Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Bursie Szkolnej nr 1 w Radomiu, ul. Kościuszki 5

Transkrypt

1 Radom, dnia r. BK.III Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Bursie Szkolnej nr 1 w Radomiu, ul. Kościuszki 5 W wyniku kontroli wybranych zagadnień gospodarki finansowej za lata przeprowadzonej w Bursie Szkolnej Nr 1 w Radomiu przez inspektorów Biura Kontroli Urzędu Miejskiego, na podstawie Polecenia służbowego Nr 7/2015 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r. wraz z Aneksami Nr 1 z dnia r i Nr 2 z r. w dniach r r., stwierdzono następujące nieprawidłowości i zalecono: 1. Brak dostosowania postanowień Zarządzenia nr 28 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Radomiu z dnia r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Bursę Szkolną nr 1 do aktualnie obowiązujących przepisów, tj. 4 pkt 5 lit. a Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U ze zm.) obowiązującego od dnia r. zgodnie, z którym jednostka została zobligowania do sporządzania jednostkowych sprawozdań w tym zakresie na druku o symbolu Rb-WSa stanowiącym załącznik nr 31 do ww. rozporządzenia. Dostosować postanowienia Zarządzenia nr 28 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Radomiu z dnia r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Bursę Szkolną nr 1 do ww. przepisów. 2. Umieszczenie na fakturach dokumentujących zakup usług opisu wskazującego inny tryb wynikający z ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (j.t ze zm.), niż tryb faktycznie zastosowany do wyboru wykonawcy, tj. za : a) usługi dystrybucji energii elektrycznej - art. 39 ustawy zamiast, w zależności od wartości zamówienia ustalonego zgodnie z art. 34 ust. 3 pkt 1 w związku z art. 143 ust. 1 a, odpowiednio art. 4 ust. 8 lub art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ww. ustawy, b) mycie i impregnację posadzki, opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej - art. 69 ustawy, zamiast art. 4 pkt 8 ww. ustawy. Na fakturach zakupu wskazywać faktycznie stosowany tryb wynikający z ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (j.t.dz.u ze zm.). 3. Nieprzestrzeganie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.), w tym: a) art. 21 ust. 1 : - pkt 6 poprzez brak wskazania na poleceniach księgowania pełnej dekretacji, tj. kont analitycznych kosztów prowadzonych według podziałek klasyfikacji budżetowej, 1

2 na których ujęto operacje gospodarcze wynikające z tych dokumentów. Powyższe naruszało również pkt VI Załącznika nr 6 obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości, - pkt 4 poprzez wskazywanie w zapisie księgowym jako daty operacji, innej daty niż data sprzedaży widniejąca na fakturach, b) art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 poprzez: b.1 brak dokonania na koncie analitycznym zapisów księgowych dotyczących wypłat gotówkowych z pogotowia kasowego, b.2 ujmowanie zlikwidowanych lub nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w ewidencji księgowej z opóźnieniem, tj. pod datą r., w sytuacji sporządzenia protokołów: - likwidacyjnych w dniu r. sprzętu komputerowego na kwotę ,19zł i w dniu r. wyposażenia oraz laptopa na kwotę ,78zł, - nieodpłatnego przekazania w dniu r. centrali telefonicznej na kwotę 1.220,00zł, c) art. 31 ust. 1 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 16 i art. 28 ust. 8 poprzez ujęcie w wydatkach bieżących, wydatków związanych z wykonaniem dokumentacji projektowo kosztorysowej w zakresie dostosowania obiektu do obowiązujących przepisów przeciwpożarowych zgodnie z decyzją Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej, które zwiększają nakłady inwestycyjne powiększające wartość środka trwałego (budynku). Powyższe skutkowało brakiem przestrzegania : - Załącznika nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t.dz.u ze zm.) w wyniku zakwalifikowania ww. wydatków w 4270 Zakup usług remontowych zamiast w 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, - opisów do kont Usługi obce, 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje) zawartych w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U ). 1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.), w tym : a) art. 21 ust. 1 : - pkt 6 poprzez umieszczanie na poleceniach księgowania pełnej dekretacji, tj. ze wskazaniem kont analitycznych kosztów prowadzonych według podziałek klasyfikacji budżetowej, na których ujęto operacje gospodarcze wynikające z tych dokumentów, - pkt 4 poprzez wskazywanie w zapisie księgowym jako daty operacji daty sprzedaży widniejącej na fakturach, b) art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 poprzez ujmowanie w księgach rachunkowych jednostki: - na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki operacji gospodarczych polegających na wypłatach z pogotowia kasowego w dniu, w którym faktyczne te operacje miały miejsce, - zlikwidowanych środków trwałych w ewidencji księgowej pod datą, pod którą sporządzono protokół likwidacyjny lub protokół nieodpłatnego przekazania, c) art. 31 ust. 1 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 16 i art. 28 ust. 8 poprzez ujmowanie wydatków związanych z wykonaniem dokumentacji projektowo kosztorysowej (bez względu na źródło ich finansowania, tj. działalność podstawowa, wydzielony rachunek 2

