Marty Parker, dyrektor w UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, dyrektor w UniComm Consulting, LLC

Transkrypt

1 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Zalety ujednoliconej komunikacji w trudnych warunkach ekonomicznych oraz rozwiązania firmy Microsoft umożliwiające przedsiębiorstwom skorzystanie z tych zalet Marty Parker, dyrektor w UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, dyrektor w UniComm Consulting, LLC Marzec 2009 r.

2 ii Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Streszczenie Przedsiębiorstwa nieustannie szukają sposobów, które pozwolą im zmniejszyć koszty i zoptymalizować wykorzystanie zasobów. Tego typu działania są niezbędne szczególnie dzisiaj, gdy sytuacja ekonomiczna jest tak skomplikowana i niepewna. W tym artykule omówiono możliwość zaoszczędzenia ponad 5 mln USD rocznie na 1000 pracowników dzięki wdrożeniu systemów ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft zarówno na potrzeby bieżącej działalności, jak i do obsługi działu informatycznego. Ujednolicona komunikacja to nowe podejście do rozwiązań i metod komunikacji. Stwarza ono nowe, bardzo obiecujące możliwości zmniejszenia kosztów oszczędności można uzyskać zarówno jednorazowo, jak i w długim okresie funkcjonowania firmy. W przeszłości większość działań biznesowych opierających się na komunikacji musiała być wykonywana ręcznie. Często było to przyczyną opóźnień i zmuszało do stosowania doraźnych rozwiązań. Teraz, dzięki ujednoliconej komunikacji, działania te można usprawnić przy użyciu oprogramowania, co pozwala równocześnie obniżać koszty i osiągać lepsze efekty. W tym artykule wskazano możliwe oszczędności i posunięcia pozwalające uzyskać korzyści w trzech sferach działalności: Obniżanie wydatków bezpośrednich na usługi telekomunikacyjne, takich jak rachunki za telefony stacjonarne i komórkowe oraz hosting konferencji wideo i audio, a także wydatków pokrewnych m.in. na wyjazdy służbowe i powierzchnię biurową. Potencjalne oszczędności wynoszą od 2,6 mln USD do ponad 8 mln USD na każdy 1000 pracowników rocznie. Konsolidowanie infrastruktury komunikacyjnej w celu obniżenia kosztów operacyjnych przez zastąpienie wielu zróżnicowanych i rozproszonych produktów starego typu zintegrowanymi funkcjami oferowanymi przez nowe rozwiązania ujednoliconej komunikacji. Potencjalne oszczędności wynoszą około 0,9 mln USD na każdy 1000 pracowników rocznie. Wykorzystanie kapitału ludzkiego przez wspomaganie produktywności poszczególnych osób, grupy robocze i współpracę oraz ład korporacyjny. Potencjalne oszczędności wynoszą co najmniej 2 mln USD na każdy 1000 pracowników rocznie. Koszty działań oszczędnościowych proponowanych w tym artykule mogą się zwrócić w ciągu niespełna roku w trakcie jednego rocznego cyklu budżetowego. Wiele z nich może się zwrócić nawet po niecałych sześciu miesiącach, jeśli odpowiednie czynności zostaną podjęte w przypadkach stwarzających okazję do szczególnie wysokich oszczędności. Do każdego opisanego przypadku zmniejszenia kosztów dzięki zastosowaniu ujednoliconej komunikacji dołączono konkretne zalecenia dotyczące użycia zestawu rozwiązań ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft produktów Office Communications Server 2007 R2 i Exchange Server Zamieszczono również wskazówki pozwalające obliczyć potencjalne oszczędności poparte odniesieniami do analiz przypadku.

