REGULAMIN ORGANIZACYJNY POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ

Transkrypt

1 Załącznik do Zarz. Nr 25/10/11 REGULAMIN ORGANIZACYJNY POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ Spis treści: Część I Rozdział I Postanowienia ogólne... 5 Rozdział II Struktura organizacyjna Politechniki... 6 Część II Rozdział I Rektor... 8 Rozdział II Prorektorzy... 9 Rozdział III Kanclerz Rozdział IV Zastępca kanclerza Rozdział V Kwestor Część III Rozdział I Administracja centralna Rozdział II Administracja wydziałowa Rozdział III Administracja jednostek organizacyjnych Rozdział IV Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych administracji Część IV Rozdział I Struktura organiazcyjna administracji centralnej Część V Zadania komórek organizacyjnych Rozdział I Biuro Rektora Zespół Obsługi Prawnej Dział Analiz Ekonomicznych Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych Kancelaria Tajna Dział Obronny Inspektorat BHP Audytor wewnętrzny Samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej Dział Promocji Politechniki Śląskiej Centrum Zarządzania Projektami Biuro Obsługi Projektów Krajowych Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych Biuro Obsługi Projektów Europejskich Biuro Obsługi Projektów Infrastrukturalnych Biuro Obsługi Węzła Wiedzy KIC Biuro Obsługi Finansowej Projektów Rozdział II Dział Spraw Osobowych Biuro Strategii Rozwoju i Inwestycji Politechniki Śląskiej

2 Rozdział III Dział Badań Naukowych Rozdział IV Dział Współpracy Naukowej z Zagranicą Biuro Międzynarodowej Wymiany Akademickiej Rozdział V Dział Nauczania i Spraw Studenckich Biuro Karier Studenckich Administracja Osiedla Studenckiego Rozdział VI Dział Gospodarki Nieruchomościami i Spraw Socjalnych Dział Oprogramowania i Eksploatacji Systemów Komputerowych Dział Inwentaryzacji Straż Akademicka Rozdział VII Dział Techniczny i Inwestycji Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia Dział Łączności Archiwum Dział Finansowo-Księgowy w Katowicach Dział Finansowy Dział Księgowości Głównej Dział Gospodarki Składnikami Majątkowymi Dział Podatków i ZUS Dział Kosztów Dział Obsługi Księgowej Projektów Dział Wynagrodzeń Wydziałowi pełnomocnicy kwestora Część VI Postanowienia końcowe Załączniki Nr schematy organizacyjnej Politechniki Śląskiej 4

3 REGULAMIN ORGANIZACYJNY POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ Część I Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Podstawę prawną działania oraz zasady organizacji i funkcjonowania Politechniki Śląskiej regulują: 1) ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365) wraz z aktami wykonawczymi, w tym rozporządzenie Rady Ministrów z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), 2) Statut Politechniki Śląskiej, 3) Zarządzenia Rektora Politechniki Śląskiej, 4) niniejszy Regulamin organizacyjny Politechniki Śląskiej zwany dalej Regulaminem. 2. Podstawowym wewnętrznym aktem prawnym określającym organizację Uczelni oraz zasady jej funkcjonowania jest Statut Politechniki Śląskiej. 2 Niniejszy Regulamin określa: 1) strukturę organizacyjną oraz podporządkowanie jednostek organizacyjnych Uczelni, 2) zasady funkcjonowania administracji oraz jej organizację wewnętrzną, 3) ramowe zakresy działań komórek organizacyjnych administracji Uczelni podległych Rektorowi, prorektorom, kanclerzowi i dziekanom. 3 Ilekroć w przepisach Regulaminu używa się określenia: 1) Politechnika lub Uczelnia - należy przez to rozumieć Politechnikę Śląską, 2) komórka organizacyjna - należy przez to rozumieć dział, biuro, sekcję, zespół, referat, inspektorat, samodzielne stanowisko pracy, 3) podstawowa jednostka organizacyjna - należy przez to rozumieć wydział lub kolegium, 4) jednostka organizacyjna - należy przez to rozumieć jednostkę pozawydziałową, międzywydziałową i ogólnouczelnianą, 5) pion organizacyjny - należy przez to rozumieć zespół komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk podporządkowanych wspólnemu kierownictwu, 6) ustawa - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym, 7) statut - należy przez to rozumieć Statut Politechniki Śląskiej. 4 Administracja Politechniki Śląskiej obejmuje: 1) administrację centralną, 2) administrację wydziałową lub kolegium, 3) administrację jednostek organizacyjnych. 5

4 5 Administracja Politechniki zapewnia realizację podstawowej działalności Uczelni wykonując czynności administracyjne, gospodarcze, techniczne i finansowe związane z jej działalnością, w szczególności w zakresie: 1) nauczania i spraw bytowych studentów, 2) realizacji badań naukowych, wynalazczości, 3) współpracy naukowej z zagranicą, 4) rozwoju kadry naukowej, 5) spraw pracowniczych i socjalnych, 6) gospodarowania majątkiem Uczelni, w tym eksploatacji, remontów i inwestycji, 7) spraw finansowych i księgowości Prawo do wydawania zarządzeń, pism okólnych oraz innych dokumentów regulujących działalność Uczelni posiada w pełnym zakresie Rektor. 2. Prorektorzy, kanclerz oraz kwestor posiadają prawo wydawania pisemnych poleceń, pism informacyjnych oraz instrukcji wewnętrznych każdy w swoim zakresie działania i posiadanych uprawnień. 3. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych upoważnieni są do wydawania podległym pracownikom poleceń i instrukcji dotyczących wykonywania zadań objętych działalnością danej jednostki lub komórki. Rozdział II Struktura organizacyjna Politechniki 7 W skład struktury organizacyjnej Politechniki wchodzą: 1) podstawowe jednostki organizacyjne, 2) zamiejscowe jednostki organizacyjne, 3) jednostki ogólnouczelniane, 4) jednostki międzywydziałowe, 5) jednostki pozawydziałowe, 6) komórki organizacyjne administracji centralnej, wydziałowej i innych jednostek organizacyjnych. 8 Strukturę organizacyjną Politechniki ustalającą podporządkowanie jednostek i komórek organizacyjnych Rektorowi, prorektorom i kanclerzowi określają załączniki Nr 1, 2 i 3 do niniejszego Regulaminu. 9 Podstawowymi i zamiejscowymi jednostkami organizacyjnymi Politechniki podporządkowanymi bezpośrednio Rektorowi są: 1. Wydziały: 1) Wydział Architektury, 2) Wydział Automatyki, Elektroniki i Informatyki, 3) Wydział Budownictwa, 4) Wydział Chemiczny, 6

