Zasady finansowania wyjazdów w ramach programu LLP-Erasmus w roku akademickim 2013/2014 I. Łączna wysokość przyznanej subwencji w ramach programu LLP-Erasmus to 71 800 EUR, z podziałem na następujące działania: 1) Wyjazdy studentów na studia (SMS) planowana liczba wyjazdów: 5, 2) Wyjazdy studentów na praktyki (SMP) planowana liczba wyjazdów: 29, 2) Wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) - planowana liczba wyjazdów: 6 3) Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT) - planowana liczba wyjazdów: 6 II. Stypendia na wyjazdy dla studentów (wyjazdy na studia SMS oraz wyjazdy na praktyki SMP) 1) Wysokość miesięcznego stypendium ustalana jest zgodnie z zasadami alokacji środków finansowych określonymi w umowie pomiędzy Wyższą Szkołą Turystyki i Ekologii, a Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji w Warszawie. 2) Stypendia otrzymują tylko studenci, którzy zostali zakwalifikowani na wyjazd w ramach programu LLP Erasmus w roku akademickim 2013/2014. 3) Stypendia przyznawane w programie Erasmus mają charakter uzupełniający oznacza to, iż są przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem za granicą w instytucji przyjmującej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą). 4) Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej www.erasmus.org.pl 5) Ogólna kwota stypendium wyrażona jest w euro. 6) Okres pobytu w uczelni partnerskiej/instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do 0,5 miesiąca. 7) Ostateczna kwota stypendium należnego studentowi jest określana po powrocie studenta 1
i zależna jest od poświadczonej długości jego pobytu w instytucji przyjmującej oraz wypełnienia wszystkich zobowiązań wynikających z podpisanej umowy z Wyższą Szkołą Turystyki i Ekologii. 8) Przed wyjazdem studenta przy określaniu okresu pobytu za granicą w instytucji przyjmującej zostanie uwzględniony przewidywany czas trwania. 9) Po powrocie studenta, na podstawie dokumentu potwierdzającego pobyt wydanego przez instytucję przyjmującą, ostatecznie określany jest okres pobytu studenta na stypendium. 10) Stypendia na wyjazd na studia przyznawane są na okres jednego semestru z możliwością przedłużenia do 12 miesięcy w przypadku: - uzyskania zgody Uczelni oraz - posiadania wolnych środków finansowych przez Uczelnię pochodzących z rezygnacji z wyjazdów oraz z ewentualnego otrzymania z Narodowej Agencji dodatkowych środków. W przypadku wyjazdów na praktykę maksymalny okres wypłaty stypendium wynosi 3 miesiące. 11) W roku akademickim 2013/2014 miesięczne stypendium wypłacane studentom Wyższej Szkoły Turystyki i Ekologii zależne jest od kraju wyjazdu danego studenta oraz odpowiednio równe: Wyjazdy na studia SMS I grupa państw (Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria, Szwecja, Wielka Brytania) 420 EUR II grupa państw (Austria, Belgia, Cypr, Chorwacja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy, Turcja) 350 EUR III grupa państw (Bułgaria, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Węgry) 280 EUR Wyjazdy na praktyki SMP I grupa państw (Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria, Szwecja, Wielka Brytania) - 480 II grupa państw (Austria, Belgia, Cypr, Chorwacja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy, Turcja) 480 EUR III grupa państw (Bułgaria, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Węgry) 400 EUR 12) Kwota nie rozdzielona, dodatkowe środki dofinansowania z programu przeznaczane będą na: w pierwszej kolejności realizację dodatkowych wyjazdów, przedłużenie okresu pobytu, 2
