SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 BP Załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług noclegowych i wyżywienia wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze planowanych przez Zamawiającego do dnia r. spotkań/warsztatów/szkoleń, seminariów i Gali organizowanych w ramach realizowanego projektu Koordynacja i monitorowanie rozwoju ekonomii społecznej w regionie", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata , Oś Priorytetowa VII Poprawa Spójności Społecznej, Działanie 7.3 Wzmocnienie roli ekonomii społecznej w rozwoju społeczno-gospodarczym województwa podlaskiego. Przedmiot zamówienia obejmuje: KATEGORIA I Spotkania/warsztaty/szkolenia 21 spotkań/warsztatów/szkoleń dla grup po 20 osób, 4 spotkania jednodniowe dla grup po 30 osób dwudniowe 13 spotkań/warsztatów/szkoleń dla grup po 20 osób KATEGORIA II- Seminaria/Gala jednodniowe 3 seminaria dla grup po 50 osób jednodniowe 2 Gale dla grup po 40 osób Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji wszystkich zaplanowanych przez Zamawiającego działań od dnia podpisania umowy do dnia r. Działania odbywać się będą w terminach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zostanie poinformowany o terminach w formie pisemnej lub telefonicznej rezerwacji co najmniej na 10 dni przed terminem działania. Działania realizowane będą w dniach od poniedziałku do piątku. Ostateczna liczba uczestników spotkań/warsztatów/szkoleń/seminariów/gali w poszczególnych grupach może ulec zmianie zarówno w zakresie zmniejszenia, jak i zwiększenia ilości uczestników. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu faktycznie wykonanej części umowy, bez naliczania jakichkolwiek kar. Zamawiający działa w najlepszej wierze zrealizowania zamówienia w całości. Liczba osób nocujących podana w niniejszej specyfikacji jest wartością szacunkową. WYMAGANIA DOTYCZĄCE POSZCZEGÓLNYCH KATEGORII ZAMÓWIENIA Kategoria I Spotkania/warsztaty/szkolenia W ramach organizowanych przez Zamawiającego spotkań/warsztatów/szkoleń

2 jednodniowych realizowane przez Wykonawcę będą następujące usługi: a) całodzienny serwis kawowy, b) dwudaniowy obiad, c) sala szkoleniowa. W ramach organizowanych przez Zamawiającego spotkań/warsztatów/szkoleń dwudniowych realizowane przez Wykonawcę będą następujące usługi: a) całodzienny serwis kawowy w pierwszym i drugim dniu spotkania/warsztatów/ szkolenia, b) dwudaniowy obiad w pierwszym i drugim dniu spotkania/warsztatów/szkolenia, c) śniadanie - osobom nocującym - w drugim dniu spotkania/warsztatów/szkolenia, d) kolacja osobom nocującym w pierwszym dniu spotkania/warsztatów/szkolenia, e) nocleg w pokoju jednoosobowym, f) nocleg w pokoju dwuosobowym, g) sala szkoleniowa w pierwszym i drugim dniu spotkania/warsztatów/szkolenia. Kategoria II Seminaria/Gala W ramach organizowanych przez Zamawiającego seminariów/gali jednodniowych realizowane przez Wykonawcę będą następujące usługi: a) całodzienny serwis kawowy, b) dwudaniowy obiad podawany w formie bufetu szwedzkiego, c) sala seminaryjna/na Galę. WYMAGANIA DOTYCZĄCE NOCLEGÓW Noclegi w obiekcie hotelarskim, w którym realizowany będzie przedmiot zamówienia, posiadającym kategorię minimum 3 gwiazdek nadaną zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz ze zm.) i rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz ze zm.) lub obiekcie szkoleniowo-konferencyjnym, w którym noclegi odpowiadają wymaganiom hotelu min. 3 gwiazdkowego w rozumieniu powołanych aktów prawnych. Dopuszcza się zakwaterowanie uczestników wyłącznie w pokojach jednoi dwuosobowych. Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie. Zakwaterowanie powinno odbyć się w pierwszym dniu spotkań/warsztatów/ szkoleń, maksymalnie do godziny Pokoje muszą być wyposażone we własną łazienkę, z pełnym węzłem sanitarnym (szampon, mydło, ręcznik). Wykonawca na życzenie Zamawiającego umożliwi w pierwszym dniu danego działania zamianę struktury dwóch pokoi jednoosobowych na jeden pokój dwuosobowy lub jednego pokoju dwuosobowego na dwa pokoje jednoosobowe. Każdy obiekt hotelarski lub obiekt szkoleniowokonferencyjnych ma spełniać wymogi dotyczące dostosowania do potrzeb osób z dysfunkcjami narządu ruchu (np. winda, podjazd, miejsce parkingowe) oraz dysponować co najmniej jednym pokojem dla osób z dysfunkcjami ruchu. Szacowana ilość pokoi jednoosobowych i dwuosobowych (podana ilość odnosi się do pojedynczego działania): Szkolenia dwudniowe dla grup po 20 osób: a) 3 pokoje jednoosobowe, b) 5 pokoi dwuosobowych,

