ZAPYTANIE OFERTOWE. Dęblin, dnia r.

Transkrypt

1 WYŻSZA SZKOŁA OFICERSKA SIŁ POWIETRZNYCH PION KANCLERZA Dział Organizacyjny Dęblin, ul. 2 Pułku Kraków Nr 22 tel ( ); fax.: ( ) e mail: j.krzewinska@wsosp.pl Dęblin, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE Wyższa Szkoła Oficerska Sił Powietrznych w Dęblinie zwraca się do Państwa z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na usługę obsługi imprezy plenerowej - zabezpieczenie obchodów 90 rocznicy istnienia Wyższej Szkoły Oficerskiej Sił Powietrznych. Zapytanie ma jedynie charakter sondażu rynkowego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji usługi. Opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do zapytania ofertowego formularz ofertowy. W przypadku zainteresowania naszą propozycją proszę o przesłanie oferty cenowej wyłącznie na formularzu zamawiającego (załącznik nr 1). Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie (opakowaniu), uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez uszkodzenia opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem wykonawcy, zaadresowane na adres: Wyższa Szkoła Oficerska Sił Powietrznych, ul. Dywizjonu 303 nr 35, Dęblin, oraz opisane: Oferta na usługę obsługi imprezy plenerowej - zabezpieczenie obchodów 90 rocznicy istnienia Wyższej Szkoły Oficerskiej Sił Powietrznych. Nie otwierać przed dniem r. godz W przypadku nieprawidłowego zaadresowania koperty, Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki lub jej przedterminowe otwarcie. Oferta taka nie weźmie udziału w postępowaniu. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert. Ofertę należy złożyć w Kancelarii Jawnej WSOSP w Dęblinie (Rektorat WSOSP); od poniedziałku do piątku w godz. od : Wyższa Szkoła Oficerska Sił Powietrznych Dęblin ul. Dywizjonu 303 nr 35 Kancelaria Jawna pok. nr 116. Termin składania ofert upływa dnia r., godzina Miejsce i termin otwarcia ofert: ul. 2 Pułku Kraków Nr 22, Dęblin, pokój nr 3. Termin otwarcia: r., godzina Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z pisemna prośbą o wyjaśnienia dotyczące przedmiotu zamówienia na adres: Wyższa Szkoła Oficerska Sił Powietrznych, Dęblin, ul. Dywizjonu 303 nr 35, Kancelaria Jawna pok. nr 116, lub na adres j.krzewinska@wsop.pl lub faksem: ( ). Zamawiający niezwłocznie odpowie na piśmie na zadane pytanie, zamieszczając treść pytania i odpowiedzi stronie internetowej

2 Do oferty należy dołączyć: 1. Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1) 2. Oświadczenie, że Wykonawca zapoznał się z wszystkimi załącznikami do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia i akceptuje zawarte w nich warunki (załącznik nr 2). 3. Oświadczenie, że osoby wchodzące w skład zespołu produkcyjnego spełniają wymagania dotyczące uprawnień i doświadczenia. (załącznik nr 3) 4. Uprawnienia i referencje dotyczące wymagań, jakie muszą spełniać potencjalni wykonawcy zawartych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. 5. Projekt sceny, nagłośnienia i oświetlenia ze szczegółowym wykazem proponowanych urządzeń (producent, model). 6. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Oferta musi być podpisana. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. W przypadku, gdy ceny jednostkowe są wyższe od cen rynkowych, oferta podlega negocjacji. Przy wyliczaniu poszczególnych wartości należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia ceny. W przypadku, gdy parametr miejsca tysięcznego jest poniżej 5, to parametr setny pozostaje bez zmian, zaś w przypadku, gdy parametr miejsca tysięcznego wynosi 5 i powyżej, to parametr setny zaokrągla się w górę. Kryterium wyboru oferty jest cena (cena 100%). Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta z najniższą ceną, spełniającą wymagania Zamawiającego. Termin płatności: zapłata za wykonaną usługę nastąpi przelewem na konto sprzedawcy w terminie do 21 dni od dnia wykonania zamówienia i dostarczenia zamawiającemu poprawnie wypełnionej faktury. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: a) w sprawach merytorycznych: Daniel Smigielski, tel ( ) b) w sprawach proceduralnych: Joanna Krzewińska, tel ( ) W załączeniu 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (formularz ofertowy: załącznik nr 1) 2. Oświadczenie (załącznik nr 2) 3. Oświadczenie, że osoby wchodzące w skład zespołu produkcyjnego spełniają wymagania dotyczące uprawnień i doświadczenia. (załącznik nr 3) KANCLERZ mgr Waldemar BIENIEK

