POZAPŁACOWE ŚWIADCZENIA PRACOWNICZE

Transkrypt

1 Rozdział 7 POZAPŁACOWE ŚWIADCZENIA PRACOWNICZE Niezależnie od wynagrodzeń i zasiłków z ubezpieczenia społecznego należnych pracownikom z tytułu umowy o pracę występują także inne pozapłacowe świadczenia. Podstawowymi są: 1) należności z tytułu podróży służbowych, 2) należności z tytułu wykorzystywania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, 3) świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, 4) świadczenia z tytułu bhp, 5) świadczenia z innych tytułów. 1. Podróże służbowe pracowników 1. Podróże służbowe pracowników Podróżą służbową 1 jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. Podróż ta może odbywać się na obszarze kraju lub poza granicami kraju. Sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy, jednak jej odbywanie na polecenie przełożonego w normalnym czasie pracy jest równoznaczne 1 Zagadnienia związane z podróżami służbowymi od 1 marca 2013 r. reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w powyższych rozporządzeniach określić należy w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania bądź też w umowie o pracę. 361

2 ze świadczeniem w tym czasie pracy. Czas podróży służbowej przypadającej w rozkładowych godzinach pracy danego pracownika traktuje się jak czas pracy z prawem do wynagrodzenia. Odbywanie podróży służbowej poza godzinami normalnego czasu pracy nie stanowi jednak pracy w godzinach nadliczbowych, natomiast godziny faktycznie przepracowane w związku z wykonywaniem polecenia służbowego w innej miejscowości poza rozkładowym czasem pracy są godzinami nadliczbowymi, za które przysługuje pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia dodatek albo czas wolny od pracy (pod warunkiem udowodnienia faktu pracy w godzinach nadliczbowych). Czas wolny od pracy podczas delegacji służbowej nie jest czasem pracy; fakt delegowania pracownika nie oznacza, że cały okres pobytu w delegacji jest czasem pracy. Jeżeli delegacja przypada w niedzielę lub w święto, tj. w czasie, kiedy pracownik nie wykonuje pracy, to nie ma on prawa do żadnej rekompensaty z tego tytułu (diety wypłacane za te dni nie są związane z faktem pracy w czasie delegacji). Podczas podróży służbowej do czasu pracy zalicza się wyłącznie ten czas podróży, w którym faktycznie pracownik świadczy pracę, oraz czas dojazdu przypadający na rozkładowe godziny pracy danego pracownika. Czas podróży służbowej, podczas którego pracownik nie wykonywał czynności pracowniczych, nie jest czasem pracy. Przykład Pracownik zatrudniony w Jeleniej Górze, pracujący od godz do przez pięć dni w tygodniu, otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Suwałk. Czas trwania podróży obejmuje godziny od 6.00 do W związku z powyższym: godzina od 6.00 do 7.00 to jego czas prywatny, za który nie przysługuje wynagrodzenie za pracę, czas od godziny 7.00 do traktowany jest jak czas pracy, godzina od do to czas prywatny. Jeżeli po przyjeździe do Suwałk pracownik rozpocząłby tam pracę, np. od godziny do 20.00, to byłaby to praca nadliczbowa, za którą przysługuje kompensata jak za pracę nadliczbową wykonywaną na terenie jednostki macierzystej. Podobnie jak podróż służbowa traktowany jest czas odbywania szkolenia. Z definicji podróży służbowej wynika, że za podróż służbową nie można uznać podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik wykonuje pracę. Niezwykle ważne jest więc określenie w umowie o pracę miejsca wykonywania 362

