Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Spożywczych i Hotelarskich w Radomiu.

Transkrypt

1 Radom, dn r. BK-III Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Spożywczych i Hotelarskich w Radomiu. W wyniku kontroli wybranych zagadnień gospodarki finansowej za 9 miesięcy 2016 r. przeprowadzonej w Zespole Szkół Spożywczych i Hotelarskich w Radomiu, ul. Armii Ludowej 1, przez pracownika Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Radomiu, w dniach od r. do r. na podstawie Polecenia służbowego Nr 34/2016 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r., stwierdzono następujące nieprawidłowości i zalecono: 1. Potwierdzanie na fakturach dokumentujących zakup artykułów biurowych, czasopism, materiałów do remontów, środków czystości, dokonania kontroli merytorycznej przez pracownika zatrudnionego na stanowisku Kierownika ds. organizacyjno - administracyjnych, który w zakresie obowiązków zobowiązany był do dokonywania tych zakupów. 2. Brak sporządzania dokumentacji potwierdzającej zużycie zakupionych materiałów do remontów bieżących pomieszczeń szkoły, wykonywanych przez pracownika, któremu zgodnie z opisem umieszczonym na fakturach, wydano te materiały, a który nie potwierdzał podpisem na fakturze ich pobrania. 3. Brak na fakturach dokumentujących zakup tonerów podpisów osób, którym zostały one wydane do zużycia. Opisu na tych fakturach o wydaniu tonera do konkretnej drukarki, dokonywała ta sama osoba, której powierzono ich zakup, tj. Kierownik ds. organizacyjno administracyjnych. 4. Powierzenie pracownikowi pełniącemu obowiązki kasjera prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania do kwitariuszy przychodowych. 5. Brak uregulowań wewnętrznych w zakresie funkcjonowania obrotu materiałami przeznaczonymi do pracowni technologicznych na produkcję posiłków, sposobu ich rozliczania oraz sposobu obrotu i ewidencji gotówki z tytułu sprzedaży tych posiłków, co skutkowało m.in. brakiem pisemnego potwierdzenia aktualizacji ceny na dokumencie pn. Karta kalkulacyjna, brakiem podpisu na dokumencie pn. Rozliczenie produkcji i sprzedaży z dnia r., dokonywaniem wpłat z tytułu utargów zrealizowanych w punkcie przy ul. Moniuszki na rachunek bankowy szkoły z różną częstotliwością. Zalecenia: W celu zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ): a) powierzyć dwóm różnym osobom czynności w zakresie kontroli merytorycznej i dokonywania zakupów na potrzeby szkoły, b) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania kwitariuszy przychodowych powierzyć innej osobie, niż osoba pełniąca funkcję kasjera, 1

2 c) przy wydawaniu do zużycia tonerów oraz materiałów przeznaczonych do bieżących remontów, każdorazowy ich odbiór poświadczać podpisem osoby pobierającej, d) w przypadku materiałów przeznaczonych do bieżących remontów sporządzać dokumentację potwierdzającą zużycie materiałów i wykonanie prac, e) wprowadzić uregulowania wewnętrzne w zakresie funkcjonowania obrotu materiałami przeznaczonymi do pracowni technologicznych na produkcję posiłków, zasady ich rozliczania oraz zasady obrotu i ewidencji gotówki z tytułu sprzedaży tych posiłków. 6. Brak określenia w polityce rachunkowości wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora nr ZSSiH/30/2011 z dnia r. ze zm., zasad: a) objęcia ewidencją ilościową pozostałych środków trwałych przy jednoczesnym prowadzeniu tej ewidencji, b) dokonywania odpisów aktualizujących wartość należności, których obowiązek dokonywania wynika z art. 35b ust. 1 ustawy z dnia r. o rachunkowości (t.j.dz.u ), Na podstawie art. 10 ust. 1 ww. ustawy, ustalić w polityce rachunkowości zasady: a) prowadzenia ewidencji ilościowej w odniesieniu do niskocennych składników, których wartość jest odnoszona bezpośrednio w koszty w momencie ich wydania do użytkowania, b) dokonywania odpisów aktualizujących wartość należności. 7. Ujęcie rozrachunków w kwocie 4.200,00zł z tytułu pomocy zdrowotnej dla nauczycieli na koncie 240 Pozostałe rozrachunki zamiast na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. 8. Brak prowadzenia ewidencji szczegółowej (analityki) do konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami wg poszczególnych rodzajów rozrachunków i poszczególnych pracowników. 9. Ujęcie na koncie 240 Pozostałe rozrachunki rozrachunków z tytułu: a) stypendium Prezesa Rady Ministrów przyznanego i wypłaconego dla ucznia szkoły w kwocie 1.548,00zł, b) bezzwrotnych zapomóg z pracowniczej kasy zapomogowo pożyczkowej przyznanych i wypłaconych w kwotach odpowiednio 6.000,00zł i 1.500,00zł dla dwóch pracowników szkoły nieposiadających rachunków bankowych, przy jednoczesnym braku prowadzenia ewidencji szczegółowej (analityki) wg poszczególnych rodzajów rozrachunków i kontrahentów. 10. Ujęcie trzech wpłat na rachunek sum depozytowych, na łączną kwotę ,00zł, na koncie 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia zamiast na koncie 139 Inne rachunki bankowe. Powyższe skutkowało zaniżeniem na dzień r. salda konta 139 o powyższą kwotę. W celu przestrzegania zasad funkcjonowania ww. kont określonych w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t.dz.u ze zm.): 2

