Globalproperty.pl. System zarządzania nieruchomościami komercyjnymi

Transkrypt

1 Globalproperty.pl System zarządzania nieruchomościami komercyjnymi System zarządzania nieruchomościami przez Internet, obejmujący całokształt procesów zachodzących w nieruchomościach komercyjnych i mieszkalnych oraz pełną analitykę biznesową. Global Property Sp. z o. o.

2 Global-Property.pl 1 Spis treści Cel projektu... 3 ManagementPoint... 3 RentPoint... 3 EnergyPoint... 3 ITPoint... 4 UtilityPoint... 4 ControllingPoint... 4 Produkt Global-property.pl... 4 Korzyści... 4 Dedykowany... 4 Nasza misja... 4 Opis modułów produktu... 5 RentPoint... 5 ManagementPoint... 6 Controlling point... 7 UtilityPoint... 8 It point... 9 Energy point... 9 Podstawowa instrukcja obsługi programu Ekran startowy Obszar nawigacji oraz breadcrumb Zarządzanie użytkownikami Zarządzanie powiadomieniami RentPoint Definiowanie struktury nieruchomości Konfiguracja Umowy Fakturowanie Podsumowanie ManagementPoint Polisy... 24

3 Global-Property.pl 2 Struktura lokali Stan komercjalizacji Najemcy należności Umowy Obroty (netto) Tendencje obrotów Wyłączność Udzielone rabaty czynszu Raport najemcy Statystyka wskaźnika RTT RTT (Rent to Turnover Ratio) Akty notarialne Gwarancje Generowanie raportu Podsumowanie UtilityPoint Podsumowanie ITPoint Podsumowanie ControlingPoint Podsumowanie EnergyPoint Podsumowanie Wdrożenie systemu Dodatkowe moduły LeasePoint... 49

4 Global-Property.pl 3 Cel projektu Global-Property.pl udostępnia małym i średnim firmom narzędzia, jakie dziś są dostępne - ze względu na wysokie koszty - prawie wyłącznie dużym podmiotom, takim jak sieci supermarketów, największe centra handlowych, sieci biurowców, centra logistyczne. Zadaniem systemu jest maksymalne zautomatyzowanie i zoptymalizowanie pracy zarządcy nieruchomości oraz dostarczenie mu pełnej analityki biznesowej przy zminimalizowaniu nakładów sprzętowych oraz niskich kosztach szkolenia użytkowników oprogramowania. Rozwiązanie jest dostępne w formie usługi udostępnianej przez Internet, hostowanej w Global Data Center. W ten sposób eliminujemy konieczność ponoszenia przez klienta nakładów na infrastrukturę serwerową, sami też zapewniamy nadzór nad prawidłową pracą systemu. W przypadku podmiotów dysponujących odpowiednią infrastrukturą serwerową, możliwa jest instalacja systemu u klienta. Wariant ten związany jest z jednorazowym zakupem licencji na system. Celem ogólnym projektu było wykonanie, udostepnienie i świadczenie innowacyjnej e-usługi, w ramach platformy internetowej Global-Property.pl, pozwalającej na zarzadzanie nieruchomościami przez Internet. E-usługa polega na: zdalnym udostępnianiu użytkownikowi, przez Internet, w formie elektronicznej, informacji o zarządzanej nieruchomości: danych finansowo-księgowych, danych o parametrach umów (z najemcami, dostawcami mediów), analiz finansowych (np. raporty o odchyleniach od wykonania planu finansowego) zdalnym alertowaniu użytkownika o ważnych terminach (np. zbliżających się terminach wygaśnięcia umów) oraz innych sytuacjach wymagających interwencji zarządcy (np. wygaśnięcie gwarancji bankowej) zdalnym generowaniu i wysyłaniu przez Internet, w postaci elektronicznej, faktur. W ramach nowej e-usługi jest świadczonych 5 usług: ManagementPoint a) alertowanie kierownictwa b) raportowanie w zakresie analiz c) analizowanie odchylen od planów fin. d) sledzenie stanu płatności e) ewidencjonowanie obowiazków z umowy najmu RentPoint a) zarzadzanie umowami najmu b) automatyczne fakturowanie najemców c) rozliczanie czynszów EnergyPoint a) zarzadzanie umowami energetycznymi

5 Global-Property.pl 4 b) automatyczne fakturowanie sprzedaży energii c) funkcjonalne zarzadzanie taryfami d) rozliczanie energii biernej i akcyzy e) import danych z liczników energii ITPoint a) rozliczanie impulsów IT b) import danych billingowych c) funkcjonalne zarzadzanie cennikami usług IT d) automatyczne fakturowanie UtilityPoint a) import danych z urządzeń billingowych b) automatyczne wystawianie faktur i zestawień płatności za dostarczenie mediów c) zarzadzanie kontraktami d) tworzenie bazy umów sprzedaży/zakupu mediów e) kontrola przepływu i zużycia mediów ControllingPoint a) zarządzanie budżetami Produkt Global-property.pl System zarządzania nieruchomościami przez Internet, obejmujący całokształt procesów zachodzących w nieruchomościach komercyjnych i mieszkalnych oraz pełną analitykę biznesową. Korzyści Dostęp do dedykowanego, branżowego systemu zarządzania nieruchomością przy zminimalizowanych nakładach programowych brak konieczności zakupu sprzętu serwerowego i licencji. Możliwość zarządzania nieruchomością przez Internet z dowolnego miejsca. Dedykowany Menedżerom nieruchomości komercyjnych Zarządcom nieruchomości mieszkalnych Podmiotom zajmującym się sprzedażą mediów i usług IT Nasza misja Dzięki udostępnianiu najnowocześniejszych rozwiązań IT pomagamy naszym klientom w osiąganiu ich celów biznesowych. Naszą największą zaletą jest połączenie indywidualnego i kompleksowego podejścia do klientów, co pozwala na uzyskanie narzędzi zaprojektowanych ściśle według potrzeb każdego Klienta. Nasze aplikacje, programy i wdrożenia zapewniają wygodę i bezpieczeństwo w codziennym użytkowaniu narzędzi informatycznych. Istotą naszej działalności jest optymalizacja Państwa pracy, która daje realną możliwość przybliżenia pasma sukcesów, wynikającego ze sprawnie funkcjonującego biznesu.

6 Global-Property.pl 5 Opis modułów produktu Global-Property.pl świadczy sześć różnych e-usług zebranych w centrum nawigacyjnym pokazanym na poniższym rysunku. Rysunek 1 Centrum nawigacyjne RentPoint Moduł RentPoint dedykowany jest dla obsługi najmu lokalów. W module tym dokonuje się szczegółowej ewidencji zawartych umów najmu, w tym wszystkich parametrów, takich jak klauzule wypowiedzenia, przedłużenia umowy, polisy ubezpieczeniowe, gwarancje bankowe. Rejestrowane są również informacje związane z trwaniem najmu: dokonane naliczenia, nałożone kary umowne itp. RentPoint umożliwia bardzo szczegółowe definiowanie wszystkich parametrów oraz zapisów wynikających z zawartych umów niezbędnych do automatycznego comiesięcznego wystawiania faktur najemcom. Przykładowo możliwa jest bardzo precyzyjna kontrola przewalutowania z kwot zapisanych w umowie na walutę faktury możne ono następować przy użyciu wybranych kursów, limitów walutowych, kursów dostępnych w określonych dniach itp. Możliwe jest fakturowanie zarówno w PLN jak i EUR. Niezależnie od wsparcia comiesięcznego fakturowania najemców, Rent Point daje olbrzymie wsparcie dla bardzo czasochłonnych prac, tradycyjnie wykonywanych ręcznie.

