ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/04/2014. Dotyczące:

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 2 kwietnia 2014 r. 3DC Sp. z o.o. ul. Wańkowicza 1/ Warszawa Adres korespondencyjny: Ul. Szturmowa 9/ Warszawa kamil.bialy@3dc.com NIP: REGON: KRS: Sąd rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: 5000 złotych ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/04/2014 Dotyczące: Organizacji wyjazdu i uczestnictwa 3DC Sp. z o.o. jako wystawcy w ramach targów Electronic Entertainment Expo (E3) w Los Angeles 1. Wprowadzenie Zapytanie dotyczy organizacji wyjazdu i uczestnictwa 3DC Sp. z o.o. jako wystawcy w ramach targów Electronic Entertainment Expo (E3) w Los Angeles, USA. Wyjazd i uczestnictwo 3DC Sp. z o.o. na targach E3 organizowane jest w ramach Projektu Realizacja działań mających na celu wzrost rozpoznawalności marki serwisu 3DC.COM w ramach działania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Wybór Wykonawcy dla przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego zostanie dokonany w oparciu o najbardziej korzystną ofertę, z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. 2. Przedmiot zapytania ofertowego Przedmiotem zapytania ofertowego jest realizacja prac mających na celu zorganizowanie wyjazdu i uczestnictwa firmy 3DC Sp. z o.o. jako wystawcy w ramach targów Electronic Entertainment Expo ( w Los Angeles, USA.

2 Termin odbywania się targów: czerwca 2014r. Termin pobytu pracowników 3DC Sp. z o.o. na targach: 8-13 czerwca 2014r. Zakres prac, którego dotyczy niniejsze zapytanie obejmuje: 1. Zakup usług przygotowania i druku materiałów promocyjnych i reklamowych oraz tłumaczenia tych materiałów (wizytówki) przygotowanie trzech projektów graficznych wizytówek w wersji angielskiej (dla przedsiębiorcy i dwóch pracowników) oraz ich druk w łącznej ilości 2500 sztuk. 2. Zakup usług przygotowania i druku materiałów promocyjnych i reklamowych oraz tłumaczenia tych materiałów (konspekt) przygotowanie atrakcyjnego wizualnie konspektu promocyjnego (2 strony A4) i jego przetłumaczenie na język angielski wraz z drukiem w ilości 1000szt. 3. Zakup usług przygotowania materiałów promocyjnych i reklamowych oraz tłumaczenia tych materiałów (prezentacja) przygotowanie atrakcyjnej graficznie prezentacji (od 7-15 slajdów) wraz z treściami i jej przetłumaczenie na język angielski. 4. Zakup usług przygotowania materiałów promocyjnych i reklamowych (film promocyjny) stworzenie atrakcyjnego, dynamicznego filmu promocyjnego (od 30sec. do 1min30sec.), który pokazywał będzie czym jest gra oferowana za pośrednictwem serwisu 3DC.com i jak wygląda zbudowany w niej wirtualny świat. 5. Przygotowanie i tłumaczenie dokumentacji technicznej (instrukcja integracyjna) stworzenie i przetłumaczenie na język angielski instrukcji integracyjnej, która będzie prezentowała techniczny aspekt możliwości integracji gry oferowanej przez serwis 3DC.com na portalach potencjalnych partnerów. 6. Wynajem powierzchni wystawienniczej zapewnienie powierzchni na targach E3, na której zostanie umieszczona zabudowa wystawiennicza. 7. Wynajem zabudowy powierzchni wystawienniczej organizacja zabudowy powierzchni wystawienniczej do 12 metrów kwadratowych lub w formie samodzielnego kiosku wraz z zapewnieniem wymaganych wizualizacji i grafik oraz zapewnieniem wyposażenia w postaci: monitora o rozmiarze minimum 22 cale, dostępu do sieci elektrycznej z możliwością podłączenia co najmniej 5 urządzeń oraz zapewnieniu dostępu do sieci Internet. 8. Zakup usług w zakresie obsługi technicznej w tym nagłośnienia i oświetlenia powierzchni wystawienniczej przygotowanie stoiska od strony technicznej do możliwości prezentacji serwisu 3DC.COM 9. Wpis do katalogu targowego zapewnienie wpisu do katalogu targowego w związku z udziałem w targach, związany z rejestracją uczestnika targów w roli wystawcy. 10. Przejazd przedsiębiorcy lub nie więcej niż dwóch pracowników przedsiębiorcy uczestniczących w targach lub wystawach zakupienie biletów lotniczych dla 3 osób (Przedsiębiorcy i dwóch pracowników) na trasie Warszawa Los Angeles i Los Angeles Warszawa. Przylot do Los Angeles w dniu 8 czerwca 2014r. Wylot z Los Angeles w dniu 13 czerwca 2014r. 11. Nocleg przedsiębiorcy lub nie więcej niż dwóch pracowników przedsiębiorcy uczestniczących w targach lub wystawach zapewnienie zakwaterowania dla 3 osób (Przedsiębiorca i dwóch pracowników) w terminie od 8-13 czerwca 2014r. w Los Angeles. Wykonawca zobowiązuje się wykonać wymienione w punktach od 1 do 5 prace do dnia 31 maja 2014r.