5 5) Wydział Elektryczny, 6) Wydział Górnictwa i Geologii, 7) Wydział Inżynierii Środowiska i Energetyki, 8) Wydział Matematyczno-Fizyczny, 9) Wydział Mechaniczny Technologiczny, 10) Wydział Inżynierii Materiałowej i Metalurgii, 11) Wydział Organizacji i Zarządzania, 12) Wydział Transportu, 13) Wydział Inżynierii Biomedycznej. 2. Kolegium Języków Obcych. 3. Zamiejscowe Ośrodki Dydaktyczne Politechniki Śląskiej: 1) Zamiejscowy Ośrodek Dydaktyczny Politechniki Śląskiej w Bytomiu, 2) Zamiejscowy Ośrodek Dydaktyczny Politechniki Śląskiej w Tychach, 3) Zamiejscowy Ośrodek Dydaktyczny Politechniki Śląskiej w Dąbrowie Górniczej, 4) Zamiejscowy Ośrodek Dydaktyczny Politechniki Śląskiej w Sosnowcu, 5) Zamiejscowy Ośrodek Dydaktyczny Politechniki Śląskiej w Katowicach, 6) Zamiejscowy Ośrodek Dydaktyczny Politechniki Śląskiej w Rybniku. 10 Ogólnouczelnianymi jednostkami organizacyjnymi są : 1. Biblioteka Główna, która wraz z bibliotekami wydziałowymi tworzy jednolity system biblioteczno-informatyczny Politechniki, 2. Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, 3. Szkoła Doktorów, 4. Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości Politechniki Śląskiej, 5. Centrum Innowacji i Transferu Technologii. 11 Jednostkami międzywydziałowymi są: 1) Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych, 2) Ośrodek Sportu Politechniki Śląskiej, 3) Ośrodek Geometrii i Grafiki Inżynierskiej. 12 Pozawydziałowym jednostkami organizacyjnymi są: 1) Centrum Kształcenia Inżynierów, 2) Centrum Komputerowe Politechniki Śląskiej, 3) Centrum Inżynierii Biomedycznej, 4) Centrum Technologii Obronnych, 5) Zakład Graficzny Politechniki Śląskiej, 6) Centrum Edukacji w Mechatronice, 7) Centrum Edukacyjno Kongresowe Politechniki Śląskiej, 8) Centrum Biotechnologii, 9) Centrum Kształcenia Kadr Lotnictwa Cywilnego Europy Środkowo-Wschodniej, 10) Instytut Fizyki Centrum Naukowo-Dydaktyczne Politechniki Śląskiej. 7

6 13 1. Jednostkami organizacyjnymi wydziałów są instytuty i katedry. 2. W ramach instytutu mogą być tworzone: a) zakłady, b) pomocnicze wewnętrzne jednostki organizacyjne. 3. W ramach katedry mogą być tworzone pomocnicze wewnętrzne jednostki organizacyjne: a) laboratoria, b) zespoły dydaktyczne, c) zespoły badawcze. 4. Na wydziałach oraz w innych jednostkach organizacyjnych mogą być tworzone komórki organizacyjne o charakterze administracyjnym takie jak: działy, biura, sekcje. Część II Rozdział I Rektor Rektor kieruje Uczelnią i reprezentuje ją na zewnątrz. 2. Rektor jest przełożonym wszystkich pracowników oraz studentów i doktorantów Uczelni. 3. Rektor podejmuje decyzje dotyczące funkcjonowania Uczelni niezastrzeżone dla innych organów. 4. Rektor kieruje Uczelnią przy pomocy prorektorów, kanclerza i kwestora, kierowników podstawowych jednostek organizacyjnych, dyrektorów i kierowników pozostałych jednostek organizacyjnych. 5. Rektor nawiązuje i rozwiązuje stosunek pracy z pracownikami Uczelni i jest wobec nich pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. 6. W celu realizacji ważnych dla funkcjonowania uczelni zadań, Rektor może powołać pełnomocników. 7. W czasie nieobecności Rektora jego obowiązki wykonuje wyznaczony przez niego prorektor. 8. Rektor ustala zakresy zadań prorektorów. 9. Zastępcami Rektora są: 1) Prorektor ds. Organizacji i Rozwoju, 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Przemysłem, 3) Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej, 4) Prorektor ds. Dydaktyki. 10. Rektor, jako jednoosobowy organ Politechniki, może uchylić lub zmienić decyzję każdego podległego mu organu, jeżeli decyzja ta jest sprzeczna z prawem lub jest niezgodna z podstawowymi zadaniami Uczelni. 11. Szczegółowy zakres kompetencji Rektora określa ustawa oraz Statut. 15 Rektor sprawuje bezpośrednie kierownictwo w zakresie: 1) rozwoju Politechniki, 2) polityki zatrudnieniowej i płacowej, 3) koordynacji planowania i sprawozdawczości, 4) pracy Senatu Politechniki, 8

7 5) współpracy Politechniki z organami samorządu terytorialnego, 6) polityki inwestycyjnej, 7) spraw obronnych, 8) spraw ochrony danych osobowych i informacji niejawnych, 9) kontroli zarządczej, 10) audytu wewnętrznego, 11) kontroli wewnętrznej, 12) bezpieczeństwa i higieny pracy, 13) obsługi prawnej, 14) promocji Uczelni. Rozdział II Prorektorzy 16 Prorektorzy działają w ramach udzielonych przez Rektora pełnomocnictw oraz ustalonego każdorazowo na początku kadencji zakresu obowiązków. 17 Do zakresu obowiązków Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju należy: 1) prowadzenie bieżących spraw organizacyjnych i związanych z nimi prac legislacyjnych, 2) wykonywanie w imieniu pracodawcy czynności określonych przepisami prawa pracy, 3) opracowanie strategii rozwoju kadry naukowej i zmian organizacyjnych w Uczelni, 4) prowadzenie spraw dotyczących nagród dla nauczycieli akademickich, 5) opracowanie docelowego programu zagospodarowania przestrzennego Uczelni, 6) opracowanie wieloletniego programu inwestycyjnego Uczelni, 7) komputeryzacja Uczelni, 8) współpraca z samorządami, urzędem wojewódzkim oraz marszałkowskim, 9) nadzór nad działalnością podległych komórek i jednostek organizacyjnych, 10) wdrażanie systemów zarządzania jakością w obszarze zarządzania Uczelnią, 11) przyznawanie świadczeń socjalnych w ramach ZFŚS. 18 Do zakresu obowiązków Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Przemysłem należy: 1) koordynacja i nadzór nad realizacją badań naukowych w Uczelni, 2) nadzór nad realizacją prac naukowych własnych i statutowych w Uczelni, 3) inicjowanie i nadzór procesu komercjalizacji wyników badań naukowych, 4) nadzór nad sprawami związanymi z ochroną patentową i ochroną własności intelektualnej, 5) opracowanie strategii współpracy Uczelni z przemysłem i środowiskiem gospodarczym, 6) nadzór nad działalnością Centrum Innowacji i Transferu Technologii, 7) nadzór nad działalnością podległych komórek i jednostek organizacyjnych. 19 Do zakresu obowiązków Prorektora ds. Współpracy Międzynarodowej należy: 1) opracowanie strategii współpracy naukowej z zagranicą, 2) koordynacja i nadzór nad współpracą jednostek Politechnik Śląskiej z zagranicą, 9

