PROGRAM DAPHNE III Zapobieganie i zwalczanie przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet oraz ochrona ofiar i grup ryzyka

Transkrypt

1 KOMISJA EUROPEJSKA DYREKCJA GENERALNA DS. SPRAWIEDLIWOŚCI, WOLNOŚCI I BEZPIECZEŃSTWA Dyrekcja D: Prawa podstawowe i obywatelstwo Jednostka D4: Wsparcie finansowe dla sądownictwa cywilnego, praw i obywatelstwa PROGRAM DAPHNE III Zapobieganie i zwalczanie przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet oraz ochrona ofiar i grup ryzyka PRZEWODNIK DLA SKŁADAJĄCYCH WNIOSKI O DOTACJĘ Nr referencyjny: JLS/DAP/ Termin składania wniosków: 22 kwietnia 2009 r.

2 Spis treści: Ważna uwaga... 3 I. WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA SZCZEGÓŁOWEGO OPISU PROJEKTU... 6 II. WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA FORMULARZA BUDŻETU... 6 II.1. Instrukcje Techniczne wypełniania formularza budżetu... 7 II.2. Zasady dotyczące wydatków kwalifikowanych... 7 II.2.1. Kwalifikowane koszty bezpośrednie... 8 II.2.2. Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty ogólne) II.2.3. Wkład rzeczowy II.3. Koszty niekwalifikowane II.4. Gwarancje współfinansowania II.5. Skrócony harmonogram działania III. KOMPLET DOKUMENTÓW V. TERMIN SKŁADANIA WNIOSKÓW VI. GDZIE SZUKAĆ DODATKOWYCH INFORMACJI

3 Ważna uwaga Celem niniejszego przewodnika jest zapewnienie pomocy organizacjom ubiegającym się o finansowanie w ramach programu Daphne III w zakresie wypełniania formularzy w sposób ułatwiający ocenę i wybór wniosków. Aby przygotować udany wniosek, należy przestrzegać wszystkich zaleceń technicznych i wziąć pod uwagę porady praktyczne zawarte w niniejszym przewodniku i innych dokumentach zamieszczonych na poniższej stronie interenetowej Daphne: Treść niniejszego przewodnika została opracowana w oparciu o część rozporządzenia finansowego Wspólnot Europejskich dotyczącą dotacji, odpowiednie przepisy wykonawcze i inne stosowne dokumenty. 1 TERMIN SKŁADANIA WNIOSKÓW O FINANSOWANIE W 2008 R. Wypełniony wniosek wraz z załącznikami musi być wysłany do Komisji do: dnia 22 kwietnia 2009 r. System Priamos nie będzie przyjmował wniosków złożonych po terminie. Proszę zauważyć, że projekty wybrane do finansowania w ramach niniejszego zaproszenia do składania wniosków prawdopodobnie rozpoczną się w drugiej połowie 2009 r. 1 Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1995/2006 z dnia 13 grudnia 2006 r. zmieniające rozporządzenie (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (Dz. U. L 390 z dn , str. 1) i rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 478/2007 z dnia 23 kwietnia 2007 r. zmieniające rozporządzenie Komisji nr 2342/2002 (Dz. U. L 111 z dn , str. 1) 3

4 Wprowadzenie Jest to pierwsze zaproszenie do składania wniosków o finansowanie w ramach programu Daphne III ogłoszone przez Dyrekcję Generalną ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa za pośrednictwem systemu Priamos, nowego narzędzia do składania wniosków, które umożliwia wnioskodawcom wypełnianie wniosku o dotację w wersji on-line i przesyłanie wszystkich stosownych dokumentów przez Internet. Aby móc skorzystać z systemu, wnioskodawca musi się zarejestrować (co wiąże się z podaniem pewnych podstawowych danych na temat samych wnioskodawców oraz organizacji, które reprezentują), a następnie użyć hasła wygenerowanego przez system. Proszę pamiętać, że wnioskodawcy muszą wypełnić wszystkie załączniki, ponieważ należy je załączyć do formularza wniosku o dotację podczas składania wniosku. Dokumenty przesłane za pośrednictwem systemu Priamos nie muszą być wysyłane pocztą. Niemniej wnioskodawcy powinni zachować wydruki formularza wniosku i wszystkich załączników w swojej dokumentacji. Po zakończeniu procesu selekcji wnioskodawcy, którzy znaleźli się wystarczająco wysoko na liście, by mogli być brani pod uwagę przy przyznawaniu dotacji mogą zostać poproszeni o dostarczenie papierowego egzemplarza wniosku oraz oryginałów wszystkich załączników (podpisanych i opieczętowanych w stosownych miejscach) określonych jako wymagane w zaproszeniu do składania wniosków. Brak przedstawienia któregokolwiek z wspomnianych dokumentów doprowadzi do dyskwalifikacji danej propozycji projektu. Wszelkie objaśnienia dotyczące systemu Priamos zawarte są w przewodniku do systemu. Dział pomocy: wszelkie pytania i problemy można kierować na poniższy adres: JLS-PRIAMOS-USM@ec.europa.eu Pracownicy działu pomocy odpowiedzą na każde zgłoszenie w ciągu 5 dni roboczych od przesłania tego zgłoszenia. Uprzejmie informujemy, że opóźnienia w realizacji tej usługi nie stanowią uzasadnionego powodu przedłużenia terminu składania wniosków. Wyjątki nie będą uwzględniane. Proszę zauważyć, że choć system Priamos może przetwarzać wiele wniosków jednocześnie, zaleca się, by nie składać wniosku tuż przed upłynięciem terminu. W przypadku problemu ze złożeniem wniosku proszę ponowić próbę po pewnym czasie. Jeśli to nie rozwiąże problemu, proszę pisać na adres JLS-PRIAMOS-USM@ec.europa.eu. 4

