Podróże służbowe Kodeks Pracy art. 77 Rozporządzenie MPiPS z 19.12.2006 r. w sprawie wysokości należności za podróże służbowe (DU 236 poz.1990) Układ zbiorowy pracy Regulamin wynagradzania Umowa o pracę 1
Pojęcie podróży służbowej Podróż służbowa-wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość siedziby pracodawcy w celu wykonania zadania służbowego. Miejsce pracy inne niż w umowie o pracę. Okres pracy do 3 miesięcy (pow. oddelegowanie) Jeśli chodzi o osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, to możliwość odbywania przez nich podróży i otrzymywania z tego tytułu świadczeń, poza zwykłym wynagrodzeniem, powinna wynikać ze stosownego zapisu w kontrakcie. Jest to warunek korzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) u.p.d.o.f. 2
ZUS i podatek Zwrot diet i innych kosztów podróży służbowych korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS i z podatku dochodowego (art.21 ust.1 pkt. 16 updf) do wys. określonej w rozporządzeniu. Jeśli sytuacja dotyczy pracownika, który przedstawił Fa za wyżywienie, wydatki należy zliczyć i otrzymaną wartość porównać z sumą przysługujących diet. Jeżeli faktycznie poniesione koszty wyżywienia są wyższe od diet, nadwyżka wypłacona pracownikowi będzie dla niego przychodem do opodatkowania, jeżeli zaś niższe - pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości diet. 3
ZUS i podatek Inaczej rzecz się będzie miała w odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Organ podatkowy może bowiem uznać, że zwrot wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie nie mieści się w zakresie regulacji, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f., a zatem podlega opodatkowaniu w całości. Z punktu widzenia podmiotu wydającego polecenie podróży, zarówno wypłacone diety (także w wysokości przewyższającej ustalony limit), jak i zwrot osobie podróżującej wydatków żywieniowych będzie stanowić koszt podatkowy. W ciężar kosztów uzyskania przychodów nie można natomiast odpisać wydatków żywieniowych, faktycznie poniesionych przez podróżującego przedsiębiorcę. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą rozliczyć diety tylko w ramach limitu. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. Zgodnie z wymienionym przepisem nie uważa się za koszty podatkowe wartości diet osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. 4
Kogo nie można delegować Prawo pracy zabrania wysyłania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody 5
Diety 23 zł za dobę podróży służbowej (min.) Firmy mogą ustalić wyższe diety Podróż zagraniczna-dieta w walucie obcej Nie przysługuje, gdy pracownikowi zapewnia się wyżywienie lub jest oddelegowany do miejsca swego zamieszkania. 6
Wysokości diet 1. Podróż trwa krócej niż dobę. - od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety -ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości; 1. Podróż trwa dłużej niż dobę. - do 8 godzin - przysługuje połowa diety -ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. (...) 7
Noclegi 150 % ceny diety, czyli 34,50 zł Mogą być wg faktury, decyduje pracodawca Świadczenia te będą w całości zwolnione od opodatkowania u pracowników i u osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W przypadku podróżujących przedsiębiorców ryczałt za nocleg nie wchodzi w grę - do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie wydatki rzeczywiście poniesione i udokumentowane. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. 8
Przejazdy Dla jazdy samochodem rozliczana jest kilometrówka w wys. za km ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż 0,8358 zł Przejazdy PKP, PKS, samolotami wg biletów (środek lokomocji określa pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego) Przejazdy środkami komunikacji miejskiej 20 % ceny diety czyli 4,60 zł. Dojazdy są zwolnione od podatku zarówno u pracowników, jak i osób niebędących pracownikami. Jednak podróżujący przedsiębiorcy mogą obciążyć koszty podatkowe tylko rzeczywiście poniesionymi i odpowiednio udokumentowanymi wydatkami na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Pracodawca nie może zmusić pracownika, by ten wyjechał w podróż służbową własnym pojazdem 9
Przejazdy Dla uniknięcia nadmiernej biurokracji, pracodawcy sektora prywatnego często rezygnują z żądania od pracownika biletów, a poniesione koszty przejazdu zwracają na podstawie obowiązującego cennika przewoźnika publicznego. Ten sposób rozliczenia z pracownikiem możliwy jest tylko wówczas, gdy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych ustalone zostały w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę (art. 77 5 3 k.p.) podróżujący przedsiębiorcy zaliczą do kosztów podatkowych wydatki związane z przejazdami, pod warunkiem posiadania biletu 10
Dokumentacja Przepisy prawa podatkowego, ani normy prawa pracy nie nakazują potwierdzania na piśmie polecenia wyjazdu służbowego, mimo to powszechną praktyką jest sporządzanie dla celów dowodowych dokumentu zwanego delegacją. Określa się w nim co najmniej: osobę delegowaną, miejscowość docelową, daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, a także rodzaj powierzonego zadania (cel podróży). Dokument ten, uzupełniony o rozliczenie kosztów podróży z wyszczególnionymi dietami i ryczałtami oraz z dołączonymi fakturami, rachunkami i biletami, można uznać za dowód wewnętrzny Delegacja służbowa zawierająca treść polecenia wyjazdu służbowego, wystawiona przez pracodawcę i wręczona pracownikowi służy nie tylko do wypłacenia pracownikowi diet i innych należności z tytułu podróży służbowej, ale również służy pracodawcy do wykazania, że wydatki na podróż służbową są wydatkami w celu osiągnięcia przychodów. Brak takiego dokumentu skutkuje niezaliczeniem takich kosztów podatnika do kosztów uzyskania przychodu. Również podróżujący przedsiębiorca powinien wystawić dowód wewnętrzny. Udokumentuje on jednak tylko wartość diet. Inne poniesione w trakcie podróży wydatki powinny wynikać z księgowanych odrębnie faktur i rachunków. 11
Termin rozliczenia podróży Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika powinno się dokonać w ciągu 14 dni od jej zakończenia - bez względu na to, czy na poczet wydatków wypłacono zaliczkę, czy też pracownik korzystał wyłącznie z własnych środków. Termin ten, u pracodawców sektora prywatnego, ustalony może być jednak inaczej. Jeżeli zatem w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo umowie o pracę przewidziano termin np. 21-dniowy, to organy podatkowe powinny go respektować. Termin rozliczenia podróży przez zleceniodawców lub wykonawców dzieła powinien wynikać z umowy pomiędzy tymi osobami a podmiotem delegującym. 12
Delegowanie Dyrektywa UE 96/71/WE stanowi: oddelegowany to pracownik, który świadczy pracę poza krajem swego zamieszkania. Nie przysługują diety. Dochody podlegają opodatkowaniu wyłącznie w Polsce gdy: 1. Pracownik przebywa w innym państwie mniej niż 183 dni. 2. Wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę innego państwa niż miejsce wykonywanej pracy. Dopłaty do zakwaterowania pracowników wolne od podatku do wys. 500 zł. 13
Podróże zagraniczne Z tytułu podróży, odbywanej w innym państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracodawca może zezwolić na dojazd przez pracownika jego własnym pojazdem W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków, toteż pracodawca powinien zawsze zadbać o ubezpieczenie pracownika obejmujące również transport zwłok do kraju, którego koszty również go obciążają. 14
Podróże zagraniczne Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie - 15% diety; 2) obiad - 30% diety; 3) kolację - 30% diety; 4) inne wydatki - 25% diety. 3. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. 15
Podróże zagraniczne Diety:-do 8 h-1/3 diety -od 8h-12 h ½ diety -pow.12 h dieta cała Program do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych www.palomar.pl Cena brutto 143,96 zł 16
Dziękuję za uwagę!!! 17