Sprawozdanie z wykonania planu działalności sądów na obszarze Apelacji Gdańskiej za rok 2012

Transkrypt

1 Sprawozdanie z wykonania planu działalności sądów na obszarze Apelacji Gdańskiej za rok 2012 CZĘŚĆ A: Realizacja najważniejszych celów w roku 2012 (w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części A planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie) Lp. Cel nazwa Zwiększenie sprawności postępowań sądowych oraz stopniowe ograniczanie poziomu zaległości sądowych Mierniki określające stopień realizacji celu 3) Planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie Osiągnięta wartość na koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie Najważniejsze planowane zadania służące realizacji celu 4) Najważniejsze podjęte zadania służące realizacji celu 5) Wskaźnik opanowania wpływu (odniesienie 101 % liczby spraw załatwionych przez sąd do liczby 97,9% spraw wpływających) Wskaźnik stabilności orzecznictwa w podległych sądach okręgowych (liczba środków zaskarżenia rozpoznanych i nieuwzględnionych do liczby środków zaskarżenia rozpoznanych w danym okresie sprawozdawczym) odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy I instancji, w których czas trwania postępowania przekracza 12 m-cy odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy II instancji, w których czas trwania postępowania przekracza 12 miesięcy (odniesienie liczby spraw, w których czas trwania postępowania sądowego od dnia pierwszej rejestracji w sądzie II instancji do uprawomocnienia się sprawy/orzeczenia/wyroku w II instancji przekracza 12 miesięcy do liczby spraw uprawomocnionych w II instancji) 83% 78,1% 1,2% 2,2% 0,71% 2,06% 1. Zwiększenie efektywności pracy poprzez poprawę warunków organizacyjnych oraz skuteczniejszy nadzór kierownictwa 2. Wzmożenie nadzoru nad równomiernym obciążeniem pracy 3. Zapewnienie prawidłowej efektywności wykorzystania kadry (w tym systemu zastępstw) 4. Przygotowywanie oraz prowadzenie rozpraw i posiedzeń 5. Bieżąca analiza działalności Sądu w oparciu o sprawozdania 6. Efektywny przepływ informacji 1. Zwiększenie efektywności pracy poprzez: - wzmocnienie nadzoru nad pracownikami, - oddelegowanie sędziów w trybie art usp. - wzmożony nadzór nad terminowością sporządzania uzasadnień, rozpatrywaniem spraw starych, - wymianę sprzętu informatycznego dla sędziów i pracowników sądów, - kontynuowanie wdrażania systemu NKW. 2. Wzmożenie nadzoru nad równomiernym obciążeniem pracy: - przeprowadzanie analizy obciążenia sędziów i referendarzy sądowych w poszczególnych pionach i wydziałach. - wnioskowanie o zmiany zakresów czynności sędziów i referendarzy. 3. Zapewnienie prawidłowej efektywności wykorzystania kadry: - podjęcie działań kadrowych stabilizujących pracę sądu (w tym zatrudnianie pracowników na zastępstwo). 1