8 3) koordynacja zadań związanych z międzynarodową wymianą pracowników naukowodydaktycznych, 4) koordynacja zadań związanych z międzynarodową wymianą studentów i doktorantów, 5) nadzór nad działalnością podległych komórek i jednostek organizacyjnych. 20 Do zakresu obowiązków Prorektora ds. Dydaktyki należy: 1) nadzór nad przebiegiem rekrutacji na studia, 2) nadzór nad organizacją i tokiem studiów, w tym studiów podyplomowych oraz kursów dokształcających, 3) podejmowanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów i doktorantów, 4) nadzór nad funkcjonowaniem samorządu studenckiego i doktoranckiego oraz organizacji studenckich, 5) koordynacja spraw związanych z uprawnieniami wydziałów do prowadzenia kierunku studiów, 6) nadzór nad realizacją planów studiów i programów nauczania na wydziałach, 7) prowadzenie spraw studentów niepełnosprawnych, 8) nadzór nad wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, 9) nadzór nad wdrażaniem w Uczelni Systemu Zapewnienia Jakości Kształcenia, 10) nadzór nad działalnością podległych komórek i jednostek organizacyjnych. Rozdział III Kanclerz Kanclerz sprawuje zwykły zarząd w zakresie mienia należącego do Politechniki Śląskiej i reprezentuje Politechnikę na zewnątrz, w ramach udzielonych pełnomocnictw, w sprawach administracyjno-gospodarczych. 2. Do zakresu obowiązków kanclerza należy: 1) podejmowanie decyzji i kontrola ich realizacji w zakresie: a) przygotowania wraz z kwestorem projektu planu rzeczowo - finansowego Uczelni, b) bieżącej eksploatacji obiektów Uczelni, c) zapewnienie ładu i porządku oraz organizacji ochrony mienia Uczelni, d) działalności administracyjno-gospodarczej Uczelni, e) nadzoru nad remontami i inwestycjami, 2) przedkładanie Rektorowi wniosków w sprawie obsady stanowisk w podległych jednostkach i komórkach organizacyjnych, 3) nadzór nad działalnością socjalną na rzecz pracowników Uczelni oraz współpraca z działającymi w Uczelni związkami zawodowymi w zakresie spraw socjalnych, 4) akceptowanie faktur, rachunków i zatwierdzanie ich do zapłaty, 5) uczestnictwo w przygotowywaniu wewnętrznych aktów normatywnych związanych z administracją i gospodarką Uczelni Kanclerz podlega bezpośrednio Rektorowi i odpowiada przed Rektorem za realizację powierzonych zadań. 10

9 2. Kanclerz wykonuje swoje obowiązki: 1) przy współpracy z prorektorami, kierownikami jednostek podstawowych i innych jednostek organizacyjnych, 2) poprzez zastępców oraz kierowników podporządkowanych mu jednostek i komórek organizacyjnych. Rozdział IV Zastępca kanclerza Rektor na wniosek kanclerza powołuje i odwołuje zastępcę kanclerza. 2. Do zakresu obowiązków zastępcy kanclerza należy: 1) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wypełnianiem obowiązków przez podległe jednostki organizacyjne, 2) opracowywanie rocznych i wieloletnich planów rzeczowo-finansowych w zakresie inwestycji, remontów i konserwacji, 3) współudział w planowaniu i przygotowywaniu prac w zakresie inwestycji i modernizacji obiektów, 4) opiniowanie i analiza przedłożonej dokumentacji technicznej dla inwestycji i remontów, 5) prowadzenie spraw związanych z inwestycjami i remontami w Uczelni, 6) dokonywanie odbioru końcowego prowadzonych prac inwestycyjnych i remontowych, 7) kontrolowanie i egzekwowanie usunięcia wad ujawnionych w toku odbioru końcowego oraz w okresie gwarancyjnym, 8) opiniowanie projektów zmian w zakresie robót remontowo-budowlanych, wodnokanalizacyjnych, centralnego ogrzewania i elektrycznych w obiektach Uczelni 9) udział w przeglądach technicznych obiektów Uczelni oraz typowanie budynków do remontów kapitalnych, 10) nadzór nad merytoryczną i finansową stroną rozliczania środków finansowych pochodzących z instytucji i urzędów, 11) uczestniczenie w komisjach przetargowych, 12) zastępowanie kanclerza w czasie jego nieobecności. Rozdział V Kwestor Kwestor jest zastępcą kanclerza i zgodnie z ustawami o rachunkowości i o finansach publicznych wykonuje obowiązki głównego księgowego. 2. Do kompetencji kwestora należy w szczególności: 1) bezpośrednie kierowanie działalnością kwestury Uczelni, 2) prowadzenie rachunków Uczelni, 3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, 4) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych, 5) zapewnienie prawidłowości umów zawieranych przez uczelnię pod względem finansowym, 11

10 6) prawidłowe dysponowanie środkami finansowymi, 7) zapewnienie terminowego ściągania należności oraz dochodzenia roszczeń prawnych i spłat należności. Część III Rozdział I Administracja centralna 25 Do podstawowych zadań administracji centralnej należy podejmowanie działań zapewniających sprawne funkcjonowanie Uczelni, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Dział i biuro są podstawowymi komórkami administracji centralnej, do których należy prowadzenie spraw administracyjnych, finansowych, gospodarczych, technicznych i usługowych. 2. Utworzenie działu jest możliwe, jeżeli realizacja określonego zakresu zadań wymaga zatrudnienia co najmniej 5 pracowników. 3. Biuro, zespół lub referat można utworzyć, gdy liczba zatrudnionych w nich pracowników jest mniejsza niż 5, do których wyodrębnienia Uczelnia zobligowana jest bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, lub które wynikają z przyczyn organizacyjnych. 4. Inspektorat jest komórką administracji, do której zakresu zadań należy prowadzenie działalności kontrolnej Przy tworzeniu komórki organizacyjnej w administracji centralnej powinny być spełnione następujące warunki: 1) wyodrębnienie zadań uzasadniających jej tworzenie, 2) możliwości kadrowe i płacowe Uczelni, 3) zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. 2. Jednostki, o których mowa w ust. 1, tworzy, przekształca i likwiduje Rektor z własnej inicjatywy lub na wniosek prorektora lub kanclerza. Rozdział II Administracja wydziałowa W strukturze administracji wydziałowej mogą występować komórki organizacyjne w formie: 1) dziekanatu, 2) biura, 3) sekretariatu, 4) sekcji. 2. Komórki organizacyjne administracji wydziałowej tworzy, znosi, łączy i przekształca dziekan. 12

