Podlaski Oddział Straży Granicznej Białystok, dnia 09 stycznia 2012 r. ul. Bema 100, Białystok SPRAWOZDANIE

Transkrypt

1 Podlaski Oddział Straży Granicznej Białystok, dnia 09 stycznia 2012 r. ul. Bema 100, Białystok SPRAWOZDANIE z działalności kontrolnej Wydziału Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej w Białymstoku w 2011 r. Zasadniczym zadaniem Wydziału Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej w Białymstoku, jako instrumentu szeroko rozumianej kontroli instytucjonalnej jest ocena funkcjonowania komórek organizacyjnych, placówek SG i gospodarowania środkami, a także pozytywne oddziaływanie na funkcjonowanie podległych Komendantowi Oddziału wszystkich podmiotów poprzez wskazywanie zagrożeń, nieprawidłowości, nierzetelności i braku uczciwości w wykonywaniu ustawowych zadań. Jednocześnie pełni funkcję prewencyjną poprzez propagowanie dbałości o sprzęt, odpowiedzialność i najlepsze praktyki realizacji zadań i zarządzania. Ponadto kolejnym zadaniem jest procedowanie skarg i wniosków wpływających do Podlaskiego Oddziału SG. I. Sposób planowania kontroli Opracowując program kontroli wydziału na 2011 r. uwzględniano sytuację finansową oddziału i wyniki czynności kontrolnych przeprowadzonych w 2010 r. przez Wydział Nadzoru i Kontroli, Zespół Audytu Wewnętrznego oraz propozycje obszarów kontroli złożone przez wydziały merytoryczne PoOSG. Po przeanalizowaniu propozycji sporządzony został Plan kontroli przewidzianych do realizacji przez Wydział Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej na 2011 r., zatwierdzony przez Komendanta Oddziału w dniu 29 listopada 2010 r. W 2011 r. nie odnotowano żadnych zmian w stosunku do pierwotnego Planu kontroli. Wybór tematyki kontroli uzasadniały realia w jakich funkcjonował Podlaski Oddział Straży Granicznej w 2010 r. Każda kontrola przewidziana w Planie kontroli poprzedzana była gromadzeniem informacji i opracowaniem analizy przedkontrolnej. II. Liczba kontroli przeprowadzonych w 2011 r. Kontrole w okresie sprawozdawczym przeprowadzono zgodnie z Planem kontroli przewidzianym do realizacji przez Wydział Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej na rok 2011 zatwierdzonym przez Komendanta Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej w dniu 29 listopada 2010 r. Zgodnie z przedmiotowym planem zrealizowano: 13 postępowań kontrolnych w trybie podstawowym problemowym 1 postępowanie w trybie podstawowym sprawdzającym. Dodatkowo zrealizowano dwa postępowania kontrolne nie uwzględnione w przedmiotowym planie kontroli, wynikające jednak z bieżących potrzeb oddziału. Dodatkowe kontrole przeprowadzono w trybie:

2 Podstawowym doraźnym 1 kontrola Uproszczonym doraźnym 1 kontrola W 2011 r. funkcjonariusze wydziału objęli kontrolą 13 placówek i 1 komórkę organizacyjną Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej w Białymstoku podległych Komendantowi Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej. Szczegółowy rozkład poszczególnych kontroli przedstawiono poniżej: Placówka Straży Granicznej w Dubiczach Cerkiewnych (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Płaskiej (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Czeremsze (dwie kontrole problemowe w trybie podstawowym i jedna kontrola doraźna w trybie uproszczonym); Placówka Straży Granicznej w Białowieży (jedna kontrola problemowa, jedna kontrola sprawdzająca obie w trybie Placówka Straży Granicznej w Lipsku (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Krynkach (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Bobrownikach (jedna kontrola problemowa, jedna kontrola sprawdzająca obie w trybie Placówka Straży Granicznej w Augustowie (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Szudziałowie (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Mielniku (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Sejnach (jedna kontrola problemowa w trybie Placówka Straży Granicznej w Nowym Dworze (jedna kontrola sprawdzająca w trybie Placówka Straży Granicznej w Narewce (jedna kontrola doraźna w trybie uproszczonym); Wydział Operacyjno Śledczy Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej w Białymstoku ((jedna kontrola problemowa oraz jedna kontrola sprawdzająca obie w trybie podstawowym). Łącznie w 2011 r. Wydział Nadzoru i Kontroli przeprowadził 16 postępowań kontrolnych, w tym: Kontrole finansowo - gospodarcze - 3 kontrole problemowe w trybie podstawowym; Polityka kadrowa 1 kontrola problemowa w trybie podstawowym; Realizacja zadań regulaminowych/ustawowych - 9 kontroli problemowych w trybie podstawowym, 1 kontrola sprawdzająca w trybie podstawowym, 1 kontrola doraźna w trybie podstawowym, 1 kontrola doraźna w trybie uproszczonym; Inne 0 kontroli. 2