2 2 Ułatwienie dostępu obywateli do wymiaru sprawiedliwości oraz wzmacnianie ochrony prawnej obywateli średni czas trwania postępowania w sprawach cywilnych, karnych i gospodarczych (z wyłączeniem spraw wieczystoksięgowych i rejestrowych) (w miesiącach) odsetek utworzonych Punktów Obsługi Interesantów w stosunku do ilości sądów w Apelacji odniesienie liczby infokiosków zainstalowanych w sądach (wg stanu na koniec roku) do łącznej liczby planowanych do zainstalowania w sądach udział wniosków o wpis do rejestrów (KRS, RZ, NKW) składanych drogą elektroniczną w ogólnej liczbie składanych wniosków 1,7 (m-ca) 2,2 (m-ca) 24,5% 4,1% 40,0% 46,7% 0,07% 0,19% 1. Tworzenie POI 2. Utworzenie czytelni akt 3. Zainstalowanie infokiosków 4. Zwiększenie liczby spraw załatwianych przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych 5. Zapewnienie ciągłości działania systemów IT 6. Zapewnienie prawidłowej infrastruktury informatycznej obsługi rozpraw 7. Promowanie alternatywnych metod rozwiązywania sporów 8. Zapewnienie stałej aktualizacji danych informacji udostępnianych 4. Przygotowywanie oraz prowadzenie rozpraw i posiedzeń: - zwiększenie ilości posiedzeń, - nadzór nad zasadnością odraczania spraw. 5. Bieżąca analiza działalności Sądu w oparciu o sprawozdania: - podjęto działania w celu opanowania wpływu spraw i zmniejszenia wskaźnika zaległości, 1. Tworzenie POI: - tworzenie nowych punktów obsługi interesantów lub BOI - utrzymanie ciągłości działania BOI oraz analiza możliwości zwiększenia jakości obsługi dokonywanie badania ankietowego. 2. Utworzenie czytelni akt 3. Zainstalowanie infokiosków 4. Zwiększenie liczby spraw załatwianych przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych. 5. Zapewnienie ciągłości działania systemów IT: - zwiększenie nadzoru nad prawidłowym działaniem systemów informatycznych. 6. Zapewnienie prawidłowej infrastruktury 2

3 udział odpisów z rejestrów (KRS, RZ, NKW) wydanych drogą elektroniczną w ogólnej liczbie wydanych odpisów wskaźnik spraw skierowanych do mediacji jako stosunek ilości spraw w roku przyszłym do spraw w roku poprzednim 0% 0% 1,2 1,4 przez stronę internetową informatycznej obsługi rozpraw: - zapewnienie prawidłowej obsługi teleinformatycznej poprzez zwiększenie zatrudnienia. - kontynuowanie wdrażania systemu do cyfrowej rejestracji przebiegu rozprawy sądowej. 7. Promowanie alternatywnych metod rozwiązywania sporów: - obchody Międzynarodowego Dnia Mediacji, - dystrybucja poradników, broszur informacyjnych, informatorów MS, w tym dotyczących mediacji. 8. Zapewnienie stałej aktualizacji danych informacji udostępnianych przez stronę internetową. 3 Zapewnienie warunków organizacyjnotechnicznych pozwalających na sprawne funkcjonowanie sądów Ilość pracowników przeszkolonych w danym roku do ogólnej ilości pracowników zatrudnionych powierzchnia użytkowa sądów pozyskana i zmodernizowana w okresie sprawozdawczym (w metrach kwadratowych) 48,52% 50,23% ,01 m ,82m2 1. Zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych funkcjonowania obiektów sądowych 2.Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników 3. Rozbudowywanie i usprawnianie systemów informatycznych w sądach 4. Administrowanie bezpieczeństwem systemów i 1.Zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych funkcjonowania obiektów sądowych: - utrzymanie obiektów sądowych i likwidacja niedoboru powierzchni, - realizacja planowanych przedsięwzięć inwestycyjnych w sądach Apelacji Gdańskiej, - kontynuacja prac remontowych w budynkach sądowych. 2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników: 3