3 W odpowiedzi na zapytanie składamy ofertę. FORMULARZ OFERTOWY Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Nazwa zamówienia: Zabezpieczenie obchodów 90 rocznicy istnienia Wyższej Szkoły Oficerskiej Sił Powietrznych. Inwestor: WYŻSZA SZKOŁA OFICERSKA SIŁ POWIETRZNYCH DĘBLIN ul. Dywizjonu 303 nr 35 Termin realizacji zamówienia r. Przedmiotem zamówienia jest zabezpieczenie techniczne i organizacyjne uroczystości obejmujące : I. Zabezpieczenie uroczystości na stadionie sportowym WSOSP. 1. Zapewnienie sceny z zadaszeniem zgodnie z wytycznymi Riderów zespołów muzycznych (w załączeniu), scena z nagłośnieniem, oświetleniem, garderobą. 2. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania niezbędnych pozwoleń na ustawienie sceny oraz namiotów dla artystów występujących podczas uroczystości. Ustawienie sceny zgodnie z wytycznymi w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca w szczególności zobowiązany jest do zapewnienia sprawnie funkcjonującego sprzętu i infrastruktury umożliwiającej sprawny przebieg i obsługę sceny, w tym m.in.: wynajmu, montażu i demontażu aluminiowej estrady/sceny 12m x 12m wykonanej z podestem antypoślizgowym o wysokości 1,5 m: pokrycie zadaszenia z plandeki PV/PP 250 g z UV resist koloru czarnego, zadaszenie na wysokości nie mniejszej niż 6 m, estrada otoczona z 3 stron tkaniną/siatką trudnopalną - samogasnącą koloru czarnego chroniącą przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi, ponadto zasłonięcie przestrzeni pod podestem, montaż schodków aluminiowych rozsuwanych z barierką stalową i stopniami pokrytymi sklejką antypoślizgową dopasowanych do wysokości sceny umożliwiających bezpieczne wejście i zejście. umieszczenie na horyzoncie oraz bocznych ścianach zewnętrznych sceny logo i hasła przekazanych przez Zamawiającego. Elementy graficzne muszą być spójne z pozostałym oznakowaniem wykorzystanym na potrzeby uroczystości. wynajem, montaż i demontaż barierek koncertowych stabilnych, stalowych, cynkowanych. wynajem, montaż i demontażu odpowiedniego oświetlenia estrady wraz z nagłośnieniem zgodnie z załączonymi riderami Artystów. zapewnienie oraz rozstawienia niezbędnego sprzętu na scenie według Riderów /wymagań występujących artystów. Przygotowanie scenografii zgodnie z przedstawionymi wytycznymi na etapie realizacji zamówienia przez Zamawiającego. Zabezpieczenia energetycznego uroczystości (moc 230 V): kompleksowe zapewnienie przyłączy energetycznych na potrzeby całej uroczystości. Przyłącza powinny być gotowe oraz uruchomione w przeddzień uroczystości. Na miejscu