3 iii Ujednolicona komunikacja niższe koszty i oszczędne wykorzystanie zasobów Spis treści Streszczenie... ii Prognoza sytuacji gospodarczej na rok 2009 i lata następne... 1 Co to jest ujednolicona komunikacja i dlaczego jest to interesujące rozwiązanie... 2 Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft... 3 Potencjalne oszczędności dzięki systemom ujednoliconej komunikacji... 3 Zmniejszanie wydatków bezpośrednich... 4 Sposób: Zmniejszenie wydatków na wyjazdy służbowe... 4 Sposób: Zmniejszenie opłat za usługi konferencyjne... 6 Sposób: Zmniejszenie rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych... 7 Sposób: Zmniejszenie kosztów powierzchni biurowej... 9 Optymalizacja infrastruktury komunikacyjnej...10 Sposób: Konsolidacja systemów komunikacyjnych Sposób: Konsolidacja infrastruktury i systemów przesyłania wiadomości Sposób: Konsolidacja pakietów oprogramowania ujednoliconej komunikacji...14 Sposób: Optymalizacja sposobów licencjonowania programów Wykorzystanie kapitału ludzkiego Sposób: Zwiększenie efektywności personelu Sposób: Usprawnienie przebiegu procesów w grupach roboczych i projektach opartych na współpracy Sposób: Uproszenie sposobów zapewniania zgodności z regułami ładu korporacyjnego i wymogami dotyczącymi przestrzegania przepisów Podsumowanie Dodatek A: Konsolidacje aplikacji autonomicznych Dodatek B: Informacja o autorach... 27

4 1 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Prognoza sytuacji gospodarczej na rok 2009 i lata następne Pogarszająca się od ubiegłego roku globalna koniunktura gospodarcza to bezprecedensowe wyzwanie, które jednak oznacza nowe okazje dla menedżerów działów informatycznych i biznesowych. Zawirowania wywołane przez krach światowego systemu finansowego spowodowały niestabilność gospodarczą i mają negatywny wpływ na działalność biznesową. Oznacza to, że wiele spraw uznawanych wcześniej za priorytetowe trzeba odłożyć na bok, aby sprostać nowym, pilnym potrzebom. Sytuacja gospodarcza jest trudniejsza także dlatego, że w ciągu ostatniej dekady przedsiębiorstwa stały się o wiele bardziej globalne. Czasami firmy rozrastają się na skalę globalną, aby móc korzystać z tańszej siły roboczej lub bardziej ekonomicznych zakładów produkcyjnych. W innych przypadkach firmy dokonują ekspansji globalnej poprzez kanały internetowe i rozwijające się możliwości współpracy międzynarodowej. Wiele firm znalazło dostawców i partnerów w innych krajach świata. Niepewność i nowe wyzwania mogą paraliżować, ale nie jest to dobry sposób na przetrwanie trudnych czasów. Rozważni menedżerowie dokładnie przemyślą wszystkie opcje i sporządzą plan działań uwzględniający silne strony przedsiębiorstwa, jego potrzeby i sytuację finansową oraz typ oferowanych produktów i usług. Wezmą także pod uwagę sposób, w jaki kryzys może wpłynąć zarówno na klientów, jak i na konkurencję. W takich warunkach menedżerowie działów biznesowych muszą zazwyczaj skorygować procedury, stosownie do tego, w jakim stopniu sytuacja gospodarcza oddziałuje na dane przedsiębiorstwo. Konieczne jest oczywiście intensywne wdrażanie działań oszczędnościowych: zarówno po to, aby zmniejszyć koszty, jak i po to, aby umożliwić wprowadzenie głębszych zmian w procesach. Kierownicy działów informatycznych skupią się najpierw na szybkim obniżeniu wydatków bezpośrednich na towary i usługi, których wysokość zależy od liczby produktów lub pracowników. W tym samym czasie będą rozważali wprowadzenie zmian strukturalnych w infrastrukturze, kosztach obsługi działań operacyjnych i w zakresie obsługiwanych usług. Wszytko po to, aby uzyskać długofalowe, narastające oszczędności. W każdej instytucji i przedsiębiorstwie koniecznością stanie się zmniejszanie kosztów i wydatków w celu uzyskania oszczędności. Presja ekonomiczna spowoduje ograniczenie zatrudniania nowych pracowników lub redukcję personelu. W wielu przypadkach wydatki na projekty lub zobowiązania kapitałowe bez krótkiego terminu zwrotu lub wyraźnej wartości strategicznej będą odkładane lub anulowane. W tym artykule przedstawiono możliwości obniżenia kosztów przy użyciu rozwiązań ujednoliconej komunikacji, które umożliwiają zwrot inwestycji w ciągu jednego rocznego cyklu budżetowego.

