ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Dyrektor biura Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej działając w imieniu i na rzecz partnerskich lokalnych grup działania: 1. Lokalnej Grupy Działania Białe Ługi, 2. Lokalnej Grupy Działania Dorzecze Bobrzy, 3. Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Krzemienny Krąg, 4. Lokalnej Grupy Działania Nad Czarną i Pilicą 5. Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Wokół Łysej Góry, 6. Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, zaprasza do złożenia oferty na aranżację stoiska Szlak Przygody na V Międzynarodowych Targach Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL 2013 zgodnie z niniejszym Zaproszeniem. 1. Informacje wstępne 1.1 Przedmiotem postępowania jest udzielenie zamówienia na usługę polegającą na zaprojektowaniu, wykonaniu, zamontowaniu oraz demontażu elementów wyposażenia i dekoracji stoiska targowego na V Międzynarodowych Targach Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL 2013 w zakresie określonym w pkt. 2 niniejszego Zaproszenia. 1.2 Zamawiający nie dopuszczają składania ofert częściowych ani wariantowych. 1.3 Postępowanie prowadzone jest w ramach działania: funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. 1.4 Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dn. 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 1.5 Użyte w Zaproszeniu terminy i skróty mają następujące znaczenie: 1.5.1 Zamawiający LGD Białe Ługi, LGD Dorzecze Bobrzy, Stowarzyszenie LGD Krzemienny Krąg, LGD Nad Czarną i Pilicą, Stowarzyszenie LGD - Wokół Łysej Góry, Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej które są bezpośrednimi płatnikami i odpowiadają za prawidłowe wykonanie zlecenia będącego przedmiotem niniejszego postępowania, prowadzonego przez Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej. 1.5.2 Postępowanie postępowanie prowadzone przez Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej w imieniu i na rzecz Zamawiających na podstawie niniejszego Zaproszenia. 1.5.3 Zamówienie zamówienie, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w punkcie 2 niniejszego Zaproszenia.
1.5.4 Wykonawca podmiot, który ubiega się o wykonanie Zamówienia, złoży ofertę na jego wykonanie albo zawrze z Zamawiającymi umowę w sprawie wykonania Zamówienia. 1.5.5 Prowadzący postępowanie Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, które prowadzi czynności związane z niniejszym postępowaniem w imieniu i na rzecz wymienionych na wstępie partnerskich lokalnych grup działania. 1.6 Dane prowadzącego postępowanie: Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax: (41) 307-49-38 e-mail: biuro@lgd-srws.pl, http://www.lgd-srws.pl godziny pracy: 7.30 15.30 (Pn Pt). Znak postępowania 130220/SB/01 Uwaga: Korespondencję kierować należy do prowadzącego postępowanie na ww. adres z jednoczesnym użyciem powyżej podanego znaku postępowania. 1.7 Dane Zamawiających: Lokalna Grupa Działania Białe Ługi, Plac Staszica 6, 26-021 Daleszyce, tel/fax: 41/307-20-11 lub 41/307-26-44e-mail: biuro@bialelugi.pl Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Krzemienny Krąg Bałtów 55, 27-423 Bałtów tel./fax: 041 264 10 22 e-mail: biuro@krzemiennykrag.infowww: http://www.krzemiennykrag.info, Lokalna Grupa Działania Nad Czarną i Pilicą, ul. Żeromskiego 28, 26-230 Radoszyce (adres korespondencyjny: ul. Konecka 12, 26-070 Łopuszno), tel. (0-41) 380 81 33, fax. (0-41) 391 50 68 e-mail: biuro@nadczarnaipilica.pl Lokalna Grupa Działania Dorzecze Bobrzy ul. Kościelna 2A, Kostomłoty II, 26-085 Miedziana Góra tel. (041) 303-22-44 e-mail: dorzeczebobrzy1@wp.pl, http://www.dorzeczebobrzy.eu Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Wokół Łysej Góry ul. Partyzantów 3, 26-004 Bieliny tel./fax (041) 26 08 153, (041) 26 08 167 e-mail: sekretariat@wokollysejgory.pl, http://www.wokollysejgory.pl Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów,
tel./fax: (41) 307-49-38 e-mail: biuro@lgd-srws.pl, http://www.lgd-srws.pl 2. Opis przedmiotu zamówienia 2.1 Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, wykonanie, montaż oraz demontaż elementów aranżacji stoiska wystawienniczego na V Międzynarodowych Targach Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL w miejscu i czasie wskazanym przez Zamawiających. 2.2 Stoisko ma za zadanie promowanie Szlaku Przygody oraz zachęcanie do formy turystyki aktywnej. 2.3 Podczas V Międzynarodowych Targów Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL 2013 Szlak Przygody będzie miał swoje otwarcie, ze względu na specyfikę produktu, należy podkreślić jego unikalność na rynku polskim, długość samego szlaku i ilość atrakcji czekających na turystów. 