5 WAŻNE: Dążymy do zminimalizowania zakłóceń w pracy systemu spowodowanych problemami technicznymi. Niemniej jednak niektóre dane lub informacje zawarte na naszej witrynie mogły zostać utworzone bądź zestawione w plikach lub formatach, które nie są bezbłędne, w związku z czym nie możemy zagwarantować, że tego rodzaju problemy nie będą przerywać naszych usług lub wpływać na nie w inny sposób. W takich wypadkach wnioskodawcy mogą zgłaszać problemy na adres JLS-PRIAMOS-USM@ec.europa.eu. Przerwy spowodowane dużym obciążeniem łączy mogą uniemożliwić złożenie wniosku w terminie, dlatego prosimy, by nie zostawiać tego na ostatnią chwilę. Wyjątki nie będą uwzględniane. W przypadku zaistnienia uzasadnionego i możliwego do potwierdzenia zdarzenia, które uniemożliwi wnioskodawcy przesłanie wniosku drogą elektroniczną oraz na krótko przed upłynięciem terminu składania wniosków wnioskodawca może zapisać elektroniczną wersję dokładnie takiego samego formularza wniosku wraz z załączonymi dokumentami, jak ten, który miał być przesłany przez Internet, na powszechnie stosowanym nośniku (pamięci przenośnej typu pen-drive, płycie CD lub DVD itp.) oraz wydrukować i wysłać całość listem poleconym. Do przesyłki należy dołączyć wyjaśnienie i opis zdarzenia. Proszę pamiętać, że w takich przypadkach również obowiązuje ten sam termin składania wniosków, z zastosowaniem kryteriów dotyczących wniosków przesyłanych pocztą. 5

6 I. WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA SZCZEGÓŁOWEGO OPISU PROJEKTU I.1. Instrukcje techniczne dotyczące wypełniania szczegółowego opisu projektu 1. Strona tytułowa szczegółowego opisu projektu (załącznik I) zawiera pole, w którym Komisja wpisuje numer projektu wnioskodawcy. Wnioskodawca nie wypełnia tego pola. 2. Jeśli podano maksymalną ilość linijek lub stron, wymóg ten należy respektować. Nie należy wykraczać poza kwestie, których dotyczy dane pytanie; proszę upewnić się, że każda odpowiedź dokładnie przekazuje to, czego ma dotyczyć. Nie należy próbować wydłużać tekstu poprzez zmianę odstępów między linijkami, odstępów między konkretnymi parami znaków (kerning), marginesów, bądź rozmiaru czcionki (czcionka formularza to Courier 12). Wszelkie pozostałe wyjaśnienia podane są bezpośrednio w omawianym tu załączniku. II. WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA FORMULARZA BUDŻETU Jako część wniosku beneficjent musi przedstawić szczegółowy planowany budżet projektu w euro, zawierający informacje na temat planowanych wydatków, jak i oczekiwanego przychodu (ze wskazaniem kwoty współfinansowania, o jaką wnioskuje do Komisji, własnego finansowania i innych środków). Wkłady finansowe ze strony wnioskodawcy, partnerów oraz pochodzące z innych źródeł należy podać w odpowiednich pozycjach, z zachowaniem spójności z danymi w formularzu budżetu, formularzu deklaracji partnerstwa, formularzu deklaracji stowarzyszenia oraz formularzu deklaracji współfinansowania. Formularz budżetu to plik w formacie Excel (który należy dołączyć do formularza) zawierający arkusze do wypełnienia przez wnioskodawców z podaniem wszystkich szczegółów budżetu projektu. Na ów formularz składają się: część budżetowa z odrębnymi arkuszami dla poszczególnych pozycji budżetu (koszty pracownicze, koszty podróży itp.), zbiorczym arkuszem budżetowym i harmonogramem (załącznik 4). PRZYPOMNIENIE Wkład Komisji wyniesie co najmniej euro i nie więcej, niż euro (odpowiednio i euro dla projektów 24-miesięcznych) oraz nie więcej, niż 80% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Niezbędne jest zatem zapewnienie finansowania z innych źródeł, aby zbilansować koszty projektu, oraz wykazanie tych źródeł w we wniosku. Wszelkie wkłady finansowe ze strony wnioskodawcy, partnerów oraz pochodzące z innych źródeł muszą być podane w stosownych pozycjach formularza. WAŻNE Podczas wypełniania formularza budżetu należy podać wysokość kosztów, jakie mają być poniesione przez wnioskodawcę/koordynatora i partnera bądź partnerów w poszczególnych pozycjach (arkuszach) budżetu. W tym celu prosimy o wpisanie nazw wnioskodawców i 6

