PROWADZENIE: Katarzyna Kozłowska Monika Bełdowska Małgorzata Kotowska ElŜbieta Kowalczyk

Transkrypt

1 Metodologia projektu PROWADZENIE: Katarzyna Kozłowska Monika Bełdowska Małgorzata Kotowska ElŜbieta Kowalczyk

2 Istotne róŝnice Program Wniosek Projekt

3 PROJEKT: Definicje NAJMNIEJSZA DAJĄCA SIĘ WYDZIELIĆ JEDNOSTKA STANOWIĄCA PRZEDMIOT POMOCY Projekt jest przedsięwzięciem, które ma początek i koniec. Jest to proces zaplanowany i kontrolowany, ma doprowadzić do pozytywnego skutku i tworzy nową jakość. Projekt zawsze wprowadza zmianę.

4 PROJEKT A WNIOSEK - Wniosek (aplikacja) jest formą przedstawienia projektu do realizacji. - Jest to oferta instytucji/ organizacji do wybranego źródła finansowania. Pisanie wniosków wymaga zatem umiejętności pisania projektów:

5 Jeden projekt obejmuje jeden problem. Zajmuj się tylko tym fragmentem problemu, na który moŝesz mieć wpływ.

6 Myślenie projektowe Atrybuty projektu Unikalny cel Tymczasowy charakter ZłoŜoność, niepewność Znaczenie, grupa docelowa PROJEKT Wyodrębnienie organizacyjne Interdyscyplinarność

7 Cechy projektu zorientowanie na cel koordynacja powiązanych ze sobą działań skończony czas trwania: początek i koniec wyjątkowość, niepowtarzalność element niepewności i ryzyka trwała zmiana w otoczeniu projekty wdraŝają ludzie dla ludzi

8 Zarządzanie cyklem projektu

9 Zarządzanie cyklem projektu Programowanie Ewaluacja Identyfikacja WdroŜenie Formułowanie Finansowanie

10 LOGIKA PROJEKTOWA PROBLEM To musi być ze sobą spójne!! CEL OGÓLNY CEL BEZPOŚREDNI DZIAŁANIE PRODUKT REZULTAT Cel ogólny nie jest osiągalny przez samo wdroŝenie projektu, lecz przez szereg komplementarnych działań. Projekt tylko w części przyczynia się do jego realizacji. Jest realizowany przez wiele celów bezpośrednich. Cele, które zostaną zrealizowane przez projekt i dadzą długoterminowe korzyści. Przyczynia się do realizacji celów projektu Musi być określone w czasie - harmonogram działań Fizyczny efekt podjętych działań. To jest W Y N I K Korzyść po zakończeniu projektu oraz WARTOŚĆ DODANA

11 Podstawowe elementy projektu Odbiorcy projektu Szczegółowa charakterystyka problemu (opis, analiza, diagnoza) Cel szczegółowy Metody działania/ zadania Partnerzy/Interesariusze Rezultaty Monitoring i ocena Szczegółowy budŝet

12 ELEMENTY PROJEKTU Odbiorcy projektu Kim oni są Jacy oni są W jakim wieku Z jakiego terenu pochodzą Jak będziemy ich rekrutować

13 PROBLEM Trudna sytuacja w której znaleźli się ludzie, którą to sytuację chcemy zmienić.

14 Człowiek to: WIEDZA UMIEJĘTNOŚCI POSTAWY

15 Charakterystyka problemu odbiorców Opis Analiza Diagnoza

16 Charakterystyka problemu OPIS Charakterystyka miejscowości (kontekst do opisu problemu) Ilu i jakich osób dotyczy problem Skąd wiemy, Ŝe jest to problem Jakie są objawy, przyczyny i skutki problemu Gdzie naprawdę leŝy problem (nie mogą to być jego objawy ani skutki)

17 Charakterystyka problemu OPIS Jakie są społeczne konsekwencje tego problemu, jakie będą głębsze skutki jego zaniechania Czy jesteście jedyną organizacją/instytucją, która zauwaŝyła i zajmuje się tym problemem Kto równieŝ zajmuje się tym problemem, z jakim skutkiem i dlaczego osiąga takie, a nie inne rezultaty Czy istnieją tendencje społeczne, które wskazują na to, Ŝe problem pogłębi się w najbliŝszych latach?