3 Wszystkie kontrole zrealizowane w 2011 r. prowadzone były na podstawie Zarządzenia nr 11 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 czerwca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. W roku sprawozdawczym zrealizowano wszystkie zaplanowane kontrole ujęte w Planie kontroli przewidzianym do realizacji przez Wydział Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej na rok 2011 (stanowiące 87,5% wszystkich zrealizowanych kontroli w 2011 r.) oraz dwie kontrole doraźne (czyli 12,5 % wszystkich zrealizowanych kontroli w 2011 r.). Procentowy udział kontroli obejmujących poszczególne okresy działalności podmiotów w stosunku do wszystkich przeprowadzonych w 2011 r. kontroli przedstawiał się następująco: Wykres nr 6. Procentowy udział wszystkich kontroli przeprowadzonych w 2011 r. ze względu na okresy objęte kontrolą. W wyniku przeprowadzonych w 2011 r. postępowań kontrolnych dwie nieprawidłowości stwierdzono w trakcie prowadzonych kontroli finansowo gospodarczych oraz jedną w trakcie prowadzonej kontroli z zakresu realizacji zadań regulaminowych/ustawowych. Ponadto jedenaście kontroli zakończyło się oceną pozytywną z uchybieniami oraz dwie oceną pozytywną. Poniżej przedstawiono procentowy udział poszczególnych ocen wystawionych w trakcie czynności kontrolnych w stosunku do wszystkich przeprowadzonych w 2011 r. kontroli. 3

4 Wykres nr 8. Procentowa ocena na podstawie zakończonych postępowań kontrolnych. Dokonując analizy poszczególnych przypadków stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz zakresu oddziaływania na działalność służbową stan realizacji zadań służbowych przez kontrolowane podmioty należy ocenić jako dobry. III. Główne nieprawidłowości stwierdzone w wyniku kontroli W roku sprawozdawczym w trakcie przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono przypadki naruszenia dyscypliny służbowej. Dlatego też w trzech przypadkach w wyniku czynności kontrolnych wszczęto postępowania dyscyplinarne. W trakcie jednej kontroli problemowej stwierdzono nieprawidłowość polegającą na niezgodnym z przepisami naliczaniem (lub nie naliczaniem przysługujących) dodatkowych należności z tytułu wynagrodzenia za wykonywanie obsług codziennych pojazdów służbowych (spowodowało to skutek finansowy w postaci niedopłat i nadpłat). Nieskorygowanie ujawnionych błędów mogło spowodować straty w mieniu oddziału (w przypadku nadpłat) lub spowodować wystąpienie późniejszych roszczeń podmiotów z tytułu niewypłacenia należnych środków finansowych (w przypadku niedopłat). W trakcie innej kontroli stwierdzono nieprawidłowość związaną z niewłaściwym przechowywaniem dowodów rzeczowych (składowanie na parkingu depozytowym bez odpowiedniego zabezpieczenia urządzenia stanowiącego część linii produkcyjnej przeznaczonej do wyrobu papierosów). Powyższe nie spowodowało strat w mieniu oddziału, jednak powodowało możliwość potencjalnych, późniejszych roszczeń podmiotów z tytułu zniszczenia urządzenia lub znacznego obniżenia ich wartości. Ponadto w wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono m.in.: Niezgodne z przepisami wprowadzenie zmian w pomocniczej dokumentacji służbowej. W dwóch przypadkach nie ujawnienie w trakcie kontroli drogowej upływu terminu ważności badań technicznych pojazdów. 4

