2012 Zasady finansowe w Poddziałaniu 2.2.2 PO KL Magdalena Jarzyńska Warszawa, 23 marca 2012 r.
Omawiane zagadnienia Warszawa, 23 marca 2012 r. 1. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków a. Warunki kwalifikowalności b. Niekwalifikowalność wydatków 2. Zasady konstruowania budżetu projektu a. Podział i kategorie kosztów b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów 3. Szczegółowe uregulowania kwalifikowania wydatków a. Wynagrodzenie personelu projektu b. Zasada konkurencyjności/ ustawa PZP c. Zasada efektywnego zarządzania finansami 4. Finansowanie i rozliczanie projektu a. Rodzaje płatności i rozliczenie zaliczki b. Harmonogram płatności
1. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków Warszawa, 23 marca 2012 r. a. Warunki kwalifikowalności 1. Niezbędność dla realizacji celów projektu 2. Konkurencyjność i efektywność wydatków (tu również ustawa PZP) 3. Poniesienie wydatku w znaczeniu kasowym 4. Odniesienie do okresu realizacji projektu 5. Dokumentowanie wydatku 6. Odzwierciedlenie w budżecie projektu 7. Zgodność ze szczegółowymi zasadami Wytycznych finansowych (zał. 14 do Wytycznych dla Wnioskodawców).
1. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków Warszawa, 23 marca 2012 r. b. Niekwalifikowalność wydatków 1. Niespełnienie kryteriów podanych w pkt. 1a 2. Podwójne finansowanie wydatku (dot. towarów, usług, personelu, podatku VAT jeżeli Pw przysługuje prawo odliczenia podatku w całości lub w części) 3. Zakup nieruchomości, gruntów, budynków 4. Koszty kar i grzywien 5. Koszty leasingu, prowizji płaconych przy wymianie walut 6. Wpłaty dokonywane przez pracodawców na PFRON 7. Wydatki związane z przygotowaniem wniosku o udzielenie wsparcia
2. Zasady konstruowania budżetu projektu a. Podział i kategorie kosztów I. Koszty bezpośrednie (pkt. 3.1, 3.2, 3.3 wytycznych): Koszty szkoleń i superwizji - objęte pomocą de minimis dla uczestników; Koszty ogólne: zarządzanie projektem w tym informacja i promocja, oceny rezultatów, rekrutacji; Koszty zakupu sprzętu i wyposażenia - objęte pomocą de minimis dla Wnioskodawcy (do 10% wartości projektu)
2. Zasady konstruowania budżetu projektu a. Podział i kategorie kosztów zarządzania projektem wynagrodzenia kierownika projektu, pracownika ds. obsługi finansowej; otworzenie i prowadzeniem rachunku bankowego dla celów projektu; zakup/amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych; działań informacyjno-promocyjnych związanych z realizacją projektu; inne o ile są bezpośrednio związane z zarządzaniem projektem
2. Zasady konstruowania budżetu projektu Warszawa, 23 marca 2012 r. b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów związanych z zarządzaniem projektem: 30% *wartości projektu (projekty o wartości <= 500 tys. zł); 25% wartości projektu (projekty o wartości >500 tys. i <= 1 mln zł); 20% wartości projektu (projekty o wartości > 1 mln i <= 2 mln zł); 15% wartości projektu (projekty o wartości > 2 mln i <= 5 mln zł); 10% wartości projektu (projekty o wartości > 5 mln zł). * Limit % dla projektów równych lub poniżej wartości 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Podmiot wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu.
2. Zasady konstruowania budżetu projektu a. Podział i kategorie kosztów II. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem i na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (pkt. 3.4 wytycznych): koszty zarządu, personelu obsługowego jednostki, koszty księgowości, koszty materiałów biurowych i piśmienniczych dla celów administracyjnych, usługi pocztowe, telekomunikacyjne i kurierskie, koszty eksploatacji pomieszczeń administracyjnych, amortyzacji aktywów służących do celów administracyjnych jednostki. koszty z ww. katalogu mogą stanowić koszty bezpośrednie, o ile zostaną bezpośrednio przypisane i rozliczane w odniesieniu do danego zadania merytorycznego*
2. Zasady konstruowania budżetu projektu b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem: 9% kosztów bezpośrednich (projekty o wartości <= 500 tys. zł); 8% kosztów bezpośrednich (projekty o wartości >500 tys. i <= 1 mln zł); 7% kosztów bezpośrednich (projekty o wartości > 1 mln i <= 2 mln zł); 5% kosztów bezpośrednich (projekty o wartości > 2 mln i <= 5 mln zł); 4% kosztów bezpośrednich (projekty o wartości > 5 mln zł). koszty bezpośrednie stanowiące podstawę wyliczenia kosztów pośrednich są pomniejszane o zadania merytoryczne zlecone na zewnątrz. nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków pośrednich rozliczanych ryczałtem.