ewentualne przesunięcia środków w ramach kategorii SM (wyjazdy studentów) np.: w celu zrealizowana dodatkowych wyjazdów studentów (wyjazdy na studia lub praktyki), dodatkowe dofinansowanie dla studentów. W przypadku, gdy uczelnia wykorzysta w pełni powyższe możliwości, istnieje możliwość podwyższenia kwoty miesięcznego stypendium z zachowaniem zasady równego traktowania beneficjentów i limitów górnych określonych przez zasady programu LLP Erasmus. 13) W przypadku zrealizowania krótszego okresu pobytu niż pierwotnie określony w umowie z Uczelnią, ostateczna kwota stypendium zostanie proporcjonalnie zmniejszona i student zostanie wezwany i zobowiązany do zwrotu nadwyżki stypendium. 14) Forma przekazania stypendium Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy i po jej popisaniu. a) stypendium przekazywane będzie w trzech ratach: - studia - I rata przed wyjazdem na stypendium, II rata w trakcie trwania pobytu za granicą, III rata po powrocie, po dostarczeniu stosownych dokumentów. - praktyki - I rata przed wyjazdem na stypendium, II rata w trakcie trwania pobytu za granicą oraz III rata pod koniec pobytu na stypendium. Szczegółowe daty wypłat oraz właściwych kwot zawarte będą w umowie Uczelni z Beneficjentem. b) formą przekazu stypendium jest przelew na rachunek bankowy studenta prowadzony w walucie EUR lub PLN. 15) Rozliczenie otrzymanego stypendium a) student jest zobowiązany do rozliczenia po powrocie otrzymanego stypendium zgodnie z zasadami określonymi w umowie podpisywanej przed wyjazdem z Uczelnią. Rozliczenie obejmuje formę dostarczenia w terminie 30 dni po powrocie do Uczelni macierzystej wymaganych umową dokumentów: - Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement)/ Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement), - Wykaz zaliczeń (Transcript of Records) / potwierdzenie zrealizowania programu praktyki (Transcript of Work) - dokument potwierdzający pobyt w instytucji przyjmującej, określający czas rozpoczęcia i zakończenia pobytu, - wypełniona przez studenta Ankieta Stypendysty Erasmusa - Mobility Tools. b) okres pobytu stanowiący podstawę rozliczenia stypendium określany będzie z dokładnością do 0,5 miesiąca, na podstawie dostarczonego potwierdzenia pobytu wydanego przez instytucję przyjmującą. 3
c) po powrocie studenta i przedstawieniu stosownych dokumentów, następuje ostateczne określenie należnego stypendium, które jest uzależnione od poświadczonej długości pobytu studenta w instytucji przyjmującej. 16) Przypadki siły wyższej są rozpatrywane każdorazowo indywidualnie. Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako siła wyższa (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Jeżeli pobyt na stypendium trwał krócej niż 3 miesiące do zakwalifikowania danego przypadku do kategorii siły wyższej konieczne jest uzyskania pisemnej zgody Narodowej Agencji Programu Erasmus. W tym celu, Uczelnia kontaktuje się z NA, po otrzymaniu od studenta pisemnych wyjaśnień wraz z stosownym udokumentowaniem danego zdarzenia. III Wyjazdy pracowników uczelni (nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć (STA) szkoleniowe pracowników (STT)) 1. Wysokości miesięcznego stypendium wypłacanego przy wyjazdach do tych samych krajów dla pracowników wszystkich wydziałów Uczelni będą takie same. 2. Maksymalna kwota stypendium jaka może być przyznana nauczycielowi wynosi 900 euro w przypadku gdy liczba osób zakwalifikowanych na wyjazd jest równa liczbie wyjazdów stanowiących podstawę alokacji zgodnie z umową finansową z Narodową Agencją. W przypadku większej liczby zgłoszeń komisja może także zdecydować o zmniejszeniu maksymalnej kwoty stypendium przypadającej na jednego nauczyciela. Wysokość stypendium ustala się wówczas na podstawie ilorazu ogólnej kwoty stypendiów i liczby nauczycieli zakwalifikowanych na wyjazd. 3. Stypendium będzie wypłacone na podstawie umowy pomiędzy beneficjentem a Uczelnią, w formie ryczałtu nie uwzględniając dni podróży. Stypendium przekazuje się pracownikowi przed wyjazdem na rachunek bankowy we wskazanym przez niego banku. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia. 4. Stypendium jest przeznaczone na dofinansowanie wyjazdu i ma charakter stypendium. 5. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej www.erasmus.org.pl 6. Koszty podróży pokrywane są przez beneficjenta. 4