3 a) rozrachunki z tytułu wypłaty pomocy zdrowotnej dla nauczycieli ujmować na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami, b) do kont 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami i 240 Pozostałe rozrachunki zaprowadzić ewidencję szczegółową (analitykę) wg poszczególnych rodzajów rozrachunków i odpowiednio poszczególnych pracowników lub kontrahentów (osób), c) na stronie Wn konta 139 ujmować wszystkie wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków bieżących, sum depozytowych i na zlecenie, d) na koncie 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia ujmować wpływy i wypływy środków pieniężnych dotyczących wyłącznie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 11. Wprowadzenie Regulaminu przyznawania pomocy zdrowotnej Zarządzeniem Dyrektora nr 33A/2010 z dnia r., pomimo braku upoważnienia do jego wydania. Powyższe skutkowało składaniem przez wnioskodawców dodatkowych dokumentów, (historia choroby, rachunki potwierdzające poniesione przez wnioskodawców koszty leczenia), niż dokumenty wymagane Uchwałą Rady Miejskiej w Radomiu z dnia r. w sprawie uchwalenia Regulaminu przyznawania Pomocy zdrowotnej dla nauczycieli objętych systemem oświaty i niektórych nauczycieli objętych systemem pomocy społecznej, korzystających z opieki zdrowotnej, zatrudnionych w szkołach i placówkach prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia. 1. Akty normatywne obowiązujące w szkole wydawać w sytuacji wyraźnego upoważnienia dla dyrektora do takich działań w aktach wyższego rzędu. 2. Przy przyznawaniu pomocy zdrowotnej dla nauczycieli przestrzegać uregulowań zawartych w ww. uchwale. 12. Ujmowanie w raportach kasowych sporządzanych dla operacji gotówkowych zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zamiast w raportach kasowych, które należało sporządzić dla operacji gotówkowych dotyczących rachunku depozytowego, operacji gotówkowych dotyczących wypłaty kwot, które wpłynęły na rachunek depozytowy szkoły z tytułu: a) stypendium Prezesa Rady Ministrów, b) bezzwrotnych zapomóg z pracowniczej kasy zapomogowo pożyczkowej. 13. Sporządzanie dla wypłat, o których mowa w pkt. 12, dowodu źródłowego w formie list wypłat z wykorzystaniem oznaczenia wskazującego na wypłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, podczas gdy wypłaty te nie dotyczyły działalności socjalnej. 14. Dokonanie wypłat bezzwrotnych zapomóg z pracowniczej kasy zapomogowo pożyczkowej, które wpłynęły na rachunek depozytowy szkoły, na podstawie treści zawartych w przelewie, tj. bez jakiejkolwiek dokumentacji źródłowej z PKZP. 1. Operacje gotówkowe dotyczące sum depozytowych ujmować w odrębnym raporcie kasowym sporządzanym dla tego rodzaju działalności. 2. Sporządzać odrębną od działalności socjalnej dokumentację źródłową stanowiącą podstawę dokonywanych wypłat gotówkowych z sum depozytowych. 3