18 Charakterystyka problemu DIAGNOZA Iloma osobami moŝecie się zająć Jakie są konkretne potrzeby tych ludzi

19 CHARAKTERYSTYKA PROBLEMU CHARAKTERYSTYKA PROBLEMU Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu DRZEWO PROBLEMÓW Wszystkie projekty zaczynają się od problemu/potrzeby. Nie ma problemu = nie ma projektu. Drzewa problemowe dają całościowy obraz istniejącej złej sytuacji. Drzewa są narzędziem słuŝącym ustaleniu głównego problemu, do którego program/projekt powinien się odnieść. Analiza problemu musi opierać się na obiektywnych źródłach danych np. lokalne analizy, badania, rozmowy, statystyki PUP-ów, OPS

20 DRZEWO PROBLEMU: DRZEWO PROBLEMU: Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu SKUTKI PROBLEM 1 PROBLEM 2 PROBLEM 3 PROBLEM GŁÓWNY PROBLEM 1 PROBLEM 2 PROBLEM 3 PROBLEM 2.1 PROBLEM 2.2 PROBLEM 2.3 PRZYCZYNY 20

21 Elementy projektu Analiza problemu 1. Identyfikacja środowisk, które odczują efekty realizacji projektu Przeprowadzane są konsultacje z przedstawicielami konkretnych środowisk w fazie analizy sytuacji, są oni zapraszani do uczestnictwa w fazie planowania

22 Elementy projektu Analiza problemów 2. Identyfikacja najwaŝniejszych problemów, które dotyczą potencjalnych beneficjentów projektu - Jeśli problem jest przyczyną, umieszczamy go poniŝej - Jeśli problem jest skutkiem, umieszczamy go powyŝej - Jeśli nie jest ani przyczyną, ani skutkiem, pozostaje na tym samym poziomie (wówczas moŝe prowadzić do odrębnego projektu)

23 DRZEWO PROBLEMU: Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu WskaŜ objaw problemu wyjściowego, od którego rozpoczynasz analizę Wypisz wszystkie przyczyny objawów problemu Wypisz wszystkie skutki nie rozwiązanych problemów zaleŝności pomiędzy nimi i związki przyczynowoskutkowe. ANALIZA PROBLEMU POWINNA OPIERAĆ SIĘ NA OBIEKTYWNYCH ŹRÓDŁACH DANYCH!!!

24 Analiza interesariuszy projektu- partnerów

25 Elementy projektu Analiza interesariuszy Interesariuszami projektu są wszystkie instytucje i osoby czerpiące bezpośrednie lub pośrednie korzyści z udziału w realizacji projektu.

26 Elementy projektu Analiza interesariuszy Interesariuszy projektu dzielimy na: A. Bezpośrednich i pośrednich B. Pozytywnych i negatywnych

27 Elementy projektu Analiza interesariuszy Przykład 1: Realizatorzy i partnerzy są interesariuszami bezpośrednimi (osobiście uczestniczą w realizacji projektu) i pozytywnymi (zaleŝy im na dobrej realizacji projektu)

28 Elementy projektu Analiza interesariuszy Przykład 2: Rodziny osób niepełnosprawnych (pośrednio korzystają na realizacji projektu), mogą być negatywni (jeśli będą zniechęcać swoich bliskich do udziału w projekcie).

29 Elementy projektu ANALIZA OSÓB KLUCZOWYCH KTO TO JEST Nastawien ie do nas (+/-) Organizacje Instytucje publiczne Przedstawiciel e władzy Media Odbiorcy naszych usług Grupy społeczne Biznes Jak my moŝemy skorzystać? Jak mogą skorzystać na naszym projekcie? Jak moŝna ich pozyskać? Kto z nich jest dla nas najwaŝniejszy, strategiczny?