7. Wysokość stypendium będzie wyrażona w euro, w liczbach całkowitych, a stypendium będzie wypłacone w sposób uzgodniony pomiędzy uczelnią i beneficjentem. 8. Okres finansowania wynosi: wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć (STA) od 1 do 6 tygodni, wyjazdy szkoleniowe pracowników (STT) od 1 do 6 tygodni. Pobyt trwający co najmniej 5 dni jest traktowany jako pobyt jednotygodniowy. Krótsze pobyty są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych wypadkach. Decyzję o zaistnieniu uzasadnionego przypadku podejmuje Komisja. 9. Zasady wykorzystania funduszy pozyskiwanych z rezygnacji z wyjazdów oraz z ewentualnych dodatkowych środków otrzymanych z Narodowej Agencji Programu ERASMUS: Komisja podzieli fundusze pozyskane wskutek rezygnacji z wyjazdów oraz z otrzymania z Narodowej Agencji dodatkowych środków według następujących zasad: - w pierwszej kolejności dodatkowe środki przeznaczone zostaną na dofinansowanie większej liczby wyjazdów, - w przypadku, gdy uczelnia wykorzysta pierwszą możliwość, dodatkowe środki mogą być przeznaczone na podwyższenie średniego stypendium wszystkim beneficjentom, uwzględniając maksymalne stawki stypendiów z tabeli nieprzekraczalnych stawek stypendiów dla poszczególnych krajów. 10. Ostateczna wysokość dofinansowania zostanie określona przez Uczelnię na podstawie zaświadczenia potwierdzającego czas pobytu za granicą. 11. Zasady rozliczenia wyjazdu pracowników Uczelni (STA i STT): Wyjazdy rozliczane są z dokładnością do jednego dnia. Daty pobytu, potwierdzone przez uczelnię przyjmującą muszą być zgodne z datami podanymi w umowie finansowej i okresem, na jaki przyznane zostało dofinansowanie. Do rozliczenia wyjazdu w Programie ERASMUS, stypendysta musi dostarczyć kompletne i podpisane dokumenty: - umowa między uczelnią a pracownikiem, - Indywidualny program nauczania w przypadku wyjazdu w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych i/lub Indywidualny plan szkolenia w przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych, - dokument potwierdzający pobyt w uczelni przyjmującej określający czas pobytu oraz liczbę zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych (dotyczy wyjazdu w celu prowadzenia zajęć 5
dydaktycznych) lub dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji przyjmującej i zrealizowanie programu szkolenia (dotyczy wyjazdu w celach szkoleniowych), - wypełniona przez pracownika Ankieta stypendysty Erasmusa Mobility Tools IV. Dodatkowe informacje 1) Koszty przelewów bankowych związanych z wypłatą stypendiów nie obciążają stypendystów. 2) Stypendia na wyjazdy zagraniczne przyznawane w ramach programu LLP Erasmus uznane zostały przez Radę Główną Szkolnictwa Wyższego oraz przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego za stypendia naukowe i są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych (Art. 21 ust. 1 pkt. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). 3) W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Zasadami finansowania wyjazdów w ramach programu LLP - Erasmus zastosowanie mają zapisy stosownej umowy podpisanej pomiędzy Uczelnią WSTiE, a Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji. 4) Finansowanie wyjazdów w ramach programu LLP Erasmus odbywać się będzie pod warunkiem podpisania pomiędzy Wyższą Szkołą Turystyki i Ekologii a Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji stosownej umowy finansowej i przekazania Uczelni subwencji na ten cel. Zatwierdzono na rok akademicki 2013/2014 Maria Grzechynka Kanclerz Wyższej Szkoły Turystyki i Ekologii 6
aktualizacja 27.11.2013 Wszystkie kwoty wyrażone w EUR przeliczane będą po miesięcznym kursie obrachunkowym wymiany ustalonym przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca podpisania umowy przez Wyższą Szkołę Turystyki i Ekologii oraz Narodową Agencję Programu LLP Erasmus. Data podpisania umowy: październik 2013. Kurs przeliczeniowy - 1 EUR - 4.228 PLN. Zatwierdzono Maria Grzechynka Kanclerz Wyższej Szkoły Turystyki i Ekologii 7