7 Global-Property.pl 6 Rysunek 2 Karta gwarancji bankowej modułu RentPoint Dla przykładu rozliczanie czynszów procentowych jest dokonywane w pełni automatycznie na bazie informacji zgromadzonych w trakcie normalnego użytkowania Platformy (obrotów i naliczeń). Rozliczenie przeprowadzone w GP obejmuje wszystkie wymogi w zawartych umowach, w tym np. uwzględnianie wszelkich korekt do faktur czynszowych. Moduł Rent Point informuje zarządcę nieruchomości o zdarzeniach wymagających jego interwencji. Wysyłane są alerty o niedostarczonym przez najemcę zestawieniu obrotów, zbliżającym się terminie wygaśnięcia gwarancji bankowych, czy tez np. o tym, że w wyniku waloryzacji czynszu bieżąca wartość gwarancji stała się zbyt niska w stosunku do zapisów umowy. Pozwala to na znaczącą oszczędność czasu jak i eliminuje ryzyko przeoczenia zadań. ManagementPoint GlobalProperty.pl ewidencjonuje ogromne ilości informacji o funkcjonowaniu obiektu. Dane te pozwalają na automatyczne generowanie bardzo wartościowych dla zarządu raportów, informujących tak o bieżącej sytuacji, jak i ogólnych trendach wśród najemców. Raporty te mogą również uwzględniać dane z systemów finansowo-księgowych o dokonanych rozliczaniach i

8 Global-Property.pl 7 zadłużeniu. Moduł Management Point umożliwia dodanie innych dedykowanych raportów zgodnie z potrzebami klienta. Rysunek 3 Przykładowy fragment raportu uzyskany w module ManagementPoint Przykładowo dostępne są raporty informujące o: stanie komercjalizacji, wykorzystaniu poszczególnych powierzchni handlowych, sytuacji indywidualnych najemców, wynajętych lokalach i ich obrotach, stawce czynszu, udzielonych rabatach, zadłużeniu w kategoriach czasowych, itp. odwiedzalności centrum, przychodach z tytułu czynszów, statystyce wskaźnika czynsz do obrotów w czasie, w podziale na branżę, tendencjach obrotów w czasie w podziale na branże, lokale dynamice salda zadłużenia najemców. Controlling point Moduł Controlling Point pozwala na zarządzanie budżetami i planami finansowymi. Obsługuje zarówno budżety przychodowe, jak i kosztowe. Istnieje możliwość definiowania wielu budżetów projektów, np. CAM, CAM Food Court, Marketing. Dla budżetów przychodowych moduł Controlling Point oferuje automatyczne wyznaczenie planowanych przychodów z podziałem na poszczególnych najemców na podstawie zapisów umów oraz automatyczne wyznaczanie realizacji planów na podstawie analizy zafakturowanych opłat.

9 Global-Property.pl 8 Rysunek 4 Zarządzanie budżetami w module ControlingPoint UtilityPoint Moduł UtilityPointy pozwala na ewidencję kontraktów związanych z rozliczeniem zużycia przez najemcę mediów takich jak woda, ciepło oraz, w szczególnych przypadkach, energia elektryczna. Moduł dokonuje automatycznego comiesięcznego refakturowanie mediów na podstawie odczytów z systemów BMS. Rysunek 5 Przykładowa karta składnika refakturowanego UtilityPoint

10 Global-Property.pl 9 It point Moduł IT Point pozwala na ewidencję umów na świadczenie usług teleinformatycznych oraz automatyczne fakturowanie tych usług. Fakturowanie może odbywać się na podstawie czasu połączeń (dane bilingowe importowane z central telefonicznych) i na zasadzie comiesięcznego abonamentu. Uwzględniane są również opłaty dodatkowe, np. za podłączenie linii. Moduł pozwala na centralne zarządzanie cenami usług. Rysunek 6 Fakturowanie ItPoint Energy point Moduł obejmuje zarządzanie umowami energetycznymi i taryfami, import danych z liczników energii, automatyczne comiesięczne fakturowanie, rozliczanie energii biernej oraz rozliczanie akcyzy.

11 Global-Property.pl 10 Rysunek 7 Karta licznika modułu EnergyPoint Podstawowa instrukcja obsługi programu Ekran startowy Po zalogowaniu się do systemu użytkownik może zobaczyć obszar z powiadomieniami wygenerowanymi przez system oraz projekty do których ma dostęp. W górnej części okna znajdują się informacje o aktualnie zalogowanym użytkowniku. Należy zwrócić uwagę, że obszar powiadomień zawiera spersonalizowany zakres powiadomień, odpowiedni do roli użytkownika w systemie, np. powiadomienia związane z prowadzeniem umów. Uwaga! Zestaw dostępnych opcji zależy od uprawnień bieżącego użytkownika. W przypadku braku uprawnień do określonego modułu odnośniki nie będą się pojawiać lub będą zablokowane. Obszar nawigacji oraz breadcrumb Z lewej strony znajduje się obszar nawigacji, w którym pokazują się możliwe opcje nawigacji z bieżącego punktu. Dostępne opcje ograniczone są ze względu na uprawnienia zalogowanego użytkownika. Powyżej obszaru treści znajduje się pasek tzw. breadcrumb zestawu hiperłączy pozwalających na szybką nawigację w hierarchicznej strukturze. Przykładowo, po przejściu do karty umowy pasek ten będzie miał postać: Start» Global Arena Katowice» Rent Point» Lista umów» Karta umowy GA\101» Karta składnika Czynsz

12 Global-Property.pl 11 Gdzie każdy z członów jest łączem do odpowiedniego elementu. W ten sposób można bezpośrednio wrócić do karty umowy, listy umów, modułu Rent Point itd. Ten sposób nawigacji jest różny od przycisku przeglądarki Wstecz (który skądinąd jest również dostępny), breadcrum nie ma na celu powrotu do poprzedniej strony, a szybką lokalizację miejsca w hierarchicznej strukturze nawigacji. Rysunek 8 Główne okno aplikacji Warto zwrócić uwagę na elementy niezależne od modułów aplikacji takie tak: Repozytorium baza dodatkowych materiałów multimedialnych możliwych do wykorzystania w różnych modułach programu. Repozytorium umożliwia składowanie oraz udostępnianie wszelkiej dokumentacji zarejestrowanej w formie elektronicznej, dotyczącej działalności nieruchomości. Konfiguracja panel zarządzania administratora. Zawiera między innymi: o Tworzenie klasyfikacji i spisów (typy załączników, branże) o Zarządzanie użytkownikami i kontaktami wewnętrznymi

