BK /08 Kraków, dnia..

Transkrypt

1 BK /08 Kraków, dnia.. Pan Wiesław Jałocha Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących Mistrzostwa Sportowego im. Mikołaja Kopernika, ul. Grochowska Kraków, Referat Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa przeprowadził na podstawie upoważnienia nr 75/2008, podpisanego przez Prezydenta Miasta Krakowa, kontrolę problemową w zakresie dochodów własnych, w kierowanej przez Pana jednostce, której wyniki zostały ujęte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli. Badaniem objęto gospodarkę prowadzoną w formie rachunku dochodów własnych w okresie od dnia r. do dnia r. I. Ocena sposobu funkcjonowania jednostki kontrolowanej: Zespół Szkół Ogólnokształcących Mistrzostwa Sportowego w Krakowie z siedzibą w Krakowie przy ul. Grochowskiej 20 jest publiczną placówką oświatową działającą jako samodzielna jednostka budżetowa Miasta Krakowa. Nadzór merytoryczny nad jednostką sprawuje Wydział Edukacji Urzędu Miasta Krakowa, nadzór pedagogiczny sprawuje Małopolskie Kuratorium Oświaty w Krakowie. 1. W wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej, stwierdzono: W jednostce istnieje potrzeba usprawnienia systemu ewidencji księgowej oraz mechanizmów kontroli finansowej, gdyż stwierdzone nieprawidłowości w pewnym zakresie były konsekwencją braków w powyższym zakresie. Usprawnienia wymaga również nadzór nad systemem kontroli wewnętrznej w obszarze dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych.

2 2. Ustalenia kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: 1. niesporządzenie sprawozdania Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych za okres od początku roku 2008 do końca II kwartału roku 2008, w dziale A Dochody na podstawie zrealizowanych wpływów środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów własnych, co naruszało 26 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 2. nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 132 Rachunek dochodów własnych jednostek budżetowych w układzie zgodnym z paragrafami klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z zasadami prowadzenia ww. konta, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz z późn. zm.) oraz treścią obowiązującego w jednostce Zakładowego Planu Kont, 3. klasyfikowanie oraz wykazywanie w sprawozdaniu Rb-34 dochodów pochodzących z wpływów uzyskanych z zakupu przez oferentów dokumentacji przetargowej w Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych (...) jednostek samorządu terytorialnego zamiast w Wpływy z różnych dochodów, co było niezgodne z art. 16 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.) oraz treścią rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz. 726 z późn. zm.), 4. ewidencjonowanie kwot otrzymanych od wykonawców (tytułem czasowego zabezpieczenia jakości robót) na koncie 132 Rachunek dochodów własnych, zamiast na koncie 139 Inne rachunki bankowe, który zgodnie z treścią pkt. 24 Załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, służy do ewidencji sum depozytowych. Ponadto, nieprowadzenie konta 139 narusza również zapisy 12 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, który stanowi, cyt.: Ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się następującymi zasadami: podane w planach kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce., 5. prowadzenie rejestru umów najmu oraz dokumentacji dotyczącej zawartych umów (głownie aneksy i korespondencja z najemcami) w sposób niekompletny oraz nieuporządkowany, co narusza zasady wyrażone w pkt 11 Standardów kontroli 2

3 finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych zawarte w Załączniku do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r.), 6. naliczanie odsetek od nieterminowych płatności niezgodnie z terminami wynikającymi z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.), 7. nieokreślenie, w odniesieniu do umów najmu części powierzchni szkoły przeznaczonej na sklepik i mini-bar, sposobu dokonywania zmniejszeń wysokości czynszu w miesiącach w których przypadały dni wolne od zajęć szkolnych, co powodowało dowolność w interpretacji sposobu określania wysokości czynszu za poszczególne miesiące, a w konsekwencji brak informacji o stanie wymaganym (tj. wynikającym z umowy) w tym zakresie. Postępowanie powyższe powodowało, iż w zakresie procesu pobierania dochodów gromadzonych na rachunku dochodów własnych, kontrola wymagana zapisami art. 47 ustawy o finansach publicznych nie była w jednostce przeprowadzana, 8. nieweryfikowanie sposobu (ilości i ceny wykorzystanych godzin) rozliczania najemców przez kierownika gospodarczego, co naruszało pkt 14 cyt. wyżej Standardów, zgodnie z którym operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia winny być weryfikowane przed i po realizacji, 9. wystawianie faktur za najem pomieszczeń lub urządzeń szkoły niezgodnie z terminem określonym w 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. nr 95 poz. 798 z późn. zm.) w związku z art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy z dnia r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.), 10. dokonanie sprzedaży (najem powierzchni szkoły) na rzecz podmiotu gospodarczego w kwocie 500,00 zł bez wystawienia faktury oraz ujęcia ww. dochodu w rejestrze sprzedaży VAT, co było niezgodne z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług, 11. błędne zaklasyfikowanie zakupionej kserokopiarki Konica (o wartości 3.782,00 zł) jako pozostałego środka trwałego do 4210 zakup materiałów i wyposażenia, podczas gdy zakup ww. sprzętu stanowił wydatek inwestycyjny, który zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych winien być klasyfikowany do Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych, ujęty na koncie 011- środki trwałe i amortyzowany zgodnie z 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 3