4 przy podłączeniu oraz na imprezie powinien być obecny elektryk z uprawnieniami, które Wykonawca ma obowiązek zweryfikować przed przystąpieniem elektryka do pracy. Wymogi dla przyłączy energetycznych na potrzeby sceny i garderoby: Oświetlenie estradowe co najmniej 60 kw Nagłośnienie estradowe co najmniej 40 kw Ściany diodowe co najmniej 30 kw Garderoby co najmniej 20 kw Zapas mocy na potrzeby sceny i garderoby minimum 30 %. Wykonawca ma zapewnić agregat prądotwórczy o mocy co najmniej 300 kva, wynajem, montaż i demontaż namiotów wraz z wyposażeniem stanowiących zaplecze/garderoby dla artystów występujących na scenie. Wykonanie podłogi umożliwiającej przejście gwiazd z garderoby na scenę. Namiot powinien spełniać wymogi Riderów a ponadto być stabilny, przymocowany do podłoża i usytuowany blisko sceny. zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia i oświetlenia estradowego oraz namiotu dla realizatorów oświetlenia i nagłośnienia. przeprowadzenia prób z artystami. Wykonawca dokona montażu sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem, barierkami ochronnymi oraz rozstawienia namiotu dla artystów i namiotu dla realizatorów nagłośnienia i oświetlenia na minimum dzień przed rozpoczęciem uroczystości, tj. 18 czerwca 2015r. Wykonawca dokona demontażu powyższych elementów po odbyciu się uroczystości w przeciągu 48 godzin. 3. Zapewnienie brandingu sceny zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 4. Zapewnienie obsługi technicznej sceny. 5. Wykonawca zobowiązany jest także do zapewnienia sprawnie funkcjonującego sprzętu i infrastruktury umożliwiającej sprawny przebieg aktywności na scenie i wszystkich pozostałych elementów wchodzących do programu wydarzenia. 6. Zapewnienie osób odpowiedzialnych za nadzorowanie przygotowania sceny i realizację koncertów 7. Zapewnienie osób, które wykonają bieżące naprawy wynikłe w trakcie trwania imprezy. 8. Zapewnienie wygrodzenia (dostawa, montaż, demontaż) około 300 mb, w tym m.in. sceny (barierkami ciężkimi typu mojo ), terenu imprezy, atrakcji Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości wygrodzenia. Wysokość zapłaty Wykonawcy będzie zależna od ilości wykorzystanego wygrodzenia. 9. Opracowanie mapy na której znajdzie się dokładny plan rozstawienia wszystkich elementów uroczystości (scena, namioty, atrakcje w strefie gier i zabaw, wystawa fotograficzna, toalety, itp.) a także przygotowanie plakatu z agendą uroczystości. Wykonawca umieści 8 map wraz z programem w przestrzeni wydarzenia. Oprócz czynność wymienionych powyżej Wykonawca zapewni pełną realizację wymagań opisanych w załączonych Riderach gwiazd. Projekt sceny, nagłośnienia i oświetlenia ze szczegółowym wykazem proponowanych urządzeń (producent, model) musi być dołączony do oferty.