3 Podane powyżej liczby osób nocujących są wartością szacunkową. Dokładna liczba osób nocujących zostanie podana przed rozpoczęciem spotkania/warsztatów/szkolenia. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYŻYWIENIA Wykonawca jest zobowiązany zapewnić różnorodne wyżywienie dla każdego uczestnika spotkania/warsztatów/szkolenia (śniadania i kolacje wyłącznie osobom nocującym). Wybrany do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji własną wersję menu, która będzie obowiązywać w trakcie realizacji działań. Ogólnie na menu składa się: a) całodzienny serwis kawowy - kawa; herbata; dodatki typu: mleko, cytryna, cukier; woda mineralna gazowana i niegazowana; owoce; słodkie przekąski typu ciasteczka (co najmniej trzy rodzaje) oraz słone przekąski (co najmniej dwa rodzaje). b) obiad - zupa min. 300 ml/os, drugie danie (mięso/ryba) min. 170g/os., dodatki (ziemniaki lub ryż lub kasza lub frytki) min 200g/os., surówki min. 100 g/os., kompot lub woda mineralna 200 ml/os. c) śniadanie - potrawa ciepła min. 200 g/os., pieczywo jasne i ciemne, wędliny różne, sery, masło, dżem, owoce, warzywa świeże, płatki śniadaniowe, jogurty, twarożek, mleko zimne i ciepłe, miód, kawa, herbata, mleko, cytryna, cukier, woda mineralna. d) kolacja - dwa rodzaje potrawy gorącej (mięsna i jarska) min. 200 g/os., wędliny, ryby, sery, warzywa świeże, warzywa marynowane, dwa rodzaje sałatki (warzywna, makaronowa, mięsna itp.), pieczywo jasne i ciemne, masło, kawa, herbata, mleko, cytryna, cukier, woda mineralna. e) obiad w formie bufetu szwedzkiego - zupa min. 300 ml/os, drugie danie (mięso/ryba) min. 170g/os., dodatki (ziemniaki lub ryż lub kasza lub frytki) min 200g/os., surówki min. 100 g/os., kompot lub woda mineralna 200 ml/os. Obiady przygotowane i wydane zostaną w formie bankietu zasiadanego wraz z profesjonalną obsługą kelnerską, śniadania i kolacje oraz obiady podczas seminariów/gali - w formie bufetu szwedzkiego. Poczęstunek kawowy powinien być ustawiony w lub przy sali, w której będzie odbywać się działanie. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił jednorodną zastawę stołową stosownie do ilości uczestników działania, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych. W przypadku wcześniejszego zgłoszenia przez uczestnika szkolenia/spotkania/warsztatu, należy zapewnić odpowiednie menu wegetariańskie. Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SALI RESTAURACYJNEJ Sala restauracyjna, w której będą podawane śniadania, obiady i kolacje powinna być wyposażona w stoły i krzesła w ilości adekwatnej do liczby uczestników danego działania. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SAL SZKOLENIOWYCH I SEMINARYJNYCH/NA GALĘ Sale szkoleniowe/seminaryjne/na Galę muszą zapewniać odpowiednie warunki socjalne oraz bhp, w tym uwzględniające niwelowanie barier architektonicznych w związku z udziałem w projekcie osób z niepełnosprawnościami. Sale muszą być wyposażone w następujący sprzęt: a) sprzęt do prezentacji (projektor multimedialny, ekran, flipchart lub tablica suchościeralna, stół pod rzutnik i pod laptop, zasilanie z przewodami, dostęp do Internetu),

