IX. Plan komunikacji

Transkrypt

1 IX. Plan komunikacji Realizacja LSR poinna zmierzać do popray sytuacji materialnej i jakości życia mieszkańcó obszaru nią objętego. Zadaniem osób odpoiedzialnych za drażanie środkó finansoych, przeznaczonych na osiągnięcie założonych celó i skaźnikó jego pomiaru, jest zastosoanie narzędzi zapeniających jak najyższą efektyność ydatkoania środkó publicznych ramach instrumentu RLKS. Zgodnie z założeniami ma się przyczynić do aktyizacji społeczności iejskich, poprzez udział partneró z różnych sektoró: publicznego, społecznego i gospodarczego, procesie planoania i drażania lokalnych inicjaty. Na podstaie analizy i oceny dotychczasoych działań komunikacyjnych, ujętej raporcie ealuacyjnym dotyczącym całego procesu realizacji LSR ( ramach którego dokonano oceny stosoanych oym czasie działań komunikacyjnych i środkó przekazu), a także efekcie proadzonych konsultacji, zaróno z odpoiednimi ekspertami, a także z mieszkańcami obszaru objętego LSR (szczegółoo opisanymi rozdziale. Partycypacyjny charakter LSR), opracoano dalszy plan komunikacji pomiędzy biurem, organami Stoarzyszenia, a także lokalną społecznością. Zakłada on sprane i efektyne drażanie LSR, przy znacznym udziale mieszkańcó obszaru, który torzy, co przede szystkim ymaga uposzechniania dostępnej i janej informacji przy ykorzystaniu najbardziej przystępnych kanałó komunikacyjnych dostosoanych do poszczególnych grup odbiorcó. System ten przede szystkim oparty jest o zasady: janości, aktualności, dostępności oraz systematyczności. Podstaoymi celami planu komunikacji są: I. Wzrost śiadomości mieszkańcó nt. założeń LSR. Ziększenie aktyności lokalnej społeczności procesie drażania LSR I. Popraa efektyności drażania LSR Pierszy cel dotyczy głónie uposzechniania informacji nt. zakresó planoanych do realizacji działań, a także zasad udzielania sparcia oraz terminó naboró nioskó. Drugi ma za zadanie zachęcić mieszkańcó obszaru do aktynego łączenia się działania ujęte LSR poprzez przedstaianie potencjalnych korzyści z podjętej spółpracy, a także bieżące dostosoyanie się do oczekiań odbiorcó. Trzeci cel służy m.in. zadbaniu o najyższą efektyność ydatkoania środkó publicznych ramach drażania LSR, poprzez bieżące monitoroanie i ocenę postępu prac, a także przypadku niezbędnej interencji, aktualizacji zapisó LSR, uspraniających ten proces. Przyjęty plan komunikacji jest spójny i yczerpujący. Uzględnia iele narzędzi i kanałó informacyjnych, umożliiających dostęp do informacji szerokiej grupie odbiorcó, tj: osobom ziązanym zaodoo z działalnością (spotkania Członkó, bezpośrednie spotkania, yiady), jak rónież szystkim mieszkańcom obszaru (lokalne portale i prasa, imprezy pleneroe), potencjalnym beneficjentom: przedsiębiorcom, a także przedstaicielom sektora społecznego (lokalna prasa, internet, portale tematyczne, bezpośrednie spotkania branżoe), a szczególności osobom z grup defaoryzoanych, takich jak: osoby młode (np. strony internetoe, portale społecznościoe), jak i starsze (narzędzia tradycyjne: ogłoszenia lokalnych instytucjach, prasa lokalna, bezpośrednie spotkania), bezrobotni, osoby zagrożone ubóstem lub społecznym (np. prasa lokalna, tym z branży rolniczej, bezpośrednie informacje miejscach pobierania śiadczeń, informacje na tablicach ogłoszeń