13 Global-Property.pl 12 Zarządzanie użytkownikami System umożliwia zarządzanie listą użytkowników (operatorów aplikacji). W procesie tworzenia lub edycji użytkownika można zdefiniować szereg uprawnień podzielonych logicznie na moduły aplikacji określające dostęp do poszczególnych funkcjonalności systemu. Dla przykładu w obszarze RentPoint można określić następujące uprawnienia: Edycja umów i najemców o Dodawanie, edytowanie i usuwanie umów i ich składników Edycja struktury nieruchomości o Dodawanie, edytowanie i usuwanie elementów struktury nieruchomości Edycja obrotów o Dodawanie, edytowanie i usuwanie obrotów w lokalach Fakturowanie o Fakturowanie składników umów Uprawnienia nadawane są oddzielnie dla każdego z projektów zdefiniowanych w aplikacji. W ten sposób możliwe jest wydzielenie grupy użytkowników obsługujących każdy z projektów, możliwe jest również określenie użytkowników posiadających uprawnienia przekrojowe, np. zajmujących się obsługą umów w kilku projektach. Zarządzanie powiadomieniami Kolejnym elementem dostępnym podczas edycji użytkownika jest subskrypcja powiadomień. Jak i w poprzednim przypadku powiadomienia można określić oddzielnie dla każdego projektu. Lista powiadomień składa się z: Umowy o Umowa wygasła wygasła umowa z najemcą, należy podjąć czynności związane ze zdaniem lokalu oraz zamknięciem rozliczeń o Wynajęte lokale grupa powiadomień związanych z lokalami wynajętymi w ramach umowy Brak daty zamknięcia lokalu w zamkniętej umowie brakuje daty zaprzestania prowadzanie przez najemcę działalności lokalu Brak daty zwrotu lokalu w zamkniętej umowie brakuje daty zwrotu lokalu Brak daty otwarcia lokalu Brak daty przekazania lokalu Brak obrotów w przypadku umów określających wymóg comiesięcznego dostarczania obrotów alert zostaje wysłany w przypadku braku wprowadzenia takich obrotów w wymaganym terminie o Zabezpieczenia umowy Wygaśnięcie polis Zbyt niska wartość zabezpieczenia bieżąca wartość zabezpieczenia finansowego umowy stała się zbyt niska w stosunku do sparametryzowanych zapisów umowy; może się tak stać w przypadku częściowego wykorzystania gwarancji lub zmiany stawek czynszów, np. po waloryzacji.

14 Global-Property.pl 13 o o o Brak gwarancji brak wymaganego zabezpieczenia umowy Niezgodność typu zabezpieczenia zabezpieczenie dostarczono, jednak typ zabezpieczenia nie jest zgodny z wymogami umowy Wygaśnięcie gwarancji upłynął termin obowiązywania gwarancji bankowej Niezgodność typu polisy ubezpieczeniowej Niezgodność przedmiotu zabezpieczenia dostarczone zabezpieczenie (np. gwarancja) obejmuje zakres niezgodny z wymogami umowy, przykładowo zakres gwarancji obejmuje należności z tytułu czynszu, podczas gdy umowa wymaga zabezpieczenia na wszelkie roszczenia wynajmującego względem najemcy Brak polisy Wygaśniecie umowy powiadomienie wysyłane w okresie przed wygaśnięciem umowy, pozwala na podjęcie kroków związanych z przedłużeniem umowy lub jej zakończeniem. Brak daty podpisania umowy brak wymaganej ewidencji Opłaty Brak wpisów harmonogramu powiadomienie istotne w tracie wprowadzania umów, informuje, że dla składnika umowy nie wprowadzono jeszcze stawek za poszczególne miesiące; pozwala to uniknąć pominięcia takich naliczeń na fakturze Niezafakturowana opłata powiadomienie wysyłane w przypadku, gdy upłynął termin fakturowania opłaty, a opłata nie została naliczona. Dzieje się tak typowo, gdy wystawiona faktura została anulowana i przez przeoczenie nie została wystawiona ponownie. Każdy z użytkowników PointPlatform może mieć dostęp do wyselekcjonowanej grupy alertów, zgodnej z zakresem jego odpowiedzialności, przykładowo alertów związanych z zabezpieczeniami do umów najmu. W połączeniu z pokazywaniem wyłącznie aktualnie trwających sytuacji pozwala to na minimalizację chaosu informacyjnego i ryzyka przeoczeń. Należy zwrócić uwagę, że w poszczególnych instalacjach zakres powiadomień może zostać rozszerzony zgodnie z indywidualnymi pogrzebami klienta, w szczególności możliwe jest dodanie powiadomień o wystąpieniu dowolnej konfiguracji danych zebranych w systemie. Przetwarzanie powiadomień odbywa się okresowo, codziennie w godzinach nocnych. Wtedy wysyłane zostają powiadomienia w formie . Zarządzanie kontaktami wewnętrznymi Kontakty wewnętrzne pozwalają na definiowanie pracowników nieruchomości, którzy nie muszą być operatorami systemu, a zatem nie muszą mieć uprawnień do logowania się do systemu. Na poniższym rysunku przykładową przedstawiono listę kontaktów wewnętrznych zdefiniowanych w aplikacji.

15 Global-Property.pl 14 Rysunek 9 Przykładowa lista kontaktów wewnętrznych Tworzenie nowego kontaktu wewnętrznego odbywa się w dedykowanym formularzu zawierającym między innymi: Imię Nazwisko Tytuł Stanowisko Telefon Komórkowy Faks

16 Global-Property.pl 15 Rysunek 10 Przykładowy widok listy załączników w obszarze repozytorium programu Global-Property Rysunek 11 Karta (szczegóły) obiektu w repozytorium

17 Global-Property.pl 16 RentPoint Panel główny modułu RentPoint zawiera pogrupowaną logicznie nawigację. Podstawowe funkcje modułu umożliwiają: definicję struktury nieruchomości, gromadzenie informacji o obiekcie, ewidencję najemców, umów i ich parametrów, indeksacje i naliczanie czynszów procentowych, automatyczne comiesięczne fakturowanie. Rysunek 12 Główne okno modułu RentPoint W przypadku braku uprawnień do odpowiedniej części funkcjonalności, odnośniki panelu głównego zostaną zablokowane. Definiowanie struktury nieruchomości Po przejściu do tego elementu widoczna jest hierarchiczna struktura nieruchomości w postaci drzewa. Możliwe jest definiowanie nowych elementów jak i edycja istniejących. Każdy element posiada odpowiedni typ charakteryzujący jego funkcję w strukturze (poziom, korytarz, lokal do wynajęcia, pomieszczenie specjalne, stand, itp.).

18 Global-Property.pl 17 W ten sposób możliwe jest zaewidencjonowanie w strukturze nieruchomości, w sposób hierarchiczny: budynków pięter i/lub podziałów na korytarze czy sektory lokali do wynajęcia innych lokali, np. technicznych standów stałych oraz umownej lokalizacji standów ruchomych dostępnych powierzchni reklamowych Każdy z powyższych elementów posiada właściwy sobie zakres ewidencjonowanych danych. Przykładowo, dla budynku możliwe jest zarejestrowanie powierzchni dachu. Dla lokali do wynajęcia, dla celów analityki biznesowej określa się przeznaczenie lokalu funkcja handlowa, magazynowa, itd. Do wszystkich elementów struktury nieruchomości możliwe jest dołączanie załączników z dokumentacją, np. napraw w lokalu, dokumentacji budynku, czy elementów wyposażenia. Przykładową karta edycji elementu przedstawiono na poniższym rysunku.