4 b) nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym miejscu sali, mikrofony bezprzewodowe, możliwość odtworzenia dźwięku z laptopa, c) stoły i tapicerowane krzesła (w ilości adekwatnej do liczby uczestników danego spotkania/warsztatów/szkolenia/seminarium/gali), d) stół recepcyjny i krzesła przy wejściu do sal, e) mównica dla trenera oraz stół prezydialny w przypadku seminariów/gali, f) wieszaki na ubrania lub dostęp do szatni, g) zapewnienie osoby do obsługi technicznej, dostępnej przynajmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem oraz w trakcie szkolenia/spotkania/warsztatów/seminariów/gali. Zamawiający, co najmniej 3 dni przed danym działaniem wskaże godziny w jakich sale powinny być dostępne dla Zamawiającego. Działania realizowane będą w dniach tygodnia - od poniedziałku do piątku. Stoły i krzesła powinny być ustawione w podkowę w przypadku szkoleń; w przypadku seminariów preferowanym ustawieniem krzeseł jest ustawienie kinowe. Zamawiający dopuszcza zmiany w ustawieniach wynikające ze specyfiki danego działania. Ewentualne zmiany będą zgłoszone Wykonawcy co najmniej 3 dni przed danym działaniem. Sale muszą posiadać zaplecze sanitarne toalety powinny znajdować się w pobliżu sal szkoleniowych. Sale muszą spełniać następujące wymogi: bezpieczeństwa, oświetleniowe, akustyczne, temperatura w sali powinna oscylować w przedziale C. DODATKOWE WYMAGANIA LOKALOWE Wykonawca winien wykazać, że oferowany przez niego obiekt hotelarski posiada kategorię minimum 3 gwiazdek nadaną zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) lub obiekt szkoleniowo-konferencyjny, w których standard sal szkoleniowych, sal restauracyjnych, wyżywienia, noclegów odpowiada wymaganiom hotelu min. 3 gwiazdkowego w rozumieniu powołanych aktów prawnych. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia możliwości nieodpłatnego korzystania z miejsc parkingowych, którymi dysponuje. Pokoje noclegowe, sale, w których będą realizowane działania oraz sala restauracyjna powinny znajdować się w jednym budynku. Obiekt musi być przystosowany do obsługi osób z niepełnosprawnościami. INNE USŁUGI Wykonawca musi zapewnić: możliwość oznaczenia sal, w których będą realizowane działania oraz drzwi wejściowych hotelu przez Zamawiającego zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju w zakresie informatyzacji i promocji; przechowywanie bagaży uczestników szkoleń/warsztatów do czasu zakwaterowania i po wykwaterowaniu, w wyodrębnionym, zamkniętym pomieszczeniu, zabezpieczenie sal szkoleniowych w czasie przerw między zajęciami, przed ingerencją osób trzecich. PRAWO OPCJI Zamawiający przewiduje prawo opcji, tj. prawo do podjęcia decyzji o realizacji przedmiotu zamówienia w szerszym zakresie niż wskazany powyżej. Prawo opcji zakłada realizację dodatkowych działań w ramach KATEGORI I

5 (spotkania/warsztaty/szkolenia) lub KATEGORI II (seminaria/gale) jeżeli będzie to wynikało z uzasadnionych potrzeb Zamawiającego. Przewidywany zakres zamówienia objęty prawem opcji wynosi 20% wymiaru zamówienia podstawowego według stawek oferowanych przez Wykonawcę. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy za zapewnienie usługi objętej prawem opcji nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia Wykonawcy za wykonanie podstawowego zakresu przedmiotu zamówienia. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego. Warunkiem uruchomiania prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez niego zakresie. Skorzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego odbędzie się na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego złożonego Wykonawcy, na 7 dni przed dniem, w którym zamówienie objęte prawem opcji ma zostać zrealizowane, oraz określeniem wielkości tego zamówienia, objętego prawem opcji. 2. Lokalizacja Usługi będą realizowane w obiekcie znajdującym się w odległości do 5 km od centrum Białegostoku. Za centrum Białegostoku uznaje się Ratusz - Rynek Kościuszki 10. Lokalizacja obiektu mierzona będzie jako odległość od centrum do obiektu za pomocą portalu - najkrótsza trasa samochodem od centrum do obiektu. 3. Termin realizacji zamówienia: Okres realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia r.