REGULAMIN PRZETARGÓW I PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

Transkrypt

1 REGULAMIN PRZETARGÓW I PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ dotyczy robót budowlanych wynikających z planu remontów, prac projektowych, usług kominiarskich i innych usług, ubezpieczenia majątku Spółdzielni, zbycia gruntów, wywozu nieczystości stałych oraz oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu prowadzonym w trybie: I. Przetargu nieograniczonego ofertowego, II. Zapytania ofertowego zapytanie o cenę 1. Skład komisji przetargowej: - kierownik Działu Technicznego, - pracownik Działu Technicznego, - radca prawny, - R.O. Śródmieście - R.O. Słowackiego-Kolejowa - R.O. XXX-lecia - R.O. im. T. Kościuszki - R.O. im. Gen. W. Sikorskiego - R.O. Słoneczne 1 2. W pracach Komisji Przetargowej mogą brać udział członkowie Rady Nadzorczej jako obserwatorzy. 3. W uzasadnionych przypadkach skład Komisji Przetargowej może ulec zmianie, a w szczególności: a/ w przypadku, kiedy usługi, dostawy lub roboty budowlane dotyczą tylko danych osiedli, powołuje się przedstawicieli Rad Osiedlowych tylko z tych osiedli. b/ w przypadku, kiedy zakres lub charakter usług, dostaw lub robót budowlanych tego wymaga, do składu ustalonego w pkt. 1 powołuje się dodatkowych członków komisji spośród pracowników CHSM. 2 Opis procedur działalności Komisji Przetargowej 1. Komisja rozpoczyna działalność z chwilą powołania. 2. Skład imienny Komisji przetargowej, a także Przewodniczącego, Zastępcę Przewodniczącego oraz Sekretarza powołuje Prezes Zarządu Spółdzielni Zarządzeniem zgodnie z 66 ust.1 pkt.8 Statutu Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. 3. Każdorazowo rodzaj przetargu, ogłoszenie o przetargu, specyfikację istotnych warunków zamówienia zwaną dalej SIWZ, cenę SIWZ oraz wynik przetargu zatwierdza Zarząd ChSM. 4. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego. 5. Zabrania się w trakcie publicznego otwarcia ofert: a/prowadzenia jakichkolwiek negocjacji lub polemik na publicznym otwarciu ofert z obecnymi

2 oferentami, b/dokonywania jakichkolwiek poprawek w ofercie powodujących zmianę jej treści, a zwłaszcza ceny i innych danych służących jako kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty, c/ogłoszenia jakichkolwiek rozstrzygnięć dotyczących unieważnienia bądź odrzucenia ofert, choćby z okoliczności wynikało, że obowiązek odrzucenia oferty jest oczywisty, 6. Do zadań Komisji należy: a/zapoznanie się z treścią ogłoszenia o przetargu oraz SIWZ, b/wydawanie /przesyłanie/ SIWZ oferentom, którzy wystąpili z wnioskiem o jej udostępnienie, oraz prowadzenie rejestru potencjalnych oferentów, którzy pobrali lub którym przesłano SIWZ, c/udzielanie wyjaśnień na zapytanie skierowane przez oferentów, którzy pobrali od Zamawiającego SIWZ dotyczące jej treści, d/prowadzenie postępowań protestacyjnych w przypadku wniesienia protestów przez uczestników przetargu, e/przed publicznym otwarciem ofert Komisja sprawdza czy wadium wnoszone w pieniądzu znajduje się na koncie Zamawiającego, a wnoszone w innej formie czy są złożone w miejscu i terminie zgodnie z ogłoszeniem bądź zgodnie z SIWZ, f/publiczne otwarcie ofert w miejscu i czasie oraz w sposób określony w ogłoszeniu bądź w SIWZ -przed otwarciem ofert Komisja przetargowa sprawdzi i okaże stan ich zabezpieczenia obecnym na przetargu, -po otwarciu każdej oferty Przewodniczący Komisji odczyta: nazwę oferenta i jego adres, cenę oferty, termin wykonania zamówienia,okres gwarancji oraz warunki płatności, g/wstępna ocena przez Komisję Przetargową otwieranych ofert w celu oceny spełnienia warunków formalnych i zgodności z ogłoszeniem bądź z SIWZ, h/poprawa oczywistych pomyłek pisarskich i omyłek rachunkowych w treści złożonych ofert oraz powiadomienie o tym wszystkich oferentów. Komisja poprawia omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w następujący sposób: - w przypadku mnożenia cen jednostkowych i liczby jednostek miar: jeżeli obliczona cena nie odpowiada iloczynowi ceny jednostkowej oraz liczby jednostek miar, przyjmuje się, że prawidłowo podano liczbę jednostek miar oraz cenę jednostkową; jeżeli cenę jednostkowa podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się, że prawidłowo podano liczbę jednostek miar i ten zapis ceny jednostkowej, który odpowiada dokonanemu obliczeniu ceny; jeżeli ani cena jednostkowa podana liczbą, ani podana słownie nie odpowiadają obliczonej cenie, przyjmuje się, że prawidłowo podano cenę jednostkową wyrażoną słownie; - w przypadku sumowania cen za poszczególne części zamówienia: jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen za części zamówienia, przyjmuje się, że prawidłowo podano ceny za części zamówienia; jeżeli cenę za część zamówienia podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się, że prawidłowo podano ten zapis, który odpowiada dokonanemu obliczeniu ceny; jeżeli ani cena za cześć zamówienia podana liczbą, ani podana słownie nie odpowiadają obliczonej cenie, przyjmuje się, że prawidłowo podano ceny za cześć zamówienia wyrażone słownie; - w przypadku oferty z ceną określoną za cały przedmiot zamówienia albo jego część (cena ryczałtowa): przyjmuje sie, że prawidłowo podano cenę ryczałtową bez względu na sposób jej obliczenia; jeżeli cena ryczałtowa podana liczbą nie odpowiada cenie ryczałtowej podanej słownie, przyjmuje się za prawidłowa cenę ryczałtowa podaną słownie; jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen ryczałtowych, przyjmuje się, że prawidłowo podano poszczególne ceny ryczałtowe; i/przewodniczący Komisji umożliwia po otwarciu wszystkich złożonych w terminie ofert, złożenia dodatkowych oświadczeń upoważnionym przedstawicielom oferentów,