5 2 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Co to jest ujednolicona komunikacja i dlaczego jest to interesujące rozwiązanie W dzisiejszej sytuacji gospodarczej ujednolicona komunikacja stwarza możliwość zyskania olbrzymich korzyści: pozwala nie tylko natychmiast zredukować koszty, jak i długofalowo zwiększyć efektywność wykorzystania zasobów. Najprościej mówiąc, ujednolicona komunikacja to rozwiązanie skupiające w sobie wiele technologii komunikacyjnych. Umożliwia oszczędność kosztów poprzez konsolidację dotychczas odizolowanych systemów i usług w jeden efektywny pakiet funkcji komunikacji tekstowej, głosowej i wideo, dostępny praktycznie z każdego miejsca za pośrednictwem komputerów, smartphonów i podobnych urządzeń. Ujednolicona komunikacja pozwala korzystać z poczty e mail, wiadomości tekstowych i błyskawicznych, rozmów grupowych, połączeń i konferencji głosowych i wideo, katalogów, kalendarzy i zadań. Funkcje te mogą być łączone w różny sposób w programach przeznaczonych do konkretnych zadań, takich jak aplikacje do zastosowań mobilnych lub wspólne obszary robocze. Możliwe są także bardziej zaawansowane zastosowania: funkcje oprogramowania ujednoliconej komunikacji można zintegrować z procesami biznesowymi użytkowników i grup w celu ograniczenia dublowania, marnotrawienia i powtarzania pracy podczas wykonywania czynności w wysokim stopniu zależnych od komunikacji. Pozwoli to na skuteczniejsze zarządzanie niezbędnym wstrzymywaniem rekrutacji lub redukcjami personelu przez podniesienie efektywności procesów i zmniejszenie nakładu pracy. Wprowadzenie ujednoliconej komunikacji może doprowadzić do obniżenia kosztów bezpośrednich komunikacja prawie zawsze jest istotną zmienną składową kosztów, która nabiera tym większego znaczenia, im bardziej globalna jest działalność przedsiębiorstwa. Rachunki telefoniczne, opłaty za korzystanie z telefonów komórkowych, opłaty za usługi konferencyjne, koszty wyjazdów służbowych i wydatki na spotkania to wszystko są różne oblicza kosztów komunikacyjnych, które można szybko zredukować poprzez efektywne zastosowanie rozwiązań ujednoliconej komunikacji. Znaczące oszczędności można także uzyskać dzięki skonsolidowaniu wielu starszych systemów komunikacyjnych w jednej, zintegrowanej platformie ujednoliconej komunikacji. Oba typy oszczędności zostały szczegółowo omówione w tym artykule. Rozwiązania ujednoliconej komunikacji umożliwiają redukcję kosztów związanych z wykorzystaniem zasobów. Mogą spowodować wzrost efektywności procesów biznesowych, a w efekcie skrócić czas potrzebny na czynności związane z komunikacją oraz zmniejszyć ilość poświęcanej na nie pracy. Eliminują także opóźnienia wynikające z niedostatecznej komunikacji oraz pozwalają uniknąć dublowania i powtarzania czynności w procesach biznesowych. Korzyści wynikające ze zmian procesów mogą pojawić się dopiero po kilku miesiącach lub kwartałach, ale zwykle są to duże oszczędności, ponieważ wprowadzone zmiany wpływają na sposób działania przedsiębiorstwa, a nie tylko na koszty infrastrukturalne. Szczegółowe informacje dotyczące potencjalnych oszczędności kosztów i zasobów znajdują się w następnych rozdziałach.

