Procesy informacyjne zarządzania Gromadzenie informacji w procesie informacyjnym dr inż. Janusz Górczyński 1
Technologia gromadzenia informacji (1) Technologia gromadzenia informacji zależy od funkcji, jakie proces informacyjny spełnia w danym systemie społecznogospodarczym. Technologia gromadzenia informacji obejmuje: a. Rodzaj nośnika materialnego, na którym informacja jest utrwalana w celu gromadzenia (dokument papierowy, dokument elektroniczny); b. Techniki gromadzenia nośników materialnych, przykładowo gromadzenie ankiet, ich wysyłanie w wersji cyfrowej via poczta elektroniczna czy też wypełniania formularzy via Internet. 2
Technologia gromadzenia informacji (2) Technologia gromadzenia informacji w systemach społecznogospodarczym jest z reguły uregulowana odpowiednimi normami. Można wyróżnić dwa modele organizacyjne gromadzenia danych: a. model aktywny, czyli taki, w którym źródła informacji są bierne, a ciężar gromadzenia informacji spada np. na ankieterów; b. model pasywny, w którym źródła informacji są aktywne w jej gromadzeniu, a osoby zaangażowane w proces informacyjny koncentrują się na zapewnieniu możliwości rejestracji danych wytwarzanych przez źródła 3
Technologia gromadzenia informacji (3) Model aktywny gromadzenia danych stosowany jest w tych sytuacjach, gdy źródła informacji mają charakter bierny i w konsekwencji gestor procesu informacyjnego nie ma żadnej możliwości zmuszenia źródła informacji do jej rejestrowania. Model aktywny charakteryzuje się znacznie większymi kosztami, które trzeba ponieść na zgromadzenie informacji. Z kolei korzyścią jest to, że w tym modelu można zapewnić znacznie większą jakość zgromadzonej informacji. Model pasywny stosowany jest w tych sytuacjach, gdy gestor procesu informacyjnego ma możliwość zmuszenia źródła informacji do jej rejestrowania. Klasycznym przykładem takiego modelu jest polski system podatkowy, która zmusza obywatela do dostarczenia do US wszystkich potrzebnych danych. 4
Język gromadzenia informacji (1) W fazie gromadzenia informacji może zachodzić translacja wiadomości z języka, w którym została wygenerowana, na jakiś inny język. Z translacją mamy do czynienia w tych sytuacjach, w których następuje: 1. zmiana nośnika materialnego, w którym informacja jest gromadzona, np. z wersji papierowej przechodzimy na wersję cyfrową; 2. wykorzystywanie informacji przez osoby korzystające z innego języka niż użyty do jej wygenerowania, np. ankieter dodatkowo koduje pewne dane (w celu choćby lepszej kontroli błędów czy lepszego wykorzystania zgromadzonych informacji w dalszych fazach procesu informacyjnego. 5
Język gromadzenia informacji (2) W sytuacjach, w których dochodzi do translacji informacji w fazie jej gromadzenia trzeba dołożyć starań, aby: 1. Nie doprowadziło to do niekontrolowanej zmiany treści informacji; 2. Strat informacji; 3. Wygenerowanie informacji innych niż te, które zostały zebrane ze źródła informacji. Błędy w translacji w fazie gromadzenia informacji są trudne do wykrycia, a ich identyfikacja i korekta z reguły kosztowna, stąd w wielu procesach informacyjnych stosuje się mechanizmy poprawności translacji. Przykładowo, rejestrując w wersji cyfrowej numer NIP możemy zastosować funkcję badającą jego poprawność. 6
Przechowywanie informacji (1) Przechowywanie informacji jest w swojej istocie przekazywaniem informacji w czasie poprzez umieszczanie jej na nośnikach materialnych o trwałości właściwej dla danego procesu informacyjnego. Pozyskane informacje gromadzone są w odpowiednich urządzeniach technicznych, których specyfikacja dostosowana jest do cech fizycznych materialnych nośników informacji. W praktyce do przechowywania informacji wykorzystuje się papier lub różne rodzaje nośników magnetycznych czy cyfrowych (dyski twarde, dyski optyczne, pamięci stałe). 7