19 Global-Property.pl 18 Rysunek 13 Przykładowa karta edycji lokalu osadzonego w strukturze nieruchomości Konfiguracja W module dostępne są również elementy związane z konfiguracją, a w tym zarządzanie: Towarami Ewidencja towarów (w praktyce są to zwykle usługi) pozwala na określanie zakresu towarów i usług dostępnych w module, możliwe jest również rozróżnienie nazw towarów dla celów ewidencyjnych umów oraz księgowych. Kontrahentami Możliwa jest tu rejestracja osób kontaktowych. Grupami faktur Grupa faktur to zbiorczo parametryzowane własności faktury, takie jak seria faktur, termin płatności, sposób płatności. Określają one parametry faktur wystawianych podczas fakturowania. Współczynnikami indeksacji stosowanymi w umowach. Najważniejsze funkcje modułu znajdują się w zakładkach Umowy i Fakturowanie.

20 Global-Property.pl 19 Umowy Definiowanie nowej umowy najmy oraz edycja istniejących jest możliwa po wybraniu opcji Umowy w panelu głównym. Podczas tworzenia nowej umowy jak i przy edycji istniejącej operator systemu winien wypełnić szereg pól. W szczególności: 1) Informacje ogólne a) Nazwa umowy, kod b) Data podpisania umowy c) Najemca d) Załączniki do umowy Podczas definiowania umowy występuje pojęcie tzw. grupy umów. Określa ona zestaw umów, które powinny być rozliczane na jednej fakturze. Stosowanie grup umów ma znaczenie w przypadku, gdy z jednym kontrahentem podpisana została więcej niż jedna umowa gdy w takim przypadku umowy te umieścimy w jednej grupie, będą one rozliczane co miesiąc na jednej fakturze, jeśli w odrębnych znajdą się również na odrębnych fakturach. Sposób przypisania zależy od ustaleń z kontrahentem. Oczywiście, grupa faktur musi określać jeden adres, nie jest możliwe bowiem wystawienie jednej faktury dla oddziałów firmy o różnych adresach. Pamiętać należy, że przynależność kilku umów do jednej grupy jedynie umożliwia rozliczenie tych umów na jednej fakturze, ich faktyczne umieszczenie dla jednej fakturze zależy od szeregu warunków, takich samych jak dla umieszczenia kilku różnych składników umowy na jednej fakturze m.in. zgodność wymaganej waluty, serii, terminu płatności, kursu przewalutowania, itd. czyli parametrów wspólnych faktury. 2) Lokale wybór jednego lub wielu lokali ze struktury nieruchomości, których dotyczy umowa najmu Należy zwrócić tu uwagę, że system global-property pozwala na obsługę wielu lokali w ramach jednej umowy, przykładowo umowa może obejmować lokal główny, magazyn i zaplecze socjalne, a dodatkowo dzierżawę powierzchni reklamowej. 3) Składniki i naliczenia - dla każdego z lokalu oraz składniki niepowiązane z lokalem, czyli np. opłaty ryczałtowe Typowo dla jednego lokalu definiowane jest kilka opłat, np. czynsz, marketing, eksploatacja, które pojawią się później na pozycjach faktur. Składniki takie są typowo tzw. składnikami wg harmonogramu. Oznacza to, że dla każdego miesiąca określa się należny czynsz, zdefiniowany na jednostkę powierzchni (a ściślej jednej z powierzchni, tj. rzeczywistej po obmiarze geodezyjnym lub wynajmu, wynikającej z zapisów umowy) lub określony w formie ryczałtu. Dla składnika określana jest waluta faktury, zgodnie z polskim prawem może być to zarówno PLN jak i EUR. Dla faktur wystawianych w PLN określa się walutę w harmonogramie wynikającą z zapisów umowy. Może być to wprost kwota PLN, niemniej umowy najmu w lokalach komercyjnych typowo określają stawki w EURO lub innych walutach.

21 Global-Property.pl 20 W takim przypadku możliwe jest określenie parametryzacji przewalutowania zgodnie z zapisami umowy. Może być to ostatni kurs ogłoszony, ostatni opublikowany oraz z konkretnego dnia miesiąca (która to opcja zawiera reguły postępowania w przypadku braku kursu opublikowanego dla tego dnia). Możliwe jest tu również uwzględnienie zapisanych w umowie limitów kursowych. Poza opłatami wg harmonogramu, dodatkowo można zdefiniować sparametryzowany czynsz od obrotów (zwany również czynszem procentowym), naliczany na podstawie różnicy pomiędzy procentem od obrotów, a zafakturowanym czynszem; możliwa jest tu szczegółowa parametryzacja sposobu naliczania. W przypadku wystąpienia opłat naliczanych jednorazowo, np. związanych z jednorazowym dostosowaniem lokalu, możliwe jest ich zapisanie jako opłaty jednorazowej. 4) Kontakty a) Podpisany ze strony właściciela b) Podpisany ze strony najemcy c) Kontakty ze strony właściciela d) Kontakty ze strony najemcy Kontakty ze strony najemcy są domyślnymi adresami do wysyłki faktur drogą . 5) Zabezpieczenia Sekcja zabezpieczeń umowy definiuje dwa obszary zabezpieczeń i polis. Obszar zabezpieczeń pozwala ewidencjonować i przetwarzać zabezpieczenia finansowe umowy, w uproszczeniu nazywane gwarancjami. W praktyce mogą być to wszelkie typy stosowanych zabezpieczeń, np. gwarancje bankowe, akty notarialne, kaucje. Zabezpieczenia rejestrowane są dwuetapowo: Gwarancja wymagana określa parametry zabezpieczenia finansowego umowy wymaganego przez umowę, np. umowa określa, że najemca dostarcza gwarancję bankową oraz akt notarialny. Na tym etapie parametryzowane są wszelkie wymagania dot. gwarancji, w tym datę dostarczenia. Gwarancja dostarczona określa parametry faktycznie dostarczonej gwarancji, w tym wystawcę i datę ważności. Różnice pomiędzy parametrami gwarancji wymaganych i dostarczonych są przedmiotem alertów, np. brak dostarczenia gwarancji w terminie, nieprawidłowy typ lub przedmiot gwarancji, wygaśnięcie gwarancji. Osobnym zagadnieniem jest wartość gwarancji. Umowy najmu zapisują zwykle wymaganą wartość gwarancji jako wielokrotność miesięcznego czynszu płaconego przez najemcę. Wartość takiej gwarancji zmieniać się będzie w czasie, np. w wyniku waloryzacji czynszów, planowanych zmian czynszów kroczących. System pozwala na sparametryzowanie gwarancji zgodnie z umową, np. wartość opłat z grupy czynsz za 3 miesiące. Następnie automatycznie przelicza wymaganą wartość gwarancji. Dodatkowo, okresowo wartości te są automatyczne aktualizowane i w przypadku niedostatecznej wartości w stosunku do wymogów umowy generowane alerty.

