Radom, dnia r. ZAPYTANIE CENOWE

Transkrypt

1 Radom, dnia r. ZAPYTANIE CENOWE Mając na uwadze rozeznanie rynku, Europejska Uczelnia Społeczno-Techniczna w Radomiu w związku z realizacją projektu ORKIESTRA współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata , nr umowy o dofinansowanie zawartej z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych UDA-POKL /13-01 zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej z uwzględnieniem poniższych wymagań: 1. Przedmiot zamówienia : Organizacja logistyczno-administracyjna warsztatu partycypacyjnego dla max. 70 osób w hotelu lub obiekcie o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, (kategoryzacja obiektów hotelarskich zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), znajdującym się na obszarze woj. mazowieckiego, łódzkiego, lubelskiego lub świętokrzyskiego w odległości nie większej niż 120 km od m. Radom (odległość mierzona od siedziby EUST, ul. Wodna 13/21, Radom, za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, tj maps.google.pl lub podobnych). Kod CPV Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Kod CPV Hotelarskie usługi noclegowe Kod CPV Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 2. Miejsce i termin realizacji zamówienia: Miejsce realizacji zamówienia: Obszar województwa mazowieckiego, łódzkiego, lubelskiego lub świętokrzyskiego w odległości nie większej niż 120 km od m. Radom. Okres realizacji zamówienia: r r. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: WYNAJEM SALI Z WYPOSAŻENIEM Sala warsztatowa, która pomieści grupę 70 osób. Sala warsztatowa musi być wyposażona w: - oświetlenie naturalne i/lub sztuczne; - klimatyzację/ogrzewanie indywidualnie sterowane; - sprawne nagłośnienie sali; - min. 2 mikrofony bezprzewodowe kompatybilne z nagłośnieniem; - ekran do prezentacji multimedialnych, preferowany podwieszany;

2 - projektor multimedialny, prefereowany podwieszany ; - tablica typu flipchart (min. 30 kartek) oraz mazaki (min. 3 kolory); - min. 8 szt. stołów, najlepiej okrągłych (po 8 osób każdy) i min.65 szt. krzeseł, preferowane z miękkim siedziskiem; - dostęp do Internetu bezprzewodowego; - inne akcesoria niezbędne do prowadzenia warsztatów, np. przedłużacz, pilot, itp. Sala powinna być przestronna, umożliwiająca przeprowadzenie warsztatów oraz prac grupowych w kameralnej atmosferze i sprzyjające integracji uczestników. CATERING Catering ma być serwowany poza salą warsztatową, ale w tym samym budynku. W skład zestawu cateringowego wchodzi: 1 dzień r. Kawa w formie bufetu kawowego podanego na powitanie uczestników warsztatów partycypacyjnych, ok. godz. 11:30: a) soki owocowe co najmniej 500 ml/1 os. (np. jabłkowy, pomarańczowy); b) napoje gazowane, woda mineralna gazowana i niegazowana 50/50 w butelkach min. 500 ml/1 os.; c) kawa świeżo zaparzona, co najmniej po 180 ml z dodatkami: mleko, cukier; d) herbata czarna pakowana pojedynczo z dodatkami: cytryna, cukier; e) drobne, kruche ciasteczka, co najmniej 5 szt./1 os. Obiad. Obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godz. 14:00. Każdorazowo minimum 2 rodzaje zup (min. 350 ml na osobę), min. 2 rodzaje mięs lub mięsa i ryby (min. 150 g na osobę), min. 2 rodzaje surówek/warzyw (min. po 100 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków, np. ziemniaki, ryż, makaron, frytki, itp. (min. 200 g na osobę) oraz inne dodatki/przekąski, np. naleśniki, pierogi, placki, lasagne. Przerwa kawowa. Przerwa kawowa w formie bufetu kawowego podanego ok. godz f) soki owocowe co najmniej 500 ml/1 os. (np. jabłkowy, pomarańczowy); g) napoje gazowane, woda mineralna gazowana i niegazowana 50/50 w szklanych butelkach min. 500 ml/1 os.; h) kawa świeżo zaparzona, co najmniej po 180 ml z dodatkami: mleko, cukier; i) herbata czarna pakowana pojedynczo z dodatkami: cytryna, cukier; j) ciasto domowe po 2 kawałki na osobę z co najmniej 4 rodzajów ciast; Kolacja networkingowa bufet szwedzki z grillem/ogniskiem: 19:00-22:00 Kolacja powinna składać się z a) dwóch ciepłych dań b) menu grillowego/ogniskowego wraz z dodatkami b) zimnych przekąsek oraz sałatek/surówek, c) deseru-owoców, c) napojów ciepłych i zimnych.

