Zarządzenie Nr II/194/2007 Burmistrza Miasta Jasła z dnia 20 września 2007 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr II/194/2007 Burmistrza Miasta Jasła z dnia 20 września 2007 roku W sprawie: wprowadzenia dokumentacji wydanie 2 Systemu Zarządzania Jakością. Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym /Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz ze zm./ zarządzam, co następuje: 1 1. Z dniem roku wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miasta w Jaśle zbiór dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) wydanie W skład dokumentacji SZJ wydanie 2 wchodzą: a/ księga jakości, b/ zbiór procedur i instrukcji jakości wg załącznika nr 1 do niniejszego zarządzenia, c/ zbiór kart stanowiskowych wg załącznika nr 2 do niniejszego zarządzenia, d/ zbiór informacji dla mieszkańców wg załącznika nr 3 do niniejszego zarządzenia. 2 Od dnia roku zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Miasta w Jaśle do realizacji zadań wg zasad zawartych w dokumentacji SZJ wydanie Dokumentacja SZJ wymieniona w 1 niniejszego zarządzenia dostępna jest na wewnętrznej internetowej stronie Urzędu Miasta w Jaśle. 2. Oryginały Księgi Jakości oraz procedur i instrukcji jakości przechowywane są u Pełnomocnika ds. Jakości. 3. Oryginały Kart stanowiskowych i Informacji dla klientów przechowywane są przez Kierowników merytorycznych wydziałów. 4 Traci moc Zarządzenie Nr 19/2002 Burmistrza Miasta Jasła z dnia 22 marca 2002 roku sprawie wprowadzenia dokumentacji wydanie 1 systemu zarządzania jakością. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia r.

2 Wykaz Procedur i Instrukcji Jakości Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Nr II/194/2007 z dnia 20 września 2007 r. Oznaczenie PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ Procedura przygotowania projektu uchwały budżetowej Procedura zabezpieczenia realizacji uchwały budżetowej Procedura nadzoru nad dokumentacją Procedura redagowania, wdrażania i zarządzania dokumentacją systemową Procedura opracowywania kart stanowiskowych oraz zasad przekazywania informacji wewnętrznej Procedura wydawania opinii prawnych Procedura aktualizacji przepisów Procedura przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej i Zarządzeń Burmistrza Procedura realizacji uchwał Rady Miejskiej i Zarządzeń Burmistrza Procedura zakupów Procedura przyjmowania pracowników do pracy Procedura szkoleń pracowników Procedura oceny pracowników Procedura identyfikacji, opracowania i dystrybucji informacji dla mieszkańców Procedura badania opinii mieszkańców Procedura rozpatrywania skarg i wniosków Procedura rozpatrywania interpelacji Radnych Procedura korzystania ze sprzętu Procedura kontroli wewnętrznej Procedura ochrony informacji niejawnych Procedura zarządzania systemem informatycznym Urzędu Miasta w Jaśle

3 Oznaczenie INQ PRQ PRQ PRQ PRQ INQ INQ INQ INQ PRQ PRQ PRQ PRQ PRQ Instrukcja ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta w Jaśle Procedura obiegu dokumentów Procedura wydawania decyzji administracyjnych Procedura wydawania zaświadczeń Procedura archiwizacji dokumentów Instrukcja przyjmowania akt z komórek organizacyjnych Urzędu Instrukcja przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego Instrukcja brakowania dokumentacji niearchiwalnej Instrukcja udostępniania i wypożyczania akt z archiwum zakładowego Procedura auditów wewnętrznych Procedura działań korygujących i zapobiegawczych Procedura nadzoru nad zapisami jakości Procedura przeglądu funkcjonowania Urzędu Miasta wykonywanego przez Kierownictwo Procedura wykonywania audytu wewnętrznego

