty pracy przypadające na każdego użytkownika oraz skracają przestoje poszczególnych serwerów. Przeprowadzone niedawno przez firmę Microsoft badania 7 wykazały, że wdrażanie najlepszych rozwiązań do zarządzania serwerami w przypadku obciążeń serwerów poczty e mail może przynieść znaczne oszczędności. Na poniższym wykresie przedstawiono różnicę w kosztach pracy na serwer na rok między uczestnikami badania, którzy wdrożyli najlepsze rozwiązanie a tymi, którzy go nie wdrożyli. Uwaga: wartości nie sumują się. T 7 Więcej informacji na temat tego badania można uzyskać pod adresem

18 14 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Oszacowanie potencjalnych oszczędności Potencjalne oszczędności można uzyskać w trzech kategoriach. Zwrot jest odczuwalny w okresie krótszym niż 6 miesięcy w związku z uniknięciem nowych zakupów lub rozwiązaniem umów dotyczących serwisu i konserwacji. 1) Istnieje możliwość zmniejszenia liczby serwerów wymagających utrzymania i serwisu, zazwyczaj o 50%. Roczny koszt posiadania jednego serwera wynosi USD, więc konsolidacja serwerów obniżyłaby koszty średnio o milion dolarów rocznie. 2) Konsolidacja lub uniknięcie rozbudowy pomocniczych systemów SAN/NAS do magazynowania i archiwizacji może pozwolić uniknąć kosztów idących w dziesiątki lub setki tysięcy dolarów w zależności od tego, jak dużego magazynu przedsiębiorstwo potrzebuje, aby działać zgodnie ze swoimi zasadami przechowywania wiadomości. 3) Automatyzacja wdrażania serwerów poczty e mail i zarządzania systemami pocztowymi pozwala obniżyć koszty pracy informatyków o 9000 USD rocznie na każdy serwer. Przykłady oszczędności Firma Telecom Italia, gigant na włoskim rynku telekomunikacyjnym, zmniejszyła liczbę dedykowanych serwerów poczty e mail o 40% (ze 130 do 70). Firma Constellation Energy, dostawca energii ze stanu Maryland w USA, zaoszczędziła USD rocznie dzięki zastosowaniu systemów DAS, zmniejszyła liczbę serwerów z 41 do 34 oraz ograniczyła nakłady pracy o 1000 roboczogodzin rocznie, redukując liczbę operacji tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych. Firma Emory University z amerykańskiego stanu Georgia zmniejszyła koszty magazynowania o 50% i podwoiła liczbę użytkowników przypadających na jeden serwer. W tym dokumencie opisano liczne korzyści, jakie uzyskała firma Emory University dzięki uaktualnieniu do programu Exchange Server Firma AGC Automotive wykorzystała rozwiązanie Microsoft System Center do znacznego zmniejszenia czasochłonności i usprawnienia procesów związanych z wdrażaniem oprogramowania, zarządzaniem zasobami komputerowymi oraz monitorowaniem serwerów. Ponadto w przedsiębiorstwie obniżono roczne koszty usług doradczych o USD, zrezygnowano z outsourcingu zarządzania centrum danych oraz skrócono czas tworzenia kopii zapasowych o 40%.

19 15 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Sposób: konsolidacja pakietów oprogramowania ujednoliconej komunikacji Potencjalne oszczędności W systemach ujednoliconej komunikacji można skonsolidować częściowo lub całkowicie zróżnicowane zestawy pakietów aplikacji komunikacyjnych i obsługującego je sprzętu. Najczęściej uzyskuje się w ten sposób dodatkowe oszczędności, ponieważ zasadnicze obniżenie kosztów wynika ze skonsolidowania infrastruktury komunikacyjnej lub przesyłania wiadomości (jak opisano powyżej). Przykładem mogą być systemy rozliczania połączeń i/lub raportowania, systemy rejestrowania połączeń, automatyczne systemy informacji głosowej (IVR) i aplikacje portali głosowych, aplikacje głosowej automatycznej recepcji i dostępu do katalogów, systemy powiadamiania, aplikacje przywoławcze, systemy przesyłania wiadomości i/lub głosowe z dostępem zdalnym, systemy archiwizacji wiadomości, systemy zabezpieczające i systemy zarządzania oraz systemy ciągłości pracy i tworzenia kopii zapasowych i inne. Zintegrowanie tych funkcji w jednym rozwiązaniu ujednoliconej komunikacji pozwala wyeliminować koszty posiadania, a zwłaszcza koszt osobnego zarządzania różnymi systemami, skrócić czas wymagany na czynności administracyjne i konserwacyjne, zmniejszyć opłaty licencyjne, opłaty za umowy serwisowe, koszty zarządzania kontaktami z dostawcami, opłaty za leasing lub amortyzację i koszty zasilania. Spis aplikacji i powiązanych z nimi serwerów i urządzeń, takich jak wymienione powyżej, umożliwia identyfikację tych elementów, które można zastąpić rozwiązaniem ujednoliconej komunikacji. Równoczesna analiza przydziału personelu i wydatków cyklicznych, na przykład na umowy konserwacyjne, pozwoli na wyliczenie łącznych oszczędności, jakie można uzyskać przez zastosowanie rozwiązań ujednoliconej komunikacji. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft, Exchange Server i OCS 2007 R2, zawierają najbardziej rozbudowany, skonsolidowany zestaw elementów aplikacji komunikacyjnych, które w przeszłości były sprzedawane i instalowane osobno. Właściwie wszystkie funkcje wymienione w części Potencjalne oszczędności powyżej są teraz dostępne jako część systemów ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft i można je uzyskać, nabywając skonsolidowany pakiet licencji Enterprise CAL. W tabeli 1 (patrz Dodatek A) przedstawiono różne autonomiczne i wychodzące z użytku pakiety oprogramowania związane z ujednoliconą komunikacją, które można skonsolidować w programach Exchange Server i OCS 2007 R2. Tabela 2, która również znajduje się w dodatku A, zawiera opis dodatkowych funkcji operacyjnych i infrastruktury innych produktów oprogramowania, które można skonsolidować, korzystając z jednego pakietu licencji Enterprise CAL (więcej informacji na temat pakietu Enterprise CAL znajduje się poniżej). Oszacowanie potencjalnych oszczędności Oszacowanie potencjalnych oszczędności jest proste i polega na spisaniu autonomicznych i dostarczanych przez inne firmy produktów oprogramowania, które można skonsolidować w systemach ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft. Analiza alternatyw dla poszczególnych obecnie używanych aplikacji pozwalających na wykonywanie funkcji wymienionych w dodatku A pozwoli zorientować się, jakie są możliwości konsolidacji i jakie to może przynieść oszczędności.