3 bankowy jednostki, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych), stanowiących wydatki na ulepszenie środka trwałego, jako wydatki na środek trwały w budowie. Powyższe wydatki ujmować w Wydatki na inwestycje jednostek budżetowych, zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t.dz.u ze zm.). W ewidencji księgowej wszystkie poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego ujmować na stronie WN konta 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje), do którego należy prowadzić ewidencję szczegółową zapewniającą co najmniej wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych, tj. zgodnie z opisem tego konta zawartym w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t.dz.u ). d) ujawnić w ewidencji księgowej jednostki dotychczas poniesione nakłady na środek trwały w budowie związane z ulepszeniem budynku w związku z Decyzją nr MZ-5581/7/13 z dnia r. Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej i w końcowym efekcie powiększające jego wartość początkową, 4. Powierzenie jednemu pracownikowi czynności sporządzania oraz dokonywania kontroli formalno rachunkowej i merytorycznej list płac, powyższe może skutkować brakiem sprawowania właściwej kontroli sporządzanej dokumentacji z uwagi na fakt, iż jak wynika z zakresu czynności tego pracownika jest on również odpowiedzialny za prowadzenie kadr i sporządzanie list płac. 5. Brak zgodności w uregulowaniach wewnętrznych obowiązujących w jednostce w części dotyczącej wskazania pracownika zobowiązanego do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej list płac, tj. w : a) Wykazie osób odpowiedzialnych za sprawdzenie i zatwierdzenie dowodów księgowych i list płac od dnia r., obowiązki te powierzono specjaliście ds. płac i kadr, b) Załączniku nr 6 do polityki rachunkowości pn. Obieg i kontrola dokumentów finansowoksięgowych, obowiązki te powierzono kierownikowi gospodarczemu. 6. Brak wskazania osoby odpowiedzialnej za wydawanie kart magnetycznych w ramach elektronicznego sytemu kontroli wejść i wyjść wychowanków i pracowników bursy. W celu zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ze zm.): a) rozdzielić pomiędzy dwóch pracowników obowiązki dokonywania kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej list płac, b) dostosować postanowienia polityki rachunkowości do ustalonych w jednostce procedur kontroli list płac, c) wskazać osobę odpowiedzialną za wydawanie kart magnetycznych w ramach elektronicznego sytemu kontroli wejść i wyjść wychowanków i pracowników bursy. 3