4 3. Uzgodnić możliwość wypłat gotówkowych, pracownikom szkoły nieposiadającym rachunków bankowych, w siedzibie pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, tj. bez pośrednictwa szkoły. 4. W przypadku konieczności dokonywania w kasie szkoły wypłat dotyczących działalności pracowniczej kasy zapomogowo pożyczkowej, każdorazowo egzekwować obowiązek przekazywania dokumentacji źródłowej i na jej podstawie dokonywać ewentualnych wypłat dla pracowników kwot w niej wykazanych, tj. bez sporządzania dodatkowej dokumentacji w szkole. 15. Gromadzenie na rachunku bankowym sum depozytowych kwoty ,00zł pochodzącej z wpłat uczniów na dobrowolne ubezpieczeni NNW, tj. kwot niezwiązanych z działalnością szkoły wynikającą z ustawy z dnia r. o systemie oświaty (j.t.dz.u ze zm.). Na rachunkach bankowych szkoły gromadzić wyłącznie środki związane z działalnością szkoły wynikającą z ustawy z dnia r. o systemie oświaty (j.t.dz.u ze zm.). 16. W obowiązującym w jednostce Regulaminie udzielania zamówień publicznych do kwoty euro wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora nr 9/2014 z dnia r. : a) w przypadku zamówień o wartości do kwoty 3.500,00 euro (14.612,15zł) brak wprowadzenia obowiązku sporządzania dokumentacji pisemnej w zakresie: - szacowania wartości zamówienia, co utrudnia ocenę udzielonych zamówień w kontekście zastosowania procedur ustawowych bądź skorzystania ze zwolnienia z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (j.t.dz.u ze zm.) - wyboru wykonawcy zamówienia, co może skutkować niezachowaniem zasady zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania podmiotów mogących wykonać zamówienie, - udzielenia zmówienia. b) nie dostosowano ww. progu do potrzeb szkoły, albowiem wartość większości udzielonych zamówień na dzień r. nie osiąga tego progu. 17. Brak przestrzegania 4 ww. regulaminu poprzez udzielenie zamówienia na dostawę artykułów spożywczych o wartości mieszczącej się w przedziale od euro do euro przy braku sporządzenia pisemnej dokumentacji w nim określonej, tj. notatki zaakceptowanej przez Dyrektora i rozpoczynającej procedurę udzielenia zamówienia, rozpoznania rynku, umowy na dostawę w formie pisemnej. 1. W celu zachowania obowiązujących zasad wydatkowania środków publicznych określonych w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ), tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, dokonać zmian w ww. regulaminie, poprzez: a) wprowadzenie obowiązku sporządzania i przechowywania dokumentacji pisemnej dotyczącej szacowania i wyboru wykonawcy, niezależnie od wartości zamówienia, 4

5 b) obniżenie progów w nim wymienionych wraz z określeniem rodzaju sporządzanej pisemnej dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia, tj. progi od których będzie obowiązywała pisemna umowa, od których tylko pisemne zlecenie, a dla których wystarczy inny jeszcze mniej sformalizowany dokument. Zamawiający nie powinien odstępować od formy pisemnej przy zawieranych umowach. Umowa ustna zawarta przez podmiot wydatkujący środki publiczne nie powinna nigdy mieć miejsca, gdyż nie udowadnia w żaden sposób zachowania zasad wymaganych dla ich wydatkowania a ponadto nie chroni interesów zamawiającego. 2. Przy wprowadzeniu ww. zmian regulaminu, ewentualnie wykorzystać wzór opracowany przez Urząd Zamówień Publicznych i opublikowany na stronie internetowej tego urzędu. 18. Brak aktualizacji Instrukcji gospodarki kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora nr ZSSiH/15/2011 z r. w zakresie ewidencji dowodów KP i KW, które tworzone są automatycznie przez kasowy program komputerowy i w związku z tym od dnia r. nie prowadzi się ich ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania. Dostosować postanowienia obowiązującej w jednostce instrukcji gospodarki kasowej w powyższym zakresie do stanu faktycznego. 19. Brak ujmowania w księgach rachunkowych jednostki odsetek od należności nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Odsetki od kwoty 293,60zł, której termin płatności upłynął dnia r. i r., ujęto w trakcie kontroli w momencie zapłaty zaległości. Odsetki od należności ujmować w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, tj. zgodnie z 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (.) (j.t.dz.u ze zm.). 20. Sporządzanie miesięcznych inwentaryzacji magazynów artykułów żywnościowych w drodze spisu z natury bez ujmowania jej wyników w ewidencji księgowej szkoły. Każdorazowe wyniki inwentaryzacji ujmować w księgach rachunkowych szkoły zgodnie z art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia r. o rachunkowości (j.t.dz.u ). 5