7 partnerów w arkuszu Partnerzy oraz o konsekwentne stosowanie odpowiadających im numerów w pozostałych pozycjach. II.1. Instrukcje techniczne dotyczące wypełniania formularza budżetu Formularz budżetu jest chroniony. Nie można zmieniać tytułów ani nazw kategorii lub pozycji. Formularz został zaprojektowany w sposób umożliwiający szczegółowe przedstawienie budżetu można dodać krótki komentarz w kolumnie wyjaśnienia, a pole notatki znajdujące się w każdym arkuszu pozwala na wprowadzanie dodatkowych uwag. Jeżeli tabela zawiera podtytuły (np. arkusz B ), podtytuły te mogą zostać przemieszczone do dowolnego wiersza tabeli. Nie można dodawać dodatkowych wierszy. W przypadku braku miejsca, proszę spróbować pogrupować kwoty i dodać stosowną uwagę w polu notatki ; w razie potrzeby wszelkie dodatkowe informacje mogą również zostać wprowadzone do dodatkowego arkusza. Wszelkie koszty i dochody muszą być podane w euro. Jeżeli w państwie wnioskodawcy lub w państwach partnerów obowiązuje inna waluta, proszę krótko wyjaśnić, jaki kurs wymiany został zastosowany. Należy zauważyć, że w umowie dotacji zostały określone przepisy szczególne. Wniosek zostaje potencjalnie uznany za niekwalifikujący się, jeśli w formularzu budżetu są błędy, a każdy budżet niespełniający ustanowionych zasad może zostać odrzucony. Formularz budżetu zawiera odrębne strony, podczas drukowania proszę pamiętać, by wydrukować wszystkie strony, nie tylko tę ze zbiorczym arkuszem budżetowym. Pracownicy Należy stosować wzór: liczba ludzi zgodnie z ich kwalifikacjami x liczba dni x koszty pracodawcy na dzień (wynagrodzenie plus składki na ubezpieczenie społeczne). Należy podawać rzeczywiste obecne koszty wynagrodzenia i podać status osoby (samozatrudniony, pracownik itd.). Należy odnotować, czy osoba została specjalnie zatrudniona do pracy w projekcie na pełny etat lub w niepełnym wymiarze godzin. Tłumaczenie pisemne i ustne Należy podać cenę za stronę tłumaczenia na dany język. Należy podać liczbę języków i prawdopodobną liczbę stron. Podróże i diety Należy podać średni koszt podróży między miejscem wyjazdu, a miejscem docelowym, środki transportu, czas pobytu itd. III.2. Zasady dotyczące wydatków kwalifikowanych Istnieją dwie główne kategorie wydatków: kwalifikowane koszty bezpośrednie i kwalifikowane koszty pośrednie (koszty stałe). 7