2.4 Szlak Przygody to wspólny, sieciowy produkt sześciu Lokalnych Grup Działania, układ stoiska powinien to odzwierciedlać. Każda z Lokalnych Grup Działania reprezentuje jedną z sześciu krain na Szlaku Przygody. Są to: a) Kraina Czterech Żywiołów, b) Kraina Legend, c) Kraina Natury, d) Kraina Talentów, e) Kraina Kultur, f) Kraina Sacrum i Profanum. Opis poszczególnych krain dostępny jest w Strategii rozwoju produktów turystycznych Partnerstwa dostępnej na stronie http://www.lgd-srws.pl/images/biblioteka/zalaczniki/638.pdf 2.5 Układ stoiska powinien uwzględniać stanowisko dla każdej Krainy. Stanowiska powinny układać się w logiczny ciąg, np. w nawiązaniu do logo Szlaku (Załącznik nr 4 do niniejszego Zamówienia). Jeżeli powierzchnia wystawiennicza będzie stanowić ograniczenie, dopuszcza się połączenie stanowisk w wyspę. Plan stoiska, jego usytuowanie w hali targowej i wynikające stąd ograniczenia techniczne określają załączniki 7,8 i 9 do niniejszego Zamówienia. 2.6 Wskazane jest użycie dużych zdjęć, np. widoków najważniejszych atrakcji danej Krainy, które oddadzą jej charakter, a równocześnie będą ciekawe i atrakcyjne pod względem estetycznym. Ściany bez zdjęć powinny być w kolorze zielonym, zgodnym z materiałami Szlaku Przygody (Pantone 371; CMYK 59 27 100 11) 2.7 W elementach dekoracji powinny być widoczne banery/znaki: Szlak Przygody, umieszone w sposób spójny z koncepcją stoiska. 2.8 Wskazane jest zastosowanie innych elementów, które uatrakcyjnią ekspozycję, jak makiety, wizualizacje multimedialne, nawiązania do szlaku samochodowego, itp.
2.9 Wystrój stoiska powinien nawiązywać do tematyki turystyczno podróżniczej i wykorzystywać atrybuty z tej dziedziny (drogowskaz, mapa, kompas, pojazd, itp.). 2.10 Stoisko, ze względu na produkt, który promuje, powinno być estetyczne i nowoczesne w swoim charakterze. Należy unikać elementów ludowych, nawiązujących do przaśnego, tradycyjnego wizerunku wsi. 2.11 Elementy aranżacji stoiska stanowią własność Zamawiających i po jego demontażu zostaną dostarczone na adres wskazany przez prowadzącego Postępowanie. 2.12 Elementy wyposażenia: W ramach stoiska, na którym prezentowany będzie projekt dotyczący Szlaku Przygody organizator zapewnia meble i wyposażenie wymienione w Załącznikach nr 5A i 5B do niniejszego Zaproszenia. Kolor wykładziny: zielony, nr 602 wg wzornika z Załącznika nr 6 do niniejszego Zaproszenia. 2.13 Logotypy: Wykonawca zobowiązany jest do stosowania na wszystkich materiałach logotypów zgodnych z Księgą Znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich (do pobrania ze strony internetowej ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi http://www.minrol.gov.pl/pol/wsparcie-rolnictwa-i-rybolowstwa/prow-2007-2013/dzialania-informacyjne-prow/ksiega-wizualizacji-i-logotypy (1) flaga Unii Europejskiej, (2) logo Leader (3) logo PROW 2007-2013. 3. Termin i miejsce realizacji zamówienia: 3.1 Usługa, o której mowa w pkt. 2 ma być zrealizowana w terminie: - montaż dn. 04 kwietnia 2013 do godz. 15:00. - demontaż dn. 08 kwietnia 2013 do godz. 15:00 3.2 Miejsce: Targi Kielce, ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce 4. Szczegółowe warunki udziału w postępowaniu 4.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 4.1.1 Prowadzą działalność w branży obejmującej przedmiot Zamówienia, 4.1.2 Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4.1.3 Wykonali w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem Postępowania o udzielenie Zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością przedmiotowi Zamówienia. Za usługę odpowiadającą:
rodzajem, zostanie uznana usługa, której zakres będzie podobny do zakresu określonego w pkt. 2 Opis przedmiotu zamówienia wartością, zostanie uznana usługa, której koszt nie będzie mniejszy niż 80% ceny podanej w ofercie przygotowanej w ramach odpowiedzi na niniejsze Zaproszenie do składania ofert. 4.2 Spełnienie warunku określonego w punkcie 4.1 Zamawiający oceni w oparciu o dokumenty dostarczone przez Wykonawców. Wykaz tych dokumentów określono w pkt. 5 niniejszego zaproszenia do składania ofert; 4.3 Zamawiający ma prawo do wykluczenia z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. Wykluczenie wykonawcy będzie jednoznaczne z odrzuceniem złożonej przez niego oferty. 4.4 Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru poszczególnych elementów oferty. 4.5 Zamawiający nie pokrywa kosztów przygotowania oferty. 5. Dokumenty jakie powinni dostarczyć wykonawcy 5.1 Formularz ofertowy wypełniony zgodnie z wytycznymi określonymi w pkt. 7 niniejszego Zaproszenia do składania ofert. 5.2 Wykaz usług określonych w pkt. 4.1, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem Postępowania o udzielenie Zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i odbiorców. Wykaz należy sporządzić według wzoru podanego w Załączniku 2 do niniejszego Zaproszenia. 5.3 Zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej lub aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego. 6. Informacja o sposobie porozumiewania się z wykonawcami 6.1 Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje, pytania itp. (zwane dalej Korespondencją) Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się przekazywać pisemnie. 6.2 Zamawiający dopuszcza składanie Korespondencji za pomocą faksu (na numer wskazany w pkt. 1.6) lub drogą elektroniczną (na adres e-mail wskazany w pkt. 1.6). Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt. 8.1. 7. Opis sposobu przygotowania oferty 7.1 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zaproszeniu i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
