Strona 1z 13. Załącznik nr 3 do uchwały nr 10/111/11/IV Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 15 lutego 2011 r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do uchwały nr 10/111/11/IV Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 15 lutego 2011 r. KSIĄśKA PROCEDUR PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich Procedura obsługi wniosku o płatność obejmującej realizację operacji osi priorytetowej 4 ZrównowaŜony rozwój obszarów zaleŝnych od rybactwa w ramach PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich KP-004-SW/2/z Strona 1z 13

2 Zatwierdzenie KP Opracowali: Data złoŝenia podpisu: Podpis i pieczęć Wydział Obszarów ZaleŜnych Departament Rybołówstwa Zatwierdził: Data złoŝenia podpisu: Podpis i pieczęć MRiRW Strona 2z 13

3 Spis treści: 1. Procedury Nazwa procedury Przedmiot procedury Obszar Funkcja Przebieg procesu Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy Załączniki... 16Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. Strona 3z 13

4 1. PROCEDURY Strona 4z 13

5 1. Procedury 1.1. Nazwa procedury Procedura obsługi wniosków o płatność składanych na podstawie umów o dofinansowanie zawieranych w zakresie środka 4.1. Rozwój obszarów zaleŝnych od rybactwa oraz środka 4.2. Wsparcie na rzecz współpracy międzyregionalnej i międzynarodowej w ramach PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich Przedmiot procedury. Procedura obsługi wniosku o płatność składanego w ramach operacji w zakresie środka 4.1. Rozwój obszarów zaleŝnych od rybactwa oraz środka 4.2. Wsparcie na rzecz współpracy międzyregionalnej i międzynarodowej w ramach PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich Przedmiotowa procedura słuŝy do weryfikacji wniosku o płatność Obszar. Obsługa wniosków o płatność w ramach, których będą realizowane następujące operacje: wzmocnieniu konkurencyjności i utrzymaniu atrakcyjności obszarów zaleŝnych od rybactwa, restrukturyzacji i reorientacji działalności gospodarczej oraz dywersyfikacji zatrudnienia osób mających pracę związaną z sektorem rybactwa, w drodze tworzenia dodatkowych miejsc pracy poza tym sektorem, podnoszeniu wartości produktów rybactwa. Rozwoju usług na rzecz społeczności zamieszkującej obszary zaleŝne od rybactwa, ochronie środowiska i dziedzictwa przyrodniczego na obszarach zaleŝnych od rybactwa w celu utrzymania jego atrakcyjności oraz przywracaniu potencjału produkcyjnego sektora rybactwa, w przypadku jego zniszczenia w wyniku klęski Ŝywiołowej. funkcjonowanie lokalnej grupy rybackiej (LGR) oraz nabywaniu umiejętności i aktywizacji lokalnych społeczności, wsparcie na rzecz współpracy międzyregionalnej i międzynarodowej, w ramach którego mogą być realizowane operacje polegające na promowaniu współpracy międzyregionalnej lub międzynarodowej między LGR Funkcja Funkcją procedury jest opis trybu postępowania pracowników SW w procesie obsługi wniosków o płatność dla operacji w zakresie środka 4.1. Rozwój obszarów zaleŝnych od rybactwa oraz środka 4.2. Wsparcie na rzecz współpracy międzyregionalnej i międzynarodowej w ramach PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich Przebieg procesu. Reguły związane z przebiegiem procesu R.1. Zaliczka jest wypłacana beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia naleŝytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie. R.2. Formy zabezpieczenia zaliczki określone są w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786). Strona 5z 13