Urzędach Pracy, Ośrodku Doradzta Rolniczego, Urzędach Gmin/ Gminnych Ośrodkach Pomocy Społecznej, indyidualne doradzto, itp.). Taki szeroki dobór narzędzi, dostosoanych do potrzeb poszczególnych grup odbiorcó, zaierający elementy innoacyjne (np. dotychczas nie ykorzystyane przez portale społecznościoe, spotkania branżoe/tematyczne) i atrakcyjne ze zględu na formę (imprezy pleneroe, inicjatyy informacyjnopromocyjne, indyidualne doradzto), stosoany systematycznie przez cały okres drażania planu komunikacji, zapeni ysokie i stałe zaangażoanie mieszkańcó, a także pozyskanie rzetelnej informacji zrotnej o działalności, co przyczyni się do zapenienia odpoiedniej jakości i skuteczności realizacji LSR. Do każdego typu stosoanych narzędzi, stosoanych procesie komunikacji, określone zostały adekatne skaźniki produktu i rezultatu mierzące efekty proadzonych działań, ujęte tabeli przedstaiającej zakres planu komunikacji. Dodatkoo skaźniki te zostały odpoiednio opisane raz ze skazaniem metodologii ich szacoania. 1

2 Rys. Schemat komunikacji Efektem proadzonych działań będzie storzenie pozytynego izerunku, ukazanie korzyści z realizacji inicjaty finansoanych z budżetu UE, sparcie beneficjentó pozyskianiu i rozliczaniu środkó, informoanie o stanie osiągania skaźnikó ujętych LSR, popularyzacja i promocja efektó działań i jej beneficjentó, zachęcanie do podejmoania szeroko pojętej spółpracy na rzecz lokalnej społeczności, ciągłe uspranianie działalności i drażania LSR. Pozyskane procesie komunikacji informacje przyczynią się do zapenienia najyższej jakości procesu drażania LSR, poprzez poznanie opinii lokalnej społeczności, dotyczącej stosoanych przez procedur yboru operacji do dofinansoania, tym kryterió oceny nioskó. Poprzez komunikoanie się z lokalnym społeczeństem m.in. przed ogłaszanymi konkursami, zdobędzie informację na temat zainteresoania potencjalnych nioskodacó, dzięki czemu będzie mogła odpoiednio moduloać działania informacyjno- promocyjne nt. realizoanych działań, np. je intensyfikoać lub kieroać bardziej bezpośredni do konkretnych odbiorcó. Dzięki takim działaniom może także zorientoać się czy stosoane kryteria yboru, a także odpoiednie zapisy dotyczące ymagań konkursoych, są przez odbiorcó łaściy interpretoane, a także czy stosoany przekaz jest jasny i zrozumiały. W sytuacjach problemoych będzie możlie ich odpoiednie dostosoyanie do potrzeb odbiorcó. Podobnie możlia będzie eryfikacja zgodności zakresó oraz efektó planoanych do realizacji przez beneficjentó z zakładanymi przez oczekianiami stosunku do drażanych działań. W przypadku rozbieżności zostaną podjęte adekatne środki korygujące, zmierzające do osiągnięcia poziomu spójnych oczekiań obu stron. Spotkania informacyjno- konsultacyjne, dotyczące projektó grantoych i projektó spółpracy, pozolą na poznanie opinii dotyczących tych konkretnych działań, a także spólnego ypracoania najlepszej efektyności kieroanego sparcia. Informacja zrotna pozoli skorygoać bądź doprecyzoać kierunek proadzonych działań, aby odpoiadał on oczekianiom łaściym dla obu stron. Ponadto zintensyfikoana akcja promocyjno- informacyjna ziększy zaangażoanie partneró i nioskodacó proces nieloania zdiagnozoanych LSR potrzeb. Dodatkoo, trakcie proadzonych przed naborami nioskó spotkań konsultacyjnych, potencjalni beneficjenci będą mogli omóić przykłady operacji ramach danych konkursó, a dalsze doradzto tym zakresie śiadczone przez biuro, przyczyni się do lepszej jakości składanych nioskó. Analiza opinii yrażanych przez osoby korzystające z tego typu sparcia ( postaci ankiet) umożlii zapenienie najyższej jakości sparcia udzielanego przez praconikó 2

