Pani Lucyna Hanus Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu

Transkrypt

1 SG Nowa Ruda, dnia 27 lutego 2012 roku Pani Lucyna Hanus Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu Działając na podstawie art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych ( Dz.U z 2001 roku,nr 55 poz. 577 z późniejszymi zmianami) Wójt Gminy Nowa Ruda uprzejmie informuje o wykonaniu wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu Nr WK.60/324/K-94/11 z dnia 26 stycznia 2012 roku (data złożenia w tut. Urzędzie r.) : Ad 1. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późniejszymi zmianami), a w szczególności : a) art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, uzgodnione z saldami i zapisami księgi głównej; W trakcie kontroli dokonano uzgodnień sald kont ksiąg pomocniczych dla należności i nadpłat w ewidencji podatkowej i doprowadzono do zgodności sald kont księgi głównej z księgami pomocniczymi. Zobowiązano pracowników dokonujących zapisów na kontach analitycznych, do uzgodnień w okresach dziennych, a pracownika odpowiedzialnego za zapisy i uzgodnienia sald kont należności podatkowych do samodzielnej weryfikacji kont rozrachunkowych i przedstawienia pisemnej weryfikacji kont w każdym kwartale rozliczeniowym. b) art. 20 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym; Z dniem 1 stycznia 2012 roku w Urzędzie Gminy Nowa Ruda wprowadzono nowy system obiegu dokumentów finansowo księgowych celem usprawnienia przepływu dokumentów i ujęcia ich w księgach rachunkowych w określonym terminie. W trakcie kontroli Wójt Gminy Nowa Ruda zarządził inwentaryzację środków trwałych w budowie (zarządzenie Nr 274/2011 z dnia roku) i polecił rozliczenie funduszu inwestycyjnego na dzień 31 grudnia 2011 roku. Wyniki inwentaryzacji zostały rozliczone i zapisane w księgach rachunkowych jednostki. Pracowników odpowiedzialnych za nadzór nad inwestycjami zobowiązano do sporządzania dokumentu Strona 1

2 OT nie późnej niż miesiąc po zakończeniu zadania inwestycyjnego, a pracownika Referatu Budżetowo Finansowego do szczególnej staranności przy dokonywaniu rocznej weryfikacji kont w celu wyeliminowania możliwości braku OT. c) art. 24 ust. 1 i 2 ustawy, zgodnie z którym księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty; Zobowiązano pracownika do ustalenia prawidłowości sald wszystkich rozliczeń związanych z przychodami występującymi w budżecie i przychodami w jednostce oraz do zachowania szczególnej staranności w prowadzeniu zapisów. Dokonano korekty bilansu jednostki. Ponadto zmieniono techniczne zasady prowadzenia dziennika organu i jednostki Urząd Gminy poprzez dodatkowe wyodrębnienie na wyciągach bankowych obrotów i wskazanie miejsca ich ujęcia w księgach rachunkowych organu bądź jednostki. Zakazano ujmowania w księgach rachunkowych Urzędu operacji, które podlegają ujęciu na kontach organu i zobowiązano pracownika do zachowania szczególnej staranności w prowadzeniu zapisów. d) art. 26 ust. 1 pkt. 3 ustawy, zgodnie z którym jednostki przeprowadzają inwentaryzację gruntów drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników Załącznikiem nr 9 do zarządzenia Nr 285/11 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji i zasad rachunkowości dla Gminy Nowa Ruda, Urzędu Gminy Nowa Ruda i funduszy celowych Gminy Nowa Ruda wprowadzono do instrukcji inwentaryzacyjnej wzór dokumentu o nazwie Weryfikacja sald metodą porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych i wskazano, że należy go stosować do inwentaryzowania tych składników, w stosunku do których ustawa o rachunkowości przewiduje taką metodę. Ze zmianami zapoznano pracowników Urzędu. Ad 2. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz ze zmianami), a w szczególności art. 44 ust. 3 pkt 3, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; W celu niedopuszczenia w przyszłości do dokonywania wydatków po terminie wynikającym z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zobowiązano Skarbnika Gminy do zachowania szczególnej staranności i nadzoru przy dokonywaniu realizacji wydatków publicznych w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Ad 3. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103) a w szczególności wykazywanie w sprawozdaniu Rb 28S zobowiązań, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym, stosownie do 8 ust. 2 pkt 5 załącznika nr 39 do ww. rozporządzenia oraz wykazywanie tych zobowiązań w sprawozdaniu Rb Z, stosownie do 2 ust. 1 pkt 4 Strona 2