2. Zasady konstruowania budżetu projektu b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem: Wyliczenie kosztów pośrednich odbywa się dwuczęściowo. I: Ustalenie całkowitej wartości projektu Koszty bezpośrednie projektu = 495 500 zł. Procentowy ryczałt kosztów pośrednich przysługujący Podmiotowi = 9% Podmiot wskazał, iż zleca na zewnątrz zadania o łącznej wartości 35 000 zł (np. rekrutacja) Podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem wyniesie: 460 500 zł (495 500 zł 35 000 zł) Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyniosą: 41 445 zł (460 500 zł x 9%) Całkowita wartość projektu wynosi: 536 945,00 zł (495 500,00 zł + 41 445 zł) c.d.n
2. Zasady konstruowania budżetu projektu b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem - c.d. II. Ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem Całkowita wartość projektu po doliczeniu kosztów pośrednich przekracza kwotę 500 000 zł. Podmiot wsparcia musi zmienić procent kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z 9% na 8% (projekt o wartości od 500 tys. do 1 mln zł włącznie) Nie ulegają zmianie: wartość kosztów bezpośrednich projektu - 495 500 zł kwota zadań zleconych na zewnątrz - 35 000 zł podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem - 460 500 zł Ponownie wyliczane są koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, które po zmianie procentu wynoszą: 36 840 zł (460 500 zł x 8%) Ostateczna, całkowita wartość projektu wynosi: 532 340,00 zł (495 500,00 zł + 36 840 zł)
2. Zasady konstruowania budżetu projektu b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków sposób możliwy do zastosowania, gdy wyliczone koszty pośrednie Pw są wyższe niż limity kosztów pośrednich, które można rozliczać ryczałtem; obowiązek zamieszczenia w budżecie projektu metodologii wyliczenia poszczególnych kwot kategorii kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywistych wydatków; konieczność zbierania i opisywania dokumentów księgowych; obowiązek wykazywania dokumentów księgowych w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych dla wydatków bezpośrednich (dokumenty te mogą podlegać kontroli na miejscu)
2. Zasady konstruowania budżetu projektu b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Przykład: koszty wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie trwającym 10 m-cy W celu wyliczenia kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie, należy wyliczyć stosunek powierzchni biura projektu (20 m2) w stosunku to powierzchni użytkowej wykorzystywanej przez Wnioskodawcę na prowadzoną działalność (250 m2) = 8%. Przykład obliczania: koszty czynszu za powierzchnię wykorzystywaną do realizacji projektu 10 m-cy * 980 PLN * 8% = 784 PLN (na cały projekt)
2. Zasady konstruowania budżetu projektu a. Podział i kategorie kosztów związanych z zakupem sprzętu i wyposażenia zakup i leasing zwrotny lub finansowy środków trwałych, których wartość początkowa jest wyższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (pow. 350 zł)*; zakup i leasing zwrotny lub finansowy mebli (brak minimalnej granicy kwotowej); adaptację budynków, pomieszczeń i miejsc pracy, w których odbywa się szkolenie, na potrzeby osób niepełnosprawnych.
2. Zasady konstruowania budżetu projektu Warszawa, 23 marca 2012 r. b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów związanych z zakupem sprzętu i wyposażenia limit do 10% wartości projektu (w projekcie partnerskim możliwe tylko dla Lidera); wyposażenie stanowiska pracy personelu projektu jest kwalifikowane w pełnej wysokości tylko i wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu; amortyzacja sprzętu/wyposażenia nie jest traktowana jako zakup sprzętu i wyposażenia.