3 biura. W przypadku niezadoalających ocen zostaną zastosoane środki napracze zgodnie ze skazaniami i oczekianiami osób z niego korzystających. zaplanoało rónież bieżące monitoroanie, a także badania ankietoe, zakresie efektyności proadzonych działań ramach realizacji planu komunikacji, tym zasadności i trafności doboru metod, kompetencji i umiejętności interpersonalnych osób komunikujących się z lokalna społecznością, efektyności śiadczonego doradzta, jak rónież funkcjonoania i samego procesu drażania LSR. Wyniki tych badań oraz zbierane na bieżąco opinie społeczności lokalnej ujmoane będą okresoych raportach ealuacyjnych sporządzanych przez praconika biura, który odpoiedzialny będzie za systematyczne monitoroanie prac, tym realizacji planu komunikacji. Dokładny przebieg procesu oceny opisany został rozdziale X. Monitoring i ealuacja. Tak zebrane nioski ykorzystyane zostaną celu uspranienia procesu drażania LSR, tym także do realizacji planu komunikacji. W przypadku uzyskania niezadoalających efektó drażania LSR, jak rónież proadzenia samego planu komunikacji, zaróno ze strony jak i lokalnej społeczności, ziązanych m.in. z niską jakością proadzonych działań, czy też nieracjonalnego ydatkoania budżetu stosunku do uzyskianych rezultató, niezbędne będzie proadzenie odpoiednich korekt po uprzedniej analizie oczekiań i możliości zakresie popray sytuacji problematycznej. Taką dogłębną analizę, która będzie miała za zadanie ypracoanie konkretnych rekomendacji dla uspranienia procesu komunikacji, a tym samym lepszego drażania LSR, zleci się specjalnie poołanemu do tego celu zespołoi eksperckiemu, złożonego z praconikó biura, a także Członkó, będących przedstaicielami społeczności lokalnej. Możlie będzie zaróno ziększenie jakości podejmoanych działań, skieroanie ich do szerszej grupy odbiorcó, raz z dostosoaniem do ich potrzeb, ziększenie ich intensyności, itp. zależności od zdiagnozoanego słabego ognia tego procesu. Takie działanie z penością przyczyni się do jeszcze lepszego zaspokojenia oczekiań lokalnej społeczności i ziększenia efektyności działalności. Budżet działań ziązanych z procesem komunikacji obejmuje budżet dla działania Aktyizacja, który okresie ynosi: ,00 zł. Część działań ramach komunikacji z lokalną społecznością ykonyanych będzie przy zaangażoaniu praconikó zatrudnionych biurze, są to np. spotkania informacyjno- konsultacyjne, proadzenie portalu społecznościoego, czy strony internetoej, spotkania Członkó. Jednocześnie nie ma możliości oszacoania tej części środkó ramach budżetu dla tz. Kosztó bieżących, które obejmują szereg innych działań, ziązanych z bieżącą działalnością Biura. Łączny koszt dla tego działania okresie drażania LSR ynosi: ,00 zł. 3