3 1. Podróże służbowe pracowników pracy przez danego pracownika, przy czym pod pojęciem miejsca pracy należy rozumieć zarówno stały punkt, jak i oznaczony obszar; natomiast siedziba zakładu pracy nie musi pokrywać się z miejscem pracy pracownika. Z definicji podróży służbowej wynika ponadto, że pracodawca musi: 1) określić zadanie, które ma do wykonania jego pracownik, 2) wskazać termin i miejsce wykonania zadania. Pracownik wykonujący pracę w podróży służbowej ma prawo do takich samych przerw w pracy, jakie przysługiwałyby mu, gdyby wykonywał pracę w zakładzie pracy. Pracownikowi przysługuje prawo do odpoczynku: 1) minimalnego 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 2) 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego (w tygodniach okresu rozliczeniowego). A zatem, niezależnie od tego, czy podróż służbowa zalicza się, czy nie zalicza się do czasu pracy, należy zapewnić pracownikowi 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie, a w każdym tygodniu do 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Czas odbywania podróży służbowej nie jest czasem odpoczynku. Przykład Pracownik wrócił z podróży służbowej o Do pracy może zatem przystąpić nie wcześniej niż o i pracować do Przykład Pracownik pracuje od 8.00 do Wyjechał w podróż służbową. Po spotkaniach trwających do udał się do hotelu. Rano, o 5.00 wsiadł do pociągu i przyjechał o Pracownik ten powinien stawić się do pracy i pracować zgodnie ze swoim harmonogramem pracy, tj. od 8.00 do Jego ustawowa przerwa na odpoczynek trwała od do 5.00, tj. 13 godzin. W celu udokumentowania swojego polecenia pracodawca powinien wystawić pracownikowi tzw. Polecenie wyjazdu służbowego na odpowiednim druku. Druk ten nie jest obecnie wymagany, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby w dalszym ciągu służył w celu udokumentowania i rozliczenia wyjazdu służbowego pracownika. 363

4 W poleceniu wyjazdu określa się: 1) miejsce delegacji, 2) jej cel, 3) czas trwania, 4) środek lokomocji. Nie określa się rodzaju należności za podroż służbową i ich wysokości, ponieważ wynikają one z odpowiednich przepisów. Kosztów związanych z wykonywaniem zadania zleconego przez przełożonego nie może pokrywać pracownik; obciążają one pracodawcę. Jednak pracownikowi nie zwraca się wszystkich poniesionych wydatków wypłaty te określą przepisy prawne. Przepisy Kodeksu pracy pozwalają pracodawcom spoza sfery budżetowej i samorządu na opracowanie wewnętrznych zasad rozliczania delegacji służbowych. Pracodawcy ci mogą więc opracować własne, wewnątrzzakładowe przepisy dotyczące wypłacania należności za podróże służbowe, które mogą być zawarte w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. W przypadku, gdy zakład nie jest objęty układem zbiorowym i gdy nie ma obowiązku ustalenia regulaminu wynagradzania, zasady ustalania należności za podróż służbową powinny być określone w umowie o pracę, w której pracownik może wynegocjować indywidualne warunki rozliczania podróży służbowych. Jeśli zaś zakładowe przepisy i regulaminy nie zawierają zasad rozliczania delegacji, wówczas w danej firmie należy stosować przepisy obowiązujące pracowników sfery budżetowej i samorządu. Należy podkreślić, że wewnątrzzakładowe zasady odnośnie do wypłacania diet z tytułu podróży służbowej nie mogą jednak określać wypłat niższych od tych, które są zapewnione dla pracowników sfery budżetowej i samorządu Krajowe podróże służbowe Z tytułu podróży służbowej odbywanej na terenie kraju przysługują pracownikom: 1) diety, 2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, 364

5 1. Podróże służbowe pracowników innych niezbędnych odpowiednio udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Diety stanowią ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych (a nie całkowitych) kosztów wyżywienia; od 1 marca 2013 r. wysokość diety wynosi 30,00 zł za dobę podróży służbowej. Dieta nie przysługuje: 1) za czas delegowania do miejscowości stałego lub czasowego zamieszkania pracownika, 2) gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Kwotę przysługującej pracownikowi diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie 25% diety, 2) obiad 50% diety, 3) kolacja 25% diety. Uwaga w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, należy dokonać pomniejszenia diety zgodnie z podanymi wyżej zasadami. Wysokość należności z tytułu diet zależy również od czasu trwania podróży służbowej w sytuacji, gdy czas trwania delegacji wynosi: 1) do 8 godzin dieta nie przysługuje, 2) od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, 3) ponad 12 godzin (nie dłużej niż 24 godziny) przysługuje dieta w pełnej wysokości, 4) dłużej niż jedną dobę za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin połowa diety, ponad 8 godzin pełna dieta. Czas delegacji liczy się od chwili rozpoczęcia podróży służbowej np. od wyjazdu z dworca do momentu powrotu po wykonaniu zadania przyjazdu na dworzec. 365

