Załącznik do Uchwały nr 306/232/13 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 marca 2013 r. Sprawozdanie

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały nr 306/232/13 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 marca 2013 r. Sprawozdanie z przeprowadzonych w 2012 roku kontroli w samorządowych jednostkach organizacyjnych Województwa Pomorskiego, które posiadały osobowość prawną oraz innych jednostkach organizacyjnych otrzymujących środki finansowe z budżetu Województwa Pomorskiego. Zarząd Województwa Pomorskiego Uchwałą nr 1541/103/11 z dnia 22 grudnia 2011 roku zatwierdził plan kontroli na 2012 rok w jednostkach organizacyjnych Województwa Pomorskiego oraz innych jednostkach organizacyjnych otrzymujących środki finansowe z budżetu Województwa Pomorskiego. W oparciu o przedmiotowy plan kontroli pracownicy Referatu Kontroli Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego (zwani dalej Kontrolującymi) przeprowadzili kontrole w 61 jednostkach organizacyjnych, w tym: w 22 jednostkach podległych Zarządowi Województwa Pomorskiego oraz w 39 jednostkach nadzorowanych przez Zarząd Województwa Pomorskiego. Kontrole przeprowadzono na podstawie wytycznych określonych w Instrukcji Kontroli w jednostkach organizacyjnych Województwa Pomorskiego oraz innych jednostkach otrzymujących środki finansowe z budżetu Województwa Pomorskiego przyjętej Uchwałą nr 1605/8/10 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 28 grudnia 2010 roku. Zgodnie z Instrukcją kontroli Kontrolujący sporządzili protokoły z kontroli, które zostały podpisane przez kierowników jednostek na spotkaniu bezpośrednim lub drogą korespondencyjną. Kierownicy jednostek wnosili dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia wobec ustaleń zawartych w protokole lub w przypadku akceptacji treści protokołu, odstępowali od zgłaszania dodatkowych wyjaśnień. Na podstawie wyników kontroli Kontrolujący niezwłocznie sporządzili wystąpienia pokontrolne, w których odniesiono się do treści wyjaśnień oraz sformułowano zalecenia pokontrolne zawierające, ustalone w wyniku kontroli, nieprawidłowości i uchybienia. Po złożeniu przez kierownika jednostki informacji z wykonania zaleceń pokontrolnych, Kontrolujący sporządzili notę służbową 1

2 o wykonaniu zaleceń pokontrolnych (a w przypadku braku nieprawidłowości i uchybień notatkę służbową). W wyniku ustalenia nieprawidłowości noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych skierowano zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. O wynikach przeprowadzonych kontroli na bieżąco informowany był odpowiednio Marszałek, Wicemarszałek lub Członek Zarządu, do którego kompetencji należał nadzór nad kontrolowaną jednostką oraz Skarbnik Województwa Pomorskiego. Wystąpienia pokontrolne oraz noty służbowe (ewentualnie notatki służbowe) zawierające wyniki przeprowadzonej kontroli pracownicy Referatu Kontroli Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego przekazywali do Zarządu Województwa Pomorskiego (zgodnie z kompetencjami) oraz Skarbnika za pośrednictwem systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu kontrolowane jednostki podlegały również nadzorowi sprawowanemu przez Dyrektorów odpowiednich departamentów merytorycznych. Wykaz samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną oraz innych jednostek organizacyjnych, otrzymujących środki finansowe z budżetu Województwa Pomorskiego, a także wykaz jednostek budżetowych, w których przeprowadzono w 2012 roku planowe czynności kontrolne oraz ustalenia wynikające z treści protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych przedstawiono w załączniku nr 1 do niniejszego sprawozdania. Kontrole zostały przeprowadzone głównie w zakresie: klasyfikacji wydatków strukturalnych, prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, przeprowadzania inwentaryzacji, zatrudniania pracowników, rozliczania wyjazdów służbowych, przestrzegania przepisów obowiązujących przy udzielaniu zamówień publicznych oraz przepisów dotyczących aktualizacji planów finansowych, prawidłowość realizowania i ewidencjonowania zadań, realizacji zapisów ustawy z dnia 22 października 2010 r. o zmianie ustawy o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2010 r. Nr 230, poz. 1507) dotyczących przychodów z tytułu usług ponadlimitowych. Przeprowadzone kontrole w wyżej wymienionych jednostkach zapewniły Zarządowi Województwa Pomorskiego sprawowanie ogólnego nadzoru nad realizacją budżetu jednostki samorządu terytorialnego, a tym samym wypełnienie obowiązku wynikającego z ustawy o finansach publicznych. 2

3 Wnioski: Na 61 ogółem skontrolowanych jednostek w 3 nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości. Najczęściej występujące nieprawidłowości to: 1) w jednostkach budżetowych: nie przestrzeganie przepisów w odniesieniu do: terminów przeprowadzania inwentaryzacji, rozliczania podróży służbowych, sporządzania sprawozdań brak procedur wewnętrznych z zakresu ochrony danych osobowych, tj. polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych lub niedostosowanie obowiązujących procedur w powyższym zakresie do przepisów prawa; nie przestrzeganie wewnętrznych procedur, w szczególności w zakresie: terminów inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych, inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald oraz weryfikacji, systemu ochrony danych osobowych, gospodarki kasowej, zatrudniania pracowników samorządowych; niewłaściwa klasyfikacja i ewidencja wydatków strukturalnych; nie dokonywanie ocen pracowników samorządowych; dokonywania poprawek na dokumentach źródłowych niezgodnie z przepisami prawa; przypadki naruszeń przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami) dalej jako ustawa Prawo Zamówień Publicznych. 2) w jednostkach organizacyjnych Województwa Pomorskiego, które posiadały osobowość prawną oraz jednostki organizacyjne otrzymujące środki finansowe z budżetu Województwa Pomorskiego: nie przestrzeganie przepisów prawa w zakresie: dokonywania zmian w rocznym planie finansowym, sporządzania dowodów księgowych, rozliczania podróży służbowych, rozliczania ryczałtu z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych; brak procedur wewnętrznych z zakresu ochrony danych osobowych (polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych); niedostosowanie istniejących procedur wewnętrznych do obowiązujących przepisów prawa w zakresie: ochrony danych osobowych, wydatków strukturalnych, wymaganych kwalifikacji od pracowników na poszczególnych stanowiskach w podmiotach leczniczych, 3

