Zapytanie ofertowe nr 1/2012 (dotyczy zamówienia usług cateringowych na meczach organizowanych przez RTS Widzew Łódź S.A.) I. ZAMAWIAJĄCY RTS Widzew Łódź S.A. al. Piłsudskiego 138 NIP: 728-265 - 31-29, REGON: 100360913 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca: a) na świadczeniu usług cateringowych na rzecz uczestników meczów organizowanych przez Zamawiającego w modelu współpracy bazującym na najmie przez Wykonawcę powierzchni na stadionie Zamawiającego oraz praw do sprzedaży uzgodnionych produktów gastronomicznych uczestnikom meczów organizowanych przez Zamawiającego. b) na świadczeniu usług cateringowych na rzecz Zamawiającego w strefach VIP klubu w modelu zakupu usług przez Zamawiającego lub częściowego rozliczenia barterowego. 2. Usługi cateringowe na rzecz uczestników meczów organizowanych przez Zamawiającego powinny uwzględniać następujące wymagania: a) zakres serwowanych produktów gastronomicznych zgodny z preferencjami kibiców o asortymencie uwzględniającym zarówno posiłki na ciepło, zimno oraz ciepłe i zimne napoje. Ostateczne menu podlegać będzie akceptacji ze strony Zamawiającego; b) zapewnienie właściwych ilości wszystkich asortymentów gwarantujących ciągłość sprzedaży oraz wydawania produktów w jednorazowych opakowaniach; c) odpowiednią ilość punktów gastronomicznych oraz osób do pracy gwarantującą sprawną obsługę kibiców, zwłaszcza w przerwie meczu; d) zastosowanie alternatywnych sposobów dystrybucji produktów, ułatwiających dostęp kibiców do produktów gastronomicznych; e) zachowanie najlepszych praktyk profesjonalnej i szybkiej obsługi klienta oraz obowiązującej etyki zawodowej w działalności gastronomicznej; f) zachowanie standardów sanitarnych i BHP oraz przechowywania, transportu, przygotowania i serwowania produktów gastronomicznych; g) zachowanie schludnego wyglądu punktów gastronomicznych oraz pracujących osób (jednolity strój zgodny w wymaganiami Zamawiającego wynikającymi z przepisów organizatora rozgrywek Ekstraklasy), wysokiej jakości wyposażenia oraz pozostałych elementów otoczenia materialnego punktów gastronomicznych; h) zachowanie czystości wyznaczonych miejsc sprzedaży, punktów gastronomicznych i wyposażenia w trakcie i po meczu (kompleksowe sprzątanie i wywóz nieczystości); i) punkty gastronomiczne powinny być odpowiednio zagospodarowane: odpowiednie zaplecze do prowadzenia sprzedaży - sprzęt do dystrybucji napojów, lodówki, grille utrzymane w sposób estetyczny i niezagrażający bezpieczeństwu uczestników imprezy oraz stosowne miejsce do konsumpcji - namiot, parasole, ławy.
3. Wymagania na usługi cateringowe na rzecz Zamawiającego w strefach VIP: a) Usługa cateringowa dla Sali SVIP ilość osób: 50 Dania na ciepło 5 rodzajów (w tym 1 zupa, 3 potrawy mięsne) Zimne przekąski 12 rodzajów Kanapki koktajlowe 6 rodzajów Sałatki 3 rodzaje Dodatki, sosy zimne 5 rodzajów Pieczywo 5 rodzajów Ciasto 4 rodzaje Profesjonalna obsługa kelnerska 2 osoby. Dbałość o bieżącą schludność, czystość i estetykę stołu, zastawy, naczyń i bezpośredniego otoczenia miejsc, w których serwowane są dania. Zastawa ceramiczna, zakaz używania zastawy plastikowej. b) Usługa cateringowa dla Sali VIP ilość osób: 180 Dania na ciepło 1 rodzaj Zimne przekąski 12 rodzajów Kanapki koktajlowe 6 rodzajów Sałatki 3 rodzaje Dodatki, sosy zimne 5 rodzajów Pieczywo 5 rodzajów Profesjonalna obsługa kelnerska - 2 osoby. Dbałość o bieżącą schludność, czystość i estetykę stołu, zastawy, naczyń i bezpośredniego otoczenia miejsc, w których serwowane są dania. Zastawa ceramiczna, zakaz używania zastawy plastikowej. 4. Dodatkowe wymagania ogólne: a) Pełna gotowość operacyjna do świadczenia wszystkich usług najpóźniej 2,5 godziny przed rozpoczęciem meczu. b) Ponoszenie przez Wykonawcę pełnej odpowiedzialności za ewentualne kłopoty zdrowotne wynikłe u osób spożywających dania serwowane przez pracowników Wykonawcy podczas meczu. c) Ubezpieczenie przez Wykonawcę swojego wyposażenia, produktów oraz pracowników we własnym zakresie oraz gotowość do poniesienia wszelkich opłat związanych z wydaniem zezwoleń na sprzedaż produktów gastronomicznych. Za szkody na mieniu lub osobie powstałe w związku z działalnością Wykonawcy lub osób działających na jej rzecz odpowiedzialność ponowi Wykonawca. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Zamawiający dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Terminy wykonania przedmiotu zamówienia wynikają z harmonogramu rozgrywek piłkarskiej Ekstraklasy oraz Pucharu Polski, docelowo zdefiniowane przez podmioty: EKSTRAKLASA S.A. oraz PZPN. W rundzie jesiennej sezonu piłkarskiego 2011/2012 przewidzianych jest 8 meczów rozgrywanych na stadionie Widzewa Łódź w roli gospodarza (organizatora imprezy masowej) w ramach rozgrywek Ekstraklasy. Możliwa jest większa liczba spotkań z tytułu rozgrywek Pucharu Polski oraz meczów towarzyskich. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę, zawierającą następujące obowiązkowe informacje i dane: 1. Gwarantowany zakres produktów gastronomicznych (menu) sprzedawanych na stadionie w trakcie meczów. 2. Proponowane ceny poszczególnych produktów. 3. Gwarantowana ilość punktów gastronomicznych dystrybuujących produkty określone w pkt. 1. 4. Inne proponowane sposoby dystrybucji części produktów gastronomicznych z pkt. 1 w trakcie meczów. 5. Proponowana cena i terminy płatności dzierżawy miejsc pod punkty gastronomiczne określone w pkt 3 oraz prawa do sprzedaży produktów określonych w pkt 1 w skali jednego meczu. 6. Opis standardowego wyposażenia, składu osobowego obsługi sprzedaży, wyglądu oraz gwarantowanych standardów otoczenia materialnego danego punktu gastronomicznego. 7. Opis gwarantowanego standardu przechowywania, transportu, przygotowywania i serwowania produktów gastronomicznych. 8. Opis gwarantowanego standardu obsługi klienta. 9. Opis sposobu spełnienia wymogów sanitarnych i BHP. 10. Gwarantowana ilość uczestników zdolnych do obsłużenia w ciągu 10 minut przez jedno stanowisko gastronomiczne w trakcie trwania przerwy. 11. Wycenę obsługi cateringowej strefy SuperVIP i VIP wg zapotrzebowania zdefiniowanego w części II pkt 3 zapytania ofertowego. 12. Referencje. Dopuszczalne są dodatkowe załączniki, opisy, wizualizacje. Oferta powinna być: opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, adres poczty elektronicznej, podpisana czytelnie przez wykonawcę.
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biznes@widzew.pl do dnia 30.06.2011 do godz. 16.00 wraz z załączonym skanem wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty. 2. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony za pośrednictwem poczty elektronicznej do 08.07.2011. 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.widzew.pl VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1 Warunki cenowe 30% 2 Jakość i różnorodność oferty cateringowej 30% 3 Jakość, czas obsługi i dostępność dla klienta 30% 4 Doświadczenie i referencje w obsłudze cateringowej na imprezach masowych 10% VII. AKCEPTACJA I ODRZUCENIE OFERTY 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania, zamknięcia niniejszego postępowania ofertowego bez wyboru dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 2. Zamawiający powiadomi pocztą elektroniczną uczestniczących w postępowaniu oferentów o wyniku postępowania ofertowego albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru. VIII. ZASTRZEŻENIA 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub odwołania niniejszego zaproszenia lub warunków postępowania ofertowego w każdym czasie bez podania przyczyny, o czym Zamawiający poinformuje wszystkich oferentów uczestniczących w postępowaniu ofertowym. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo odpowiedzi tylko na wybrane oferty. 3. Zamawiający zastrzega sobie, że wszelkie prawa i zobowiązania pomiędzy Zamawiającym i dostawcą, wyłonionym w postępowaniu ofertowym, będą realizowane wyłącznie na podstawie skutecznie zawartej umowy cywilno prawnej pomiędzy stronami umowy.
4. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi dostawca. Niezależnie od wyniku postępowania ofertowego, Zamawiający nie będzie odpowiedzialny, ani dłużny w jakikolwiek sposób, za koszty lub straty poniesione przez dostawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. IX. WAŻNOŚĆ OFERTY Oferta złożona przez oferenta będzie ważna przez 90 dni (słownie dni: dziewięćdziesiąt dni) od ostatecznej daty przyjmowania ofert (wskazanej w części V). X. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowe informacje pod adresem email: biznes@widzew.pl