20 16 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Z reguły duże przedsiębiorstwo wykorzystuje dziesięć aplikacji, których zakup wymaga inwestycji rzędu USD i do których obsługi potrzebny jest przynajmniej jeden etat. Zwrot zazwyczaj jest natychmiastowy, ponieważ nie trzeba kupować nowych ani wymieniać lub uaktualniać istniejących osobnych aplikacji. Dzięki konsolidacji koszt pracy może zmniejszyć się o USD rocznie, a uniknięcie zakupu licencji może przynieść około USD rocznie przez 5 lat. Przykłady oszczędności Franklin Covey, amerykańska firma specjalizująca się w zarządzaniu czasem, obniżyła koszty połączeń zdalnych i obsługi osobnych serwerów o około 40% przez uaktualnienie do programów Exchange Server 2007 i Outlook Web Access. Sposób: optymalizacja sposobów licencjonowania programów Potencjalne oszczędności Duże oszczędności można uzyskać nie tylko konsolidując aplikacje, ale także wybierając najlepsze opcje pakietów lub grupowania spośród udostępnianych przez głównych dostawców programów. Tę opcję oferują różni dostawcy ujednoliconej komunikacji. Może być ona szczególnie korzystna dla przedsiębiorstw korzystających z systemów ujednoliconej komunikacji i pakietów Office firmy Microsoft. Oszczędności wynikające z przejścia na skonsolidowane lub pakietowe opcje cen oprogramowania mogą być pokaźne. Aby je uzyskać, wystarczy kilka miesięcy, ponieważ zadanie jest proste i polega na wynegocjowaniu i zaktualizowaniu zamówień oraz umów licencyjnych nie wymaga żadnych wdrożeń ani zmian w aplikacjach użytkowników. Ponadto można uniknąć pewnych kosztów, jeśli ujednolicona komunikacja lub pokrewne aplikacje zawarte w licencjach pakietowych są w stanie zaspokoić nowe wymagania firm. Istotne jest szerokie spojrzenie na tę kwestię, obejmujące wszystkie działy informatyczny, telekomunikacji, nieruchomości, administracji i biznesowe które korzystają z pakietów oprogramowania. Niezbędna jest także współpraca z działami zaopatrzenia/zakupów. Muszą być one poinformowane o możliwych opcjach licencjonowania oraz o istniejących umowach. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Firma Microsoft oferuje pakiet Enterprise CAL 8 (lub E CAL) obejmujący pełny zakres funkcji pakietu Office oraz pełny zestaw systemów ujednoliconej komunikacji za cenę, która pozwala uzyskać nawet do 50% oszczędności. Jeśli chodzi o rozwiązania ujednoliconej komunikacji, pakiet E CAL obejmuje zarówno licencję Standard CAL, jak i Enterprise CAL na program Exchange Server (licencja Enterprise CAL zawiera funkcję Unified Messaging oraz pakiety antyspamowe i antywirusowe) oraz zarówno licencję Standard CAL, jak i Enterprise CAL na program OCS 2007 R2 (licencja Standard CAL zawiera pełny zestaw komunikacji równorzędnej, a licencja Enterprise CAL uzupełnia go o wydajne rozwiązania konferencyjne, rozmów grupowych i połączeń VoIP dla przedsiębiorstw). Ponadto pakiet E CAL oferuje przydatną platformę współpracy, Microsoft Office SharePoint Server, która integruje ze sobą środowiska Exchange/Outlook i OCS/Communicator. 8