4 ilość stanowisk komputerowych w sądzie do ilości zatrudnionych pracowników (bez pracowników obsługi) 1,1 1,2 danych informatycznych 5.Opracowanie programu inwestycyjno-remontowego zabezpieczającego potrzeby lokalowe sądów w Apelacji. - poprzez uczestnictwo kadry pracowniczej w szkoleniach organizowanych przez KSSiP - wspieranie rozwoju na studiach podyplomowych, - kierowanie pracowników na 1-dniowe szkolenia. 3. Rozbudowanie i usprawnianie systemów i danych informatycznych. 4. Administrowanie bezpieczeństwem 1) Należy podać nazwę ministra, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowego zakresu działania ministra, a w przypadku gdy sprawozdanie jest sporządzane przez kierownika jednostki - nazwę jednostki. 2) Należy wypełnić tylko w przypadku, gdy sprawozdanie jest sporządzane przez ministra, podając nazwy wszystkich działów administracji rządowej przez niego kierowanych. 3) Należy podać co najmniej jeden miernik. W przypadku gdy cel jest ujęty w budżecie zadaniowym na rok, którego dotyczy sprawozdanie, należy podać przypisane celowi mierniki wskazane w tym dokumencie. 4) Należy wpisać zadania służące realizacji celu wymienione w kolumnie 5 w poszczególnych częściach planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie. 5) W przypadku gdy wskazany cel był ujęty w budżecie państwa w układzie zadaniowym na rok, którego dotyczy sprawozdanie, należy podać wszystkie podjęte podzadania budżetowe służące realizacji tego celu. 4

5 CZEŚĆ B: Realizacja celów priorytetowych wynikających z budżetu państwa w układzie zadaniowym w roku (w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części B planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie. Nie należy wymieniać celów uprzednio wskazanych w części A) Lp. Cel nazwa Mierniki określające stopień realizacji celu 3) planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie osiągnięta wartość na koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie Planowane podzadania budżetowe służące realizacji celu 4) Podjęte podzadania budżetowe służące realizacji celu 5) Zagwaranto wanie obywatelom konstytucyjn ego prawa do Sądu Odsetek spraw, w których uwzględniono skargę na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki odniesienie wydatków związanych z kosztami postępowań sądowych do liczby spraw ogółem wpływających do sądu w okresie sprawozdawczym Wskaźnik bezawaryjności centralnych systemów informatycznych 0,006% 0,007% 55,0 zł/sprawę 50,8 zł/sprawę 98% 99,2% CZĘŚĆ C: Realizacja innych celów w roku nie dotyczy (w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części C planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie) 1. Działalność orzecznicza 2. Działalność pozaorzecznicza (zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych funkcjonowania sądów) 3. Wypłata odszkodowań i zadośćuczynień orzeczonych przez sądy 1. Działalność orzecznicza 2. Działalność pozaorzecznicza (zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych funkcjonowania sądów) 3. Wypłata odszkodowań i zadośćuczynień orzeczonych przez sądy Lp. Cel nazwa planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie Mierniki określające stopień realizacji celu 3) osiągnięta wartość na koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie Najważniejsze planowane zadania służące realizacji celu 4) Najważniejsze podjęte zadania służące realizacji celu 5)