5 II. Zabezpieczenie uroczystości na terenach lotniska. 1. Zapewnienie wygrodzenia (dostawa, montaż, demontaż) ok 5000 mb, w tym m.in. trybuny, terenu imprezy, atrakcji (Zamawiający dysponuje 2994 mb płotków) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości wygrodzenia. Wysokość zapłaty Wykonawcy będzie zależna od ilości wykorzystanego wygrodzenia. 2. Wykona nagłośnie terenu przeznaczonego dla publiczności (według załączonej mapy): - System liniowy - Wieże dźwiękowe nie mogą przekraczać wysokości 6m - Podest dla konferansjera wymiary min 6x4m wysokość 2,5m z kratownicą aluminiową i zadaszeniem. - Co najmniej 5 mikrofonów bezprzewodowych ze statywami - Kostka dziennikarska - stoły mikserskie dla realizatora dźwięku i konferansjera umożliwiające odtwarzanie pików z płyt CD, MP3, przenośnych nośników pamięci USB - Projekt nagłośnienia musi być załączony do oferty 3. Wykonawca ma zapewnić agregat prądotwórczy o mocy zapewniającej 30 % zapas w stosunku do zaprojektowanego nagłośnienia. 4. Zapewnienie namiotu dla Vipów mogącego pomieścić 100 osób (wzór proponowanego namiotu musi być załączony do oferty). Namiot zostanie rozstawiony w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 5. Zapewnienie trybuny nie zadaszonej z podestem dla operatorów kamer TV i fotografów: - wymiary 24m szerokość 8 m 4 poziomy z przewyższeniem poziomów 40 cm. -wyposażona w schodki, barierki i inne niezbędne elementy. - trybuna musi posiadać wszelkie atesty i certyfikaty bezpieczeństwa wymagane prawem. - trybuna zostanie rozstawiona w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni stały nadzór techniczny nad prawidłowym funkcjonowaniem dostarczonego sprzętu. III. Wymogi jakie muszą spełniać potencjalni wykonawcy: 1. Osoby wchodzące w skład zespołu produkcyjnego musza spełniać następujące kryteria: - 1 osoba posiadająca minimum 5-letnie doświadczenie w koordynacji pracy zespołu produkującego wydarzenia wielkoformatowe, tj. wydarzenia powyżej osób. Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, iż osoba oddelegowana do obsługi Zamawiającego w przeciągu ostatnich 3 lat nadzorowała pracę minimum 100 osób podczas minimum 5 wydarzeń, w tym minimum 2 wydarzenia trwały ponad dwa dni. - 1 osoba posiadająca minimum 5-letnie doświadczenie w produkcji wydarzeń wielkoformatowych, tj. wydarzeń powyżej osób. Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, iż osoba oddelegowana do obsługi Zamawiającego w przeciągu ostatnich 3 lat wyprodukowała minimum 5 wydarzeń, w której uczestniczyło minimum osób, w tym minimum 2 wydarzenia trwały ponad dwa dni - 1 osoba posiadająca doświadczenie w produkcji wydarzeń o charakterze oficjalnych obchodów z udziałem władz państwowych. Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, iż osoba powołana do zespołu produkcyjnego w przeciągu ostatnich 5 lat zorganizowała minimum 5 wydarzeń z

6 udziałem wysokich przedstawicieli władz państwowych: prezydent, premier, ministrowie, w którym uczestniczyło minimum 400 osób. - 1 osoba posiadająca minimum 5-letnie doświadczenie w realizacji dźwięku (akustyk) wydarzeń wielkoformatowych, w tym m.in. koncertów oraz posiadająca dyplom reżysera dźwięku - 1 osoba posiadająca uprawnienia budowlane w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych potwierdzone aktualnym zaświadczeniem (z określonym terminem ważności) o członkostwie w Izbie Inżynierów Budownictwa Uprawnienia i referencje dotyczące w/w wymagań mają być dołączone do oferty. Wszelkie czynności przeprowadzane w trakcie realizacji zamówienia mają zostać wykonane przy użyciu sprzętu i materiałów Wykonawcy. Załączniki: 1. Rider Donatan & Cleo 2. Rider Lipko Band 3. Romuald_Lipko_Band_lista_wlotów Rider Zespołu artystycznego WP 5. Opisy wymagań dotyczących garderób dla zespołów 6. Mapa terenu imprezy Wykonawca:... Siedziba/adres: Nr telefonu:... Nr faksu: Nr NIP:... Nr REGON:... W odpowiedzi na zapytanie Wyższej Szkoły Oficerskiej Sił Powietrznych w Dęblinie składamy niniejszą ofertę oświadczając, że akceptujemy w całości treści zawarte w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz wszystkie warunki zawarte w załącznikach do tego opisu. W przypadku wyboru mojej oferty jako najkorzystniejszej, osobą upoważnioną do podpisania umowy jest...