5 1. Uchybienia, m.in.: a) Z zakresu działalności gospodarczo finansowej: Niewłaściwe dokumentowanie obsługi codziennej pojazdów w książkach kontroli pracy pojazdów. Niewłaściwe dokumentowanie wykorzystania pojazdów służbowych przez funkcjonariuszy w książkach kontroli pracy pojazdów. Niewłaściwe dokumentowanie przez służbę dyżurną placówki wykorzystania pojazdów służbowych przez funkcjonariuszy placówki w dokumentacji służbowej. Nie dokonywanie w terminach określonych w odrębnych przepisach uzgodnień ewidencji mienia placówki z ewidencją główną. b) Z zakresu działalności kadrowej: Kierowanie wniosków o udzielenie zwolnień z zajęć służbowych do niewłaściwych przełożonych. Niedokładne weryfikowanie pod względem formalno-prawnym dokumentów załączanych przez funkcjonariuszy do wniosków o zwolnienie od zajęć służbowych. c) Z zakresu realizacji zadań regulaminowych: W czterech przypadkach brak rzetelności w sporządzaniu dokumentacji związanej z wydaniem decyzji administracyjnej o odmowie wjazdu na terytorium RP. Niewłaściwe stosowanie przepisów w związku z postępowaniem mandatowym. Błędy w sporządzaniu dokumentacji procesowej. IV. Efekty uzyskane w wyniku przeprowadzonych kontroli. Przeprowadzone czynności kontrolne w jednym przypadku przyniosły wymierny efekt w postaci korekty nadpłat i niedopłat związanych z naliczaniem dodatkowych należności z tytułu wynagrodzenia za wykonywanie obsług codziennych pojazdów służbowych. Ponadto w wyniku prowadzonych czynności uzyskano istotną wiedzę na temat działalności służbowej podległych komórek organizacyjnych. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że Podlaski Oddział Straży Granicznej jest dobrze przygotowany do właściwej realizacji ustawowych zadań. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia zostały skorygowane i nie generowały poważnych negatywnych skutków dla działalności Oddziału. Prawidłowy stan realizacji zadań jest między innymi spowodowany zastosowaniem środków zaradczych wprowadzonych w wyniku działalności kontrolnej. Miało to wpływ na eliminację ewentualnych lub powstających zagrożeń. V. Skutki kontroli. W trakcie przeprowadzonych kontroli w 2011 r. (w trzech przypadkach) stwierdzono nieprawidłowości, które niezauważone mogły wywrzeć negatywny skutek w działalności Oddziału poprzez poniesienie niecelowych i zbędnych wydatków finansowych. W stosunku do osób odpowiedzialnych za powstanie przedmiotowych nieprawidłowości wszczęto postępowania dyscyplinarne. W wyniku prowadzonych czynności kontrolnych ujawnione 5

6 nieprawidłowości zostały usunięte. Dlatego też należy uznać, że nie miały one wpływu na efekt końcowy realizowanych przez Oddział zadań. W wyniku prowadzonych czynności kontrolnych nie kierowano do prokuratury zawiadomień o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub wykroczenia. Nie skierowano również do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Wnioski przyjęto do realizacji. VI. Wnioski i uwagi dotyczące organizacji czynności kontrolnych i sprawozdawczości. Łączny czas trwania kontroli realizowanych przez wszystkie zespoły kontrolne w 2011 r. wyniósł 1108 dni. Średni czas trwania jednej kontroli wyniósł 69 dni, natomiast średnie odchylenie dotyczące trwania poszczególnych kontroli wynosiło 16 dni. Dlatego też należy stwierdzić, że średni czas trwania jednej kontroli wyniósł 69 ± 16 dni. Jeżeli chodzi o kontrole problemowe to średni czas trwania przedmiotowych kontroli wyniósł 74 dni, natomiast średnie odchylenie szacowane jest na poziomie 13 dni. Dlatego też średni czas trwania kontroli problemowej wyniósł 74 ± 13 dni. Średni okres objęty kontrolą problemową przeprowadzaną w trybie podstawowym to 383 dni (średnie odchylenie dotyczące okresu objętego kontrolą wyniosło 136 dni). Dlatego też należy stwierdzić, że średni okres objęty kontrolą problemową wyniósł 383 ± 136 dni. Średni okres objęty kontrolą sprawdzającą przeprowadzoną w trybie podstawowym wyniósł 820 dni (średnie odchylenie równe 0 dni, gdyż zrealizowano tylko jedną kontrolę sprawdzającą). Natomiast średni okres objęty kontrolą doraźną przeprowadzoną w trybie podstawowym to 1 dzień, w trybie uproszczonym to 91 dni (odchylenie średnie w powyższych przypadkach będzie równe 0 dni gdyż zrealizowano tylko po jednej kontroli z każdego rodzaju). Przeciętny okres objęty kontrolą z uwzględnieniem wszystkich kontroli wyniósł 368 dni. Średnie odchylenie szacowane jest na poziomie 136 dni. Dlatego też przeciętny okres objęty kontrolą wyniósł 368 ± 136 dni. W celu zmniejszenia kosztów podczas planowania kontroli przyjęto jednakowe terminy przeprowadzenia kontroli w sąsiadujących ze sobą Placówkach SG, co skutkowało tym, że w dwóch przypadkach łączono wyjazdy dwóch zespołów kontrolnych. Ponadto w przypadku kontroli sprawdzającej w trybie podstawowym skontrolowano jednocześnie 4 podmioty. 6