Przechowywanie informacji (2) Przy wyborze materialnego nośnika informacji brane są pod uwagę następujące kryteria: a. Trwałość nośnika materialnego i związana z nim trwałość przechowywanej informacji; b. Koszt nośnika materialnego i koszt jego przechowywania; c. Koszt odwzorowania i utrwalenia informacji na nośniku materialnym; d. Koszt dostępu (odczytu) do informacji zapisanej na danym nośniku materialnym. 8
Przechowywanie informacji (3) Trwałość nośnika materialnego zależy od celów i funkcji systemu informacyjnego, z których wynika właściwy czas przechowywania informacji. W wielu systemach czas ten jest określany przez odpowiednie normy prawne. Przykładem takiej sytuacji jest obowiązek przechowywania przez obywateli dokumentów wymaganych przez urzędy skarbowe przez określony czas. Na koszt całkowity nośnika składają się koszty samego nośnika jak i urządzeń potrzebnych do utrwalenia informacji i jej odczytu, także koszty personelu zaangażowanego w ten proces. Nie można także zapominać o kosztach przechowywania nośników informacji (koszty materialne i ludzkie). 9
Przechowywanie informacji (4) W wielu państwach, w których informacja uznana jest za dobro narodowe, istnieją ogólnokrajowe systemy przechowywania określonych rodzajów informacji. Zasady przechowywania informacji (istotnej dla funkcjonowania państwa) są regulowane aktami prawnymi, w wielu wypadkach najwyższej rangi (np. ustawa o archiwach, bibliotekach, informacji naukowo-technicznej, statystyce publicznej, administracji publicznej, sądach i biurach notarialnych itd.) W państwach tych niszczenie zgromadzonej informacji wbrew prawu jest surowo zakazane. 10
Bezpieczeństwo przechowywanej informacji (1) Przy wyborze określonego nośnika informacji trzeba brać pod uwagę także koszty ewentualnego utracenia zgromadzonej informacji. Koszty te zależą od funkcji procesu informacyjnego i rodzaju zgromadzonej informacji. Biorąc pod uwagę zabezpieczenia przed utratą informacji można wydzielić trzy grupy procesów informacyjnych: 1. Procesy bezpieczne w sytuacjach ekstremalnych, czyli takie, które w aktualnych warunkach technicznych gwarantują bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa zgromadzonych informacji. Taki poziom bezpieczeństwa powinny mieć te procesy informacyjne, w których utrata informacji może mieć poważne skutki ekonomiczne czy społeczne. 11
Bezpieczeństwo przechowywanej informacji (2) 2. Procesy bezpieczne w ustalonych warunkach, czyli takie, które można uznać za gwarantujące bezpieczeństwo zgromadzonej informacji w warunkach uznanych za typowe ( normalne ). O tym, jakie warunki można uznać za typowe decydują odpowiednie reguły prawne. Ten poziom bezpieczeństwa procesów informacyjnych dominuje w gospodarce. Przykładowo przepis prawny określa czas i rodzaj dokumentów, które musimy przechowywać do rozliczenia się z obowiązków podatkowych; 3. Procesy bez zabezpieczenia przechowywanej informacji, w których cała odpowiedzialność za przechowywanie informacji spada na jej końcowego użytkownika. Przykładem może być choćby ten wykład. 12
Aktualizacja zgromadzonej informacji (1) Aktualizacja informacji w trakcie jej przechowywania jest integralnym zadaniem tej fazy procesu informacyjnego. W nowoczesnych społeczeństwach zbiory zgromadzonych informacji są zbyt wielkie, aby można je było stale powiększać poprzez dodawanie nowych informacji. Celem aktualizacji zasobów informacyjnych w fazie ich przechowywania jest optymalizacja tych zasobów, która polega na: a. Usuwaniu informacji uznanej za zbędną; b. Wprowadzaniu nowej informacji uznanej za potrzebną; c. Zastępowaniu informacji nieaktualnej aktualną; 13