6 R.3. W przypadku, gdy umowa o dofinansowanie przewiduje wypłatę zaliczki w kilku transzach, wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzaleŝniona od rozliczenia określonej w umowie o dofinansowanie części dotychczas otrzymanych transz, nie niŝszej jednak niŝ 70% łącznej kwoty przekazanych transz. R.4. W przypadku konieczności poprawy zlecenia płatności naleŝy przejść do procedury Poprawa zlecenia płatności dla środków w ramach PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich (KP-008-SW/1/z). R.5. W przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości naleŝy posłuŝyć się Instrukcją postępowania w przypadku stwierdzenia, rozpatrywania oraz przekazywania informacji o nieprawidłowościach (I-1) R.6. Zgodnie z KP Departamentu Księgowości ARiMR dla PO (KP ARiMR) najpóźniej z pierwszym Zleceniem Płatności z danej Jednostki Autoryzującej do Departamentu Księgowości powinna być przesłana Karta wzorów podpisów osób upowaŝnionych do zatwierdzania do wypłaty zleceń płatności w ramach Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich (KK-16/200). 1 R.7. W przypadku konieczności zwrotu beneficjentowi dokumentów prawnego zabezpieczenia umowy o dofinansowanie naleŝy przejść do obowiązującej KP-007-SW/1/z Procedura zwrotu beneficjentowi dokumentu związanego z prawnym zabezpieczeniem wykonania zobowiązań przez beneficjentów w zakresie osi priorytetowej 4 ZrównowaŜony rozwój obszarów zaleŝnych od rybactwa w ramach PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich PRZEBIEG PROCESU OBSŁUGI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ DLA OSI PRIORYTETOWEJ IV 1 KsiąŜka Procedur - Procedury Księgowe w ramach PO ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich KP ARiMR została opracowana przez ARiMR dla wszystkich osi priorytetowych i tym samym dla wszystkich instytucji pośredniczących realizujących PO RYBY (ARiMR, SW, FAPA). KP ARiMR zostanie udostępniona SW w IV kwartale 2010 r. Strona 6z 13

7 Załącznik nr 3 do uchwały nr 10/111/11/IV Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 15 lutego 2011 r. Etap Opis czynności Jednostka/komórka organizacyjna w SW Stosowane wzory dokumentów Przyjęcie Wniosku o płatność i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację 1. Dekretacja na właściwego kierownika/osobę nadzorującą komórkę wdroŝeniową P -1, P Przekazanie akt sprawy pracownikowi weryfikującemu Weryfikacja wstępna Wniosku beneficjenta o płatność K-1, P-13, P-14 Odrzucenie Wniosku/złoŜenie Akceptacja etapu K-1 Cz. A P-11, P-18, WW-1 wyjaśnień Osoba upowaŝniona do Weryfikacja Wniosku beneficjenta o płatność pod względem wykonania zadania w kompletności i poprawności Wniosku, zgodności z Umową oraz komórce wdraŝającej Oś K-1 Cz. B 1-7, K-1 Cz. C-1, K-1 Cz. D 5-6 pod względem rachunkowym oraz przeprowadzenie kontroli w 4 PO RYBY miejscu realizacji operacji (według zakresu obowiązków w SW) Akceptacja etapu Zalecenie do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji i przeprowadzenie kontroli (przeprowadzenie kontroli Zgodnie z KP Kontrole na miejscu) Uzupełnienie Wniosku Odrzucenie Wniosku K-1 Cz. B 1-5 B-6, P-2, P-3 K-1 Cz. B 3A, K-1 Cz. B 4A WW-1 K-1 Cz. D, K-1 CZ. E, K-1 Cz. F P-11, P-15, P-16, P-17, P Akceptacja etapu Korekta kwoty kosztów kwalifikowanych i kwoty wnioskowanej do refundacji 5. Zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji, podsumowanie oceny Wniosku Osoba upowaŝniona do K-1 B-3, K-1 B-4 P-4 K-1 Cz. C-2 Strona 7z 13 Strona 7z 13

8 6. 7. Przygotowanie zlecenia płatności i zatwierdzenie zestawienia zleceń płatności Przygotowanie i zatwierdzenie pisma przewodniego do ARiMR Departament Księgowości (DKs) Z-1/200, Z-1A/200, Z-2/200 P-5 8. Przekazanie pisma przewodniego zleceń płatności, zestawienia zleceń płatności do DKs w ARiMR 9. Obsługa zlecenia płatności i wypłata pomocy finansowej 10. Sporządzenie, sprawdzenie i zatwierdzenie korekty zlecenia płatności Sporządzenie, sprawdzenie i zatwierdzenie noty korygującej Na bieŝąco zgodnie z terminami określonymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) Osoba upowaŝniona do wykonania zadania w komórce wdraŝającej Oś 4 PO RYBY (według zakresu obowiązków w SW) Osoba upowaŝniona do zatwierdzania kwoty do wypłaty w jednostce zatwierdzającej kwoty do wypłaty Z-4/200, Z-4A/200 P-5 P-1/ Informacja o przekazaniu środków Na bieŝąco P-6 Strona 8z 13

