Informatyzacja bibliotek pedagogicznych na Mazowszu harmonogram najbliższych prac

Transkrypt

1 Informatyzacja bibliotek pedagogicznych na Mazowszu harmonogram najbliższych prac dr inż. Ewa Janczar Zastępca Dyrektor Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie 1 Warszawa, data r.

2 Partnerzy Projektu 6 bibliotek pedagogicznych 31 filii Ciechanów (5) Ostrołęka (5) Płock (2) Radom (7) Siedlce (6) Warszawa (6) 2 Warszawa, data r.

3 Uchwała Zarządu Województwa Mazowieckiego Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu Rozpoczęcie realizacji Projektu Co będzie zawierała umowa o dofinansowanie projektu: Termin realizacji projektu Prawa i obowiązki Beneficjenta Warunki wykorzystania dofinansowania Sposób rozliczania wydatków Zasady kontroli projektu 3

4 Termin realizacji Projektu wrzesień 2018 r. 30 czerwca 2020 r. w uzasadnionych przypadkach Strony Umowy (Beneficjent i MJWPU) mogą wystąpić z wnioskiem o zmianę terminu trwałość projektu - 5 lat od daty płatności końcowej na rzecz Beneficjenta lub daty zatwierdzenia ostatniego wniosku o płatność, jeżeli całość dofinansowania została przekazana przed zakończeniem realizacji projektu 4 Warszawa, data r.

5 Zadanie 1 - budowa "Portalu Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych, dostosowanie lub przygotowanie i budowa nowych stron www dla poszczególnych bibliotek i ich filii, zasilenie treścią utworzonych stron Zadanie 2 - publikacja e-usług na "Portalu Mazowieckich Bibliotek Pedagogicznych" i stronach bibliotek oraz ich fili Zadanie 3 - Wykonanie i utrzymanie sieci WAN w architekturze IP VPN MPLS Zadanie 4 - Wykonanie Data Center bibliotek pedagogicznych w technologii chmury obliczeniowej prywatnej 5 Warszawa, data r.

6 Dokumenty formalne Zarządzenie nr 479/18 Marszałka Województwa Mazowieckiego z dnia 6 lutego 2018 r. Porozumienie o partnerskiej współpracy Umowa o dofinasowanie Projektu 6 Warszawa, data r.

7 Zarządzenie nr 479/18 Marszałka Województwa Mazowieckiego z dnia 6 lutego 2018 r. skład zespołu Przewodniczący Zespołu Kierownik Projektu - Krzysztof Mączewski Geodeta Województwa - Dyrektor Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Członek Zespołu - Ewa Janczar - Zastępca Dyrektora Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii ds. Informacji Przestrzennej i e-administracji Członek Zespołu ds. merytorycznych Główny Użytkownik i Lider Biznesowy - Mirosław Krusiewicz Dyrektor Departamentu Edukacji Publicznej i Sportu Członek Zespołu - Mariusz Młynarczyk - Zastępca Dyrektora Departamentu Edukacji Publicznej i Sportu Członek Zespołu ds. techniczno-informatycznych Główny Architekt Systemu - Jerzy Gościmiński - Zastępca Dyrektora Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii ds. Infrastruktury Informatycznej i Projektów Dziedzinowych Lider wdrożenia (przedstawiciel Partnerów Projektu) - Joanna Kamińska Zastępca Dyrektora Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie Sekretarz Zespołu - Joanna Dąbrowska - Kierownik Wydziału ds. Koordynacji Projektów Interdyscyplinarnych w Departamencie Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Lider ds. rozliczenia Projektu - Wanda Szczepańska - Koordynator Wieloosobowego Stanowiska ds. finansowych w Departamencie Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii 7 Warszawa, data r.

8 Kierownik Projektu zadania zorganizowanie efektywnego oraz skutecznego procesu realizacji etapów prac zwoływanie posiedzeń i organizowanie pracy Zespołu sprawowanie nadzoru nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem harmonogramu realizacji etapów prac współpracowanie z podmiotami uczestniczącymi w realizacji etapów prac przedkładanie Sekretarzowi Województwa Dyrektorowi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie informacji o postępach Projektu 8 Warszawa, data r.

9 Główny Użytkownik i Lider Biznesowy zadania współdziałanie z Partnerami w zakresie zdefiniowania głównych i szczegółowych wymagań funkcjonalno-użytkowych Projektu oraz przygotowanie wkładu do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia dokonywanie oceny merytorycznej (przedmiotowej) i proponowanie zmian w planie techniczno-implementacyjnym przygotowanym przez Wykonawcę Projektu koordynowanie testowania funkcjonalności przygotowanych przez Wykonawcę produktów Projektu Współdziałanie w promocji Projektu przewodniczenie komisjom odbioru produktów Projektu przygotowywanie propozycji zmian modyfikacji produktów Projektu współdziałanie z Partnerami Projektu w celu utrzymania trwałości produktów Projektu 9 Warszawa, data r.

10 Lider wdrożenia zadania uszczegółowienie harmonogramu realizacji Projektu; monitorowanie realizacji zadań i etapów Projektu; współpracowanie z Wykonawcami Projektu, Partnerami Projektu i innymi podmiotami zaangażowanymi w Projekt; opiniowanie rozwiązań proponowanych przez inne podmioty zaangażowane w Projekt; uczestniczenie w odbiorach prac przedstawianych przez Wykonawców Projektu. W powyższych zadaniach Lider Wdrożenia uczestniczy jako przedstawiciel Partnerów ( strażnik celów ). 10 Warszawa, data r.