6 Przykład Pracownik zamieszkały i zatrudniony w Gdańsku został oddelegowany do Koszalina w celu odbycia rozmów z kontrahentem. Jego podróż służbowa trwała przykładowo: Data i godzina rozpoczęcia podróży Data i godzina zakończenia podróży Czas trwania podróży Przysługujące diety Należność z tytułu diety godz godz godz. 50 minut nie przysługuje 0,00 zł godz godz godz. 10 minut 1/2 diety 15,00 zł godz godz godz. 40 minut pełna dieta 30,00 zł godz godz godz. 20 minut 1 i 1/2 diety 45,00 zł godz godz godz. 30 minut 2 pełne diety 60,00 zł Diety ustalone w rozporządzeniu są minimalną gwarantowaną kwotą. Pracownikom można wypłacać wyższe diety; takie wydatki będą stanowiły również koszty uzyskania przychodu, ale wówczas stawki diet należy zapisać w regulaminie wynagradzania lub w umowach o pracę. Natomiast po stronie pracownika wypłata wyższej kwoty ponad 30,00 zł powoduje powstanie dodatkowego przychodu, który należy uwzględnić przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Należności z tytułu przejazdu i dojazdów Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu zgodnie z ceną biletu określonego środka transportu. Jeżeli na dany środek transportu pracownikowi przysługuje ulga zwrot obejmuje faktycznie poniesione koszty, czyli zwrot kosztów obejmuje cenę biletu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Rozliczając delegację, należy dołączyć wykorzystany bilet lub fakturę dokumentującą koszty przejazdu. Jeżeli jednak uzyskanie stosownego dokumentu (rachunku) było niemożliwe, dowodem poniesionego wydatku może być pisemne oświadczenie pracownika stwierdzające ten fakt. Przejazd może odbyć się również samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. Za każdą rozpoczętą dobę w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% obowiązującej diety 2 ; ryczałt nie przysługuje np. w przypadku 2 Od 1 marca 2013 r. jest to kwota 6,00 zł. 366

7 1. Podróże służbowe pracowników podróży samochodem służbowym lub niebędącym własnością pracodawcy lub kiedy pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Podróż służbowa własnym pojazdem pracownika Pracownik może pojechać w podróż służbową własnym samochodem, motocyklem lub motorowerem. Podstawą do zwrotu kosztów przejazdu jest: 1) umowa cywilnoprawna o korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych zawarta między pracodawcą a pracownikiem, 2) udokumentowanie podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem pracownika ewidencją przebiegu pojazdu sporządzoną według ustalonego wzoru; ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracownika); 3) delegacja służbowa, zatwierdzona przez pracodawcę lub osobę upoważnioną nie musi być ona potwierdzona przez jednostkę, do której został oddelegowany pracownik. Zwrot kosztów podróży środkiem transportu niestanowiącym własności pracodawcy przysługuje w wysokości wynikającej z iloczynu: 1) ilości faktycznie przejechanych kilometrów oraz 2) stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zwrot kosztów używania przez pracownika swojego prywatnego pojazdu w celu odbycia podróży służbowej, ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., czyli do wysokości iloczynu 367

8 przejechanych kilometrów przez maksymalną stawkę za 1 km przebiegu. Stawki te, obowiązujące od 14 listopada 2007 r., za kilometr wynoszą 3 : 1) 0,5214 zł dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm 3, 2) 0,8358 zł dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm 3, 3) 0,2302 zł dla motocykla, 4) 0,1382 zł dla motoroweru. Pracodawca może ustalić wyższe stawki za 1 km przebiegu, z tym że powstająca wówczas nadwyżka ponad kwotę podaną we wspomnianym wyżej rozporządzeniu podlega opodatkowaniu według stawki podatkowej właściwej dla pozostałych dochodów pracownika. Z kolei pracodawca do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć jedynie wydatki ponoszone na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu (bądź innego pojazdu) w celu odbycia podróży służbowej jedynie do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu powyższych zasad. Jeżeli pracownik poniesie w drodze dodatkowe wydatki, np. na usunięcie awarii samochodu pokrywa je sam. W przypadku odbywania podróży służbowej samochodem firmowym nie przysługuje pracownikowi zwrot kosztów przejazdu; wszystkie wydatki są kosztem firmy. Przykład Pracownik firmy MEDPOL Leon Czechowski w dniu 4 maja br. otrzymał od prezesa zarządu Jana Puryna polecenie wyjazdu służbowego do Warszawy w celu podpisania kontraktu. W dniu 5 maja br. pracownik złożył wniosek o wyjazd własnym samochodem Oplem Vectrą GD o pojemności skokowej 1600 cm 3, podpisał umowę cywilnoprawną z pracodawcą i pobrał polecenie wyjazdu służbowego Nr 15/2013. Delegowany pracownik nie pobrał zaliczki na koszty podróży służbowej. 3 Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 201, poz. 1462). 368