3 załącznika nr 9 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. Nr 43, poz. 247); W celu realizacji powyższego zalecenia zobowiązano Skarbnika Gminy Nowa Ruda do rzetelnego podawania w sprawozdaniach Rb 28 S oraz Rb Z wszystkich zobowiązań, których termin płatności upłynął w tym okresie sprawozdawczym. Ad 4. Przestrzeganie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o obligacjach (Dz.U. z 2001 roku Nr 120, poz z późniejszymi zmianami) w zakresie przeznaczania środków z emisji obligacji wyłącznie na cel określony uchwałą organu stanowiącego; Zobowiązano Skarbnika Gminy, aby w przyszłości przygotowując projekty uchwał w zakresie przeznaczenia środków z emisji obligacji, przestrzegał art.28 ust.1 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o obligacjach. Ponadto zobowiązano pracowników odpowiedzialnych za realizację zadań objętych finansowaniem z emisji obligacji do sporządzania szczegółowych raportów częściowych z postępu finansowania i do przedłożenia ich Skarbnikowi Gminy. Ad 5. Przestrzeganie zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami), a szczególności : a) przeprowadzenie czynności sprawdzających, o których mowa w art pkt 2 i 3 ustawy, mających na celu sprawdzenie poprawności składanych informacji, deklaracji na podatek od nieruchomości oraz ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami; Zobowiązano pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie spraw związanych z prowadzeniem czynności sprawdzających do rzetelnego weryfikowania poprawności składanych informacji, deklaracji na podatek od nieruchomości oraz ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. b) dokonywanie bieżącej weryfikacji biegu przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz stosowanie środków egzekucyjnych stosownie do art ustawy w celu niedopuszczenia do ich przedawnienia, Zobowiązano pracowników do prowadzenia bieżącej weryfikacji biegu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Pouczono o możliwości prowadzenia dodatkowej ewidencji, która pozwoli na rokroczne ustalenie zaległości mogących ulec przedawnieniu. Ad 6. Egzekwowanie od podatników będących osobami fizycznymi przedkładania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, czego wymagają przepisy art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opatach lokalnych (Dz.U. z 2010 roku nr 95, poz. 613 z późniejszymi zmianami). Zobowiązano pracowników do egzekwowania od podatników będących osobami fizycznymi przedkładania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych poprzez podjęcie Strona 3

4 działań proceduralnych związanych z żądaniem złożenia deklaracji w trybie art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.z 2005 roku Nr 8 poz. 60 z późniejszymi zmianami) lub wszczęciem i prowadzeniem postępowania podatkowego, którego wynikiem będzie decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego. Pouczono merytorycznych pracowników o obowiązku kierowania do urzędu skarbowego, w trybie art ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późniejszymi zmianami) wniosku o ukaranie podatnika uchylającego się od obowiązku złożenia deklaracji bądź wykazu nieruchomości (informacji). Ad 7. Prowadzenie czynności egzekucyjnych w stosunku do podatników zalegających z wpłatami należności podatkowych zgodnie z 2,3,5,6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz z późniejszymi zmianami). Pouczono merytorycznych pracowników o obowiązku stosowania 2,3,5,6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz z późniejszymi zmianami). Jednocześnie zobowiązano w/w pracowników do przedstawiania Skarbnikowi Gminy sprawozdania z realizacji w/w obowiązków. Ad 8. Przeprowadzanie kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności prawidłowości wykorzystania środków publicznych na realizację zadania zgodnie z przepisami art. 17 pkt 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz.U. z 2010 roku nr 234, poz z późniejszymi zmianami); Wójt Gminy Nowa Ruda zarządzeniem Nr 285/11 z dnia 30 grudnia 2011 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji i zasad rachunkowości dla Gminy Nowa Ruda, Urzędu Gminy Nowa Ruda i funduszy celowych Gminy Nowa Ruda wprowadził Instrukcję obiegu dokumentów finansowo księgowych, w której określił procedurę weryfikacji sprawozdań z udzielonych dotacji oraz obowiązki pracowników w zakresie przeprowadzania kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności prawidłowości wykorzystania środków publicznych na realizację zadania. Zgodnie z w/w instrukcją sprawozdanie z udzielonej dotacji zawierać będzie adnotację o dokonaniu kontroli merytorycznej wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej oraz adnotację o dokonaniu kontroli formalno rachunkowej wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej. Zobowiązano pracowników odpowiedzialnych za kontrole poprawności wydatkowania dotacji do przeprowadzania kontroli w terenie i sporządzania sprawozdania z tych czynności. Dodatkowo w planie kontroli Referatu Infrastruktury Społecznej zaplanowano kontrole w terenie dotyczące prawidłowości wykorzystania przyznanych dotacji na zadania sportowe na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2010 roku o sporcie (Dz.U.Nr 127, poz.857 z późniejszymi zmianami). Kontrola będzie dotyczyła wszystkich podmiotów, którym udzielono dotacji. Strona 4

