Radom, dn r. BK-III

Transkrypt

1 Radom, dn r. BK-III Sprawozdanie z kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w IV Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Dwujęzycznymi im. dra Tytusa Chałubińskiego w Radomiu, ul. Mariacka 25 Na podstawie Polecenia Służbowego Nr 33/2016 Prezydenta Miasta Radomia z dnia r. wraz z Aneksem nr 1 z r. pracownik Biura Kontroli Urzędu Miejskiego przeprowadził kontrolę gospodarki finansowej za okres 9 miesięcy 2016 r. w IV Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Dwujęzycznymi im. dra Tytusa Chałubińskiego w Radomiu, ul. Mariacka 25. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i zalecono: 1. Wskazanie w Zarządzeniu nr 1/KS/2016 z dnia r. i Zarządzeniu nr 2/KS/2016 z dnia r. ustalających plan finansowy, jako podstawy prawnej przepisów rozporządzenia uchylonego z dniem r. 2. Wskazanie w Zarządzeniu Dyrektora z dnia roku w sprawie zasad (polityki) rachunkowości jako podstawy prawnej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej (Dz.U ), tj. rozporządzenia niedotyczącego samorządowej jednostki budżetowej. 3. Brak uaktualnienia Procedur udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro stanowiących Załącznik nr 3 do Zarządzenia Dyrektora z dnia r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej oraz obiegu i kontroli dowodów księgowych, o nowelizację: - wprowadzoną z dniem 16 kwietnia 2014 r. ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U ), która wprowadziła nowy próg, tj euro dla zamówień w odniesieniu, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U ) obowiązującą od r. 1. W uregulowaniach wewnętrznych wskazywać jako podstawę prawną aktualne przepisy oraz dotyczące samorządowej jednostki budżetowej. 2. Dokonać aktualizacji Procedur udzielania zamówień publicznych ( ) mając na uwadze nowelizację ww. przepisów. 4. Ujęcie na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami zamiast na koncie 240 Pozostałe rozrachunki rozrachunków z tytuł ubezpieczeń majątkowych, co pozostaje w sprzeczności z zasadą funkcjonowania tych kont zawartych w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie

2 szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U ze zm.). Rozrachunki z tytułu ubezpieczeń majątkowych ujmować na koncie 240 Pozostałe rozrachunki zgodnie z ww. przepisami. 5. Wskazanie w Załączniku nr 4 do Zarządzenia nr 14/2010 z dnia r. Dyrektora pn. Regulamin kontroli i obiegu dowodów księgowych, że za celowe nie wymagające oceny uznaje się wydatki związane z wysyłką listów i paczek, zakupem usług telekomunikacyjnych, zużyciem energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody, wywozem nieczystości, dozorem technicznym, zakupami w zakresie bhp.. W celu wypełnienia dyspozycji zawartej w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U ) i art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t.dz.u ), z którego wynika, że dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane, przy czym sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną i wymaga oceny celowości dokonywania wydatków bez względu na ich rodzaj, każdorazowo oceniać celowość dokonywanych wydatków. 6. Ustalenie Aneksem nr 3 do Załącznika nr 1 do Regulaminu Pracy Norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego dla pracowników obsługi, objętych Ponadzakładowym Układem Zbiorowym Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowowychowawczych prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia zawartym w dniu r. i wpisanym do rejestru pod nr U-LXXXII, zmienionym Protokołem Dodatkowym nr 1 zawartym w dniu r. obowiązującym od dnia r., oraz Protokołem Dodatkowym nr 2 zawartym w dniu r. obowiązującym od r., który zawiera Rozdział V Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze. Ustalając w Regulaminie pracy organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników przestrzegać art ustawy z dnia r. Kodeks pracy (tj.dz.u ) w związku z objęciem pracowników obsługi ww. Ponadzakładowym Układem Zbiorowym Pracy. 7. Dokonanie zakupu wody dostarczanej przez firmę Nestle Waters oraz Eden, dla nauczycieli do pokoju nauczycielskiego, pomimo: - posiadania pozytywnego orzeczenia o jakości wody przeznaczonej do spożycia z Powiatowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Radomiu, - udziału szkoły w projekcie Zdrowa woda prosto z kranu prowadzonym przez Wodociągi Miejskie w Radomiu i umieszczenie na terenie szkoły dystrybutora z wodą pitną. 1. Przy zaopatrywaniu pracowników w wodę zdatną do picia lub napoje przestrzegać zasad określonych w 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26