2. Zasady konstruowania budżetu projektu b. Ograniczenia i szacowanie wysokości kosztów zasadność oraz wysokość kosztów przedstawionych w budżecie projektu podlega negocjacjom przed podpisaniem umowy; w trakcie realizacji projektu zmiany w budżecie podlegają wcześniejszej akceptacji za wyjątkiem 10% przesunięć między zadaniami o ile: przesunięcie nie przekracza 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz zadania, na które przesuwane są środki; nie zwiększają łącznej wysokości wydatków dotyczących zakupu sprzętu i wyposażenia; nie zwiększają łącznej wartości zadania Zarządzanie projektem ; nie zwiększają łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenia personelu zarządzającego projektem (personelem zarządzającym projektem jest personel projektu uwzględniony w zadaniu zarządzanie projektem ); nie wpływają na wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej przyznanej w ramach projektu; nie dotyczą kosztów rozliczanych ryczałtowo.
3. Szczegółowe uregulowania kwalifikowania wydatków a. Wynagrodzenie personelu projektu Personel projektu to osoby zaangażowane do realizacji projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku o pracę lub stosunku cywilnoprawnego, osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami danego projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, osoby wykonujące świadczenia w formie wolontariatu.
3. Szczegółowe uregulowania kwalifikowania wydatków a. Wynagrodzenie personelu projektu - warunki zatrudnienia personelu (pkt. 4.4 Wytycznych): zgodność z przepisami krajowymi, w tym z przepisami prawa pracy oraz przepisami Kodeksu cywilnego w przypadku zatrudniania na podstawie umowy cywilnoprawnej; personelem projektu nie mogą być osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji PO KL, tj. IZ, IP, IW(Instytucji Pośredniczącej II stopnia), ROEFS, KOEFS, KIW, chyba że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie; łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych NSRO nie przekracza 240 godzin miesięcznie; personel prowadzi ewidencję czasu pracy
3. Uregulowania w zakresie kwalifikowania wydatków a. Wynagrodzenie personelu projektu warunki odstępstwa od prowadzenia ewidencji czasu pracy: wykonywanie działań w ramach jednego projektu na podstawie umowy o pracę*; wykonywanie działań w ramach kilku projektów na podstawie jednej umowy o pracę*; wykonywanie jednego/kilku działań w ramach jednego projektu NSRO na podstawie jednej umowy zlecenie (jest to jedyna umowa zlecenie jaka jest realizowana przez daną osobę z personelu projektu)*; wykonywanie działań w ramach projektu na podstawie umów o dzieło*; osoba z personelu jest osobą samozatrudnioną lub współpracującą w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i wykonuje tylko jedno zadanie/funkcję w jednym projekcie NSRO. * Umowa o pracę/umowa zlecenie/dzieło musi jasno i precyzyjnie określać zakres zadań osoby z personelu projektu oraz czas poświęcony na wykonywanie poszczególnych zadań
3. Uregulowania w zakresie kwalifikowania wydatków a. Wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego na umowę o pracę kwalifikowane są wszystkie składniki wynagrodzeń (płacone przez pracodawcę i pracownika) za wyjątkiem składek na PFRON i nagród jubileuszowych; stawka wynagrodzenia osoby zatrudnionej do projektu na podst. umowy o pracę musi odpowiadać stawkom stosowanym przez Pw dla swoich pracowników poza projektem (dot. również nagród i premii); dodatki do wynagrodzeń są kwalifikowane tylko do wysokości 40% wynagrodzenia; osoba zatrudniona do projektu na umowę o pracę nie może być jednocześnie zatrudniona do innych zadań w ramach tego samego projektu na umowę cywilnoprawną.
3. Uregulowania w zakresie kwalifikowania wydatków a. Wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego na umowę cywilnoprawną stawka wynagrodzenia osoby zatrudnionej do projektu na podst. umowy o pracę musi odpowiadać stawkom rynkowym (zasada efektywnego zarządzania finansami lub zasada konkurencyjności); brak powiązań osobowo kapitałowych przy dokonywaniu wyboru personelu na zasadzie konkurencyjności; jeżeli umowa zlecenie jest jedną z wielu umów realizowanych przez osobę z personelu projektu w ramach projektów NSRO w danym czasie wymagana jest ewidencja czasu pracy, jeżeli umowie zlecenie podpisanej z osobą z personelu projektu towarzyszy umowa o pracę podpisana poza projektem z Pw realizującym tenże projekt - ewidencja jest również wymagana.