11 29 1. Dziekanatem jest komórka, która wspomaga działalność administracyjno- finansową dziekana oraz wykonuje czynności kancelaryjno-biurowe służące realizacji zadań wydziału. 2. Dziekanat tworzy się na każdym wydziale. Zarządza nim kierownik dziekanatu merytoryczne podległy bezpośrednio dziekanowi. 3. Wielkość zatrudnienia w dziekanatach jest zależna od liczby studentów na wydziale. 4. Sekretariat jest komórką prowadzącą działalność administracyjno-biurową, która służy realizacji zadań wydziału, instytutu lub katedry. 5. W sekretariatach tworzy się samodzielne stanowiska pracy podlegające bezpośrednio kierownikowi danej jednostki organizacyjnej, który określa szczegółowy zakres obowiązków na danym stanowisku. 30 Na wniosek dziekana za zgodą Rektora w strukturze administracyjnej wydziału może być utworzone stanowisko dyrektora administracyjnego wydziału. Zakres jego zadań określa dziekan. Rozdział III Administracja jednostek organizacyjnych 31 Strukturę wewnętrzną jednostek organizacyjnych międzywydziałowych, ogólnouczelnianych i pozawydziałowych Uczelni określają odrębne regulaminy, zatwierdzone przez Senat na wniosek Rektora. Rozdział IV Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych administracji Kierownicy komórek organizacyjnych administracji kierują pracą tych komórek i ponoszą pełną odpowiedzialność za realizację powierzonych im zadań. 2. Do zakresu działań kierowników komórek organizacyjnych administracji należy: 1) organizowanie pracy i ustalanie zakresu obowiązków podległych im pracowników oraz przydzielanie prac doraźnych nieprzewidzianych w tych zakresach, 2) merytoryczne opracowywanie propozycji rozwiązań z zakresu działalności komórki, 3) opracowywanie projektów pism podpisywanych przez Rektora, prorektorów i kanclerza dotyczących zakresu działalności kierowanej komórki, 4) dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych podległych pracowników, 5) właściwa obsada stanowisk w kierowanej komórce, 6) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem pracy przez podległych pracowników oraz kontrola realizacji wydanych poleceń, 7) czuwanie nad przestrzeganiem wewnętrznych i ogólnie obowiązujących przepisów prawnych związanych z działalnością komórki, 8) nadzór nad prowadzeniem wymaganej dokumentacji i sprawozdawczości, 9) wnioskowanie o aktualizację wewnętrznych przepisów prawnych, 10) reprezentowanie komórki wobec przełożonego i organów Uczelni, 13

12 11) nadzór i kontrola nad przestrzeganiem dyscypliny pracy oraz tajemnicy służbowej przez podległych pracowników, 12) sprawowanie nadzoru i egzekwowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bhp i p. poż., 13) zabezpieczanie mienia Uczelni znajdującego się w dyspozycji komórki, 14) wykonywanie innych poleceń bezpośrednich przełożonych. 3. Szczegółowe zakresy obowiązków kierowników komórek organizacyjnych administracji ustalają i podpisują kierownicy pionów. Zakresy te są ściśle związane z zakresami działań ustalonych dla poszczególnych komórek oraz obejmują czynności przewidziane dla tych stanowisk. 4. Kierownicy komórek organizacyjnych administracji są zobowiązani do: 1) bieżącego aktualizowania zakresów obowiązków podległych im pracowników, 2) współpracy z innymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi w zakresie spraw wymagających wspólnych rozwiązań, 3) sprawowania kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem przez podległych pracowników postanowień zawartych w wewnętrznych i zewnętrznych aktach normatywnych. 33 Wszyscy kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do prowadzenia kontroli zarządczej Kierownicy komórek organizacyjnych administracji mają prawo do wnioskowania w sprawach zatrudnienia, przeszeregowania, podwyższania wynagrodzeń, zwalniania, nagradzania i udzielania kar regulaminowych podległych im pracowników. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych administracji i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy ponoszą pełną odpowiedzialność za merytoryczne, terminowe i prawidłowe załatwianie spraw z zakresu realizowanych zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami Kierownicy komórek organizacyjnych administracji zobowiązani są do sprawowania nadzoru i kontroli nad udostępnianiem informacji stanowiących tajemnicę służbową wyłącznie osobom dającym rękojmię zachowania tajemnicy (posiadającym poświadczenie bezpieczeństwa) i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku. 2. Informacje, którym osoba upoważniona do podpisania dokumentu przyznała określoną klauzulę tajności są chronione zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych Szczegółowe obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność pracowników niebędących nauczycielami akademickimi określają ich zakresy czynności. 2. Za właściwe wykonanie czynności przewidzianych dla poszczególnych stanowisk pracy odpowiedzialność ponoszą pracownicy zatrudnieni na tych stanowiskach. 3. Każdego pracownika, bez względu na zajmowane stanowisko, rodzaj pracy i charakter stosunku pracy obowiązuje znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów. 14

13 37 1. Wszystkie komórki organizacyjne administracji Politechniki realizują również inne zadania, niewymienione w niniejszym Regulaminie, prace zlecone przez bezpośredniego przełożonego niewykraczające jednak poza ramy zakresu zadań komórki oraz kwalifikacje pracownika. 2. Wszystkie komórki organizacyjne mają za zadanie inicjowanie oraz współudział przy opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych aktów normatywnych, instrukcji, regulaminów dotyczących zadań realizowanych przez daną komórkę. Część IV Rozdział I Struktura organizacyjna administracji centralnej 38 Strukturę organizacyjną administracji centralnej tworzą piony w skład, których wchodzą merytorycznie podległe stanowiska i komórki organizacyjne: 1. Pion Rektora: 1) Sekretariat, 2) Biuro Rektora, 3) Zespół Obsługi Prawnej, 4) Dział Analiz Ekonomicznych, 5) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, 6) Dział Obronny, 7) Inspektorat BHP, 8) Audytor Wewnętrzny, 9) Samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej, 10) Dział Promocji Politechniki Śląskiej, 11) Centrum Zarządzania Projektami Biuro Obsługi Projektów Krajowych, Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych, Biuro Obsługi Projektów Europejskich, Biuro Obsługi Projektów Infrastrukturalnych, Biuro Obsługi Węzła Wiedzy KIC, Biuro Obsługi Finansowej Projektów. 2. Pion Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju: 1) Sekretariat, 2) Dział Spraw Osobowych, 3) Biuro Strategii Rozwoju i Inwestycji Politechniki Śląskiej. 3. Pion Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Przemysłem: 1) Sekretariat, 2) Dział Badań Naukowych. 4. Pion Prorektora ds. Współpracy Międzynarodowej: 1) Sekretariat, 2) Dział Współpracy Naukowej z Zagranicą, 3) Biuro Międzynarodowej Wymiany Akademickiej. 15