30 Stereotyp Stereotyp - przez to, Ŝe bierze się nie z wiedzy, lecz z emocji - jest bardzo niebezpieczny. Utrudnia nam rzeczywiste dotarcie do drugiego człowieka, rzeczywiste zrozumienie jego racji - z tego względu jest takim bardzo rozpowszechnionym z ł e m. Ryszard Kapuściński

31 Analiza SWOT projektu

32 Analiza SWOT projektu SWOT to analiza, której nazwa pochodzi od angielskiego skrótowca oznaczającego: S silne strony W słabe strony O szanse i moŝliwości T zagroŝenia w realizacji

33 Analiza SWOT projektu Silne strony projektu Słabe strony projektu Czynniki wewnętrzne Szanse i moŝliwości sprawnej realizacji projektu Czynniki zewnętrzne ZagroŜenia w realizacji projektu

34 Budowanie celów

35 Kto zna cel, moŝe podjąć decyzję Kto podejmie decyzję, odnajdzie spokój Kto odnajdzie spokój, poczuje się bezpiecznie Kto czuje się bezpiecznie, moŝe pomyśleć Kto myśli, moŝe ulepszać Konfucjusz

36 Elementy projektu CEL CEL NIE JEST DZIAŁANIEM JEST PRÓBĄ OKREŚLENIA ZMIANY JAKA MA ZAJŚĆ

37 Zarządzanie cyklem projektu Analiza celów PROBLEM CEL Analiza celów polega na przekształceniu negatywnej rzeczywistości (problemy, z którymi borykają się beneficjenci ostateczni) w pozytywną wizję ich Ŝycia po zakończeniu projektu.

38 Elementy projektu CEL PROJEKTU powinien spełniać kryteria SMART: S specific numbers określony liczbowo (ściśle określona ilość odbiorców), M measurable wymierny (określony słowami kluczami: zmniejszenie, zwiększenie... ), A area specific określony teren, R realistic realność, T time bound określony w czasie. Cele moŝemy podzielić na: Ogólne, Szczegółowe, Długoterminowe, Krótkoterminowe, Ilościowe, Jakościowe

39 Elementy projektu CEL PROJEKTU Co chcemy zmienić (wyeliminować lub zwiększyć, zmniejszyć, polepszyć, podnieść) Dla ilu osób jest przeznaczony projekt Dla jakich osób jest przeznaczony Na jakim terenie będzie realizowany W jakim czasie chcemy go zrealizować

40 Zarządzanie cyklem projektu poziomy celów Cel główny Cele szczegółowe Opisuje korzyści w dłuŝszej perspektywie Jego osiągnięcie wymaga zmian systemowych Nasz projekt jedynie w niewielkim stopniu przyczyni się do osiągnięcia celu głównego Odnoszą się do wybranych problemów Są określone poprzez korzyści, jakie odniosą beneficjenci w wyniku skorzystania z usług oferowanych przez projekt

41 HIERARCHIA POTRZEB MASLOWA Potrzeba samorealizacji - potrzeba realizacji własnych moŝliwości i rozwoju osobowości. Potrzeba pozytywnej samooceny, potrzeby ego - szacunek dla samego siebie, status, autorytet. Potrzeby społeczne - przyjaźń, przynaleŝność, akceptacja Potrzeba bezpieczeństwa - ochrony przed zranieniem, zagroŝeniem, deprywacją (brak bodźców). Potrzeby fizjologiczne - poŝywienie, napój, dach nad głową.

42 HIERARCHIA POTRZEB MASLOWA - POTRZEBA SAMOREALIZACJI - POTRZEBA POZYTYWNEJ SAMOOCENY, - POTRZEBY EGO AUTOAKCEPTACJI - POTRZEBY SPOŁECZNE - POTRZEBA BEZPIECZEŃSTWA - POTRZEBY BYTOWE, FIZJOLOGICZNE

43 Działania i ich rezultaty Działania opisują sposób, w jaki będą realizowane cele szczegółowe projektu Efekty, inaczej rezultaty projektu opisują rezultaty usług świadczonych beneficjentom ostatecznym dotyczą najwaŝniejszych przyczyn i skutków problemu, z jakim borykają się beneficjenci

44 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Kryteria wyboru działań Kwalifikowalność w ramach EFS Efektywność kosztowa (najlepsza jakość za rozsądną cenę) Wykonalność przez zespół projektowy Uwaga! Usuwamy działania i ich rezultaty nie spełniające choćby jednego z powyŝszych kryteriów

45 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA PAMIĘTAJ ZADANIA METODY REALIZACJI (METODOLOGIA) DZIAŁANIA TO RÓśNE RZECZY!!!