3. Uregulowania w zakresie kwalifikowania wydatków b. Zasada konkurencyjności (pow. 14 tys EUR netto) wyłączony personel zarządzający; wyłączony personel współpracujący w przeciągu 12 miesięcy od dnia złożenia wniosku o udzielenie wsparcia; wyłączony personel zatrudniony na umowę o pracę, personel współpracujący w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, osoby wykonujące świadczenia w formie wolontariatu, osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami danego projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu); zakaz powiązań osobowo kapitałowych między Pw a wybranym wykonawcą; dokładny opis przedmiotu zamówienia oraz kryteriów wyboru wykonawcy; informowanie oferentów o wynikach postępowania.
3. Uregulowania w zakresie kwalifikowania wydatków c. Zasada efektywnego zarządzania finansami (pow. 20 tys PLN netto do 14 tys EUR netto) zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto (tj. bez podatku VAT), chyba że zakup usługi lub towaru jest ponoszony zgodnie z ustawą PZP lub zasadą konkurencyjności; brak niektórych włączeń stosowanych przy zasadzie konkurencyjności; zasada ma zastosowanie w przypadku angażowania (na podstawie umowy cywilnoprawnej, gdyż taka forma angażowania personelu oznacza zakup usługi) personelu zarządzającego projektem lub personelu, z którym beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.
3. Uregulowania w zakresie kwalifikowania wydatków c. Zasada efektywnego zarządzania finansami - przykład Pw dokonuje rozeznania cen stawek godzinowych za przeprowadzenie szkolenia z negocjacji: Przygotowuje zapytanie ofertowe, określa minimalne kryteria. Wysłanie zapytań ofertowych do potencjalnych oferentów, tj. firm szkoleniowych, trenerów (źródło: portale tematyczne, portale społecznościowe, portale zrzeszające trenerów) lub zamieszcza stosowne ogłoszenie na stronie internetowej. Na podstawie informacji zwrotnych (min. 3 oferty) porównuje proponowane ceny (nie mogą to być podmioty współpracujące ponieważ rozeznanie nie będzie obiektywne). Pw może wybrać np. podmiot, który zaproponował najniższą cenę lub zlecić wykonanie usługi podmiotowi, z którym dotychczas współpracował jeśli cena proponowana przez ten podmiot jest adekwatna do cen zebranych w wyniku rozeznania rynku. Podczas kontroli projektu Pw w celu udowodnienia przeprowadzenia rozeznania rynku przy zlecaniu usługi szkoleniowej przedkłada kontrolerom wydruk emaila/ogłoszenia ze strony internetowej z opisem zlecenia oraz zapytaniem o cenę, a także oferty od wykonawców przedstawiające ich cenę.
4. Finansowanie i rozliczanie projektu Warszawa, 23 marca 2012 r. a. Rodzaje płatności i rozliczenie zaliczki 1. Zaliczka (stanowiąca 20% kwoty wsparcia pomniejszonej o zakup sprzętu i wyposażenia) - musi zostać rozliczona najpóźniej w przedostatniej płatności okresowej. 2. Płatności okresowe stanowiące: refundację wydatków bezpośrednich oraz wydatków pośrednich wykazanych we wniosku o płatność, wypłatę kolejnej zaliczki do wysokości wydatków poniesionych z rachunku projektowego w danym okresie pomniejszonych o wartość zaliczki rozliczanej w danym okresie.
4. Finansowanie i rozliczanie projektu a. Rodzaje płatności i rozliczenie zaliczki Przykład wyliczenia wysokości i rozliczenia zaliczki: Podmiot uzyskał wsparcie w wysokości 1 000 000 PLN w tym na pozostałe wydatki w projekcie 900 000 PLN w tym na sprzęt i wyposażenie 100.000 PLN Obliczamy wysokość zaliczki: 900 000 PLN * 20%= 180 000 PLN (zaliczka na pozostałe wydatki w projekcie) Warszawa, 23 marca 2012 r.