3 j/przed zamknięciem części jawnej posiedzenia Przewodniczący Komisji może poinformować zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i opublikowania wyboru najkorzystniejszej oferty, 7. Ocena ofert. a/dokonanie oceny ważności przetargu spośród złożonych ofert spełniających warunki podane w ogłoszeniu bądź w SIWZ, b/przetarg uważa się za ważny w przypadku wpłynięcia co najmniej jednej ważnej oferty w terminie określonym w ogłoszeniu bądź w SIWZ, c/dokonanie oceny /w części niejawnej pracy Komisji Przetargowej/ oraz wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie zasad i kryteriów określonych w ogłoszeniu bądź w SIWZ, d/wnioskowanie o odrzucenie oferty lub wszystkich ofert oraz unieważnienie przetargu w przypadkach określonych w punkcie 7 ppkt. a,b,c, e/odesłanie /oddanie/ bez otwierania ofert, na które wniosek o wycofanie złożył do Zamawiającego oferent przed upływem terminu do składania ofert, a także ofert złożonych po terminie, f/niezwłoczne sporządzenie protokółu z postępowania przetargowego i przedłożenie go do zatwierdzenia przez Zarząd Chełmskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, g/przygotowanie treści ogłoszeń i powiadomień o wynikach postępowania przetargowego, h/dokonanie wyboru nowego oferenta spośród złożonych, nie odrzuconych ofert w przypadku nie podpisania umowy przez oferenta, którego oferta została wybrana. 7a. Do podjęcia skutecznej decyzji /rozstrzygnięcia/ przez Komisję Przetargową konieczna jest obecność co najmniej 50% członków komisji. Komisja Przetargowa podejmuje decyzje w głosowaniu większością głosów. W przypadku równej liczby głosów "za" i "przeciw", rozstrzygający jest głos Przewodniczącego Komisji Przetargowej. 8. Komisja kończy działalność w dniu podpisania umowy przez Zarząd, lub z chwilą unieważnienia postępowania przetargowego. 3 Przetarg nieograniczony ofertowy - opis procedur przetargowych 1. Przetarg jest organizowany przez Zamawiającego w celu wyboru najkorzystniejszej oferty na realizację zamówienia. 2. Zamawiający zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym zamieszczając ogłoszenie w prasie ogólnopolskiej, regionalnej bądź lokalnej oraz na stronie internetowej ChSM. 3. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym winno zawierać: a/nazwę i adres zamawiającego, b/rodzaj, zakres i lokalizacje robot, c/pożądany lub wymagany termin realizacji, d/informację o warunkach wymaganych od oferentów, e/określenie sposobu uzyskania Specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także jej cenę, f/miejsce i termin składania ofert, g/miejsce i termin otwarcia ofert, h/kryteria oceny ofert, i/kwotę wadium. 4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona przez Zarząd ChSM winna zawierać: a/opis sposobu przygotowania oferty, b/informacje o dokumentach jakie mają dostarczyć oferenci,