5 Ad 9. Przekazywanie dotacji dla podmiotów spoza sektora finansów publicznych w terminach wynikających z zawartych umów. Dokonano szczegółowej analizy możliwości udzielenia dotacji i zaplanowano możliwe do realizacji kwoty, które ujęto w uchwale budżetowej. Zobowiązano Skarbnika Gminy do przekazywania dotacji dla podmiotów spoza sektora finansów publicznych w terminach wynikających z zawartych umów. Ad.10. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz.U. z 2010 roku Nr 102, poz.651 ze zmianami) : a) sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy; Pracownicy Referatu Gospodarowania Mieniem Komunalnym zostali zobowiązani do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz.U. z 2010 roku Nr 102, poz.651 z późn. zm.) w szczególności do sporządzania wykazów nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy, które następnie będą podawane do publicznej wiadomości. Po wywieszeniu wykazów oraz upływie terminów ustawowych, przeprowadzane będzie procedura przetargowa. b) prawidłowe naliczanie ceny nieruchomości gminnych przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.67 ust.1 ustawy, który stanowi, że cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości, natomiast wartość nieruchomości, zgodnie z art.156 ust.1 ustawy, ustalana jest przez rzeczoznawcę majątkowego w formie operatu szacunkowego; Procedury dotyczące ustalania ceny nieruchomości gminnych przeznaczonych do sprzedaży są przestrzegane przez pracowników Referatu Gospodarowania Mieniem Komunalnym. Należy podkreślić, że błąd pracownika ujawniony w trakcie kontroli, był przypadkiem incydentalnym i został niezwłocznie skorygowany przez merytorycznego pracownika. Niemniej, pracownicy zostali poinformowani o konieczności zwracania szczególnej uwagi na sposób ustalania ceny nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. Ad.11. Wprowadzenie stosownych uregulowań w zakresie sposobu rozliczania dochodów z najmu zasobów mieszkaniowych gminy, którymi administruje Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Nowej Rudzie. Ze względu na obszerność i wagę tematu dotyczącego uregulowania sposobu rozliczenia dochodów z najmu zasobów mieszkaniowych gminy, zalecenie w tym zakresie przekazano radcy prawnemu w celu uzyskania stosownej opinii o sposobach i możliwościach jego realizacji. Podjęto również wstępne rozmowy z Dyrektorem Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Nowej Rudzie, który administruje gminnym zasobem mieszkaniowym oraz z Burmistrzem Miasta Nowa Ruda. Podjęcie ostatecznej decyzji co do kierunku i sposobu przyjętych rozwiązań możliwe będzie po uzyskaniu opinii prawnej i dokonaniu szczegółowej analizy sytuacji. Strona 5

6 Ad. 12. Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów (majątku trwałego) gminy poprzez zinwentaryzowanie mienia administrowanego przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Nowej Rudzie oraz przyjęcie go na stan majątku gminy, stosownie do art.24 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Pismem z dnia 21 lutego 2012 roku Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Nowej Rudzie poinformował Wójta Gminy Nowa Ruda o dokonaniu rozdziału majątku trwałego, którym administruje, na część dotyczącą Gminy Miejskiej Nowa Ruda oraz Gminy Nowa Ruda. Dokonanie takiego rozdziału jest podstawą do podjęcia kolejnych kroków zmierzających do zinwentaryzowania mienia oraz przyjęcia go na stan majątku gminy, a w pierwszej kolejności do sporządzenia wykazów mienia oraz protokołów PT, które będą podstawą do zaksięgowania mienia na stanie środków trwałych. Wójt Sławomir Karwowski Sporządził : Iwona Sudoł Tel Strona 6