9 1. Podróże służbowe pracowników Podróż służbowa oraz jej rozliczenie kształtuje się następująco: Lp. Miejsce, data i godzina rozpoczęcia podróży Miejsce, data i godzina zakończenia podróży Ilość przejechanych km Czas trwania podróży Przysługujące diety Należność z tytułu zwrotu kosztów przejazdu Należność ogółem z tytułu podróży służbowej 1. Gdańsk godz Warszawa godz Warszawa godz Gdańsk godz Razem do rozliczenia godzin 50 minut 1 dieta 23,00 zł 601,78 zł (720 0,8358) 624,78 W dniu 14 maja br. pracownik rozliczył się z kosztów podróży służbowej. Rozliczenie delegacji pod względem rachunkowym i formalnym sprawdziła Anna Gładysz. Załączniki polecenie wyjazdu służbowego, umowa o używanie samochodu prywatnego, wniosek na wyjazd służbowy przedstawiono na następnych stronach. Wydatki na nocleg Zwrot kosztów noclegu pracownika podczas podróży służbowej może obejmować koszty stwierdzone rachunkiem albo być wypłacony w formie ryczałtu. Zwrot kosztów noclegów może zatem nastąpić: 1) w wysokości faktycznie poniesionej Pracownik zobowiązany jest przedłożyć fakturę (rachunek) z hotelu bądź prywatnej kwatery wystawioną na firmę, którą reprezentuje. Uwaga od 1 marca 2013 r. zwrot kosztów za jedną dobę hotelową nie może być wyższy niż dwudziestokrotność stawki diety (czyli kwoty 600,00 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit. 2) w wysokości ryczałtu Zwrot kosztów noclegów w formie ryczałtu przyznawany jest, gdy: nie zapewniono pracownikowi bezpłatnego noclegu, pracownik nie przedłożył rachunku z hotelu bądź innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie. 369

10 Ryczałt za nocleg ustalany jest w wysokości 150% diety 4. Przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami a Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów ani ryczałt za nocleg po nocnej podróży, w czasie której pracownik korzystał z wagonu sypialnego lub kuszetki. Tak samo będzie w sytuacji, gdy pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania. Inne należności Pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, wówczas pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik może również złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. 4 Od 1 marca 2013 r. jest to kwota 45,00 zł. 370

11 1. Podróże służbowe pracowników 371

12 372

13 1. Podróże służbowe pracowników 373

14 W przypadku tzw. długotrwałej podróży służbowej, tj. trwającej co najmniej 10 dni, pracownik ma prawo do przejazdu, na koszt pracodawcy, do miejscowości zamieszkania w dniu wolnym od pracy. Za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę; nie przysługują diety ani zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg. 374

15 1. Podróże służbowe pracowników Na wniosek pracownika wypłaca się zaliczkę na koszty podróży służbowej, którą pracownik powinien rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu z delegacji. Rozliczając pobraną zaliczkę, pracownik dołącza rachunki dokumentujące wydatki. Nie dokumentuje się diet oraz innych wypłat ryczałtowych. Pracownik nie ma obowiązku potwierdzania na druku delegacji faktu pobytu w miejscu delegowania. Nie można więc uzależniać rozliczenia delegacji od przedstawienia takiego dokumentu Zagraniczne podróże służbowe Zagraniczna podróż służbowa dokumentowana jest poleceniem wyjazdu służbowego i podobnie jak w wyjazdach krajowych nie ma obowiązku potwierdzania pobytu w miejscu oddelegowania. Zagraniczna podróż służbowa przeważnie zawiera w sobie elementy podróży krajowej dojazd do granicy kraju w drodze za granicę i od granicy kraju w drodze powrotnej krajowa podróż służbowa. Czas zagranicznej podróży służbowej zależy od rodzaju środków transportu, którymi porusza się pracownik. W przypadku korzystania przez pracownika: 1) ze środków komunikacji lądowej czas trwania delegacji za granicą liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy RP w momencie powrotu, 2) z samolotu od momentu startu z ostatniego lotniska krajowego do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, 3) ze środków komunikacji morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego polskiego portu do chwili wejścia do pierwszego portu krajowego w drodze powrotnej. Należy podkreślić, że czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia tej granicy w drodze powrotnej do kraju. Natomiast w odniesieniu do odcinka krajowego odbywają się tutaj dwie podróże służbowe. Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi należą się: 1) diety, 2) zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów, innych wydatków określonych przez pracodawcę jako konieczne w stosunku do potrzeb. 375