7 Po zapoznaniu się z opisem przedmiotu zamówienia, oferujemy wykonanie zamówienia po następujących cenach: Lp. Nazwa Jednostkowa cena netto Ilość Wartość netto zł Wartość brutto zł 1. Zabezpieczenie uroczystości na stadionie sportowym i lotnisku. 1 kpl. 2. Zapewnienie wygrodzenia zł/mb mb. RAZEM Oświadczamy, że powyższe ceny zawierają wszystkie koszty, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty (w tym także koszty dojazdu i zużytych materiałów). Okres związania ofertą wynosi 30 dni licząc od upływu terminu składania ofert.. Miejscowość, data.... Pieczęć i podpis przedstawiciela(li) Wykonawcy

8 Załącznik nr 2 (nazwa i adres Wykonawcy) OŚWIADCZENIE Składając ofertę w postępowaniu na usługę obsługi imprezy plenerowej - zabezpieczenie obchodów 90 rocznicy istnienia Wyższej Szkoły Oficerskiej Sił Powietrznych. Ja / My*.... /imię i nazwisko/ reprezentując /pełna nazwa i adres Wykonawcy/ jako upoważniony / upoważnieni na piśmie* /wpisany/wpisani w rejestrze* w imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy* oświadczam / oświadczamy*, że Wykonawca zapoznał się z wszystkimi załącznikami do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia Załączniki: 1. Rider Donatan & Cleo 2. Rider Lipko Band 3. Romuald_Lipko_Band_lista_wlotów Rider Zespołu artystycznego WP 5. Opisy wymagań dotyczących garderób dla zespołów 6. Mapa terenu imprezy i akceptuje zawarte w nich warunki., dnia (podpis i pieczęć przedstawiciela/(li)* Wykonawcy)

9 Załącznik nr 3 (nazwa i adres Wykonawcy) OŚWIADCZENIE Składając ofertę w postępowaniu na usługę obsługi imprezy plenerowej - zabezpieczenie obchodów 90 rocznicy istnienia Wyższej Szkoły Oficerskiej Sił Powietrznych. Ja / My*.... /imię i nazwisko/ reprezentując /pełna nazwa i adres Wykonawcy/ jako upoważniony / upoważnieni na piśmie* /wpisany/wpisani w rejestrze* w imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy* oświadczam / oświadczamy*, że osoby wchodzące w skład zespołu produkcyjnego spełniają następujące kryteria: 1 osoba posiadająca minimum 5-letnie doświadczenie w koordynacji pracy zespołu produkującego wydarzenia wielkoformatowe, tj. wydarzenia powyżej osób. Należy wykazać, iż osoba oddelegowana do obsługi Zamawiającego w przeciągu ostatnich 3 lat nadzorowała pracę minimum 100 osób podczas minimum 5 wydarzeń, w tym minimum 2 wydarzenia trwały ponad dwa dni. 1 osoba posiadająca minimum 5-letnie doświadczenie w produkcji wydarzeń wielkoformatowych, tj. wydarzeń powyżej osób. Należy wykazać, iż osoba oddelegowana do obsługi Zamawiającego w przeciągu ostatnich 3 lat wyprodukowała minimum 5 wydarzeń, w której uczestniczyło minimum osób, w tym minimum 2 wydarzenia trwały ponad dwa dni 1 osoba posiadająca doświadczenie w produkcji wydarzeń o charakterze oficjalnych obchodów z udziałem władz państwowych. Należy wykazać, iż osoba powołana do zespołu produkcyjnego w przeciągu ostatnich 5 lat zorganizowała minimum 5 wydarzeń z udziałem wysokich przedstawicieli władz państwowych: prezydent, premier, ministrowie, w którym uczestniczyło minimum 400 osób. 1 osoba posiadająca minimum 5-letnie doświadczenie w realizacji dźwięku (akustyk) wydarzeń wielkoformatowych, w tym m.in. koncertów oraz posiadająca dyplom reżysera dźwięku 1 osoba posiadająca uprawnienia budowlane w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych potwierdzone aktualnym zaświadczeniem (z określonym terminem ważności) o członkostwie w Izbie Inżynierów Budownictwa., dnia (podpis i pieczęć przedstawiciela/(li)* Wykonawcy)