14 5. Pion Prorektora ds. Dydaktyki: 1. Sekretariat, 2. Dział Nauczania i Spraw Studenckich, 3. Biuro Karier Studenckich, 4. Administracja Osiedla Studenckiego. 6. Pion Kanclerza: 1) Sekretariat, 2) Dział Gospodarki Nieruchomościami i Spraw Socjalnych, 3) Dział Oprogramowania i Eksploatacji Systemów Komputerowych, 4) Dział Inwentaryzacji, 5) Straż Akademicka, 6) Zastępca Kanclerza: a) Dział Techniczny i Inwestycji, b) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, c) Dział Łączności, d) Archiwum, 7) Kwestor - Zastępca Kanclerza: a) Sekretariat, b) Dział Finansowo-Księgowy w Katowicach, c) Z-ca Kwestora ds. Finansowo-Księgowych, Dział Finansowy, Dział Księgowości Głównej, Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa Dział Gospodarki Składnikami Majątkowymi, Dział Podatków i ZUS, d) Z-ca Kwestora ds. Kosztów i Funduszy Międzynarodowych Dział Kosztów, Dział Obsługi Księgowej Projektów, Dział Wynagrodzeń, e) Wydziałowi pełnomocnicy kwestora. Część V Zadania komórek organizacyjnych Rozdział I 39 Do zadań Biura Rektora należy: a) obsługa sekretarsko-kancelaryjna Rektora i prorektorów, b) przygotowywanie posiedzeń Senatu, c) organizacja i obsługa uroczystości oraz spotkań o charakterze ogólnouczelnianym, d) opracowywanie, ewidencja oraz archiwizacja wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni, e) przygotowywanie treści pełnomocnictw udzielanych przez Rektora, f) obsługa administracyjna komisji senackich oraz statutowych, g) organizacja przepływu korespondencji wewnętrznej oraz zewnętrznej Uczelni. 16

15 40 Do zadań Zespołu Obsługi Prawnej należy wykonywanie zadań wynikających z ustawy o radcach prawnych, a w szczególności: a) świadczenie pomocy prawnej, udzielanie opinii prawnych, porad prawnych, wyjaśnień i interpretacji przepisów prawnych służących prawidłowemu wykonywaniu obowiązków przez jednostki organizacyjne Uczelni, b) informowanie Rektora, jednostek i komórek organizacyjnych o istotnych dla działalności Uczelni nowelizacjach lub zmianach przepisów prawnych, c) współudział przy opracowywaniu projektów wewnętrznych aktów prawnych, d) opiniowanie umów, e) opiniowanie pod względem prawnym zarządzeń, instrukcji, regulaminów wewnętrznych Uczelni, f) pełnienie zastępstwa procesowego w postępowaniu przed Sądami i innymi organami orzekającymi, g) pełnienia nadzoru prawnego nad egzekucją należności Uczelni. 41 Do zadań Działu Analiz Ekonomicznych należy: a) opracowywanie założeń do planów rzeczowo-finansowych Uczelni oraz koordynacja całokształtu prac planistycznych na Uczelni, b) sporządzanie dla Rektora okresowych informacji oraz sprawozdawczości z realizacji i wykonania planu rzeczowo-finansowego Uczelni, c) nadzór i koordynacja całokształtu prac związanych ze sporządzaniem sprawozdawczości ekonomicznej i opracowywaniem sprawozdań statystycznych dla GUS, d) sporządzanie bieżących analiz ekonomicznych z działalności Uczelni i przedkładanie ich Rektorowi, e) kontrola wykorzystania przez jednostki organizacyjne i komórki administracyjne przyznanych środków finansowych, f) badanie efektywności ekonomicznej jednostek Uczelni prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, g) inicjowanie kierunków działań mających na celu doskonalenie wewnętrznych zasad gospodarki finansowej Uczelni, h) doskonalenie systemu informacji ekonomicznej, i) współpraca z przewodniczącym senackiej komisji ds. budżetu i finansów oraz obsługa sekretarska prac komisji, j) wykonywanie zadań związanych z funkcją kontrolera budżetu administracji centralnej. 42 Do zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy: a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej, b) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne, c) współdziałanie z Szefem Straży Akademickiej w zakresie ochrony fizycznej Uczelni i ochrony mienia, d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, e) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów, f) opracowanie planu ochrony informacji niejawnych w Uczelni i nadzorowanie jego realizacji, 17

16 g) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych, h) współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony, oraz informowanie na bieżąco Rektora o przebiegu tej współpracy, i) podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, zawiadamianie o tym Rektora, oraz w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą poufne lub wyższą, właściwych służb ochrony państwa, j) opracowanie i przedstawienie do zatwierdzenia Rektorowi szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone w podległych jednostkach organizacyjnych i komórkach administracyjnych, k) prowadzenie na polecenie Rektora zwykłych postępowań sprawdzających w stosunku do osób zatrudnionych bądź ubiegających się o zatrudnienie w Uczelni na stanowiskach objętych takim postępowaniem, l) nadzór nad właściwym przechowywaniem akt zakończonych postępowań sprawdzających, m) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad funkcjonowaniem Kancelarii Tajnej. 43 Kancelaria Tajna stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną podległą bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych, odpowiedzialną za właściwe wykonywanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów zawierających informacje niejawne uprawnionym osobom oraz prowadzenie stosownej dokumentacji ewidencyjnej. 44 Do zadań Działu Obronnego należy: a) programowanie, planowanie i przygotowanie obronne w czasie pokoju i w stanach zagrożenia bezpieczeństwa kraju oraz w zakresie zarządzania kryzysowego, b) koordynacja zadań wynikających z przepisów o powszechnym obowiązku obrony RP, c) koordynacja i udział w realizacji zadań w zakresie zarządzania kryzysowego, d) prowadzenie w Uczelni całokształtu spraw związanych z obroną cywilną w tym utrzymanie sprzętu i środków ochronnych, e) prowadzenie doraźnych i okresowych kontroli oraz nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych, a także zadań ciążących na zarządcach obiektów Uczelni, f) uzgadnianie oraz opiniowanie rozwiązań technicznych, projektów budowlanych, dokumentacji technicznych dotyczących obiektów Uczelni, g) opracowywanie dokumentacji związanej z ochroną przeciwpożarową Uczelni, analiza i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej, rozpoznawanie możliwości i warunków prowadzenia działań ratowniczych w obiektach Uczelni oraz prowadzenie działalności instruktażowej w tym zakresie, h) współdziałanie z właściwymi terenowo Komendami Państwowej Straży Pożarnej. 45 Do zadań Inspektoratu BHP należy: a) inicjowanie i realizacja zadań w zakresie bhp, b) prowadzenie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, c) informowanie na bieżąco Rektora Politechniki Śląskiej o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń, d) sporządzanie i przedstawianie raz w roku okresowej analizy stanu bezpieczeństwa, 18

