Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Ekonomicznych w Radomiu, ul. Wernera 22

Transkrypt

1 Radom, dn r. BK Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Ekonomicznych w Radomiu, ul. Wernera 22 W wyniku kontroli gospodarki finansowej za okres r r. przeprowadzonej w Zespole Szkół Ekonomicznych w Radomiu, ul. Wernera 22 przez Inspektorów Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w okresie od r. do r. na podstawie Polecenia służbowego Nr 2/2015 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r., stwierdzono następujące nieprawidłowości i zalecono: 1. Przypadki pobierania opłaty za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej lub duplikatu świadectwa po ich wydaniu, co może skutkować obowiązkiem wyegzekwowania tej opłaty od pracownika odpowiedzialnego za te czynności w związku z odpowiedzialnością materialną pracownika wynikającą z Działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (j.t.dz.u ). 2. Przypadki braku wskazywania daty odbioru duplikatu legitymacji szkolnej oraz nieumieszczanie daty wpływu na wszystkich podaniach o ich wydanie, co może skutkować brakiem właściwego nadzoru nad tym procesem. 1. Opłaty za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej lub duplikatu świadectwa pobierać przed ich wydaniem. 2. Egzekwować od wszystkich osób odbierających duplikat legitymacji szkolnej wskazanie daty dokonania tej czynności oraz umieszczać datę wpływu na podaniach o ich wydanie, w celu sprawowania właściwego nadzoru na tym procesem. 3. Brak przestrzegania 7 wzoru umowy stanowiącej Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 3351/2013 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r. w sprawie określenia wysokości opłat za korzystanie z niektórych obiektów użyteczności publicznej poprzez niedoprecyzowanie w dwóch umowach najmu sali gimnastycznej terminu płatności czynszu, tj. kontrahenci 3W Dystrybucja Budowlana, Wyższa Szkoła Bezpieczeństwa. 4. Doręczanie faktur najemcy bez potwierdzania ich odbioru przy jednoczesnym ustaleniu w zawartej umowie terminu płatności liczonego od dnia dostarczenia faktury, tj. kontrahent ASTON. 5. Wystawianie faktur najemcom po upływie umownego terminu płatności czynszu, co skutkowało wskazywaniem na fakturach za najem innego terminu płatności czynszu niż termin płatności wynikający z postanowień umowy. tj. kontrahent Karol Kowalik, Klub Hodowców Gołębi, Szkoła Tańca ROKCSTEP. 6. Brak dochowania należytej staranności w postanowieniach umowy najmu z kontrahentem 3W Dystrybucja Budowlana dotyczących powierzchni ogrodzenia szkolnego przeznaczonej na umieszczenie baneru reklamowego, tj. wskazano 4,5m 2 zamiast 12m 2. 1

2 7. Brak opracowania regulaminu korzystania przez najemców z sali gimnastycznej, pomimo wymogu wynikającego z 2 Zarządzenia nr 3351/2013 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r. 1. W zawieranych umowach najmu jednoznacznie określać terminy płatności czynszu zgodnie z 7 wzoru umowy stanowiącej Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 3351/2013 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r. w sprawie określenia wysokości opłat za korzystanie z niektórych obiektów użyteczności publicznej. 2. W przypadku określania terminu płatności czynszu najmu liczonego od daty otrzymania faktury, doręczać je za potwierdzeniem odbioru. 3. W celu dokonywania płatności przez najemców w umownych terminach na fakturach za najem wskazywać termin zapłaty zgodnie z ustaleniami umownymi mając na uwadze przepisy art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (j.t.dz.u ). 4. Wzmocnić nadzór nad pracownikami odpowiedzialnymi za sporządzanie umów najmu i wystawianie faktur najemcom, w związku z art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ze zm.). 5. Opracować regulamin korzystania przez najemców z sali gimnastycznej szkoły. 8. Nieprzedłożenie do kontrasygnaty Prezydentowi Miasta Radomia trzech umów najmu, tj. z Wyższą Szkołą Bezpieczeństwa, ASTON, 3W Dystrybucja Budowlana co stanowi naruszenie art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (j.t.dz.u ze zm.). 1. W odniesieniu do ww. umów uzyskać zgodę właściwego organu i organu nadzorującego zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (j.t.dz.u ze zm.). 2. Przy zawieraniu umów najmu nieruchomości oddanych jednostce w trwały zarząd przestrzegać ww. przepisów. 9. Dokonanie zakupu sprzętu komputerowego do pracowni bez zachowania procedury określonej w 2 pkt 4 Zarządzenia nr 1543/2011 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r. w sprawie wyznaczenia Biura Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Radomiu do prowadzenia wskazanych zamówień publicznych na rzecz jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Radomia nie posiadających osobowości prawnej, ze zm., tj. bez złożenia stosownego wniosku. Zakupu sprzętu komputerowego dokonywać zgodnie z ww. Zarządzeniem. 10. Nieprzestrzeganie art. 23 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.) poprzez dokonywanie zapisów księgowych (ujmowanie kosztów) pod datą wpływu faktur do jednostki zamiast pod datą operacji, tj. datą sprzedaży na nich umieszczoną. 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.). 2