11 Główny Architekt Systemu zadania współpracowanie z Zespołem, Wykonawcami Projektu, Partnerami Projektu i innymi podmiotami zaangażowanymi w Projekt w celu realizacji etapów prac w obszarze techniczno-informatycznym, w zakresie uzgodnionym z Przewodniczącym Zespołu Kierownikiem Projektu. uczestniczenie w komisjach odbioru ponosi odpowiedzialność za prawidłowy przebieg realizacji Projektu, zgodnie z koncepcją zadań Projektu w zakresie techniczno-technologicznym 11 Warszawa, data r.

12 Prawa i obowiązki Beneficjenta realizacja Projektu zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz z Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacja Projektu z zachowaniem zasady konkurencyjności = Beneficjent, realizując Projekt, stosuje przepisy o zamówieniach publicznych udostępnianie na żądanie MJWPU lub innych upoważnionych organów wszelkich dokumentów dotyczących postępowań o udzielanie zamówień publicznych, ich realizacji oraz Regulaminu Komisji Przetargowej. 12 Warszawa, data r.

13 Prawa i obowiązki Beneficjenta przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją Projektu wypełnianie obowiązków informacyjnych i promocyjnych w trakcie realizacji projektu oraz w okresie trwałości Projektu, przedstawianie na żądanie MJWPU lub IZ wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją i utrzymaniem Projektu, w wyznaczonym terminie, w szczególności w ramach sprawozdawczości i kontroli oraz weryfikacji wniosków o płatność. 13 Warszawa, data r.

14 Warunki wykorzystania dofinansowania Beneficjent musi zapewnić, że w przypadku Projektu nie następuje podwójne finansowanie zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Beneficjent musi zapewnić, że w przypadku zakupu nieruchomości lub sprzętu ruchomego: będzie on użytkowany zgodnie z celem określonym we Wniosku o dofinansowanie Projektu; umożliwi przeprowadzenie kontroli przez MJWPU lub inną uprawnioną do tego instytucję. W przypadku niedotrzymania przez Beneficjenta warunków określonych w umowie, dofinansowanie podlega zwrotowi wraz z odsetkami 14 Warszawa, data r.

15 Warunki wykorzystania dofinansowania Realizacja zamówień w ramach Projektu odbywać się będzie zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych 15 Warszawa, data r.

16 Sposób rozliczania wydatków Wydatki w projekcie: Koszty bezpośrednie: ok. 5,25 mln PLN Koszty pośrednie: ok. 70 tyś PLN Nie dopuszcza się możliwości przesunięć pomiędzy wydatkami kwalifikowalnymi z kategorii stanowiących w ramach Projektu koszty bezpośrednie do kategorii wydatków stanowiących w ramach Projektu koszty pośrednie i odwrotnie. Jeżeli zostanie stwierdzone, że Beneficjent wykorzystał całość lub część dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem obowiązujących procedur lub pobrał całość lub część dofinansowania w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, zobowiązuje się do zwrotu tych środków wraz z odsetkami 16 Warszawa, data r.

17 Kontrola Projektu Beneficjent poddaje się kontroli dokonywanej przez zespoły kontrolujące MJWPU oraz innych podmiotów uprawnionych do ich przeprowadzenia na podstawie odrębnych przepisów, w zakresie prawidłowości realizacji Projektu Kontrola może zostać przeprowadzona również w formie wizyty monitorującej. Projekt w szczególności może zostać objęty kontrolami doraźnymi Kontrolę, wizytę monitorującą i weryfikującą wydatki przeprowadza się w każdym miejscu związanym z realizacją Projektu 17 Warszawa, data r.

18 Kontrola Projektu i jak ją pozytywnie przejść Kto może kontrolować?: Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Komisja Europejska NIK Jak się przygotować?: uporządkowana dokumentacja Projektu ręka na pulsie czyli wiem co dzieje się w Projekcie spełnianie obowiązków dotyczących informacji i promocji Projektu (naklejki, plakaty, informacje na stronie internetowej) 18 Warszawa, data r.

19 Partnerzy Projektu zadania: czynny udział w realizacji Projektu i wdrożeniach jego produktów, udział w przygotowywaniu siwz oraz szczegółowych opisów przedmiotu zamówienia, udział w czynnościach odbioru jakościowego usług i dostaw realizowanych w ramach Projektu KOMUNIKACJA 19 Warszawa, data r.

20 Partnerzy Projektu zadania: ustalenie swojego przedstawiciela koordynatora projektu ścisła współpraca z Kierownikiem Projektu oraz wykonawcami realizującymi Projekt codzienne (w każdy dzień roboczy) sprawdzanie wiadomości w skrzynkach elektronicznych pilotaż odbioru produktów przestrzeganie obowiązków dotyczących informacji i promocji Projektu umieszczanie na stronie internetowej informacji o Projekcie, udostępnianie broszur, ulotek i innych publikacji dotyczących Projektu; rzetelne i terminowe przekazywanie informacji oraz dokumentacji potrzebnej do rozliczenia, raportowania i kontroli Projektu, KOMUNIKACJA 20 Warszawa, data r.

21 Koordynator Projektu cechy: zmysł organizacyjny umiejętność odbierania informacji i przekazywania informacji zwrotnych umiejętność efektywnego komunikowania dostępność wiara w celowość i powodzenie projektu nie musi być informatykiem Koordynator + osoba zastępująca KOMUNIKACJA 21 Warszawa, data r.

22 Wszystkie oficjalne informacje dotyczące projektu zamieszczane będą na stronie: geodezja.mazovia.pl Dla Partnerów Projektu zostanie utworzony specjalna przestrzeń dyskowa, na którym po zalogowaniu za pomocą indywidualnego loginu i hasła dostępne będą dokumenty o charakterze wewnętrznym. 22 Warszawa, data r.

23 Dziękuję za uwagę geodezja.mazovia.pl 23 Warszawa, data r.