4 Wykaz Kart stanowiskowych Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Nr II/194/2007 z dnia 20 września 2007 r. Oznaczenie KS/FN/01 KS/FN/02 Obsługa długu publicznego Inwentaryzacja rzeczowych składników majątkowych KS/FN/03 Sporządzanie list plac oraz dokonywanie rozliczeń pracowników z tytułu wynagrodzeń KS/FN/04 Ewidencja dokumentów wydatkowych (konto 130-1) KS/FN/05 Ewidencjonowanie dokumentów księgowych do konta 133 KS/FN/07 KS/FN/08 KS/FN/09 KS/FN/10 KS/FN/11 KS/FN/12 KS/FN/13 KS/FN/14 KS/FN/15 KS/FN/16 KS/OKS/01 Ewidencja dokumentów dochodowych Wymiar, ewidencja, księgowość i windykacja należności z tytułu podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego oraz załatwianie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego producentowi rolnemu zawartego w cenie oleju napędowego, wykorzystywanego do produkcji rolnej Ewidencja, księgowość i windykacja podatku rolnego i podatku leśnego od osób prawnych Wymiar, ewidencja, księgowość i windykacja podatku od nieruchomości od osób fizycznych Ewidencja, księgowość i windykacja podatku od nieruchomości od osób prawnych Ewidencja, księgowość i windykacja podatku od środków transportowych Ewidencja, księgowość i windykacja dochodów pozabudżetowych dochody z umów cywilno-prawnych oraz z tytułu opłat rocznych za wieczyste użytkowanie gruntów. Wymiar, ewidencja, księgowość i windykacja podatku od posiadania psów Ewidencja, księgowość i windykacja dochodów pozabudżetowych dochody z mandatów karnych kredytowanych oraz ewidencja, księgowość i windykacja dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego, załatwianie spraw związanych z opłatą targową. Wydawanie zaświadczeń, prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawie złożonych indywidualnych wniosków o zastosowanie uznaniowych ulg i zwolnień podatkowych, załatwianie spraw związanych z opłatą skarbową, nadzór nad egzekucją administracyjną oraz kontrola podatkowa. Wydanie aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli

5 Oznaczenie KS/OKS/02 Dotacje z budżetu miasta Jasła przyznawane w trybie art. 176 ustawy o finansach publicznych KS/OKS/03 Dotacje z budżetu miasta Jasła przyznawane na podstawie art. 25 ustawy o pomocy społecznej KS/UG/01 Sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. KS/UG/02 Decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. KS/UG/03 Wydawanie wypisów i wyrysów z m. p. z. p. KS/UG/04 Rejestrowanie i analiza wniosków o zmianę m. p. z. p. KS/UG/05 KS/UG/06 KS/SM/01 KS/SM/02 KS/SM/03 KS/SM/04 KS/SM/05 KS/SM/06 KS/SM/07 KS/SO/01 KS/SO/02 KS/SO/03 KS/SO/04 KS/SO/05 KS/SO/06 KS/SO/07 KS/SO/08 KS/SO/09 Podziały nieruchomości Numeracja nieruchomości Ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych Współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych Użycie środków przymusu bezpośredniego przez strażników gminnych Pobieranie i rozliczanie bloczków mandatowych Eksploatacja pojazdu służbowego Peugeot nr rej RJS 77 KT Interwencje: pisemne, ustne, telefoniczne i anonimowe Dokumentowanie faktu użycia środka przymusu bezpośredniego Zameldowanie na pobyt stały Zameldowanie na pobyt czasowy ponad 3 miesiące Zameldowanie na pobyt czasowy do 3 miesięcy Zameldowanie noworodka Zameldowanie cudzoziemca na pobyt czasowy Wymeldowanie z pobytu stałego Zameldowanie cudzoziemca na pobyt stały Wymeldowanie z pobytu czasowego ponad 3 miesiące i do 3 miesięcy Zgłoszenie wyjazdu za granicę na pobyt czasowy ponad 3 miesiące i zgłoszenie powrotu z zagranicy