4 c/określenie przedmiotu zamówienia /projekt, opis dodatkowych robót które mają być wykonane w ramach umowy/, d/pożądany lub wymagany termin wykonania umowy, e/opis kryteriów którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, f/istotne dla zamawiającego postanowienia które zostaną wprowadzone do umowy, g/opis sposobu obliczania ceny oferty, h/wszelkie wymagania w szczególności kwotę wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, i/wskazania miejsca składania ofert oraz terminu, j/opis sposobu udzielania wyjaśnień, k/termin związania ofertą, l/wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert, ł/informacje o trybie otwarcia i oceny ofert, m/wskazanie osób uprawnionych do udzielania informacji, n/przyszłe zobowiązania umowne najważniejsze postanowienia, o/wskazanie przez oferenta przyszłego podwykonawcy. 5. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę. 6. Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania. 7. Termin na składanie ofert minimum 7 dni od dnia ukazania się ogłoszenia w prasie. 8. Oferent może wycofać ofertę lub ją zmienić jedynie przed upływem terminu na składanie ofert. 9. Okres związania z ofertą określa SIWZ. 10. Kwotę wadium określa SIWZ jednak jest ona określona w granicach 1,00 10,00 % wartości zamówienia. 11. Kwotę wadium oferent winien wnieść w formie przewidzianej w SIWZ. 12. Wadium wniesione w pieniądzu zamawiający przechowuje na rachunku bankowym i jest zwracane bez oprocentowania. 13. Wadium zwracane jest niezwłocznie jeżeli: a/upłynął termin związania z ofertą, b/zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu umowy, c/unieważnienia przetargu, d/oferentowi który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert. 14. Oferent traci wadium w przypadku gdy: a/odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, b/nie wniesie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, c/zawarcie umowy stało się niemożliwe z winy leżącej po stronie oferenta. 15. Otwarcie ofert następuje po upływie terminu na składanie ofert. 16. Otwarcie ofert jest jawne. 17. Przy otwarciu ofert zamawiający odczytuje:

5 a/imię i nazwisko, nazwę firmy, adres oferenta, b/cenę oferty, c/termin wykonania zamówienia, d/okres gwarancji, e/warunki płatności, 18. Z tytułu odrzucenia oferty oferentom nie przysługuje odszkodowanie. 19. Przy ocenie ofert zamawiający może żądać dodatkowych wyjaśnień od oferentów. 20. Negocjacje. 1) Zamawiający może przeprowadzić przetarg dwustopniowy, przy czym do drugiego etapu winny zostać zakwalifikowane co najmniej 2 najkorzystniejsze oferty nie podlegające odrzuceniu. Informację o przetargu dwustopniowym należy umieścić w SIWZ. 2) Dopuszcza się prowadzenie negocjacji przez zamawiającego z oferentem w sytuacji, kiedy wpłynie tylko jedna oferta. 3) Termin /dzień i godzinę/ rozpoczęcia negocjacji cenowych wyznacza Komisja Przetargowa o czym informuje oferentów w formie pisemnej lub telefonicznej. Termin rozpoczęcia negocjacji cenowych w danym przetargu jest jednakowy dla wszystkich oferentów. Kolejność przedstawiania ofert cenowych ustala Przewodniczący Komisji Przetargowej. 4) Oferty cenowe mogą być przedstawione w obecności Komisji Przetargowej przez uprawnionych przedstawicieli oferentów, lub przesłane w formie pisemnej (dopuszczalny fax) podpisane przez uprawnionych przedstawicieli oferentów w wyznaczonym terminie negocjacji. 5) Warunkiem uczestnictwa w negocjacjach cenowych jest punktualne stawiennictwo uprawnionego przedstawiciela oferenta lub przesłanie w formie pisemnej oferty cenowej w wyznaczonym przez Komisję Przetargową terminie. Nie stawienie się na negocjacje lub nie wpłynięcie oferty w wyznaczonym terminie oznacza podtrzymanie dotychczasowych warunków cenowych przez oferenta. 6) Oferent w trakcie negocjacji cenowych nie może zaproponować ceny wyższej niż w złożonej ofercie pierwotnej. 21. Oferty ostateczne są składane w terminie i formie określonej przez Zamawiającego. 22. Rozstrzygnięcie przetargu odbywa się jedynie na podstawie oceny ofert. 23. O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wszystkich oferentów wskazując adres i siedzibę oferenta którego wybrano. 24. Zawiadomienie o wyborze oferty określające termin zawarcia umowy doręcza się niezwłocznie wybranemu oferentowi. 25. Unieważnienie przetargu może nastąpić w przypadkach określonych w ogłoszeniu bądź w SIWZ przez Zarząd Spółdzielni. 4 Zapytanie ofertowe /zapytanie o cenę/ - opis procedur przetargowych. 1. Zapytanie o cenę stosowane jest gdy przedmiotem zamówienia są usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych gdy wartość zamówienia nie przekracza zł bez podatku VAT. 2. Zapytanie o cenę zamawiający kieruje do co najmniej czterech dostawców lub wykonawców. Ogłoszenie o zapytaniu o cenę wraz z SIWZ umieszcza się na stronie internetowej ChSM.