16 Dieta w podróżach zagranicznych ma zapewnić pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Wysokość diet zależy od kraju, do którego zostanie wydelegowany pracownik, oraz czasu trwania podróży służbowej. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej 5. Jednakże w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Należność z tytułu diet uzależniona jest od czasu delegacji za granicą. Jeżeli delegacja trwa: 1) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, 2) od 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety, 3) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Przykład Pracownik wyjechał w podróż służbową do Włoch. Po drodze przebywał kilka dni w Czechach i Austrii również w celach służbowych. Łączny czas podróży wyniósł 9 dób i 9 godzin. Pracownikowi przysługuje należność z tego tytułu w wysokości łącznej 9,5 diety. Kwota diety będzie ustalana według stawek obowiązujących dla Czech, Austrii oraz Włoch. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje za granicą całodzienne wyżywienie przysługuje 25% diety ustalonej według powyższych zasad. Jeśli zapewnione jest częściowe wyżywienie, to pracownikowi należy się część diety: 1) na śniadanie 15%, 2) na obiad 30%, 3) na kolację 30%, 4) na inne wydatki 25%. Jeżeli pracownik korzystał z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, to wówczas kwotę diety zmniejsza się odpowiednio, stosując podane wyżej zasady. Jeśli pracownik otrzymał za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie nie przysługują diety, chyba że ekwiwalent był niższy; należy się wówczas wyrównanie do wysokości diety. 5 Wysokość diet zawiera załącznik do przywołanego w przypisie 1 niniejszego rozdziału rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). 376

17 1. Podróże służbowe pracowników Zwrot kosztów noclegów Podobnie jak w przypadku podróży krajowej zwrot kosztów noclegów może nastąpić w wysokości faktycznie poniesionej lub w wysokości ryczałtu: 1) w wysokości faktycznie poniesionej jednak nie wyższej niż obowiązujący dla danego kraju limit wydatków na hotele, określony w rozporządzeniu pracownik zobowiązany jest przedłożyć fakturę (rachunek) z hotelu bądź prywatnej kwatery; 2) w kwocie wynikającej z faktury przekraczającej ustalone limity w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wypłacić zwiększone koszty noclegów; 3) w wysokości ryczałtu ryczałt za nocleg ustalany jest w wysokości 25% limitu określonego dla noclegu w danym kraju. Zwrot nie przysługuje, jeśli pracownik ma zapewniony bezpłatny nocleg. Koszty przejazdu i dojazdów Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej własnym samochodem; zasady rozliczeń i dokumentacji są analogiczne jak przy podróży krajowej. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu zido dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety obowiązującej w docelowej miejscowości za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegów. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży przysługuje mu 10% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli: 1) pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym, 2) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, 3) pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot innych kosztów W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za grani- 377

18 cą. Zwrot ten następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz z późn. zm.). Zwrotowi nie podlegają natomiast koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu jeżeli podróż trwała ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej Przed odbyciem podróży służbowej przez pracownika pracodawca ma obowiązek wypłacić mu zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej pracownik musi wyrazić na to zgodę. W terminie 14 dni po powrocie pracownik musi rozliczyć się z pobranej zaliczki i odbytej podróży służbowej. Rozliczenia można dokonać na druku Polecenie wyjazdu służbowego lub sporządzić oddzielny dowód wewnętrzny, zwany Rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia dołączane są rachunki potwierdzające wydatki pracownika; ten obowiązek nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli pracownik, z przyczyn niezależnych od siebie, nie może przedstawić rachunków, składa pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania. Rozliczenia kosztów podróży pracownik może dokonać w walucie, w której otrzymał zaliczkę, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Wypłaconą pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na koszty podróży służbowej wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji. Jeżeli jednostka zakupiła walutę w banku jest to kurs banku, w którym dokonano transakcji, tj. kurs sprzedaży danej waluty. Jeżeli jed- 378