3 Propozycja menu kolacji wraz z oprawą, w tym możliwością zorganizowania grilla/ogniska powinna zostać zaprezentowana w ofercie. Zalecane aby organizator zapewnił rozwiązania sprzyjające wzajemnej integracji uczestników. W czasie kolacji zaplanowano podsumowanie w grupach poszczególnych części warsztatów w formie biesiadnej. 2 dzień r. Przerwa kawowa. Przerwa kawowa w formie bufetu kawowego podanego ok. godz. 11:30 zapewniona w sposób ciągły, uzupełniana w miarę spożycia, w skład której mają wejść: a) soki owocowe co najmniej 500 ml/1 os. (np. jabłkowy, pomarańczowy); b) napoje gazowane, woda mineralna gazowana i niegazowana 50/50 w szklanych butelkach min. 500 ml/1 os.; c) kawa świeżo zaparzona, co najmniej po 180 ml z dodatkami: mleko, cukier; d) herbata czarna pakowana pojedynczo z dodatkami: cytryna, cukier; e) ciasto domowe po 2 kawałki na osobę z co najmniej 4 rodzajów ciast; f) kanapki na bazie mieszanego pieczywa (np. tostowe, razowe, graham, bułki pszenne i inne), o różnych dodatkach (np. z łososiem, szynką, serem żółtym, pleśniowym, itp.) z dodatkiem warzyw min. 3 szt. na osobę. Obiad. Obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godz. 13:30-14:00 Każdorazowo minimum 2 rodzaje zup (min. 350 ml na osobę), min. 2 rodzaje mięs lub mięsa i ryby (min. 150 g na osobę), min. 2 rodzaje surówek/warzyw (min. po 100 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków, np. ziemniaki, ryż, makaron, frytki, itp. (min. 200 g na osobę) oraz inne dodatki/przekąski, np. naleśniki, pierogi, placki, lasagne. Usługa cateringowa będzie świadczona w dniach wynajmu Sali warsztatowej NOCLEG ZE ŚNIADANIEM Pokoje hotelowe powinny znajdować się w budynku, w którym realizowane będą warsztaty. Zakwaterowanie w pokojach jedno- i dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami z dostępem do zaplecza sanitarnego Śniadanie typu bufet szwedzki, wydawane w godz. 7:00-9:00 Bufet gorący (np. jajecznica, kiełbaski z wody, parówki) i zimny (sery, wędliny, warzywa, owoce, dżemy, masło, pieczywo, kawa, herbata, mleko, cytryna) Doba hotelowa w dniu r. nie może kończyć się przed godziną OBSŁUGA TECHNICZNA I WYNAJEM SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO w