17 e) przedstawianie propozycji rozwiązań techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa, f) udział w opracowywaniu planów rozwoju i modernizacji Uczelni oraz przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub modernizowanych obiektów, g) prowadzenie rejestru, kompletacja i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz chorób zawodowych, h) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, wiążącego się z wykonywaną pracą, i) prowadzenie doradztwa w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, organizowanie i zapewnianie odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników, j) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników, k) uczestnictwo w konsultacjach w zakresie bhp, a także w pracach komisji bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w innych zakładowych komisjach zajmujących się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy pracy, l) występowanie do pracodawcy o zastosowanie kar porządkowych w stosunku do osób odpowiedzialnych za zaniedbanie obowiązków w zakresie bhp, a także wstrzymanie pracy w przypadku stwierdzenia bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników albo innych osób. 46 Do zadań Audytora wewnętrznego należy: a) prowadzenie działań mających na celu uzyskanie obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni w zakresie prowadzonej gospodarki finansowej pod względem jej legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności, b) wspieranie jednostek i komórek organizacyjnych w realizacji ich zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz doradztwo. 47 Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej należy: a) kontrola pod względem formalnym wiarygodności i prawidłowości sporządzanych w Uczelni umów i wnioskowanie o usunięcie stwierdzonych wad formalnych, b) prowadzenie ewidencji umów, porozumień i listów intencyjnych zawieranych przez Uczelnię, a także przechowywanie list kontrolnych, c) sporządzanie rocznego planu kontroli wewnętrznej, d) realizowanie zadań kontrolnych na podstawie upoważnienia Rektora. 48 Do zadań Działu Promocji Politechniki Śląskiej należy: a) opracowywanie i wdrażanie planów promocji Uczelni, b) koordynacja promocji w ramach Uczelni i jednostek uczelnianych, c) dbanie o właściwy wizerunek uczelni wśród uczniów szkół średnich, studentów, pracowników naukowych i administracyjnych, władz samorządowych, przedsiębiorstw przemysłowych, d) inspirowanie publikacji prasowych dotyczących działalności Uczelni, 19

18 e) udzielanie odpowiedzi na pytania dziennikarzy dotyczące działalności Uczelni, f) redakcja i skład graficzny Biuletynu Politechniki Śląskiej, g) redagowanie newsletteru uczelnianego, h) obsługa strony internetowej Uczelni. 49 Do zakresu zadań Centrum Zarządzania Projektami należy: a) koordynacja zarządzania projektami badawczymi, edukacyjnymi i inwestycyjnymi w Uczelni, z wyłączeniem programów Life Long Learning Programe (LLP) i Erasmus Mundus, b) udzielanie wsparcia dla kierowników projektów w zakresie opracowywania wniosków o dofinansowanie projektów i ich weryfikacja, c) monitorowanie i kontrola realizacji harmonogramów i budżetów projektów, d) nadzorowanie finansowania projektów, e) zarządzanie projektami strategicznymi o charakterze inwestycyjnym w skali Uczelni, f) doskonalenie wiedzy kierowników projektów w zakresie zarządzania projektami Do zakresu zadań Biura Obsługi Projektów Krajowych należy: a) działania informacyjne i doradcze dla kierowników projektów w zakresie pozyskiwania środków w ramach programów krajowych, w tym pomoc w sporządzaniu wniosków o dofinansowanie projektów, b) pomoc dla kierowników projektów w zakresie opracowywania budżetów projektów, c) pomoc dla kierowników projektów na etapie sporządzania umowy konsorcjum oraz sporządzania i podpisywania umowy o dofinansowanie projektów, d) weryfikacja wniosków o dofinansowanie projektów i opiniowanie wniosków o pełnomocnictwo dla kierowników projektów, e) sprawdzanie wg list kontrolnych wniosków i umów projektów dofinansowanych ze środków krajowych, f) ewidencja składanych i zaakceptowanych wniosków o dofinansowanie projektów i umów, g) doradztwo dla kierowników projektów w zakresie zarządzania projektami, h) obsługa systemu ZAM w zakresie odpowiednich źródeł finansowania projektów, i) bieżąca współpraca z pełnomocnikami dziekanów ds. zarządzania projektami, j) sprawozdawczość i opracowania statystyczne w odniesieniu do projektów krajowych. 2. Biuro Obsługi Projektów Krajowych wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 na rzecz następujących programów i projektów: a) Projekty PBU badawcze własne, habilitacyjne i promotorskie, b) Projekty PBR rozwojowe, c) Projekty PC celowe, d) Projekty PBS strategiczne, e) Projekty IT Inicjatywa Technologiczna IniTech, f) Projekty SPB specjalne programy badawcze, g) Projekty UE dla których kontrakty zostały zawarte przed wrześniem 2008 roku, h) Fundusz Nauki i Technologii Polskiej w zakresie projektów badawczych Do zakresu zadań Biura Obsługi Projektów Strukturalnych należy: a) działania informacyjne i doradcze dla kierowników projektów w zakresie pozyskiwania środków w ramach funduszy strukturalnych, w tym pomoc w sporządzaniu wniosków o dofinansowanie projektów, 20