46 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 1- wykaz działań Przedstawione na drzewie celów działania stanowią krótki wykaz czynności, które naleŝy wykonać aby zrealizować cele projektu. Jest to podstawa do przygotowania schematu struktury wewnętrznej a następnie harmonogramu projektu.

47 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 2 podział działań na zadania Sporządź listę zadań dla kaŝdego działania Uwaga: naleŝy unikać zbyt drobiazgowego podziału zadań!! Podział naleŝy zakończyć w momencie gdy do kaŝdego zadania jesteśmy w stanie oszacować nakłady czasu i zasobów.

48 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 3 określenie kolejności i współzaleŝności działań - W jakiej kolejności naleŝy realizować zadania? - Czy dane działanie jest uzaleŝnione od rozpoczęcia lub zakończenia innego działania?

49 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 4 terminy rozpoczęcia, realizacji i zakończenia działań - określenie czasu trwania poszczególnych zadań Uwaga: nieoszacowanie czasu wynika z zastępujących przyczyn: pominięcie zasadniczych działań i zadań niedokładne określenie współzaleŝności poszczególnych zadań pominięcie konkurencyjności zasobów (skierowanie tej samej osoby do realizacji róŝnych zadań w tym samym czasie) chęć zrobienia wraŝenia obiecywaniem szybkich wyników

50 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 5 podsumowanie harmonogramu głównych zadań Po określeniu czasu realizacji poszczególnych zadań składających się na zasadnicze działania warto jest przedstawić ogólne podsumowanie terminu rozpoczęcia, czasu realizacji i terminu zakończenia głównego działania.

51 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 6 określenie koniecznej wiedzy fachowej i doświadczenia zawodowego Określenie jaka wiedza potrzebna będzie do realizacji celów. NaleŜy sprawdzić czy plan działania jest moŝliwy do realizacji przy pomocy dostępnych zasobów ludzkich.

52 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 7 podział zadań między członków zespołu Podział zadań łączy się z określeniem odpowiedzialności członków zespołu za osiągnięcie kamieni milowych i musi uwzględniać moŝliwości i umiejętności kaŝdego z członków.

53 ELEMENTY PROJEKTU PLANOWANE ZADANIA I DZIAŁANIA Etap 8 szacunkowy nakład czasu kaŝdego z członków zespołu Sprawdzenie czy poszczególne zadania przydzielone członkom zespołu nie nakładają się na siebie oraz przedstawienie realistycznych szacunków nakładów czasu wymaganego dla kaŝdego z zadań.

54 Harmonogram projektu

55 Wykres Gantt a HARMONOGRAM REALIZACJI PROJEKTU * naleŝy wskazać z dokładnością do kwartału rocznego okres realizacji projektu i jego poszczególnych etapów (zadań, podzadań) rok Etapy kwartał I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Czas trwania całego projektu Nazwa zadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa zadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa zadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania Nazwa podzadania

56 Przykładowy wykres Gantt a (otwarcie ośrodka dziennego pobytu dla dzieci niepełnosprawnych)

57 ELEMENTY PROJEKTU EFEKTY PROJEKTU Produkty: to co wyprodukujemy w ramach projektu np.: liczba szkoleń zorganizowanych w projekcie, podręcznik Rezultaty: Mogą być ilościowe i jakościowe Oddziaływanie wpływ na zmiany społeczne w danym środowisku Wartość dodana innowacyjność projektu

58 ELEMENTY PROJEKTU REZULTATY TWARDE ILOŚCIOWE To policzalne owoce naszego projektu:

59 ELEMENTY PROJEKTU REZULTATY JAKOŚCIOWE MIĘKKIE Rezultaty miękkie to zmiany jakie zaszły w poczuciu odbiorców, twórców, partnerów projektu w sferze wiedzy, umiejętności i postaw

60 WARTOŚĆ DODANA Przez wartość dodaną rozumie się: Osiągnięcie dodatkowych rezultatów takich jak wyŝsze lub uzupełniające kwalifikacje Osiągnięcie rezultatów innych niŝ osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych, które są mierzalne Dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez danego projekt

61 ODDZIAŁYWANIE Pomiar oddziaływania odbywa się na dwóch poziomach: bezpośrednich celów projektu (immediate objectives) zorientowanych na bezpośrednich beneficjentów celu szerszego (wider objective), którego osiągnięcie jest warunkowane innymi czynnikami niŝ wyłącznie realizacją danego projektu; oddziaływanie szersze dotyczy podmiotów pozostających poza bezpośrednim oddziaływaniem projektu.