4. Finansowanie i rozliczanie projektu a. Rodzaje płatności i rozliczenie zaliczki Warszawa, 23 marca 2012 r. Przykład c.d. Podmiot otrzymał zaliczkę na ww. wydatki w wysokości 180 tys. zł Projekt trwa 16 miesięcy (4 okresy rozliczeniowe) - rozliczenie zaliczki musi nastąpić do 3 płatności okresowej. PO nr 1 wartość poniesionych wydatków 280 tys. zł - wydatki poniesione z własnych środków podlegające refundacji 100 tys. na sprzęt i wyposażenie - wydatki poniesione z rachunku projektowego180 tys zł. - wartość zaliczki rozliczanej w ramach projektu 80 tys zł. - kwota wnioskowana (do wypłaty) 200 tys zł w tym: 100 tys zł refundacji wydatków poniesionych na sprzęt i wyposażenie 100 tys zł jako zwrot środków poniesionych z rachunku projektowego dopełnienie do zaliczki kolejna zaliczka (180 tys 80 tys zaliczki rozliczanej)
4. Finansowanie i rozliczanie projektu a. Rodzaje płatności i rozliczenie zaliczki Warszawa, 23 marca 2012 r. Przykład c.d. PO nr 2 wartość poniesionych wydatków 380 tys. zł - wydatki poniesione z własnych środków podlegające refundacji 280 tys. - wydatki poniesione z rachunku projektowego100 tys zł. - wartość zaliczki rozliczanej w ramach projektu 50 tys zł. - wwota wnioskowana (do wypłaty) 330 tys zł w tym: 280 tys zł refundacji wydatków poniesionych z własnych środków 50 tys zł jako zwrot środków poniesionych z rachunku projektowego dopełnienie do zaliczki kolejna zaliczka (100 tys 50 tys zaliczki rozliczanej)
4. Finansowanie i rozliczanie projektu a. Rodzaje płatności i rozliczenie zaliczki Warszawa, 23 marca 2012 r. Przykład c.d. PO nr 3 (przedostatnia) wartość poniesionych wydatków 200 tys. zł - wydatki poniesione z własnych środków podlegające refundacji 150 tys. - wydatki poniesione z rachunku projektowego 50 tys zł. - wartość zaliczki rozliczanej w ramach projektu 50 tys zł (całość) - kwota wnioskowana (do wypłaty) 150 tys zł w tym: 150 tys zł refundacji wydatków poniesionych z własnych środków 0 zł jako zwrot środków poniesionych z rachunku projektowego dopełnienie do zaliczki kolejna zaliczka (50 tys 50 tys zaliczki rozliczanej)
4. Finansowanie i rozliczanie projektu a. Rodzaje płatności i rozliczenie zaliczki Warszawa, 23 marca 2012 r. Przykład c.d. PO nr 4 (ostatnia) wartość poniesionych wydatków 130 tys. zł - wydatki poniesione z własnych środków podlegające refundacji 130 tys. - wydatki poniesione z rachunku projektowego 0 zł (brak środków na koncie). - wartość zaliczki rozliczanej w ramach projektu 0 zł (całość rozliczona w PO nr 3) - kwota wnioskowana (do wypłaty) 130 tys zł w tym: 130 tys zł refundacji wydatków poniesionych z własnych środków 0 zł nie dotyczy Ogólna wartość poniesionych wydatków w projekcie 990 tys zł Oszczędność na projekcie 10 tys zł (1 mln zł 990 tys zł)
4. Finansowanie i rozliczanie projektu Warszawa, 23 marca 2012 r. a. Harmonogram realizacji płatności płatności dokonywane w ramach projektu opierają się na harmonogramie płatności przygotowanym przez Pw i załączonym do wniosku o udzielenie wsparcia; harmonogram płatności stanowi podstawę dla PARP do zabezpieczenia odpowiedniej wartości środków do wypłaty w ramach płatności okresowych; harmonogram płatności podlega aktualizacji we wnioskach o płatność okresową; PARP może odmówić akceptacji zmian w harmonogramie projektu, np. z powodu braku wystarczającej ilości środków zaalokowanych na dany okres rozliczeniowy.
Powodzenia i dziękuję za uwagę! magdalena_jarzynska@parp.gov.pl 32 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.