3 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U ze zm.). 2. W przypadku zatrudniania w szkole osób w warunkach szczególnie uciążliwych, w celu udokumentowania zasadności ponoszenia wydatków związanych z realizacją obowiązków ciążących na pracodawcy wynikających z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t.dz.u ) opracować uregulowania wewnętrzne określone w 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U ). 3. Zaprzestać dokonywania zakupów wody do pokoju nauczycielskiego, w związku z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (J.t.D.U ), z którego wynika, iż jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. 8. Dokonanie zakupu kremu do rąk dla pracowników obsługi, tj. środków higieny osobistej nieprzewidzianych w Rozdziale V Środki ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy ( ). Pracownikom obsługi zapewniać środki ochrony indywidualnej określone w ww. Ponadzakładowym Układzie Zbiorowym Pracy ( ) 9. Brak spójności pomiędzy obowiązkami wynikającymi z zakresu czynności pracownika zatrudnionego na stanowisku Samodzielny referent administracyjny a obowiązkami faktycznie przez niego wykonywanymi, tj. prowadzenie gospodarki magazynowej, wydawanie i rozliczanie środków czystości i art. do sprzątania, pomimo powierzenia tego obowiązku w zakresie czynności pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku Sekretarza szkoły. W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (j.t.dz.u ), w przypadku powyższych pracowników zapewnić spójność pomiędzy zadaniami wynikającymi z zakresu czynności a faktycznie realizowanymi. 10. Brak przestrzegania Procedur udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro stanowiących Załącznik nr 3 do Zarządzenia Dyrektora z dnia r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej oraz obiegu i kontroli dowodów księgowych, poprzez brak sporządzenia do zamówienia na zakup komputerów i oprogramowania, wniosku o którym mowa w Załączniku nr 1, w którym należało określić m.in. przedmiot, szacunkową wartość zamówienia. Przestrzegać obowiązujące w jednostce uregulowania wewnętrzne. 11. Kwalifikowanie wydatków na zakup prasy do wydatków strukturalnych - kod 81 Rozwiązania na rzecz podniesienia jakości opracowania, monitorowania, ewaluacji polityk i programów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, wzmocnienie zdolności w zakresie realizacji polityk i programów, które nie stanowią wydatków

4 strukturalnych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U ). Wydatki strukturalne klasyfikować zgodnie z ww. rozporządzeniem. 12. Stosowanie niewłaściwej klasyfikacji budżetowej poprzez zakwalifikowanie wydatków z tytułu: a) kosztów wysyłki i pakowania prasy do 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zamiast do 4300 Zakup usług pozostałych, b) zakupu komputerów stanowiących pomoc dydaktyczną do 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zamiast do 4240 Zakup środków dydaktycznych i książek, c) czynszu za najem do 4300 Zakup usług pozostałych zamiast do 4400 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe. Przy kwalifikowaniu wydatków przestrzegać zasad określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U ze zm.) 13. Ujęcie na koncie 013 Pozostałe środki trwałe pomocy dydaktycznych, tj. 18 komputerów o jednostkowej wartości poniżej 3.500,00 zł, pomimo braku uregulowań wewnętrznych w tym zakresie w obowiązującej w jednostce polityce rachunkowości w związku z 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości ( ) (j.t. Dz.U ze zm.). Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U ) w celu zapewnienia nadzoru nad majątkiem szkoły ustalić w polityce rachunkowości, z uwzględnieniem kryterium rzeczowego i wartościowego, zasady prowadzenia jego ewidencji ilościowo-wartościowej, ilościowej lub odnoszenia bezpośrednio w zużycie materiałów w stosunku do pozostałych środków trwałych wymienionych w katalogu zawartym w 6 ust. 3 ww. rozporządzenia. 14. Wypłata dodatku za pracę w warunkach trudnych, za prowadzenie zajęć dydaktycznych dwujęzycznie, w dniu r. tj. w dniu wypłaty wynagrodzenia z góry za wrzesień 2016 r., powyższe działanie narusza: - 7 pkt 4 Uchwały nr 809/2014 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 27 października 2014 r. w sprawie uchwalenia regulaminu wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówkach prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia ze zmianami wprowadzonymi uchwałą Nr 234/2015 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 30 listopada 2015 r., - art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U ze zm.). Dodatek za pracę w warunkach trudnych wypłacać zgodnie z: - 7 pkt 4 Uchwały nr 809/2014 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 27 października 2014 r. w sprawie uchwalenia regulaminu wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówkach prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia ze zmianami wprowadzonymi uchwałą Nr 234/2015 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia

5 30 listopada 2015r., który określa, że dodatek za trudne warunki pracy ( ) wypłaca się za każdą przepracowaną w takich warunkach godzinę zajęć ( ), - art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U ze zm.), który określa, że składniki wynagrodzenia, których wysokość może być ustalona jedynie na podstawie już wykonanych prac, wypłaca się miesięcznie lub jednorazowo z dołu w ostatnim dniu miesiąca. Jeżeli ostatni dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłacane jest w dniu poprzedzającym ten dzień, a w wypadkach szczególnie uzasadnionych wynagrodzenie może być wypłacone w jednym z ostatnich pięciu dni miesiąca lub w dniu wypłaty wynagrodzenia miesięcznie z góry w pierwszym dniu miesiąca. 15. Przyjęcie do obliczenia kwoty dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej ilości godzin pracy wynikającej z harmonogramu pracy danego pracownika zamiast nominalnego czasu pracy obowiązującego w danym miesiącu. Przy naliczaniu dodatku za pracę w porze nocnej przestrzegać 4b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U ze zm.). 16. W ewidencji księgowej na koncie 101 Kasa operacje gospodarcze dotyczące wpłat i wypłat ujmowano pod datą ostatniego dnia miesiąca, tj. w dniu zamknięcia raportu kasowego za dany miesiąc. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia r. o rachunkowości (j.t. Dz.U ), poprzez ujmowanie w ewidencji księgowej wpłat gotówkowych w tym samym dniu, w którym faktycznie miały one miejsce, np. poprzez wykorzystaniu programu Kasa Optivum.