ZAPYTANIE OFERTOWE PWK NR EK/01/2019

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE PWK NR EK/01/2019 Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A., działając w imieniu i na rzecz LOTOS Asfalt Sp. z o.o. zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na: 1. INFORMACJE PODSTAWOWE. A. Przedmiot Zapytania Ofertowego: Zaprojektowanie, dostawę, montaż i uruchomienie klimatyzatorów dla budynku GPZ4/S41/TIR na terenie Rafinerii Grupy LOTOS S.A. Przedmiot Zapytania Ofertowego obejmuje zaprojektowanie, dostawę, montaż i uruchomienie klimatyzatorów z jednostkami zewnętrznymi zawieszonymi na ścianie północnej budynku GPZ4/S41/TIR o łącznej mocy chłodzenia min. 65kW, jako niezależnego i wspomagającego systemu klimatyzacji podstawowej. Przedmiot Zapytania Ofertowego, przyszły Wykonawca zobowiązany jest wykonać zgodnie ze Szczegółowym opisem zakresu prac stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. B. Wykonawca zapewni: 1. wykonanie kompletnej dokumentacji wykonawczej i powykonawczej zgodnie ze Standardami Grupy LOTOS S.A.) 2. wszystkie materiały, sprzęt, urządzenia i robociznę niezbędne do realizacji przedmiotowych prac C. Na potrzeby realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego, Zamawiający zapewni: 1. w miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne umowy (dzierżawy/najmu); 2. prąd i wodę na potrzeby budowy; 3. w miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do magistrali kanalizacyjnej, wody pitnej i technicznej, telefoniczną skrzynkę przyłączeniową dla terenu przeznaczonego na zaplecze biurowe; podłączenie oraz rozprowadzenie będzie należeć do Wykonawcy po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym; koszt wszystkich podłączeń i odłączeń oraz zużytych na potrzeby zaplecza mediów oraz przeprowadzonych rozmów telefonicznych z linii telefonicznej przydzielonej Wykonawcy, obciążą Wykonawcę; Wykonawca niezwłocznie podpisze stosowne umowy na dostawę mediów. D. Termin wykonania Robót: Termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego: rozpoczęcie realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego po podpisaniu umowy (początek marca 2019) zakończenie realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego (potwierdzone Protokołem Odbioru Końcowego podpisanym przez Zamawiającego do r. Strona 1/6

2 E. Wizja lokalna Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na obligatoryjną wizję lokalną Wizja lokalna może odbyć się w terminie do dnia r. Termin wizji należy ustalić telefonicznie z: p. Piotrem Ceynowa pod nr tel. kom , adres piotr.ceynowa@grupalotos.pl UWAGA: wymóg nie dotyczy oferentów, którzy odbyli już wizję lokalną na obiekcie. Jako dowód należy do oferty dołączyć Potwierdzenie uczestnictwa w wizji lokalnej. 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANE NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ: A. CZEŚĆ HANDLOWA I. WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy, stanowiący Załącznik Nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego. B. CZEŚĆ MERYTORYCZNA II. Dokumenty podstawowe a) Referencje doświadczenie w realizacji robót o charakterystyce podobnej do przedmiotu zapytania ofertowego na terenach obiektów przemysłowych w ostatnich 5 latach. b) Specyfikacja oferowanego systemu klimatyzacji z podaniem ilości zestawów, typu, mocy chłodniczej/ogrzewczej i Producenta oraz zastosowanego czynnika chłodniczego poszczególnych urządzeń. III. Oświadczenia, deklaracje oraz pozostałe dokumenty: a) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych; b) aktualny, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS ( lub CEIDG ( w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego. c) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert); d) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert); e) bezterminowe Upoważnienie dla Grupy LOTOS S.A. do wystąpienia i uzyskania z InfoMonitora Biura Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Zygmunta Modzelewskiego 77 ( InfoMonitor ) danych gospodarczych z Biura Informacji Kredytowej S.A. i Związków Banków Polskich. Na Upoważnieniu obligatoryjne są wymagane: nazwa, adres i NIP Oferenta. Upoważnienie należy podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji oraz opatrzyć pieczęciami imiennymi oraz firmową; Upoważnienie winno być zgodne z przekazanym wzorem (patrz Załącznik Nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego). W przypadku nie udzielenia Upoważnienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do obniżenia oceny Oferty, zaproponowania mniej korzystnych warunków współpracy lub Odrzucenia Oferty. Strona 2/6

3 Złożenie w/w bezterminowego Upoważnienia nie dotyczy Oferentów, którzy złożyli już takie Upoważnienie w terminie wcześniejszym i jest ono nadal ważne. UWAGA: oryginał Upoważnienia należy przesłać najpóźniej w terminie do trzech dni od upływu terminu składania Ofert na adres: Grupa LOTOS S.A. w Gdańsku, ul. Elbląska 135, Biuro Kontroli Projektu EFRA, Hanna Pielechaty z podaniem nr PWK EK/01/2019 f) Potwierdzenie posiadania zezwolenia / koncesji lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga jej posiadania g) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga jego opracowania h) Oświadczenie dotyczące przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 4) i) Potwierdzenie uczestniczenia w obligatoryjnej wizji lokalnej (załącznik nr 5) UWAGA: oryginał Oświadczenia należy przesłać najpóźniej w terminie do trzech dni od upływu terminu składania Ofert na adres: Grupa LOTOS S.A. w Gdańsku, ul. Elbląska 135, Biuro Kontroli Projektu EFRA, Hanna Pielechaty z podaniem nr PWK EK/01/2019 UWAGA: 1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. 2. Brak jakichkolwiek dokumentów wskazanych w punkcie A lub B może skutkować odrzuceniem Oferty. 3. Celem sprawniejszej weryfikacji i oceny Ofert prosimy o zachowanie kolejności oraz przedzielenie poszczególnych części Oferty w podanym wyżej układzie. 3. OCENA OFERT i KRYTERIA: 1. cena ryczałtowa za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego 2. referencje/ doświadczenie 4. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO: Zamawiający informuje, że: nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty; nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom; zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Robót danego zakresu; zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty; zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert; zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według uznania Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje; wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego; niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta; zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów; ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze GLS Zakup towarów i usług dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Biurze Kontroli Projektu EFRA (EK) w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135; Strona 3/6