9 Załącznik nr 3 do uchwały nr 10/111/11/IV Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 15 lutego 2011 r. 2. CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY Strona 9z 13

10 2. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy 2.1. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy: Dokumentacja prowadzonej sprawy, na wszystkich stanowiskach pracy, powinna być na bieŝąco znakowana, gromadzona oraz przechowywana w teczkach aktowych (opisanych zgodnie z postanowieniami aktualnej procedury właściwego SW) w kolejności chronologicznej, wynikającej z zasad prowadzenia akt, umoŝliwiające łatwe ich odszukanie i sprawdzenie, a takŝe chronienie ich przed osobami nieupowaŝnionymi, Archiwizacja odbywa się zgodnie z aktualną procedurą właściwego SW. Mając na uwadze art. 87 rozporządzenia Rady (WE) Nr 1198/2006 z dnia 27 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rybackiego dokumentacja podlegająca archiwizacji musi być przechowywane przez SW nie krócej niŝ do dnia 31 grudnia 2020 r. W przypadku opóźnień w zamykaniu programu operacyjnego termin przechowywanie dokumentacji moŝe zostać wydłuŝony Opis zadań pracowników SW Struktura organizacyjna komórki odpowiedzialnej za wdraŝanie Osi 4 PO RYBY w jednostkach organizacyjnych Samorządów Województw przedstawia się następująco: Kompetencje i uprawnienia do wykonywania określonych czynności (podpisywanie pism/zatwierdzanie etc. wynikają z regulaminów wewnętrznych oraz zakresów obowiązków na poszczególnych stanowiskach w ramach SW). W związku z powyŝszym zapisy niniejszej procedury dotyczące zakresu czynności na poszczególnych stanowiskach odnoszą się jedynie do minimalnych potrzeb, jakie naleŝy spełnić przy obsłudze wniosku. l.p. Stanowisko Podstawowe obowiązki 1. Dyrektor komórki wdroŝeniowej/ lub osoba upowaŝniona zarządznie komórką organizacyjną oraz wdraŝaniem Osi 4 PO RYBY podpisywanie pism wykonywanie zadań powierzonych przez 2. Stanowisko do spraw kancelaryjno-biurowych/ lub osoba upowaŝniona (według zakresu obowiązków w SW) Dyrektora i Kierownika wykonywanie czynności wynikających z zakresu obowiązków SW Kierownik biura/koordynator Zespołu/ lub osoba upowaŝniona (według zakresu obowiązków w SW) Koordynator kontroli/ lub osoba upowaŝniona (według zakresu obowiązków w SW) 5. Osoby upowaŝniona do wykonania zadania w komórce wdraŝającej Oś 4 PO RYBY (według zakresu obowiązków w SW) 6. Osoby upowaŝniona do wykonania zadania w komórce wdraŝającej Oś 4 PO RYBY (według zakresu obowiązków w SW) odpowiedzialny za: wykonywanie zadań powierzonych przez Dyrektora organizację pracy całego biura merytorycznie za przebieg wdroŝenia osi 4 PO RYBY właściwe rozdzielenie wniosków wykonywanie czynności wynikających z zakresu obowiązków SW przygotowanie i obsługa czynności związanych z przygotowanie Rocznego Planu Kontroli przeprowadzeniem kontroli Sporządzenie dokumentacji pokontrolnej wykrywanie ewentualnych błędów na stanowiskach 5,6 i7 przydzielenie kontroli, wykonywanie czynności wynikających z zakresu obowiązków SW Weryfikacja wniosków o dofinansowanie Przygotowanie umowy Sprawozdawczość i monitring Informacja i promocja wykonywanie czynności wynikających z zakresu obowiązków SW Weryfikacja wniosków o płatność obsługa pomocy technicznej wykonywanie czynności wynikających z zakresu obowiązków SW Strona 10 z 13