19 1. Podróże służbowe pracowników nostka posiada własny rachunek walutowy może to być kurs historyczny, tj. kurs, po którym jednostka wyceniła wpływ waluty na rachunek bankowy (FIFO, LIFO lub średnioważony). Wydatki poniesione przez pracownika za granicą, wyrażone w walucie obcej, wymagają przeliczenia na walutę polską. Rozliczenia tego dokonuje się najczęściej na podstawie dowodu wewnętrznego Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej. W dowodzie tym ujmuje się wszystkie poniesione wydatki i załącza się dokumenty (rachunki) potwierdzające ich poniesienie. Co do zasady, koszty poniesione w walucie obcej przelicza się po kursie średnim ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji gospodarczej 6. W praktyce jednostki przy rozliczaniu zaliczki na zagraniczną podróż służbową stosują uproszczenie (na które zezwala ustawa o rachunkowości) polegające na przeliczeniu poniesionych kosztów podróży służbowej według kursu z dnia wypłaty zaliczki. Taki sposób rozliczenia jest prostszy, nie powstają różnice kursowe, a kwota kosztów jest taka sama, jak przy zastosowaniu najpierw kursu średniego NBP, a następnie uwzględnienia różnic kursowych. Przykład 1. Pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową wypłacono zaliczkę w kwocie 1000,00 euro. Jednostka zakupiła 1000,00 euro w banku. Kurs sprzedaży banku wynosił w tym dniu 4,50 zł/euro. Kwota zaliczki po przeliczeniu na złote: 4500,00 zł. 2. Pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki, przedstawiając rachunki na łączną kwotę 850,00 euro. Koszty wydatków z tytułu podróży służbowej, w przeliczeniu na złote wyniosły: (850,00 x 4,50) 3825,00 zł. 3. Pracownik zwrócił do kasy niewykorzystaną zaliczkę 150,00 euro, co w przeliczeniu na złote wynosi: (4,50 x 150,00) 675,00 zł. Stosowany w danej jednostce sposób rozliczenia zagranicznych podróży służbowych powinien określać zakładowy plan kont. 6 Artykuł 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). 379

20 1.3. Ujęcie składkowe i podatkowe podróży służbowych Podatek dochodowy od osób fizycznych Zgodnie z przepisami zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Oznacza to, że ze zwolnienia od podatku dochodowego z tytułu wypłaconych diet i innych należności za podróże służbowe również korzystają pracownicy firm prywatnych, państwowych, spółdzielni itd., lecz do wysokości określonej w przepisach dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Wypłaty należności z tytułu podróży służbowej na rzecz osób nieposiadających u danego pracodawcy statusu pracownika (zatrudnionych np. na podstawie umowy-zlecenia) są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych na takich samych zasadach jak w przypadku pracowników. Przepisy nie ograniczają pracodawcom (poza państwowymi lub samorządowymi) górnej wysokości diety czy innych należności; mogą oni wyznaczyć inne limity wyższe niż wynikające ze wskazanych rozporządzeń. Jednak jeśli je zastosują, to nadwyżka będzie opodatkowana jako przychód. Wyższe diety i należności mogą zatem wyznaczać wszyscy pracodawcy dla swoich pracowników poza pracodawcami państwowymi i samorządowymi. W stosunku do tych ostatnich obowiązują sztywne zasady i pracownicy tych instytucji nie mogą otrzymać wyższych wypłat z tytułu podróży służbowych, a więc i opodatkowanie nadwyżki nie wchodzi w rachubę. Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne Na podstawie przepisów rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz z późn. zm.) z podstawy wymiaru składek wyłączono należności z tytułu podróży służbowych osób będących pracownikami do wysokości określonej w odrębnych przepisach 7 (czyli do wysokości kwot podanych wyżej). 7 Paragraf 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz art. 81 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz z późn. zm.). 380

21 1. Podróże służbowe pracowników Na tej samej zasadzie diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem są zwolnione z oskładkowania i opodatkowania do wysokości określonej w cytowanych przepisach 8. 8 Szczegółowe zasady dotyczące podróży służbowej osoby niebędącej pracownikiem omówiono w rozdziale