8 Koszty uznawane za kwalifikowane do finansowania wspólnotowego w kontekście dotacji to te, które spełniają następujące kryteria: muszą być bezpośrednio związane z działaniem projektu i muszą być przewidziane w szacowanym budżecie; muszą być niezbędne do przeprowadzenia działania przewidzianego we wniosku; muszą być rozsądne i uzasadnione oraz zgodne z zasadami dobrego zarządzania finansowego, szczególnie, jeśli chodzi o stosunek jakości do kosztów i opłacalność; muszą powstać podczas trwania działania. Tylko wydatki poniesione po dacie rozpoczęcia działania i przed datą jego zakończenia są kwalifikowane; muszą być poniesione przez beneficjenta (koordynatora), lub jego partnerów (współbeneficjentów) w jednym z 27 Państw Członkowskich UE lub krajów EFTA/EOG i udokumentowane w jego dokumentach księgowych lub dokumentach podatkowych oraz muszą być identyfikowalne i weryfikowalne. Środki wspólnotowe w żadnym wypadku nie mogą prowadzić do działalności komercyjnej lub dochodowej. II.2.1. Kwalifikowane koszty bezpośrednie Pozycja A Koszty pracownicze Pracownicy przydzieleni do działania oznaczają pracowników zatrudnionych na stałe lub tymczasowo do realizacji projektu przez wnioskodawców i partnerów. Koszty pracownicze nie mogą przekraczać średnich stawek wynikających ze standardowej polityki płacowej wnioskodawcy. Koszty pracownicze oblicza się na podstawie rzeczywistej płacy dziennej/opłaty dla zatrudnionego pomnożonej przez liczbę dni przepracowanych w ramach projektu. W uzasadnionych przypadkach liczba ta musi zawierać wszystkie typowe składki płacone przez pracodawcę, takie, jak składki na ubezpieczenie społeczne, ale nie może zawierać żadnych premii, wypłat motywujących lub takich, które wynikają z programu podziału zysków. (Kwota ta może również zawierać inne opłaty związane z wykorzystaniem zasobów ludzkich). Jeżeli wnioskodawca i partner (lub partnerzy) zamierzają samodzielnie pokryć część wymienionych kosztów pracowniczych, jest to kwalifikowane jako samofinansowanie z własnych środków. Koszty te należy zadeklarować jako koszty pracownicze w pozycji A, a dodatkowo ująć w pozycji R jako wkład gotówkowy. Należy podać stosowne wyjaśnienia w kolumnach wyjaśnienia w pozycjach A i R formularza budżetu. Zadeklarowany przez organizacje czas, jaki pracownicy rzeczywiście poświęcą na realizację danego działania należy uzasadnić za pomocą kart kontrolnych popisanych przez odpowiednich pracowników i ich bezpośrednich przełożonych. Należy zauważyć, że koszty pracownicze dotyczące pracowników administracji publicznej kwalifikują się wyłącznie w zakresie, w jakim odnoszą się do kosztów działań, jakich dany organ władzy publicznej nie przeprowadziłby, gdyby dany projekt nie został podjęty. W 8

9 pozostałych przypadkach koszty pracownicze dotyczące pracowników administracji publicznej nie są kwalifikowane jako koszty bezpośrednie i należy je klasyfikować jako wkład rzeczowy. Proszę również zwrócić uwagę, że koszty pracownicze nie mogą obejmować wydatków na tłumaczenie. Tłumaczenia należy zapisać w pozycji Inne koszty bezpośrednie (patrz niżej). Pozycja B Koszty podróży i utrzymania dla osób pracujących przy projekcie Ta część dotyczy tylko kosztów poniesionych na rzecz personelu projektu i nie dotyczy podróży związanych z konferencjami i seminariami, które należy uwzględnić w pozycji Seminaria i konferencje. Do finansowania wspólnotowego kwalifikują się tylko koszty podróży bezpośrednio związane z projektem i z konkretnymi, wyraźnie identyfikowalnymi działaniami. Należy wykazać, że wszelkie podróże do miejsc innych, niż te, w których znajdują się partnerzy, są wymagane przy realizacji projektu. Organizacje są zobowiązane do korzystania z najtańszych środków transportu. Należy dołożyć wszelkich starań, aby ponieść jak najniższe koszty (maksymalna kwota kwalifikowana = cena biletu lotniczego/klasa ekonomiczna, lub, jeśli to możliwe, Apex, Pex, excursion (wycieczka), lub inne formuły ze zniżką; pociąg/przejazd w pierwszej klasie; samochód/koszty równe opłacie za przejazd pociągiem w pierwszej klasie). Wszystkie miejscowe koszty podróży są pokrywane z diet z wyjątkiem dojazdów na lotnisko lub dworzec kolejowy i z lotniska lub dworca kolejowego związanych z odbyciem podróży zasadniczej. Wydatki na jazdę samochodem, jeśli są uzasadnione i jeśli cena nie jest zbyt wysoka, będą refundowane w następujący sposób: W przypadku pojazdów prywatnych: na podstawie deklaracji, do kwoty odpowiadającej maksymalnej wysokości opłaty za przejazd pociągiem w pierwszej klasie (zwrócony zostanie jedynie koszt jednego biletu, nawet jeśli tym samym pojazdem podróżuje kilka osób). W przypadku samochodów wynajętych (maksymalnie kategorii B lub odpowiednik) lub taksówek: rzeczywisty koszt, jeśli nie jest zbyt wysoki w porównaniu z innymi środkami transportu. Koszty utrzymania (diety): obejmują koszty zakwaterowania, posiłków, lokalnego transportu w obrębie miejsca będącego celem wyjazdu oraz wszelkie inne wydatki. Koszty te mogą być finansowane w ramach projektu pod warunkiem, że: ich wysokość jest rozsądna na tle lokalnych cen; są obliczone zgodnie z wewnętrznymi zasadami organizacji partnerskiej, tj. na podstawie kosztów rzeczywistych bądź przydzielonej diety (dziennej). 9