11 7. Osoby upowaŝniona do wykonania zadania w komórce wdraŝającej Oś 4 PO RYBY (według zakresu obowiązków w SW) przygotowanie i obsługę czynności związanych z przeprowadzeniem kontroli wykonywanie czynności wynikających z zakresu obowiązków SW Ostateczny kształt struktury organizacyjnej poszczególnych SW związany z pełnieniem funkcji Instytucji Pośredniczącej w zakresie Osi 4 PO RYBY zaleŝeć będzie od ilości wybranych w danym województwie LGR a co za tym idzie od ilości wniosków, które będą wpływały do danego Urzędu Marszałkowskiego, środków finansowych przeznaczonych na ten cel oraz od przyjętych rozwiązań organizacyjnych. Strona 11 z 13

12 Załączniki 1 2 Symbol dokumentu Nazwa K-1 Karta weryfikacji wniosku o płatność Instrukcja wypełniania karty weryfikacji IK-1 wniosku o płatność dla środka 2.1 Inwestycje w chów i hodowlę ryb P-1 Wzór spisu dokumentów w ramach danej sprawy P-2 Wzór zlecenia przeprowadzenia kontroli w miejscu P-3 Wzór załącznika do informacji pokontrolnej P-4 Wzór pisma informującego o wysokości kwoty ustalonej do wypłaty P-5 Wzór pisma przekazującego zlecenie płatności P-6 P-8 P-10 Wzór pisma informującego o dokonaniu płatności Wzór pisma wzywającego do złoŝenia wniosku o płatność Wzór pisma OR informującego o nie złoŝeniu przez beneficjenta w terminie wniosku o płatność w ramach środka 2.5. P-11 Wzór pisma o wypowiedzeniu umowy o dofinansowanie P-12 P-13 P-14 P-15 P-16 Wzór pisma informującego o negatywnej weryfikacji wniesionych przez beneficjenta zabezpieczeń zaliczki Wzór pisma informującego o wstrzymaniu weryfikacji wniosku o płatność w związku ze złoŝonym wnioskiem o aneks do umowy o dofinansowanie Wzór pisma do Ministra Finansów w/s ewentualnego wykluczenia beneficjenta z otrzymania pomocy Wzór pisma przekazującego wniosek do MF o dokonanie wpisu beneficjenta do rejestru podmiotów wykluczonych Wzór prośby o złoŝenie uzupełnień/wyjaśnień w związku z brakiem wniosku lub/wnioskiem złoŝonym po terminie/do beneficjenta podlegającego wykluczeniu P-17 Wzór pisma informującego o braku podstaw do wypowiedzenia umowy P-18 Wzór pisma o odmowie wypłaty pomocy finansowej Db-1 Deklaracja bezstronności Strona 12 z 13

13 I-1 I-1.2 WW-1 Instrukcja postępowania w przypadku stwierdzania, rozpatrywania oraz przekazywania informacji o nieprawidłowościach Informacja o Stwierdzeniu Wystąpienia Nieprawidłowości (IUS)/ Rozpatrzenie Informacji o Uzasadnionym Podejrzeniu Wystąpienia Nieprawidłowości (RIUP) Wzór wezwania do usunięcia braków lub złoŝenia wyjaśnień T-1 Tabela monitorowania składania wniosków o płatność IT-1 D-1 P-1/200 Z-1/200 Z-1a/200 Z-2/200 Z-4/200 Z-4A/200 Instrukcja wypełniania Tabeli monitorowania składania wniosków o płatność Decyzja określająca przypadającą kwotę do zwrotu Nota korygująca Zlecenie Płatności ze środków współfinansowania krajowego dla Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich Zlecenie Płatności dla Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich dla płatności zaliczkowych Zlecenie płatności ze środków współfinansowanie Krajowego (zaliczka) Zlecenie korygujące Zlecenie korygujące Strona 13 z 13