6 CZĘŚĆ D: Informacja dotycząca realizacji celów objętych planem działalności na rok 2012 (należy krótko opisać najważniejsze przyczyny, które wpłynęły na niezrealizowanie celów, wystąpienie istotnych różnic w planowanych i osiągniętych wartościach mierników lub podjęcie innych niż planowane zadań służących realizacji celów) Realizacja celu :Zwiększenie sprawności postępowań sądowych oraz stopniowe ograniczanie poziomu zaległości sądowych W Sądzie Apelacyjnym na koniec 2012 roku nie został wykonany plan miernika wskaźnik opanowania wpływu z uwagi na znacznie zwiększony wpływ spraw, odejście 4 sędziów w stan spoczynku w 2012 r., delegacje sędziów do Sądu Najwyższego oraz długotrwałe zwolnienia chorobowe. Przekroczenie zaplanowanej wartości wskaźnika odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy II instancji, w których czas trwania postępowania przekracza 12 miesięcy jest spowodowane wysokim obciążeniem sędziego w głównych kategoriach spraw, przewyższającym średnie krajowe. Występuje również tendencja wzrostowa wpływu spraw wielotomowych. Ponadto na niedoszacowanie planowanego miernika wpłynęła zmiana w strukturze sądu polegająca na utworzeniu nowego wydziału cywilnego, a co z tym się wiąże brak możliwości oszacowania założonego miernika na właściwym poziomie. Wpływ na wartość osiągniętego miernika ma również uszczegółowienie sposobu liczenia tego wskaźnika przekazane przez Wydział Analiz MS. Do głównych przyczyn nieosiągnięcia wskaźnika opanowania wpływu w okręgu bydgoskim należy m.in.: nieobsadzenie vacatów na stanowiskach sędziowskich i na stanowiskach asystentów sędziów oraz absencja sędziów wynikająca ze zdarzeń losowych. Przyczyną nieosiągnięcia wskaźników dot. w/w celu były trudności kadrowe sądów z obszaru SO w Elblągu, związane ze zwolnieniami lekarskimi w grupie orzeczniczej oraz przeniesieniami sędziów do innych sądów rejonowych i co za tym idzie pozostawieniem nieobsadzonych etatów przez dłuższy czas. Niewątpliwie trudności kadrowe negatywnie wpływają na prawidłowe funkcjonowanie sadów okręgu elbląskiego i przyczyniają się do wzrostu obciążenia pracą zarówno sędziów jak i referendarzy. W chwili obecnej nie ma również możliwości na wspomożenie tych wydziałów, które w pierwszej kolejności wymagają pomocy, gdyż posiadana obsada sędziowska lub referendarska pozostałych wydziałów, jest co najwyżej optymalna dla zapewnienia z kolei ich prawidłowego funkcjonowania. Oprócz wspomnianych trudności, brak możliwości pokrycia wpływu w 2012 r. wynika ze stale utrzymującego się wysokiego poziomu wpływu spraw, głównie cywilnych, co powoduje nadmierne obciążenie sędziów, zważywszy na braki kadrowe w każdej grupie, począwszy od sędziów, referendarzy sądowych, skończywszy na asystentach. Charakter spraw C, przy tak dużym wzroście ich wpływu, decyduje o długości postępowania. Natomiast zwiększający się wpływ spraw Nc, przy jednoczesnej zmianie sposobu zakreślania tych spraw (po uprawomocnieniu, a nie wydaniu nakazu) powoduje, że wyniki w zakresie szybkości postępowania i załatwienia spraw uległy pogorszeniu we wszystkich wydziałach cywilnych sądów rejonowych. Przyczyną niewykonania zaplanowanej wielkości mierników w tym celu w obszarze okręgu gdańskiego był wzrost wpływu spraw, spraw o skomplikowanym stanie faktycznym i prawnym, a także spraw wielotomowych. Ponadto niewykonanie planu miernika wynika z niedostatecznej obsady orzeczniczej i urzędniczej wynikającej z absencji. 6