6 3 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft łączą pocztę e mail, kalendarze, wiadomości błyskawiczne, pocztę głosową, konferencje w sieci web, audio i wideo oraz połączenia VoIP (Voice over Internet Protocol) oraz oferują interfejsy do innych aplikacji biznesowych. Dzięki unifikacji każdy użytkownik ma tylko jedną tożsamość, a w efekcie może sprawniej komunikować się ze współpracownikami na wiele różnych sposobów. Unifikacja pozwala także fachowcom z działu informatycznego na efektywne i ekonomiczne zarządzanie usługami obsługi wiadomości i telefonii w ramach jednej infrastruktury. Z możliwości tych można skorzystać, stosując produkty firmy Microsoft: Office Communications Server 2007 R2 (OCS R2) i Exchange Server 2007, oferowane zarówno w postaci systemów dostępnych na miejscu, jak i usług zewnętrznego usługodawcy. Użytkownicy mogą korzystać z systemów ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft za pośrednictwem dobrze znanego interfejsu użytkownika klientów pakietu Microsoft Office programów Office Outlook i Office Communicator. Jest on dostępny w wersjach dla komputerów, przeglądarek sieci Web i smartphonów. Systemy ujednoliconej komunikacji są obsługiwane przez najliczniejszą w branży społeczność partnerów technologicznych, integratorów systemów i deweloperów, co zapewnia wiele różnorodnych sprawdzonych rozwiązań. Więcej informacji o systemach ujednoliconej komunikacji oferowanych przez firmę Microsoft można znaleźć na stronie W następnych rozdziałach przedstawiono potencjalne oszczędności, jakie można uzyskać, wprowadzając system ujednoliconej komunikacji, oraz sposoby wdrażania tych rozwiązań w przedsiębiorstwach w celu zredukowania kosztów. Potencjalne oszczędności dzięki systemom ujednoliconej komunikacji W artykule omówiono trzy główne sfery, w którym możliwe są oszczędności, odpowiadające opisanym wcześniej wyzwaniom: Zmniejszanie wydatków bezpośrednich: skupienie się na natychmiastowym ograniczeniu kosztów wyjazdów służbowych, opłat za usługi konferencyjne, rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych oraz wydatków na powierzchnię biurową. Optymalizacja infrastruktury komunikacyjnej: zalecenia dotyczące szybkich i narastających redukcji kosztów oraz oszczędności związanych z personelem działu informatycznego, możliwych do uzyskania dzięki konsolidacji oprogramowania i pozbyciu się przestarzałych lub nadmiarowych urządzeń i aplikacji komunikacyjnych. Wykorzystanie kapitału ludzkiego: skupienie się na sposobach zmniejszenia ilości pracy potrzebnej na wykonanie czynności związanych z komunikacją. Chodzi zarówno o reakcję na doraźne skutki redukcji zatrudnienia, jak i o zmniejszenie liczby nadgodzin oraz dostosowanie się do limitów rekrutacji i erozji siły roboczej. W każdej sferze możliwe są różne oszczędności, opisane w poniższych rozdziałach.

7 4 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Zmniejszanie wydatków bezpośrednich Głównym celem jest uzyskanie natychmiastowych lub szybko zauważalnych oszczędności w czterech dziedzinach, w których zmienne wydatki bezpośrednie odgrywają zazwyczaj znaczną rolę. Są to wyjazdy służbowe, usługi konferencyjne, rachunki telefoniczne i opłaty za powierzchnię biurowa. Oszczędności mogą się pojawić natychmiast lub narastać w czasie. Wdrożenia systemu ujednoliconej komunikacji służące uzyskaniu tych oszczędności mogą także przyczynić się do lepszego wykorzystania kapitału ludzkiego, co opisano w rozdziale trzecim. Poniżej przedstawiono cztery najważniejsze sposoby uzyskania oszczędności. Sposób: Zmniejszenie wydatków na wyjazdy służbowe Potencjalne oszczędności Wydatki na wyjazdy służbowe, zarówno lokalne, jak i do innych miast, są bardzo widoczne. Jest to ta sfera działalności, w której zastosowanie ujednoliconej komunikacji może dać duże oszczędności. Efektem ograniczenia wyjazdów pracowników może być natychmiastowe zmniejszenie wydatków bieżących. Ujednolicona komunikacja pozwala wprowadzić zakaz wyjazdów bez zakłócania działalności firmy. Jest to możliwe dzięki takim sprawdzonym rozwiązaniom, jak konferencje audio, wideo i w sieci web. Opcje nagrywania i możliwość publikowania treści spotkania w udostępnionej przestrzeni roboczej zapewniają dodatkowe korzyści: członkowie zespołu, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniach, mogą zapoznać się z jego przebiegiem i mają wszystkie aktualne informacje. Rozszerzenie funkcji konferencyjnych na dostawców i klientów, o ile jest to możliwe, może przynieść jeszcze większe oszczędności. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Rozwiązania konferencyjne firmy Microsoft, takie jak narzędzie konferencyjne usługi Live Meeting, oferowane przez program Office Communications Server 2007 R2 (OCS R2) lub używane jako rozwiązanie usługodawcy zewnętrznego, to znakomity sposób na uzyskanie tych oszczędności. Usługa Live Meeting to jedno z najlepszych ujednoliconych rozwiązań konferencyjnych. Zapewnia pełny zestaw funkcji konferencji głosowych, wideo i w sieci web oraz dostęp z dowolnego miejsca z klientów uruchamianych na komputerze, przeglądarek sieci web, urządzeń przenośnych (z programem OCS R2) i sal konferencyjnych. W konferencjach głosowych programu Live Meeting można uczestniczyć, korzystając z funkcji połączeń VoIP komputera lub za pośrednictwem sieci telefonicznej z dowolnego telefonu stacjonarnego lub komórkowego.