19 b) pomoc dla kierowników projektów w zakresie opracowywania budżetów projektów, c) pomoc dla kierowników projektów na etapie sporządzania umowy konsorcjum oraz sporządzania i podpisywania umowy o dofinansowanie projektów, d) weryfikacja wniosków o dofinansowanie projektów i opiniowanie wniosków o pełnomocnictwa dla kierowników projektów, e) sprawdzanie wg list kontrolnych wniosków i umów projektów dofinansowanych ze środków strukturalnych, f) ewidencja składanych i zaakceptowanych wniosków o dofinansowanie projektów i umów, g) monitorowanie ocen projektów, h) doradztwo dla kierowników projektów w zakresie zarządzania projektami, i) obsługa systemu ZAM w zakresie odpowiednich źródeł finansowania projektów, j) bieżąca współpraca z pełnomocnikami dziekanów ds. zarządzania projektami, k) sprawozdawczość i opracowania statystyczne w odniesieniu do projektów strukturalnych. 2. Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 na rzecz następujących programów i projektów: a) Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, b) Program Operacyjny Kapitał Ludzki, w tym kierunki zamawiane, c) Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, d) Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego, e) Polsko-Szwajcarski Program Badawczy, f) Polsko-Norweski Fundusz Badań Naukowych Do zakresu zadań Biura Obsługi Projektów Europejskich należy: a) działania informacyjne i doradcze dla kierowników projektów w zakresie pozyskiwania środków w ramach programów europejskich, w tym pomoc w sporządzaniu wniosków o dofinansowanie projektów, b) pomoc dla kierowników projektów w zakresie opracowywania budżetów projektów, c) pomoc dla kierowników projektów na etapie sporządzania umowy konsorcjum oraz sporządzania i podpisywania umowy o dofinansowanie projektów, d) weryfikacja wniosków o dofinansowanie projektów i opiniowanie wniosków o pełnomocnictwa dla kierowników projektów, e) sprawdzanie wg list kontrolnych wniosków i umów projektów finansowanych ze środków unijnych, f) ewidencja składanych i zaakceptowanych wniosków o dofinansowanie projektów i umów, g) monitorowanie ocen projektów, h) doradztwo dla kierowników projektów w zakresie zarządzania projektami, i) obsługa systemu ZAM w zakresie odpowiednich źródeł finansowania projektów, j) bieżąca współpraca z pełnomocnikami dziekanów ds. zarządzania projektami, k) pełnienie roli LEAR na potrzeby Programów Ramowych UE i programu CIP, l) koordynacja zadań Regionalnego Punktu Kontaktowego dla województwa śląskiego i opolskiego (w tym Regionalne Centrum Informacji dla Naukowców), m) sprawozdawczość i opracowania statystyczne w odniesieniu do projektów europejskich. 2. Biuro Obsługi Projektów Europejskich wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 na rzecz następujących programów i projektów: 1) Programy UE a) Programy Ramowe UE, b) Program Euratom, 21

20 c) Fundusz Badawczy Węgla i Stali, d) Instrument Finansowy Life +, e) Tempus, f) Program ramowy na rzecz konkurencyjności i innowacji (CIP Competitiveness and Innovation Framework Programme), g) European Science Foundation, 2) Projekty PMW - Projekty Międzynarodowe Współfinansowane, 3) Projekty PMN - Projekty Międzynarodowe Niewspółfinansowane a) ERA-Net, ERA-Net PLUS, b) COST Europejski Program Współpracy w Dziedzinie Badań Naukowo- Technicznych, c) EUREKA Program współpracy pomiędzy nauką i przemysłem, d) Konkurs MNiSW Grant na Grant, 4) RPK - Regionalny Punkt Kontaktowy dla województwa śląskiego i opolskiego Do zakresu zadań Biura Obsługi Projektów Infrastrukturalnych należy: a) koordynacja całości prac związanych z realizacją projektów, b) nadzór nad prawidłową realizacją projektów w zakresie harmonogramu i budżetu projektów, c) monitorowanie realizacji projektów i sporządzanie krótkich miesięcznych raportów dla kanclerza i Rektora, d) rozliczanie finansowe projektów, e) sporządzanie wszelkich informacji dla instytucji finansujących projekty, f) prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów. 2. Biuro Obsługi Projektów Infrastrukturalnych wykonuje zadania na rzecz następujących programów i projektów: a) Programy Operacyjne, b) dotacje MNiSW na projekty infrastrukturalne Uczelni, c) Fundusz Ochrony Środowiska, d) Fundacja na Rzecz Nauki Polskiej, e) inne dostępne zewnętrzne źródła finansowania projektów infrastrukturalnych. 54 Do zakresu zadań Biura Obsługi Węzła Wiedzy KIC należy: a) formalno-prawna i administracyjna obsługa projektów realizowanych w ramach KIC InnoEnergy na Politechnice Śląskiej, b) podejmowanie działań w zakresie pozyskiwania środków na rzecz projektów realizowanych w ramach KIC InnoEnergy, c) ewidencja składanych i zaakceptowanych wniosków o dofinansowanie projektów i umów, d) monitorowanie ocen projektów, e) sprawdzanie wg list kontrolnych wniosków i umów projektów, f) obsługa systemu ZAM w zakresie odpowiednich źródeł finansowania projektów, g) sprawozdawczość i opracowania statystyczne w odniesieniu do realizowanych projektów Do zakresu zadań Biura Obsługi Finansowej Projektów należy: a) weryfikacja budżetów projektów, b) przygotowanie otwarcia wyodrębnionych rachunków bankowych dla projektów, 22

21 c) monitorowanie i kontrola kosztów realizacji projektów w celu ustalenia ich zgodności z budżetem projektu, d) wsparcie dla kierowników projektów w zakresie opisu dokumentów finansowych związanych z realizacją projektów, e) kontrola środków pieniężnych na kontach projektów, f) sporządzanie wniosków o płatność, sprawozdań i raportów w części finansowej z realizacji projektów i przygotowywanie dokumentów w tym zakresie, g) sprawdzanie wg list kontrolnych zobowiązań finansowych (dokonaniem zakupu, zleceniem usługi, podpisaniem umowy zlecenie/o dzieło), h) sprawdzanie wg list kontrolnych procedury wystawiania faktur do projektów, i) kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych projektów dla potrzeb księgowości, j) opracowywanie statystyk i sprawozdań finansowych z realizacji projektów na potrzeby instytucji finansujących, k) przygotowywanie wymaganych dokumentów finansowych dla instytucji finansujących, l) współpraca z Działem Obsługi Księgowej Projektów oraz z Działem Kosztów Kwestury w zakresie rozliczeń finansowych projektów, m) udział w audytach i kontrolach projektów, n) bieżąca współpraca z pełnomocnikami dziekanów ds. zarządzania projektami. 2. Biuro Obsługi Finansowej Projektów nadzoruje realizację budżetów wszystkich projektów wymienionych w Rozdział II 56 Do zadań Działu Spraw Osobowych należy: a) prowadzenie spraw związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z pracownikami, b) prowadzenie akt osobowych i ewidencji pracowników zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, c) ustalanie uprawnień pracowniczych w zakresie: nagród jubileuszowych, dodatków za staż pracy, dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz przygotowanie stosownych pism w tym zakresie, d) prowadzenie spraw związanych z przejściem pracowników na emeryturę i rentę, e) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i zasad etyki zawodowej oraz prowadzenie ewidencji kar, f) prowadzenie ewidencji nieobecności oraz spraw dotyczących urlopów naukowych i płatnych urlopów dla poratowania zdrowia, g) przygotowanie wniosków o nadanie odznaczeń i orderów oraz prowadzenie stosownej dokumentacji, h) prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników, i) kompletowanie, kontrola formalna i prowadzenie ewidencji wniosków o mianowanie na stanowisko profesora zwyczajnego i nadzwyczajnego oraz prowadzenie ewidencji wniosków o nadanie tytułu naukowego profesora, j) obsługa sekretarsko-administracyjna Senackiej Komisji ds. Kadry Naukowej, k) prowadzenie dokumentów i ewidencji przewodów doktorskich i habilitacyjnych oraz wysyłanie do MSiSzW zawiadomień o nadaniu stopnia naukowego doktora i doktora habilitowanego, 23