3 2. W celu zapewnienia rzetelnego sporządzania sprawozdań budżetowych rozważyć możliwość stosowania uproszczeń wynikających z art. 4 ust. 4 ww. ustawy poprzez wskazanie w zakładowej polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce dnia, do którego wpływ do jednostki dowodu księgowego dotyczącego poprzedniego miesiąca będzie ujmowany pod datą okresu, za który sporządza się sprawozdanie budżetowe, mając jednocześnie na uwadze zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ww. ustawy, nakładającą obowiązek dokonania pomiaru i ujęcia skutków finansowych zdarzeń gospodarczych na przełomie lat obrotowych w momencie ich wystąpienia, niezależnie od momentu realizacji wynikających z nich przepływów pieniężnych. 11. Nieprzestrzeganie opisów kont 013 Pozostałe środki trwałe i 011 Środki trwałe zawartych w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t.dz.u ) przy zakupie i montażu klimatyzatorów. Powyższe skutkowało: a) ujęciem na koncie 013 poszczególnych elementów składowych tego środka trwałego, tj. klimatyzatorów i sprężarki jako odrębnych pozostałych środków trwałych, tj. środków trwałych niekompletnych i nie spełniających definicji środków trwałych wynikającej z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.), b) bez uwzględnienia kosztów montażu ww. elementów w związku z art. 28 ust. 8 ww. ustawy, c) ujęciem wydatków w Zakup materiałów i wyposażenia (klimatyzatory, sprężarka) i w Zakup usług pozostałych (montaż) zamiast w 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych. 1. W ewidencji księgowej ujmować kompletne środki trwałe, tj. spełniające definicję środków trwałych zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.) z uwzględnieniem ewentualnych kosztów ich montażu w związku z art. 28 ust. 8 tej ustawy, z jednoczesnym zachowaniem zasad funkcjonowania kont 013 Pozostałe środki trwałe i 011 Środki trwałe zawartych w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t.dz.u ). 2. Wydatki na zakup środka trwałego wymagającego montażu o wartości przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, klasyfikować w 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, tj. zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t.dz.u ze zm.). 3

4 12. Niezapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ze zm.) poprzez brak opracowania procedur w zakresie rozliczania zakupionych artykułów malarskich na potrzeby szkoły. W celu zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ze zm.) opracować procedury w zakresie rozliczania zakupionych artykułów malarskich na potrzeby szkoły. 13. Umieszczanie adnotacji na fakturach, na podstawie których dokonywano wydatków w listopadzie 2014 roku, w związku z zakupem: a) energii elektrycznej o zastosowaniu art. 66 nie podając nazwy aktu prawnego, zamiast art. 39 Przetarg nieograniczony ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (j.t.dz.u ze zm.), b) wody i odprowadzania ścieków o zastosowaniu art. 66 nie podając nazwy aktu prawnego, zamiast art. 4 pkt 8 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (j.t.dz.u ze zm.). Na fakturach zakupu umieszczać adnotację o faktycznie zastosowanym trybie zamówień publicznych wynikającym z ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (j.t.dz.u ze zm.). 14. Ujęcie kwoty 6.532,00zł uzyskanej z tytułu zawartej umowy na świadczenie usług sponsorskich na wydzielonym rachunku bankowym, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, pomimo braku tego rodzaju źródła dochodów w katalogu określonym w 1 Uchwały Nr 620/2013 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia r. w sprawie gromadzenia dochodów własnych przez szkoły, przedszkola i placówki oświatowe funkcjonujące jako jednostki budżetowe na wyodrębnionym rachunku bankowym oraz przeznaczenia tych dochodów, ze zm. Na wydzielonym rachunku bankowym, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, gromadzić środki pieniężne wyłącznie ze źródeł określonych w 1 Uchwały Nr 620/2013 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia r. w sprawie gromadzenia dochodów własnych przez szkoły, przedszkola i placówki oświatowe funkcjonujące jako jednostki budżetowe na wyodrębnionym rachunku bankowym oraz przeznaczenia tych dochodów, ze zm. 15. Zaniżenie wartości umowy sponsorskiej zawartej w dniu r. z Galerią Ubezpieczeń w Radomiu w zakresie ustalenia wysokości prowizji od ubezpieczenia NNW uczniów Zespołu Szkół Ekonomicznych o kwotę 202,00zł poprzez potrącenie tej kwoty na rzecz zapłaty dobrowolnego ubezpieczenia OC : a) 47 nauczycieli w łącznej wysokości 47,00zł, b) dyrektora jednostki w wysokości 155,00zł, co spowodowało wpływ na wyodrębniony rachunek bankowy jednostki kwoty 6.532,00 zł zamiast 6.734,00 zł. 4