10 Zasadniczo koszty utrzymania nie mogą przekraczać dziennej stawki osobowej ustalonej i stosowanej w organizacji, której członkiem jest podróżujący. Koszty te są kwalifikowane tylko do następujących maksymalnych kwot w zależności od kraju, w którym odbywa się wydarzenie: Państwa Członkowskie UE/EOG (euro) Austria 225 Litwa 183 Belgia 232 Luksemburg 237 Bułgaria 227 Łotwa 211 Czechy 230 Malta 205 Cypr 238 Niemcy 208 Dania 270 Norwegia 230 Estonia 181 Polska 217 Finlandia 244 Portugalia 204 Francja 245 Rumunia 222 Grecja 222 Słowacja 205 Hiszpania 212 Słowenia 180 Holandia 263 Szwecja 257 Irlandia 254 Węgry 222 Islandia 280 Włochy 230 Lichtenstein 175 Zjednoczone Królestwo 276 Maksymalne dzienne stawki dla krajów niewymienionych w tabeli można znaleźć na stronie: Pozycja C Wyposażenie, ziemia i nieruchomości Wyposażenie (nowe lub używane): Koszt zakupu wyposażenia (nowego lub używanego) jest kwalifikowany pod warunkiem, że został opisany zgodnie z przepisami podatkowymi i w zakresie rachunkowości obowiązującymi beneficjenta oraz że uzasadniono potrzebę zakupu tego wyposażenia. 10

11 Jedynie część amortyzacji wyposażenia odpowiadająca okresowi trwania działania i stopniowi rzeczywistego zużycia dla celów działania może zostać uwzględniona przez Komisję i jednoznacznie dopuszczona, z wyjątkiem przypadku, gdy charakter i/lub kontekst wykorzystania tego wyposażenia uzasadnia inne traktowanie ze strony Komisji 2. Jeśli nie ma stosownych przepisów krajowych, lub jeśli istniejące przepisy krajowe nie mają zastosowania w przypadku danego wnioskodawcy, należy stosować poniższą zasadę. Sprzęt o wartości euro nie ulega amortyzacji. Komisja przyjmuje następujące stopy amortyzacji: Sprzęt o wartości z przedziału od do euro ulega amortyzacji przez okres 3 lat, a sprzęt o wartości powyżej euro ulega amortyzacji przez okres 4 lat. W przypadku wszelkich zakupów wyposażenia, kontrahent, przestrzegając postanowień umowy, musi porównać ceny różnych dostawców, aby sprawdzić, który z nich zapewnia najlepszą opłacalność (biorąc pod uwagę cenę i jakość). Zakupione wyposażenie musi być zinwentaryzowane w organizacji, w której jest zainstalowane, oraz oznaczone numerem inwentaryzacyjnym. Kontrahenci muszą przestrzegać zasad dobrego zarządzania, decydując się na wynajem, leasing lub zakup wyposażenia, jak również muszą być w stanie uzasadnić swój wybór. Wyposażenie wzięte w leasing z zamiarem korzystnego zakupu w przyszłości nie będzie akceptowane, chyba, że po odjęciu zysku wynikającego z tego korzystnego zakupu. Ziemia i nieruchomości: Koszty ziemi i nieruchomości (koszty amortyzacji/wynajmu zgodnie z charakterem działania) nie są kwalifikowane. Jednak w wyjątkowych przypadkach Komisja może dopuścić koszty wynajmu obiektów, jeśli taki wynajem jest niezbędny i bezpośrednio związany z realizacją projektu oraz udokumentowany w postaci umowy najmu/leasingu wyłącznie na rzecz grupy realizującej projekt oraz na określony czas w trakcie trwania projektu. Akceptacja tego rodzaju kosztów wymaga uzasadnienia w odniesieniu do celów działania. Pozycja D Towary konsumpcyjne i zasoby zużywalne Koszty towarów konsumpcyjnych i zasobów zużywalnych są kwalifikowane pod warunkiem, że można je zidentyfikować i że są przypisane do działania. Koszty towarów konsumpcyjnych i zasobów zużywalnych to rzeczywiste koszty, jakie muszą być poniesione dla uzyskania wytworów projektu i jakie są ściśle powiązane z działaniami w ramach projektu. Pozycja ta nie obejmuje towarów konsumpcyjnych i zasobów zużywalnych związanych z seminariami i 2 Przykład wspólnotowych przepisów dotyczących amortyzacji: Całkowita wartość zakupionego wyposażenia: euro. Zakładany okres użytkowania: trzy lata (36 miesięcy). Dopuszczalna miesięczna amortyzacja wynosi zatem euro/36 = 55,55 euro. Okres trwania umowy: od do , tj. 24 miesiące. Data zakupu (= data na fakturze): Okres użytkowania na rzecz projektu nie przekracza 17 miesięcy. Zakładając, że wyposażenie jest używane w połowie na rzecz projektu, stopień wykorzystania wyniesie 50%. Całkowita należność z tytułu amortyzacji w ramach dotacji wyniesie: (55,55 x 17) x 0,5 = 472,18 euro. 11