7.2 Oferta powinna zostać sporządzona komputerowo w języku polskim. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte i ponumerowane. Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być parafowane i naniesione w sposób czytelny. 7.3 Podane w Formularzu oferty ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. 7.4 Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować stałość cen jednostkowych przez cały czas trwania umowy. Wykonawca uwzględni w cenie wszelkie rabaty i upusty oraz usługi dodatkowe, których zamierza udzielić Zamawiającemu. 7.5 Na ofertę składają się następujące dokumenty: 7.5.1 Formularz ofertowy przygotowany zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku 1 do zaproszenia, z podaniem kwoty całkowitego wynagrodzenia brutto Wykonawcy za świadczenie usługi na rzecz Zamawiającego, wyrażonej w złotych polskich. 7.5.2 Dokumenty potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki szczegółowe udziału w postępowaniu, przygotowane zgodnie z pkt. 4 i 5 niniejszego zaproszenia 7.5.3 Wstępny projekt graficzny stoiska Szlak Przygody (wizualizacje), 7.5.4 Opis elementów / usług wraz z ceną za poszczególne elementy / usługi wchodzące w zakres oferty, np. koszty projektu, wykonania, transportu, montażu, itp. 7.6 Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. 8. Miejsce i termin składania ofert 8.1 Termin składania ofert upływa 07 marca 2013 r. o godz. 12.00. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. 8.2 Oferty należy dostarczyć do siedziby prowadzącego postępowanie: Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej ul. Rakowska 5, 26-025 Łagów, tel./fax: (41) 307-49-38 godziny pracy: 7.30 15.30 (Pn Pt). 8.3 Ofertę należy umieścić w jednej zapieczętowanej lub w inny trwały sposób zabezpieczonej kopercie oznaczonej w następujący sposób: Aranżacja stoiska "Szlak Przygody" na V Międzynarodowych Targach Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL 2013 Znak postępowania 130220/SB/01 oraz Nie otwierać przed godz. 12:00 w dniu 07 marca 2013 r.
9. Opis kryteriów i sposobu oceny oferty 9.1 Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jeżeli: a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zaproszenia, b) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, c) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia. 9.2 Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które: a) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego, b) zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania. 9.3 Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu następujące kryteria i ich znaczenie: a) cena brutto: 60% b) doświadczenie oferenta w realizacji aranżacji stoisk targowych: 20% c) pomysł ekspozycji i organizacji pod kątem zgodności z tematyką/specyfiką projektu: 20 % Algorytm obliczania wartości punktowej: gdzie: W p C Dof * Wof min 60 P C of D W 20 max * max of W p wartość punktowa badanej oferty, C min cena minimalna wartość z oferty z najniższą ceną, C of cena porównywana wartość ceny z oferty porównywanej, D of porównywana liczba zrealizowanych usług liczba zrealizowanych przez Wykonawcę usług odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. D max największa liczba zrealizowanych usług przez jednego oferenta odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, W of porównywalna wartość zrealizowanych usług wartość zrealizowanych przez Wykonawcę usług odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia
W max największa wartość zrealizowanych usług przez jednego oferenta odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. P of liczba punktów ( w skali od 0 do 20) przyznanych za pomysł i zgodność projektu z warunkami określonymi w Opisie przedmiotu Zamówienia pkt. 2 niniejszego Zaproszenia. 9.4 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która osiągnie największą wartość punktową. 9.5 Zamawiający poinformują o wyniku postępowania na stronie internetowej prowadzącego postępowanie: www.lgd-srws.pl w zakładce Konkursy/Zapytania ofertowe/ogłoszenia w ciągu 7 dni od zakończenia terminu do składania ofert. 10. Załączniki Załącznik 1 Formularz ofertowy, Załącznik 2 Wzór wykazu zrealizowanych usług, Załącznik 3 Wzór umowy, Załącznik 4 Logo Szlaku Przygody, Załączniki 5A i 5B Wykaz mebli i elementów wyposażenia, Załącznik 6 Wzornik wykładzin Załącznik 7 Agrotravel_plan_stoiska_Szlak_Przygody, Załącznik 8 - Agrotravel_usytuowanie_stoiska_Szlak_Przygody Załączniki 9A, 9B i 9C Stoisko_ograniczenia_techniczne