8 5 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów W przypadku spotkania odbywającego się w sali konferencyjnej można skorzystać z unikalnego i niezwykle funkcjonalnego urządzenia Microsoft RoundTable 1, które wyświetla wszystkich uczestników i wskazuje tego, który aktualnie zabiera głos. Wersja programu Live Meeting dla programu OCS R2 oferuje ponadto integrację z istniejącymi urządzeniami audio i wideo sali konferencyjnej i systemami teleobecności, jeśli są one wymagane. Program Live Meeting zawiera zintegrowaną, łatwą w użytku funkcję nagrywania spotkań. Pozwala ona na publikowanie przebiegu spotkania w sesji rozmowy grupowej programu OCS R2 lub w programie SharePoint. Na każde spotkanie głosowe, w sieci web lub wideo można zaprosić zarówno dostawców, jak i klientów, umożliwiając im bezpieczny dostęp z klienta programu Live Meeting lub przeglądarki sieci web. Wszystkie te funkcje pozwalają pracownikom wykonywać ich obowiązki bez straty czasu i pieniędzy na wyjazdy służbowe. Oszacowanie potencjalnych oszczędności Oszczędności będą efektem obniżenia dotychczasowych wydatków na wyjazdy służbowe oraz ewentualnej redukcji personelu, spowodowanej wykorzystaniem czasu zaoszczędzonego na wyjazdach. Zwrot może nastąpić w ciągu 6 miesięcy w przypadku wdrożenia uwzględniającego często wyjeżdżające osoby. Jeśli dział finansowy lub zarząd dysponuje analizą kosztów wyjazdów służbowych w poszczególnych działach, będzie ona najlepszą podstawą do wyliczenia potencjalnych oszczędności. Modele zwrotu z inwestycji pokazują, że zwykle oszczędności wynoszą 913 USD na pracownika. Można to obliczyć, korzystając z następującej formuły: (30% wszystkich pracowników wyjeżdża służbowo x 5 wyjazdów rocznie na wyjeżdżającego pracownika x 1522 USD na jeden wyjazd 2 ) x redukcja o 40% (lub 2 wyjazdy rocznie) Przykłady oszczędności Crédit Agricole S.A., jedna z największych w Europie grup bankowych, korzysta z funkcji konferencji programu OCS R2 do organizowania zdalnych spotkań zespołów specjalistów, prowadzenia szkoleń i coachingu pracowników oddziałów poprzez nagrane wideokonferencje oraz odbywania rozmów trójstronnych między klientem, przedstawicielem banku a ekspertem w danej dziedzinie bankowości. Wydatki na wyjazdy służbowe zostały zmniejszone o 10 do 20% w pierwszym roku, zgodnie z podanymi wyżej danymi dotyczącymi potencjalnych oszczędności Przy założeniu czterech podróży krajowych po 1110 USD i jednej podróży zagranicznej za 3171 USD, zgodnie z dokumentem American Express Travel Forecast na rok 2008:

9 6 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Sposób: Zmniejszenie opłat za usługi konferencyjne Potencjalne oszczędności Każde przedsiębiorstwo, które korzysta z przynajmniej jednej, rozliczanej na podstawie intensywności użytkowania usługi zewnętrznej do obsługi konferencji audio, wideo lub w sieci web, może szybko zmniejszyć te koszty, przechodząc na własny system konferencyjny lub wybierając usługę zewnętrzną rozliczaną według stawki ryczałtowej. Największe oszczędności prawdopodobnie będą widoczne w zakresie konferencji w sieci web (udostępnianie pulpitów, prezentacji i aplikacji) oraz konferencji wideo, ponieważ w przypadku tych usług koszt za minutę połączenia jest najwyższy. Oszczędności można także uzyskać, wprowadzając własne systemy do konferencji audio. Ponieważ koszt za minutę konferencji audio jest o wiele niższy niż w przypadku konferencji wideo, są one często wykorzystywane znacznie intensywniej, co stwarza okazję do większych oszczędności. Będą one zwiększały się z czasem i mogą być nawet większe niż zakładano. Zależy to od intensywności wykorzystania nowych metod biznesowych i konferencji jako alternatywy dla wyjazdów służbowych. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Program Microsoft Live Meeting, wykorzystywany w ramach programu OCS R2 lub oferowany przez zewnętrznego usługodawcę, pozwala skutecznie zmniejszyć opłaty za usługi zewnętrzne lub całkowicie je wyeliminować. Jak już wspomniano w rozdziale Zmniejszenie wydatków na wyjazdy służbowe, program Live Meeting to jedno z najlepszych ujednoliconych rozwiązań konferencyjnych. Zapewnia on pełny zestaw rozwiązań do konferencji głosowych, wideo i w sieci web oraz zawiera tak unikalne funkcje, jak moduł obsługi głosu i wideo w sali konferencyjnej RoundTable. Umożliwiają one przejęcie i zastąpienie wszystkich usług zewnętrznych. Całkowity koszt użytkowania jest niski, ponieważ funkcje te są integralną częścią programu OCS R2 lub są stosowane jako usługa zewnętrzna rozliczana według ekonomicznej zryczałtowanej stawki około 5 USD za jednego użytkownika miesięcznie. Szersze omówienie tego tematu i powiązanych z nim oszczędności oraz wartości biznesowej zawiera artykuł z 2009 r.: Niepodważalne zalety wirtualnych konferencji. Oszacowanie potencjalnych oszczędności Okres zwrotu własnego systemu konferencyjnego jest zazwyczaj bardzo krótki, wynosi mniej niż 6 miesięcy, a jego koszt jest z pewnością niski po uwzględnieniu opcji ujednoliconych funkcji konferencyjnych programu Microsoft Live Meeting. Ponieważ usługi konferencji audio kosztują zazwyczaj około 0,10 USD za minutę, a usługi konferencji wideo kosztują około 0,35 USD za minutę, opłaty zależne od intensywności użytkowania w przypadku 100 użytkowników mogą z łatwością przekroczyć USD miesięcznie. Koszty posiadania własnego narzędzia konferencyjnego Live Meeting z programu OCS R2 wynoszą znacznie mniej niż 10 USD za użytkownika miesięcznie oraz mniej więcej tyle, jeśli program Live Meeting jest używany jako usługa zewnętrznego usługodawcy. Oznacza to, że czas zwrotu wynosi zwykle mniej niż kwartał i od tego momentu uzyskuje się już stale oszczędności. Szacunkowe wyliczenie oszczędności w przypadku 1000 użytkowników: (koszty rozliczane według intensywności użytkowania: 100 USD za użytkownika miesięcznie 10 USD kosztów programu Live Meeting OCS R2 za użytkownika miesięcznie) x 1000 x 12 miesięcy = 1,08 mln potencjalnych oszczędności rocznie

10 7 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Przykłady oszczędności Bank Crédit Agricole S.A. nie tylko zmniejszył koszty, ograniczając liczbę wyjazdów, tak jak opisano powyżej. Zyskał także dalsze oszczędności: wprowadzenie własnego systemu OCS R2 pozwoliło uniknąć opłat za usługi konferencyjne w wysokości USD rocznie. W innym przykładzie firma Syngenta, światowy gigant z branży rolniczej, zastąpiła wirtualne (używane jako usługa przez sieć web) rozwiązanie konferencyjne funkcją konferencji w sieci web firmy Microsoft i obniżyła koszty prowadzenia konferencji o 50%. Sposób: Zmniejszenie rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych Potencjalne oszczędności Firmy mogą sporo zaoszczędzić na rachunkach telefonicznych lub opłatach za karty telefoniczne pobieranych przez operatorów obsługujących połączenia zamiejscowe i sieci komórkowe. Chociaż taryfy za połączenia zamiejscowe w Stanach Zjednoczonych znacznie spadły, koszty połączeń międzynarodowych nadal są dość wysokie