4 12. wydatkowanie środków z rachunku dochodów własnych na zakup upominku okolicznościowego dla pracownika oraz finansowanie nagrody pieniężnej w organizowanej przez szkołę loterii, co było niezgodne z 3 uchwały nr LXXII/706/05 Rady Miasta Krakowa z dnia 2 marca 2005 r. w sprawie rachunku dochodów własnych oświatowych i oświatowo wychowawczych jednostek budżetowych prowadzonych przez Gminę Miejską Kraków, 13. klasyfikowanie niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych: do 4210 zakup materiałów i wyposażenia, zakupu: odzieży i obuwia roboczego, który zgodnie z ww. rozporządzeniem należy klasyfikować w wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, licencji na pakiet programów komputerowych Optivum, podczas gdy zgodnie z ww. rozporządzeniem, wydatek ten należy klasyfikować w zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji. do 4300 zakup usług pozostałych: naprawy drukarki HP DJ 5150, podczas gdy, zgodnie z ww. rozporządzeniem wydatek ten należy klasyfikować do 4270 zakup usług remontowych, umów zlecenia i o dzieło, podczas, gdy zgodnie z ww. rozporządzeniem, wypłaty dokonywane na rzecz osób fizycznych, należy klasyfikować do wynagrodzenia bezosobowe, 14. stosowanie do rozliczeń pomiędzy rachunkiem bankowym a kasą jednostki konta 240, zamiast Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne, które zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych służy do ewidencji krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych, a także środków pieniężnych w drodze. Ponadto, niestosowanie w ewidencji księgowej konta 140 narusza 12 ust. 1 ww. rozporządzenia, 15. dokonywanie zakupów gotówkowych ze środków własnych pracowników lub też ponad kwotę udzielonej zaliczki, co wyklucza możliwość dokonania przez Dyrektora jednostki wstępnej oceny celowości wydatków, o konieczności której mówi art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, 16. dokonywanie zapisów w raportach kasowych w sposób niechronologiczny, co jest niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz narusza zapisy obowiązującej w jednostce instrukcji pn. Zasady gospodarki kasowej, zgodnie z którą, cyt.: dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat należy wpisywać do raportu w dniu, w którym zostały zrealizowane, a gdy raport obejmuje okresy kilkudniowe zapisy w nim 4

5 powinny być dokonywane chronologicznie z podziałem na poszczególne dni dokonania wpłaty i wypłat, 17. księgowanie na kontach rozrachunkowych powstanie należności pod datą późniejszą niż ich uregulowanie, co narusza art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz jest niezgodne z art. 15 ust. 2 ww. ustawy, 18. ujmowanie w ewidencji księgowej, na podstawie jednego dokumentu PK oraz pod jedną datą i numerem księgowym, faktur zakupu posiadających różne daty operacji gospodarczych, które wpłynęły do jednostki w okresie kilku dni. Powyższy sposób księgowania dokumentów źródłowych jest niezgodny z art. 20 ust. 2 i ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz narusza postulat rzetelności ksiąg rachunkowych, wyrażony w art. 24 ust. 2 ww. ustawy, 19. ujmowanie w ewidencji księgowej kwotą zbiorczą faktur sprzedaży, na podstawie jednego dokumentu PK, który nie spełniał wymogów art. 20 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, 20. dokonywanie zapłaty zobowiązań wynikających z faktur zakupu po terminie płatności, co narusza art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, II. Zalecenia pokontrolne W celu wyeliminowania wyżej opisanych nieprawidłowości oraz uniknięcia powstania ich w przyszłości należy: 1. sporządzać sprawozdania Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych w dziale Dochody zgodnie z 26 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 2. prowadzić ewidencję analityczną do konta 132 Rachunek dochodów własnych jednostek budżetowych w układzie zgodnym z paragrafami klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami prowadzenia ww. konta, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz treścią obowiązującego w jednostce Zakładowego Planu Kont, 3. klasyfikować oraz wykazywać w sprawozdaniu Rb-34 dochody pochodzące z wpływów uzyskanych z zakupu przez oferentów dokumentacji przetargowej w Wpływy z różnych dochodów, zgodnie z dyspozycją art. 16 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy o finansach publicznych oraz treścią rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej 5