6 3. Zapytanie o cenę /SIWZ/ winna zawierać: a/określenie przedmiotu zamówienia z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy, b/informacje o dokumentach jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków, c/określenie terminu wykonania umowy, d/określenie miejsca i terminu składania ofert, e/wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 4. Każdy z dostawców lub wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. 5. Zamawiający udziela zamówienia dostawcy lub wykonawcy który zaproponował najniższą cenę. 6. Jeżeli zamawiający nie może dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, gdyż są dwie jednakowe, wtedy wzywa oferentów którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych. 7. O rozstrzygnięciu przetargu zamawiający powiadamia pozostałych oferentów wskazując nazwę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano. 8. Przetarg jest ważny, gdy wpłyną przynajmniej 2 oferty nie podlegające odrzuceniu. 5 Zamówienia o wartości nie przekraczającej złotych. 1.Zamówień, których wartość szacunkowa bez podatku VAT nie przekracza złotych udziela się bez stosowania Regulaminu Przetargów. 2.Udzielanie zamówień winno być dokonywane: a) w oparciu o plan remontowy ChSM na dany rok lub w przypadku pilnych potrzeb remontowo-inwestycyjnych, b) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, c) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 3. Za udzielenie zamówienia odpowiedzialny jest kierownik Działu Technicznego. 4. Udzielenie zamówienia poprzedzone jest przygotowaniem wniosku o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej kwoty złotych. 5. Wniosek określony w pkt 4 przygotowuje pracownik działu udzielającego zamówienia, opisując przedmiot zamówienia oraz uzasadniając potrzebę udzielenia zamówienia. 6. Kierownik działu potwierdza zasadność wydatku lub zgodność z planem remontowym. 7. Wniosek zatwierdza Zarząd. 8. Zamówienia o wartości nie przekraczającej kwoty złotych bez podatku VAT udzielane są dowolnie wybranemu Wykonawcy, po uprzednim rozpoznaniu rynku przez właściwego kierownika właściwej jednostki organizacyjnej, który odpowiada za określenie potrzeb i wybór wykonawcy. Udzielenie zamówienia dokumentuje faktura bądź umowa. 9. Zamówienia o wartości przekraczającej kwotę złotych, a nie przekraczające kwoty

7 złotych udzielane są Wykonawcy po uprzednim rozpoznaniu rynku poprzez wystosowanie zapytania do co najmniej 4 wykonawców i zebranie nie mniej niż dwóch ofert. 10. Kryterium pozwalającym na wybór spośród złożonych ofert, oferty najkorzystniejszej jest: cena, jakość, koszty eksploatacji, walory użytkowe, estetyczne, okres gwarancji. 11. Zaproszenie do złożenia oferty Zamawiający przedstawia w formie pisemnej, elektronicznej, za pośrednictwem faksu bądź telefonicznie. 12. Zaproszenie winno zawierać informacje niezbędne do sporządzenia oferty, w tym opis przedmiotu zamówienia i termin złożenia oferty. 13. Oferty winny być składane w formie pisemnej. 14. Po upływie terminu złożenia ofert właściwy pracownik dokonuje oceny ofert i proponuje wybór oferty najkorzystniejszej. 15. Z dokonanej oceny pracownik sporządza protokół. 16. Propozycje wyboru oferty najkorzystniejszej zatwierdza Zarząd. 17. Z Wykonawcą, który złożył ofertę najkorzystniejszą zostanie zawarta umowa. 6 Zamówienia z wolnej ręki. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej; 2) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia; 3) w prowadzonych kolejno dwóch procedurach o udzielenie zamówienia nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; 4) w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50 % wartości zamówienia, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie zapytania o cenę lub przetargu nieograniczonego i ceny za jednostkę rozliczeniową zawarte w zamówieniu podstawowym pozostają niezmienne lub są niższe. 5) w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu

8 o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego; 6) w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy dostaw, zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego. 7 Postanowienia końcowe. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem r. na mocy uchwały Nr 13/2008 Rady Nadzorczej Spółdzielni. SEKRETARZ RADY NADZORCZEJ PRZEWODNICZĄCY RADY NADZORCZEJ......