22 Global-Property.pl 21 Obszar polis pozwala na analogiczne ewidencjonowanie polis ubezpieczeniowych. Również tu stosowany jest podział na dokumenty wymagane i dostarczone. Podobnie również generowane są alerty w przypadku wygaśnięcia lub niedostarczenia polisy. W obszarze załączniki pokazywane są załączniki, które określono jako dokumenty związane z instrumentami zabezpieczenia finansowego umowy. 6) Kary umowne parametryzacja kar umownych zapisanych w umowie z najemcą, zarówno nakładanych na najemcę, jak i na wynajmującego przez najemcę. Sekcja pozwala również na ewidencjonowanie kar nałożonych. 7) Przedłużenia wraz z aneksami 8) Dodatkowe załączniki i notatki Przykład karty umowy przedstawiono na poniższym rysunku. Rysunek 14 Przykładowa karta umowy dla jednego lokalu Fakturowanie Zawiera wszystkie elementy związane z procesem fakturowania dla umów i składników umów zdefiniowanych w systemie. Użytkownik ma możliwość: Fakturowania wystawienia bieżących faktur

23 Global-Property.pl 22 Wystawiania faktur zaległych, czyli takich które powinny były zostać wystawione w poprzednim okresie rozliczeniowym (a nie zostały np. w wyniku anulowania faktury) Wgląd w listę faktur niezatwierdzonych, oczekujących na zatwierdzenie w programie FK przed wysłaniem do klienta Wgląd w listę faktur gotowych do wysłania Wgląd w listę faktur wysłanych Wgląd w listę faktur niedostarczonych do klienta Proces fakturowania (zarówno bieżących jak i zaległych) można zawęzić do wybranych kontrahentów w przypadku fakturowania indywidualnych najemców. Proces fakturowania przebiega etapami. W każdym etapie przygotowana zostaje wybrana ilość propozycji faktur. Na stronie z propozycjami faktur można wprowadzać zmiany polegające na: - wyłączeniu z fakturowania określonych grup umów (znacznik przy grupie faktur) - wyłączeniu z fakturowania określonych faktur (znacznik przy fakturze) - wyłączeniu z faktury określonych pozycji jeżeli w konkretnym przypadku na fakturze nie powinny znaleźć się określone składniki (np. czynsz od obrotów), można wyłączyć je znacznikiem po lewej stronie pozycji faktury. Wyłączone faktury i pozycje pozostają w systemie jako niezafakturowane i gotowe do fakturowania. Pojawią się one jako propozycje faktur przy ponownie przeprowadzonym fakturowaniu. Jeżeli wyłączone propozycje nie zostaną zafakturowane w okresie rozliczeniowym, stanie się to przedmiotem alertu (powiadomienie Niezafakturowana opłata ). Dodatkowo, podczas fakturowania operator może: - dodawać własny opis wystawianej faktury, domyślnie jest to kod wszystkich umów ujętych na tej fakturze, - zmienić domyślnych odbiorców faktury poprzez zmianę lub usuniecie adresów , do których zostanie wysłana ta faktura; jeśli usunięte zostaną wszystkie adresy to faktura nie będzie dostarczona drogą elektroniczną przez system. Należy zwrócić uwagę, że faktury zostają wysłane dopiero po ich zatwierdzeniu. W trakcie przygotowywania propozycji faktur zostają dokonane wszelkie rozliczenia. Obejmuje to również wyliczanie czynszów procentowych. Przykładowy ekran z procesu fakturowania przedstawia poniższy rysunek. Warto zwrócić uwagę na sekcję zaznaczoną za żółto jeżeli system automatycznego wyznaczania naliczeń nie może wyliczyć kwoty należnej, informuje on operatora o tym fakcie wraz z przyczyną, tutaj brak wprowadzonych obrotów wymaganych do wyliczenia czynszu od obrotów (procentowego).

24 Global-Property.pl 23 Podsumowanie RentPoint umożliwia: Rysunek 15 Proces fakturowania RentPoint Ewidencje kompletu informacji o zawartych umowach, w tym wszelkich załączników Gromadzenie bieżących danych związanych z umowami Ewidencję i parametryzacja gwarancji, polis, kar umownych Okresowe przeliczanie wymaganej wartości gwarancji Alertowanie, np. o niedostarczonych gwarancjach Automatyzację naliczeń Definiowanie dowolnych tytułów naliczeń Fakturowanie w PLN i EUR Obsługę skomplikowanych przewalutowań Obsługę limitów kursowych Obsługę rabaty, czynsze kroczące Szczególne zapisy w umowach Wyliczanie czynszów procentowych, w tym uwzględniających korekty do czynszów bazowych ManagementPoint Moduł umożliwia analizy biznesowe i raporty. Funkcjonalność ta jest przeznaczona dla zarządców i właścicieli nieruchomości. System umożliwia przeglądanie raportów jak i ich definicję z wykorzystaniem mechanizmów Microsoft SQL Server Reporting Services. Wykonano również księgę

25 Global-Property.pl 24 raportów zawierającą najbardziej popularne typy raportów w omawianym sektorze biznesowym. W skład predefiniowanych raportów wchodzą: Polisy Raport ten jest zbiorczą ewidencją polis ubezpieczeniowych najemców zaewidencjonowanych w umowie, wraz z ich kluczowymi parametrami. Parametr raportu pozwala na zawężenie informacji do polis wymaganych, a niedostarczonych. Rysunek 16 Przykładowy raport - polisy ubezpieczeniowe Struktura lokali Raport struktura lokali pozwala na otrzymanie informacji o strukturze powierzchni lokali w zarządzanym obiekcie.

26 Global-Property.pl 25 Rysunek 17 Przykładowy raport struktura lokali Stan komercjalizacji Raport stan komercjalizacji przedstawia informacje o strukturze wynajmu powierzchni ze względu na podział lokali na nieskomercjalizowane oraz skomercjalizowane, wg przeznaczenia powierzchni.

27 Global-Property.pl 26 Rysunek 18 Przykładowy raport stan komercjalizacji Najemcy należności Raport ma na celu zaprezentować ogólne informacje o umowie oraz szczegółowe informacje o zadłużeniu w danej umowie. Raport stosuje złożone formatowanie warunkowe, tzn. kolorowanie oparte jest o 3 zmienne: - ilość dni (średnio) zaległości w płatnościach najemcy z ostatnich 6-ciu miesięcy, z uwzględnieniem wag na bazie wartości płatności. - posiadanie przez najemcę gwarancji - posiadanie przez najemcę aktu notarialnego Dodatkowo zadłużenie przeterminowane kolorowane jest na czerwono, zadłużenie przed upływem terminu płatności na czarno.

28 Global-Property.pl 27 Rysunek 19 Przykładowy raport najemcy należności i zabezpieczenia Umowy Raport przedstawia zbiorcze zestawienie umów, z uwzględnieniem terminu wygaśnięcia i klauzul przedłużenia

29 Global-Property.pl 28 Rysunek 20 Przykładowy raport umowy najmu Obroty (netto) Celem raportu jest zaprezentowanie w formie wykresu słupkowego oraz tabeli sumarycznych obrotów w poszczególnych miesiącach w zadanym okresie. W tabeli prezentowane są również sumaryczne powierzchnie najmu uwzględnionych lokali. Dodatkowo, zarówno na wykresie jak i w tabeli prezentowane są sumaryczne obroty za cały rok. W tabeli kolumny to kolejne miesiące roku, natomiast wiersze to kolejne lata. Uwzględniane są tylko lokale do wynajęcia o przeznaczeniu innym niż biurowe, mieszkaniowe, magazynowe, przemysłowe, techniczne lub inne. Prezentowany jest zawsze pełny rok, tzn. miesiące od stycznia do grudnia, (jeśli niektóre z miesięcy nie zostały objęte przez zadany przez parametry przedział (lub też nie ma dla nich danych) prezentowane są wartości obrotów / powierzchni równe 0.0. Co istotne, w raporcie Obroty netto podobnie jak i w wielu innych raportach, które prezentują dane na wykresie słupkowym w rozbiciu na poszczególne lata przyjęto konwencje w kolorach stosowanych na wykresie i tak przykładowo rok 2011 jest zawsze niebieski, 2012 zawsze czerwony itp. Uwaga! W wersji demonstracyjnej systemu wprowadzono obroty za rok 2012.