Aktualizacja zgromadzonej informacji (2) d. Optymalizacji technologii przechowywania informacji i organizacji zasobów informacyjnych polega najczęściej na zmianie nośników informacji, np, z dysków CD na DVD, inna sytuacja to zmiana urządzenia i nośnika na takie, które gwarantują lepszy i tańszy dostęp do zgromadzonej informacji; e. Optymalizacji organizacji zasobów danych w celu zapewnienia dostępu do zgromadzonych informacji, w tym wprowadzeniu mechanizmów wyszukiwania potrzebnej informacji. Jest to niezmiernie istotne w sytuacji ustawicznego rozrastania się gromadzonych zasobów informacyjnych 14
Koszty przechowywania informacji Nowoczesne technologie informacyjne umożliwiają względnie tanie przechowywanie informacji, dotyczy to przechowywania informacji na dyskach twardych czy na dyskach optycznych. Jednym z ubocznych skutków tej sytuacji jest wzrost tendencji do przechowywania nadmiaru informacji, po prostu na wszelki wypadek. Skutkuje to przechowywaniem informacji, które nie są użyteczne, a ich przechowywanie nie ma merytorycznego uzasadnienia. W takiej sytuacji informacja rzeczywiście potrzebna ginie w gąszczu informacji bezużytecznych. Wiemy, że potrzebna informacja jest zapisana, ale jej odszukanie jest wtedy bardzo utrudnione. 15
Kryteria oceny jakości przechowywanej informacji Podstawowymi kryteriami oceny jakości przechowywanej informacji są: 1. aktualność; 2. integralność: 3. użyteczność; 4. wiarygodność: 5. adekwatność; 6. istotność (relewancja); 7. pertynencja (dostarczanie informacji zgodnej z oczekiwaniami użytkowników); 8. bezpieczeństwo; 9. dostępność. 16
Przetwarzanie informacji (1) Przetwarzanie informacji polega na generowaniu nowej informacji na podstawie wcześniej zgromadzonej informacji utrwalonej na jakimś materialnym nośniku i wyrażonej w pewnym języku w ramach określonego procesu informatycznego. Przetwarzanie informacji jest przede wszystkim procesem semiotycznym, językowym, transformacją przeprowadzaną na pewnych zbiorach elementów języka lub języków zgodnie z regułami pewnych języków i w nich wyrażonych. Przetwarzanie to wykonanie transformacji na wiadomości, polegające na tym, że z pewnych wiadomości lub ich części powstaje nowa wiadomość lub wiadomości o innych polach semantycznych niż te, które występują w źródłach. 17
Przetwarzanie informacji (2) Przetwarzanie informacji ma także swój aspekt materialny związany z przekształcaniem materialnych nośników informacji. Przetwarzanie informacji polega na: 1. podziale informacji na części (wiadomości); 2. selekcji, czyli wybraniu ze zbioru informacji pewnej ich części; 3. translacji, czyli przełożeniu informacji z jednego języka na inny język; 4. generowaniu nowej informacji na podstawie innych informacji; 5. eliminacji polegającej na usunięciu części informacji; 6. reorganizacji informacji, czyli zmiany jej struktury. 18
Przetwarzanie informacji (3) W praktyce w fazie przetwarzania informacji jednocześnie zachodzi kilka z wcześniej wymienionych czynności jednocześnie. Przykładowo dziennikarz przygotowuje swoje informacje poprzez selekcję informacji dostarczanych przez inne agencje prasowe i uzupełnienie ich własnym tekstem. Selekcja i zmiana organizacji wiadomości to także przetwarzanie informacji, szczególnie istotne w systemach masowej komunikacji społecznej (prasa, telewizja, Internet). Wybór informacji dokonany przez dziennikarza jest już przetworzeniem informacji, często także jej zniekształceniem. Nieodpowiednia reorganizacja zasobów informacji może spowodować, że dostęp do tych informacji stanie się niemożliwy lub utrudniony, np. zmiana terminu emisji. 19