7 Przyczyny nieosiągnięcia planowanej wielkości mierników w sądach z obszaru SO w Toruniu były następujące: a) Obciążenie sędziów sprawami o skomplikowanym stanie faktycznym i prawnym, b) Długotrwałe absencje kadry orzeczniczej i/lub zmniejszona liczba etatów sędziowskich oraz zmniejszenie etatów asystentów sędziowskich w niektórych sądach rejonowych co wpłynęło na nieosiągnięcie planowanej wartości miernika; c) Długi czas oczekiwania na niezbędne opinie wydawane przez biegłych spowodowany brakiem biegłych niektórych specjalności oraz skomplikowanym charakterem spraw. Wykonanie wskaźników odsetek spraw rozpatrywanych przez sądy I i II instancji w okręgu włocławskim, w których czas trwania postępowania przekracza 12 m-cy, jest na poziomie wyższym niż zakładano. Złożyły się na to: zwiększony wpływ spraw w wydziałach cywilnych zwłaszcza spraw C, nieobsadzenie etatu sędziego w Wydziale Cywilnym oraz Pracy i US, przeniesienie etatów asystenckich poza okręg włocławski. Ponadto w sądach rejonowych niewykonanie zaplanowanego miernika wynikało z trudnej sytuacji kadrowej spowodowanej absencjami sędziów, obciążeniem sędziów sprawami o skomplikowanym charakterze faktycznym i prawnym, przedłużającym się czasem rozpatrywania spraw z przyczyn leżących po stronie stron postępowania, długich okresach sporządzania zlecanych opinii biegłym oraz wzrostem wpływu spraw w poszczególnych kategoriach. Realizacja celu: Ułatwienie dostępu obywateli do wymiaru sprawiedliwości oraz wzmacnianie ochrony prawnej obywateli W SR w Tucholi zaplanowano utworzenie POI. W związku z planowaną reformą sądownictwa przewidującą m.in. połączenia części mniejszych sądów rejonowych (m.in. w SR w Tucholi) z większymi odstąpiono od działań mających na celu utworzenie POI. W SR w Ostródzie nie utworzono POI głównie z uwagi na brak etatów urzędniczych, mimo posiadania bazy lokalowej bez ponoszenia dodatkowych kosztów na remont i modernizację. Utrzymano i rozszerzono ciągłość działania Biura Obsługi Interesanta w SO w Słupsku i SR w Słupsku oraz podjęto działania utworzenia Punktu Obsługi Interesanta w Sądzie Rejonowym w Chojnicach i Człuchowie. W 2012 r. nie zrealizowano w okręgu włocławskim miernika związanego z utworzeniem POI. W roku 2012 przygotowano w SO we Włocławku od strony technicznej pomieszczenie POI wraz z czytelnią akt i 4 stanowiskami do odsłuchu. Zapewniono niezbędne wyposażenie i sprzęt informatyczny do prawidłowego funkcjonowania POI. Ostateczne doposażenie Punktu nastąpiło na początku 2013 r. W marcu 2013 r. zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego we Włocławku utworzono POI z dniem r. Zadanie polegające na utworzeniu i uruchomieniu infokiosku w SR w Toruniu, nie zostało zrealizowane z uwagi na niedostarczenie przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemu obsługi infokiosku. Realizacja celu: Zapewnienie warunków organizacyjno-technicznych pozwalających na sprawne funkcjonowanie sądów W planie Sądu Apelacyjnego w Gdańsku na 2012 r. ujęto zadanie inwestycyjne oraz remontowe polegające na rozbudowie budynku przy ul. Nowe Ogrody 7 do potrzeb sądu. Z uwagi na opóźnienia wynikające z decyzji Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków remont budynku zakończony zostanie w I półroczu 2013 r. 7

8 W sądach z obszaru SO w Bydgoszczy w roku 2012 pozyskano 97,01 m2 powierzchni dla SO w Bydgoszczy, z czego zmodernizowano 33,4 m2 na potrzeby archiwum zakładowego SO w Bydgoszczy, co poprawiło warunki pracy archiwum zakładowego. Nie zrealizowano planowanej wartości miernika z powodu przełożenia części zadania do realizacji na rok W grudniu 2012 r. SO w Bydgoszczy zakupił dodatkowo 976,79m2 powierzchni użytkowej w celu poprawy warunków organizacyjnych funkcjonowania sądu. Miernik powierzchnia użytkowa sądów pozyskana i zmodernizowana nie został zrealizowany również w SR w Brodnicy z powodu nieudostępnienia użyczonych na rzecz Prokuratury Rejonowej w Brodnicy pomieszczeń w budynku Sądu. Inne niż planowane zadania służące realizacji celów w sądach Apelacji Gdańskiej: a) rozpoczęto wdrażanie portalu publikacji orzeczeń sądów powszechnych zakupiono licencję na oprogramowanie; b) rozpoczęto wdrażanie Portalu Informacyjnego zakupiono licencję na oprogramowanie; c) zarządzeniem Prezesa Sądu wprowadzono dokumentację Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji; d) odciążono sekretariaty wydziałów od telefonicznej obsługi interesantów poprzez przyjmowanie rozmów przez Biuro Obsługi Interesanta r.... (data) (podpis kierownika jednostki) 8