30 Global-Property.pl 29 Rysunek 21 Przykładowy raport - obroty Tendencje obrotów Celem raportu jest zaprezentowanie w formie wykresów słupkowych obrotów za zadany przedział czasu. Dane pogrupowane są po branżach jeden wykres na branżę, (jeśli użytkownik wybierze poprzez parametry raportu jedną branże prezentowany jest tylko jeden wykres dla wybranej branży). Przy każdym z wykresów w formie tabeli wypisane są uwzględnione umowy. Przy każdej z umów podawane są daty rozpoczynające i kończące umowę. Uwzględniane są tylko lokale do wynajęcia o przeznaczeniu innym niż biurowe, mieszkaniowe, magazynowe, przemysłowe, techniczne lub inne. Uwaga! W wersji demonstracyjnej systemu wprowadzono obroty za rok 2012.

31 Global-Property.pl 30 Rysunek 22 Przykładowy raport tendencja obrotów Wyłączność Raport jest prostym zestawieniem prezentującym informacje o umowach (kod umowy, marka, data zakończenia umowy, nazwa firmy najemcy) oraz informację o zapisanej w umowie wyłączności. Raportowane są tylko te umowy, które posiadają zapis o wyłączności. Rysunek 23 Przykładowy raport - wyłączność Udzielone rabaty czynszu Raport prezentuje listę składników umów (podając również lokal oraz markę) do których zastosowano w zadanym jako parametr roku rabaty. Prezentowany jest okres obniżki oraz stawki (wartość rabatu oraz wartość stawki za składnik przed i po rabacie). Dane posortowane są chronologicznie. Dane prezentowane są w walutach oryginalnych, zarówno dla umów aktywnych jak i nieaktywnych.

32 Global-Property.pl 31 Rysunek 24 Przykładowy raport udzielone rabaty czynszu Uwaga! W wersji demonstracyjnej systemu wprowadzono rabaty czynszu za rok Raport najemcy Raport jest rozbudowanym zestawieniem prezentującym przekrojowe dane na temat wybranej umowy, takie jak: dane umowy, dane najemcy, stawki składników umowy, zabezpieczenia (polisy i gwarancje), rabaty, obroty oraz zadłużenie (z podziałem na rodzaje oraz z wiekowaniem). W nagłówku raportu prezentowane są takie dane jak informacje o najemcy (marka, nazwa firmy, branża w formie pełnej ścieżki, informacje o lokalu głównym (numer, piętro), informacje o lokalach pozostałych takie jak powierzchnie i rodzaje, informacje o stawkach składników umowy i stawce czynszu procentowego oraz przydzielonych rabatach, informacje o zabezpieczeniach (wartości i terminy gwarancji oraz informacja o tym, czy podpisano akt notarialny). W raporcie występuje koncepcja lokalu głównego (informacje nt. lokalu głównego są prezentowane np. w nagłówku). Jako, że w umowie może oczywiście istnieć więcej niż jeden lokal, określono zasady wyznaczania lokalu głównego. Jest nim: 1. Jeśli w umowie jest tylko jeden lokal, staje się on automatycznie lokalem głównym (oczywiście uwzględniane są jedynie lokale aktualnie włączone do umowy). 2. Jeśli w umowie jest więcej niż jeden lokal, lokalem głównym jest lokal o typie lokal do wynajęcia, o przeznaczeniu handlowym, usługowym, gastronomicznym, rekreacyjnym lub rozrywkowym, w którym rejestrowane są obroty.

33 Global-Property.pl 32 W nagłówku prezentowane są również typy i powierzchnie wszystkich lokali w umowie oraz dane o stawkach składników umowy (ale tylko wybranych: Czynsz, Eksploatacja, Marketing). Stawki pobierane są z harmonogramów, zarówno w PLN jak i w EUR (nie są przeliczane). Obroty prezentowane są dla lokalu głównego w umowie, w podziale na miesiące. Dodatkowo prezentowana jest stawka obrotów na m2 powierzchni lokalu głównego w umowie oraz tzw. wskaźnik RTT, czyli stosunek obrotów do opłat naliczanych w umowie (uwzględniane są tylko opłaty z tytułu czynszu, eksploatacji i marketingu). Zadłużenie prezentowane jest w podziale na grupy (należności czynszowe w praktyce Czynsz + Eksploatacja + Marketing oraz należności pozostałe, w tym media opłaty za prąd, wodę, ciepło itp.) oraz w podziale na wiek (zadłużenie do 30 dni, od 31 do 60 dni, od 61 do 90 dni oraz powyżej 90 dni). Dodatkowo dane prezentowane są na wykresie. Raport może być prezentowany w trzech kolorach: niebieskim, żółtym i czerwonym. Kolory te sygnalizują poziom ryzyka związany z umową (niebieski sytuacja prawidłowa, czerwony duże zadłużenie, brak zabezpieczeń itp.). Kolorowanie oparte jest o 3 zmienne: - ilość dni (średnio) zaległości w płatnościach najemcy z ostatnich 6-ciu miesięcy, z uwzględnieniem wag na bazie wartości płatności - posiadanie przez najemcę gwarancji - posiadanie przez najemcę aktu notarialnego

34 Global-Property.pl 33 Rysunek 25 Przykładowy raport - najemcy Statystyka wskaźnika RTT Parametrami raportu są branża, dla której generowany ma być raport (jeśli użytkownik nie wybierze branży raport generowany jest przekrojowo dla wszystkich branż), 3 przedziały wskaźnika RTT (patrz niżej) określone przez wartości graniczne: maksymalna wartość pierwszego przedziału, wartości skrajne drugiego przedziału i minimalna wartość trzeciego przedziału, przedział czasu (określony przez rok / miesiąc od i rok / miesiąc do) oraz lista marek wykluczonych, które nie zostaną uwzględnione w zestawieniu (w formacie CSV). Raport prezentuje informacje o wartościach wskaźnika RTT w zadanym okresie czasu i w zadanej branży (lub ogólnie dla wszystkich branż). Wskaźnik RTT to wskaźnik definiowany jako stosunek sumy wybranych opłat z tytułu umowy do sumy obrotów w lokalach przypisanych do umowy. Sumowane opłaty to czynsz, eksploatacja i marketing. Dane prezentowane są w tabeli w postaci: Najemca (jeśli wybrano branżę) lub Branża (jeśli nie wybierano branży), pozycja (ranking RTT) oraz wskaźnik RTT (procentowo). Dane w tabeli są

35 Global-Property.pl 34 kolorowane (czerwony, zielony, niebieski) zgodnie z wartością RTT i przedziałami zdefiniowanymi jako parametry raportu. Dane prezentowane są również na wykresie, który pokazuje ilu najemców (branż) znajduje się w każdym z przedziałów zdefiniowanych jako parametry raportu. Na dole raportu pokazywane są marki, które zostały wykluczone z wyliczeń. Przy wyliczeniu RTT (stawki opłat / obrót) stosowane są następujące wytyczne: Obroty sumowane są dla najemcy (lub całej branży) w lokalach do wynajęcia, z przeznaczeniem innym niż biurowe, mieszkaniowe, magazynowe, przemysłowe, techniczne lub inne. Uwzględniane są tylko lokale wynajęte w zadanym okresie czasu. Stawki opłat to suma opłat z tytułu składników umowy najemcy (lub umów w branży jeśli raportujemy po branżach) w zadanym okresie z tytułu: Czynsz gwarantowany + Zaliczka na poczet czynszu + Czynsz bazowy + Opłata eksploatacyjna + Marketing Rysunek 26 Przykładowy raport statystyka wskaźnika RTT Uwaga! W wersji demonstracyjnej systemu wprowadzono obroty za rok 2012.