3 Prace wymienione w punktach od 6-9 Wykonawca zobowiązuje się wykonać do dnia 8 czerwca 2014r. z zastrzeżeniem, że poszczególne elementy powinny zostać ustalone z Organizatorem Targów E3 odpowiednio wcześniej (terminy do zdeterminowania przez Wykonawcę) celem rezerwacji powierzchni, dokonania wpisu, itp.; Prace wymienione w punktach 10 i 11 Wykonawca zobowiązuje się wykonać do dnia 7 czerwca 2014r. Zamawiający udzieli wszelkich dodatkowych informacji nie posiadających charakteru poufnych, w przeciągu dwóch dni od chwili otrzymania szczegółowego zapytania ze strony podmiotu zainteresowanego realizacją przedmiotu zapytania ofertowego. Dodatkowe informacje zostaną również udzielone w odpowiedzi na zapytania otrzymane przy okazji bezpośrednich spotkań, rozmów telefonicznych czy też za pośrednictwem poczty. 3. Kryteria wyboru Wykonawcy Oferenci składają oferty na niniejsze zapytanie za pośrednictwem Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Z pośród otrzymanych ofert zostanie wybrana ta, która otrzyma najmniejszą wartość wskaźnika α, gdzie: α=p/pmin - d p cena łączna netto wykonania wszystkich elementów zapytania ofertowego pmin najniższa cena łączna netto wykonania wszystkich elementów zapytania ofertowego z pośród zebranych ofert, d premia punktowa za doświadczenie Oferenta, która zostanie przyznana wg poniższej tabeli: Ilość zorganizowanych dla podmiotów zewnętrznych Wartość premii punktowej (d) uczestnictw na imprezach wystawienniczych, które wiązały się z przygotowaniem zabudowy wystawienniczej , ,4 7 i więcej 0,5 Pragniemy zaznaczyć, iż wartość wskaźnika α kształtuje się w zależności od rodzaju otrzymanych ofert i nie może zostać obliczona przed zakończeniem okresu składania ofert. 4. Warunki składania ofert 1) Oferty należy składać zgodnie ze wzorem Formularza ofertowego, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. Formularz ofertowy można otrzymać w wersji papierowej w biurze Zamawiającego lub w wersji elektronicznej, w odpowiedzi na wyraźne życzenie skierowane do Zamawiającego drogą telefoniczną, ową lub osobiście podczas bezpośredniego spotkania. Treść zapytania ofertowego wraz z załącznikami dostępna jest także na stronie w zakładce poświęconej informacjom o realizowanym Projekcie i jego współfinansowaniu ze środków unijnych.

4 2) Oferty należy przesyłać do biura Zamawiającego lub składać osobiście pod adresem: ul. Szturmowa 9/4, Warszawa. 3) Oferty należy dostarczać do Zamawiającego w terminie od 2 kwietnia 2014 roku do 16 kwietnia 2014 roku. 4) Za datę dostarczenia ofert przesyłanych za pomocą poczty lub firm kurierskich uznaje się dzień ich faktycznego wpłynięcia do biura Zamawiającego. 5) Wymagany minimalny okres ważności ofert: do 31 maja 2014 roku. 6) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Ocenione zostaną wyłącznie kompletne oferty, zawierające wyceny dla wszystkich elementów zamówienia. 7) Ocenie zostaną poddane wyłącznie prawidłowo przygotowane oferty, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania oferentów i złożone w wyznaczonym terminie. 8) Ocena zostanie dokonana w terminie do 30 kwietnia 2014 roku. Protokół z posiedzenia komisji dokonującej wyboru wykonawcy będzie opublikowany na tablicy informacyjnej w biurze Zamawiającego i dostępny w okresie 30 dni od daty podjęcia decyzji o wyborze wykonawcy. Informacje na temat wyboru wykonawcy będą również dostępne na wyraźne życzenie oferentów, otrzymane telefonicznie lub owo. 9) Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, niezwłocznie zostaną przeprowadzone ostateczne rozmowy, w celu podpisania finalnej umowy. 10) Wybór dokonany przez Zamawiającego ma charakter ostateczny. 7. Załączniki: 1) Formularz ofertowy 1/10/ Osoba do kontaktu Kamil Biały tel kamil.bialy@3dc.com Adres korespondencyjny: 3DC Sp. z o.o. Ul. Szturmowa 9/ Warszawa

5 FORMULARZ OFERTOWY NR 1/04/2014 Formularz ofertowy stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 1/04/2014 Dotyczący: Organizacji wyjazdu i uczestnictwa 3DC Sp. z o.o. jako wystawcy w ramach targów Electronic Entertainment Expo (E3) w Los Angeles Dane oferenta: Nazwa firmy: Adres: Miejscowość: NIP: Osoba do kontaktu: Telefon kontaktowy: Fax: W imieniu., składam ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/04/2014 firmy 3DC Sp. z o.o., na następujących warunkach: ELEMENT ZAMÓWIENIA: Zgodnie z punktem 2.1 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.2 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.3 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.4 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.5 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.6 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.7 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.8 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.9 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.10 zapytania ofertowego Zgodnie z punktem 2.11 zapytania ofertowego OFEROWANA CENA (NETTO,PLN): RAZEM (łącznie za elementy od 1-11): DOŚWIADCZENIE Ilość zorganizowanych dla podmiotów zewnętrznych uczestnictw na

6 imprezach wystawienniczych, które wiązały się z przygotowaniem zabudowy wystawienniczej. Oświadczam, że: 1. Zapoznałem się z warunkami Zapytania ofertowego nr 1/04/ Posiadam uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotowego zamówienia. 3. Dysponuję niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia. 4. Będę ściśle współpracował z innymi podmiotami współpracującymi z firmą 3DC Sp. z o.o. w celu prawidłowego wykonania przedmiotowego zamówienia. 5. Uważam się za związanego niniejszą ofertą do dnia 31 maja 2014 roku.... (miejsce i data). (podpis, pieczątka imienna i/lub firmowa) Dane zamawiającego: 3DC Sp. z o.o. ul. Wańkowicza 1/ Warszawa Adres korespondencyjny: Ul. Szturmowa 9/ Warszawa kamil.bialy@3dc.com NIP: REGON: KRS: Sąd rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: 5000 złotych