6 Oznaczenie KS/SO/10 KS/SO/11 KS/SO/12 KS/SO/13 KS/SO/14 KS/SO/15 KS/SO/16 KS/SO/17 KS/SO/18 KS/SO/19 KS/SO/20 KS/SO/21 KS/SO/22 KS/SO/23 KS/USC/01 KS/USC/02 KS/USC/03 KS/USC/04 KS/USC/05 KS/USC/06 KS/USC/07 KS/USC/08 KS/USC/09 Tryb postępowania w sprawie wydania dowodu osobistego Kasowanie dowodów osobistych związana z wymianą lub zgonem Paszporty Aktualizacja danych osobowych na podstawie aktów stanu cywilnego Aktualizacja stałego rejestru wyborców Akcja Kurierska Wypłaty świadczenia rekompensującego za odbyte ćwiczenia wojskowe żołnierzy rezerwy Rejestracja przedpoborowych Przygotowanie i udział w poborze Ochrona przeciwpowodziowa Koordynacja działań OSP Planowanie i kierowanie przygotowaniami Obrony Cywilnej Działanie Obrony Cywilnej Stały Dyżur Burmistrza Rejestracja urodzeń Rejestracja zgonów Przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa Wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa dla osób zamierzających zawrzeć małżeństwo w formie wyznaniowej Wydawanie zaświadczeń stwierdzających, że obywatel polski może zawrzeć małżeństwo zagranicą Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński Sporządzanie aktów małżeństw zawartych w formie wyznaniowej Przyjmowanie do protokołu oświadczeń o uznaniu dziecka Przyjmowanie do protokołu oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki

7 Oznaczenie KS/USC/10 KS/USC/11 KS/USC/12 KS/USC/13 KS/USC/14 KS/USC/15 KS/USC/16 KS/USC/17 KS/USC/18 KS/USC/19 KS/USC/20 KS/USC/21 KS/WS/01 KS/WS/02 KS/WS/03 KS/WS/04 KS/WS/05 KS/WS/06 KS/GM/01 KS/GM/02 KS/GM/03 KS/GM/04 Przyjmowanie oświadczeń małżonków rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa Wydawanie decyzji w sprawie sprostowania aktu stanu cywilnego Wydawanie decyzji w sprawie uzupełnienia aktu stanu cywilnego Wydawanie decyzji zezwalającej na wpisanie do ksiąg stanu cywilnego aktu stanu cywilnego sporządzonego zagranicą Wydawanie decyzji zezwalającej na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 K.r. i o. Wydawanie zezwoleń na przeglądanie ksiąg stanu cywilnego Wpisywanie wzmianek dodatkowych do aktów stanu cywilnego Wpisywanie przypisków pod treścią aktów stanu cywilnego Wydawanie z ksiąg stanu cywilnego odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego Występowanie z wnioskiem o unieważnienie aktu stanu cywilnego Przyjmowanie do protokołu zgłoszenia urodzenia dziecka Wydanie decyzji w sprawie zmiany lub ustalenia pisowni imion i nazwisk Wydawanie zaświadczeń o wpisie i zmianie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej Wydawanie decyzji o wykreśleniu wpisu z ewidencji działalności gospodarczej Wydawanie licencji i zezwoleń na przewóz osób oraz ich zmian Ewidencja innych obiektów świadczących usługi hotelarskie i pól biwakowych Wydawanie decyzji na sprzedaż napojów alkoholowych Wydanie decyzji w sprawie cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych Udzielenie zezwolenia na dysponowanie terenem pasa drogowego ulic, których zarządcą jest Burmistrz Miasta Jasła, na prowadzenie robót budowlanych Wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego drogi /ulicy/, której zarządcą jest Burmistrz Miasta Jasła Uzgodnienie proj. budow. obiektu lub urządzenia lokal. w pasie drogowym ulic, których zarządcą jest Burmistrz Miasta Jasła Przygotowanie zadań inwestycyjnych, remontowych i pozostałych będących w zakresie działania wydziału gospodarki mieniem do budżetu miasta na następny rok