36 Global-Property.pl 35 RTT (Rent to Turnover Ratio) Raport prezentuje dane o wartościach wskaźnika RTT w zadanym okresie czasu. Wskaźnik RTT to wskaźnik definiowany jako stosunek sumy wybranych opłat z tytułu umowy do sumy obrotów w lokalach przypisanych do umowy. Sumowane opłaty to czynsz, eksploatacja i marketing. Wyliczanie obrotów i opłat a w konsekwencji RTT przebiega podobnie do raportu Statystyka wskaźnika RTT, przy czym zawsze wyliczane jest na lokal, nigdy zbiorczo na całą branżę. Wyniki zaprezentowane są w formie tabelarycznej. Kolumny to marka lokalu głównego, lokal główny (koncepcja lokalu głównego jest taka jak w Raport najemcy ), data rozpoczęcia działalności oraz wartość RTT wyrażona w procentach. Dane pogrupowane są po przedziałach RTT określonych w parametrach raportu i posortowane rosnąco według wartości parametru RTT. Dodatkowo określona jest lista marek wykluczonych z wyliczeń. Rysunek 27 Przykładowy raport RTT lista najemców Uwaga! W wersji demonstracyjnej systemu wprowadzono obroty za rok Akty notarialne Parametrem raportu jest typ aktu notarialnego (akty notarialne wygasające i akty notarialne brakujące). Zależnie od wybranego typu raport prezentuje akty notarialne aktywne (wygasające) lub brakujące. Raport jest bardzo podobny do raportu Gwarancje, przy czym raportuje inny rodzaj zabezpieczeń (akty notarialne). Nieco inne są również kolumny prezentowane na raporcie, opisujące akty notarialne.

37 Global-Property.pl 36 Rysunek 28 Przykładowy raport akty notarialne Gwarancje Parametrem raport jest typ gwarancji (gwarancje wygasające i gwarancje brakujące). Zależnie od wybranego parametru typ gwarancji: Gwarancje wygasające Raport prezentuje szczegółowe informacje o gwarancjach przypisanych do umów, chronologicznie, w podziale na miesiące, w których gwarancje wygasają. Prezentowane informacje to terminy gwarancji, typy gwarancji, warunki uruchomienia, kwoty, przedmioty i beneficjenci. Gwarancje brakujące Raport prezentuje najemcę. szczegółowe informacje o gwarancjach, które nie zostały dostarczone przez Generowanie raportu Po wyborze określonego raportu należy określić niezbędne parametry (zależne od typu raportu) oraz wskazać format wygenerowanego raportu:

38 Global-Property.pl 37 Dostępne formaty docelowe raportów: Rysunek 29 Edycja parametrów raportu modułu ManagementPoint PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu) XLS (Microsoft Excel) XML (ang. Extensible Markup Language, Rozszerzalny Język Znaczników) HTML (ang. HyperText Markup Language, hipertekstowy język znaczników) CVS (ang. Comma Separated Values, wartości rozdzielone przecinkiem) Zdefiniowano również raportu odnoszące się do obszaru UtilityPoint i EnergyPoint, a w tym: Załącznik do ewidencji sprzedaży energii elektrycznej Ewidencja sprzedaży energii elektrycznej Zużycie według liczników energii cieplnej Zakup według liczników energii cieplnej Zużycie według liczników energii elektrycznej Zużycie według liczników energii elektrycznej Zakup według liczników energii elektrycznej

39 Global-Property.pl 38 Zużycie według liczników wody Zakup według liczników wody Przepływ według liczników energii cieplnej Przepływ według liczników energii elektrycznej Przepływ według liczników wody Zestawienie płatności za dostarczenie mediów Podsumowanie ManagementPoint umożliwia: Dowolne analizy i raporty na podstawie zgromadzonych danych Raporty przekrojowe z obsługiwanych obiektów Własną księga raportów - pełne dopasowanie raportów do potrzeb klienta Informowanie o sytuacjach wymagających interwencji zarządcy Zautomatyzowanie ciągłej analizy tysięcy dokumentów: umów, gwarancji, itp. Monitorowanie sytuacji zamiast ciągłego powiadamiania Automatyczne rozpoznawanie zamknięcia monitorowanych spraw Personalizacja zakresu powiadomień UtilityPoint Moduł umożliwia ewidencję kontraktów związanych z rozliczeniem zużycia przez najemcę mediów tj. woda, ciepło, gaz. Automatyczne comiesięczne fakturowanie mediów na podstawie odczytów z systemów BMS. Główne okno modułu pokazano na poniższym rysunku.

40 Global-Property.pl 39 Rysunek 30 Główne okno modułu UtilityPoint W definicji struktury nieruchomości modułu można dodawać elementy dodatkowe typu licznik mediów. Zdefiniowano kilka podstawowych typów liczników: Licznik energii elektrycznej Licznik energii cieplnej Licznik wody Należy zwrócić uwagę na to, że licznik wody może być podstawą do rozliczania zarówno zużycia wody jaki i odprowadzonych ścieków, możliwe jest również rozliczanie samego zużycia wody, np. w przypadku przyłącza dla wody używanej wyłącznie dla podlewania ogródka przy restauracji. Formularz dodawania nowego elementu modułu UtilityPoint pokazano na poniższym rysunku.

41 Global-Property.pl 40 Rysunek 31 Dodawanie nowego elementu w module UtilityPoint Moduł umożliwia również import odczytów liczników z systemów zewnętrznych (BMS). Obszar umów w tym module został poszerzony i zawiera następujące elementy: Umowy umowy na dostarczanie mediów najemcom Umowy zakupu mediów zestawienie listy umów z dostawcami mediów Płatności - media dostarczone zestawienie informacji o zafakturowanych opłatach za media Można również definiować okresy rozliczeniowe z podziałem na: Woda wg wskazań licznika typowo obejmuje cenę wody oraz odprowadzania ścieków, Ciepło wg wskazań licznika dla najemców posiadających liczniki ciepła, Ciepło wg wynajmu fakturowanie wg powierzchni ogrzewanych lokali, tj. wg uśrednionych kosztów przypadających na m2 ogrzewanej powierzchni, Energia wg wskazań licznika dla najemców nieposiadających umowy z operatorem energetycznym, rozliczających się na zasadzie refakturowania. Dodatkowe funkcje modułu to zestaw raportów o zakupie, sprzedaży oraz przepływie mediów:

42 Global-Property.pl 41 Zakup mediów - zakup wody, zakup energii elektrycznej, zakup energii cieplnej informuje o ilości mediów zużytych łącznie przez centrum handlowe, na podstawie zsumowanych odczytów dla poszczególnych typów liczników zakupowych. Dzienne zużycie jest aproksymowane poprzez uśrednienie wartości pomiędzy dwoma odczytami. Rozwiązanie takie pozwala na dowolnie dokładną kontrolę zakupu mediów, określoną częstotliwością odczytów wymaganą przez administrację centrum. Zużycie mediów informuje o zużyciu wody, zużyciu energii elektrycznej i zużyciu energii cieplnej poprzez najemców, zawiera zsumowane informacje z liczników końcowych, dla poszczególnych typów mediów. Podobnie jak w przypadku zakupów, dzienne zużycie jest aproksymowane poprzez uśrednienie wartości pomiędzy dwoma odczytami. Rozwiązanie takie jest tu szczególnie istotne ze względu na możliwość stosowania różnych okresów odczytów dla poszczególnych najemców. Przepływ mediów raporty informujące o zużyciu mediów przez centrum na potrzeby własne, czyli różnica pomiędzy ilością mediów zakupionych i zużytych przez najemców. Dzięki opisanym powyżej technikom aproksymacji rozdzielczość wyników może zostać dopasowana do bieżących potrzeb i w szczególnych przypadkach, w okresach kontrolnych, być wyznaczana codziennie. Uwaga! W wersji demonstracyjnej systemu wprowadzono sprzedaż wody w roku W obszarze fakturowania uwzględniono: fakturowanie według liczników i powierzchni typowe refakturowanie, na podstawie odczytów liczników (np. woda, odprowadzanie ścieków) oraz refakturowanie ogrzewania wg powierzchni najemców. fakturowanie według harmonogramu uwzględnienie szczególnych zapisów umów, gdzie najemcy płacą zryczałtowaną stawkę miesięczną za poszczególne media. Dotyczy to przykładowo najemców czasowych w tzw. standach, gdzie koszt instalacji licznika energii sprawia, że dla zarówno dla najemcy, jak i wynajmującego bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest uzgodnienie stawki zryczałtowanej. Podsumowanie UtilityPoint umożliwia: Gromadzenie danych z liczników mediów Automatyczne refakturowanie mediów Tworzenie bazy umów zakupowych Kontrolę zakupu, zużycia przez najemców i przepływu mediów ITPoint Moduł ITPoint umożliwia ewidencję umów na usługi teleinformatyczne oraz automatyczne comiesięczne fakturowanie na podstawie odczytów z systemów BMS. W procesie tworzenia umowy

43 Global-Property.pl 42 możliwe jest definiowanie składników z branży IT, a w szczególności rozliczania należności według impulsów. Przykładowe wykorzystanie składników IT przedstawiono na rysunku. Rysunek 32 Karta umowy ze zdefiniowanymi składnikami typu IT W powyższej przykładowej umowie zdefiniowano: Abonament za telefon opłata stała miesięczna Abonament za Internet opłata stała miesięczna Opłata za telefon wg impulsów opłata wg ilości impulsów zarejestrowanych dla danej linii Opłata instalacyjna za Internet opłata jednorazowa Każdy z w/w składników może mieć cenę ustalona wg cennika lub indywidualnie dla danego odbiorcy. Należy zwrócić uwagę na automatyczną obsługę niepełnych okresów rozliczeniowych: jeżeli umowa na świadczenie usług zaczyna się lub kończy w trakcie trwania miesiąca, to składniki abonamentowe zostaną automatycznie przeliczone proporcjonalnie do ilości dni, w których obowiązywały.

44 Global-Property.pl 43 Składniki IT są podstawą do fakturowania w module ITPoint (przykład przedstawiono na poniższym rysunku). Rysunek 33 Proces fakturowania modułu ITPoint W module zaimplementowano również możliwość importu informacji bilingowych z systemów zewnętrznych np. BMS. Podsumowanie Moduł ITPoint umożliwia: Rozliczanie miesięcznych abonamentów Automatyczne rozliczanie niepełnych okresów Rozliczanie usług wg impulsów Fakturowanie dodatkowych usług jednorazowych Cenniki zbiorcze oraz ceny indywidualne ControlingPoint Moduł Controlling Point pozwala na zarządzanie budżetami i planami finansowymi.

45 Global-Property.pl 44 W module zdefiniowano następujące trzy grupy: Budżety przychody Budżety koszty Zestawienia podzielone na: o Budżety przychodowe o Budżety kosztowe o Podsumowania budżetów Rysunek 34 Główny panel moduły ControlingPoint Jak można zauważyć z powyższego zestawienia moduł obsługuje zarówno budżety przychodowe, jak i kosztowe. Istnieje możliwość definiowania wielu budżetów projektów, np. CAM (koszty eksploatacji), CAM Food Court (dodatkowe koszty eksploatacji najemców w obszarze restauracji), Marketing. Dla budżetów przychodowych moduł ControllingPoint oferuje automatyczne wyznaczenie planowanych przychodów od poszczególnych najemców na podstawie zapisów umów oraz automatyczne wyznaczanie realizacji planów na podstawie analizy zafakturowanych opłat. Możliwe jest dodatkowo uwzględnianie przychodów nieobjętych parametryzacją umów.

46 Global-Property.pl 45 Rysunek 35 Definicja budżetu przychodowego w roku 2012 modułu ControlingPoint Na poniższym rysunku przedstawiono przykładowe budżety przychodowe (jako raport/zestawienie) na rok 2013 uzyskane w module ControlingPoint aplikacji Global-Property.pl. Poszczególne pozycje budżetu są nazwane kodami umów których dotyczą, dla każdej z nich w górnym wierszu znajdują się wartości planowane, wynikające z parametryzacji umów, w dolnym kwoty zafakturowane. Wartości automatycznie wygenerowanych pozycji budżetów przychodowych są okresowo automatycznie aktualizowane. Istnieje również możliwość aktualizacji na żądanie, poprzez operatora systemu, bezpośrednio po wprowadzonych zmianach w umowach.

47 Global-Property.pl 46 Rysunek 36 Przykładowe budżety przychodowe na rok 2013 uzyskane w module ControlingPoint Zestawienia obrazujące wykonanie budżetu pozwalają na wprowadzenie progu alertowania dopuszczalnej wartości odchyłki planu od realizacji, powyżej której pozycje budżetu będą oznaczane na czerwono. Podsumowanie ControlingPoint umożliwia: Obsługę budżetów przychodowych i kosztowych Obsługę wielu budżetów Automatyczne wyliczanie planowanych przychodów na postawie zapisów umów Automatyczne wyliczanie realizacji budżetów przychodowych Ostrzeżenia o odchyłkach w realizacji EnergyPoint Moduł udostępnia funkcjonalność zarządzania umowami energetycznymi i taryfami oraz automatyczne comiesięczne fakturowanie. Dostępny jest również import danych z liczników energii:

48 Global-Property.pl 47 Rysunek 37 Formularz importu danych z liczników energii Moduł EnergyPoint pozwala na zdefiniowanie parametrów umów na dostarczanie energii elektrycznej, z uwzględnieniem: Energii czynnej, rozliczanej wg wskazań licznika Energii biernej indukcyjnej, rozliczanej wg wskazań licznika lecz z uwzględnieniem zapisów umów i wymogów prawa energetycznego dot. minimalnej wartości współczynnika mocy. Energia bierna indukcyjna jest zatem naliczana dopiero po przekroczeniu progu zależnego od ilości pobranej energii czynnej. Energii biernej pojemnościowej, rozliczanej wg wskazań licznika Opłat abonamentowych, Opłat przesyłowych stałych, naliczanych niezależnie od faktycznego poboru, Opłat przesyłowych zmiennych, proporcjonalnych do wskazań licznika, Opcjonalnie innych opłat stałych i proporcjonalnych do wskazań licznika. Rozliczanie energii biernej odbywa się automatycznie przy fakturowaniu, na podstawie sparametryzowanych zapisów umów.