4 Tab.. Plan komunikacji L p. Naza działania Cel Grupy doceloe Środki przekazu Wskaźniki Uagi dotyczące określenia skaźnikó 1 Kampania I - komunikaty na stronach - 1 strona internetoa Pomiar odbyać się będzie poprzez informacyjno- internetoych i portalach ejść rocznie promocyjna nt. społecznościoych - 1 portal społecznościoy polubień portalu społecznościoego, działalności oszacoany na podst. dotychczasoych obseracji. mieszkańcy, tym: - członkoie - lokalni liderzy - przedsiębiorcy - organizacje pozarządoe - grupy defaoryzoane: osoby młode i starsze, bezrobotni, osoby zagrożone społecznym i ubóstem - ogłoszenia prasie - 20 ogłoszeń prasie osób, do których dotrą szystkie ogłoszenia - broszury - min. 5 broszur papieroych lub elektronicznych, drukoanych e łasnym zakresie edle zapotrzeboania na organizoane spotkania, podczas doradzta, itp osób, które zapozna się z broszurą - spotkanie informacyjne dla Członkó - spotkania informacyjnokonsultacyjne dla mieszkańcó - 8 spotkań osób, które ezmą udział / spotkaniach spotkań osób, które ezmą udział spotkaniach informacyjnokonsultacyjnych osób zadoolonych ze spotkań przeproadzonych przez Ogłoszenia prasie lokalnej, obejmującej cały obszar, zamieszczane będą przed każdym naborem nioskó. Będą to ydanicta publiczne (gazetki poiatoe, ODR-u) lub komercyjne (np. Gazeta Współczesna). Liczba odbiorcó, oszacoana na podst. nakładu, ynoszącego min na numer. Szacuje się, że z broszur skorzysta ( okresie ogłaszania konkursó- tj ): ok. 200 osób uczestniczących spotkaniach przed konkursami, a także 1000 osób rocznie śledzących stronę internetoą. Zaplanoano spotkanie Członkó min. 1 roku, każdym eźmie min. 50 osób, a zatem sumując e szystkich spotkaniach udział eźmie 400 osób. 16 spotkań roku ( każdej gminie z obszaru ) x 7 lat, na 1 spotkaniu średnio 15 osób, z czego 70% yrazi pozytyną opinię z udziału spotkaniach. Termin ciągły 2016/ 2022/

5 2 Informoanie o arunkach korzystania ze środkó ramach drażania LSR 3 Konsultacje dotyczące realizacji projektó spółpracy 4 Aktyizacja mieszkańcó I i I i - szyscy potencjalni nioskodacy, ngo, przedstaiciele jst, przedsiębiorcy, gr. defaoryzoane: osoby młode i starsze, bezrobotni, osoby zagrożone ubóstem i społecznym - członkoie - mieszkańcy - lokalni liderzy - mieszkańcy - lokalni liderzy - szyscy potencjalni nioskodacy, tym szczególności organizacje pozarządoe, przedstaiciele jst, przedsiębiorcy, grupy defaoryzoane: osoby młode i starsze, osoby zagrożone - ogłoszenia siedzibie i instytucjach publicznych zrzeszonych gmin ( tym PUP, GOPS/ MOPS, ODR) - komunikaty na stronach internetoych - spotkanie informacyjnokonsultacyjne - konsultacje indyidualne - strona internetoa - portal społecznościoy - spotkanie informacyjnokonsultacyjne - komunikaty na stronach internetoych i portalach społecznościoych - inicjatya informacyjnopromocyjna (szkolenie, arsztaty, konferencja, yjazd, targi, imprezy itp.) - 1 strona internetoa ejść na stronę rocznie - 1 portal społecznościoy - 20 spotkań informacyjnokonsultacyjnych osób, które eźmie udział / spotkaniach osoby zadoolone ze spotkań organizoanych przez godzin doradzta nioskó/operacji, które płyną do yniku śiadczonego z doradzta ramach szystkich konkursó - 1 strona internetoa ejść na stronę rocznie - 1 portal społecznościoy - 4 spotkania osób, które ezmą udział ramach szystkich spotkań - 1 strona internetoa ejść na stronę rocznie - 1 portal społecznościoy - 91 inicjaty (spotkania tematyczne, dot. np. alki z społecznym; imprezy promocyjne, yjazdy studyjne, forum NGO, itp.) ,00 osób które ezmą udział / inicjatyach 5 Pomiar odbyać się będzie poprzez polubień portalu społecznościoego, oszacoany na podst. dotychczasoych obseracji. Spotkania odbyać się będą przed każdym konkursem, na każdym obecnych będzie średnio. 