UDZIAŁU FIRMY I.M.P.A.

Transkrypt

1 ` Włocławek, dnia Nr ref.: numer zapytania: /T Nazwa firmy: I.M.P.A. Rafał Gołębiowski Ulica: Al. Kazimierza Wielkiego 6d Miejscowość: Włocławek Kod: Adres / Osoba kontaktowa: Rafał Gołębiowski Magdalena Sierocka Telefon osoby kontaktowej: ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY I.M.P.A. Rafał Gołębiowski W TARGACH BEAUTY FAIR 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn r. Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację kompleksowej organizacji udziału firmy I.M.P.A. Rafał Gołębiowski, zwaną dalej Zamawiającym, w targach branży kosmetycznej BEAUTY FAIR 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn r. 1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością.

2 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA OFERTOWEGO Przedmiotem zapytania jest kompleksowa obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjno-techniczna stoiska, organizacji transportu i pobytu delegacji firmy Zamawiającego oraz organizacja wybranych działań promocyjnych związanych z jego udziałem jako wystawcy w targach BEAUTY FAIR SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 10 m 2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z podłączeniem do mediów (prąd 2 kw). 2. Opracowanie projektu oraz wynajem wykonanej zgodnie z tymże projektem, kompleksowej zabudowy targowej o charakterze niesystemowym wraz z instalacją elektryczną. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz wyposażenia: powierzchnia zabudowy 10 m 2, typ zabudowy: niestandardowa, lada informacyjna + hoker, nadruki z grafikami na ścianach stoiska, 1 stół i 4krzesła, stojak na katalogi/ ulotki, czajnik, oświetlenie, kratownica ekspozycyjna zamocowana do ściany szklana gablota z półkami 4 zamocowane do ściany półki do ekspozycji produktów oznakowanie stoiska z wykorzystaniem: a. logotypów firmowych oraz umieszczenie informacji o finansowaniu stoiska z projektu unijnego "Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, b. emblematu Unii Europejskiej, spełniającego normy graficzne określone w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej, c. hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość, d. elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej Gospodarki. 3. Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony.

3 4. Zapewnienie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej oraz transferów lokalnych dla 2 osób, przy założeniu następujących terminów lotów: wylot z Polski (Warszawa) wylot z Brazylii (Sao Paulo) Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdkowym dla 2 osób w następującej liczbie i terminie noclegów: 6 noclegów w terminie Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie dyspozycji na czas trwania targów BEAUTY FAIR 2013, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim, posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie symultanicznym lub konsekutywnym. 7. Zapewnienie ubezpieczenia OC stoiska na kwotę min. 50 tys. PLN. 8. Zapewnienie wpisu dotyczącego firmy I.M.P.A. Rafał Gołębiowski do katalogu targowego targów BEAUTY FAIR Wykonanie następujących produkcji reklamowych: projekt i produkcja długopisów firmowanych I.M.P.A. Rafał Gołębiowski oraz oznaczeniami wymaganymi przez KE w przypadku uzyskania dofinansowania 1000 szt., projekt i produkcja pen-drive ów firmowanych o poj. 4GB z logo I.M.P.A. Rafał Gołębiowski oraz oznaczeniami wymaganymi przez KE w przypadku uzyskania dofinansowania, z wgraną ofertą firmy (dostarczoną przez Zamawiającego 300 szt.). uchwyty do podwieszania damskiej torebki pod blatem 300 szt. próbniki w formie pudełka do rozdawania wzorów produktów (proszku od peelingu) 500 szt. projekt, tłumaczenie dostarczonej przez Zamawiającego treści, skład i druk ulotki reklamowej w języku portugalskim (A5, 4 str.) 2000 szt. dostarczenie katalogu produktowego przez co Zamawiający rozumie opracowanie koncepcji wyróżniającej katalog, stylizowanej okładki, tłumaczenie dostarczonej przez Zamawiającego treści na język portugalski oraz hiszpański, skład oraz druk publikacji w formacie A4, o objętości 20 str. + okładka, w nakładzie 1000 szt. w języku portugalskim i 500 szt. w języku hiszpańskim. 10. Zapewnienie transportu i spedycji produktów ekspozycyjnych oraz materiałów i publikacji reklamowych firmy I.M.P.A. Rafał Gołębiowski z Polski na stoisko targowe na targach BEAUTY FAIR 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii. Usługa musi obejmować koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane prawem opłaty związane z odprawą celną. Szacowana waga i wielkość przesyłki to 1 paleta do 200kg.

4 11. Zredagowanie, przetłumaczenie i opracowanie graficzne następujących narzędzi promocji, do wykorzystania podczas targów BEAUTY FAIR 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii: prezentacja multimedialna w języku portugalskim z ofertą produktów firmy I.M.P.A. Rafał Gołębiowski przeznaczonych na rynek brazylijski witryna www z ofertą produktów Zamawiającego w języku portugalskim. 12. Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii reklamowej serwisu wskazanego w pkt. 11 powyżej, z wykorzystaniem narzędzi Google Adwords, targetowanej na odbiorców brazylijskich. 13. Zorganizowanie spotkań z potencjalnymi obiorcami i dystrybutorami w ramach targów BEAUTY FAIR 2013 w celu prezentacji produktów Zamawiającego, w tym: aranżacja miejsca umożliwiającego przeprowadzenie prezentacji z wykorzystaniem narzędzi multimedialnych (ekranu LCD lub ekranu z rzutnikiem) na terenie targów BEAUTY FAIR 2013, zapewnienie obsługi tłumacza, umawianie spotkań i aranżowanie w każdym dniu targów rozmów B2B z potencjalnymi partnerami biznesowymi dla Zamawiającego. 4. KRYTERIA WYBORU OFERT 1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Nazwa kryterium Znaczenie (%) Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w danym kryterium 1. Cena 70% Doświadczenie 30% Opis kryterium 1. Cena, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 70 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 70 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = x 70 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 3. Opis kryterium 2. Doświadczenie, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty:

5 Składający zapytanie dokona oceny kryterium 2. Doświadczenie na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające wykonanie każdego ze wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz terminie. Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 30 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 30 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = x 70 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 4. W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega prawo do anulowania lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art Kodeksu Cywilnego. 5. TRYB SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: impa@pumice.pl lub faksem na numer: lub przesłana za pośrednictwem poczty na adres siedziby firmy Włocławek.., Al Kazimierza Wielkiego 6d., lub dostarczona do siedziby Zamawiającego (adres j.w.) w formie pisemnej do dnia Oferta musi zawierać: 1. Nazwę i adres oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Spis elementów wymienionych w pkt.3, p.pkt.1-11 niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty. 4. Oświadczenie wynikające z pkt. 4, p.pkt. 3 niniejszego zapytania. 5. Warunki i termin płatności. 6. Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do

6 właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów. Termin związania z ofertą: Oferta powinna zawierać czternastodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 14 dni. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. 2. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 3. Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN. 4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.