12 konferencjami, które są ujęte w pozycji E. Standardowe materiały biurowe i koszty ogólne uznaje się za ujęte w 7% kosztów pośrednich. Pozycja E Seminaria i konferencje W tej pozycji muszą być uwzględnione wszystkie koszty związane z seminariami i konferencjami niezależnie od ich rodzaju (podróże, diety, koszty tłumaczenia pisemnego i ustnego, drukowanie, fotokopiowanie, towary konsumpcyjne i zasoby zużywalne itd.). W niniejszej pozycji uwzględnia się również koszty uczestnictwa w konferencji pracowników organizacji. Należy przedstawić szczegółowy opis takich kosztów. Jeśli posiłki i inne wydatki zostały uwzględnione, należy zmniejszyć odpowiednio koszty dziennego utrzymania. Pozycja F Publikacje i rozpowszechnianie Aby publikacje kwalifikowały się do finansowania wspólnotowego, muszą zostać stworzone w ramach projektu i z przeznaczeniem do wykorzystania na cel projektu. Należy wyraźnie określić rodzaj publikacji, liczbę stron, liczbę egzemplarzy, tłumaczenia pisemne, koszty edycji i druku itd. Pozycja G Inne ewentualne koszty bezpośrednie Prosimy podawać bardzo wyraźne i szczegółowe informacje i upewnić się, że podane tu pozycje nie mogą zostać zaklasyfikowane pod żadną inną kategorią kosztów. Należy też uzasadnić, dlaczego wymienione tu koszty są niezbędne dla projektu. Audyty i ocena: Komisja stanowczo zaleca, by wnioskodawcy załączyli niezależną zewnętrzną ocenę projektu przed jego zakończeniem oraz sprawozdanie z audytu zewnętrznego dotyczącego kont projektu. Koszty takiej oceny i/lub sprawozdania z audytu będą uznawane za kwalifikowane, lecz powinny mieścić się w rozsądnych granicach. Koszty podwykonawstwa: Wszelkie kwoty wypłacone stronie zewnętrznej, która nie jest częścią organizacji członkowskiej partnerstwa i przeprowadza określone, jednorazowe zadanie związane z projektem, są kosztami podwykonawstwa. Koszty takie należy ująć w odpowiedniej pozycji budżetu związanej ze podwykonawstwem (na przykład tłumaczenia pisemne i ustne podczas konferencji powinny być umieszczone w arkuszu E, a druk w arkuszu F), bądź w innych pozycjach ewentualnych kosztów bezpośrednich. Nie zezwala się na podzlecanie wszystkich działań projektu, ponieważ zakłóciłoby to ideę partnerstwa. Z tego powodu kontrahent nie może podzlecać zarządzania i ogólnej administracji projektu, a partnerzy nie mogą podzlecać wszystkich lub większości działań, za które odpowiadają. 12

13 Inne koszty dodatkowe: Koszty nie mieszczące się w powyższych kategoriach mogą być pokrywane zgodnie z umową, za zgodą Komisji, pod warunkiem, że zostaną uznane za wymagane dla właściwej realizacji pracy opisanej w umowie. Typowe wydatki w tej pozycji obejmują: opłaty za usługi finansowe w specyficznych sytuacjach (opłaty za transakcje bankowe, z wykluczeniem strat z tytułu ryzyka kursowego); koszty usług związanych z kosztami kwalifikowanymi; inne koszty wynikające ze zobowiązań w ramach umowy w sprawie przyznania dotacji, których nie przewidziano w innej pozycji budżetu (raporty, tłumaczenia, certyfikaty, depozyty, gwarancje i opłaty bankowe itd.). II.2.2. Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty ogólne) Koszty pośrednie odnoszą się do kategorii wydatków 3, których nie identyfikuje się jako określone koszty bezpośrednio związane z działaniem i wymagane do jego przeprowadzenia, lecz mogą być zidentyfikowane i uzasadnione przez wnioskodawcę/partnera na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jako koszty poniesione w powiązaniu z kwalifikowanymi kosztami bezpośrednimi działania. Finansowanie ryczałtowe w odniesieniu do kosztów bezpośrednich (maksymalnie 7% całkowitych kwalifikowanych kosztów bezpośrednich) może być zastosowane w ramach projektu i nie wymaga poparcia dokumentami księgowymi. Wnioskodawcy muszą wpisać kwotę kosztów pośrednich bezpośrednio w głównej tabeli budżetu. Organizacje otrzymujące dotację operacyjną ze strony UE nie mogą wliczać kosztów pośrednich do przyszłego budżetu. II.2.3. Wkład rzeczowy Wkłady rzeczowe nie liczą się jako rzeczywiste wydatki w ramach projektu i nie stanowią kosztów kwalifikowanych. Jednakże, jeśli zostaną przewidziane w budżecie jako elementy przyczyniające się do poprawnego wdrożenia działania, beneficjent zobowiązuje się je uzyskać. Wkłady rzeczowe to wkłady niegotówkowe, które nie stanowią kosztów kwalifikowanych, na przykład: wszelkie przekazane surowce (tj. papier i tusz na potrzeby publikacji); wkład w postaci czasu pracy konsultanta na rzecz działania; praca charytatywna ze strony organizacji prywatnej, osoby lub firmy; urzędnik pracujący dla projektu w ramach swojego normalnego zakresu obowiązków. Wykorzystanie przez beneficjenta własnego personelu lub wyposażenia na potrzeby wdrożenia działania nie stanowi wkładu rzeczowego, ponieważ jest kosztem beneficjenta, a tym samym stanowi bezpośredni (lub pośredni) koszt działania. 3 Koszty pośrednie mogą obejmować następujące pozycje: opłaty administracyjne i związane z zarządzaniem, amortyzacja budynków i wyposażenia, wynajem wyposażenia, koszty konserwacji, opłaty telekomunikacyjne i pocztowe, opłaty za ogrzewanie, wodę, prąd i inne formy energii, artykuły piśmiennicze, koszty personelu niezatrudnionego konkretnie przy projekcie oraz polisy ubezpieczeniowe. 13