i wynoszą zazwyczaj od 0,19 USD za minutę rozmowy z Wielką Brytanią do 0,34 USD za minutę rozmowy z Chinami i większością krajów azjatyckich 3. Rachunki za telefony komórkowe wynoszą około 100 USD za użytkownika, a mogą być znacznie wyższe, jeśli telefony są wykonywane przez osoby wyjeżdżające za granicę, które dzwonią do pracowników, klientów lub partnerów w innych krajach. Dzięki rozwiązaniom VoIP (jak OCS R2) rachunki telefoniczne mogą być znacznie niższe, gdyż wszystkie połączenia mogą być przekierowywane do firmowej sieci danych lub Internetu. W ten sposób można ominąć wszystkie płatne sieci. Kolejną sprawdzoną metodą zmniejszania rachunków za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych jest stosowanie sygnalizacji obecności. Pozwala to wyeliminować chybione połączenia, zwłaszcza z urządzeń przenośnych, i zastąpić wiele krótkich rozmów telefonicznych wymianą wiadomości błyskawicznych. Jeśli użytkownik mobilny przebywa w kraju, gdzie koszt połączenia komórkowego ponosi strona wywołująca, system ujednoliconej komunikacji może do niego zadzwonić, a następnie połączyć z żądanym numerem, aby uniknął on opłat za korzystanie z sieci komórkowej. 3 Opłaty za karty telefoniczne firmy AT&T, pierwszy kwartał 2009 r.:

11 8 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Program OCS R2 oferuje bezpieczny zestaw komunikacji VoIP, który może radykalnie zmniejszyć bezpośrednie wydatki na rachunki telefoniczne i opłaty za korzystanie z telefonów komórkowych. Trzy najważniejsze metody służące do uzyskania tych oszczędności: 1) Program OCS R2 zapewnia bardzo prosty sposób komunikowania się użytkowników przy użyciu ich komputerów, przeglądarki sieci Web lub urządzenia VoIP partnera firmy Microsoft. Wyróżnia się pod względem liczby obsługiwanych urządzeń oraz zapewnia możliwość objęcia bezpiecznymi połączeniami dowolnego klienta lub partnera biznesowego. Dzięki temu oszczędności mogą być jeszcze większe. 2) Użytkownicy sieci komórkowych korzystający ze smartphonów Windows Mobile, BlackBerry lub Nokia, na których jest zainstalowany klient programu Communicator Mobile, mogą sprawdzić, czy dana osoba jest obecna, a następnie w niektórych przypadkach użyć wiadomości błyskawicznych zamiast zadzwonić. 3) Użytkownicy mogą zażądać, aby ich własny serwer OCS R2 zadzwonił na telefon komórkowy, aby uniknąć opłat za korzystanie z telefonu komórkowego w krajach, gdzie koszt połączenia ponosi strona wywołująca. Pozwala to uniknąć opłat na przykład wtedy, gdy osoba przebywająca za granicą loguje się do serwera OCS R2 z innego kraju, korzysta z internetowych połączeń VoIP ze swoim biurem macierzystym, a następnie bezpłatnie rozmawia z kolegami z biura i wykonuje połączenia lokalne z serwera OCS R2. Opłat za korzystanie z telefonów komórkowych nie ponoszą użytkownicy mobilni, którzy klikają, aby połączyć się z rozmówcą; program OCS R2 najpierw dzwoni na ich telefon komórkowy, a następnie łączy z żądanym numerem po stawkach telefonii korporacyjnej. Ponadto przejście na połączenia VoIP umożliwia zmniejszenie liczby operatorów telekomunikacyjnych obsługujących przedsiębiorstwa i/lub renegocjację planów taryfowych sieci komórkowych, a nawet ogłoszenie przetargu na umowy. W efekcie może to przynieść znaczne oszczędności na rachunkach za korzystanie z telefonów stacjonarnych i komórkowych. Oszacowanie potencjalnych oszczędności W zależności od obowiązujących zasad należy oszacować, jakie rachunki i opłaty za korzystanie z telefonów komórkowych