8 Oznaczenie KS/GM/05 KS/GM/06 KS/GM/07 KS/GM/08 KS/GM/09 KS/GM/10 KS/GM/11 KS/GM/12 KS/GM/13 KS/GM/14 KS/GM/15 KS/GM/16 KS/GM/17 KS/GM/18 KS/GM/19 KS/GM/20 KS/GM/21 KS/GM/22 KS/GM/23 KS/GM/24 KS/GM/25 Przyjmowanie od wykonawców faktur za wykonywanie robót budowlanych i usług Rozliczenia inwestycji - przekazywanie zakończonej inwestycji na środki trwałe Urzędu Miasta w Jaśle Informacja z wykonania budżetu (półroczna, roczna) Wydanie zezwolenia na zamianę grobu ziemnego na grób murowany na cmentarzach przy ulicach: Mickiewicza, Gajowej i Zielonej w Jaśle Udzielenie zezwolenia na lokalizację zjazdu z ulic, których zarządcą jest Burmistrz Miasta Jasła Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia - decyzje środowiskowe Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew, krzewów z terenu nieruchomości Wymierzanie kar pieniężnych za zniszczenie terenów zieleni, drzew i krzewów oraz za usunięcie drzew i krzewów bez wymaganego zezwolenia Utrzymanie zieleni miejskiej /zlecenia i kontrola/ Opiniowanie wniosków związanych z gospodarką odpadami Potwierdzenie oświadczeń w sprawie zatrudnienia w indywidualnym gospodarstwie rolnym niezbędnym do wliczenia okresów pracy w rolnictwie do pracowniczego stażu pracy Opróżnianie zbiorników bezodpływowych Gospodarowanie gminnym funduszem ochrony środowiska i gospodarki wodnej Kontrola gospodarki ściekowej w Jaśle Opiniowanie wniosków dotyczących prawa geologicznego i górniczego Odbiór odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości Sprzedaż nieruchomości będących własnością Gminy Miejskiej Jasło w drodze przetargu ustnego nieograniczonego Nabywanie gruntów przez Miasto Jasło na wniosek Dzierżawa, najem, użyczenie nieruchomości na okres do 3 lat Komunalizacja z mocy prawa Oddawanie gruntów w trwały zarząd

9 Oznaczenie KS/GM/26 KS/GM/27 KS/GM/28 KS/GM/29 KS/GM/30 KS/GM/31 KS/GM/32 KS/GM/33 KS/GM/34 KS/GM/35 KS/GM/36 KS/BRM/01 KS/BRM/02 KS/BRM/03 Przydział lokalu mieszkalnego Wstępowanie w stosunek najmu po osobach zmarłych Gospodarowanie mieniem komunalnym najem i dzierżawa nieruchomości użytkowych Sprzedaż nieruchomości będących własnością Miasta Jasła w drodze bezprzetargowej Nabywanie nieruchomości przez Miasto Jasło w drodze zamiany Oddawanie gruntów w użytkowanie wieczyste na wniosek strony, której przysługuje żądanie lub roszczenie Komunalizacja na wniosek Aktualizacja opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego Podnajem lokali mieszkalnych Sprzedaż lokali mieszkalnych Zarządzanie nieruchomościami komunalnymi Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem i pozbawianiem tytułów: Honorowy Obywatel Miasta Jasła" i Zasłużony dla Miasta Jasła". Prowadzenie spraw dot. legalizacji prawnej nad uchwałami RMJ. Zlecenie wypłaty diet dla radnych i osób spoza Rady.