62 ELEMENTY PROJEKTU REZULTATY JAKOŚCIOWE - MIĘKKIE I WSKAŹNIKI ICH OSIĄGNIĘCIAU Wiedza osiągnięcie kluczowych umiejętności zawodowych - dyplom, certyfikat Umiejętności nabycie umiejętności komunikacyjnych, podniesienie samooceny, poprawa wizerunku, higieny osobistej obserwacja, rozmowa Postawa zmiana postawy roszczeniowej na przedsiębiorczą, punktualność, odpowiedzialność obserwacja, wykonane zadania

63 WSKAŹNIKI POWINNY BYĆ : Trafne - dostosowane do charakteru projektu oraz oczekiwanych efektów Mierzalne - wyraŝone w wartościach liczbowych, procentowych lub binarnie (TAK-NIE) Wiarygodne - niezaleŝne, reprezentatywne i moŝliwe do łatwej weryfikacji Dostępne - łatwe do uzyskania

64 SPOSÓB MIERZENIA EFEKTÓW PRODUKTY: KsiąŜka, REZULTATY MIĘKKIE Obserwacje, rozmowy REZULTATY TWARDE listy obecności, zestawienie świadectw ukończenia kursu Ilość szkoleń ODDZIAŁYWANIE

65 NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PODCZAS TWORZENIA ROJEKTÓW Chęć osiągnięcia wszystkiego w ramach jednego projektu (NIEREALNE) Niewłaściwe PRZEDSTAWIENIE SPRAWY (niewystarczające uzasadnienie) Nieuwzględnienie w przygotowaniach wszystkich zainteresowanych stron (tzw. interesariuszy) Brak wskazania, jak i na ile projekt pasuje do istniejących strategii, programów, potrzeb odbiorców itd.

66 DOBRZE PRZYGOTOWANY POJEKT Jasny, prosty i łatwy zrozumiały MoŜliwy do zrealizowania, tzn. realny/wykonalny Oparty na RZECZYWISTYM zrozumieniu potrzeby/problemu Realnie oszacowany Nie jest pracą doktorską

67 8 powodów sukcesu projektów Struktura organizacyjna jest dopasowana do zespołu zajmującego się projektem. Zespół bierze udział w planowaniu. Zespół jest zaangaŝowany w przygotowywanie harmonogramu prac. Zespół jest zaangaŝowany w tworzenie realistycznych budŝetów. Projekt robi dobry uŝytek z technik planowania, a plan nie jest celem samym w sobie. Zespół pracuje zgodnie z procedurami, a nie wbrew nim. Zespół uzgadnia specyficzne i realne cele projektu. Docelowy odbiorca zaangaŝowany jest w projekt od samego początku.

68 8 powodów niepowodzenia projektów Brak udziału zespołu w planowaniu. Brak udziału zespołu w rozwiązywaniu problemów. Nieumiejętność komunikowania się. Nieodpowiednie umiejętności techniczne. Niewystarczające umiejętności administracyjne. Nierealny harmonogram projektu. Niejasne cele projektu Nieodpowiedni zarząd.

69 BUDśET Najczęściej zapominane i niedoszacowanie koszty: pozapłacowe koszty personelu, koszty rozwoju organizacji, koszty remontów, konserwacji i napraw, koszty ubezpieczeń, koszty obowiązkowych opłat i podatków o kosztowym charakterze, koszty ochotników, koszty promocji, rezerwa finansowa.

70 BUDśET ET: Planowanie zadaniowe wydatków PRZYKŁADOWY SPOSÓB KALKULACJI WYDATKÓW Rodzaj wydatku koordynator Księgowość biuro projektu (czynsz) Szkolenia: trener mc mc Godz Koszty merytoryczne (przykładowe) materiały szkoleniowe Miara mc komplet Ilość jedn cena Koszty zarządzania projektem (przykładowe) Suma

71 TYTUŁ PROJEKTU, FORMUŁUJEMY NA KOŃCU PRACY NAD NIM, WTEDY MAMY CAŁY OBRAZ NASZEGO PROJEKTU

72 Dziękuję za uwagę