4 7. Realizowanie przez Dyrektora Bursy zastępstwa doraźnego w dniu r. w godzinach , tj. w terminie zajęć wynikających z obowiązującego Dyrektora pensum dydaktycznego, za które wypłacono wynagrodzenie. Pokrywające się godziny Dyrektor odpracował w dniu r.. 8. Poprawianie za pomocą korektora wpisów dotyczących godzin pracy Dyrektora Bursy w dzienniku zajęć wychowawczych. 1. Zobowiązuję Dyrektora Bursy do bezwzględnego realizowania obowiązującego pensum dydaktycznego w godzinach wynikających z ustalonego harmonogramu pracy nauczycieli wychowawców. 2. Błędne zapisy w dziennikach zajęć poprawiać poprzez ich skreślenie z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawnej oraz złożenie daty i podpisu osoby dokonującej poprawek. 9. Brak daty wpływu do jednostki na : - niektórych fakturach i rachunkach wpływających do jednostki, - wnioskach o pożyczki mieszkaniowe. Dla celów dowodowych umieszczać datę wpływu na wszystkich dokumentach wpływających do jednostki. 10. Przypadek ustalenia odpłatności za wyżywienie w grudniu 2014r. w kwocie zawyżonej o 5,00zł. W trakcie kontroli dokonano zwrotu nadpłaconej kwoty. Wzmocnić nadzór nad pracownikiem odpowiedzialnym za ustalanie odpłatności za wyżywienie. 11. Przypadek braku przestrzegania Załącznika nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t.dz.u ze zm.) w wyniku ujęcia wydatków wydzielonego rachunku bankowego dotyczących zakupu usług mycia i impregnacji posadzki na klatkach schodowych oraz czyszczenia i impregnacji parkietu na stołówce w 4300 Zakup usług pozostałych zamiast w 4270 Zakup usług remontowych. Wydatki dotyczące zakupu usług mycia i impregnacji posadzki oraz czyszczenia i impregnacji parkietu ujmować w 4270 Zakup usług remontowych, tj. zgodnie z ww. przepisami. 12. Poniesienie wydatku w kwocie ,00zł na podstawie faktury nr Fa 28U/2013 z dnia r. z wydzielonego rachunku bankowego, na remont lokalu mieszkalnego znajdującego się w siedzibie jednostki, przy jednoczesnym braku wykorzystania tego pomieszczenia, co wskazuje na dokonanie wydatków z naruszeniem zasady wynikającej z art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ze zm.), który określa, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Z wyjaśnień złożonych w dniu r. przez Dyrektora jednostki 4

5 wynika, iż lokal ten docelowo zostanie wykorzystany na siłownię i salę fitness na potrzeby młodzieży. 1. Wydatków dokonywać w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem ww. zasady. 2. Zagospodarować wyremontowany lokal mieszkalny. 13. Podpisanie protokołu końcowego odbioru robót remontowo instalacyjnych prowadzonych w budynku bursy pn. Remont węzłów sanitarnych dla młodzieży 3 kpl. w prawym pionie budynku Bursy Szkolnej nr 1 w Radomiu, przez dwóch inspektorów nadzoru, pomimo zawarcia umowy nr 5A/2014 na pełnienie nadzoru inwestorskiego z jednym zleceniobiorcą. Podpisywanie protokołu końcowego odbioru robót przez osoby, z którymi zawarto umowy na sprawowanie nadzoru inwestorskiego. 14. Ujęcie w ewidencji księgowej jednostki faktury na kwotę ,00zł dokumentującej łączne koszty modernizacji łazienek i ich robót remontowych, co uniemożliwia ustalenie faktycznych kosztów związanych ze zwiększeniem wartości budynku. Powyższe skutkowało dokonaniem podziału wydatków wg planu finansowego jednostki, tj. na kwotę : a) ,00zł ujętą w 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych działalność podstawowa, o którą zwiększono wartość budynku, b) ,00zł ujętą w 4270 Zakup usług remontowych wydzielony rachunek bankowy, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, którą odniesiono bezpośrednio w koszty bieżące jednostki. 1. Na etapie planowania wydatków zarówno działalności podstawowej jak wydzielonego rachunku bankowego, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, celem ich ujęcia w odpowiednich podziałkach klasyfikacji budżetowej, analizować zakres przewidzianych do wykonania robót budowlanych pod kątem ich zakwalifikowania do odpowiedniej kategorii, tj. czy są to nakłady na inwestycje powiększające wartość budynku ( 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych ) czy remonty ( 4270 Zakup usług remontowych ). 2. W miarę możliwości, przy zlecaniu wykonywania usług modernizacyjno - remontowych zobowiązywać wykonawcę do wystawiania faktur w sposób umożliwiający ustalenie wartość zarówno nakładów na inwestycje powiększające wartość budynku jak i remontów ujmowanych w kosztach bieżących jednostki. 15. Brak przestrzegania zasad funkcjonowania kont określonych w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t.dz.u ), poprzez ujmowanie na koncie : a) 720 "Przychody z tytułu dochodów budżetowych" przychodów dotyczących wydzielonego rachunku bankowego jednostki, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, b) 013 Pozostałe środki trwałe przyjęcia na stan systemu kontroli posiłków, systemu Wi-Fi 5