4 zamierza występować do InfoMonitora o uzyskanie danych gospodarczych o istniejących zobowiązaniach, w tym informacji stanowiących tajemnicę bankową, zgodnie z zakresem wskazanym w Upoważnieniu Oferenta. Zasady i tryb udostępniania informacji gospodarczych reguluje Ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U t.j.) natomiast dostęp do informacji stanowiących tajemnicę bankową reguluje ustawa prawo bankowe z dnia 29 sierpnia 1997 (Dz. U ). Uzyskane dane gospodarcze, w tym informacje stanowiące tajemnicę bankową będą wykorzystywane wyłącznie na użytek Grupy LOTOS S.A., jedynie na potrzeby prowadzonych procesów wyboru kontrahenta, zawierania umów, udzielania zamówień oraz innych form współpracy. Zamawiający zastrzega, że będzie występował do InfoMonitora o uzyskanie informacji gospodarczych, w tym informacji stanowiących tajemnice bankową także na potrzeby później prowadzonych procesów wyboru kontrahenta, zawierania umów oraz wystawiania zamówień. Zastrzegamy sobie prawo do dokonania oceny Oferenta oraz zaproponowania mniej korzystnych warunków współpracy, na podstawie otrzymanych informacji gospodarczych, w tym informacji stanowiących tajemnicę bankową lub w przypadku braku Upoważnienia Grupy LOTOS S.A. do uzyskiwania tych informacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wystąpienia do Oferenta z prośbą o udzielenie kolejnego Upoważnienia, jeżeli jest to uzasadnione upływem czasu od udzielenia poprzedniego Upoważnienia. Upoważnienie może być w każdej chwili odwołane przez Oferenta; Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie Postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą GLS Zakupy towarów i usług. W sprawach nieuregulowanych we wskazanej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób lub do innych celów. 5. DANE OSOBOWE KLAUZULA INFORMACYJNA Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO ), informujemy Panią/Pana, iż: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Grupa LOTOS S.A. z siedzibą przy ul. Elbląskiej 135, Gdańsk. 2. U Administratora został wyznaczony Inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez iod@grupalotos.pl lub pisemnie na adres Grupa LOTOS S.A. ul. Elbląska 135, Gdańsk z dopiskiem Inspektor ochrony danych. 3. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy, jak też w zakresie nazwy firmy podmiotu, który wygrał postępowanie przetargowe poprzez przekazanie jej do pozostałych podmiotów biorących udział w danym postępowaniu. Strona 4/6

5 4. Podstawą prawną przetwarzania przez Grupę LOTOS S.A. Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanych powyżej jest: a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, b) podjęcie działań związanych z postepowaniem o udzielenie zamówienia niepublicznego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikających m.in. z przepisów kodeksu cywilnego, c) prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A., zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany z transparentnością działań i przekazywaniem informacji o zwycięzcy przetargu do pozostałych uczestników biorących udział w danym postępowaniu, jak też ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń wynikających z postępowania przetargowego. 5. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione spółkom Grupy Kapitałowej LOTOS. Ponadto, dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Grupy LOTOS S.A., w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji postępowania przetargowego, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Grupą LOTOS S.A. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa. 6. Pani/Pana dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem oferty, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania ewentualnej umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z jej tytułu lub roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu przetargowym. 7. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych. 8. Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy o ochronie danych osobowych. 9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania może skutkować odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych i brakiem możliwości wzięcia udziału w postępowaniu przetargowym. 10. Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. 6. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI. A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodnicząca komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia r. do godz C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom, którzy złożą potwierdzenie otrzymania Zapytania Ofertowego w Platformie Zakupowej i zadeklarują chęć uczestnictwa w postępowania. D. Pytania i wnioski, które wpłyną po terminie wyznaczonym w pkt 6B nie będą rozpatrywane. 7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT: A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę. B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o: przesłanie potwierdzenia otrzymania Zapytania Ofertowego tylko na Platformie Zakupowej Strona 5/6

6 złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do r., do godz C. Oferta powinna być: a) sporządzona w języku polskim; b) podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta; c) złożona za pośrednictwem Platformy Zakupowej z napisem Oferta PWK EK/01/2019 z podziałem na: I. ofertę handlową (wypełniony Formularz stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego) II. ofertę merytoryczną Z poważaniem, Hanna Pielechaty Przewodnicząca Komisji PWK EK/01/2019 Załączniki: - Nr 1 Opis zakresu przedmiotu zapytania ofertowego wraz z załącznikami - Nr 2 - Formularz Ofertowy. - Nr 3 - Upoważnienie bezterminowe do uzyskania informacji gospodarczych. - Nr 4 Oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych - Nr 5 - Potwierdzenie uczestniczenia w obligatoryjnej wizji lokalnej - Nr 6 Specyfikacja oferowanego systemu klimatyzacji - * wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Strona 6/6