4 nie przestrzeganie wewnętrznych procedur, w szczególności w zakresie: prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych, naliczania i wypłacania wynagrodzenia oraz dodatku stażowego pracownikom; nieprawidłowe ustalanie wysokości podstawy środków przeznaczonych na wzrost wynagrodzeń; brak ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; niewłaściwa klasyfikacja wydatków strukturalnych; dokonywania poprawek na dokumentach źródłowych niezgodnie z przepisami prawa; nie przestrzeganie zapisów uchwał Sejmiku Województwa Pomorskiego przy zawieraniu umów najmu i dzierżawy pomieszczeń w jednostkach, a także niewłaściwy nadzór i monitorowanie tych umów; nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych należności; nieprawidłowe wypłacanie dodatkowego wynagrodzenia Dyrektorom; przypadki naruszeń przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami oraz zgodnie z Ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz.114 z późniejszymi zmianami) stan obowiązujący do r. dalej jako ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w 22 przypadkach skierowano do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych zawiadomienie o ujawnionych okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych poprzez: nie przeprowadzenie inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w sposób określony w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późniejszymi zmianami) - art. 18 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (4 przypadki); nie przeprowadzenie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych - art. 18 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (1 przypadek); nie udokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji sald - art. 18 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (3 przypadki); udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych, których naruszenie miało wpływ na wynik postępowania art. 17 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (1 przypadek); 4

5 zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych - art. 15 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (11 przypadków); dokonanie wydatków ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia - art. 11 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (1 przypadek); opisanie sposobu dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia art. 17 ust.1 pkt 3 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (1 przypadek); Ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części, mających wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W jednej jednostce organizacyjnej Województwa Pomorskiego tj. Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Nowym Dworze Gdańskim (dalej jako SPZOZ w Nowym Dworze Gdańskim), przewidzianej w planie kontroli na 2012 rok, nie przeprowadzono kontroli z uwagi na to, że Sejmik Województwa Pomorskiego Uchwałą Nr 205/11/XI z dnia 11 września 2011 r. otworzył likwidację jednostki. Zgodnie z uchwałą likwidację SPZOZ w Nowym Dworze Gdańskim otwarto dniem 1 października 2011 r., termin zaprzestania udzielania świadczeń zdrowotnych ustalono na dzień 31 grudnia 2011 r., natomiast termin zakończenia likwidacji ustalono na dzień 31 marca 2012 roku. W 2012 roku Kontrolujący przeprowadzili także 4 kontrole pozaplanowe w: 1) Zarządzie Dróg Wojewódzkich w Gdańsku w zakresie prawidłowości naliczania i wypłacania nagród w 2011 r. 2) Szpitalu Morskim w Gdyni w zakresie zatrudnienia i dyżurów medycznych Dyrektora Szpitala. 3) Szpitalu Specjalistycznym im. F. Ceynowy w Wejherowie w zakresie prawidłowości zabezpieczenia sprzętu komputerowego oraz danych osobowych pacjentów Poradni Onkologicznej w Szpitalu. 4) Szpitalu Specjalistycznym w Kościerzynie w zakresie: prowadzenia gospodarki finansowej ze szczególnym uwzględnieniem celowości zaciągania zobowiązań, sprawozdawczości, struktury kosztów oraz obsługi zadłużenia. 5

6 Wykaz samorządowych jednostek organizacyjnych Województwa Pomorskiego, w których przeprowadzono w 2012 roku pozaplanowe czynności kontrolne oraz ustalenia wynikające z treści protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych przedstawiono w załączniku nr 2 do niniejszego sprawozdania. W jednostkach, w których przeprowadzono w 2012 roku pozaplanowe czynności kontrolne stwierdzono istotne nieprawidłowości, tj.: przyznanie przez p.o. Dyrektora samemu sobie nagrody i jej wypłacenie; nie przestrzeganie zasad określonych w piśmie Marszałka Województwa Pomorskiego w zakresie składników wynagrodzenia za pełnienie dyżurów medycznych przez Dyrektora; brak procedur wewnętrznych z zakresu ochrony danych osobowych (polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych); nie przestrzeganie przepisów prawa w odniesieniu: do dokonywania zmian w rocznym planie finansowym, nadawania loginu i hasła do zasobu bazy, obowiązku informacyjnego pacjentów, przechowywania zapasowych kopii baz danych oprogramowania; przekroczenie limitu kosztów określonych w rocznym planie finansowym; zawierano porozumienia i ugody bez uprzedniego opiniowania ich przez radcę prawnego; w porozumieniach i ugodach z wierzycielami ujmowano zapisy, które mogły być poważnym zagrożeniem działalności jednostki oraz mogły spowodować negatywne skutki finansowe; podejmowanie jednoosobowo decyzji w kwestii obsługi zadłużenia; wprowadzenie w błąd Zarządu Województwa Pomorskiego w zakresie wymagalności należności. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami oraz zgodnie z ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w 2 przypadkach skierowano do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych zawiadomienie o ujawnionych okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych poprzez: zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych 6

7 - art. 15 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (1 przypadek); dokonanie wydatków ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia - art. 11 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (1 przypadek). 7