5 1. Wyegzekwować kwotę 47,00zł od 47 nauczycieli Zespołu Szkół Ekonomicznych oraz kwotę 155,00zł od dyrektora jednostki, za których dokonano opłaty ubezpieczenia w zakresie OC. 2. Powyższą kwotę w łącznej wysokości 202,00zł odprowadzić na rachunek bankowy jednostki, a następnie przekazać ją na rachunek budżetu Gminy Miasta Radomia. 3. Zaprzestać finansowania nieobowiązkowych ubezpieczeń pracowników jednostki ze środków publicznych. 16. Wskazanie w zawartej umowie dotyczącej dostarczenia sygnału telewizji cyfrowej do siedziby jednostki Pani Anny G, jako osoby fizycznej, zamiast dyrektora jednostki jako osoby reprezentującej Zespół Szkół Ekonomicznych w Radomiu, a następnie dokonywanie w 2014 roku zapłaty z wyodrębnionego rachunku bankowego jednostki opłat abonamentowych w łącznej wysokości 359,10zł, pomimo braku umowy zawartej z Zespołem Szkół Ekonomicznych oraz braku zewnętrznych dowodów księgowych w postaci faktur lub rachunków dokumentujących operacje gospodarcze. 1. Zaprzestać zawierania umów, w których wskazywani są pracownicy jednostki jako osoby fizyczne. 2. W zawieranych umowach wskazywać dyrektora jednostki, jako osobę reprezentującą Zespół Szkół Ekonomicznych na zewnątrz. 17. Zawarcie umowy na zakup wody Dar natury dla nauczycieli i uczniów szkoły pomimo braku przedłożenia przez Dyrektora opinii Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej, iż woda z sieci wodociągowej na terenie szkoły nie nadaje się do bezpośredniego użycia. 1. Przedłożyć opinię Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej o nieprzydatności wody z sieci wodociągowej na terenie szkoły do bezpośredniego użycia. 2. W przypadku braku takiej opinii rozwiązać umowę na zakup wody Dar Natury, w związku z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (J.t.D.U ze zm.), z którego wynika, iż jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. 3. Przy zaopatrywaniu pracowników w wodę zdatną do picia lub napoje przestrzegać zasad określonych w 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U ). 4. W przypadku zatrudniania w szkole osób w warunkach szczególnie uciążliwych, w celu udokumentowania zasadności ponoszenia wydatków związanych z realizacją obowiązków ciążących na pracodawcy wynikających z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (j.t.dz.u ) opracować uregulowania wewnętrzne określone w 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U ). 5. Wystąpić do Wodociągów Miejskich w Radomiu o umieszczenie na terenie szkoły dystrybutorów do wody w związku z kampanią społeczną Zdrowa woda prosto z kranu prowadzoną od września 2014 roku na terenie Gminy Miasta Radomia, 5

6 w związku z 11 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz.U ze zm.), z którego wynika, iż w razie braku sieci wodociągowej, w szkole i placówce zapewnia się inne źródło wody spełniającej wymagania dla wody zdatnej do picia. 18. Klasyfikowanie dochodów z tytułu darowizny na rzecz szkoły przekazanej przez Spółdzielnię Uczniowską działającej na terenie szkoły w 0970 Wpływy z różnych dochodów zamiast w 0960 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej. Dochody klasyfikować zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t.dz.u ze zm.). 6