14 Wkłady rzeczowe będą uwzględniane przez Komisję podczas oceny skali działania i stopnia zaangażowania. III.3. Koszty niekwalifikowane Poniższe koszty nie są uznawane za kwalifikowane: zwrot z kapitału; zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia; rezerwa na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania; należne odsetki; wątpliwe należności; straty wynikające z wymiany walut; VAT, chyba, że organizacja kontraktująca może wykazać, że nie jest w stanie go odzyskać; koszty zadeklarowane przez organizację kontraktującą w związku z innym działaniem lub programem roboczym otrzymującym dotację wspólnotową; nadmierne lub nieprzemyślane wydatki; wkłady rzeczowe; podarunki i prezenty; programy rekreacyjne/turystyczne. II.4. Gwarancje współfinansowania Gwarancje współfinansowania należy złożyć w momencie składania wniosku. Zagwarantowane współfinansowanie należy wykazać w formularzu deklaracji współfinansowania (załącznik 3). Ewentualny wkład ze strony wnioskodawcy wystarczy odnotować w formularzu budżetu i złożyć stosowną deklarację na formularzu wniosku o dotację. Dla wkładów ze strony partnerów lub partnerów stowarzyszonych projektu wystarczające są oświadczenia i podpisy na formularzu deklaracji partnerstwa i stowarzyszenia. Zobowiązanie do współfinansowania musi być zabezpieczone 4, bez względu na to, czy pochodzi od partnera/partnera stowarzyszonego, czy z innego źródła. W szczególności poniższe rodzaje oświadczeń NIE są przyjmowane jako oświadczenia o współfinansowaniu: ogólne oświadczenie o sponsorowaniu ze strony sponsora organizacji wnioskującej, które nie dotyczy wyraźnie i wyłącznie sponsorowania projektu Daphne wnioskodawcy; 4 Zabezpieczone współfinansowanie oznacza, że fundusze na rachunkach wnioskodawców bądź inne fundusze obiecane przez partnera lub donatora (potwierdzone na piśmie poprzez podpisanie formularza deklaracji współfinansowania) będą udostępnione wyłącznie pod warunkiem otrzymania dotacji w ramach niniejszego zaproszenia do składania wniosków. Wszelkie dodatkowe warunki oznaczają, że wkład jest niezabezpieczony. W przypadku współfinansowania przez władze publiczne dopuszczalne jest dodatkowe uwarunkowanie w postaci zgodności ze stosownymi krajowymi przepisami budżetowymi. 14

15 ogólna intencja lub obietnica współfinansowania projektu Daphne wnioskodawcy, która zależy od przyszłego zatwierdzenia (lub dostępności) budżetu organizacji sponsorującej przez inną instytucję publiczną lub polityczną; oświadczenia o współfinansowaniu bez podpisu; ewentualny planowany przychód w związku z projektem nie stanowi części zobowiązania do współfinansowania. WAŻNE: W przypadku rozbieżności między kwotą podaną na formularzu deklaracji współfinansowania, a kwotą wymienioną w arkuszu S formularza budżetu ( inne wkłady ), Komisja jako kwotę współfinansowania uznaje kwotę podaną na formularzu deklaracji współfinansowania. II.5. Skrócony harmonogram działań Stosowany do tego celu formularz został dostarczony oddzielnie jako arkusz harmonogramu ( timetable ) w pliku elektronicznym zawierającym formularz budżetu. Proszę podać przybliżony harmonogram wdrażania projektu, działanie po działaniu. W wierszach proszę wpisać numery działań i/lub grup działań. 15