10 osób, z czego 70% yrazi pozytyną opinię z tego udziału. Średnio 25h/m-c x 72 m-cy ( okresie ogł. konkursó)= 1800 h. Doradzto śiadczone na 3 etapach- ubiegania się o środki, drażania i rozliczenia operacji. Każda operacja ymagać będzie ok. 12 h. Szacuje się że 70% porad przełoży się na złożone nioski. Pomiar odbyać się będzie poprzez liczbę ejść na stronę oraz polubień portalu społecznościoego, oszacoany na podst. dotychczasoych obseracji Konsultacje proj. spółpracy odbędą się głónie na spotkaniach z członkami, każdym udział eźmie śr.35os. Pomiar odbyać się będzie poprzez polubień portalu społecznościoego, oszacoany na podst. dotychczasoych obseracji W ramach 7 lat akcji informacyjnoaktyizującej zaplanoano realizację średnio 13 inicjaty roku. Liczbę odbiorcó oszacoano uśredniony, na podstaie dotychczasoych doś.: rocznie ok odbiorcó szystkich / działań ciągły, a także przed każdym naborem nioskó 2016/ 2022 okresie od 2019 do 2021r. ciągły 2016/ 2022

6 5 Baza dobrych praktyk 6 Badanie łasne dotyczące efektyności proadzonych działań, szczególności informacyjnych, aktyizujących i doradczych 7 Ocena działalności I I ubóstem lub społecznym - mieszkańcy - przedsiębiorcy - ngo - grupy defaoryzoane: osoby młode i starsze, bezrobotni, osoby zagrożone społecznym i ubóstem - nioskodacy - mieszkańcy - członkoie - mieszkańcy - nioskodacy - członkoie - broszury/ foldery - 3 publikacje egz. publikacji osób, które zapoznają się z / publikacjami - materiały promocyjne - 6 kompletó materiałó osób, do których dotrą materiały promocyjne - strona internetoa - portal społecznościoy - ankiety papieroe i elektroniczne - yiady - formularz na stronie internetoej - analiza dokumentó - ankiety - yiady - formularz na stronie internetoej - analiza dokumentó - 1 zakładka na stronie internetoej ejść na stronę rocznie - 1 portal społecznościoy - 6 raportó ealuacyjnych, osób, do których dotrą yniki / badań ankiet osób yrażających są opinię e szystkich ankietach - 1 raport ealuacyjny osób, do których dotrą yniki badań ankiet osób yrażających są opinię ankiecie Zaplanoano ydanie 3 folderó informujących o i drażaniu LSR, a jednocześnie aktyizujących lokalną społeczność, każdy po 3 tyś egzemplarzy ydaanych : 2017, 2019, W okresie od 2016r. do 2021r. zakupione zostaną rokrocznie materiały promocyjne, łącznie 6 zestaó, ilość odbiorcó oparciu o dotychczasoe doś. szacuje się na 1000 os. na komplet. Pomiar odbyać się będzie poprzez polubień portalu społecznościoego, oszacoany na podst. dotychczasoych obseracji Na podstaie ynikó przeproadzonych badań, na podst. min. 50 ankiet (czyli 300 ramach 6 lat), każdym roku, opracoany zostanie raport ealuacyjny. Każdy z nich dotrze do 1000 osób, śledzących rocznie stronę, a zatem łącznie z raportami zapozna się 6000 osób. Na podstaie ynikó przeproadzonych ankiet, od min. 200 osób, opracoany zostanie raport ealuacyjny, który dotrze do 1000 osób, śledzących rocznie stronę. Ealuacja zostanie zlecona firmie zenętrznej. ciągły 2021 I półrocze lat 2022 I półrocze

7 7