4 W dniach r r. wynajem max. 15 szt. komputerów z dostępem do Internetu wraz z obsługą techniczną zapewniającą podłączenie sprzętu oraz pełen serwis techniczno-informatyczny. Wynajęte komputery, o których mowa powyżej muszą posiadać oprogramowanie umożliwiające dostęp do Internetu poprzez przeglądarkę internetową, która ma zapewnić bezawaryjną obsługę stron internetowych wraz z obsługą wszystkich formatów plików, które znajdują się na stronach www (również tych do pobrania). Ponadto uczestnicy warsztatów mają mieć możliwość dostępu do prezentacji przygotowanych w programie PowerPoint, plików obsługiwanych przez Word i Excel (2010+) oraz PDF, a także możliwość wyświetlania filmów oraz plików filmowych. 4. Wymagania wobec Oferenta: Oferty składać mogą Wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają minimum jednoroczne doświadczenie w zakresie organizacji spotkań (szkolenia, konferencje, seminaria, warsztaty, itp.); dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 5. Sposób przygotowania oferty: 1. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Dokument składa się w formie pisemnej wypełniając formularz OFERTA stanowiący Zał. Nr 1 do zapytania cenowego. 3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. 6. Osoba uprawniona do kontaktu: Beata Dziadczyk, tel , adres dziadczykb@eust.pl, fax: Miejsce i termin składania oferty: Ofertę należy: 1. Dostarczyć osobiście na adres: Biuro Projektu ORKIESTRA, Wodna 13/21, Radom 2. Przesłać pocztą (lub kurierem) w zamkniętej kopercie na adres: Europejska Uczelnia Społeczno-Techniczna w Radomiu, ul. Wodna 13/21, Radom z napisem: Oferta na organizację logistyczno-administracyjną warsztatu partycypacyjnego dla max. 70 osób projekt ORKIESTRA 3. Przesłać em na adres: dziadczykb@eust.pl 4. Przesłać faxem na nr : +48 (48)

5 Termin składania ofert upływa w dniu 29 kwietnia 2014 r., o godz. 15:00 liczy się data wpływu do Biura Projektu. Otwarcie ofert nastąpi 30 kwietnia 2014 r. o godz. 11:00 w Biurze Projektu. 8. Załączniki: 1) Formualrz Oferta Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Uprzejmie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo kontaktu wyłącznie z wybranym Wykonawcą.

6 WZÓR Załącznik nr 1 OFERTA NAZWA WYKONAWCY: ADRES WYKONAWCY: NAZWISKO I IMIĘ OSOBY/OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISANIA UMOWY:... NUMER TELEFONU:... NUMER FAXU:... ADRES OWY:... NIP:... REGON:... W odpowiedzi na zapytanie cenowe dotyczące składania ofert na ŚWIADCZENIE USŁUGI POLEGAJĄCEJ NA ORGANIZACJI LOGISTYCZNO-ADMINISTRACYJNEJ WARSZTATU PARTYCYPACYJNEGO DLA MAX. 70 OSÓB w ramach projektu ORKIESTRA, w imieniu swoim i reprezentowanej przeze mnie firmy oświadczam, że: 1. Zapoznałem/am się z warunkami udzielenia zamówienia zawartymi w zapytaniu cenowym i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 2. Cena oferowana brutto wynosi:.. zł brutto, słownie:..... zł brutto. 3. Cena podana w Ofercie stanowi pełny koszt usługi brutto oraz nie ulegnie zmianie w trakcie trwania realizacji umowy. 4. Uzyskałem/am konieczne informacje/wyjaśnienia niezbędne do przygotowania oferty. 5. Zobowiązuję się w przypadku przyznania zamówienia mojej osobie/firmie do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego oraz wykonania usługi w terminie i na warunkach wskazanych w zapytaniu cenowym. 6. Jestem podmiotem posiadającym uprawnienia do prowadzenia działalności lub czynności w zakresie przedmiotu zamówienia. 7. Posiadam wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonania zamówienia z najwyższą starannością. 8. Jestem podmiotem w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 9. Posiadam minimum jednoroczne doświadczenie w zakresie organizacji spotkań (szkolenia, konferencje, seminaria, warsztaty, itp.).

7 10. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia. Na każde żądanie zamawiającego dostarczę niezwłocznie odpowiednie dokumenty potwierdzające prawdziwość każdej z kwestii zawartych w oświadczeniu. Wszystkie podane wyżej informacje są zgodne z prawdą. Ponadto uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania zgodnie z art Kodeksu Karnego oświadczam, że wszystkie dokumenty oraz przedstawione oświadczenia są zgodne z prawdą Integralną częścią niniejszej oferty są: 1...., 2...., Data i czytelny podpis Oferenta lub osoby upoważnionej