6 oraz monitora, pomimo braku zainstalowania i przekazania tych urządzeń do użytkowania. Powyższe pozostaje w sprzeczności z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.), Przestrzegać zasad funkcjonowania kont określonych w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t.dz.u ), poprzez ujmowanie : a) przychodów dotyczących wydzielonego rachunku bankowego jednostki, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, na kontach zespołu 7 z wyłączeniem konta 720 "Przychody z tytułu dochodów budżetowych", b) na koncie 013 Pozostałe środki trwałe środków trwałych spełniających definicję określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.dz.u ze zm.), tj. rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. 16. Przypadek potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej oraz dokonania płatności za fakturę VAT nr 215/2014 z dnia r. w kwocie brutto 3.419,40zł dotyczącą zarówno zakupu jak i montażu systemu Wi-Fi, pomimo braku instalacji dostarczonego sprzętu. W trakcie kontroli dostawca wykonał usługi instalacyjne powyższego sprzętu. Wzmocnić nadzór nad osobami dokonującymi kontroli merytorycznej faktur w celu dokonywania płatności po faktycznym wykonaniu usług. 17. Brak przestrzegania art. 42c ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela (j.t.dz.u ze zm.), poprzez brak zapewnienia, jak wynika z Planu pracy nauczycieli wychowawców na rok szkolny 2014/2015 Pani Agnieszce Prokop (nauczycielowi wychowawcy) korzystania, co najmniej raz na dwa tygodnie z dwu kolejnych dni wolnych od pracy, z których jeden przypada w niedzielę. Przy ustalaniu harmonogramu pracy nauczycieli - wychowawców zapewnić korzystanie, co najmniej raz na dwa tygodnie, z dwu kolejnych dni wolnych od pracy, z których jeden przypada w niedzielę, zgodnie z ww. przepisami. 18. Brak zgodności pomiędzy wykonywanymi zadaniami przydzielonymi zakresem czynności a zajmowanym stanowiskiem w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku operator systemów komputerowych. W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku operator systemów komputerowych dostosować nazewnictwo tego stanowiska pracy do zakresu realizowanych zadań. 19. Brak dostosowania zakresów czynności niektórych pracowników do wykonywanych aktualnie obowiązków, tj.: a) pomoc kuchenna - posiada zakres czynności praczki, b) robotnik gospodarczy posiada zakres czynności kierowcy. 6

7 Przydzielić pracownikom obowiązki odpowiadające zajmowanym przez nich stanowiskom pracy. 20. Przywołanie w treści Zarządzenia nr 27/2012 z dnia r. wprowadzającego regulamin kontroli zarządczej w bursie: a) słowa przedszkole. b) dokumentów nieistniejących w bursie, tj. Procedury zamówień publicznych, Regulamin kontroli wewnętrznej, c) Regulaminu przyznawania dodatków motywacyjnych, tj. regulaminu, którego obowiązek opracowania i posiadania został zniesiony od r. w związku ze zmianą regulaminu wynagradzania nauczycieli wprowadzoną Uchwałą nr 511/2013 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 26 marca 2013r. 1. Wyeliminować powyższe niezgodności z Zarządzenia nr 27/2012 z dnia r. wprowadzającego regulamin kontroli zarządczej w bursie. 2. Dołożyć wszelkiej staranności przy opracowywaniu aktów wewnętrznych obowiązujących w jednostce. 7