6 klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, 4. ewidencjonować kwoty otrzymanych depozytów na koncie 139 Inne rachunki bankowe, zgodnie z treścią pkt. 24 Załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 5. prowadzić rejestr umów najmu oraz dokumentację dotyczącą zawartych umów w sposób kompletny oraz uporządkowany, zgodnie z zasadami wyrażonymi w pkt 11 Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 6. naliczać odsetki od nieterminowych płatności zgodnie z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, 7. określić, w umowach najmu części powierzchni szkoły, sposób dokonywania zmniejszeń wysokości czynszu w miesiącach w których przypadały dni wolne od zajęć szkolnych, w myśl Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 8. określić procedury kontroli dotyczące weryfikacji ilości i ceny godzin wykorzystanych przez najemców basenu, w myśl Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 9. wystawiać faktury za najem pomieszczeń lub urządzeń szkoły zgodnie z terminem określonym w 15 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, 10. dokumentować dokonanie sprzedaży (najem powierzchni szkoły) na rzecz podmiotów gospodarczych wystawieniem faktury oraz ujmować ww. operacje w rejestrze sprzedaży VAT, zgodnie z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług, 11. klasyfikować zakupione urządzenia o wartości powyżej 3.500,00 zł, jako wydatek inwestycyjny, do Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych oraz ujmować na koncie 011- środki trwałe i amortyzować zgodnie z 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 6

7 12. wydatkować środki z rachunku dochodów własnych zgodnie z zapisami uchwały nr LXXII/706/05 Rady Miasta Krakowa z dnia 2 marca 2005 r. w sprawie rachunku dochodów własnych oświatowych i oświatowo wychowawczych jednostek budżetowych prowadzonych przez Gminę Miejską Kraków, 13. klasyfikować wydatki zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, 14. stosować do rozliczeń pomiędzy rachunkiem bankowym a kasą jednostki konta Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne, zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 15. dokonywać zakupów gotówkowych w ramach udzielonej pracownikowi zaliczki, w myśl zapisów art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, 16. dokonywać zapisów w raportach kasowych w sposób chronologiczny, zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz zapisami obowiązującej w jednostce instrukcji pn. Zasady gospodarki kasowej, 17. ujmować faktury zakupu i sprzedaży w ewidencji księgowej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 20 ust. 2 i ust. 3 ustawy o rachunkowości, 18. dokonywać zapłaty zobowiązań w terminie płatności, zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Proszę również wyeliminować inne uchybienia opisane szczegółowo w protokole kontroli. III. Osoba odpowiedzialna za realizację zaleceń pokontrolnych: Wiesław Jałocha Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących Mistrzostwa w Krakowie im. Mikołaja Kopernika, ul. Grochowska 20, 7

8 IV. Termin realizacji zaleceń pokontrolnych: od pkt 1 do 7 i od 9 do 18 - od zaraz, pkt 8 do r. V. Termin złożenia sprawozdania z przebiegu realizacji zaleceń pokontrolnych: Sprawozdanie z wykonania niniejszych zaleceń proszę przesłać w terminie do dnia r. do Referatu Kontroli Finansowej Wydziału Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa, ul. Bracka 10. Pouczenie: Zgodnie z 14 ust.1 Regulaminu przeprowadzania kontroli finansowej przez Biuro Kontroli Wewnętrznej UMK, jednostki, w stosunku do których sformułowane zostały zalecenia pokontrolne obowiązane są do sporządzania sprawozdania z realizacji tych zaleceń w terminie określonym w pkt V wystąpienia pokontrolnego według wzoru określonego w załączniku nr 3 do ww. Regulaminu. Otrzymują: 1. Adresat 2. a/a do wiadomości: 1. Pani Elżbieta Lęcznarowicz Zastępca Prezydenta Miasta Krakowa 2. Pan Lesław Fijał Skarbnik Miasta Krakowa 3. Pan Jan Żądło p.o Dyrektora Wydziału Edukacji 8