10 Oznaczenie Wykaz Informacji dla mieszkańców Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Burmistrza Nr II/194/2007 z dnia 20 września 2002 r. IK/UG/01 IK/UG/02 IK/UG/03 IK/UG/04 IK/GM/01 IK/GM/02 IK/GM/03 IK/GM/04 IK/GM/05 IK/GM/06 IK/GM/07 IK/GM/08 IK/GM/09 IK/OKS/01 IK/OKS/02 IK/OKS/03 IK/SO/01 IK/SO/02 IK/SO/03 IK/SO/04 Składanie wniosków dotyczących opracowania lub zmiany m.p.z.p. Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu Podziały nieruchomości Numeracja nieruchomości Wniosek w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego drogi (ulicy), której zarządcą jest Burmistrz Miasta Jasła Wniosek w sprawie wydania zezwolenia na zamianę grobu ziemnego na grób murowany Warunki udzielania zezwolenia na świadczenie usług Zezwolenia na utrzymanie psa rasy uznanej za agresywną Potwierdzenie oświadczenia w sprawie zatrudnienia w indywidualnym gospodarstwie rolnym Zezwolenie na usunięcie drzew i krzewów Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia decyzje środowiskowe Zezwolenie na przeprowadzanie i wykonywanie na nieruchomościach urządzeń technicznych Przydział lokalu mieszkalnego Zawiadomienie o organizacji imprez artystycznych lub rozrywkowych Przyznawanie dotacji z budżetu miasta jasła dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych Przyznawanie dotacji z budżetu miasta Jasła dla podmiotów określonych w ustawie o pomocy społecznej Zgłoszenie przemeldowania na terenie tej samej gminy Zgłoszenie zameldowania na pobyt stały Zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego Zameldowanie czasowe do trzech miesięcy

11 Oznaczenie IK/SO/05 IK/SO/06 IK/SO/07 IK/SO/08 IK/SO/09 IK/SO/10 IK/SO/11 IK/SO/12 IK/SO/13 IK/SO/14 IK/SO/15 IK/SO/16 IK/SO/17 IK/SO/18 IK/SO/19 IK/SO/20 IK/USC/01 IK/USC/02 IK/USC/03 IK/USC/04 IK/USC/05 IK/USC/06 Zgłoszenie zameldowania czasowego ponad trzy miesiące Zameldowanie cudzoziemca Zaświadczenia Dowody osobiste Paszporty Uznanie za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny Uznanie o konieczności sprawowania przez żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny. Świadczenia osobiste i rzeczowe Zgłoszenie utraty dowodu osobistego Zapytanie o adres Udostępnienie danych ze zbioru meldunkowych, zbioru PESEL, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych Zezwolenie na przeprowadzenie zbiórki publicznej Zawiadomienie o zgromadzeniu publicznym Wypłacenie świadczenia pieniężnego rekompensującego utracone wynagrodzenie lub dochód żołnierzowi rezerwy odbywającemu ćwiczenia wojskowe Uznanie żołnierza za samotnego Pokrywanie należności i opłat żołnierzowi Rejestracja urodzeń Rejestracja zgonów Zawarcie małżeństwa w trybie atr.1 K.r. i o. tj. przed Kierownikiem USC Wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okolicznośc wyłączających zawarcie małżeństwa określonego w art. 1 2 i 3 K.r. i o. Wydawanie zaświadczeń o możności zawarcia małżeństwa za granicą Wpisanie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego

12 Oznaczenie IK/USC/07 IK/USC/08 IK/WS/01 IK/WS/02 IK/WS/03 IK/WS/04 IK/WS/05 IK/WS/06 IK/FN/01 IK/FN/02 IK/FN/03 IK/FN/04 IK/FN/05 IK/FN/06 IK/FN/07 Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń Wydawanie decyzji w sprawie zmiany lub ustalenia pisowni imion i nazwisk Wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych Wydanie zaświadczenia o wpisie i zmianie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej Wydanie decyzji o wykreśleniu wpisu z ewidencji działalności gospodarczej Udzielenie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką Wydawanie zezwoleń na wykonywanie regularnych oraz regularnych specjalnych przewozów osób Wydawanie zaświadczeń o figurowaniu przedsiębiorców w prowadzonej ewidencji działalności gospodarczej Wydawanie zaświadczeń na żądanie wnioskodawcy Ustalenie wysokości zobowiązań podatkowych z tytułu podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych Wniosek o zmianę decyzji ostatecznej ustalającej (określającej) wysokość podatków lokalnych Deklarowanie wysokości zobowiązań podatkowych z tytułu podatków: od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Deklarowanie należnego podatku od środków transportowych Zastosowanie uznaniowej ulgi w formie: 1) odroczenia terminu płatności podatku lub rozłożenia zapłaty podatku na raty; 2) odroczenia lub rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, 3) umorzenia w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej Zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego zużywanego do produkcji rolnej producentom rolnym