płaci przedsiębiorstwo, lub dokonać wyrywkowej analizy zwrotu wydatków i rachunków za karty telefoniczne, jeśli pracownicy bezpośrednio płacą te rachunki. Szybka analiza w arkuszu kalkulacyjnym często pozwala zidentyfikować przypadki intensywnego korzystania i zaplanować ich szybką konwersję na połączenia z użyciem ujednoliconej komunikacji. Ogólny wzór umożliwiający oszacowanie oszczędności: (Średnie rachunki (50 USD miesięcznie) x redukcja o 70%) + (średnie opłaty za korzystanie z telefonu komórkowego (90 USD miesięcznie) x redukcja o 30% w Stanach Zjednoczonych) x 12 miesięcy x 1000 użytkowników = USD potencjalnych oszczędności rocznie

12 9 Ujednolicona komunikacja niższe koszty i ograniczenie wykorzystania zasobów Wielkość oszczędności zależy od ról użytkowników i ilości wykonywanych połączeń międzynarodowych. Zwrot w okresie krótszym niż 6 miesięcy jest możliwy, jeśli wdrożenie zostanie ukierunkowane na użytkowników mających wysokie rachunki i opłaty. Przykłady oszczędności W firmie Global Crossing personel biurowy i mobilny zaczął komunikować się przy użyciu platformy OCS R2. Pozwoliło to zaoszczędzić ponad 1 mln rocznie na kosztach telefonii i wyjazdach służbowych pracowników, z uwzględnieniem zmniejszenia rachunków za telefony komórkowe dzięki użyciu serwera OCS R2 w sposób opisany powyżej. Okres zwrotu wyniósł 7 miesięcy. Oprogramowanie OCS R2 działa na istniejących komputerach i urządzeniach przenośnych, więc użytkownicy bez problemów zaakceptowali tę zmianę. Sposób: Zmniejszenie kosztów powierzchni biurowej Potencjalne oszczędności W trakcie wdrażania działań oszczędnościowych zawsze należy uwzględnić koszty powierzchni biurowych, które obejmują zarówno opłatę za wynajem, jak i koszty bieżące, taki jak rachunki za oświetlenie, ogrzewanie, energię i ochronę. Wiele firm stosuje rozwiązania ujednoliconej komunikacji, aby pracownicy mogli pracować zdalnie, przynajmniej przez część czasu pracy, i korzystać z tych samych miejsc pracy po przyjściu do firmy. Badania wykazują, że im większe przedsiębiorstwo i dłuższy czas dojazdu do pracy, tym większe korzyści dla produktywności i satysfakcji pracowników przynosi wdrożenie funkcji pracy zdalnej. Po wprowadzeniu programu pracy zdalnej można rozpocząć oszczędzanie, przegrupowując personel i odłączając oświetlenie, elektryczność i ogrzewanie w całych sekcjach, na całych piętrach lub w całych budynkach. Jeśli mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię utrzyma się przez dłuższy czas, można część powierzchni podnająć, rozwiązać umowy wynajmu lub sprzedać lokale będące własnością firmy. Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft pozwalające uzyskać oszczędności Systemy ujednoliconej komunikacji firmy Microsoft są znakomitym narzędziem do elastycznego organizowania pracy. Programy Exchange 2007 i OCS R2 oferują najlepszą w swojej klasie obsługę wszystkich metod komunikacji i wielu typów narzędzi. Dzięki nim pracownicy mogą efektywnie pracować z dowolnego miejsca. Funkcje sygnalizacji dostępności w programie OCS R2 sprawiają, że każdy pracownik jest widoczny dla innych członków zespołu lub grupy tak jakby wszyscy przebywali w jednym budynku. Ponadto zdalni użytkownicy pracują z tymi samymi programami pakietu Microsoft Office i korzystają z tej samej struktury katalogów, co pracownicy w firmie, więc zdalna praca może przebiegać bez zakłóceń, a poziom produktywności i bezpieczeństwa nie odbiega od tego, jaki mają członkowie personelu pracujący w budynku firmy.