22 l) prowadzenie ewidencji dodatkowego zatrudnienia nauczycieli akademickich i decyzji o obniżeniu pensum dydaktycznego, m) prowadzenie sprawozdawczości i statystyki z zakresu zadań Działu do ZUS, GUS i dla potrzeb Uczelni. 57 Podstawowym obowiązkiem Biura Strategii Rozwoju i Inwestycji Politechniki Śląskiej jest opiniowanie zadań remontowych i inwestycyjnych Politechniki Śląskiej. Rozdział III 58 Do zakresu zadań Działu Badań Naukowych należy: 1) weryfikacja wniosków składanych przez jednostki o przyznanie dotacji na podstawową działalność statutową (BK), 2) przygotowanie wniosku zbiorczego Uczelni o dotację na badania własne (BW) na podstawie materiałów dostarczonych przez jednostki, 3) obsługa prac typu BW w zakresie kosztów planowanych; obsługa rektorskiej komisji ds. badań własnych, 4) obsługa grantów rektorskich RGH i RGP w ramach dotacji na BW (konkurs, realizacja, komisyjne odbiory); obsługa rektorskiej komisji ds. grantów rektorskich, 5) obsługa prac typu NB, U, ZW i W w zakresie zawierania umów o realizację, 6) weryfikacja wniosków o inwestycje aparaturowe, budowlane i z zakresu infrastruktury informatycznej (poprawność merytoryczna, kompletność, zgodność z wymogami MNiSW lub Funduszu Nauki i Technologii Polskiej), 7) prowadzenie spraw związanych z nagrodami dla nauczycieli akademickich (nagrody MNiSW oraz Rektora); obsługa rektorskiej komisji ds. nagród dla nauczycieli akademickich, 8) administrowanie Bazą Ekspertów i Bazą Aparatury, 9) weryfikacja wniosków w programie START Fundacji na Rzecz Nauki Polskiej, 10) obsługa systemu ZAM w zakresie odpowiednich źródeł finansowania, 11) udział w kontrolach i audytach, 12) sprawozdawczość, opracowania statystyczne, plany w zakresie działalności naukowobadawczej Uczelni. Rozdział IV 59 Do zadań Działu Współpracy Naukowej z Zagranicą należy: a) identyfikacja i bieżąca aktualizacja danych odnośnie potencjału Uczelni w obszarze naukowo-badawczym pod kątem uczestniczenia w międzynarodowej współpracy badawczej, b) pomoc w nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktów i współpracy naukowo-badawczej z ośrodkami zagranicznymi, c) promocja potencjału naukowo-badawczego Uczelni poprzez udział w międzynarodowych inicjatywach i projektach służących organizacji współpracy międzynarodowej, d) udział w organizacji ogólnouczelnianych konferencji, seminariów, warsztatów, szkoleń i konkursów dot. międzynarodowej współpracy badawczej, 24

23 e) obsługa merytoryczna pobytu delegacji zagranicznych odwiedzających Uczelnię, f) pomoc w opracowywaniu i organizacji prac związanych z zawieraniem i realizacją umów międzynarodowych dot. współpracy naukowo-badawczej Uczelni oraz umów o podwójnych dyplomach i podwójnych doktoratach, g) opracowywanie sprawozdań w zakresie współpracy naukowo-badawczej z zagranicą. 60 Do zadań Biura Międzynarodowej Wymiany Akademickiej należy: a) organizacja wyjazdów i przyjazdów studentów i nauczycieli akademickiej na studia, staże, wykłady realizowane w ramach różnych programów związanych z mobilnością studentów i pracowników Uczelni, b) koordynacja wymiany akademickiej realizowanej w ramach różnych programów wymiany akademickiej, c) organizacja długoterminowych wyjazdów służbowych pracowników i studentów Uczelni oraz prowadzenie ewidencji tych wyjazdów, d) organizacja pobytów delegacji, doktorantów i stypendystów zagranicznych w Uczelni, e) organizacja wyjazdów służbowych kadry kierowniczej Uczelni za granicę. Rozdział V 61 Do zadań Działu Nauczania i Spraw Studenckich należy: a) organizacja, koordynacja i nadzorowanie toku studiów I, II i III stopnia, prowadzenie centralnej kartoteki (bazy danych) studentów i doktorantów, b) współpraca z wydziałowymi komisjami rekrutacyjnymi, uczelnianą komisją rekrutacyjną i uczelnianą komisją rekrutacyjną ds. doktorantów, c) kontrola prawidłowości wypisywanych dyplomów ukończenia studiów oraz prowadzenie centralnej księgi wydanych dyplomów ukończenia studiów, d) gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania, e) opracowywanie sprawozdawczości z zakresu studiów i związanej z tym statystyki, f) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi oraz pełnomocnikami Rektora w zakresie realizacji spraw studenckich, g) rozpatrywanie skarg i odwołań studentów, przygotowywanie decyzji w trybie KPA w II instancji, h) nadzór nad prawidłową organizacją praktyk studenckich, współpraca z jednostkami dydaktycznymi i uczelnianą komisją ds. praktyk i obozów naukowo-badawczych, w zakresie studenckich praktyk krajowych i zagranicznych, i) koordynacja działalności stypendialnej w Uczelni na studiach I, II i III stopnia, oraz procedury składania wniosków o przyznanie stypendiów ministra nauki i szkolnictwa wyższego, j) współpraca z rzecznikami dyscyplinarnymi ds. studentów i rzecznikiem dyscyplinarnym ds. doktorantów, k) współpraca ze środowiskiem studenckim i doktoranckim, samorządem i jego agendami, organizacjami, nadzór nad działalnością studenckich kół naukowych, l) współdziałanie z Administracją Osiedla Studenckiego w zakresie prawidłowego wykorzystania miejsc w domach Studenckich, m) współdziałanie z placówkami służby zdrowia w zakresie opieki zdrowotnej nad studentami, 25