16 III. KOMPLET DOKUMENTÓW Oprócz formularza wniosku o dotację należy złożyć następujące dokumenty (w formie załączników do formularza wniosku o dotację): Dokumenty do wypełnienia przez wnioskodawcę: Załącznik 1: Szczegółowy opis projektu Załącznik 2: Słowa kluczowe Załącznik 4: Formularz budżetu i harmonogram (plik Excel) Załącznik 5: Sprawozdania finansowe (zeskanowane) lub równoznaczne sprawozdanie z rocznego budżetu i finansowe za ostatnie 3 lata (jeśli dotyczy), które wykazuje zdolność finansową wnioskodawcy (nie dotyczy instytucji publicznych). Załącznik 6: CV Wymagane są tylko CV najważniejszych osób wykonujących prace związane z projektem. W miarę możliwości prosimy o korzystanie z formatu CV EUROPASS, aby ułatwić ocenę. Każde CV musi zawierać nie więcej, niż trzy strony. Szablon można pobrać ze strony: Dodatkowo wnioskodawcy powinni złożyć następujące dokumenty, o ile takowe istnieją: Załącznik 7: Akt założycielski lub statut wnioskodawcy Załącznik 8: Potwierdzenie prawnej rejestracji organizacji wnioskodawcy (zeskanowane). Umożliwi to weryfikację statusu prawnego wnioskodawcy i sprawdzenie, czy został ustanowiony zgodnie z prawem. Załącznik 9: Wykaz członków rady nadzorczej lub kadry kierowniczej Załącznik 10: Roczny techniczny/opisowy raport organizacji wnioskodawcy za poprzedni rok Załącznik 11: Najaktualniejsze sprawozdanie z audytu przeprowadzonego przez niezależną uprawnioną firmę audytorską Dokumenty do wypełnienia przez partnerów: Załącznik 2a: Formularz deklaracji partnerstwa (podpisany i zeskanowany) Formularz zawiera oświadczenie o kryteriach wykluczenia. Dokumenty do wypełnienia przez partnerów stowarzyszonych: Załącznik 2b: Formularz deklaracji stowarzyszenia (podpisany i zeskanowany) Dokumenty do podpisania przez innych donatorów, niż partnerzy i partnerzy stowarzyszeni: Załącznik 3: Formularz deklaracji współfinansowania (podpisany i zeskanowany) Formularz ten jest wymagany dla każdej innej formy współfinansowania, niż finansowanie przez wnioskodawcę, partnerów i partnerów stowarzyszonych. 16

17 V. TERMIN SKŁADANIA WNIOSKÓW Wnioski należy wypełnić i złożyć za pośrednictwem systemu PRIAMOS do dnia 22 kwietnia 2009 r. W przypadku braku możliwości technicznych potrzebnych do skorzystania z narzędzia online, wniosek wraz z załącznikami należy zapisać na powszechnie używanym nośniku (pamięci typu pen-drive, płycie CD itd.) i wydrukować, a całość wysłać do Komisji listem poleconym albo kurierem przed ostatecznym terminem na adres podany poniżej: Wysyłka listem poleconym lub kurierem European Commission DG Justice, Freedom and Security Unit JLS/D/4 LX 46 08/050 B-1049 Brussels Belgium ALBO Złożenie wniosku osobiście European Commission Central Mail Department (Registered post) Att: DG JLS/D/4 Avenue du Bourget, 1 B-1140 Brussels (Evere) Belgium Wnioski należy przesyłać w zaklejonej kopercie/paczce listem poleconym (za potwierdzeniem z datą stempla pocztowego lub datą poświadczenia odbioru) Wnioski należy wysyłać do Komisji w jednej kopercie/paczce. Koperta musi być wyraźnie opisana jak następuje: Application under the Daphne III Programme Specific Transnational Projects Call JLS/DAP/ WAŻNE: Wnioski przesłane po terminie lub na niewłaściwy adres nie będą przyjmowane. 17

18 VI. GDZIE SZUKAĆ DODATKOWYCH INFORMACJI Witryna Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa Witryna programu Daphne III Najczęściej zadawane pytania dotyczące Daphne Pytania mogące mieć znaczenie dla pozostałych wnioskodawców są publikowane wraz z odpowiedziami na stronie internetowej programu Daphne. Daphne dział pomocy Pytania można przesyłać drogą elektroniczną na adres: JLS-DAPHNE@ec.europa.eu Priamos dział pomocy Pytania dotyczące składania wniosków drogą elektroniczną, na które nie znaleziono odpowiedzi w dziale najczęściej zadawanych pytań można kierować na adres: JLS-PRIAMOS-USM@ec.europa.eu Najczęściej zadawane pytania dotyczące systemu Priamos Pytania mogące mieć znaczenie dla pozostałych wnioskodawców są publikowane wraz z odpowiedziami na stronie internetowej dotyczącej programów finansowania realizowanych przez Dyrekcję. Zgodnie z kodeksem dobrych zachowań administracyjnych, Komisja udziela odpowiedzi w ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania zapytania. * * * 18